ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO
BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE
UTILIDADES
ESTUDO DE CASO LE BISCUIT
Feira de Santana
2010
ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO
BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE
UTILIDADES
ESTUDO DE CASO LE BISCUIT
Artigo apresentado ao Curso de Pós- graduação
como requisito obrigatório para obtenção do título
de Especialista em Logística Empresarial da
Faculdade de Tecnologia e Ciências de Feira de
Santana.
Orientador Prof. MsC. Leoman Moutinho dos
Santos
Feira de Santana
2010
ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO
BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE
UTILIDADES
ESTUDO DE CASO LE BISCUIT
Artigo apresentado ao curso de Pós-graduação em Logística Empresarial
como pré-requisito parcial obrigatório para a obtenção do titulo de Especialista em
Logística Empresarial pela Faculdade de Tecnologia e Ciências de Feira de
Santana.
Data de aprovação __ / __/ ____
BANCA EXAMINADORA
Orientador Prof. MsC. Leoman Moutinho dos Santos
FACULDADE DE TECNOLOGIA E CIÊNCIAS DE FEIRA DE SANTANA
MsC. André Luis Nascimento Kaecher - Coordenador do Curso de Especialização
em Logística Empresarial
FACULDADE DE TECNOLOGIA E CIÊNCIAS DE FEIRA DE SANTANA
Feira de Santana
2010
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BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UTILIDADES
ESTUDO DE CASO LE BISCUIT
Adolfino Alves Pereira Neto
RESUMO
Com a estabilização da moeda brasileira, a gestão de estoques tornou-se um
dos fatores decisivos para o sucesso das empresas que lidam com armazenamento.
No mercado, a guerra não é mais de preços, e sim, da busca incessante pela
redução de custos e por uma melhor prestação de serviço ao cliente. Uma das
fontes de redução de custos está na armazenagem, e embora este seja um fato
incontestável, a gestão de estoques assim como outras áreas da administração,
recebe pouca atenção por parte das empresas. Isso pode implicar em redução da
lucratividade do negócio de forma silenciosa e quase imperceptível.
No Brasil, nas micro e pequenas empresas, ocorre uma miopia administrativa
provocada pela falta de conhecimento sobre Boas Práticas na gestão de estoques. É
grande a quantidade de empresas que utilizam apenas o conhecimento empírico
para gerir seus estoques, em detrimento das boas práticas existentes e difundidas
nesta área.
Para analisar com maior profundidade este assunto ainda pouco explorado, foi
feito um estudo de caso com a Le Biscuit, empresa baiana que atua no varejo de
utilidades, brinquedos e armarinho. A empresa que entrou no mercado de forma
tímida e se tornou no maior player do mercado de utilidades do Norte/Nordeste,
sempre enxergou mercadoria como dinheiro na prateleira, e que utilizar
gradualmente boas práticas era fator condicional para o sucesso.
Palavras-chave: Administração de Estoques, Controle, Boas Práticas, Acuracidade,
Inventário, Redução de custo, Logística, T.I., Giro, Compras.
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INTRODUÇÃO
1 Fundamentação Teórica
O presente estudo busca motivar micro e pequenas empresas do varejo a
utilizar Boas Práticas, difundindo assim o conhecimento delas na Gestão de
Estoques. Como objetivo adicional, o estudo também identifica os motivos para o
não uso das boas práticas, definindo conceitos, analisando um caso de sucesso no
varejo de utilidades (Le Biscuit), e sugerindo melhorias a serem implementadas. A
escolha deste tema foi feita de forma estratégica, devido a baixa produção
acadêmica a respeito das boas práticas na gestão de estoques, tratando o assunto
de forma superficial. São inexistentes pesquisas que abordem os fatores
motivadores para que seja tímido o uso das boas práticas e qual a dificuldade
enfrentada pelas empresas para utilizá-las. O amadurecimento da idéia do tema
aconteceu pela observação do mercado de micro e pequenas empresas de varejo
no país por mais de vinte anos, onde foi observado que as boas práticas são usadas
timidamente. Esta observação tamém evidenciou que o conhecimento e a aplicação
de boas práticas trás resultados de grande valia para a organização. Em diversas
dessas empresas foi comprovado o uso das boas práticas, porém, quase sempre
sem que a empresa sequer tenha noção de que está aplicando um boa prática.
O estudo foi desenvolvido através de consultas realizadas em artigos
científicos, livros dos principais autores sobre o tema e entrevistas feitas na empresa
pesquisada. Foi utilizado o método comparativo, onde algumas boas práticas de
gestão de estoques são expostas de acordo com a teoria das melhores publicações
sobre o assunto, e a comparação delas com um caso real do mercado.
1.1 Gestão de Estoques
Antes de desenvolver o conhecimento sobre boas práticas na gestão de
estoques, se faz necessário a conceituação sobre Gestão e Estoque.
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Gestão é lançar mão de todas as funções e conhecimentos necessários para
através de pessoas, atingir os objetivos de uma organização de forma eficiente e
eficaz.
De acordo com Moura, Estoque é um conjunto de bens armazenados, com
características próprias, que atendem aos objetivos e necessidades da empresa.
Martins e Alt (2009, p. 198) diz:
A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao
administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados,
bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem
manuseados e bem controlados.
