UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO SERVIÇOS
MARCELO RICARDO MARTINS
Implantação de um Sistema de Informação Computadorizado On-Line na
UNIMED MERCOSUL
São José
2006
MARCELO RICARDO MARTINS
Implantação de um Sistema de Informação Computadorizado On-Line na
UNIMED MERCOSUL
Trabalho de Conclusão de Curso – projeto de aplicação –
apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de
Bacharel em Administração da Universidade do Vale do
Itajaí.
Professora Orientadora: Marlise There Dias
São José
2006
MARCELO RICARDO MARTINS
Implantação de um Sistema de Informação Computadorizado On-Line na
UNIMED MERCOSUL
Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final
pela Coordenação do Curso de Administração – Habilitação Serviços da Universidade do
Vale do Itajaí, em 28 de junho de 2006.
Professora MSc. Luciana Merlin Bervian
Univali – CE São José
Coordenador (a) do Curso
Banca Examinadora:
Professora EPs. Marlise There Dias
Univali – CE São José
Professor Orientador
Professor MSc. Dimas Pincinato Alves
Univali – CE São José
Membro
Professora MSc. Ana Paula Lisboa Sohn
Univali – CE São José
Membro
DEDICATÓRIA
A minha família, pelo estímulo e apoio constante, e
minha noiva pela paciência e sabedoria.
AGRADECIMENTOS
A
orientadora,
Professora
Marlise
There
Dias,
pelo
acompanhamento objetivo e competente. Os Professores
membros de banca, que contribuíram na versão final do
trabalho. Minha sincera gratidão a UNIMED Mercosul cujo
interesse e apoio, viabilizou o desenvolvimento desta
monografia. As minhas queridas colegas de Faculdade Márcia
Vieira e Raquel Salete Boing.
“Pouco conhecimento faz com as criaturas se sintam
orgulhosas.
Muito conhecimento, que se sintam humildes.
É assim que as espigas sem grãos erguem desdenhosamente a
cabeça para o céu, enquanto que as cheias a baixam para a
terra, sua mãe.”
Leonardo Da Vinci
RESUMO
O objetivo principal deste trabalho foi implantar um sistema de informação computadorizado
na UNIMED Mercosul, de acordo com as necessidades desta, no setor de intercâmbio. Como
objetivos específicos pretendeu-se apresentar o sistema de informação computadorizado atual,
identificar pontos positivos e negativos neste sistema de informação computadorizado,
descrever as necessidades para o novo sistema de informação computadorizado, e por último,
propor as funcionalidades para o novo sistema de informação computadorizado de acordo
com as necessidades pesquisadas. Este trabalho é de aplicação, onde foi adotado uma pesquisa
do tipo descritiva, objetivando descrever o sistema de informação existente e suas
funcionalidades. O estudo neste trabalho tem uma abordagem qualitativa. A coleta de
informações foi realizada por meio de um censo, envolvendo um analista de sistema
contratado e o funcionário responsável pelo intercâmbio/CPD da empresa. Os dados do
trabalho foram obtidos em fontes primárias e secundárias, sendo adotadas entrevistas não
diretivas junto ao analista de sistema da empresa, como também a observação participante. O
tratamento e a análise dos dados foram realizados por meio da análise do conteúdo. Com base
na pesquisa percebe-se que o novo sistema possibilita que a empresa UNIMED Mercosul
administre com maior segurança e modernidade as funções exercidas pelos seus
colaboradores, vista que evita o re-trabalho, possibilita a manutenção do sistema
exclusivamente dentro de seu próprio servidor, abrindo a possibilidade de ampliar as funções
de relatórios da empresa na prestação de serviços e suas filiais.
Palavras-Chave: Comunicação. Informação. Sistemas de informação computadorizado.
ABSTRACT
The main objective of this work was to implant a system of information computerized in the
UNIMED Mercosul, in accordance with the necessities of this, in the interchange sector. As
objective specific it was intended to present the computerized system of information current,
to identify positive and negative points in this system of computerized information, to
describe the necessities for the new system of computerized information, and finally, in
accordance with to consider the functionalities for the new system of computerized
information the searched necessities. This work is of application, where a research of the
descriptive type was adopted, objectifying to describe the system of existing information and
its functionalities. The study in this work it has a qualitative boarding. The collection of
information was carried through by means of a census, having involved an analyst of
contracted system and the responsible employee for interchange/CPD of the company. The
data of the work had been gotten in primary and secondary sources, being adopted not
directive interviews together to the analyst of system of the company, as also the participant
comment. The treatment and the analysis of the data had been carried through by means of the
analysis of the content. On the basis of the research perceives that the new system makes
possible that company UNIMED Mercosul manages with bigger security and modernity the
functions exerted for its collaborators, sight whom the re-work prevents, makes possible the
maintenance of the system exclusively inside of its proper server, opening the possibility to
extend the functions of reports of the company in the rendering of services and its branch
offices.
Key-words: Communication. Information. Systems of computerized information.
Lista de ilustrações
Figura 1 - Sistema de hardware de um computador ................................................................. 21
Figura 2 - Sistema de informação............................................................................................. 26
Figura 3 – O processo de gerência ........................................................................................... 26
Figura 4 – Componentes de um sistema de informação........................................................... 27
Figura 5 - Recursos de um sistema de informação................................................................... 28
Figura 6 - Tipologia dos sistemas de informação..................................................................... 30
Figura 7 - Implantando novos sistemas .................................................................................... 33
Figura 8 - As quatro principais formas de conversão para um sistema.................................... 35
Figura 9 - Tela de login do usuário........................................................................................... 43
Figura 10 - Tela de escolha da câmara ..................................................................................... 44
Figura 11 - Tela de lote............................................................................................................. 44
Figura 12 - Tela de digitação de créditos ................................................................................. 45
Figura 13 - Tela de finalização de lote ..................................................................................... 46
Figura 14 - Tela de impressão de lote....................................................................................... 46
Figura 15 - Tela de encerramento de lançamento..................................................................... 47
Figura 16 - Tela de geração de arquivo PTU600...................................................................... 47
Figura 17 - Tela inicial do novo sistema .................................................................................. 53
Figura 18 - Acesso ao link do sistema...................................................................................... 54
Figura 19 - Seleção de câmara.................................................................................................. 54
Figura 20 - Confirmação de câmara ......................................................................................... 55
Figura 21 - Inclusão de faturas ................................................................................................. 55
Figura 22 - Envio de arquivo PTU600 ..................................................................................... 56
Figura 23 - Emissão de demonstrativo ..................................................................................... 56
10
SUMÁRIO
1
INTRODUÇÃO.................................................................................................................. 11
1.1
Descrição da Situação Problema .................................................................................. 13
1.2
Objetivos....................................................................................................................... 14
1.2.1
Objetivo geral ............................................................................................................... 14
1.2.2
Objetivos específicos.................................................................................................... 14
1.3
Justificativa................................................................................................................... 14
2
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ..................................................................................... 16
2.1
Organização .................................................................................................................. 16
2.1.1
Cooperativa................................................................................................................... 17
2.2
Tecnologia da Informação ............................................................................................ 19
2.3
Sistemas de Informação................................................................................................ 23
2.3.1
Tipos de sistemas de informação.................................................................................. 29
2.3.2
Desenvolvimento e implantação de sistemas de informação ....................................... 31
3
DESCRIÇÃO DO MÉTODO............................................................................................. 36
4
APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE RESULTADOS...................................................... 40
4.1
Caracterização da Empresa........................................................................................... 40
4.2
Sistema de Informação Computadorizado Atual.......................................................... 42
4.3
Pontos Positivos e Negativos no Sistema Atual ........................................................... 48
4.3.1
Pontos positivos............................................................................................................ 48
4.3.2
Pontos negativos ........................................................................................................... 49
4.4
Necessidades e Funcionalidade para o Novo Sistema.................................................. 50
4.5
Implantação do Sistema................................................................................................ 52
5
CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................................. 59
REFERÊNCIAS ....................................................................................................................... 62
ANEXOS .................................................................................................................................66
APÊNDICE ............................................................................................................................. 73
11
1
INTRODUÇÃO
Acredita-se que a comunicação é indispensável para vida humana e evoluiu a partir do
momento em que o homem aprendeu como se comunicar por meio de desenhos na era das
cavernas. Assim, com o uso de símbolos, mudou-se o cotidiano e a evolução pôde ser
acompanhada mais tarde pelos seus descendentes.
As pessoas começaram a se comunicar e identificaram que esta era uma ferramenta
importante para seu dia-a-dia, pois podiam transmitir um bem precioso chamado informação.
Assim as famílias, a sociedade e as empresas começaram a utilizar esta comunicação de uma
forma mais constante e formalizaram certos aspectos que passaram a influenciar as atitudes
pessoais dentro do contexto de grupo. Agora a informação tem um peso considerado, que
pode transformar uma pessoa simples em um líder, pois detêm o poder de modificar situações
e processos no ambiente em que está inserido.
A informação representa papel relevante em uma organização que segundo Miranda
(1973, p. 26), é o estabelecimento da estrutura formal da autoridade com que as subdivisões
do trabalho são arrumadas, definidas e coordenadas para se alcançar um objetivo específico.
A organização segundo Silva (1987, p. 21), possui poucos anos, e só se desenvolveu
depois da Revolução Industrial, com o surgimento das grandes empresas, inicialmente na
Inglaterra, no século XVIII e desenvolvendo-se a partir do século XIX.
De acordo com Luporini e Pinto (1985, p. 20), organização é a correlação de deveres
ou funções para a consecução de objetivos específicos.
Pode-se perceber que organização é a união de pessoas voltadas para o mesmo
objetivo, podendo esta, ser estruturada de maneira formal ou informal.
Luporini e Pinto (1985, p. 20) separam a organização em duas partes, a formal e a
informal. A organização informal surge naturalmente nas empresas com o fruto da interação
social dos participantes. A organização formal é aquela concebida com o agrupamento das
atividades necessárias para realizar os objetivos e planos, a atribuição dessas atividades a
setores específicos.
Percebe-se que independente do tipo de organização a informação pode exercer papel
de destaque, promovendo seus bens e serviços entre clientes internos e externos, desde que
seja bem comunicada.
12
Sendo assim, ao se destacar a relevância da comunicação e da informação apresenta-se
à tecnologia da informação como fator que modifica a forma com que as organizações agem.
Durante os últimos anos a tecnologia da informação ajudou as organizações, governos,
e pessoas comuns a criarem uma nova forma de visualizar o mundo. As pessoas agora se
comunicam com todos, a qualquer hora do dia ou da noite com a ajuda de um teclado. As
organizações podem realizar reuniões com seus fornecedores, colaboradores na sede da
empresa, enquanto estes podem estar situados em qualquer parte do mundo. A tecnologia uniu
o mundo, e as organizações puderam utilizá-la para se tornarem competitivas. No passado, a
tecnologia era usada como um diferencial competitivo, hoje tornou-se obrigação nos
processos internos.
Aliado às tecnologias da informação, as organizações começaram a utilizar sistemas
de informações básicos, como cadastro de estoque, clientes, fornecedores. Por meio destes,
acredita-se que a informação se torna mais ágil, rápida e de simples acesso. A partir disto, as
empresas incluíram investimentos em sistema de informação computadorizado com
características exclusivas, garantindo a segurança e confiabilidade que este deve ter.
Para Hehn (1999, p. 33) “ter todos os sistemas de uma empresa integrados e
partilhando a mesma base de dados é um avanço importante. Em um ambiente assim, os
dados só são digitados uma vez e ficam disponíveis simultaneamente para todos.”
A integração dos sistemas é muito mais importante para empresas com operações
espalhadas por diversas áreas. Esta integração por meio da tecnologia da informação é uma
vantagem competitiva muito importante às empresas que operam mundialmente.
Hehn (1999) descreve que estender a integração para toda uma cadeia de valor pode-se
obter resultados incríveis de agilidade em diversas empresas, assim a relação
cliente/fornecedor, passa a estar integrada por meio de seus sistemas informatizados.
Neste sentido pretende-se implantar um sistema de informação computadorizado na
UNIMED Mercosul, para desenvolver ferramentas mais ágeis para os colaboradores e
cooperados da empresa.
A UNIMED Mercosul foi idealizada seguindo a tendência mundial da formação de
blocos econômicos, a partir da abertura das fronteiras, da expansão do cooperativismo médico
em 1994, na região do Mercosul e por iniciativa das Federações do Rio Grande do Sul, Santa
13
Catarina e Paraná. Assim, de forma pioneira buscou unificação do complexo cooperativo no
seu âmbito para facilitar, economizar e agilizar os processos entre as filiadas da UNIMED.
Atuando inicialmente no intercâmbio dos três Estados do Sul, a entidade foi
gradativamente formalizando acordos com outras regiões, para servir de Câmara de
Compensação Interfederativa, na linha da descentralização de atividades preconizadas pelo
Fórum UNIMED.
Hoje é uma instituição consolidada na sua missão de impulsionar o dinamismo
regional do sistema, o que torna providencial o estudo de um sistema de informação
computadorizado que atenda as reais necessidades da UNIMED Mercosul.
1.1
Descrição da Situação Problema
O Sistema de Câmara de Compensação (SCC) da UNIMED Mercosul foi criado em
1995, com o objetivo de realizar a compensação de faturas de contas médicas. O pagamento
pelos serviços prestados pela UNIMED Mercosul vem através deste sistema, e este pode ser
inovado trazendo mais segurança e agilidade às demais cooperativas associadas à empresa.
Atualmente, o sistema que está em funcionamento fica instalado no servidor local na
sede da empresa, e em caso de falta de energia elétrica fica fora do ar, causando problemas de
acesso e preocupação com a base de dados. Por motivos de segurança e pela preocupação com
a energia elétrica, é realizado diariamente três backup’s. Se for implantado um sistema novo
que possibilite que o servidor seja levado para um data-center, com mais segurança e
agilidade.
Hoje já existem no mercado softwares que podem ser incorporados ao sistema de
computação atual, facilitando o trabalho dos usuários e também deixando a empresa
atualizada com tecnologias mais avançadas.
