Índice
Configuração Recomendável
02
Estorno de Baixas
25
Instalação
03
Processos Judiciais
26
Registre seu Sistema
05
Contatos e Cobranças
26
Usuário e Senha de acesso
06
Acordo
27
Desinstalação
27
06
Inicia Novo Período
Cadastro de Proprietários
08
Limpezas
Cadastro de Locatários
09
Locatários Baixados
28
Cadastro de Garantias
11
Proprietários Baixados
28
Cadastro de Visitas
11
Conta Corrente
28
Tabelas para Reajuste
12
Movimento Financeiro
29
Cadastro de Imóveis e Telefones
12
Imposto de Renda
29
Cadastro de Interessados
15
Recibos Emitidos
29
Cadastro de Corretores
15
Processos
29
Históricos para Emissão (tab.
Incidências)
Plano de Contas do Caixa
16
Relatórios
17
Relatórios de Cadastro
30
Senhas de Acesso
17
Relatórios de Emissão
31
Organizador de Arquivos
18
Relatórios Gerenciais
32
Tabelas de Imposto de Renda
18
Relatórios Auxiliares
34
Relatório de Lançamentos
35
Lançamentos Fixo/Avulso
19
Procura de Imóveis
36
Lançamentos de I.P.T.U
20
Contratos
36
Lançamento de Seguro
20
Movimento de Caixa Interno e Bancos
21
Dúvidas Operacionais
Consulta Recibo em tela (locatário)
21
Dúvidas Gerais
37
Conta Corrente do proprietário em Tela
22
Perguntas e Respostas
38
Lançamentos para C/C Proprietários
23
Providências
Lançamentos Contas a Pagar
24
Providências mensais
42
Procedimentos BACKUP
43
Procedimentos para alterar os
43
Movimentações
Baixas de Recibos
Baixa do Locatário
25
dados da empresa no sistema
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Baixa do Proprietário
25
Atendimento Suporte Técnico
43
Este manual mostra como operar o sistema de Administração de Imóveis passo a passo,
otimizando assim o trabalho do usuário.
O resultado final dos serviços executados dependerá da qualidade das informações
cadastrais fornecidas, perfeita atualização tanto das tabelas, como dos dados
cadastrais e a seqüência lógica na operação, bem como, conhecimentos básicos em
Windows e da área de administração de imóveis.
CONFIGURAÇÃO RECOMENDÁVEL DO COMPUTADOR EM USO :
•
•
•
•
•
•
Microcomputador padrão PC/AT - / Pentium 300 mhz ou superior/ Monitor SVGA 1 Mb
32 Mb de Memória RAM
Winchester(HD) acima 30 Mb livres para Instalação e 100 Mb livres para uso.
1 Drive de 3.1/2 (HD) Alta densidade , 1 Drive CD ROM
Windows (Versão 95 ou superior) instalado
Impressora 80 colunas - Preferencialmente Jato de tinta ou laser
INFORMAÇÕES GERAIS:
INSTALAÇÃO
Somente poderá ser realizada em um microcomputador, com instalação do sistema e
número de série para efeito de registro e identificação do adquirente.
TERMO DE LICENCIAMENTO DE USO
Juntamente com o CD de instalação segue o TERMO DE LICENCIAMENTO DE USO, que
estabelece a forma do relacionamento comercial entre nossa empresa e o adquirente do
sistema, menciona que o programa poderá ser instalado somente em um microcomputador,
sendo autorizado em caso de rede, (opção multi-usuário) a utilização de terminais ou
estações.
ENVIE SEU CARTAO DE REGISTRO PARA A BAZEVANI
Para efeito de cadastramento e utilização do Suporte Técnico, necessitamos que seja enviado
(FAX / CORREIO ou no site: www.bazevani.com.br) o Cartão de Registro do Sistema,
devidamente preenchido. Sem o mesmo não faremos qualquer tipo de atendimento.
MANUSEIO
Para um aproveitamento maior do sistema se faz necessário observar todas as mensagens
enviadas durante a operação, as quais indicam o caminho a seguir pelo usuário.
COMO INSTALAR / DESINSTALAR O SISTEMA
• Para que sua empresa utilize nosso sistema deverá proceder a instalação do mesmo, que
significa o transporte dos dados dos disquetes recebidos com a aquisição do sistema,
para o disco rígido de seu microcomputador.
• O CD que contém o sistema são protegidos contra cópias. Dessa forma, tanto nossa
empresa quanto as empresas que adquirem o mesmo, estarão protegidas de eventuais
cópias desautorizadas, que trariam prejuízos a ambas.
• Quando ocorrer a troca de microcomputador o usuário deverá proceder a desinstalação
do sistema, pelo painel de controle, portanto, nunca poderá transferir o software para
outro equipamento por meio de cópia, o que acarretará em identificação de cópia
irregular, indicando sua invalidade e conseqüente perda.
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Página: 2
COMO INSTALAR:
Inserira o CD no drive, e aguarde tela de instalação (CD auto executável), caso não apareça a
tela de instalação, execute pelo menu INICIAR, EXECUTAR, digite:
D:\MENU.EXE, clique OK.
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Página: 3
Tela para escolha da pasta do Menu Iniciar, onde a instalação
ira criar ícones para acesso ao sistema.
Após escolher
a pasta para criar os ícones
do sistema, clique no botão “Avançar”.
O programa de instalação esta
pronto para instalar o sistema de
Administração de Imóveis, verifique
se os dados das pastas de destino
estão corretos, caso esteja clique
no botão “Instalar”, caso contrário
clique no botão “Voltar” e preencha
os caminhos para instalação
novamente.
Neste
momento
será
concluída a transferência
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Página: 4
dos arquivos que serão utilizados no sistema. Aguarde o término do processamento da
instalação do sistema.
Instalação Concluída
Clique no botão
”Concluir”
para
criar os atalhos de
acesso ao sistema
Agora o sistema de Administração de Imóveis está instalado. Para executá-lo dê Duplo
Clique sobre o ícone: Administração de Imóveis. Criado na área de trabalho
Registro
Digite os dados relativos a sua
empresa para efeito de registro, e
clique no botão “ Continuar ”
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Nos campos ao lado, deverão serem cadastradas as informações relativas à empresa, à
serem impressas nas 1ª e 2ª linhas dos recibos e relatórios do sistema. Para a confirmação
dos dados digitados, certifique-se de que as informações estão corretas e clique no botão
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•
Senha de acesso
O sistema está registrado com :
Usuário : ADM
Senha : Tecla <Enter>
Obs.: A alteração de senhas e a criação de novos
usuários, é de responsabilidade do administrador
do sistema.
USUÁRIO : Administrador
SENHA : <tecle enter>
COMO DESINSTALAR
Antes de iniciar o processo de desinstalação do sistema, é necessário:
•
Fazer backup da base de dados ( arquivos DBF, FPT e DOC ), gravado na
winchester
e
em
um
disquete;
•
Fechar
sistema
estiver
aberto.
o
se
Clique em, “Meu
Computador”,
“Painel de Controle”,
“Adicionar
ou
remover programas”.
Para desinstalar o
sistema clique em
“Administração
de
Locação”, e depois
clique em “Adicionar
ou remover...”
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Tela de Desinstalação do sistema, Se estiver certeza que deseja efetuar a desinstalação do
sistema, clique em “Sim”, caso contrario clique em “Não”.
Neste momento o programa copiará os arquivos do seu sistema, e em seguida
excluirá o sistema do computador.
OBS: No procedimento de desinstalação e nova instalação, a BAZEVANI não tem
qualquer responsabilidade pelo banco de dados.
•
Em caso de perda do sistema o usuário poderá adquirir nova instalação com o
pagamento do valor cobrado pela cópia.
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COMO UTILIZAR O SISTEMA
MANUTENÇÃO GERAL
Sempre que desejar incluir qualquer cadastro é obrigatório clicar no
antes de iniciar a digitação dos dados.
item
incluir
CADASTRO DE PROPRIETÁRIOS:
Código:
composto de seis
caracteres numéricos a critério do usuário.
F/J: Indicar se o proprietário é Pessoa Física ou Jurídica? Clicando em Física ou Jurídica.
Nome//Endereço// Data de Nascimento: preencher com dia/mês/ano. Quando pessoa jurídica
preencher com a data de constituição da empresa.
Bairro//Cidade//Estado//Cep.
Documentação do proprietário: Se pessoa física CIC//RGSe pessoa jurídica CNPJ
Telefone: Números dos telefones para contato.
Quantidade de bens administrados: Número de imóveis que o proprietário mantém sob a
administração da imobiliária.
Dep. Imposto de Renda: Número de dependentes legais para fins de imposto de renda que
possui o proprietário. Ex.: esposa, filhos menores, filhos até 21 universitários, enfim os
dependentes previstos na legislação vigente.
Qualificação: Dados da qualificação do proprietário para fins de contrato. "brasileiro,
casado, comerciante,"
Inativo: Para inativar o proprietário, desta forma excluindo-o da carteira.
Procurador/Telefone: Quando houver procurador/Fone:Tel. do procurador.
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Dados para efetuar o
pagamento
do
repasse de aluguel:
Se pagamento é BANCÁRIO, ADMINISTRADORA ou RESIDENCIA; forma de pagamento
DINHEIRO ou CHEQUE; com campo para informar quem é o RESPOSAVEL PELO
RECEBIMENTO. Quando for pagamento BANCARIO clique >>
>> para procurar o N.º do
Banco (Relatório Banco Central), o nome vem automaticamente, indicar C.C// End.Banco//
NºAgência// Nome agência, onde será realizado o depósito.