Obseva-se aqui a ênfase dada pelo autor a qualidade, quando utiliza
repetidamente a palavra bem, no sentido de melhor qualidade. A Gestão de
Estoques quando feita dentro de padrões estabelecidos e utilizando boas práticas,
implicam em melhores resultados nos processos executados. A gestão eficiente e
eficaz implica em bons ou ótimos resultados de cada processo, reduzindo o custo da
manutenção de estoques. Quando um processo é feito apenas visando a eficiência,
ele não pode ser considerado como uma boa prática, pois está se aplicando apenas
o conhecimento do saber fazer, porém, o resultado poderá não ser eficaz, o que
implica em qualidade abaixo do esperado. As boas práticas remetem a eficácia.
Gerir estoques aplicando boas práticas é o processo que mantém produtos ou
materiais dentro do seu nível ideal de atendimento ao mercado, preservando a
integridade dos mesmos com baixo custo operacional, evitando faltas e/ou excessos
de estoques, tendo foco em eficiência e eficácia, atingindo inevitavelmente os
melhores resultados.
1.2 Parâmetros de Estoques
A gestão de estoques é composta por diversos processos que se executados
atendendo a requisitos de boas práticas, implicam nos melhores resultados. Os
processos de recebimento, inspeção, armazenamento, movimentação, separação,
conferência e carregamento são os mais comuns e frequentes na armazenagem.
Em todos esses processos pode-se aplicar boas práticas.
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Estoques mal geridos são drenos do fluxo de caixa das empresas, em muitos
casos imperceptíveis, podendo ser os grandes responsáveis por problemas
financeiros, falta de liquidez ou deficiências no atendimento.
Estamos vivendo no século XXI. Faz mais de cinquenta anos que o homem
começou, no século passado, a controlar estoques utilizando computadores, os
quais, comparados as atuais calculadoras de bolso, seriam inúmeras vezes mais
lentos e ineficazes. De lá até aqui, a evolução da Tecnologia da Informação permitiu
um imenso avanço em todas as áreas da sociedade, e em especial na gestão de
estoques. Atualmente, os softwares atendem a todas as boas práticas necessárias
para que se obtenha a excelência no gerenciamento de estoques. A evolução dos
softwares desde o MRP I (Planejamento dos Recursos dos Materiais I), MRP II
(Planejamento dos Recursos dos Materiais II), ERP (Planejamento dos Recursos do
Empreendimento) e recentemente o WMS (Sistema de Gerenciamento de
Armazém), onde todos eles aplicam os conceitos acadêmicos de boas práticas na
gestão de estoques, eliminou todo o trabalho braçal das empresas nesta área.
Associado a evolução dos softwares, a comunicação global acontece em um
piscar de olhos através do uso da Internet de forma gratuita, dando acesso a
informação sobre gestão de estoques e boas práticas, difundindo esses conceitos no
mundo.
Gasnier (2002, p. 25) diz:
Estoques implicam em penalidades para a empresa e para a cadeia
de abastecimento. É preciso ter sempre em mente que “quanto
menos, melhor”, isto é, que o estoque é um mal absoluto para a
produtividade e que, portanto, precisa ser eliminado assim que as
causas forem sanadas”.
As empresas devem gerir estoques necessários, onde faltas e excessos
devem ser eliminados. Apesar de todo o conhecimento divulgado no mundo sobre
gestão de estoques, o mercado brasileiro de micro e pequenas empresas continua
dando pouca atenção a essa disciplina. Apesar de não haver pesquisas no país a
respeito do uso de boas práticas de gestão de estoques, é notória no mercado a
grande quantidade de empresas que não enxergam que os estoques são como
dinheiro nas prateleiras. Dinheiro parado implica em perda financeira direta, e, em
geral, de baixa mensuração e percepção. Os softwares de gestão estão repletos de
recursos que sinalizam essa perda antecipadamente, porém, é comum nas micro e
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pequenas empresas o uso de inventários em detrimento desses recursos para
identificá-las antecipadamente, evitando prejuízos. O problema do estoque
excessivo ou faltante pode ocorrer por má gestão administrativa motivada por
diversos fatores.
Nos dias atuais, a gestão de estoques conta com uma vasta riquesa de
controles, processos e equipamentos que colaboram para que se alcance melhores
resultados com menores custos. Ainda assim, é comum empresas praticarem
apenas uma gestão de estoques embrionária, aplicando o conhecimento empírico
absorvido dia a dia informalmente pelas experiências vividas no mercado,
implicando assim em perdas financeiras e físicas. Um pequeno exemplo pode ser
avaliado no uso dos códigos de barra. Desde que o Governo Federal instituiu em
1984 o código nacional de produtos e determinou que a ABAC fizesse sua
administração no país, já se passaram 26 anos. Atualmente, leitores óticos e
impressoras de código de barras são vendidos a preços acessíveis a qualquer
empresa. Além disso, todos os softwares de gestão fazem uso do código de barras.