Pretende-se utilizar o serviço terceirizado de uma empresa que desenvolve sistemas
para UNIMED Mercosul, promovendo as modificações necessárias no sistema atual,
deixando ao usuário da internet uma interação mais simples, segura e com melhor interface.
O objetivo deste trabalho é sugerir a modificação e implantação de um novo Sistema
de Informação junto a UNIMED Mercosul.
14
1.2
Objetivos
1.2.1
Objetivo geral
Implantar um sistema de informação computadorizado na UNIMED Mercosul, de
acordo com as necessidades desta, no setor de intercâmbio.
1.2.2
Objetivos específicos
•
Apresentar o sistema de informação computadorizado atual.
•
Identificar
pontos
positivos
e
negativos
neste
sistema
de
informação
computadorizado.
•
Descrever as necessidades para o novo sistema de informação computadorizado.
•
Propor as funcionalidades para o novo sistema de informação computadorizado de
acordo com as necessidades pesquisadas.
1.3
Justificativa
Com a realização deste projeto, a empresa poderá atualizar seu sistema de inclusão de
dados e busca de relatórios disponível na internet, além de proporcionar maior segurança e
confiabilidade por meio de ferramentas com manuseio mais simples. Também será possível
acesso a qualquer funcionário todos os dias do ano, utilizando a rede de computadores
mundiais.
Hoje a UNIMED Mercosul demonstra às cooperativas filiadas, a preocupação com
redução de custos, confiabilidade e segurança. O sistema atual está desatualizado e com as
constantes modificações dos protocolos de transação de informações de faturamento entre as
diversas cooperativas do sistema UNIMED, começa a apresentar problemas que o sistema não
está preparado para tratar.
Este trabalho de conclusão de curso é de relevância para o acadêmico, pois poderá
demonstrar os conhecimentos adquiridos na universidade, que permitirá dar um retorno à
empresa do valor investido no funcionário, quando ofertado subsídio para formação deste.
15
Para a universidade este trabalho possibilitará a demonstração de aplicabilidade de
diversas teorias ministradas em sala de aula, dentro das organizações, deixando estas mais
competitivas e atualizadas. Também é relevante a possibilidade de demonstrar a outros
acadêmicos, como implantar sistemas de informação em cooperativas.
2
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1
Organização
As pessoas quando começaram a trabalhar juntas com a finalidade de alcançar um
objetivo comum, criando assim o conceito de organização. Stoner (1999, p. 4) define como
sendo aquela composta por duas ou mais pessoas trabalhando juntas e de uma forma
estruturada para alcançarem um ou mais objetivos comuns.
Pode-se perceber que Oliveira (2000, p. 18) confirma a afirmação do autor que o
conceito de organização é o conjunto de duas ou mais pessoas trabalhando juntas e de modo
estruturado, para alcançar um objetivo específico ou um conjunto de objetivos desejados.
Ainda Silva (2002, p. 44) conceitua organização como sendo duas ou mais pessoas
trabalhando juntas e de forma estruturada dentro dos limites identificáveis, para alcançar uma
meta em comum.
O site ADMBRASIL (2005) define organização como sendo,
[...] a coordenação de diferentes atividades de contribuintes individuais com
a finalidade de efetuar transações planejadas com o ambiente. Toda
organização atua em determinado meio ambiente e sua existência e
sobrevivência dependem da maneira como ela se relaciona com esse meio.
Para ADMBRASIL (2005), é natural que toda organização cresça e desenvolva-se. O
desenvolvimento é um processo lento e gradativo que conduz ao exato conhecimento de si
próprio e à plena realização de suas potencialidades. A eficiência da organização relaciona-se
diretamente com sua capacidade de desenvolvimento e adaptação para que sua estrutura
torne-se independente da função particular que preenche. A organização pode alcançar um
certo nível de desenvolvimento, se ela utilizar diferentes estratégias de mudança.
Desenvolvimento por vezes há necessidade de mudança.
De acordo com Stoner e Freeman, (1999, p. 5) “hoje em dia, o ambiente externo passa
por mudanças contínuas e rápidas, com efeitos de longo alcance sobre as organizações e suas
estratégias administrativas.”
Ainda Hehn (1999) complementa o pensamento acima, acrescentando que na analise
dos diversos tipos de esforços de transformação, percebe-se que a grande maioria procura
mudar uma organização atuando em apenas uma parte do sistema.
17
Existem outros tipos de organizações, que são formadas por pessoas que buscam se
organizar de uma forma mais competitiva e sem fins lucrativos, sendo estas conhecidas como
cooperativas.
2.1.1
Cooperativa
Visto que a organização em que será realizado o trabalho é uma Cooperativa de
Trabalho Médico, é importante conhecer os conceitos que descrevem o significado de
cooperação.
Conforme a Organização das Cooperativas do Estado de Santa Catarina1 (2004, p. 5),
a cooperação entre os seres humanos inicia na família, onde são
fundamentais para a sobrevivência as relações entre o pai e a mãe, na função
de suprir as necessidades básicas dentro e fora do lar, e dos filhos, na
obediência aos preceitos por eles estabelecidos. Este método de ação pelo
qual indivíduos ou famílias com interesses comuns constituem um
empreendimento. Assim todos os direitos e deveres são iguais e o resultado
alcançado é dividido entre os integrantes, na proporção da participação
societária nas atividades.
A aplicação do conceito de cooperação favorece as pessoas e os processos conforme
Gawlak (2004, p. 9) “a prática da ajuda, vivenciada na família, exerce grande influência no
processo de ensino-aprendizagem. A soma dos atos, experiências e trabalhos em conjunto
promovem o crescimento moral e intelectual, dando sentido de união.”
Neste sentido, surgiram as cooperativas que de acordo com a Legislação
Cooperativista (1971, p. 8) “[...] são sociedades de pessoas, com forma e natureza jurídica
próprias, de natureza civil, não sujeitas a falência, constituídas para prestar serviços aos
associados, distinguindo-se das demais sociedades.”
Ainda a OCESC (2005), complementa descrevendo que uma cooperativa é constituída
por no mínimo 20 pessoas físicas, que tenham um interesse em comum, economicamente
organizado e de forma democrática, com participação livre e igualitária entre os cooperados,
aos quais presta serviços, sem fins lucrativos.
1
Deste ponto em diante tratada como OCESC.
18
Outro conceito pregado pela OCESC (2004, p. 6-7) sobre cooperativa diz que esta é
uma associação de pessoas com interesses comuns, democrática e economicamente
organizada, com a participação livre de todos os que têm idênticos interesses e necessidades,
com igualdade de deveres e direitos para a execução de quaisquer atividades, operações ou
serviços.
Segundo FAAP (2000),
Cooperativa é uma associação autônoma de pessoas que se unem
voluntariamente para satisfazer aspirações e necessidades econômicas,
sociais e culturais comuns, por meio de uma empresa de propriedade
coletiva e democraticamente gerida. O cooperativismo possui bases
filosóficas e legislação própria. Seus princípios são: adesão voluntária e
livre; gestão democrática pelos membros; participação econômica dos
membros; autonomia e independência; educação, formação e informação;
inter-cooperação; interesse pela comunidade.
O cooperativismo é uma das formas mais justas de trabalhar em conjunto, pois os
envolvidos têm a finalidade de buscar a igualdade entre os parceiros, e unir forças para
competir com os mercados locais, regionais, nacionais ou internacionais. Assim é importante
o conhecimento dos conceitos de cooperação. Cooperar significa trabalhar com outras pessoas
buscando alcançar resultados comuns. (OCESC, 2005).
Segundo OCESC (2004) o cooperativismo é a melhor doutrina, sistema, movimento
ou simplesmente a atitude ou disposição que considera as cooperativas como sendo a forma
ideal de organização das atividades sócio-econômicas da humanidade.
Assim a OCESC (2005), complementa o conceito acima descrevendo que o
cooperativismo é um movimento internacional que busca constituir uma sociedade justa, livre
e fraterna, com bases democráticas, por meio de empreendimentos que atendam às
necessidades reais dos seus cooperados e remunerem adequadamente a cada um deles.
A OCESC/ITEC (2004) descreve como sendo um membro de cooperativa o produtor
rural, o trabalhador urbano profissional ou de qualquer atividade sócio-econômica, que se
associe para participar ativamente da vida de uma cooperativa, cumprindo com os seus
deveres e observando os seus direitos.
Para finalizar a OCESC (2004) descreve a origem do termo cooperar. Este termo
deriva da palavra latina “cooperari”, formada por ”cum” (com) e “operari” (trabalhar), e
significa agir simultânea ou coletivamente com outros para um mesmo fim, ou seja, trabalhar
em comum para o êxito de um mesmo propósito.
19
Para obtenção de seus objetivos, sendo a organização uma cooperativa, esta faz uso
das tecnologias da informação.
2.2
Tecnologia da Informação
Durante a evolução da informação, o homem começou a desenvolver formas de
melhorar a segurança. Assim o processo de trocar informações começou a se tornar mais
complexo, seguro e de melhor confiança.
Segundo Sleight (2003), a expressão Tecnologia da Informação2 está diretamente
ligada a qualquer tecnologia controlada por um processador. Nenhuma organização pode se
dar o luxo de ignorar a ferramenta que vitaliza o mundo. Os sistemas de TI ajudam as
empresas a serem mais competitivas, eficientes diante de rápidas e contínuas mudanças.
A TI é o conjunto de recursos não humanos dedicados ao armazenamento,
processamento e comunicação da informação, e a maneira como esses recursos estão
organizados num sistema capaz de executar um conjunto de tarefas. (BAKER 1995 apud
ORTOLANI, 2005).
Neto e Abreu (2000, p. 102) descrevem TI como sendo todos os recursos tecnológicos
que servem para armazenagem, tratamento e recuperação de dados, que são então
transformados em informações úteis à sociedade. Devido a utilização da TI, importantes
transformações ocorrem neste momento, principalmente a medida que rotinas física ou
intelectuais originalmente realizadas por pessoas são gradualmente, e de forma irreversível,
substituídas por rotina executadas por máquinas.
A TI não se restringe a equipamentos (hardware), programas (software) e
comunicação de dados. Existem preocupações relativas ao planejamento de informática, ao
desenvolvimento de sistemas, ao suporte, ao software, aos processos de produção e operação,
ao suporte de hardware. (ORTOLANI, 1995).
Segundo Sleight (2003),
A TI é uma ferramenta que aperfeiçoa o modo com que o administrador
conduz sua empresa e se comunica com seu público alvo. Para isto ocorrer, o
sistema tem que ser transparente, rápido, de uso fácil e flexível. A tecnologia
2
Deste ponto em diante tratada como TI.
20
deve ser escolhida segundo as necessidades da empresa, e não ajustar a
empresas as necessidades da tecnologia. [...] As empresas precisam ser
sensíveis às mudanças no mercado, agir rapidamente para criar novos
produtos e satisfazer as necessidades dos consumidores. Assim os sistemas
de TI devem ser usados em necessidades reais. Os colaboradores dos setores
produtivos devem identificar as necessidades específicas aos seus
departamentos, e não somente a área de TI imponha sistemas.
Assim Meirelles (1994) descreve TI como o conjunto de recursos não humanos,
dedicados ao armazenamento, processamento e comunicação de informações, e a maneira
pela qual esses recursos são organizados em um sistema computadorizado, capaz de
desenvolver tarefas.
Rezende e Abreu (2000) conceituam TI como sendo o conjunto de recursos
tecnológicos e computacionais para geração e uso da informação.
Pode-se concluir que basicamente, a TI é composta de hardware, software e
ferramentas de comunicação (as redes). Estes componentes juntos são responsáveis pelo
gerenciamento e processamento dos dados inseridos pelos usuários. Sendo assim, torna-se
relevante desenvolver tais conceitos.
Segundo Sleight (2003 p. 17), “o termo hardware refere-se a todas as partes físicas do
computador, à rede à qual ele está conectado e a quaisquer periféricos [...]”. Já para O’Brien
(2004) hardware é o equipamento físico do computador.
Laudon e Laudon (1999) conceituam de hardware como sendo,
o equipamento físico usado para as tarefas de entrada, processamento e saída
em um sistema de informação. O hardware de entrada coleta dados e os
converte em uma forma que o computador pode processar. O dispositivo de
entrada mais comum em um computador é o teclado. O hardware de
processamento transforma entrada em saída com base em instruções
fornecidas ao computador através do software, a unidade central de
processamento é a principal responsável por esta tarefa. O hardware de saída
entrega a saída de um sistema de informação ao seu usuário, e em geral
consiste em impressoras e terminais de vídeo.
A figura 1 representa a visão geral do hardware e seus dispositivos periféricos.
21
Figura 1 - Sistema de hardware de um computador
Fonte: (REZENDE; ABREU, 2003, p. 80)
Para Meyer, Baber e Pfaffenberger (2000, p. 54), o hardware é composto de
computador e periféricos. A palavra computador se refere apenas à unidade central de
processamento (CPU), os circuitos que processam os dados, e à memória do computador
(circuitos que armazenam as informações temporariamente, de modo que fiquem prontamente
disponíveis para a CPU).
Já o termo periférico inclui todos os componentes adicionais de hardware reunidos em
torno da CPU e da memória. Eles incluem os dispositivos de entrada e saídas, os dispositivos
de armazenamento, como o disco rígido do computador, o monitor do computador, o teclado,
a impressora entre outros componentes.
No entanto, a parte física não funciona sem a parte lógica, conhecida como Software,
[...] O termo software refere-se aos elementos virtuais de um sistema
informático, que garante a funcionalidade e a flexibilidade para o trabalhe
útil. O software de sistema, ou sistema operacional, controla o computador
(e toda a comunicação com os periféricos), proporciona a interface para o
usuário (o que a tela exibe) e age como intermediário para aplicativos.
(SLEIGHT, 2003 p. 17).