Cheque Nominal à: campo para informar nominal a quem vai o cheque para repasse do
proprietário.
Dados
do
cônjuge: Nome,
data
de
nascimento,
inscrição
no
C.P.F. e número
de identidade.
Tela relaciona os imóveis
cadastrados
relativos
ao
proprietário.
Esta tela tem como
objetivo relacionar
todos
os
meios
possíveis
de
se
comunicar com o
proprietário.
Obs.: Toda vez que incluir um novo cadastro é necessário clicar no botão incluir da
barra inferior antes de iniciar o preenchimento de dados, pois, sem este
procedimento os dados não serão gravados, tornando-se sem efeito a digitação das
informações.
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Dados pessoais do Locatário e campos para endereço.
No campo Garantia informe
A garantia para que conste no cadastro e contrato
QUALIFICAÇÃO
Informar
a
qualificação do
Locatário
DADOS
COMERCIAIS
Caso o locatário
não fique no
lugar
ou
trabalhe
em
outro endereço.
CONJUGE:
Indica os
dados do
cônjuge do
locatário.
TELEFONES:
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Indicar os telefones, bip, fax entre outros meios de comunicação.
SÓCIOS:
Informar os
sócios do
imóvel
locado.
CADASTRO DAS GARANTIAS: Todo os tipos garantias são inclusas através do
código do Locatário, conforme a garantia informada no cadastro de locatários.
Dados cadast.
de Visitas e
campos para
endereço. No
campo
Garantia
informe a
garantia para
que conste
no cadastro e contrato
Obs.: O cadastro de visitante possui todas as pastas do cadastro de Locatário, mais
a tela de transferência de dados.
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Página: 12
Botão “Transportar
dados para inquilino”,
esse botão transfere
automaticamente para
o
cadastro de
Locatário.
Campos utilizados para a manutenção
As tabelas aqui cadastradas serão utilizadas para fins de reajustes automáticos de aluguéis.
Com a instalação do sistema seguem cadastradas diversas tabelas. Sugerimos para maior
facilidade operacional excluir as que a empresa não utiliza.
Caso deseje criar nova tabela basta clicar em NOVA TABELA, abrindo assim o espaço para o
respectivo cadastro, denominação, código e índice.
Código: composto de 2 caracteres numéricos a critério do usuário.
Descrição: Mencionar a descrição do índice. Ex.: I GP-FGV /INPC / IPC-FIPE / etc.:
O código desta tabela será mencionado no contrato de locação, no cadastro de imóveis e
servirá para o reajuste automático do valor locativo.
Neste item deverão ser acrescentados os índices que serão utilizados mensais, bimestral,
anual sendo apresentados na tela até o último mês cadastrado, ficando o espaço
“CADASTRAR Mês/Ano” para a indicação do mês/ ano e o índice nos respectivos campos
(Anual, Mensal...). Após cadastrar o ÍNDICE clique em ADICIONAR MÊS.
Obs.: O Campo INDICE será utilizado somente para tabela de conversão do IPTU (MOEDAUFIR).
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***CADASTRE OS ÍNDICES MENSALMENTE, ANTES DE INICIAR O NOVO PERÍODO !
CADASTRO DE IMÓVEIS:
Sugerimos atenção especial no preenchimento do cadastro de imóveis, pois, o erro
de definição neste cadastro refletirá em toda movimentação do sistema.
Código: composto de 6 caracteres numéricos a critério do usuário.
Tipo: Imóvel ou telefone
Descrição: Apartamento, Casa, Sobrado, Etc...
Número de telefone: Informar o número locado
IPTU - Inscr. N.º: Mencionar o número de inscrição na Municipalidade ou seja o Nº de
contribuinte IPTU.
Captador : mencionar o código do captador/ corretor do imóvel.
Quando o imóvel sair da administração da imobiliária, clique e
abrirá a rubrica. Não utilize quando a administração está sendo realizada normalmente,
INCLUSIVE ESTANDO O IMÓVEL DESOCUPADO.
Clique aqui para
abrir a tela de
Partilhantes
Executa
cadastro
PROP.
LOC.
CONDIÇÕES
PARA UM PROPRIETÁRIO
Coloque 100%
EM CASO DE PARTILHA
Vide Exemplo
Cód. Prop.: indique o(s) proprietário(s) partilhante(s) desse imóvel. Locatário: indique locatário desse imóvel.
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Modelo de Recibo : Escolha o modelo específico ou deixe ( 0 ) para todos.
Dia do vencimento : O dia colocado no cadastro sairá no recibo de aluguel.
Período recibo/dia : Informe o 1º dia do período que se refere o aluguel, e
indique MÊS VENCIDO / ATUAL / À VENCER
Pagto. Proprietário : O dia de repasse ao proprietário.
Parcelas Emitidas : Contratos novos 1º - Em andamento coloque a parcela atual
Valor do Aluguel : Coloque o valor Bruto do aluguel, descontos serão a parte.
Aluguel Garantido : Refere-se a garantia do aluguel dado pela imobiliária. Clicando neste
item ficará registrado que (o locatário pagando ou não o aluguel) o proprietário receberá o
repasse, portanto, transfere automaticamente para o extrato de conta corrente do
proprietário.
Calcula o I.R : Clique neste item e será calculado o Imposto de Renda sobre as parcelas
indicadas na tabela de incidência ou "BRANCO" que ignorará o cálculo de Imposto de
Renda. Se esta item não estiver ATIVO, não será possível emitir o Informe de
Rendimento anual no final do ano.
Dependentes do Proprietário no I.R : Clique X para deduzir o valor por dependente.
Vazio/Desocupado: clique X: para Desocupado Branco: Alugado
Indica a situação atual do imóvel, se está alugado ou desocupado. Na hipótese de
desocupado os dados servem para o cruzamento de dados do cadastro de interessados.
Entrega de Chaves : Quando desocupado, informar a data da entrega de chaves.
Taxa administração: Indicar a taxa a ser cobrada do proprietário pelo serviço de
administração do Imóvel.
Cobrar taxa a partir de : Indicar a partir de que mês passará a deduzir a porcentagem da
taxa de administração, indicada no item anterior.
Emitir recibo de aluguel a partir de quando: Indique o mês e ano que pretende iniciar a
emissão.
Ex.: Taxa de administração de 10%, imóvel locado em novembro de 1.997, iniciar em 12/97.
Tendo combinado com o proprietário que no primeiro aluguel haveria um desconto de 50% do
valor locativo, proceder o lançamento no fixo e avulso em porcentagem sobre o aluguel.
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O sistema efetuará um desconto na conta corrente do proprietário na emissão de 11/97,
correspondente a 50% do aluguel, e a partir de 12/97 passará a efetuar o desconto de 10%,
de
forma
automática.
Periodicidade:
Mencionar
a
periodicidade de
reajuste ajustado
no contrato de
locação. Caso não
desejar que o
sistema
calcule
automaticamente
o
reajuste
de
aluguel, clique no item “Não reajusta automático”.
Ex.: Semestral>> Anual << Trimestral>>
Índice para Reajuste : Indicar o tipo de índice para reajuste estabelecido no contrato de
locação, por meio dos códigos das tabelas cadastradas. O índice indicado servirá para o
cálculo automático do reajuste do aluguel.
Ex.: 01- IGP //02- IGPM// 03- IPC.
“Não Reajustar Automaticamente”, o sistema não procede o reajuste.
Multa Contratual: % que será cobrada sobre os lançamentos por atraso de pagamento
Percentual p/ Imobiliária: % de multa sobre o valor do campo multa contratual que será da
imobiliária.
Campo
de
“Captados” e
“Alugados”,
Compartimentos do imóvel
Foto do Imóvel: Serve para
transferir imagens do imóvel,
indicando na ocasião da
transferência,
o
tipo
de
imagem, ou
seja, quarto,
fachada
etc.
Quando
necessário procurar as imagens, clicar em cima da desejada. Para ampliar ou reduzir basta
dar um clique sobre a
imagem.
Contas Consumo:
Local
para
cadastrar
registros
(água/luz/gás) %, e informar
dados
IPTU/
Condomínio
quem esta pagando e forma
de pagamento.
Cadastro de Interessados
em Alugar :
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Utilizado para cadastramento de pessoas interessadas em locar imóveis. Os dados serão
cruzados com os dos imóveis em carteira da imobiliária que estejam desocupados, com a
finalidade de encontrar o imóvel desejado pelo interessado.
Localização : Campo usado
para dar referentes da descrição
do imóvel que o interessado está
procurando. Estes campos serão
usados
no
momento
do
cruzamento
de
imóveisXinteressados.
Compartimentos : Ao clicar no
botão VERDE (compartimentos
do imóvel) aparecerá tela para
cadastramento dos compartimentos
do
imóvel
informado
pelo
interessado para busca, conforme o
informado no campo DESCRIÇÃO
da tela anterior informada.
Cadastro de CORRETORES/PROMOTORES/PLANTONISTAS/INDICADORES
Remuneração : Espaço reservado para informar as Porcentagens de comissão, captação,
indicação, promoção e valor de ajuda de custo. Obs.: Os campos remuneração são somente
para cadastramentos/consulta nesta tela.
***Lembrando que o corretor pode ser adicionado ao cadastro do imóvel que ele
captou.***
MANUTENÇÃO, CADASTROS, HISTÓRICOS PARA EMISSÃO
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Este cadastro tem a finalidade
de
criar
opções
para
lançamentos fixos e avulsos
na emissão dos recibos.