A utilização do código de barras na gestão de estoques é fator condicionador para
redução de custos, aumento da acuracidade dos estoques e aumento da velocidade
de execução dos processos. Embora já tenham se passado quase três décadas de
uso dos códigos de barra, segundo o GS1, órgão que controla os códigos de barra
no país, ainda é grande a fatia do mercado que não os utiliza. Mas por que então? O
mais provável é que seja a falta de cultura em T.I.. Este é apenas um dos diversos
questionamentos que podem ser feitos a respeito do não uso de boas práticas.
Segundo Tozo, há vários parâmetros de estoque considerados boas práticas
na gestão de estoques, como lote econômico de compra, gestão do lead time,
sugestão de compra, nível de serviço, técnicas de armazenamento, preservação de
materiais, controle de validade e de lotes, planejamento da produção, etc.
Há alguns motivos identificados para justificar o não uso de boas práticas
como os citados aqui, porém, o principal deles é o uso do conhecimento empírico
em detrimento do conhecimento científico.
Segundo Babini, o conhecimento empírico é o modo comum, corrente e
espontâneo de conhecer, que se adquire no trato direto com as coisas e os seres
humanos, as informações são assimiladas por tradição, experiências causais,
ingênuas, é caracterizado pela aceitação passiva, sendo mais sujeito ao erro nas
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deduções e prognósticos. É o saber que preenche nossa vida diária e que se possui
sem o haver procurado, sem aplicação de método e sem se haver refletido sobre
algo.
O Conhecimento Científico,é representado pela ciência e pode ser definido
como o conjunto organizado de conhecimentos sobre um determinado objeto,
obtidos mediante a observação, a experiência dos fatos e um método próprio.
Quando questionadas a respeito do não uso das boas práticas, as
empresas quase sempre justificam que os custos são impeditivos para implantá-las
em seus estabelecimentos. Relatam que são pequenas, estão em crescimento, e
que no momento certo ocorrerá o investimento. De forma negativa, esses
investimentos geralmente ocorrem tardiamente, prejudicando o próprio negócio. Se
as boas práticas fossem aplicadas no tempo devido, o crescimento seria mais rápido
em consequência da redução de custos que seria obtida.
Para eliminar os problemas gerados pelo conhecimento empírico, diversos
segmentos de mercado criaram boas práticas para suas atividades. No caso da
gestão de estoques, essas boas práticas reduzem ou eliminam a maioria dos
problemas e resultam em eficiência e eficácia.
1.3 Boas Práticas
Boas Práticas é uma expressão derivada do inglês "best practices", a qual
denomina técnicas identificadas como as melhores para realizar determinada tarefa.
Por exemplo, as "boas práticas" para se calcular uma equação são os melhores
jeitos para fazer uma equação. É sempre recomendável seguir as boas práticas. Em
diversas profissões têm sido criadas normas de "boas práticas" que definem a forma
correta de atuar dos respectivos profissionais.
São diversas as boas práticas existentes no mercado que colaboram para
com a eficácia na gestão de estoques, porém, neste estudo, teremos como foco
apenas seis boas práticas amplamente difundidas e de fácil execução pelas
empresas, as quais estão detalhadas a seguir. Em seguida será feita uma análise do
uso de boas práticas em uma empresa real.
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1.4 Estoque de Segurança, Estoque Máximo e Ponto de Pedido
1.4.1 ES – Estoque de Segurança
Segundo Pozo(2007), também denominado como estoque mínimo, o estoque
de segurança indica a quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de
ressuprimento superior ao programado ou um aumento na demanda do produto. Sua
finalidade é não afetar o processo produtivo e, principalmente, não provocar
transtornos aos clientes por falta de material ou produto. O ideal é um estoque de
segurança igual a zero, porém, sabemos que dentro de uma organização, os
materiais não são utilizados em uma taxa uniforme, e que, também, o tempo de
reposição para qualquer produto não é fixo e garantido em razão das variáveis de
mercado. Fica difícil estabelecer como zero o estoque de segurança, porém não é
impossível. O modelo mais simples e fácil de utilizar para o cálculo do estoque de
segurança, é em função de um consumo médio no período, e um coeficiente de grau
de risco, onde um gerente de logística em função da sua sensibilidade de mercado,
pode estimar um percentual para cada material.
ES = C x K
Onde:
ES – Estoque de Segurança
C – Consumo médio no período
K – Coeficiente de grau de risco.
O Estoque de Segurança evita que ocorra a ruptura do estoque, porém, para
que isso ocorra, é necessário o uso de softwares de gestão para que seja elucidada
esta ocorrência de forma automática ou não, providenciando um pedido de
reposição do estoque.
Exemplificando, uma empresa necessita definir o estoque de segurança de
um produto que tem uma demanda média mensal de 100 unidades e, para tanto, o
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gerente de logística definiu um grau de risco de 30%. Qual seria então o estoque de
segurança?
ES = C x K
ES = 100 x 0.30
ES = 30 unidades
Há outras formulas que envolvem variáveis como consumo maior que o
previsto e percentual de atraso no tempo de reposição, porém este estudo não visa
um aprofundamento deste assunto. Na figura 1, temos uma representação gráfica do
estoque de segurança, além do ponto de pedido e estoque máximo.