Segundo Hehn (1999, p. 65),
A rede de relacionamentos, cobrindo toda a organização, só se viabiliza
através de uma forte interação entre as pessoas e outro organismo: um
software integrador. O software é o ”instrumento” que permite que todas as
pessoas de uma organização, mesmo sem estar próximas ou falando umas
com as outras freqüentemente, trabalhem integradas. Permite também que as
informações que todas estas pessoas têm sejam consolidadas, avaliadas,
usadas para planejamentos e simulações, etc.
Já O’Brien (2004) descreve o software como sendo o programa e procedimentos de
computação voltados às operações de um sistema de informações. “Os programas de
computador são conjuntos de instruções ou ordens para o computador. Em última análise,
22
estas ordens dirigem o circuito no hardware para operar de uma determinada maneira”.
(STAIR ,1998, p. 78)
Cabe destacar a afirmação de Laudon e Laudon (1999, p. 6) com relação a software,
“consiste em instruções pré-programadas que coordenam o trabalho dos componentes do
hardware para que executem os processos exigidos por cada sistema de informação.[...]”. O
autor ainda complementa o conceito, descrevendo que os computadores e os equipamentos de
comunicação armazenam, distribuem e comunicam as informações. Os programas instalados
nos computadores (software), são os conjuntos de instruções que dirigem todo o
processamento do computador.
Ressaltando a interação entre hardware e software, Stair (1998, p. 78) descreve
“software de sistemas é o conjunto de programas destinados a dar apoio ao sistema global do
computador coordenando as atividades do hardware e de vários programas de computador”.
Para Meyer, Baber e Pfaffenberger (2000, p. 120), “sem um software básico, um computador
é apenas uma sucata”.
Assim O’Brien (2004, p. 113) descreve que o software de sistemas consiste em
programas que gerenciam e apóiam um sistema computadorizado e suas atividades de
processamento de dados. Os programas de sistemas operacionais e de gerenciamento de redes,
atuam como uma interface de software entre redes e hardware de computadores e os
programas aplicativos usados pelos usuários.
Com o desenvolvimento de hardware e software e seu relacionamento, pesquisadores
preocuparam-se em favorecer a comunicação entre as pessoas, por meio de computadores,
criando desta forma as redes de computadores.
As redes que ligam os computadores e seus dispositivos fornecem um processamento
flexível. A construção de redes pode ser dividida em dois tipos de modelos. O primeiro
modelo é o lógico que mostra como a rede será organizada e arrumada. O segundo modelo é
chamado de físico, e descreve como o hardware e o software serão física e eletronicamente
ligados na rede. (STAIR, 1998)
Assim as organizações utilizam redes para comunicação entre os diversos setores da
empresa ou ainda utilizam a rede de comunicação mundial para se comunicarem com seus
parceiros de negócios, clientes, fornecedores.
23
Segundo O’Brien (2004, p. 168),
as redes locais e mundiais de computadores de uma organização podem
cortar drasticamente os custos, encurtar os tempos de indicação de negócios
e os tempos de resposta, apoiar o comércio eletrônico, aumentar a
colaboração entre grupos de trabalho, desenvolver processos operacionais
on-line, compartilhar recursos, reter clientes e fornecedores e desenvolver
novos produtos e serviços. Isto torna as telecomunicações uma área de
decisão mais complexa e importante para as empresas que precisam cada vez
mais encontrar novas maneiras de competir tanto em mercados internos
como mundiais.
Assim hardware, software e redes são interligados nas empresas para que estas possam
ser mais competitivas e ofereçam um melhor produto/serviço aos seus clientes alvos. Todos
estes esforços são realizados para tratar as informações que são processadas dentro das
organizações, sendo necessário o conhecimento do conceito de sistemas de informação, que
realiza o processamento dos dados recebido e, transforma estes em informações competitivas
às empresas. A TI pode ser associada ao Sistema de Informação3 para melhorar a performance
deste.
2.3
Sistemas de Informação
Quando um sistema computacional recebe informações (dados), estes podem ser
inseridos de forma desordenada e muitas vezes, sem a menor preocupação com outras pessoas
que irão utilizar estas informações. Assim, os sistemas de informação trabalham com as
informações, colocando-as em uma ordem lógica e pré-determinada de acordo com os dados
recebidos. Assim, torna-se necessário o conhecimento dos conceitos de dados, informação e
sistema.
Laudon e Laudon (1999), descrevem dados como a consideração dos fatos brutos, o
fluxo infinito de coisas que estão acontecendo neste momento e o que já aconteceram no
passado.
Segundo Stair (1998), dados são os fatos em sua forma primária, como por exemplo, o
nome de um empregado e o número de horas trabalhadas em uma semana, números de peças
em estoque, ou pedidos de venda. Existem vários tipos de dados que podem ser usados para
3
Deste ponto em diante tratada como SI
24
representar diversos fatos. Quando estes fatos são arranjados de uma maneira significativa,
eles se tornam uma informação.
Assim, Laudon e Laudon (1999, p. 10) definem informação como sendo “o conjunto
de dados aos quais os seres humanos deram forma para torná-los significativos e úteis.” Já
para Stair (1998, p. 4) informação é definida como “um conjunto de fatos organizados de tal
forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em sí.”
As informações são tratadas por sistemas computacionais que transformam estes dados
em saídas específicas, que serão melhor aproveitadas por cada tipo de usuário.
Para Stair e Reynolds (1999), o conceito de sistema é o conjunto de elementos ou
componentes que interagem para atingir determinados objetivos. Stair (1998, p. 6),
complementa o conceito descrevendo que um sistema é um conjunto de elementos ou
componentes que interagem para atingir objetivos. Os próprios elementos e as relações entre
eles determinam como o sistema irá trabalhar. Os sistemas têm entradas, mecanismos de
processamento e saídas, bem como feedback.
De acordo com (STAIR, 1998, p. 8) “os sistemas podem ser classificados dentro de
inúmeras visões. Eles podem ser simples ou complexos, abertos ou fechados, estáveis ou
dinâmicos, adaptáveis ou não-adaptáveis, permanentes ou temporários”, conforme segue:
•
o sistema simples é aquele que possui poucos elementos ou componentes, e a
relação ou interação entre os elementos é simples e direta. Já o sistema complexo,
por outro lado, tem muitos elementos que são altamente relacionados e interconectado;
•
o sistema aberto interage com seu ambiente, existindo um fluxo de entradas e
saídas por todos os limites do sistema. O fechado é o oposto de um aberto, não há
qualquer interação com o ambiente;
•
os sistemas estáveis são aqueles que se acontecer alguma mudança no seu
ambiente, acontece pouca ou nenhuma mudança no sistema. Os sistemas
dinâmicos sofrem mudanças rápidas e constantes devido as mudanças que
acontecem em seu ambiente;
•
os sistemas adaptáveis são aqueles que respondem a ambientes mutáveis, ou seja,
são aqueles que monitoram o ambiente que está incidido e recebe modificações em
25
resposta às mudanças no ambiente. O não-adaptável é o que não muda em
ambientes mutáveis;
•
os permanentes são aqueles que permanecem ou permanecerão por um longo
período de tempo, normalmente ficam em uso por dez anos. Os sistemas
temporários existirão por um pouco período de tempo, podendo existir por até um
mês.
Os sistemas que têm como objetivo principal a informação são conhecidos como
sistemas de informação, sendo que se diferenciam entre as diversas empresas, já que cada
uma trabalha de forma diferente. As empresas que possuem filiais podem usar o mesmo
sistema de informação para facilitar a comunicação entre elas.
Para Laudon e Laudon (1999, p. 17), um sistema de informação é um conjunto de
componentes inter-relacionados, desenvolvidos para coleta, processamento, armazenamento e
distribuição de informações para facilitar a coordenação, controle, análise, visualização e o
processo decisório.
Ainda Bio (1996, p. 24), descreve que os sistemas de informação são:
[...] conjuntos de procedimentos que visam captar o que acontece na
organização, apresentando de forma sucinta, a cada nível, o que lhe cabe e
tendo por objetivo dar subsídios ao processo decisório [...] é o processo pelo
qual as informações percorrem a estrutura formal [...] é um conjunto de
normas e procedimentos que objetivam transmitir, através de um meio
qualquer, informações entre pessoas ou órgãos.
Conforme Furlan (1991, p. 85),
“durante a definição dos projetos de Sistemas de Informação é importante
verificar as diferenças organizacionais e similaridades funcionais, sempre
orientadas de forma Data Driven (dirigido para os dados), sem porém perder
de vista os objetivos maiores e a missão da empresa. Os projetos de Sistemas
de Informações podem começar com um projeto para cada aplicação
conceitual, sendo que seria aconselhável dividir aplicações quando
necessário.”
Conforme Bio (1996), os conceitos de sistemas de informação proporcionam vários
raciocínios que ajudam a compreender a complexidade das empresas modernas.
Bio (1996) descreve na figura 2, que todos os dados inseridos na entrada, uma vez
coletados, são levados até o ponto de onde ocorre o processamento. Esse processamento pode
utilizar meios manuais, mecânicos ou eletrônicos, sendo que sempre será uma série de
operações necessárias para registrar todos os dados e convertê-los em informações de saída.
26
Figura 2 - Sistema de informação
Fonte: (BIO, 1996, p. 29)
Ainda segundo O’Brien (2004) existem ainda dois outros itens: feedback e controle.
Os sistemas dotados desses dois itens são chamados às vezes de sistema cibernético, ou seja,
um sistema automonitorado, auto-regulado.
Para O’Brien (2004) feedback são os dados referentes ao desempenho do sistema. Por
exemplo, os dados sobre desempenho de vendas são feedback para um gerente de vendas. Já o
controle segundo o autor monitora e avalia o feedback, determinando se o sistema está de
encontro com a meta pelo qual foi criado. Em seguida, a função de controle faz os ajustes
necessários aos componentes de entrada e processamento de um sistema para garantir que seja
alcançada a produção adequada.
No exemplo do gerente de vendas, este vai exercer o controle quando realoca
vendedores para um determinado território de vendas, depois de avaliar o relatório de
feedback sobre seu desempenho dos mesmos.
Para Stair (1996, p. 12), “em sistemas de informação, feedback é uma saída usada para
fazer ajustes, correções ou modificações nas atividades de entrada de dados ou
processamento”.
Bio (1996), reforça a importância do feedback por meio da figura 3. O autor descreve
que por meio da direção, desencadeiam-se ações dos indivíduos e a somatória dessas ações
individuais, produzem determinados resultados práticos que serão utilizados para controle.
Figura 3 – O processo de gerência
Fonte: (BIO, 1996, p. 43)
27
Percebe-se que o sistema necessita de uma verificação para saber se as respostas
obtidas às entradas de dados são as que realmente o operador deseja receber, tornando
necessário, dar um feedback aos programadores, para que estes tenham informações para
correções dos programas.
No entanto, por mais que se tenha tido o esforço de planejamento, ainda cabe uma
questão, se os resultados práticos que estão sendo obtidos revelam desempenho acima ou
abaixo do que fora planejado. Assim, esses resultados decorrentes da execução devem ser
avaliados em relação aos planejados, apurando-se os desvios e providenciando a devida
correção. Este é o conteúdo da função controle, que não pode ser dissociada do planejamento
que fixa padrões para aferição dos resultados obtidos. (BIO, 1996)
Laudon e Laudon (1999) completam descrevendo que o sistema de informação
computadorizado é essencial no ambiente de trabalho atual das organizações, pois pode ajudar
as pessoas a analisarem os problemas, visualizarem assuntos complexos, tomarem decisões,
criarem novos produtos, coordenar e controlar.
A figura 4 apresenta os componentes de um sistema de informação, que são as
pessoas, tecnologia e organização.
Figura 4 – Componentes de um sistema de informação
Fonte: (LAUDON; LAUDON, 1999, p. 5)
A figura 4 retrata os analistas, especialistas e os usuários dos sistemas nas empresas
que irão definir como este sistema irá funcionar. As organizações moldam os SI’s de acordo
com seus objetivos. E por fim, a tecnologia é o meio pelo qual os dados são processados e
organizados para o uso das pessoas da organização. (LAUDON; LAUDON, 1999)
28
Os autores descrevem as pessoas como sendo os usuários que utilizam as informações
vindas do sistema em seus trabalhos, integrando-as ao seu ambiente de trabalho. Estas são
solicitadas a inserir os dados no sistema, inserindo-os diretamente ou colocando os dados em
um meio que o sistema possa ler.
A tecnologia é o meio pelo qual os dados são transformados, organizados e
distribuídos para o uso das pessoas que interagem com o sistema. Atualmente, os
computadores substituíram a tecnologia manual de processamento de dados em grande
volume e aos trabalhos complexos de processamento.
De acordo com os autores, as organizações são unidades especializadas que possuem
uma visão focada de mão-de-obra e especialistas empregados e treinadas para diferentes
funções profissionais como, por exemplo, vendas, produção e finanças.
A figura 5 apresenta os recursos de um Sistema de Informação computadorizado.
Figura 5 - Recursos de um sistema de informação
Fonte: (O’BRIEN, 2004, p. 10)
Segundo O’Brien (2004) no modelo de Sistema de Informação se destaca a relação
entre seus componentes e as atividades. Pode-se verificar na figura 5 a presença dos seguintes
recursos: humanos, dados, hardware, software e rede. Os recursos humanos consistem em
usuários finais e especialistas em SI. Os recursos de hardware consistem em máquinas e
mídia. Os recursos de software consistem em programas e procedimentos. Os recursos de
29
dados consistem em bancos de dados e bases de conhecimento; e os recursos de rede
consistem em mídia e redes de comunicações.
O’Brien (2004) acrescenta os conceitos de recursos vistos acima de forma mais
completa. Assim, recursos de dados são transformados por atividades de processamento de
informação, por meio de recursos de hardware e software, em uma diversidade de produtos de
informação para os usuários finais, que podem ser compartilhados por meio dos recursos de
rede.
Os recursos de hardware são todos os equipamentos e dispositivos físicos que são
utilizados no processamento das informações.