Tabelas de Incidência
Transf. Financeiro
Transf. C/corrente
Incidir na multa
Incidir CPMF
Partilha dobrada
Incidir Imposto renda
Incidir na taxa ADM
...Recibo de aluguel
...emitir após vcto.
Incidir Seguro Fiança
...controle de parcelas
Lançamento será transferido p/ o caixa da Imobiliária
Lançamento será transferido p/ o Extrato proprietário
Calcula multa por atraso sobre o lançamento
CPMF será calculado sobre o lanç. E cobrado do prop.
Faz o lançamento de contra partida no extrato do prop.
Calcula o I.R sobre o lançamento e transf. P/ IR anual
Calcula taxa de administração sobre o lançamento
Transfere o lançamento para o Recibo de aluguel
O lançamento sairá no recibo mesmo após vcto.
Porcentagem do Seguro será calculada sobre lanç.
Será demonstrado qual parcela se refere esse lanç.
OBS.: QUANDO O CAMPO DE INCIDÊNCIA ESTIVER CLICADO O SISTEMA EFETUARÁ
AS AFIRMATIVAS ACIMA DESCRITAS.
Cadastro de Plano de Contas do Financeiro:
Este cadastro tem como finalidade estabelecer um plano de contas a ser utilizado pela
imobiliária, o qual servirá para o controle de movimentação de
caixa.
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Página: 18
Senhas de acesso : As senhas
do sistema serão distribuídas
pelo Administrador do sistema,
que dará a cada usuário um
código e uma senha distinta.
Portanto, a alteração da senha
só será feita pela senha do
Administrador, no acesso ao
sistema. Para cada senha de
usuários
o
Administrador
informará o que esses usuários
terão acesso no sistema.
Este item procura o local de
instalação do Microsoft Word.
Escolha o driver da procura e clique
na lupa, que fará a procura
avançada do Microsoft Word.
*Será necessário para emissão do
Contrato de Locação.
ORGANIZADOR DE ARQUIVOS
Recria arquivos de índice
e organiza toda a base de
dados.
Irá
solucionar
alguns
erros gerados por muito
tempo de uso do sistema
ou por uso de várias
máquinas ao mesmo
tempo.
Tabela de Imposto de Renda
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Página: 19
Esta tabela é utilizada pelo sistema para o cálculo do IR, transferindo os dados para os
informes de rendimento anuais. DEVE SER INFORMADA EM << R$ REAIS >>.
Encontra-se nos jornais de circulação em sua cidade.
Dependente: Informar o valor a ser deduzido do cálculo, por dependente.
Percentual do CPMF: Mencionar a porcentagem do CPMF. A partir desta informação, todos
os descontos deste título, serão calculados com a porcentagem indicada.
>>>>>>>>>>>>>AS TABELAS DEVEM SER ALTERADAS CONFORME LEI.<<<<<<<<<<<<
MOVIMENTAÇÕES
***** LANÇAMENTOS PARA EMISSÃO DE RECIBOS ****
FIXO E AVULSO
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TELA LANÇAMENTO
INDIVIDUAL POR
IMÓVEL
Página: 20
TELA LANÇAMENTO
PARA IMÓVEIS
SELECIONADOS
(Período De: Até: ): Mencionar o período pretendido da permanência do lançamento para
recibo/boleto.
Ex.: Lançamento fixo: De: 08/2003 a 08/2004, será transferido para o recibo emitido e para
determinados itens informados na tabela de incidência do lançamento por 12 meses,
excluindo-se automaticamente no mês 09/2004. OBS. O mesmo permanecerá cadastrado
no lançamento fixo e avulso, só não será transferido para recibo de aluguel...
Para maior segurança ao usuário neste item é feito verificação da data do lançamento,
quando for anterior ao mês em curso o sistema avisa da possibilidade de estar sendo
efetuado lançamento retroativo, podendo então ser efetuada a correção ou simplesmente
prosseguir com o lançamento com a data anterior ao em curso. Ex.: Lançamento efetuado
para mês 06/2003 e a data do computar já é 08/2003.
Caso desejar que o lançamento efetuado seja reajustado clique na janela, caso contrário
deixe em branco e o valor permanecerá inalterado até o desconto final.
Real ou Porcentagem sobre Aluguel:
Clique sobre a forma que deseja efetuar o lançamento em moeda corrente ou cálculo de
porcentagem sobre o aluguel, informe se SOMA ou SUBTRAI e preencha com o valor ou
porcentagem. Ao término não será necessário clicar em nenhum botão para gravar o
lançamento SOMENTE SAI DA TELA E CLIEUQE SOBRE O MENU INICIA NOVO PERÍODO
e reinicie o mês para que o sistema inicie ou atualize a movimentação do mês. APÓS
EFETUAR OS LANÇAMENTOS FIXO AVULSO reinicie o mês para que seja transferido
para a movimentação.
Tabela para cadastramento do I.P.T.U : Lançamento referente ao imposto predial
anual.
LANÇAMENTO
ÚNICO ou seja, não
deverá ser cadastrada
nova tabela de IPTU
para os meses já
indicados nos campos
de DATA COBRANÇA
DO INQUILINO
Código do Imóvel: Indique o código do imóvel, selecione pelo botão de busca
Parcela para pagamento: Indique o Nº de parcelas inicial.
Data Vencimento Carne: Indique as datas de vencimento do carne do IPTU
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Data Cobrança do Inquilino: Indique as datas que serão cobradas do inquilino, ou seja, data
vencimento do boleto que será encaminhado para inquilino.
Quantidade ou Valor: Mencionar a quantidade ou valor de cada parcela do IPTU que será
cobrada do. Obs.: Informe sempre o valor da parcela e não o total.
Tabela de conversão: Informe a forma de calculo para conversão do valor ou da quantidade
informada no campo “quantidade ou valor”, ex.: tabela 97(MOEDA), etc.
LANÇAMENTOS DE SEGURO : Lançamento referente
previsto em lei e de obrigatoriedade do locatário.
ao
seguro
contra incêndio
Código do Imóvel:
Indique o código do
imóvel, ou clique sobre
o bota ... para efetuar
busca pela listagem.
Quantidade
de
parcelas p/ pagts:
informe quantidade de
parcelas que serão
cobradas do inquilino
no recibo/boleto.
Vencimentos: indicar
o vencimento que se
refere ao lançamento
e preencha campo dos
valores.
MOVIMENTO DE CAIXA INTERNO E BANCOS
999 é CAIXA INTERNO
ou O BANCO
DESEJADO
SALDO INICIAL
PARA O CAIXA
Banco : 999 é o
código para lançar
no
caixa
da
imobiliária . Também
é possível controlar
o caixa por Bancos,
pois cada um tem o
seu próprio código,
clique no botão de
busca e informe para
qual banco será
lançado.
Data: Data a que se
refere o recebimento ou pagamento.
Nº do Documento: Doc. de débito (Nº cheque/Nota fiscal/duplicata), ou de crédito
(duplicata/Nota fiscal).
Forma de Pagamento : Informe o tipo “Cheque ou Dinheiro” se for cheque indique se está
compensado.
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999 é CAIXA
Página:
INTERNO
22
ou O BANCO
DESEJADO
SALDO INICIAL : Para indicar o saldo inicial do caixa na implantação do sistema, deve-se
cadastrar uma só vez, visto que os saldos dos meses anteriores são automaticamente
transferidos para o meses posteriores.
CONSULTA DO RECIBO DO LOCATÁRIO EM TELA:
Ao passar o Mouse sobre este campo,
será demonstrado os lançamentos que
incidem I.R.
Após efetuar os
lançamentos
(Cadastros/ Fixo/
IPTU/ Seguro). Os
lançamentos poderão
ser consultados antes
da emissão do recibo..
Podendo nessa
mesma tela ser incluso
novo lançamento para
esse imóvel ou
excluso. para esse
mês consultado.
O boleto pode ser
impresso por essa
mesma tela, clicando
no botão IMPRIMIR,
sem que seja
necessário sair da consulta em tela.
Botão PROCURAR: faz a busca da
movimentação de um determinado
imóvel. A busca poderá ser efetuada
pelo cód. do imóvel, endereço do imóvel
ou pelo nome do locatário.
EMISSÃO DE RECIBOS
Emissão : Selecione os
imóveis que deseja emitir.
O nº de recibo começa do
1000,
e
tem
contagem
automática pelo sistema.
Mês e ano devem ser
colocados de acordo com o
que foi iniciado.
Tipo : Escolha o modelo de
recibo de acordo com o que
escolhido no cadastro de
imóveis.
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Quando houver duplicidade de emissão, ou seja, se já foi emitido um recibo do mesmo mês
para o mesmo imóvel, o sistema abre as opções de reemitir, substituir, emitir novo ou avança.
Reemitir - Emite o recibo novamente com o mesmo número.
Substituir - Emite um recibo com um novo número e cancela automaticamente o recibo
emitido anteriormente.
Novo recibo - Emite um novo recibo preservando a emissão anterior, duplicando assim a
emissão, além de que, no momento das baixas os valores serão somados. Serve para quando
o locatário pagar o aluguel em parcelas dentro do mesmo mês.
Avança - Não emite qualquer recibo, permanecendo então a emissão anterior.
Quando constar que não há dados para a emissão abrirá em tela as informações abaixo, que
deverão ser verificadas uma a uma, pois, são as únicas possibilidades de não constar
movimento para a emissão dos recibos.
