Capacidade dos depósitos de arquivo
OT-14
1 – Âmbito da presente orientação
A presente orientação passa em revista os principais aspetos que têm incidência no
aproveitamento do espaço do depósito de arquivo, fornecendo elementos para a sua
racional ocupação.
2 – Relação entre as áreas de depósito de arquivo e a extensão de prateleiras
Dois cenários se podem configurar:
1. Estantes convencionais ou fixas
Neste cenário, que corresponde à tradicional imagem de um arquivo com fiadas de
estantes intervaladas entre si por corredores (ver figura 1), como valor para projetar
uma área de depósito arquivo considera-se que em 170 m2 é possível instalar cerca
de 1.000 metros lineares de prateleira1.
Este valor, correspondendo a um ratio próximo de 6 metros de prateleira por m2 (6
m/m2), refere-se a um espaço equipado com estantes convencionais com 6 níveis
úteis de prateleira por estante (última prateleira útil a cerca de 1,85 m de altura ou
a 2,1 m, consoante se use respetivamente um intervalo entre prateleiras de 35 ou de
40 cm ver figura) e contempla corredores paralelos às estantes, com cerca de 0,7 a
0,8 m de largura e corredor perpendicular às fiadas de estantes com cerca de 1 m de
largura.
No caso de se deter mais níveis de prateleira - situação a ponderar em função da
altura da sala (pé-direito), da capacidade dos pisos para suportar a carga, da
extensão do fundo documental - o ratio aumentará e poderemos então, entre outras
possibilidades, estar a falar de 7 m/m2, ou de 9 m/m2, ou mesmo mais, no caso de
salas que comportem estantes mais altas. Nestes casos, porém, o acesso às
prateleiras superiores obrigará à utilização de escadotes ou mesmo de plataformas
elevatórias, com os inconvenientes daí decorrentes.
Trata-se de matéria relevante uma vez que, consoante a decisão que se tome,
estaremos a falar de valores que poderão ser de cerca de 1.000 m/170 m2 (6 níveis
de prateleira) ou de 1.530 m/170 m2 (9 níveis).
1
DUCHEIN, Michel – Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New York,
London, Paris, KG Saur, 1988, p.47
OT-14 Capacidade dos depósitos de arquivo
1
2. Estantes compactas ou móveis
No caso de utilização de estantes compactas, em que as estantes deslizam sobre
carris, será possível incrementar significativamente a capacidade do arquivo uma vez
que os corredores entre fiadas de estantes são suprimidos, podendo, nalguns casos,
como na ilustração infra, haver ganhos superiores a 100%. Como referido OT 13
Estantes de arquivo, neste caso, o chão terá que suportar uma carga na ordem dos
2.400kg/m2 e o preço por metro linear de prateleira é bastante superior, havendo
ainda a considerar os gastos com a manutenção do sistema.
Fig. 1 – Na representação da esquerda, com estantes convencionais, existem 9 fiadas de
estante: 135 prateleiras. Na representação da direita, na mesma área, com estantes
compactas deslizando sobre carris, é possível colocar 19 fiadas de estante: 285
prateleiras.
2 – Relação entre o modo de arrumar a documentação e a extensão de prateleira
dos depósitos de arquivo
Também a distância entre prateleiras na estante, ou seja o intervalo entre uma
prateleira e a que lhe está imediatamente acima ou abaixo, determina a maior ou a
menor capacidade dos depósitos de arquivo pelo que essa distância deverá ser
ajustada ao modo de arrumar a documentação no arquivo. Concretamente:
i)
Caso se arrumem os processos na vertical (a maneira mais comum), deverão
as prateleiras ser intervaladas entre si por 35 cm (no caso das estantes
fornecidas desde 2011-2012, com patilhas nos prumos intervaladas por 5 cm),
ou por 40 cm, (no caso das estantes anteriores a 2011, com patilhas nos
prumos intervaladas por 10 cm);
ii)
Caso se utilizem caixas de arquivo ou se arrumem os processos com a maior
aresta sobre a prateleira (de modo oblongo), deverão as prateleiras ser
dispostas com um intervalo menor, 30 cm como na figura abaixo, ou, até
mesmo 25 cm.
Assim, numa estante com 2,5 m da altura, é possível ter 9 níveis de prateleira (topo
incluído), no caso de o intervalo entre as prateleiras ser de 30 cm (situação em que
se usam caixas ou se arrumam os processos com a aresta mais longa sobre a
prateleira – à esquerda na figura 2); ou 7 níveis nos casos de 35 e de 40 cm de
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intervalo entre prateleiras (topo incluído no caso do intervalo entre prateleiras ser
40 cm – ao centro e à esquerda na figura 2).
Fig. 2 - Consoante o modo de arrumar a documentação e o intervalo entre as prateleiras,
numa estante com 2,5 m de altura é possível ter entre 8 níveis de prateleira mais topo
(estante da esquerda) e 6 níveis mais topo (estante da direita).
3 – Responsabilidades
Atividades
Medidas de gestão tendentes a melhorar o
ratio m/m2
Administrador
da Comarca
Serviços
competentes
da DGAJ
Serviços
competentes
do IGFEJ
x
Fornecimento de estantes convencionais
Fornecimento de estantes compactas (em
empreitadas)
x
x
4 – Referências legislativas, normativas e bibliográficas
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DUCHEIN, Michel – Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New
York, London, Paris, KG Saur,1988.
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