Os recursos de software são todos os conjuntos de instruções de processamento de
informação. Incluem-se nesse conceito de software, não só os conjuntos de instruções
operacionais chamados de programas, que dirigem e controlam o hardware mas também, os
conjuntos de instruções de processamento das informações requisitadas por pessoas,
chamados procedimentos. (O’BRIEN, 2004)
Os recursos de redes são muito importantes às organizações, pois hoje utilizam a
lnternet, intranets e extranets tornaram-se essenciais ao sucesso das operações e seus sistemas
de informação computadorizados. Estes consistem em computadores, processadores de
comunicações e outros dispositivos interconectados por mídia de comunicações e controlados
por softwares de comunicações. Assim, o conceito de recursos de rede enfatiza que estas
redes de comunicação são um componente de recurso fundamental para todos os sistemas de
informação. (O’BRIEN, 2004)
Laudon e Laudon (1999) afirmam que as pessoas utilizam as informações oriundas dos
sistemas em computadores, em seus postos de trabalho, realizando uma integração entre elas e
o ambiente de trabalho. Estas introduzem informações no sistema, colocando-os diretamente
ou colocando as informações em um meio que o computador possa ler.
No entanto, diferentes setores da organização necessitam de diferentes tipos de
informação que podem ser obtidas por meio de diversificados SIs.
2.3.1
Tipos de sistemas de informação
Existem vários tipos de SI e estes são usados de diferentes maneiras para tratarem
informações dentro das organizações, com intuito de que estas possam ajudar os diversos
30
departamentos da forma mais apropriada. Assim informações inerentes ao setor de produção,
não serão necessariamente importante ao departamento financeiro e vice-versa.
Para Bio (1996, p. 34),
os sistemas de informação são classificados em dois grupos principais:
sistemas de apoio às operações e Sistemas de apoio à gestão. Os sistemas de
apoio às operações, são tipicamente sistemas processadores de transações, ou
seja, são redes de procedimentos rotineiros que servem para o processamento
de transações recorrentes [...] já os sistemas de apoio à gestão não são
orientados para o processamento de transações rotineiras, mas existem
especificamente para auxiliar processos decisórios. Por essa razão, tais
sistemas podem ter uma assistemática freqüência de processamento.
A figura 6 descreve, segundo O’Brien (2004, p. 23), a tipologia dos Sistemas de
Informação.
Figura 6 - Tipologia dos sistemas de informação
Fonte: (O’BRIEN, 2004, p. 23)
Os Sistemas de Apoio às Operações são sistemas voltados ao uso nas áreas
operacionais das organizações e são divididos, conforme O’Brien, (2004) em:
•
os sistemas de apoio de processamento de transações processam dados resultantes
de transações empresariais, atualizam bancos de dados e produzem documentos
empresariais. Ex. processamento de vendas e reabastecimento e sistemas de
contabilidade;
•
os sistemas de controle de processos montam e controlam processos industriais.
Ex. refinamento de petróleo, geração de energia e sistema de produção de aço;
31
•
os sistemas colaborativos apóiam equipes, grupos de trabalho, bem como
comunicações e colaboração entre e as empresas. Exemplos: e-mail, chat e
sistemas de videoconferência.
Já os Sistemas de Apoio Gerencial pretendem auxiliar as gerencias e executivos na
busca de informações voltadas a tomada de decisão e, podem ser dividido segundo O’Brien,
(2004) em:
•
os sistemas de informação gerencial fornecem, informações na forma de relatórios
e demonstrativos pré-estipulados para os gerentes. Ex. análises de vendas,
realização de processos e relatórios das tendências de custos;
•
os sistemas de apoio à decisão, fornecem apoio interativo ad hoc ao processo de
decisão dos gerentes. Ex. atribuição de preço aos produtos, previsão de lucros e
sistemas de análise de riscos;
•
os sistemas de informação executiva, fornecem informações críticas elaboradas
especificamente às necessidades de informação aos executivos. Ex. sistemas de
fácil acesso para análise de desempenho da empresa, ações dos concorrentes e
desenvolvimento econômico para apoiar o planejamento estratégico.
Após a escolha do sistema certo para cada departamento, pode-se planejar como será
feita a implantação desse sistema.
2.3.2
Desenvolvimento e implantação de sistemas de informação
O desenvolvimento de um sistema de informação pode ser realizado de maneiras
diferentes, dependendo da forma que a empresa decide selecioná-lo. Assim, podem adotar
ciclos de desenvolvimento que sejam adequados às necessidades das organizações.
São ciclos de vida que podem ser adotados para o desenvolvimento de um sistema de
informação: tradicional, prototipagem, pacotes de software, quarta geração e terceirização.
Laudon e Laudon (1999), afirma que o ciclo de vida de um sistema é um conjunto
formal de estágios, de forma semelhante ao ciclo de vida do ser humano, ou de outro
organismo que possa ser dividido em estágios com um início, um. meio e um fim.
Segundo Dias (2005), o ciclo de vida tradicional possui as etapas de definição do
projeto, análise do sistema, projeto, implantação e manutenção. Já no ciclo da prototipagem é
32
necessário identificar requisitos iniciais, desenvolver protótipo de teste, desenvolver o
protótipo final e desenvolver a versão-produção. Já os pacotes de softwares possuem o ciclo
de vida como definição do problema, estudo do sistema, avaliação e instalação do pacote,
adequação a empresa e manutenção. A terceirização possui o ciclo de definição do projeto, a
análise do sistema, avaliação do fornecedor e implementação. A quarta geração possui um
ciclo de vida com menos etapas, sendo que a primeira é a definição do problema, geração da
solução (envolve a prototipagem e finalização) e termina com a manutenção.
Ainda Dias (2005) descreve o ciclo de vida tradicional da seguinte forma:
•
na primeira etapa, o executivo da empresa identifica os problemas, e o analista de
sistema realiza uma pesquisa;
•
na segunda etapa o executivo fornece documentos, participa de entrevista com o
analista para descrever os problemas e fornece as restrições. Assim, o analista deve
sintetizar as informações, analisar os problemas, apontar restrições técnicas,
desenvolver alternativas e avaliar a viabilidade do projeto;
•
na terceira etapa, o executivo fornece as especificações. O analista modela e
documenta as especificações do projeto lógico e físico;
•
na quarta etapa o executivo contribui participando das atividades do analista e este
deve adquirir ou desenvolver softwares ou hardwares, e testar o sistema, bem
como treinar o pessoal para uso do novo sistema;
•
na quinta e última etapa, o executivo avalia o funcionamento do sistema, dando
sua aprovação final, ou solicitando novas modificações do analista para o uso do
novo sistema. Já o analista avalia o desempenho técnico do sistema e executa a
manutenção.
Neste ciclo de vida tradicional, existe o inconveniente de ser um processo lento,
voltado ao desenvolvimento de grandes sistemas.
Dias (2005) ainda descreve o ciclo de vida da terceirização como sendo da seguinte
forma:
•
na primeira etapa, o executivo identifica o problema e identifica se existe a
necessidade de chamar uma empresa terceirizada para desenvolver um novo
sistema. Assim o analista da empresa deve propor uma solução alternativa para
resolução do problema;
33
•
na segunda etapa, o executivo deve descrever os problemas e fornecer restrições ao
analista, para que este possa avaliá-los e apontar as restrições técnicas;
•
na terceira etapa, o executivo deve avaliar a viabilidade sob o ponto de vista
empresarial; o analista da empresa deve sugerir alternativas, determinar
viabilidade e recomendar uma empresa fornecedora. Já o fornecedor deve solicitar
as especificações do projeto;
•
a quarta e última etapa, o executivo deve contribuir nas atividades do analista e
este deve adquirir ou desenvolver software ou hardware, para testar o sistema, bem
como treinar o pessoal.
O’Brien, (2004) afirma que as vantagens deste ciclo terceirizado são a economia e a
previsibilidade, e tem como desvantagens o controle rígido, avaliação criteriosa, a perda de
controle e a exploração do fornecedor. O uso possui um número limitado de funcionários de
SI.
Figura 7 - Implantando novos sistemas
Fonte: (O’BRIEN, 2004, p. 337)
A figura 7 demonstra as etapas necessárias para a implantação de um sistema de
informação. Para O’Brien (2004), nesta fase a organização necessita adquirir hardware e
software, desenvolver o software, depois testar os programas e procedimentos, desenvolver
documentação e uma série de alternativas de conversão. Nesta etapa também se desenvolve o
treinamento dos usuários finais e especialistas que irão operar o novo sistema.
Para Laudon e Laudon (1999) o desenvolvimento de software deve executar qualquer
processamento que necessite ser automatizado, para isto podem ser escritos programas
customizados, ou o software deve se basear em pacotes aplicativos.
34
Ainda Laudon e Laudon (1999), dizem que o hardware deve ser selecionado
apropriadamente para o aplicativo e adquirido caso esteja imediatamente disponível. O
treinamento e a documentação são feitos com os usuários finais e especialistas técnicos. Estes
devem ser treinados para utilizar a nova aplicação. Assim, a documentação detalhada gerada
durante este processo de desenvolvimento por usuários finais e especialistas técnicos deve ser
finalizada para o uso em treinamento e em operações do dia-a-dia.
Já as estratégias de conversão devem passar do sistema antigo para o uso do novo
sistema. Em sistemas complicados, isso envolverá mudanças de pessoal, procedimentos,
bancos de dados, processamentos, entradas e saídas. Estas mudanças não podem ser efetuadas
de uma hora pra outra, devem ser cuidadosamente planejadas com antecipação. (LAUDON;
LAUDON, 1999).
As estratégias mais importantes são a conversão paralela, cujo sistema antigo e o novo
funcionam conjuntamente até ficar claro que o novo sistema está funcionando corretamente, a
conversão direta, onde o sistema antigo é inteiramente substituído pelo novo em uma data prédefinida. Este tipo de conversão é de alto risco, pois pode ocasionar que nenhum sistema
esteja disponível para assumir o processamento se forem descobertos erros. (LAUDON;
LAUDON, 1999).
O estudo piloto, é feito a instalação do sistema novo em uma parte limitada da
organização. Uma vez que este piloto seja considerado seguro, o sistema é instalado no
restante da organização. Na abordagem em fases, o novo sistema é instalado em etapas em
cada departamento. Assim, é instalado, por exemplo, no departamento financeiro da
organização, um módulo de pagamento dos funcionários do escritório, depois o módulo de
pagamento dos gerentes. (LAUDON; LAUDON, 1999).
Para que se obtenha um resultado final adequado, após a implantação do sistema, é
necessário escolher qual será a melhor forma de implantá-lo.
O’Brien (2004) na figura 8, também descreve quais as possibilidades de implantação
de um sistema novo, ressaltando que a operação que inicia um novo sistema computadorizado
pode ser uma tarefa muito difícil. As empresas necessitam de um processo de conversão do
sistema atual ou para versão melhorada. O método de conversão escolhido pode suavizar o
impacto da introdução de novas tecnologias da informação dentro de uma organização.
35
Figura 8 - As quatro principais formas de conversão para um sistema
Fonte: (O’BRIEN, 2004, p. 346)
Ainda segundo O’Brien (2004, p. 346 e 347) a figura 8 descreve as quatro principais
formas de conversão de um sistema de informação.
As conversões podem ser feitas de forma paralela, pela qual tanto o velho
com o novo sistema continuem operando até que a equipe de
desenvolvimento do projeto de administração, do usuário final concorde em
passar inteiramente para o novo sistema durante esta etapa que as operações
e resultados de ambos os sistemas são comparados e avaliados. Os erros
podem ser identificados, corrigidos e os problemas operacionais devem ser
solucionados antes que o antigo sistema seja abandonado. A instalação
também pode ser concluída de forma direta, onde o novo sistema passa a ser
o único a partir de determinado momento. A conversão também pode ser
feita por etapas, em que apenas partes da nova aplicação ou somente alguns
departamentos, agências ou fábricas é convertida de cada vez. Uma
conversão por etapas permite a ocorrência de uni processo de implantação
gradual dentro da organização. Benefícios similares se somam com o uso de
unia conversão piloto, na qual um departamento ou outro estabelecimento de
trabalho serve como local de teste. O novo sistema pode ser experimentado
neste local até que os criadores do sistema sintam que ele pode ser
implantado em toda a organização.
Com o que foi visto nas figuras 7 e 8, antes de querer construir um sistema de
computadorizado novo é importante fazer um estudo sobre o que realmente se deseja
melhorar ou substituir.
Também é imperativo analisar o sistema atual, para se conhecer como os recursos de
hardware, software, rede e humanos são utilizados e como o novo sistema irá tratar estas
informações quando implantado, e qual será o ganho com esta implantação.
36
3
DESCRIÇÃO DO MÉTODO
Segundo Lima (2004), entender os tipos de pesquisa, técnicas de coleta de materiais,
métodos de tratamento e análise dos materiais reunidos, possíveis de serem explorados em
investigações sistematizadas, é indispensável perceber os aspectos que caracterizam as
vertentes metodológicas de natureza quantitativa e qualitativa, uma vez que, dependendo
desta escolha, os recursos técnicos e os procedimentos metodológicos tendem a variar.
Oliveira (1999), descreve que o trabalho descritivo busca descrever os aspectos gerais
e amplos de um contexto social, como por exemplo, o salário e consumo da população
estudada, a mão-de-obra ativa, situação social, população economicamente ativa, entre outros.
O estudo descritivo permite visualizar o nível de análise em que se consegue identificar as
diferentes formas dos fenômenos, sua ordenação e classificação, bem como explica a as
relações de causa e efeito destes fenômenos. Assim proporciona ao pesquisador, a obtenção
de uma melhor concepção do comportamento dos diversos fatores e elementos que
influenciam determinado fenômeno.
Já Martins (1947), diz que esta abordagem é mais indicada à elaboração de
dissertações e teses. Descreve o trabalho descritivo como sendo aquele em que o pesquisador
anota, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos, buscando-se freqüências das
variáveis, suas naturezas, características, causas, relações e associações entre variáveis.
Nesta pesquisa necessita-se descrever o sistema de informação existente e também as
funcionalidades do novo sistema.