Figura 1 – Gráfico de Análise de Variação do estoque
12
1.4.2 EM – Estoque Máximo
Estoque Máximo é a quantidade máxima de estoque permitida para o
material. Assim, a finalidade principal do estoque máximo é suportar as variações
normais de estoque em face da dinâmica do mercado, deixando margem que
assegure que o nível máximo de estoque não cresça e onere os custos de
manutenção de estoque. Obtem-se o Estoque Máximo com a formula:
EM = ES + LC
Onde:
EM – Estoque Máximo
ES = Estoque de Segurança
LC = Lote de Compra. Quantidade do produto especificado no pedido de
compra, que estará sujeita à política de estoque de cada empresa. Há várias
fórmulas para calcular lote de compra, porém não é foco deste estudo o
aprofundamento deste assunto.
Exemplificando, qual é o estoque máximo de um material cujo lote de compra
é de 100 unidades e o estoque de segurança é igual à metade do lote de compra?
EM = ES + LC
EM = (100 / 2) + 1
EM = 50 + 100 = 150 unidades
1.4.3 PP – Ponto de Pedido
É a quantidade de produtos que deve haver em estoque, garantindo que o
processo produtivo não terá problemas de continuidade, enquanto aguarda-se a
chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. Quando um determinado
produto atinge seu ponto de pedido, deve ser feito o ressuprimento do estoque,
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emitindo um pedido de compra ao fornecedor. O ponto de pedido utiliza a seguinte
fórmula:
PP = (C x TR) + ES
Onde:
PP = Ponto de Pedido
C = Consumo Médio no Período
TR = Tempo de Reposição
ES = Estoque de Segurança
Exemplificando, temos um determinado produto que é consumido em 100
unidades mensalmente. Sabemos que seu tempo de reposição é de 45 dias. Então,
qual é o seu ponto de pedido, uma vez que o seu estoque de segurança é de 20
unidades?
PP = (C x TR) + ES
C = 100 unidades por mês
TR = 45 dias (ou seja, 1.5 mes, ou um mês e meio)
ES = 20 unidades
PP = (100 x 1.5) + 20
PP = 170 unidades
As boas práticas de estoque de segurança, estoque máximo e ponto de
pedido, se aplicados continuamente, evitam prejuizos, pois impedem excessos e
rupturas dos estoques, além de promover um melhor planejamento da compra,
influenciando positivamente na cadeia de suprimentos.
1.5 Recebimento
Segundo Viana(2002), a atividade Recebimento intermedia as tarefas de
compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência
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dos materiais destinados à empresa. Neste contexto, aparece como o fiel avaliador
de que os materiais desembaraçados correspondam efetivamente às necessidades
da empresa. Suas atribuições básicas são:
a. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de
materiais;
b. Analisar a deocumentação recebida, verificando se a compra está
confirmada;
c. Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de
Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;
d. Proceder a conferência visual, verificando condições de embalagem
quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso,
apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;
e. Proceder a conferência qantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;
f. Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;
g. Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de
pagamento ao fornecedor;
h. Liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado.
Nos pontos d, e, f, g e h acima, pode ser utilizado um sistema ERP, WMS ou
MRP II que proporcione a segurança operacional adequada para este, que é um dos
momentos mais críticos do processo de gestão de estoques. O recebimento é um
dos processos onde pode ocorrer diversos problemas operacionais, geramente
provocados por erros humanos, ou por má fé. Para evitá-los, é necessário que o
software em uso disponha dos seguintes recursos:
a. utilização de coletores de dados com RF – Rádio Frequência, permitindo
ao operador efetuar ações no sistema sem a necessidade de se dirigir a
um computador para isso. Com o coletor as ações ocorrem durante o
deslocamento do operador;
b. permitir que seja possível coletar eletronicamente dados da conferência
visual;
c. permitir comparar eletronicamente a nota fiscal de entrada com a
conferência feita;
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d. requisitar a reconferência do material, caso haja divergência quantidativa
da nota fiscal de entrada com a conferência feita;
e. Bloquear o armazenamento do material, caso haja divergência quantitativa
ou financeira entre a nota fiscal de entrada e o pedido de compra,
concedendo ao comprador a decisção de liberação para o armazenamento
ou devolução ao fornecedor.
1.6 Curva ABC
Na página 64 de seu livro, Viana diz que o método da Curva ABC foi criado
por Vilfredo Pareto, economista, sociólogo e engenheiro italiano (1848 – 1923), onde
baseado na sua teoria nasceu o Diagrama de Pareto, utilizado em diversas áreas
em todo o mundo.
A Curva ABC proporciona ao gestor de estoques uma visão em escala dos
materiais sob seu controle. Ela mostra em uma escala decrescente, a importância
dos materiais pela quantidade ou pelo valor das unidades vendidas. Isso implica em
maior conhecimento da sua demanda, para que sejam tomadas medidas
estratégicas a respeito dos materiais. Pode-se por exemplo, executar promoções
para venda de materiais que encontram-se na parte C da curva, promover ações de
marketing sobre os materiais da curva A e B, inativar materiais, entre outras outras
tantas ações possíveis com a Curva ABC. Esta importante boa prática tem
baixíssimo custo de mercado, pois tornou-se fator obrigatório nos softwares de
gestão disponíveis, popularizando o conhecimento da mesma. Na figura 2, temos
uma representação hipotética de um universo analisado, onde a Classe A
representa 20% do mix e 80% do valor, sendo a classe mais importante.