1. Você iniciou o mês em curso coincidindo com o movimento de lançamentos ?
2.
3.
4.
Os imóveis solicitados estão em carteira (retirar de carteira) e não podem estar
clicados, estão alugados, proprietários e inquilinos ativos?
No cadastro de imóveis na pasta controle no item “Cobrar taxa a partir de:” não
existe qualquer data cadastrada, e se existe, é anterior ao mês em curso iniciado,
não pode ser superior?
Importante: No cadastro de imóveis, na pasta recibos, o item modelo deve
obrigatoriamente coincidir com o modelo pedido na emissão, verifique e altere se
for o caso.
CONTA CORRENTE PROPRIETÁRIO:
Tela de conta corrente proprietário, onde podem ser consultados os lançamentos antes da
emissão do repasse podendo incluir, alterar, excluir , visando o acompanhamento e agilidade
no serviço com o proprietário.
Lançamentos feitos nesta tela só estarão no extrato, após baixa dos valores do imóvel, do
recibo do locatário.
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LANÇAMENTO CONTA CORRENTE PROPRIETÁRIO:
Tela de lançamentos
para os proprietários,
onde não estará
vinculado a nenhum
dos seus imóveis e
serão demonstrados
no relatório de
Movimento Geral do
Proprietário.
Demonstrar dados somente deste proprietário: botão onde ira filtrar somente os
lançamentos feitos para esse determinado proprietário, para reverter clique novamente
sobre o mesmo botão.
Os lançamentos serão baixados pelo campo PAGTO. ou pela baixa de proprietários e seus
imóveis.
Obs.: O botão “TRANSFERIR LANÇAMENTO PARA MÓDULO DE CAIXA” será
habilitado somente se o cliente possuir MODULO DE CAIXA, que é um sistema a
parte, que não faz parte de instalação do sistema de Adm. de Locação.
GERADOR DE LANÇAMENTOS PARA PROPRIETÁRIO : É possível fazer lançamentos
futuros para conta corrente, para proprietário e para o imóvel, podendo considerar o
lançamento para todos os imóveis ou para todos os proprietário, utilizando parcelas na
descrição, mas o controle é pelo código do imóvel.
Obs.: Os lançamentos efetuados pela tela do Gerador de lançamento
BAZEVANI INFORMÁTICA (011) 2950-3069
Página: 25
CONTAS A PAGAR
Lançamento de
Contas a Pagar.
Tela para emissão do
relatório de Contas a
Campo para que o
lançamento feito por essa tala
possa ser transferido para
conta corrente do IMOVEL ou
PROPRIETÁRIO.
Pagar.
Tela de Emissão de cheques
Tela de baixa
do lançamento,
(Mov. Financ.).
BAIXA DE
para o caixa
RECIBO
Baixa de recibos do inquilino :
Serve
para
eliminar
da
pendência os locatários e
transferir os valores do recibo
para o caixa da imobiliária ou
bancário.
Se antes de baixar um recibo for
clicado em calcular a multa do
contrato, o recibo será baixado
com multa.
Pode
ser
efetuada
baixa
somente parte do valor
deixando vestígio para
outra data.
BAZEVANI INFORMÁTICA (011) 2950-3069
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Baixa do proprietário :
Deve
ser
realizada
quando a imobiliária
repassa o aluguel e
encargos ao proprietário,
no momento da baixa os
valores do proprietário
saem do caixa da
Imobiliária ou do banco,
e entram como no mov.
financeiro como repasse
do proprietário.
CASO CONSTE COMO RECIBO INEXISTENTE OU SEM MOVIMENTO EXAMINE AS
ALTERNATIVAS.
- Se não procedida a limpeza do movimento de conta corrente.
- Se o recibo pretendido já não foi baixado.
- Se o recibo não foi apagado ou excluído do movimento.
ESTORNO DE BAIXA LOCATÁRIO e ESTORNO DE BAIXA LOCADOR
Deve ser utilizado caso tenha ocorrido alguma baixa indevida. Este procedimento faz com
que o recibo retorne para a pendência, recuperando o registro.
Estorno de baixa Locatário: entre pelo menu MOVIMENTAÇÕES, BAIXA DE RECIBOS.
Para o estorno da baixa de Proprietário o procedimento é o mesmo, ao entrar na BAIXA DE
RECIBOS, clique sobre ESTORNO DE BAIXA PROPRIETÁRIOS.
PROCESSOS JUDICIAIS
Importante ferramenta
para
controle
dos
processos de despejo e
outros relacionados aos
clientes de locação.
Ao incluir, indicar o código
do locatário objeto do
processo
Automaticamente
o
Sistema irá buscar todos
os dados AUTOR/RÉU.
Tipo de Ação:
1)Ação de Despejo por
falta de pagamento
2)Ação Ordinária de
Despejo
3)Outras Ações
BAZEVANI INFORMÁTICA (011) 2950-3069
Página: 27
N.º do Processo: Indicar N.º do processo na forma Ex. 111/96.
Fórum: Indicar o Fórum que o processo tramita. Ex: Santana - Regional I - Comarca de São
Paulo. Vara: Indicar a Vara que tramita. Ex: 3ª (Terceira Vara) Ofício: Indicar o cartório em
que tramita o processo. Ex: 3º (Terceiro ofício)
OBSERVAÇÕES (ANDAMENTO) :
Apresenta um editor de texto o qual funcionará como ficha de controle do andamento do
processo. Ex.: 18/09/96 Manifeste-se o autor sobre a contestação.
PENDENCIAS: Demonstra automaticamente todas as pendências do Locatário.
TELEFONES: Demonstra automaticamente os telefones do cadastro do locatário.
CONTROLE DE COBRANÇAS
Tela de controle contas e cobranças
ao Locatário, demostrando as pastas
OBSERVAÇÕES: onde poderá ser
cadastradas os contatos com o
cliente etc.
ACORDOS
Lançamentos de
acordo, para recibos
de locatários
pendentes.
Podendo fazer controles de parcelas,
alterando vencimentos e valores nas
parcelas.
Ao
gerar
o
acordo
o
sistema
automaticamente
exclui
o
recibo
pendente e gera o acordo conforme o
vencimento informado.
BAZEVANI INFORMÁTICA (011) 2950-3069
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INICIA NOVO PERÍODO
Ao iniciar o mês e ano desejado, o sistema criará o movimento para emissão, ou seja : Se o
mês e ano iniciado for por exemplo 08/2003 , será criado o movimento para emissão somente
com os dados lançados para 06/2003. Sempre que houver uma alteração, inclusão ou
exclusão de cadastro ou lançamento dentro do mês corrente, o mês tem que ser novamente
iniciado. O mês corrente pode ser iniciado quantas vezes forem necessário. Verificar se os
cadastros estão todos corretos.
• Verificar se foram incluídas todas as pastas desejadas para o movimento.
•
•
•
Atualizar as tabelas para fins de reajuste do aluguéis.
Verificar se os lançamentos da movimentação foram realizados, ou seja, os Fixos,
Avulsos, IPTU e Seguro.
Verificar se a tabela do Imposto de Renda está atualizada.
Ultimo mês aberto: ultimo
mês iniciado pelo usuário.
Mês e ano: informar o mês e
ano que deseja INICIAR.
“Ref.:”VENCIMENTO”
- BOTÕES:
INICIAR: Ao clicar o sistema
ira gerar a movimentação para
o mês desejado.
DETALHES: Ira mostrar todo
o procedimento de
inicialização e fechamento do
período, e nova tela que ira
referente aos reajustes.
DESFAZER: Ao clicar nesse
botão o sistema irá voltar as
parcelas emitidas e reajustes
ocorrido no mês solicitado.
LIMPEZAS
PARA QUALQUER TIPO DE LIMPEZA NO SISTEMA EFETUE O BACKUP DA
BASE DE DADOS ANTES, verifique os procedimentos na página 38.
LOCATÁRIO/PROPRIETÁRIO
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Página: 29
Não existe um período determinado para que se proceda a limpeza dos recibos baixados
(Locatário/Proprietário), mas para que seu equipamento não fique sobrecarregado tão logo se
encerre o mês, deve ser feito o backup, e ter a certeza de que não ira mais precisar reemitir
ou fazer qualquer tipo de movimentação com os recibos emitidos no período solicitado para a
limpeza.
CONTA CORRENTE:
Ao informar os
imóveis , mês/ano,
descrição (não é
necessário), valor (não é
necessário), o sistema
irá demonstrar todos os
lançamentos com as
determinadas
descrições, para que
sejam conferidos,
selecionados e
confirmada a limpeza.
MOVIMENTO FINANCEIRO
Ao informar o período para a
limpeza do Mov. Financeiro e o
banco, o sistema irá limpar toda a
movimentação, ou seja, o que entrou
e sai do caixa ou banco até o
período solicitado.
IMPOSTO DE RENDA ANUAL
1
Deverá ser realizada a
limpeza somente anualmente,
após o encerramento do período
anterior.
Imóvel inicial: Indicar o imóvel
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inicial
ou
<<
Imóvel
Final
final
ou
<<
Ano: indicar o ano da limpeza.
TAB
:
TAB
>>
Indicar
>>
para
o
para
todos.
imóvel
todos.
RECIBOS EMITIDOS :
Com esta limpeza serão excluídos
os recibos emitidos indicados no
processamento,
independentemente de estarem
baixados e pendentes.
*** Caso seja feita a limpeza dos
recibos não será possível verificar
qualquer movimentação que se
refira os determinados recibos.