Este trabalho também é de ordem qualitativa, assim Oliveira (1999), afirma que este
tipo de pesquisa possui a facilidade de poder descrever a complexidade de uma determinada
hipótese ou problema, pois a análise e a interpretação de certas variáveis ajuda a compreender
e a classificar os processos dinâmicos vividos por grupos sociais, apresentar contribuições no
processo de mudança, criação ou formação de opiniões de determinado grupo, e permitir um
maior grau de profundidade, a interpretação das particularidades dos comportamentos ou
atitudes dos indivíduos envolvidos na pesquisa.
Lima (2004), enfatiza que as pesquisas que se utilizam desta abordagem, possuem
uma facilidade de poder descrever a complexidade de uma determinada hipótese ou problema,
analisando a interação de certas variáveis, compreendendo e classificando os processos
dinâmicos experimentados por grupos sociais. Ainda ajuda no processo de mudança, criação
37
ou formação de opiniões de um determinado grupo, permitindo um maior grau de
profundidade, a interpretação das particularidades dos comportamentos ou atitudes dos
indivíduos.
Este trabalho caracteriza-se em pesquisa aplicada que segundo Oliveira (1999),
necessita de determinadas teorias ou leis mais amplas como ponto de partida, e seu objetivo é
pesquisar, comprovar ou rejeitar hipóteses sugeridas pelos modelos teóricos, ajudando na
aplicação nas diferentes necessidades humanas.
Já Parra Filho (1998), complementa do conceito acima informando que a pesquisa
aplicada tem como objetivo ser mais imediatista, pois o investigador tem pressa no retorno do
recurso aplicado. Como a pesquisa tem uma gama de interesse, principalmente econômico, a
maioria da pesquisa é feita a partir de objetivos que visam a sua utilização prática, valendo-se
essa pesquisa das contribuições das teorias e leis já existentes.
Nesta pesquisa pretende-se aplicar um novo SI que atenda as necessidades da
UNIMED Mercosul.
A pesquisa deve ter uma população alvo para que esta demonstre um perfil verdadeiro.
Assim Martins (1947), diz que o conceito de população é intuitivo, sendo o conjunto de
pessoas ou objetos que se apresentam com determinadas características comuns, que são
escolhidas para o estudo. É comum em pesquisas, a população apresentar um número muito
elevado de participantes, tornando relevante a escolha de uma amostra.
Marconi (1990), mostra que quando o desejo é coletar informações sobre um ou mais
aspectos de um grande ou numeroso grupo, verifica-se muitas vezes que é praticamente
impossível fazer um levantamento do todo. Assim existe a necessidade de se averiguar apenas
uma amostra dessa população ou universo. O problema da amostragem é escolher uma
amostra que seja a mais representativa possível do universo pesquisado. Assim os resultados
obtidos relativos a essa parte podem inferir o mais verdadeiramente possível, os resultados da
população total, se esta fosse verificada.
Para enfatizar o conceito de amostra Martins (1947), descreve que se retira uma
amostra da população que se pretende analisar, esta pesquisa é realizada por meio do estudo
dos elementos que compõem esta amostra.
38
A amostra desta pesquisa é formada por duas pessoas sendo um analista de sistema
terceirizado e o funcionário responsável pelo intercâmbio/CPD4 da empresa. Desta forma, o
trabalho será realizado por meio de um censo. Segundo Barbetta (1994), censo “refere-se à
pesquisa de toda a população” e de acordo com Wikipédia (2005), censo é um processo de
obter informação sobre a totalidade dos membros de uma determinada população (não tem de
ser, necessariamente, uma população humana). Não é a mesma coisa que uma sondagem, em
que a informação é apenas obtida a partir de uma determinada amostra da população.
Observação participante conforme Gil (1999, p. 113), “consiste na participação real do
conhecimento na vida da comunidade, do grupo ou de uma situação determinada. Neste caso
o observador assume, pelo menos até certo ponto, o papel de um membro do grupo.”
Conforme também, afirma Martins (1994), pesquisa participante, trata-se de um enfoque
de investigação social por meio do qual se busca uma plena participação da comunidade na análise de
sua própria realidade, com objetivo de promover a participação social para o beneficio dos
participantes da investigação. Esses participantes são os oprimidos, os marginalizados, os explorados.
Trata-se assim portanto, de uma atividade educativa, de investigação e ação social.
Foram realizadas observações do sistema atual, em que se determinou dificuldades
nestes que deveriam ser sanadas com o sistema proposto.
A partir destas, realizou-se entrevistas informais junto ao analista de sistema da
empresa. Lima (2004), descreve que entrevista pode ser conceituada como um encontro entre
duas ou mais pessoas a fim de que uma ou mais delas obtenha dados, informações, opiniões,
impressões, interpretações, posicionamentos, depoimentos, avaliações de um determinado
assunto, por meio de uma conversa de natureza acadêmica e/ou profissional.
Para Cervo (2002), esta entrevista não é uma simples conversa. Esta é orientada para
um objetivo definido. Esta entrevista visa recolher por meio de um interrogatório,
informações para a pesquisa.
Ressaltando a importância da entrevista, Roesch (1996) diz que o grau de estruturação
de uma entrevista em uma pesquisa qualitativa depende do propósito do entrevistador. As
entrevistas semi-estruturadas utilizam questões abertas que permitem ao entrevistador
entender e captar a perspectiva dos entrevistados. Assim o entrevistador não está
4
Centro de Processamento de Dados
39
predeterminando sua perspectiva por meio de uma seleção prévia de categorias de questões,
como no caso de quem utiliza um método quantitativo.
O tipo de entrevista deste trabalho foi não diretiva, pois conforme Chizzotti (1991)
este tipo de abordagem é uma forma de colher as informações baseadas por meio de uma
conversa com o entrevistado. Neste caso pressupa-se que o entrevistado possui competências
para exprimir-se com clareza sobre questões da sua experiência e comunicar representações e
análises suas, prestando informações fidedignas.
Durante a realização das entrevistas não houve a necessidade da criação de roteiros,
pois foram realizados encontros, onde eram discutidas as deficiências do antigo sistema e as
necessidades do novo sistema a ser implementado e implantado. No apêndice A são
destacadas as principais questões discutidas nos vários encontros. Com base na experiência do
pesquisador na utilização do sistema e nas questões abordadas em cada encontro novas
temáticas eram discutidas junto ao analista para o projeto do novo sistema.
Ao término das entrevistas, o entrevistador realizou uma análise de conteúdo para
organizar as informações levantadas durante este processo. Assim Richardson (1999),
conceitua análise de conteúdo como sendo uma apreciação do conjunto de instrumentos
metodológicos que cada dia mais são aperfeiçoados e que se aplicam a diversos discursos.
Então esta técnica de pesquisa possui determinadas características metodológicas com a
objetividade, a sistematização e inferência.
Ainda acrescentando o que foi visto antes, Bardin (2000) descreve análise de conteúdo
como sendo o conjunto de técnicas de análise das comunicações recolhidas durante o processo
de obtenção de informações.
40
4
APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE RESULTADOS
Neste tópico serão apresentados os dados coletados durante a realização da pesquisa
por meio dos métodos de coleta escolhidos e conseqüente criação do novo sistema de
informação.. Além da descrição da empresa, serão abordados o sistema de informação atual,
as necessidades de um novo sistema, a proposta do sistema de informação e ainda a maneira
pela qual este deverá ser implantado na UNIMED Mercosul.
4.1
Caracterização da Empresa
No início da década de noventa o Sistema UNIMED do Sul do país, iniciou a busca do
aperfeiçoamento nas relações de intercâmbio de serviços entre si e também personalizar
atendimento médico para turistas do Mercosul. Desta forma, surgiu a necessidade de se
implantar uma cooperativa central, para descentralização de atividades realizadas pelas
Federações UNIMED, preconizada pelo Fórum UNIMED.
Assim nasceu a UNIMED Mercosul – Confederação de Federações de Cooperativas
UNIMED da Região Sul do Brasil, em 04 de setembro de 1994, sediada na Avenida Rio
Branco, nº 825, em Florianópolis/SC. Tendo as três Federações UNIMED do Sul do país
como filiadas/Federação das UNIMEDs do Rio Grande do Sul, Federação das UNIMEDs de
Santa Catarina e Federação das UNIMEDs do Paraná – para a prestação de serviços de
compensação de faturas de serviços médicos, lançamento, administração de produtos comuns
as UNIMEDs dos três Estados do Sul e a operacionalização de atendimento aos turistas do
Mercosul.
A UNIMED Mercosul tem natureza civil e sem escopo lucrativo, tendo como
finalidade à integração, coordenação e orientação de suas confederadas, no intuito de
organizar e facilitar, em escala maior, a utilização recíproca dos serviços econômicos e
assistenciais de interesse das mesmas.
Em conformidade com seu Estatuto Social, é uma sociedade cooperativa, com forma
confederativa, de âmbito regional, natureza civil e sem escopo lucrativo, tendo como
finalidade à integração, coordenação e orientação de suas confederadas, no intuito de
organizar e facilitar, em escala maior, a utilização recíproca dos serviços econômicos e
assistenciais de interesse das mesmas.
41
Aproveitando a tendência mundial de formação de blocos econômicos, com a abertura
das fronteiras, a UNIMED Mercosul constituiu de forma pioneira parcerias para atendimentos
médicos a usuários internacionais. Assinou contrato internacional de atendimento médicos
com entidades do Mercosul, na Argentina com a Federación Medica de la Província de
Buenos Aires – FEMEBA, e atualmente também com a Red Argentina de Salud – RED
SALUD, no Uruguai foi com o Centro del Assistencia del Sindicato Medico del Uruguay –
CASMU e no Paraguai, com a UNIMED Alto Paraná.
Posteriormente, formalizou Acordos Operacionais de Intercâmbio com outras
UNIMEDs de várias regiões do país, para a compensação de faturas de contas médicas,
descentralizando atividades feitas pelas suas Federações filiadas. Os acordos atuais são
mantidos com a Federação das UNIMEDs do Norte/Nordeste, Federação Mato Grosso,
Federação das UNIMEDs do Espírito Santo, a Federação das UNIMEDs de Minas Gerais,
bem como a UNIMED Rio de Janeiro, UNIMED Paulistana, UNIMED Vitória, UNIMED
Goiânia, UNIMED Brasil e a Central Nacional UNIMED.
Atualmente a UNIMED Mercosul é uma instituição consolidada, enxuta com apenas
06 (seis) funcionários e considerada dentro do Sistema UNIMED como cooperativa modelo,
prestando serviços de câmara de compensação de serviços médicos para um total de 76
(setenta e seis) UNIMEDs, mantendo-se unicamente com uma taxa de administração de 2%
(dois por cento) sobre o valor de cada fatura compensada.
Possui uma considerável importância política junto ao Sistema UNIMED, com
representantes no Conselho Confederativo da UNIMED do Brasil, Confederação Nacional das
Cooperativas Médicas, na Comissão de Defesa da Marca UNIMED, na Comissão
Institucional UNIMED – CIU, no Comitê Jurídico Nacional, no Comitê Nacional de
Auditoria Médica e na Fundação UNIMED.
A UNIMED Mercosul também é sócia da UNIMED Tecnologia – UNINTEL, do
Portal UNIMED Ltda e da UNIMED Seguradora, além de possuir um Comitê Jurídico
Contábil, uma Câmara Técnica de Oncologia e uma Câmara Técnica de Mediação, visando a
padronização de serviços das cooperativas UNIMED do Sul do país.
A empresa desde que foi constituída, sempre utilizou tecnologia para buscar a redução
de custos nos processos internos. Já faz três anos que não se tem uma modernização dos
serviços ligados a Câmara de Compensação, serviço este que é o gerador de recursos à
empresa.
42
O faturamento de uma UNIMED contra outra é o fator que gera o encontro de contas.
Sendo assim, é importante conhecer como funciona a cobrança entre as diversas cooperativas
médicas do sistema.
A UNIMED prestadora do serviço emite fatura à UNIMED origem do beneficiário,
bem como os documentos relativos ao mesmo.
A Cooperativa prestadora deverá env4iar pelo Portal UNIMED à UNIMED Mercosul
o arquivo PTU600 com a relação de créditos, contendo a nominativa das faturas emitidas,
conforme instruções detalhadas no documento específico para esse fim.
O saldo do encontro de contas entre os créditos e débitos das singulares e federações
serão apurados pela UNIMED Mercosul. Se credor, a Mercosul repassará o valor do
demonstrativo, à UNIMED ou federação credora, na data do vencimento. Se devedor, a
UNIMED ou federação deverá depositar o valor do demonstrativo na conta corrente da
UNIMED Mercosul, na data do vencimento.
4.2
Sistema de Informação Computadorizado Atual
O programa FMSUL de controle da Câmara de Compensação foi desenvolvido pela
empresa Substractum, em 1999, sendo o foco deste trabalho. Este sistema era instalado nas
UNIMEDs associadas para criação do arquivo PTU6005, cuja função era gerar um documento
que continha a informação de créditos da UNIMED. Este arquivo possui um layout
especificado pela UNIMED do Brasil, que controla as normas entre as empresas do complexo
UNIMED. O PTU600 é um relatório com informações sobre a relação de faturamento que
serão cobrados na Câmara de Compensação.
O programa de gerenciamento para Câmara de Compensação é chamado de SCC6
onde são processadas todas as informações de crédito e débito das UNIMED s afiliadas a
câmara. Cada UNIMED envia pela internet o arquivo PTU600 que contém sua relação de
créditos, e o sistema processa o encontro com as faturas de débitos, ficando no final do
processamento uma relação com os créditos e débitos de cada UNIMED envolvida naquela
5
Protocolo de Transação UNIMED
6
Sistema de Câmara de Compensação
43
câmara, restando assim um saldo credor (somatória de créditos maior que a somatória de
débitos), ou um saldo devedor (somatória de créditos menor que a somatória de débitos).
Assim a UNIMED Mercosul desenvolveu um sistema chamado de FMSUL7 para o
envio via internet da relação de crédito das UNIMEDs que fazem parte do encontro de contas.