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Figura 2 – Gráfico da Curva ABC
Classe
% MIX
%VALOR
A
20
80
B
50
15
C
30
5
Figura 3 – Classes da Curva ABC
A Curva ABC é um método eficaz aplicável a qualquer situação onde se
deseja estabelecer uma escala de prioridade, visando dar tratamento diferenciado
por classe identificada. Ela também pode ter uma análise mais profunda,
aumentando-se a quantidade de classes a serem analisadas, dando um tratamento
especial a cada uma delas. Os softwares MRP II (Planejamento dos Recursos
Materiais), ERP (Planejamento dos Recursos do Empreendimento) e os WMS
(Sistema de Gerenciamento de Armazém), dispõem de processos eficazes para
gerenciamento da Curva ABC.
1.7 Inventário
Os estoques são vulneráveis a partir do momento em que são produzidos ou
adquiridos. Dai em diante, em todos os locais desde o armazém da indústria até o
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momento em que é entregue ao consumidor final, deverão ser feitos movimentos
seguindo regras rígidas de controle, para que a integridade do material seja
preservado. O inventário é uma boa prática que colabora para que se reduza a
vulnerabilidade dos estoques. Ao contrário do que uma boa parte imagina, os
inventários nao visam identificar divergências entre o estoque físico e os sitemas de
gestão, e sim, verificar se as quantidades devidas estão realmente presentes
fisicamente e em perfeito estado para comercialização ou uso.
“O inventário físico é uma contagem periódica dos materiais existentes para
efeito de comparação com os estoques registrados e contabilizados em controle da
empresa, a fim de se comprovar sua existência e exatidão.” (VIANA, 2002, p. 381).
Os inventários podem ser realizados mensalmente, anualmente ou de forma
rotativa, onde são escolhidos materiais a serem contados diariamente. A prática de
inventário anual é inadequada e está em descontinuidade no mercado. Os
inventários mensais são feitos de forma rotativa ou geral. Os inventários rotativos
são práticos, tem baixo custo e tendem a melhores resultados, pois os conferentes
tornam-se especialistas em contagem, os problemas são corrigidos imediatamente
após a sua identificação, e não há a necessidade de parar o armazém. É comum
selecionar fornecedores, grupos ou sub-grupos de materiais para efetuar a
contagem. Os principais motivos para a realização dos inventários, são a
possibilidade de falhas nos softwares de gestão de estoques, bem como as falhas
cometidas por pessoas ao lidar fisicamente com os estoques.
Inventariar mercadorias é inventariar um patrimônio como outro qualquer,
tendo valor monetário de grande importância na empresa. Se feito com métodos
adequados, pessoas treinadas e motivadas e equipamentos adequados, o resultado
para a empresa e para a equipe de contagem é como uma vitória alcançada. Por
outro lado, os inventários podem se tornar um martírio.
O termo inventário quando pronunciado dentro das organizações que não o
fazem a partir dos princípios das boas práticas, provoca pavor na equipe de
contagem. Pessoas mal remuneradas, horários inadequados, tamanho da equipe
insuficiente, alimentação inadequada, fazem com que a equipe já inicie a contagem
na certeza de que o resultado será de qualidade inferior, implicando em diversas
recontagens, onde chega-se a constatação de que vários casos de divergências
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terão que ser resolvidos posteriormente ao evento, provocando no final, a sensação
de desânimo e insatisfação generalisada.
Os principais fatores que levam a um fracasso nos inventários são:
a. falta de planejamento na periodicidade de execução;
b. falta de método adequado para o processo do inventário;
c. baixo ou nenhum incentivo para a equipe que executa o inventário;
d. ausência do uso de coletores de dados;
e. horários e datas inadequadas para execução, interferindo na vida
particular dos envolvidos;
f. execução de apenas uma contagem dos estoques;
g. resolução em data posterior, das divergências indentificadas no inventário;
2 A EMPRESA
Le Biscuit, a loja estudada, iniciou suas atividades em 1968 na cidade de
Feira de Santana – Ba com três sócios, comercializando presentes e brinquedos.
Hoje a empresa comercializa utilidades, tem quatorze lojas nos estados da Bahia e
Sergipe, e um centro de distribuição em Salvador – Ba.
Um ano depois de inaugurada, passou a comercializar também artigos de
armarinho. Cinco anos depois agregou as linhas de cama, mesa e banho, e enxoval
para bebê. Nesta época já eram duas lojas. Após dez anos, a empresa já contava
com três lojas e passou a vender também no atacado. Devido a grande variedade de
linhas oferecidas, a quantidade de mercadorias a serem controladas era muito
grande. Os únicos recursos utilizados para gerir os estoques, eram a ficha cardex
(ficha de cartolina onde controlava-se manualmente os estoques) e uma ficha de
fornecedor que continha a linha de mercadorias do mesmo, e se assemelhava a
uma planilha Excel, porém feita manualmente. Em 1980, doze anos após a sua
fundação, a empresa passou a usar o serviço de um bureau de serviços
computadorizado, controlando os carnês de crediário apenas. Nesta época,
continuava-se usando os mesmos controles manuais para gerir os estoques. Em
1986 foi adquirido o primeiro computador, mas apenas para registrar as vendas
feitas. Em 1995, a empresa já contava com o cadastro de mercadorias, registro de
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entradas, porém, não havia a gestão de estoques. Os vendedores comissionados
analisavam os estoques e informavam suas quantidades aos compradores para que
efetuassem as compras. Em 1998 a empresa passa a utilizar um sistema de controle
de estoques, porém não havia confiabilidade para a gestão. Em 2002, 36 anos
depois, a empresa começa a controlar estoques no computador. Em 2004 já são
mais de vinte mil itens em estoque. Em 2006 a empresa constroi um CD central para
gerir estoques e faz uso do WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém).