Recibo Inicial: Número do
primeiro recibo que deseja excluir.
Recibo Final : Número do
último recibo que deseja
excluir.
PROCESSOS JUDICIAIS:
Procederá limpezas em todos os processos que constarem a data de encerramento.
ATENÇÃO:
QUALQUER DÚVIDA REFERENTE AO ITEM LIMPEZA, ENTRE EM
CONTATO COM DEPTO. SUPORTE TÉCNICO PARA ORIENTAÇÕES, PARA QUE NÃO
SEJA SEGUIDO UM PROCEDIMENTO INCORRETO.
Clientes que possuem manutenção ligue para (011) 6950-3069
sem manutenção envie e-mail para [email protected]
ou envie fax.: (011) 6950-3069
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Página: 31
RELATÓRIOS GERAIS DO SISTEMA
IMPORTANTE:
Para os relatórios que pedem a indicação de códigos verificar se as informações estão corretas.
Para os relatórios que pedem datas, verificar se a data digitada corresponde com a informação do
movimento existente. Não é possível ter no movimento um determinado período e solicitar a
impressão com data divergente.
Solução:
Para códigos: ao imprimir este tipo de relatório solicite todos teclando <<tab>> nos campos
de informação do código, desta forma o relatório será impresso para o procedimento das
correções eventuais.
Para as datas: ao imprimir este tipo de relatório informe as seguintes datas: 01/01/2000
a
01/01/2003, desta forma o relatório será impresso com toda a movimentação existente em
arquivo para o procedimento das correções eventuais.
Se persistir e nada for impresso, existem somente duas possibilidades a examinar: 1- Não
existe qualquer movimento no seu arquivo, ou 2- Sua impressora não está reconhecendo ou
não está corretamente configurada no Windows.
Inicia-se os relatórios do sistema com os cadastros gerais, sendo que cada relatório dá as
opções:
COD. INICIAL: Serve para selecionar o código inicial desejado ou digite <<TAB>> para todos.
COD. FINAL : Serve para selecionar o código final desejado ou digite <<TAB>> para todos.
COMPLETO : Relata o cadastro pedido completo com todos os dados.
PARCIAL
: Resume em uma linha o cadastro, passando só o essencial, ou seja, nomes,
endereços, códigos.
Selecione: ATIVOS
INATIVOS
TODOS
ORDEM DE CÓDIGO : Relata em ordem crescente de código.
ORDEM ALFABÉTICA: Relata em ordem crescente alfabética.
MENU DE IMPRESSÃO: Selecione impressora, Nº de Cópias, folhas que desejar, etc.:
PREVIEW: Para visualização em tela.
TIPOS DE RELATÓRIOS QUE O SISTEMA OFERECE
RELATÓRIOS DE CADASTROS
RELATÓRIOS > CADASTROS > ...
Cadastro de Proprietário: Possui opção de emissão:
1. PARCIAL( demonstra Cód., Nome, Endereço, CEP, Telefone res. Com.);
2. COMPLETO (demonstra “todos” os dados do cadastro de proprietários);
3. SEUS IMÓVEIS(demonstra PROPRIETARIOS e seus imóveis(endereço, situação, valor
do aluguel etc.).
Cadastro de Locatário: Possui opções para emissão
1. PARCIAL (Cód., nome, endereço, CEP, telefones)
2. COMPLETO demonstra “todos” os dados do cadastro de Locatários.
Cadastro de Imóveis e Telefones: Relatório de cadastros, opções de emissão:
1.1 PARCIAL (Cód., descrição imóvel, endereço, locatário, proprietário)
1.2 COMPLETO (demonstra dados do cadastro de Imóveis);
2. COMPARTIMENTOS (demonstra compartimentos dos imóveis solicitados conforme
descrição);
3. DIA DO REPASSE (demonstra Cód., imóveis, locatários, proprietários, depósito
(repasse), se garantido, aluguel);
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Página: 32
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
VENCIMENTO SEGURO INCÊNDIO / SEGURO FIANÇA (demonstra Cód. Imóvel,
locatário, proprietário, vencimento (Incêndio ou Fiança que foram cadastrados no cad. de
imóveis), aluguel;
TAXA DE ADMINISTRAÇÃO (demonstra Cód. Imóvel, cód. e nome proprietário, se
pessoa Física ou Jurídica, CIC ou CGC, % taxa de administração, comissão, aluguel);
CONTRATOS A VENCER (demonstra Cód. Imóvel, cód. E nome locatário, telefone,
vencimento, aluguel, proprietário todos os contratos a vencer com data vencimento);
DIA DO VENCIMENTO DO ALUGUEL (demonstra todos cód. Imóvel, locatário,
proprietário, vencimento, se garantido, aluguel)
PARTILHANTES (demonstra imóveis que possuem partilha dados relatório :Cód.
Imóveis, descrição, endereço , dados do proprietário como cód. Nome, percentual e
comissão).
IMÓVEIS COM PLACA(demonstra os imóveis que no cadastro de imóveis foi informado
que estão com placa, dados do relatório: Descrição, cód. Imóvel, endereço, nome
proprietário).
ALUGUEL COM DESCONTO (demonstra todos os imóveis que possuem
ABONO/DESCONTO inclusos pela tela de fixo e avulso utilizando o cód. do lançamento
0-5, dados do relatório: (Cód. imóvel, locatário, proprietário, período do lançamento,
aluguel, desconto, aluguel já com desconto).
Cadastro de Interessados: Opções de emissão:
1.1 PARCIAL (demonstra Cód. interessado, nome, endereço, telefones, valor do aluguel
desejado);
1.2 COMPLETO (demonstra “todos” os dados do cadastro de interessados).
2. COMPARTIMENTO (demonstra os dados dos compartimentos solicitado pelo
interessado cadastrado pasta compartimentos do cadastro de interessados).
Cadastro de Imóveis Visitados: Demonstra todos imóveis cadastrados em Imóveis visitados,
dados do relatório (cód. imóvel, descrição, endereço , cód./ nome / telefone de quem visitou
imóvel).
Cadastro de Históricos para Emissão: Demonstra todos os históricos que já possuem no
sistema para lançamentos, ex.: os lançamentos feitos pelo Fixo e Avulso..., dados do relatório:
Cód. do lançamento/ descrição/ sobre o que incide e para onde será transferido o
lançamento).
Cadastro de Plano de Contas do Financeiro: Demonstra todos os históricos que já
possuem no sistema para financeiro e se é D (débito) ou C (crédito).
Emissão de Etiquetas: Tela para emissão de etiquetas pode ser por LOCATÁRIO /
PROPRIETÁRIO /IMÓVEL / FIADOR, podendo ou não utilizar endereço do imóvel, para
imóveis ATIVOS/ INATIVOS, por ordem de CÓDIGO ou ALFABETICA, o sistema já possui
alguns modelos de etiquetas configuradas , mas possui opção para configuração de outros
modelos.
Cadastro de Corretores/Plantonistas: Demonstra Cód. captador, nome, endereço e
telefones, informados no cadastro de Corretores/Promotores/Plantonistas/Outros.
RELATÓRIOS > EMISSÃO DE RECIBOS
Emissão de Recibos: Possui modelo de Pré- emissão, que após iniciar o mês será possível
emitir listagem antes da emissão dos recibos do mês. Dados do relatório: Cód. e nomes dos
Locatários e o sistema separa por vencimentos (aluguel/ IPTU/acréscimos/descontos e valor
do recibo)
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RELATÓRIOS GERENCIAIS
Pendentes Locatários: Relatório para controle das pendências dos Locatários, opção de
emissão
1. SIMPLIFICADO: (demonstra n.º recibo/ cód. imóvel/ cód. e nome do locatário/
vencimento/ total / e campo para preenchimento data do pagamento);
2. SUAS PENDENCIAS: separa todas as pendências por locatário (demonstra Cód. e nome
locatário, telefone, se garantido, multa %, Números do recibos, código imóvel,
vencimento, aluguel, proventos, descontos, I.R.R.F e valor total);
3. ANALITICO: Demonstra as pendências de formas mais detalhada, demonstrando os
lançamentos do recibo que estão pendentes.
Pendências Proprietários: Opções de emissão:
1. PREVISÃO DE PENDENCIA: (demonstra o que esta previsto de pendência do
proprietário)
2. DEMOSNTRATIVO DE PENDENCIA: (demonstra já o que esta pendente para o
proprietário, o quando já foi baixado o locatário ou garantido).
Baixados Locatários: Opções de emissão:
1. SIMPLIFICADO: demonstra todos os recibos de locatários que já foram efetuados
baixa até a data solicitada. Dados do relatório: N.º Recibo, cód. imóvel, locatário,
vencimento, pagamento, e total pago);
2. ANALITICO: demonstra todas as baixas (recibos) do locatário. Dados do relatório: cód.
imóvel, locatário, endereço, e todos os recibos baixados e seus respectivos
lançamentos.
Baixados Proprietários: Opções de emissão:
1. REPASSE POR RECIBO: demonstra o que já foi repassado para o proprietário. Dados
do relatório: cód. imóvel, cód. e nome locatário, vencimento repasse, data repasse,
valor repassado e numero dos recibos;
2. TOTAL DE RECEBIMENTOS: Demonstra todos os recibos (repasses) juntos desse
proprietário. Dados do relatório: cód. e nome proprietário, imóvel, cód. e nome do
locatário, vencimento repasse, data repasse, valor repassado e recibos.