O programa FMSUL é enviado as singulares de duas formas: primeiro são enviados
via correio quatro disquetes que possuem o instalador do programa, a segunda forma é via email. Anualmente o sistema requer atualização das datas com os vencimentos de todas as
câmaras que ocorrerão no ano seguinte.
Na sede da UNIMED Mercosul o departamento de intercâmbio/CPD utiliza uma
versão do programa SCC, com vários menus e recursos de administração da câmara de
compensação. No entanto, as UNIMEDs filiadas utilizam a versão do programa FMSUL.
Este programa, porém possui apenas o recurso que gera a relação de crédito das UNIMEDs,
Neste sentido, o objetivo deste item é descrever estes recursos. Na primeira tela do
sistema apresentada na figura 9, têm-se disponíveis os seguintes campos para preenchimento:
usuário e senha.
Figura 9 - Tela de login do usuário
7
Faturamento Mercosul
44
Nesta tela o usuário terá acesso ao sistema, apresentando sua identificação (login) e
sua senha que são pré-definidas pela UNIMED Mercosul, dando assim acesso ao sistema
onde irá inserir as informações necessárias para criar um arquivo PTU600.
Na segunda tela do sistema exibida na figura 10, o usuário irá escolher em qual câmara
ele irá digitar a relação de crédito de sua empresa.
Figura 10 - Tela de escolha da câmara
Nesta tela o usuário deverá informar qual é o grupo de inclusão, qual a câmara, o ano e
mês de inclusão. Feito isto, o usuário deverá teclar o botão ativar e passar à próxima tela.
A figura 11, mostra a tela onde o usuário irá digitar as informações de quantas faturas
serão inclusas no lote e o valor total da somatória dessas faturas. Isto é solicitado para que
haja uma forma de verificação se a digitação está correta, deixando ao usuário a possibilidade
de corrigir algum tipo de erro ao final do processo.
Figura 11 - Tela de lote
45
Os profissionais das UNIMEDs credoras responsáveis pela inclusão de faturas deverão
acessar a tecla TAB, para que o sistema atual coloque automaticamente o número do lote, e
data da câmara. Depois deverá entrar com a quantidade de faturas que serão digitadas neste
lote, bem como o valor total da somatória destas faturas. Por exemplo, digitará no campo
“itens” 10 (equivale a inclusão de dez faturas), e no campo “valor do lote” digitará o valor R$
100.000,00 (isto é a somatória das dez faturas com diferentes valores).
A figura 12 mostra a tela onde são inseridos os códigos e as siglas que identificam as
UNIMED s sacadas (devedoras), os números das faturas, a modalidade de cobrança de cada
fatura e os valores dessas faturas.
Figura 12 - Tela de digitação de créditos
Por exemplo, o usuário irá entrar com o código da UNIMED 976000, sigla FSC, fatura
152689, modalidade C (custo operacional) e valor de R$ 1.500,00. Esta descrição será somada
as demais faturas.
A figura 13 mostra a tela onde são finalizadas as inclusões. Esta tela é mostrada ao
usuário ao final das dez digitações de fatura, onde é descrito o total de faturas que foram
informadas no início do lote (dez), o valor total digitado na tela inicial do lote (R$
100.000,00) e o resultado de digitações, ou seja, mostrará a somatória de faturas digitadas
(serve para saber se realmente foram digitadas as dez faturas, e se o valor total das mesmas é
o mesmo informado no início do lote).
46
Figura 13 - Tela de finalização de lote
Isto auxilia os usuários a saberem se todos as faturas que deveriam ser cobradas nesta
câmara estão digitadas dentro do lote, evitando assim, que exista a falta de alguma fatura ou
ainda uma cobrança com valor incorreto. O sistema informará a quantidade de faturas que
estão faltando ou a existência de valores digitados errados.
A figura 14, mostra a tela onde o usuário imprime o relatório das faturas digitadas no
lote, para arquivamento junto ao departamento financeiro daquela empresa. Nesta tela é
possível verificar todos os lotes digitados com as relações das faturas de crédito.
Figura 14 - Tela de impressão de lote
47
A figura 15 mostra a mesma tela da figura 10, onde foi ativada a câmara que se
desejava incluir faturas. No entanto, neste momento o usuário irá acessar o botão encerrar,
finalizando aquela câmara e assim será gerado a informação de quantos lotes o usuário digitou
durante todo o processo de inclusão.
Figura 15 - Tela de encerramento de lançamento
A figura 16 mostra a tela que o usuário irá gerar o arquivo PTU600.
Figura 16 - Tela de geração de arquivo PTU600
Nesta tela o usuário irá teclar o botão OK, onde será feita uma somatória de todas as
faturas digitadas pelo usuário naquela câmara, dando no final uma mensagem de arquivo
processado.
48
Agora que o arquivo PTU600 foi gerado pelo sistema, basta o usuário acessar a página
da UNIMED Mercosul (http//:www.unimed.com.br) na internet e enviar o arquivo gerado
pelo sistema. Assim o sistema administrativo da câmara irá analisar os arquivos enviados,
creditando as faturas digitadas no crédito da UNIMED e fará o encontro de contas com as
demais empresas que participarem do encontro de contas.
4.3
Pontos Positivos e Negativos no Sistema Atual
4.3.1
Pontos positivos
Para apresentar os pontos positivos do sistema atual, decidiu-se por dividir em
qualidades administrativas e funcionalidades. Desta forma, estes serão descritos considerando
o que deve ser mantido para o novo sistema de informação.
•
Administrativo
Pode-se citar inicialmente como ponto positivo a facilidade no lançamento das faturas,
pois as UNIMEDs que participam da câmara de compensação passaram a enviar os dados
sobre suas faturas por meio eletrônico, dispensando a remessa por fax e a posterior digitação
das informações pelos funcionários da Mercosul.
Outra característica do sistema atual é a padronização no formato das informações,
uma vez que, na remessa por fax não permitia a uniformização do layout dos documentos
como por exemplo, o tipo e tamanho da fonte, formatação das planilhas, etc.
O sistema também apresentou como ponto positivo a redução no número de erros
decorrentes da transcrição das informações recebidas por fax, e que, em muitos casos era
precária em função da qualidade da impressão e tamanho de fonte utilizada nos documentos
originais.
Ainda, permite as UNIMED receberem a confirmação do envio da relação de créditos
envida por e-mail, com o arquivo das faturas (formato PTUA600 do intercâmbio nacional das
UNIMEDs).
Com a implantação dos itens acima, as UNIMEDs filiadas obtiveram controle sobre as
faturas que entram em câmara, sem a necessidade de interação humana, desde o envio do
arquivo via internet até a liberação do demonstrativo final com o encontro de contas.
49
•
Funcionalidade
O sistema atual tem seu cadastro de UNIMEDs incorporado na mesma base de dados
do programa SCC, assim sempre que ocorre a inclusão ou modificação de alguma UNIMED,
a UNIMED Mercosul enviará por e-mail um arquivo para atualizar todas as bases de dados
dos programas FMSUL instalados nas demais UNIMEDs.
O sistema novo irá incorporar algumas funções que estão presentes no programa atual,
como por exemplo, a impressão das faturas de créditos digitadas, os campos de digitação na
mesma ordem que estão no sistema atual, entre outros.
4.3.2
Pontos negativos
Da mesma forma que os pontos positivos, os negativos serão divididos em
administrativos e funcionalidades.
•
Administrativo
Por se tratar de um sistema com suas bases de dados distribuídas, ou seja, instalada
juntamente com o sistema no microcomputador do usuário, há sempre necessidade de
atualização de informações, tais como: datas das câmaras, novas UNIMEDs incluídas ou
excluídas do sistema, alteração de dados cadastrais das UNIMEDs, etc. Esta atividade envolve
a remessa de dados a todas as UNIMEDs vinculadas à câmara e a instalação no sistema, fato
que, por vezes, exigia suporte remoto por parte da UNIMED Mercosul.
A cada novo ano, após a aprovação do calendário das câmaras, também havia a
necessidade de remessa da base de dados.
Sempre que o equipamento no qual estava instalado o aplicativo FMSUL nas
UNIMEDs sofrer algum tipo de avaria ou a necessidade de substituição, há necessidade de reinstalação do aplicativo FMSUL, dependendo, para isso, de profissionais da área de
informática das UNIMEDs. Estes colaboradores nem sempre conheciam o processo de
instalação do programa, o que exigia suporte da UNIMED Mercosul para tanto.
O aplicativo não permite a utilização simultânea por mais de um funcionário, ou seja,
somente um colaborador de cada empresa pode utilizar o sistema para incluir faturas, assim o
50
tempo de uso do sistema se torna mais prolongado e o trabalho é centralizado somente em
uma pessoa.
O acesso ao sistema somente é possível no ambiente de trabalho, pois o aplicativo está
instalado no equipamento do funcionário. Assim se o colaborador responsável pela inclusão
de faturas não estiver em sua estação de trabalho na data de inclusão, a UNIMED deverá
colocar outra pessoa para incluir os créditos, ou então, perderá a data de inclusão, ficando
com um saldo devedor naquele encontro.
•
Funcionalidades
A atualização do sistema pode variar de uma a “N” vezes durante o ano. A cada
modificação na base de dados, as UNIMEDs recebem uma atualização por e-mail, e se caso
não for atualizada sua base de dados a UNIMED poderá ficar sem cobranças contra uma
determinada empresa do complexo UNIMED.
Se a UNIMED incluir faturas duas ou mais vezes por câmara, o relatório gerado pelo
sistema sempre mostraria as inclusões feitas naquele momento. Assim a UNIMED sempre
necessitará imprimir a relação de faturas digitadas para ter o controle da movimentação de
créditos até aquele momento cobrado em determinada câmara.
4.4
Necessidades e Funcionalidade para o Novo Sistema
Pretende-se, com a instalação do novo sistema, suprir as seguintes deficiências do
modelo vigente:
•
o lançamento das informações através da internet, com número ilimitado de
colaboradores operando-o simultaneamente;
•
que seja desnecessário remeter os dados via e-mail, ou seja, após a modificação do
cadastro das UNIMEDs, o sistema estará atualizado e não haverá a necessidade de
enviar esta atualização para cada UNIMED do sistema;
•
atualização das informações em um único ponto, em especial o calendário das
câmaras e dados cadastrais das UNIMEDs;
51
•
interface intuitiva, em formato WEB, seguindo os padrões visuais do Portal
Nacional UNIMED;
•
não exigir a instalação de nenhum tipo de sistema no equipamento que será
utilizado para a digitação das faturas (exceto um navegador de internet com acesso
a mesma).
Além disso, alguns requisitos funcionais devem estar inseridos no sistema como
segue:
•
Cadastro
Com relação aos itens abaixo, torna-se necessário adicionar os seguintes campos, a
fim de que estes sejam recuperados do sistema administrativo (SCC) e cadastrados pelo
sistema de câmaras para internet.
o UNIMEDs
federação;
CGC;
endereços;
contatos.
O novo sistema terá seu cadastro de UNIMEDs importado diretamente do SCC, assim
não existe a necessidade de realização de upgrade da base de dados por parte de cada
UNIMED que utiliza o novo sistema.
o Situação UNIMED
Este item irá buscar na base de dados do sistema SCC as informações da situação
atual da UNIMED Isto servirá para classificar a UNIMED, bem como identificar se
ela é uma empresa ativa no encontro de contas.
federação;
situação (associada/não associada);
data inclusão;
data exclusão;
taxa intercâmbio créditos.
52
•
Consulta
Neste campo as UNIMEDs poderão consultar o endereço, telefone e razão social das
UNIMEDs.
•
Relatórios
Neste campo, as UNIMEDs poderão retirar o relatório com o encontro de contas, onde
consta a relação de faturas creditadas, bem como a informação de faturas debitadas.
•
Outros requisitos
o capacidade computacional compatível com a demanda de “pico”, nas datas de
fechamento das câmaras;
o mecanismo de cópia das informações;
o link com a internet, com endereço IP fixo;
o conexão ao portal nacional da UNIMED para autenticação dos usuários (sigla e
senha).
Assim com base nas funcionalidades e requisitos do novo sistema deverá passar por
algumas etapas para que sua implantação seja realizada com sucesso.
4.5
Implantação do Sistema
Para implantação do novo sistema da UNIMED Mercosul, utilizou-se das cinco etapas
sugeridas por O’Brien (2004), conforme figura 7.
O novo sistema esta disponível na web e será acessado pelas filiadas, sendo de
utilização apenas destas, para envio de dados ao sistema SCC da UNIMED Mercosul. Este
sistema fica baseado no servidor da UNIMED Mercosul, não existindo a necessidade de
nenhuma instalação em nenhuma outra empresa que participa da Câmara de Compensação da
UNIMED Mercosul.
53
1º PASSO – AQUISIÇAO DE HARDWARE, SOFTWARE E SERVIÇOS
Para a implantação do novo aplicativo, foram necessários os seguintes recursos
computacionais:
•
a UNIMED Mercosul utilizou o computador servidor de Internet, conectado a
WEB, e com recursos de segurança atual;
•
as UNIMEDs filiadas devem ter computadores com acesso a internet;
•
as setenta e oito UNIMEDs que participam da Câmara de Compensação, devem ter
um ou mais funcionários responsáveis pelo acesso ao sistema via internet.
O funcionário será responsável pela inclusão dos créditos e retirada do relatório com o
encontro de contas que ficará disponível na internet.
2º PASSO – DESENVOLVIMENTO OU MODIFICAÇÕES DE SOFWARE
O novo sistema de informação foi criado por uma empresa terceirizada Substractum,
baseado nas funcionalidades descritas e também nas reuniões informais realizadas com o
analista de sistema da referida empresa.
Assim, apresenta-se o novo sistema de informação projetado para a UNIMED
Mercosul.
A tela inicial do sistema é mostrada na figura 17. O usuário deve acessar a página no
Portal UNIMED (http://www.unimed.com.br), informando o código da sua UNIMED,
identificação e senha, e pressione o botão “canal”, no tópico “Acesse sua área exclusiva.”