Atualmente a empresa faz uso intenso de boas práticas de gestão de estoques e
continua agregando novas práticas.
Para uma maior compreensão da evolução da Le Biscuit do ponto de vista da
gestão dos seus estoques, podemos traçar uma linha do tempo, tabulando os
acontecimentos:
Ano
1968
Acontecimento
Comentário
Fundação
Poucas mercadorias na linha de presentes e
briquedos, e gestão manual dos estoques usando
ficha cardex
1969
Nova linha de venda
Início da comercialização de artigos de armarinho
1974
Novas linhas de venda
Cama, mesa, banho, e enxoval de bebê
1978
Vendas no atacado
A empresa passa a vender no atacado e ja tem
três lojas
1980
Uso
do
bureau
de Apenas os carnês de crediário são controlados
serviços informatizados
1986
Aquisição do primeiro A empresa passa a registrar as vendas no
computador
1998
pelo computador externo à empresa
Uso
de
computador
sistema
de A empresa passa a usar sistema de gestão de
gestão de estoques
estoques, porém não havia confiabilidade na
informação
2002
Uso
do
computador São cadastradas as mercadorias por cor, e é
para gerir estoques
dado
início
computador
a
gestão
dos
estoques
pelo
20
2004
Diversificação de linhas
2006
Centralização
estoque
Já são mais de vinte mil SKU’s em estoque
do A empresa constroi um CD central para gerir
estoques e faz uso do WMS – Warehouse
Management System. As compras passam a ser
centralizadas
2010
Atualmente...
A empresa faz uso intenso de boas práticas de
gestão de estoques e continua agregando novas
práticas. São 14 lojas.
Ao longo de trinta e quatro anos, a empresa fez a gestão dos seus estoques
manualmente, utilizando conhecimento empírico absorvido ano após ano por
diretores, gerentes e demais membros da equipe. A partir da década de 1990, a
Tecnologia da Informação já era utilizada pela empresa, porém para outros fins. O
principal motivo para o não uso da T.I. nesta época para gerir estoques, e até os
primeiros anos do século XXI, era a baixa confiabilidade dos sistemas disponíveis no
mercado e dos bancos de dados existentes.
As boas práticas nunca foram no passado, meta ou foco da empresa, pois a
mesma desconhecia a maioria delas. Este desconhecimento era e ainda é comum
no Brasil, para a maioria das micro e pequenas empresas. Para que seja
evidenciada a evolução da empresa até alcançar o conhecimento da maioria das
boas práticas existentes, faremos uma análise comparativa das quatro boas práticas
foco deste estudo e definidas na primeira parte deste estudo, com as práticas
empíricas usadas pela Le Biscuit ao longo da sua história de crescimento no
mercado.
As observações feitas na Le Biscuit, onde foram analisadas as rotinas de
trabalho de compradores, gerentes de estoque, gerentes de armazém e diretores de
empresas do varejo em geral, leva a constatação que, descendo a um nível mais
profundo na análise, o que provoca o problema do não uso de boas práticas,
ferramentas tão poderosas, é o baixo índice de conhecimento dos profissionais
envolvidos na gestão dos estoques. Sem o conhecimento das boas práticas
adequadas, o profissional não tem argumentos para convencimento da sua diretoria
a respeito da melhoria dos processos. Nas empresas com cultura elevada onde
cultua-se educação e o conhecimento, os profissionais dificilmente permitem que
21
seu conceito no mercado seja diminuido por não aplicação de boas práticas. Eles
tem como fator básico em seu trabalho, convencer os gestores na utilização de
recursos que contribuem para a redução do custo e aumento da eficácia na gestão
de estoques, mesmo que para isso seja necessário a empresa efetuar
investimentos. Em geral, os problemas citados aqui ocorrem em micro e pequenas
empresas, as quais ainda enxergam conhecimento em tecnologia, como custo e não
como investimento. Na Le Biscuit, com a profissionalização da empresa ao longo
dos anos, foram feitos investimentos na elevação do nível da equipe, bem como a
contratação de novos profissionais que agregaram valor ao negócio, aplicando
novas boas práticas.
Estoque Máximo, Estoque de Segurança e Ponto de Pedido
Quando em 2005, os recursos da T.I. alcançaram um índice satisfatório de
confiabilidade dos dados, o setor de compras e logística da empresa passou a
utilizar o conceito de estoque de segurança e estoque máximo através do seu
software ERP. Este uso não foi, e ainda não é feito baseado nas fórmulas
apresentadas previamente neste estudo. A empresa ainda não utiliza a boa prática
de ponto de pedido, mas utiliza uma sugestão de quantidade a comprar, baseada na
demanda média dos últimos meses de venda. Os compradores através do seu
conhecimento do negócio, atribuem o estoque de segurança e estoque máximo a
cada item do seu mix de produtos para cada loja do grupo. Devido ao alto índice de
sazonalidade das mercadorias vendidas e da complexidade em dar manutenção em
parâmetros para a previsão de mínimos e máximos, torna-se necessária essa
atribuição feita pelos compradores, pois o feeling de mercado é dominado por eles.