Alugueis a Reajustar: Demonstra os Alugueis a reajustar do próximo mês, ex.: O ULTIMO
MÊS INICIADO É 08/2003, demonstrara a reajustar mês 09/2003. Dados do relatório: cód.
imóvel, locatário, proprietário, inicio do contrato, tipo do reajuste, índice utilizado para
reajuste e valor do aluguel.
Alugueis Reajustados: Demonstra todos os alugues já reajustados no mês (corrente), ou
seja, após ter iniciado o mês ele demonstra os reajustado. Dados do relatório: cód. imóvel,
locatário, valor anterior aluguel, valor atual do alugue após o reajuste, descrição da tabela
utilizada para reajuste, índice, tipo do reajuste.
Carta de Cobrança: Ira emitir carta de Cobrança utilizando o interface com Word,
demonstrando dados do locatário, todos os números e valores dos recibos pendentes( por
locatário) até o período solicitado, podendo alterar o texto da carta (pelo Word) conforme o
modelo do cliente ou utilizar modelo padrão do sistema.
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Conta Corrente (proprietário):
1. EXTRATO POR IMÓVEL: O extrato será emitido somente após a baixa do locatário ou
em caso de imóvel com aluguel garantido, demonstra POR IMÓVEL o que será
repassado para o proprietário. Dados do extrato: cód. e nome proprietário, CPF/CNPJ,
data repasse, cód. e nome locatário, CPF/CNPJ locatário, vencimento do aluguel, n.º
recibo, se garantido, descrição e valores dos lançamentos, valor liquido, campo para
depósito ou assinatura.
2. RESUMO DO PROPRIETÁRIO: demonstra toda a movimentação efetuada até o período
solicitado, recibos com locatários baixados/ pendentes, proprietário baixado/pendente.
Dados do relatório: cód. e nome proprietário, cód. imóvel, nome e endereço locatário,
pessoa F (física), J (jurídica), se garantido, inicio e término do contrato, vencimento do
aluguel, pagamento (locatário), valor aluguel recebido, valor taxa de administração,
proventos e descontos, CPMF, vencimento repasse, valor repassado e data repasse,
demonstrando no final resumo geral ( total repassado/ a repassar/ total geral imóveis/
deduções IR (opcional), depósito ou assinatura).
3. MOVIMENTO GERAL DO PROPRIETÁRIO: Só poderá ser impresso após efetuar as
baixas dos locatários ou caso imóvel(s) seja(m) aluguel garantido, demonstra todos os
repasses pendentes no mês ou até o mês solicitado, podendo visualizar IR e já deduzir
IR. Dados do movimento geral (relatório): cód. , nome e endereço proprietário, cód. e
endereço imóvel, locatário, data vencimento e pagamento locatário, demonstrando no
final do relatório o movimento financeiro do proprietário (total de repasses pendentes no
período anterior, total a pagar período e pago no período), com capo para depósito ou
assinatura.
4. MOVIMENTO GERAL DO PROPRIETÁRIO II : Só poderá ser impresso após ter
efetuado as baixas dos locatários ou caso imóvel(s) seja(m) aluguel garantido,
demonstra todos os repasses pendentes no mês ou até o mês solicitado, descriminado
por coluna os lançamentos do recibo que estão para transferir para conta corrente do
proprietário nos lançamentos do boleto, e os lançamentos efetuados para o proprietário
pela tela de lançamento para proprietário (para lançamento verifique pág. 023) e no final
informa o total a repassar. Dados do relatório: cód. e nome do proprietário, cód. imóvel,
nome
locatário,
colunas
(ALUGUEL;
IPTU/
BONIFICAÇÃO/COMISSÃO/LIQUIDO/REAJUSTE), possui no término da listagem
campo para informar depósito ou assinatura.
Movimento Financeiro: Demonstra conforme o período e banco solicitado todas as baixa e
repasses baixados e que estão constando para transferir para Financeiro, na tabela de
incidência dos lançamentos, lançamentos baixados do Contas a Pagar. Poderá também ser
efetuada inclusão de lançamentos diretamente pela tela de Lançamentos Mov. Financeiro. E
todos os lançamentos serão demonstrados conforme o banco informado ao efetuar baixas do
locatário e proprietário.
Modelos de relatório Mov. Financeiro:
1. DIARIO - demonstra lançamentos em forma detalhada todos os débitos e créditos
demonstrando no inicio do relatório o saldo inicial e saldo atual. Possui opção para
agrupar repasse, que irá alterar a forma que o repasse será demonstrado no movimento
financeiro, quando esta opção estiver ativa , demonstrará o valor total repassado par ao
proprietário, caso não esteja ativo o repasse será demonstrado descriminando os
lançamentos repassados para o proprietário (ALUGUEL, IPTU, etc.). Conforme período e
banco solicitado.
2. SINTÉTICO – demonstra o total dos lançamentos transferidos para o financeiro, débito e
crédito, dando demonstrativo dos totais no final do relatório. Conforme período e banco
solicitado.
3. FLUXO DE CAIXA – demonstrativo geral dos lançamentos de todos os bancos que
possuem movimentação. Conforme período solicitado.
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*** Para todos os modelos o usuário poderá utilizar opção “Informe as Contas” na tela de
preenchimento, que irá demonstrar somente a movimentação dessa(s) conta(s).
Movimento Contas a Pagar: Demonstra todos os lançamentos efetuados no lançamento
para contas a pagar conforme o período solicitado para emissão do relatório.
Processos Judiciais: Relatório onde ira demonstrar todos os processos conforme o locatário
e tipo da ação solicitada, possui opção para emissão de listagem de inclusos no SPC por
período.
Emissão de Cheque: Opção para emissão de cheque para repasse do proprietário por
imóvel (valor somente de um imóvel por cheque), ou do resumo proprietário (valor total a
repassar para o proprietário), conforme o período informado no preenchimento da tela.
RELATÓRIOS AUXILIARES
Alugado/Desocupado: Opções:
1. ALUGADO – demonstra conforme os imóveis solicitados ou de todos os imóveis que
estão ativos, ou seja, alugados. Dados do relatório, código do imóvel, descrição,
endereço, proprietário, aluguel.
2. DESOCUPADO - demonstra conforme os imóveis solicitados ou todos os imóveis que
estão com a opção VAZIO\DESOCUPADO dentro do cadastro de imóveis ativo. As duas
opções (alugado e desocupado) podem ser emitidos por descrição do imóvel, ex.: casa,
apartamento etc.
Carta de aniversariante: Emitira listagem ou cartas de aniversariantes utilizando interface
com Word, conforme o mês solicitado e as datas de nascimento preenchidas nos cadastros
de proprietários e locatários, o texto da carta poderá ser alterado (pelo Word) conforme o
modelo do cliente.
Informe de Rendimento Anual/ DIMOB:
1. INFORME DE RENDIMENTO – para que o relatório IR anual sai corretamente, verifique
os lançamentos, os que estiverem que ser demonstrados no IR deverão estar na tabela
de incidência para incidir no calculo do IR e dentro do cadastro de cada imóvel para
calcular o IR, tabela de Imposto de Renda estar correta (para cadastramento verifique
pg. 18 ), e mesmo que o valor não chegue a atingir nenhuma das 3 faixas deixe o item
calcular o IR ativo. Será demonstrado mês a mês por proprietário o Aluguel / Taxa de
Administração / Outros proventos (que será IPTU e qualquer outro lançamento feito pelo
fixo e avulso) / Carne leão / Retido na fonte / Liquido, e no final do demonstrativo será
demonstrado o total, as colunas de taxa / carne leão etc. poderão ser informadas pelo
cliente ao solicitar emissão do relatório se ira ser demonstrada ou não.
2. DIMOB - Ira demonstrar dados de todos os lançamentos que forma transferidos para
consta corrente do proprietário, conforme o proprietário inicial e final, ano base solicitado.
Ao solicitar esse relatório será criado arquivo DIMOB.TXT que deverá ser importado pelo
sistema de importação da Receita Federal.
Ao solicitar o relatório o sistema irá criar listagem de todos os imóveis que não estão
cadastrados corretamente, que faltam dados para o Dimob, possui ainda botão para exclusão
de determinados imóveis do proprietário para que não sejam transferidos para o Dimob.
Dados do DIMOB :
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Demonstra no final folha com Relação de Valores com Total de Aluguéis e Total de Taxa de
Administração.
Comissão Recebida/ a Receber:
1. RECEBIDA – demonstra todas as comissões que foram recebidas conforme os
proprietários e período solicitado. Dados do relatório: cód. e nome proprietário, cód. e
endereço do Imóvel, locatário, data de pagamento, se garantido, valor do aluguel, valor
da taxa, valor ISS.
2.
A RECEBER- demonstra todas comissões a receber, ou seja, que ainda não foram
baixados (locatários). Dados do relatório: todos os dados demonstrados no relatório de
comissão recebida.
Fluxo Financeiro: demonstra fluxo com dados do total recebido, total a receber; total líquido
repassado, a repassar; CPMF recolhido, a recolher; taxa recebida e a receber. Conforme o
período solicitado ao preencher a tela.
Solicitação de IPTU: demonstra o número do IPTU, endereço, proprietário, para solicitação
de carne de IPTU junto a prefeitura.
Solicitação contas consumo: dados alimentados na pasta Contas Consumo do cadastro de
Imóveis, relatório que é utilizado para verificar junto a prefeitura se há pendências de
inquilinos “anteriores” , de água/ luz... Dados do relatório: Cód., endereço, bairro, cidade do
imóvel e nº da ligação (registro) ex.: da água/luz.