Figura 17 - Tela inicial do novo sistema
54
Após sua identificação, será exibida a página do canal colaborador. O usuário deverá
acessar o link “UNIMED Mercosul” e, em seguida o link “Nova câmara de Compensação”,
como é indicado na figura 18.
Figura 18 - Acesso ao link do sistema
Assim que o usuário informar os dados corretos, o sistema irá mostrar a página
conforme a figura 19, onde é exibida a interface do novo sistema de câmaras. Nesta página o
usuário deve escolher o ano, mês, grupo e a câmara que deseja acessar.
Figura 19 - Seleção de câmara
Ao pressionar o botão confirmar da figura 19, é exibida a informação com as datas da
câmara ativada pelo o usuário, conforme figura 20.
55
Figura 20 - Confirmação de câmara
A figura 21, mostra a página onde é realizado as inclusões de faturas. Para adicionar
uma fatura, deve-se informar o código da UNIMED, o número da fatura, o tipo e valor da
fatura. A medida que as faturas forem sendo incluídas, a tabela abaixo é preenchida. Se
alguma fatura foi inclusa indevidamente, basta selecioná-la e pressionar o link “excluir”, na
linha da fatura.
Figura 21 - Inclusão de faturas
As UNIMEDs que contam com a opção de geração do PTU600 em seus próprios
sistemas de gestão, podem enviar o movimento por meio da opção “Enviar Arquivo”,
conforme figura 22 . Para tanto, basta clicar no botão “arquivo” e selecionar a pasta do
computador que contém o PTU600, em seguida pressionar o botão “confirmar”. O sistema de
câmara de compensação irá realizar a validação do arquivo, enviando por e-mail em seguida,
o resultado do processamento.
56
Figura 22 - Envio de arquivo PTU600
A UNIMED Mercosul realiza o processamento das faturas, em conformidade com o
calendário da Câmara de Compensação. Após a data de encaminhamento e expedição, o
relatório das faturas estará disponível por meio da opção “Demonstrativo”, conforme a figura
23.
Para emitir o relatório a UNIMED deverá inicialmente, selecionar a câmara desejada,
no link “Escolher câmara” para depois clicar sobre o link “Demonstrativo”.
Figura 23 - Emissão de demonstrativo
O novo sistema tem como principal mudança o seu layout para web, centralização de
todos os procedimentos em um único lugar, tanto as UNIMEDs que geram o seu próprio
arquivo PTU600, quanto as UNIMEDs que irão digitar seus créditos, devem utilizar a mesma
página na internet. As informações de cada câmara, como por exemplo, calendário, relação
das faturas cobradas e creditadas bem como saldo final, pode ser acessado a qualquer hora e
lugar, desde que o usuário tenha acesso a internet.
57
3º PASSO – TREINAMENTO E USUÁRIO FINAL
O treinamento do novo sistema foi realizado via telefone com todas as pessoas
responsáveis pelo envio do arquivo PTU600 de cada UNIMED.
No contato por telefone foram passadas as informações do sistema instalado nas
máquinas de cada UNIMED estaria saindo de uso, e que a partir de 1º de janeiro de 2006, as
inclusões de créditos de todas as UNIMEDs seria por meio de acesso web.
Todas as empresas receberam em detalhes informações sobre como acessar o novo
sistema na internet, bem como operá-lo.
Como forma de suporte no caso de dúvidas referente ao novo sistema, os usuários
devem telefonar ou encaminhar e-mail solicitando informações do sistema à UNIMED
Mercosul.
Esta foi a forma que a empresa adotou para efetuar o treinamento dos usuários, mas
seria mais apropriado programar treinamento em sua sede para três grupos com vinte e seis
participantes que utilizem o sistema atual, para familiarizar estes usuários com o sistema que
está substituindo o antigo.
4º PASSO – DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA
O novo sistema possui na internet, ou seja, de forma on-line um manual de acesso e
uso. Quando houve a explicação por telefone, a respeito do novo sistema, foi informando a
cada usuário que existe na página do sistema na internet, o link de acesso ao manual. Mesmo
assim, a UNIMED Mercosul ficou a disposição para atender qualquer dúvida por telefone,
carta ou e-mail.
5º PASSO – CONVERSÃO
O novo sistema de inclusão de faturas da UNIMED Mercosul, teve seu método de
conversão escolhido de forma direta, substituindo de uma única vez o sistema que estava em
uso. Cabe ressaltar que, o novo sistema passou a ser o único a partir de 1º de janeiro de 2006.
Como o novo sistema é intuitivo e na sua criação a disposição dos campos de acesso
estão iguais ao sistema anterior, as UNIMEDs não tiveram problemas de compreensão quanto
ao seu uso.
58
Pode-se perceber uma pequena resistência dos usuários que não tem o hábito de usar a
internet. Num primeiro momento estas pessoas não foram muito receptivas ao novo sistema,
porém ao receber a explicação passo-a-passo do novo sistema, as resistências foram
diminuindo e verificou-se que estes usuários compreenderam todo o processo de inclusão de
faturas e retirada de relatórios no sistema novo.
59
5
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O trabalho foi realizado na cooperativa UNIMED Mercosul – Confederação de
Federações de Cooperativas UNIMED da Região Sul do Brasil sediada em Florianópolis/SC.
O objetivo principal deste trabalho foi implantar um sistema de informação
computadorizado na UNIMED Mercosul, de acordo com as necessidades desta, no setor de
intercâmbio. Como objetivos específicos pretendeu-se apresentar o sistema de informação
computadorizado atual, identificar pontos positivos e negativos neste sistema de informação
computadorizado, descrever as necessidades para o novo sistema de informação
computadorizado, e por último, propor as funcionalidades para o novo sistema de informação
computadorizado de acordo com as necessidades pesquisadas.
Para apresentar o sistema de informação computadorizado atual buscou-se
informações no sistema existente (FMSUL), onde verificou-se que este estava defasado em
relação as novas tecnologias existentes no mercado. Dessa forma percebeu-se a necessidade
de substituir o sistema FMSUL, por outro que atendesse as necessidades da empresa.
Como forma de identificar pontos positivos e negativos do sistema atual de
informação computadorizado, foi separado os pontos positivos do sistema, bem como os
pontos negativos. Sendo estes divididos em qualidades administrativas e qualidades
funcionais. Diante disso percebeu-se como pontos positivos na qualidade administrativa a
facilidade de lançamento de faturas, como a padronização no formato das informações, a
redução do número de erros e a confirmação do envio da relação de créditos. Quanto a
funcionalidade o sistema atual tem um cadastro de UNIMEDs incorporados na mesma base de
dados do programa SCC. Em relação aos pontos negativos do sistema atual destacou-se na
divisão administrativa há necessidade de atualizações constantes no sistema. Como outro
ponto negativo, verificou-se que este não pode ser utilizado simultaneamente por mais de um
funcionário. Como também o sistema somente pode ser acessado no ambiente de trabalho.
Nas funcionalidades negativas do sistema, verificou-se a que este necessita de atualização da
base de dados sempre que uma outra cooperativa entrar na Câmara de Compensação.
Para descrever as necessidades para o novo sistema de informação computadorizado,
como forma de suprir as deficiências do modelo vigente, sugeriu-se o lançamento das
informações por meio da internet, sem restrição de número de usuários. Outro fator sugerido
é que posteriormente a modificação do cadastro das UNIMEDs no SCC, que o sistema seja
60
automaticamente
atualizado
em
um
único
servidor.
Também
verificou-se
como
funcionalidade para o novo sistema de informação computadorizado, a interfase intuitiva na
web, facilitando o manuseio deste. Bem como, a necessidade de apenas um navegador para
acessar o sistema na internet.
Com o estudo apresentou-se o sistema de informação antigo para a visualização de seu
funcionamento, a fim de manter as funcionalidades e qualidades administrativas no novo
sistema e adicionar novas para suprir os pontos negativos. Posteriormente verificou-se a
viabilidade da implantação do novo sistema de informação com interfase web para a Câmara
de Compensação da UNIMED Mercosul, em substituição ao que esta em uso desde 1995.
Como forma de possibilitar a implantação do sistema, foram necessárias as análises
dos pontos positivos e negativos do sistema atual, em uso pelas UNIMEDs associadas a
UNIMED Mercosul. Estas informações foram adquiridas por observação do acadêmico e em
reunião informal com o técnico da empresa Substractum.
Após análise das funcionalidades descritas e sugestões da empresa terceirizada, foi
realizado um estudo de viabilidade do novo sistema, necessidades de hardware e software,
bem como a facilidade de uso no sistema a ser implantado. Realizadas todas as etapas de
criação, visualização e prototipagem, foi aprovada a modernização do sistema FMSUL atual,
pelo novo sistema de inclusão de faturas via web. A partir destes pontos foram enumeradas as
funcionalidades e necessidades do novo sistema no que se refere a cadastro, consultas,
relatórios, envio de dados acesso às informações.
A empresa mostrou-se satisfeita com a criação do novo sistema e colocando-o em
funcionamento a partir da data de 1º de janeiro de 2006.
Este trabalho tem a pretensão de mostrar as funcionalidades que a tecnologia pode
trazer as empresas que vêem a oportunidade de qualificar seus produtos, e que estão dispostas
a investir na acessibilidade de seus sistemas.
O novo sistema possibilita a UNIMED Mercosul administrar com maior segurança e
modernidade as funções exercidas pelos seus colaboradores, vista que evitará o re-trabalho,
possibilitando a manutenção do sistema exclusivamente dentro de seu próprio servidor. Como
também abrindo a possibilidade de ampliar as funções de relatórios que a empresa tem na
prestação de serviços a suas filiadas. Colocando assim a organização no mundo virtual, onde
as transações de créditos e débitos podem ser feitas a qualquer hora e qualquer lugar.
61
Sugere-se a ampliação do sistema web da Câmara de Compensação, disponibilizando
módulos estatísticos/gerenciais que servirão de controle interno para cada cooperativa filiada
a UNIMED Mercosul, bem como ferramenta para análise de faturamento entre as UNIMEDs
filiadas do Pólo Mercosul. Bem como a elaboração de treinamentos ministrados na sede da
empresa, em Florianópolis, visando a capacitação para a utilização do sistema. No final do
primeiro semestre de uso do novo sistema, considera-se importante a realização de uma
pesquisa, a fim de obter um feedback das UNIMEDs que participam da Câmara de
Compensação, como forma de avaliar os pontos positivos e negativos do novo sistema.
62
REFERÊNCIAS
ADMBRASIL. O site ADM Brasil foi criado com o intuito de fornecer informações
direcionadas aos estudantes do curso de Administração. Disponível em:
<http://www.admbrasil.com.br/tex_teoria_do_ desenvolvimen-to.htm>. Acesso em: 09 set.
2005.
BARBETTA, Pedro Alberto. ESTATÍSTICA APLICADA AS CIÊNCIAS SOCIAIS.
Florianópolis: Ed. UFSC, 1994.
BARDIN, Laurence. ANÁLISE DE CONTEÚDO. Lisboa: Edições 70, 2000.
BIO, Sérgio Rodrigues. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: um enfoque gerencial. São
Paulo: Atlas, 1996.
CERVO, Amado Luiz. METODOLOGIA CIENTIFICA. 5. Ed. São Paulo: Pearson
Prentice Hall, 2002.
CHIZZOTTI, Antonio. PESQUISA EM CIÊNCIAS HUMANAS E SOCIAIS. São Paulo:
Cortez, 1991.
DIAS, Marlise There. Transparência das aulas de administração de Sistemas de
informação. Disponível em: <http://ssooweb01.univali.br/prof/MARLISE%20THERE%
20DIAS/2005-2/COMPUTA%c3% 87%c3%83O>. Acesso em: 02 dez. 2005.
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Atualização Continuada do Cooperado UNIMED à distância. [S.l.: s.n.], 2000. 1 CD-ROM.
FURLAN, José Davi. COMO ELABORAR E IMPLEMENTAR PLANEJAMENTO
ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO. São Paulo: McGraw-Hill, 1991.
GAWLAK, Albino. COOPERATIVISMO: primeiras lições. Brasília: SESCOOP, 2004.
GIL, Antônio Carlos. MÉTODOS E TÉCNICAS DE PESQUISA SOCIAL. 5. Ed. São
Paulo: Atlas, 1999.
63
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sistemas integrados de informação (ERP). São Paulo: Editora Gente, 1999.
LAUDON, Kenneth; LAUDON, Jane Price. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO. 4. Ed. Rio de
Janeiro: LTC, 1999.
LIMA, Manolita Correia. MONOGRAFIA: a engenharia da produção acadêmica. São Paulo:
Saraiva. 2004.
LUPORINI, Carlos Eduardo Mori; PINTO, Nelson Martins. SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS: uma aborgagem moderna de O&M. São Paulo: Atlas, 1985.
Manual OCESC. LEI nº 5.764, de 16 de dezembro de 1971.
MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. TÉCNICAS DE PESQUISA. 2.
Ed. São Paulo: Atlas, 1990.
MARTINS, Gilberto de Andrade. MANUAL PARA ELABORAÇÃO DE
MONOGRAFIAS E DISSERTAÇÕES. 2. Ed. São Paulo: Atlas, 1994.
MARTINS, Gilberto de Andrade. MANUAL PARA ELABORAÇÃO DE
MONOGRAFIAS: trabalhos acadêmicos, projetos de pesquisa, relatórios de pesquisa,
dissertações, 50 resumos de dissertações. São Paulo: Atlas, 1990.
MEIRELLES, Fernando de Souza. INFORMÁTICA. novas aplicações com
microcomputadores. São Paulo: Makron Books, 1994.
MEYER, Marilyn; BABER, Roberta; PFAFFENBERGER, Bryan. NOSSO FUTURO E O
COMPUTADOR. 3. Ed. Porto Alegre: Bookman, 2000.
MIRANDA, Geraldo Inácio Mac-Dowell dos Passos, ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS, 2.
Ed. São Paulo: Atlas, 1973.