Com isso, a empresa consegue evitar compras em grandes quantidades para
mercadorias que terão um curto cíclo de venda. Baseado em reuniões sistemáticas
com o fornecedor do ERP, está sendo desenvolvido uma nova metodologia de
gestão de estoques para o segundo semestre de 2011, onde está previsto o uso
adequado de estoque máximo, estoque de segurança e ponto de pedido, pois a
empresa está passando por uma reestruturação administrativa e operacional, a qual
envolve mudanças nos processos de gestão de estoques. No estudo, está sendo
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previsto o uso da sazonalidade no conceito do ponto de pedido, pois trata-se de uma
variável chave no processo de compra e venda da empresa.
Na figura 4 pode ser observada uma tela de pedido de compra, onde há as
informações de estoque de segurança (mínimo), estoque máximo e sugestão de
compra.
Figura 4 – Tela de Compras
Curva ABC
A utilização de um sistema de gestão administrativa que envolvesse a gestão
dos estoques e as vendas de forma integrada, só ocorreu no ano de 1998, trinta
anos depois da fundação, quando foi implantado um software baseado na tecnologia
DOS. Por utilizar banco de dados frágil, não havia a confiabilidade necessária para
utilizar plenamente os recursos oferecidos. A empresa passou a utilizar a Curva ABC
de forma cautelar, mas já promovendo algumas ações, utilizando a mesma para
efetuar compras mais eficientes, porém ainda sem efeito na gestão de estoques.
Esta iniciativa não foi resultado de um projeto de conhecimento planejado para o uso
de boas práticas, e sim, o uso de uma ferramenta que foi disponibilizada pelo
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software de gestão. Atualmente, o uso da curva ABC é intenso, promovendo ações
comerciais, de compra e de gestão de estoques, amplamente analisados em visões
gráficas e relatórios. A Curva ABC é analisada por loja e geral, dando uma visão
regional da priorização dos produtos vendidos, e revelando um perfil do consumidor
nas regiões onde as lojas estão localizadas.
Recebimento
O recebimento de mercadorias foi feito por 35 anos de forma manual, onde as
mercadorias eram conferidas visualmente, comparando a nota fiscal com as
mercadorias recebidas. A partir do ano de 2005, a empresa passou a utilizar um
processo eletrônico de recebimento disponível no software WMS (Sistema de
Gerenciamento de Armazém), onde as mercadorias recebidas são comparadas
eletronicamente com os dados da nota fiscal, apontando erros operacionais ou
desvios. O processo é conhecido como conferência cega, pois o conferente não tem
acesso ao documento fiscal de recebimento, se limitando a informar as quantidades
conferidas no recebimento. Além disso, são comparados os preços e as quantidades
da nota fiscal de entrada com o pedido de compra de mercadorias, visando
identificar problemas gerados desde o fornecedor de mercadorias. Caso haja
divergências, somente o comprador que efetuou a compra tem autorização para
liberar o recebimento das mercadorias. De acordo com a empresa, em fevereiro de
2011 será implantado o processo de importação do DANFE – Documento Auxiliar de
Nota Fiscal Eletrônica, reduzindo drasticamente o tempo do recebimento, e dando
mais segurança ao processo.
Inventário
Um inventário bem sucedido deve ter planejamento na periodicidade de
execução, método adequado para o processo do inventário, incentivo para a equipe
que executa o inventário, uso de coletores de dados, horários e datas adequados
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para execução, multipla contagem dos estoques e resolução imediata das
divergências indentificadas no inventário.
Não cumprir os requisitos aicma foi um dos grandes problemas enfrentados
pela empresa ao longo da sua história. Inventariar materiais disformes, com uma
grande quantidade de SKUs, com alta sazonalidade, com várias embalagens para a
mesma mercadoria e com um funcionamento intenso das lojas durante toda a
semana, sendo que algumas funcionam aos domingos, sempre foi um desafio.
Desde a fundação até o ano de 2000, a empresa realizava inventários apenas uma
vez por ano com o objetivo de apresentar o resultado do mesmo ao fisco estadual e
federal, sendo uma prática comum do mercado naquela época nas micro e
pequenas empresas.
Uma vez efetuada a contagem, a sensação da equipe de contagem era de
missão cumprida. Não havia meta para buscar o fundamento do inventário que é
checar e constatar a existência física dos estoques. Apenas contava-se os estoques
e os mesmos eram acatados e considerados como dado real, desprezando os
motivos que provocaram divergências. Em 2005 a empresa passou a executar
inventários rotativos e programados, visando checar os estoques, além de atender a
uma nova exigência fiscal surgida no ano de 2000 denominada Sintegra. Devido a
problemas cadastrais nas nomenclaturas das mercadorias, e nas múltiplas
embalagens dos materiais,
além da reutilização de códigos de mercadorias já
usados anteriormente, e por desconhecimento, a empresa sofreu com dados
errados, até que viesse a conquistar uma regularidade nesta área no ano de 2009.
