Escola Naval
Código: IP.XX.XX
Instrução Permanente
Controlo e produção de documentos e registos
Versão: v04MAI15
1. OBJECTIVO
Esta Instrução Permanente (IP) estabelece as orientações e as responsabilidades ao nível da
elaboração, verificação, aprovação, revisão, arquivo, distribuição e controlo de documentos e
registos na Escola Naval (EN).
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
A presente IP é aplicável a todos os documentos e registos produzidos pelos órgãos e serviços da
EN.
Os documentos classificados obedecem à esta IP, no aplicável, sendo identificado o grau de
classificação no cabeçalho. No que aqui não venha descrito e noutras orientações dedicadas à sua
natureza específica, estes obedecem à regulamentação em vigor para o efeito.
A presente IP entra em vigor a partir do momento que for aprovada pelo 2º Comandante da
Escola Naval (2CTE EN), não tendo efeito sobre toda a documentação em vigor que seja anterior à
essa data de aprovação. No entanto, a alteração, manutenção ou revogação dessa documentação
deverá ser efectuada de acordo com as orientações contidas nesta IP, segundo um plano
específico para revisão da documentação actualmente em vigor.
3. FLUXOGRAMA
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1TEN TSN-QUI Veigas Campaniço
Aprovado por:
Data:
Em elaboração
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Controlo e produção de documentos e registos
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4. DESCRIÇÃO
As actividades envolvidas no controlo e produção de documentos e registos na EN são
apresentadas na seguinte tabela.
Atividade
Responsável
Descrição
1.
Elaborar
documento
Órgão/serviço
-
2.
Aprovar
documento
CTE EN
Chefe
de
órgão/serviço
-
Documentos,
Registos e
Legislação (se
aplicável)
Os principais documentos que podem ser
produzidos por qualquer órgão ou serviço da
EN são os seguintes:
- Manual da Qualidade
- PEESCOLNAV
- Plano de Emergência Interno (PEI)
- Plano Anual de Actividades
- Relatório Anual de Actividades
- Instrução Permanente (IP)
- Normas reguladoras dos mestrados
integrados
- Publicações escolares1
- Procedimento
- Impresso.
A responsabilidade pela elaboração, revisão,
verificação e aprovação dos documentos
mencionados na atividade anterior são de
cada órgão/serviço da EN em função do seu
tipo.
- O Manual da Qualidade é elaborado
pelo Chefe do Gabinete de
Coordenação da Avaliação (CGCA) e
aprovado pelo CTE EN.
- Os PEESCOLNAV são elaborados pelo
Gabinete de Estudos aprovados pelo
CTE EN.
- O PEI é elaborado pelo Chefe do
Serviço de L.A. e aprovado pelo CTE
EN.
- O Plano Anual de Atividades e o
Relatório Anual de Atividades são
elaborados
pelo
Grupo
de
Planeamento Estratégico e aprovados
pelo CTE EN.
- As IP são elaboradas pelo responsável
pelo órgão/serviço e aprovadas pelo
2 CTE EN, o CTE EN aprova a
publicação completa.
1
A distribuição e recolha de Publicações Escolares da EN é normalizada segundo o procedimento PR.DE.05 – “Gerir
as publicações escolares”.
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Aprovado por:
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-
3.
Disponibilizar
documento
Órgão/serviço
-
4.
Arquivar original
Órgão/serviço
-
5.
Controlar/atualizar
documento
Órgão/serviço
-
-
-
-
As
normas
reguladoras
dos
mestrados integrados são elaboradas
pelo Diretor de Ensino (DE) e
aprovadas pelo CTE EN.
- As publicações escolares são
elaboradas pelos docentes das
unidades curriculares respectivas e
são aprovadas pelo DE.
- Os procedimentos são elaborados
pelo DE, ou por um elemento por ele
designado para o efeito, e aprovados
pelo CTE EN.
- Os impressos são elaborados por um
elemento do órgão/serviço e
aprovado pelo respectivo chefe de
órgão/serviço da EN.
O novo documento ou nova versão de um
documento já existente é publicado em ODEN
e disponibilizado na Intranet da EN, ficando
disponível a todos os elementos. É igualmente
comunicado a todos os elementos a aprovação
de um novo documento ou a revisão de uma
versão já existente
O órgão/serviço que elaborou o novo
documento ou que procedeu à revisão de um
documento já existente procede ao arquivo da
versão original.
O controlo de todos os documentos em
circulação na EN é da responsabilidade do
respectivo órgão/serviço da EN responsável
pela sua elaboração.
As alterações efectuadas em qualquer
documento em circulação na EN devem ser
comunicadas a todos os utilizadores, no
sentido de garantir que a versão em utilização
corresponde à última versão elaborada pelo
órgão/serviço.
Todos os documentos cancelados, revogados
ou substituídos por uma nova versão devem
ser devidamente identificados como tal e
retirados do acesso de todos os utilizadores da
EN, devendo ser mantidos no correspondente
órgão/serviço da EN como histórico.
Caso um novo documento venha revogar um
já existente, esse facto deve ser mencionado
na nova versão do documento, onde
apropriado.
Fim
5. REGISTOS
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Lista de documentos em vigor
6. SIGLAS
CGCA – Chefe do Gabinete de Coordenação da Avaliação
CTE EN – Comandante da Escola Naval
DE – Diretor de Ensino
EN – Escola Naval
IP – Instrução Permanente
NP – Norma Permanente
ODEN – Ordem do Dia à Escola Naval
PEI – Plano de Emergência Interno
7. REFERÊNCIAS
Nada a mencionar.
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