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Sobrevivência da Nova Empresa. São Paulo: Villipress, 2000.
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internet. 2. Ed. São Paulo: Saraiva, 2004.
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2004.
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edicoes/1995/bb46/admpub.htm>. Acesso em: 20 set. 2005.
PARRA FILHO, Domingos. METODOLOGIA CIENTÍFICA. São Paulo: Futura, 1998.
REZENDE, Denis Alcides, ABREU, Aline França de. Tecnologia da informação aplicada a
sistemas de informação empresariais: o papel estratégico da informação e dos sistemas de
informação nas empresas. 3. Ed. São Paulo: Atlas, 2003.
RICHARDSON, Roberto Jarry. PESQUISA SOCIAL: Métodos e Técnicas. São Paulo:
Atlas, 1999.
ROESCH, Sylvia Maria Azevedo. PROJETOS DE ESTÁGIO DO CURSO DE
ADMINISTRAÇÃO: guia para pesquisa, projetos, estágios e trabalhos de conclusão de
curso. São Paulo: Atlas, 1996.
SHAPIRO, Carl. A ECONOMIA DA INFORMAÇÃO: como os princípios econômicos se
aplicam a era da internet. Rio de Janeiro: Campus, 1999.
SILVA, Adelphino Teixeira. Organização e Técnica Comercial. 18. Ed. São Paulo: Atlas
1987.
SILVA, Reinaldo O. Teorias da Administração. 1. Ed. São Paulo: Pioneira Thonson, 2002.
SLEIGHT, Steve. COMO USAR A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO. São Paulo:
PubliFolha, 2003.
65
STAIR, Ralph M.; REYNOLDS, George W.; OLIVEIRA, Alexandre Melo de; FIGUEIRA,
Luiz Augusto P. A. PRINCÍPIOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: uma abordagem
gerencial. 4. Ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
WAHRLICH, Beatriz M. de Souza. UMA ANÁLISE DAS TEORIAS DE
ORGANIZAÇÕES. 5. Ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1986.
WIKIPÉDIA. A Wikipédia é entidade sem fins lucrativos, que opera vários projetos em
diversas línguas, sempre com conteúdo livre. Disponível em <http://pt.wikipedia.org/
wiki/Censo>. Disponível em 02 dez. 2005.
ANEXOS
ANEXO A - NORMAS DA CÂMARA DE COMPENSAÇÃO
A Câmara de Compensação é realizada sobre um calendário pré-definido pela
UNIMED Mercosul, com datas para envio e recebimento de documentos, datas de exclusão
de fatura e pagamentos/recebimentos de crédito. As UNIMED s deverão pegar no Portal
UNIMED , seu demonstrativo analítico com a relação de créditos e débitos referentes a cada
câmara de compensação. Descreve-se abaixo os procedimentos da Câmara de Compensação.
1 - Toda UNIMED que participa da Câmara de Compensação deverá enviar pelo
portal UNIMED (www.unimed.com.br) o arquivo PTU600. A UNIMED Mercosul segue o
Manual de Intercâmbio Nacional.
2 - A UNIMED Mercosul realizará o processamento dos arquivos recebidos (encontro de
contas) e disponibilizará no Portal UNIMED o demonstrativo analítico com o encontro de
contas.
3 - Na data de exclusão que consta no calendário da câmara de compensação, a UNIMED que
tenha modificado ou excluído faturas indevidas, deverá enviar e-mail com todas as
informações referente a exclusão, para que a UNIMED Mercosul verifique a legitimidade da
exclusão e disponibilize um novo demonstrativo analítico com a correção do saldo final.
Ressaltamos que somente será aceito o primeiro pedido de exclusão para cada fatura. Caso a
UNIMED sacada solicite exclusão de faturas por não recebimento, e a credora comprove o
recebimento da mesma, a fatura voltará para câmara de compensação.
4 - Caso a UNIMED seja devedora (o saldo de seus créditos for menor que seus débitos),
deverá efetuar o pagamento do saldo devedor em conta corrente da UNIMED Mercosul.
Porem, quando credora (o saldo de seus créditos for maior do que seus débitos), a UNIMED
Mercosul efetuará o pagamento em sua conta corrente.
É importante ressaltar alguns pontos:
1. Quando a UNIMED enviar arquivo PTU600, exclusão e ou pedido de reinclusão de fatura a
UNIMED Mercosul enviará um e-mail confirmando o recebimento do documento. Se a
UNIMED encaminhar o arquivo e não receber até as 9 horas da manhã seguinte a devida
67
confirmação, deverá entrar em contato com a UNIMED Mercosul para verificar a validade do
documento encaminhado.
2. É de responsabilidade de cada UNIMED verificar seu demonstrativo disponibilizado pela
UNIMED Mercosul no Portal UNIMED, nas devidas datas descritas no calendário da câmara
de compensação.
3. As UNIMEDs deverão enviar o pedido de exclusão na data estabelecida no calendário da
câmara de compensação com todas as informações referente a cada fatura (sigla da UNIMED
credora, nº da fatura, modalidade de cobrança, valor da fatura e motivo da exclusão).
4. Existem apenas quatro motivos permitidos para exclusão de fatura: o primeiro motivo é por
pagamento já efetuado em câmara anterior; o segundo por fatura não recebida em tempo
hábil; o terceiro motivo por fatura com mais de 50% de erro (normas do intercâmbio
nacional); e quarto por fatura sem arquivo PTU 500.
A UNIMED Mercosul realiza o encontro de contas em dois tipos de câmaras de
compensação. Uma câmara de compensação com a Federação Norte/Nordeste e a outra
câmara de compensação interestadual.
Um fator importante na Câmara com a Federação Norte/Nordeste é a obrigatoriedade
de chegada das faturas quarenta e oito horas antes da data limite de exclusão. Já na Câmara
Interestadual as faturas deverão chegar até a data da exclusão.
Fonte: UNIMED MERCOSUL
68
ANEXO B – CALENDÁRIO DAS CÂMARAS DE COMPENSAÇÃO DE 2006
CALENDÁRIO 2006 - UNIMED MERCOSUL - PARTE I
Envio
Arquivo
PTU600
Busca
Relatório
Internet
Data de
Exclusão
Faturas
Vencimento
dos Saldos
Devedores
Vencimento
Saldos
Credores
Janeiro
Janeiro
Janeiro
Janeiro
Janeiro
06/01
17/01
27/01
12/01
23/01
02/02
19/01
30/01
08/02
25/01
03/02
14/02
30/01
08/02
17/02
Fevereiro
Fevereiro
Fevereiro
Fevereiro
Fevereiro
07/02
17/02
13/02
23/02
20/02
02/03
24/02
08/03
03/03
13/03
Março
Março
Março
Março
Março
07/03
17/03
27/03
13/03
23/03
30/03
20/03
30/03
05/04
24/03
05/04
11/04
29/03
10/04
17/04
Abril
Abril
Abril
Abril
Abril
07/04
17/04
26/04
13/04
24/04
03/05
24/04
02/05
09/05
28/04
08/05
15/05
04/05
11/05
18/05
Maio
Maio
Maio
Maio
Maio
05/05
17/05
26/05
11/05
23/05
1º/06
18/05
30/05
07/06
24/05
05/06
13/06
29/05
08/06
20/06
Junho
Junho
Junho
Junho
Junho
07/06
19/06
26/06
13/06
23/06
30/06
20/06
30/06
07/07
26/06
06/07
13/07
29/06
12/07
18/07
Fonte: MARCELO RICARDO MARTINS.
69
CALENDÁRIO 2006 - UNIMED MERCOSUL - PARTE II
Envio
Arquivo
PTU600
Busca
Relatório
Internet
Data de
Exclusão
Faturas
Vencimento
dos Saldos
Devedores
Vencimento
Saldos
Credores
Julho
06/07
17/07
27/07
Julho
13/07
21/07
02/08
Julho
20/07
28/07
08/08
Julho
26/07
03/08
14/08
Julho
31/07
08/08
17/08
Agosto
07/08
17/08
25/08
Agosto
11/08
23/08
31/08
Agosto
18/08
30/08
08/09
Agosto
24/08
05/09
14/09
Agosto
29/08
11/09
19/09
Setembro
06/09
18/09
25/09
Setembro
13/09
22/09
29/09
Setembro
20/09
29/09
06/10
Setembro
26/09
05/10
13/10
Setembro
29/09
10/10
18/10
Outubro
09/10
17/10
27/10
Outubro
16/10
23/10
03/11
Outubro
23/10
30/10
10/11
Outubro
27/10
06/11
17/11
Outubro
1º/11
09/11
22/11
Novembro
07/11
17/11
27/11
Novembro
13/11
23/11
30/11
Novembro
20/11
30/11
07/12
Novembro
24/11
06/12
13/12
Novembro
29/11
11/12
18/12
Dezembro
07/12
18/12
26/12
Dezembro
13/12
22/12
02/01/07
Dezembro
20/12
02/01/07
08/01/07
Dezembro
27/12
08/01/07
12/01/07
Dezembro
02/01/07
11/01/07
17/01/07
Fonte: MARCELO RICARDO MARTINS.
ANEXO C – RELAÇÃO DAS UNIMED S QUE PARTICIPAM DA CÂMARA DE
COMPENSAÇÃO DA UNIMED MERCOSUL
70
RELAÇÃO DAS UNIMEDS DO RIO GRANDE DO SUL
CÓDIGO
SIGLA
NOME
971000
FRS
FEDERAÇÃO RIO G. SUL
971028
ERE
ERECHIM
971029
TAQ
VALE DO TAQUARI
971031
IJU
IJUÍ
971036
MIS
MISSÕES
971041
NOR
NORDESTE
971042
PLM
PLANALTO MÉDIO
971043
SRO
SANTA ROSA
971045
SMA
SANTA MARIA
971047
VAC
VALE DO CAÍ
971048
POA
PORTO ALEGRE
971053
CAS
CACHOEIRA DO SUL
971055
VAS
VALE DOS SINOS
971060
CES
CENTRO SUL
971061
CAL
CRUZ ALTA
971068
BAG
BAGÊ
971074
PEL
PELOTAS
971096
JAC
JACUÍ
971100
ASE
ALTO DA SERRA
971110
SBO
SÃO BORJA
971141
VAN
VALE DAS ANTAS
971142
LIV
LIVRAMENTO
971259
URU
URUGUAIANA
971260
AJA
ALTO JACUÍ
971270
AUR
ALTO URUGUAI
971273
ITA
ITAQUI
971277
ESE
ENCOSTA DA SERRA
971291
LIS
LITORAL SUL
971301
FER
FERRABRÁS
971303
REP
REGIÃO PRODUÇÃO
ALE
ALEGRETE
971319
Fonte: UNIMED MERCOSUL
71
RELAÇÃO DAS UNIMEDS DE SANTA CATARINA
CÓDIGO
SIGLA
976000
FSC
FED. SANTA CATARINA
976025
FLO
FLORIANÓPOLIS
976026
BLU
BLUMENAU
976027
JOI
JOINVILLE
976148
EOC
EXT. OESTE CATARINEN.
976198
CRI
CRICIÚMA
976207
PLN
PLANALTO NORTE
976220
LAG
LAGES
976221
TUB
TUBARÃO
976227
CHA
CHAPECÓ
976242
LIT
LITORAL
976300
ALV
ALTO VALE
976331
BRU
BRUSQUE
976332
CAA
CAÇADOR
976334
ARA
VALE DO ARARANGUÁ
JOA
JOAÇABA
976335
NOME
Fonte: UNIMED MERCOSUL
UNIMEDS DE FORA DO PÓLO MERCOSUL
CÓDIGO
SIGLA
511000
FMT
FED. MATO GROSSO
972037
RIO
RIO DE JANEIRO
984000
FES
FED. ESPÍRITO SANTOS
988064
GOI
GOIÂNIA
984080
VIT
VITÓRIA
999000
BRA
BRASIL
973006
BHT
BELO HORIZONTE
CNU
CENTRAL NACIONAL
865000
Fonte: UNIMED MERCOSUL
NOME
72
RELAÇÃO DAS UNIMEDS DO PARANÁ
CÓDIGO
SIGLA
NOME
975000
FPR
FED. PARANÁ
975005
LON
LONDRINA
975032
CUR
CURITIBA
975069
PGR
PONTA GROSSA
975076
GUA
GUARAPUAVA
975081
PAR
PARANAGUÁ
975097
MAR
MARINGA
975102
OPA
OESTE DO PARANÁ
975116
TOL
COSTA OESTE (TOLEDO)
975117
NPI
NORTE PIONEIRO
975138
VPI
VALE DO PIQUIRI
975147
CPR
CORNÉLIO PROCÓPIO
975150
PAV
PARANAVAÍ
975151
APU
APUCARANA
975158
CAC
CASCAVEL
975167
FOZ
FOZ DO IGUAÇÚ
975168
FBE
FRANCISCO BELTRÃO
975169
VEV
CASCAVEL P.A.
975181
UMU
NOROESTE DO PARANÁ
975182
CIA
CIANORTE
975183
RCM
REGIONAL C. MOURÃO
975187
PAB
PATO BRANCO
Fonte: UNIMED MERCOSUL
RELAÇÃO DAS UNIMEDS DO NORTE/NORDESTE
974000
FNN
Fonte: UNIMED MERCOSUL
FED. NORTE/NORDESTE
APÊNDICE
APÊNDICE A – QUESTÕES DISCUTIDAS NOS ENCONTROS
1. O sistema atual pode estar disponível na internet?
2. Seria possível utilizar os dados do sistema de câmara já existente para o novo sistema?
3. Existe a necessidade de troca do servidor atual para a implantação do novo sistema?
4. A interface do novo sistema pode seguir os padrões do site da UNIMED?
5. Será necessário adicionar alguns campos no novo sistema, isto é possível?
6. Os dados do sistema de câmara ao serem atualizados podem ser remetidos do novo
sistema automaticamente?
7. Em quanto tempo o sistema estará pronto?
8. Que tipo de treinamento e instalação será fornecido?
9. Como será realizada a conversão do sistema antigo para o novo?