Posição de Condomínio / IPTU: demonstra quem esta pagando o IPTU e CONDOMINIO,
se proprietário, locatário, ou administradora, são dados alimentados na pasta Contas
Consumo (IPTU / CONDOMINIO).
Relação de emissão no mês: Irá demonstrar conforme o preenchimento da tela, os imóveis
e período solicitados , todos os imóveis que já foram emitidos. Dados do relatório: cód. imóvel
locatário, proprietário, vencimento, data de depósito, aluguel liquido, taxa de administração e
campo observação, demonstrando no final do relatório um valor total da listagem.
Resumo de carteira: Conforme mês/ano solicitado demonstrará resumo da carteira, até esse
período, sendo que alguns campos do relatório irão referir-se somente dados desse do mês
solicitado. Dados do relatório: quantidade de imóveis, imóveis (alugados/ vazio), contratos,
valor da emissão, etc.
RELATÓRIOS DE LANÇAMENTOS
FIXO E AVULSO- conforme os imóveis solicitados irá demonstrar tudo que foi lançado pela
tela de fixo e avulso, IPTU, seguro. Dados do relatório: cód. imóvel, descrição e período do
lançamento, informando sobre o que o lançamento incide e para onde será transferido.
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RELATÓRIOS DE PROCURA DE IMÓVEIS
Procura de Imóveis: Será possível efetuar busca de imóveis (Vazio/Desocupados), conforme
descrição informada no preenchimento da tela passada pelo cliente (interessado), como tipo
do imóvel (casa/apartamento etc.), valor do aluguel, quantidade de dormitórios, bairros,
região, e se o imóvel é residencial, comercial ou temporada, podendo emitir relatório da
listagem dos imóveis localizados.
Cruzamento Imóveis X Interessados ou Interessados X Imóveis: Faz cruzamento de
dados por valor, dormitórios, região, bairro. Irá efetuar busca de imóveis vazios/desocupados,
conforme a compatibilidade das descrições informadas no preenchimento da tela e no
cadastro dos imóveis (que estão como vazio/des.) e com os dados do cadastro de
interessados, emitindo relatório com dados localizados. Dados do relatório: cód. imóvel/cód. ,
endereço do imóvel/nome do interessado e valor aluguel imóvel/interessado.
CONTRATOS
Contratos: possui opção para emissão de contratos de locação; cessão
temporária de linha telefônica; prestação de serviços aos proprietários e aos
inquilinos; termo de acordo de novo aluguel; procuração. Todos os modelos que
possuírem dados seja do inquilino, imóvel e proprietário, serão automaticamente
mesclados dos cadastros, os textos e clausulas poderão serem alteradas conforme a
necessidade do cliente.
Documentos exigidos: possui opção para listagem de documentos exigidos para locação
pessoa física, jurídica, para profissionais liberais, termo de vistoria, fichas de captação imóvel.
 Fluxo do Sistema: Procedimentos básicos a serem seguidos no manuseio
do sistema de Adm. de Locação.
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DÚVIDAS E QUESTÕES OPERACIONAIS.
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•
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
A principal observação que se faz necessária é que para a inclusão de
qualquer dado no sistema, o usuário deve clicar em incluir, pois, sem o
referido procedimento, os dados digitados não serão gravados,
portanto, nunca esqueça, para incluir, clique incluir.
No preenchimento dos cadastros cabe observar alguns detalhes
primordiais para um bom resultado na operação do sistema. A exemplo
do cadastro de proprietários onde a indicação da condição de pessoa
FÍSICA ou JURÍDICA e os dados de dependentes servirão para
proceder o cálculo do Imposto de Renda, já no cadastro de locatário é
essencial a informação de pessoa FÍSICA ou JURÍDICA, pois, é a
indicação ao tipo de calculo a ser efetuado no Imposto de Renda,
quando uma das partes for pessoa JURÍDICA torna-se obrigatória a
retenção na fonte.
Cadastro de imóveis contém campos obrigatórios que, sem seus
preenchimentos não sairão da tela, em virtude da essencialidade destes
dados nos procedimentos de controle e cálculos do sistema.
Destacamos alguns itens como reajuste, tabela aplicada, vencimento,
período, proporcionalidade, iniciar em (data que pretende iniciar a
emissão) e principalmente modelo do recibo, pois, se indicar um modelo
no cadastro e solicitar outro na emissão, jamais conseguirá emitir o
citado recibo.
Como é de conhecimento o Imposto de Renda é devido sobre os
valores a serem recolhidos mensalmente. O sistema possui a opção no
cadastro de imóveis para não efetuar o cálculo, desta forma,
obviamente não gerará o informe de rendimento anual.
Dentro do item de informações cadastrais insistimos em observar as
tabelas utilizadas para reajustes de aluguéis. O erro ocorre nas
informações dos índices, que não pode ser o acumulado e sim o
mensal, pois, o sistema procede o acúmulo automaticamente, portanto,
nunca, sob hipótese alguma use os indicativos em jornais e revistas
que informam “ reajustes de aluguéis para o mês”, e sim, os índices
usuais para o mês.
Em movimentações, ao realizar os lançamentos observe
criteriosamente as datas indicadas, se anterior ao mês em curso, o
sistema informará a possibilidade de erro, se posterior, o sistema não
informará, sendo que esta ocorrência resultará na emissão do recibo
sem constar o valor lançado. Isto serve para todos os lançamentos de
recibos e conta corrente do proprietário.
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PERGUNTAS E RESPOSTAS
Não consigo emitir recibo
Pois bem, verifique se procedeu o cadastramento corretamente, atentando
para os detalhes: a) Nos recibos pedidos nos cadastros não existe a
informação de inativo ou retirado de carteira - b) O modelo do recibo
pedido coincide com o informado no cadastro de imóveis - c) Foi iniciado o
mês em curso e o mês indicado na emissão coincide com o movimento
pedido - d) Para o mês indicado no pedido de emissão existe movimento
iniciado.
Isto verificado e corrigido, inicie o mesmo mês que será sobreposto ao
movimento anterior e emita o recibo.
Posso iniciar o mês mais de uma vez?
Sim. Sempre que iniciar um mês já existente o movimento será sobreposto
ao anterior, com as informações do movimento atual, portanto, não existe
qualquer problema em iniciar, quantas vezes forem necessárias, o mês em
curso. Deve-se redobrar o cuidado para sobrepor movimentos anteriores,
visto que conforme descrito sobrepõe o anterior com o movimento atual,
podendo gerar informações desencontradas.
Posso iniciar meses futuros?
Sim. Porém, sugerimos que não utilize este processo, pois, comprometerá
a parte do sistema que efetua o cálculo automático dos aluguéis, visto que,
ao iniciar o mês, obrigatoriamente deverá informar os índices de reajustes
do mês, que não existirão, portanto, passará a operar com informações
aleatórias.
Posso emitir recibos de meses anteriores e mais de um recibo para o
mesmo imóvel no mês?
Pode. Toda a movimentação fica gravada em arquivos, portanto, a
qualquer momento poderá emitir recibos de meses passados, também,
poderá emitir vários recibos no mês em curso para o mesmo imóvel, visto
que o sistema controla o procedimento, podendo inclusive reemitir o
mesmo recibo várias vezes ou substituir recibos anteriores.
Quais os procedimentos de controles gerais?
A todo momento que recebe um aluguel, o usuário deve efetuar a baixa de
locatário, emitir a conta corrente para o repasse ao proprietário, ao efetuar
o repasse ao proprietário, baixar o proprietário.
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Não consigo emitir a conta corrente do proprietário. O que fazer ?
O movimento do proprietário é gerado por ocasião da emissão do recibo do
inquilino, na forma da tabela de incidência, podendo o usuário realizar
novos lançamentos direto na conta corrente. Caso não consiga imprimir o
relatório observe as seguintes providências: a) O proprietário jamais
poderá ter sido baixado, se isto ocorrer (verifique baixados proprietários)
estorne a baixa - b) Existe movimento na conta corrente, pois, há
possibilidade de ter sido efetuada limpeza deste movimento, neste caso
somente emitindo novamente - c) O período pedido coincide com o
período de movimentação existente, e nesta mesma movimentação os
proprietários não foram baixados, se foram estorne.
Na conta corrente não foi efetuado o desconto do CPMF, como fazer?
Verifique nos lançamentos se foi pedida a incidência (Recibos e conta
corrente), caso não foi, clique na incidência e inicie novamente o mesmo
mês.
Não será efetuado o cálculo se não for indicada a porcentagem no campo
dentro do cadastro de Imposto de Renda. Indique e inicie novamente o
mesmo mês.
O cálculo do Imposto de Renda diverge do meu, como verificar?
O cálculo do Imposto de Renda é efetuado na emissão dos recibos, tanto
para o retido como para o carne leão e obedece rigorosamente o constante
na tabela de incidência. Portanto, verifique o que consta na tabela de
incidência relativa aos lançamentos, em caso do proprietário for pessoa
física, verifique o número de dependentes, em seguida verifique se a tabela
do Imposto de Renda do sistema está com a informação correta e apliquea.
Observar quando houver partilhantes o calculo se procederá na proporção
de cada cota, quando o proprietário possui diversos imóveis locados a
pessoa jurídica e física indicar no cadastro para que o desconto de
dependente seja realizado somente uma vez.
O relatório de comissão recebida não sai, outros relatórios informam
que não há movimento?