Os inventários passaram a ser estratégicos e hoje são realizados rotativamente por
sessão da loja, de forma programada mensalmente. O conhecimento empírico foi
abandonado em prol da metodologia de inventário existente nos softwares ERP e
WMS em uso na empresa. Um problema antigo foi corrigido quando foi eliminado o
re-uso de códigos de mercadorias que já haviam sido descontinuadas. O produtor do
ERP fez contatos com a SEFAZ e através de um dialogo positivo, foram feitas
modificações no software para colaborar para a segurança dos dados. Os
inventários de cada loja são feitos e apurados mensalmente, onde torna-se mais
fácil identificar os motivos que geram problemas nos estoques.
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Outras Boas Práticas da Empresa
Com o conhecimento adquirido com algumas boas práticas implantadas, a empresa
criou o processo de Ponto de Verificação (check point). Estrategicamente colocado
na porta que liga a loja ao seu depósito de retaguarda de loja, o ponto de verificação
não permite a passagem de mercadorias do depósito para a loja sem uma
verificação de preço de venda e se realmente a mercadoria possui etiqueta de
código de barras e preço. Esta pequena mas eficaz prática, evita que o cliente
chegue ao checkout portando uma mercadoria que certamente vai interromper o
funcionamento do caixa, devido a falta de preço ou de código de barras.
Outra boa prática aplicada pela empresa depois que construiu seu CD, foi a
centralização das compras de mercadorias. Essa prática permitiu uma grande
redução dos custos com compras, redução de estoques, diminuição do tempo para a
compra, e redução dos níveis de estoques. Neste processo, compras podem ser
feitas para o CD ou para as lojas sem haver um grande esforço mental dos
compradores.
Obsevando as práticas aplicadas, a diretoria customizou no software de gestão
ERP, uma visão estratégica da margem de contribuição que pode ser filtrada por
fornecedor, grupo, sub-grupo ou individual por mercadoria, ordenando as margens
da maior para a menor margem ou vice-versa. O resultado é a ação de promoção ou
eliminação de linhas de produtos que se encontram nos extremos das visões de
margem, bem como dar uma maior atenção as mercadorias de maior margem..
3 CONCLUSÃO
As boas práticas modificam dia após dia o cenário econômico do país. As
empresas que passam a ter contato com elas experimentam a eficácia e a redução
de custos, e continuam buscando ampliar ainda mais o conhecimento. O estudo de
caso nos revela que mesmo começando e crescendo de forma empírica, a iniciativa
de investimento em boas práticas no momento certo além de investir em Tecnologia
da Informação na gestão, é possível desfrutar mais cedo de resultados que são em
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geral privilégio de médias ou grandes empresas. O caso Le Biscuit aqui pesquisado
tem um desfecho de grande sucesso, porém, segundo o SEBRAE, não é isso o que
ocorre com metade das empresas que são abertas a cada ano. Ter o discernimento
para quebrar o paradigma do conhecimento científico em detrimento do empirismo,
utilizando boas práticas, certamente leva uma empresa ao sucesso, mas o acesso
ao conhecimento no varejo brasileiro ainda é pequeno. Cada vez mais, os softwares
de gestão têm disponibilizado novos recursos ligados a boas práticas, com baixo
custo de implementação, viabilizando o uso das mesmas por um maior número de
empresas.
No Brasil, as boas práticas estão difundidas nas empresas onde a educação e
o conhecimento estão disseminados na equipe. Cabe a sociedade buscar em todas
as áreas, a disponibilização do maior número possível de centros de formação
profissional que difundem mais rapidamente o uso das boas práticas. Quanto maior
for a difusão, maior será a quantidade de micro e pequenas empresas que terão
acesso as boas práticas na gestão de estoques.
É necessário que haja um investimento dos governos nas esferas municipal,
estadual e federal, envolvendo instituições de ensino e de apoio a micro e pequena
empresa como o SEBRAE, para que o contato com as boas práticas na gestão de
estoques seja despertada e utilizada de forma precoce, acelerando o crescimento
das empresas desde pequenas, e conseqüentemente reduzindo o custo Brasil,
tornando o país mais competitivo no cenário mundial.
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4 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA
GASNIER, Daniel Georges, A Dinâmica dos Estoques. São Paulo: Instituto IMAM
2002
VIANA, João José, Administração de Materiais. São Paulo: ATLAS, 2002
MOURA, Reinaldo A., Logística: suprimentos, armazenagem e distribuição física.
São Paulo: Instituto IMAM, 1992.
HAMILTON POZO, Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais. São Paulo:
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MOURA, Reinaldo A., Embalagem, Unitização & Conteinerização. São Paulo:
Instituto IMAM, 1997.
ARNOLD, J. R. Tony, Administração de Materiais. São Paulo: ATLAS, 2008
FALCÃO, Roberto Flores, Gestão de Estoques: Uma Ferramenta para Gestão de
Custos. http://www.ead.fea.usp.br/tcc/trabalhos/2008/Roberto%20Falcão%20%20Artigo.pdf , acessado em 20 de agosto de 2010.