Pois bem, o sistema gera somente relatório que constam de arquivos e
obedece rigorosamente o pedido do usuário, quando solicitar relatórios que
dependam de informação de códigos tecle <<tab>> nos itens para emitir
todos para a checagem do provável código incorreto pedido, em caso de
relatório de datas informe os períodos de 01/01/1901 a 01/01/2000,
destas forma emitirá tudo que consta no arquivo, para a analise da
provável incorreção da data pedida.
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O sistema esta lento?
O sistema opera com pesquisas a arquivos, portanto, sua dinâmica
operacional esta relacionada a fatores externo como equipamento, sistema
operacional, espaço físico de disco, memória Ram e outros, portanto, inútil
atribuir baixa velocidade a defeito no sistema.
Não esta operando em Rede, o que fazer?
O sistema é compatível com as redes Novell, Lantastic
e WinNT,
devidamente testadas aprovadas e com os respectivos certificados,
portanto. Cabe ao usuário configurar sua rede corretamente de preferência
com o auxilio de técnico responsável. Não conseguindo fazer o sistema
rodar procurar o fabricante da rede para a checagem de configuração.
Como é efetuado o cálculo de Imposto de Renda no sistema?
Quando se imprimi o recibo de pagamento de aluguel para o inquilino o
sistema procede os cálculos pertinentes ao imposto de renda pessoa
jurídica (IRRF), verificando se existem inquilinos ou proprietários pessoa
jurídica, desta forma, verifica dependentes, partilhantes e os itens
constantes da tabela de incidência, emitindo o recibo já com o valor relativo
ao Imposto de Renda, quando existir somente pessoa física como partes,
o sistema imprime na conta corrente do proprietário o valor a ser recolhido,
da mesma forma verifica dependentes, partilhantes e os itens da tabela de
incidência. Sempre que o proprietário possuir mais de um imóvel o cálculo
será realizado quando da emissão do resumo da conta corrente do
proprietário, onde constará todos os imóveis com os valores recebidos e o
valor relativo ao recolhimento do imposto de renda.
Todo este
procedimento é acumulado no movimento anual para a emissão do informe
de rendimentos para a informação do ajuste de rendimento anual.
Como REEMITIR o boleto ?
Entre na tela de emissão do boleto, preencha os dados, ao selecionar o Imóvel desejado se o
boleto já foi emitido o sistema irá mostrar opção de REEMITIR
Reemitir - Emite o recibo novamente com o mesmo número.
Substituir - Emite um recibo com um novo número e cancela automaticamente o recibo
emitido anteriormente.
Novo recibo - Emite um novo recibo preservando a emissão anterior, duplicando assim a
emissão, além de que, no momento das baixas os valores serão somados. Serve para quando
o locatário pagar o aluguel em parcelas dentro do mesmo mês.
Avança - Não emite qualquer recibo, permanecendo então a emissão anterior.
O que fazer se o Extrato da Conta Corrente esta zerada ?
Entre no cadastro de Imóveis, clique sobre o botão “proprietários”, verifique
a partilha do proprietário, se esta maior que 0.
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IPTU esta demostrando valor zerado no boleto ?
Entre pelo menu Manutenção, Tabela, Reajuste de Aluguel, localize
utilizada para conversão, (97-moeda).
Verifique os índices se estão cadastrados até o mês corrente, utilizado
Caso não esteja cadastre e Inicie novo período (mês corrente).
Como criar meu próprio relatório, com dados necessários?
Ao entrar no sistema clique na tecla F2 do teclado, ira aparecer tela de
conferência geral de arquivos.
O relatório poderá ser criado com os dados dos cadastros,
movimentações..., somente com os dados necessários, pelo usuário.
Os dados dos contratos sumiram o que fazer ?
Entre em “manutenção”, “operador”, “configurações”, “restaura os modelos
originais do Word”.
OBS.: Ao restaurar modelos , o sistema voltará aos modelos originais dos
contratos, apagando todas as alterações feitas nos modelos do word, como
contrato e outros....
Já encerrei o mês e como faço para lançar para um novo imóvel, ou
um novo lançamento para imóveis já cadastrados (anterior) ?
Entre na consulta em tela do recibo no mês que será feito o lançamento, e
inclua para o imóvel desejado.
Obs.: Não deverá voltar a Iniciar o meses anterior, pois o sistema duplicará
as parcelas emitidas.
Estou tentando reemitir o boleto mais a opção REEMITIR esta inativa,
por que?
O locatário já foi baixado, estorne a baixa do recibo e reemita.
Conta corrente do proprietário esta saindo duplicada ?
Verifique, pois provavelmente foi feita emissão de dois recibos para o
imóvel, ao solicitar reemissão foi solicitado novo recibo.
Estou efetuando emissão para todos os imóveis, mas alguns não
aparecem na listagem ?
Pode ser: O modelo do boleto no cadastro de imóveis esta diferente do
solicitado na tela de emissão, o imóvel está Desocupado/Inativo, o mês de
inicio para emissão do recibo no cadastro de imóvel não esta para emitir a
partir ou anterior ao mês iniciado.
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 PROVIDÊNCIAS MENSAIS
LEITURA OBRIGATÓRIA
- Cadastrar os imóveis que entraram em carteira
- Atualizar cadastro de imóveis informando imóveis Vazios /Desocupados
- Inativar os imóveis (retirar da carteira), proprietários e locatários que não pertencem mais
a carteira.
- Atualização das Tabelas - P/ reajuste aluguel (IPC/INPC/IGP) e do Imposto de Renda –
JORNAIS.
- Proceder os lançamentos fixos, avulsos, IPTU e Seguro.
- Iniciar o movimento de locação do novo período.
- Verificar os lançamentos antes da emissão (IMPRIMIR CONFERÊNCIA DE RECIBOS).
- Emitir Recibos mensais dos locatários (Verificar movimento - Coincidir recibo do cadastro
com recibos pedidos).
- Proceder baixas nos recibos pagos pelos locatários (por Nº de recibos).
- Emitir a conta corrente dos proprietários para os repasses.
- Proceder baixas dos repasses feitos aos proprietários. (por Nº recibo locatário)
- Em caso de recebimentos em atraso reemitir recibos de locatário.
Transfere automaticamente as baixas do proprietário e inquilinos para o caixa e conta
corrente, bem como, todas as verbas incidentes em tabela.
Em caso de erros de lançamentos fixos, avulsos e outros:
- Acertar os cadastros e lançamentos incorretos.
- Iniciar novo período ou no caso de erro
de lançamento o acerto poderá ser
efetuado diretamente na consulta de recibo em tela.
- Emitir o(s) recibo(s) dos locatários.
Em caso de emitir recibos errados:
- Proceder a limpeza dos recibos emitidos (somente os incorretos/ por Nº de recibo).
- Acertar os cadastros e os lançamentos incorretos.
- Iniciar novo período.
- Emitir os recibos, agora corretos.
Mensagem de erro
- Antes de contatar o suporte, verifique se os procedimentos de operação estão corretos, ou
seja, cadastros, lançamentos, baixas, etc...
- Entrar no menu e ORGANIZAR OS ARQUIVOS, pois, pode estar ocorrendo problemas com
os arquivos indexados, esse procedimento poderá solucionar tais problemas. Não
solucionando desligue e ligue novamente o computador.
- Persistindo, quando abrir a tela do erro, imprima e remeta por fax ao suporte técnico da
BAZEVANI com as seguintes informações:
Em qual momento da operação abriu a mensagem de erro?
Cadastro/Emissão/relatórios/etc...,
E versão atual do sistema?
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Procedimentos para BACKUP sistema de Adm. Imóveis
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Entre pelo MENU INICIAR
Clique em LOCALIZAR, “ARQUIVOS OU PASTAS”
Nome: *.DBF *.FPT *.DOC
Examinar: C:\BAZEVANI\LOCBAZE (ou diretório em que se localiza)
O item incluir subpastas: Deixar esta campo sem clicar
Clique em “LOCALIZAR AGORA”
Em Seguida clique no menu EDITAR, SELECIONAR TUDO
Após ter selecionado os arquivos, clique com o botão direito do mouse no
último arquivo selecionado.
• Clicar em (ENVIAR PARA), (DISCO FLEXÍVEL).
*** A Bazevani não se responsabiliza por qualquer tipo de dano nos arquivo da
base de dados e em backup do sistema.
Como alterar dados da empresa?
1) Fechar o sistema de administração;
2) Entrar no Prompt do Dos e digitar;
C:\WINDOWS> CD\BAZEVANI\LOCBAZE, ou o diretório que o sistema se
encontra <ENTER>
C:\BAZEVANI\LOCBAZE> DEL FONTE.MEM
<ENTER>
C:\BAZEVANI\LOCBAZE> EXIT
<ENTER>
(AO REINICIAR O SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO, ELE PEDIRÁ OS NOVOS
DADOS DA EMPRESA).
Nossa empresa oferece treinamento em sua sede, para elucidar as dúvidas
de operação, portanto, o suporte visa resolver problemas técnicos, então,
não insista em tentar operar o sistema buscando tirar duvidas de operação
por telefone.
Leia ATENTAMENTE o termo de licenciamento e o manual do sistema,
elementos essenciais para tirar as dúvidas relativas à relação cliente/
fornecedor.
ATENDIMENTO SUPORTE TÉCNICO
Fone/fax: (011) 6950-3069 e-mail: [email protected]
Segunda à Sexta-feira 09:00 as 12:00hrs - 13:00 as 17:00hrs
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