A arte de Administrar
o próprio tempo
Prof. Emilio Paiva
outubro 2013
Administrar o Tempo para chegar ao sucesso..
Mas antes disso precisamos desmitificar algumas considerações sobre o tempo..
Tempo é dinheiro
O tempo cura tudo..
Vamos recuperar o tempo perdido
A vida é multidimensional..
“A vida da gente tem várias dimensões e o papel profissional é apenas uma parte, não pode ser a coisa
mais importante da sua vida porque é um instrumento para a realização de projetos da sua vida pessoal”,
E passa rápido!
Mas, o que é o tempo?
“ Há um tempo em que é preciso abandonar as roupas usadas,
que já tem a forma do nosso corpo, e esquecer os nossos
caminhos, que nos levam sempre aos mesmos lugares. É o
tempo da travessia: e, se não ousarmos fazê-la, teremos ficado,
para sempre, à margem de nós mesmos.”
É a duração da mudança..
Administração do tempo
Pode ser definida como um
plano de utilização e controle do
tempo da forma mais eficiente e
eficaz possível
Um plano deve ser criado para
atender às necessidades
específicas de um indivíduo
Sendo flexível, de forma a
ajustar-se a situações em
constante mudança
Uma ferramenta
Segunda-feira Terça-feira
Quarta-feira
Quinta-feira Sexta-feira Sábado
Domingo
6:00
6:30
7:00
7:30
8:00
8:30
9:00
9:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
16:00
16:30
17:00
17:30
18:00
18:30
19:00
19:30
20:00
20:30
21:00
21:30
22:00
22:30
23:00
23:30
Legenda:
Dimensão
Trabalho
Estudo
Familia
Lazer
Curso
Pessoal
SOMA=>
Sub Total
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0
Planejamento
%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0
7
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
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19
20
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36
Um minuto para voce
Qual a conclusão?
Fatores de aumento de produtividade
Habilidade da força de trabalho;
Fatores organizacionais:
de 2% a 20% de Ganhos de Produtividade;
Produtividade Não-Industrial
 Medida quantitativa não é
efetiva;
 Geração qualitativa de Valores.
Matriz de Gerenciamento de Tempo
URGENTE
NÃO URGENTE
IMPORTANTE
I – CRISES
PROBLEMAS URGENTES
PROJETOS COM DATA
MARCADA
II – DESENVOLVIMENTO DE
RELACIONAMENTOS
IDENTIFICAÇÃO DE NOVAS
OPORTUDIDADES
PLANEJAMENTO
NÃO
IMPORTANTE
III – INTERRUPÇÕES
RELATÓRIOS E E-MAILS
ATIVIDADES POPULARES
IV – DETALHES
PEQUENAS TAREFAS
PERDA DE TEMPO
TELEFONEMAS INÚTEIS
Analisando quadrantes
Quadrante I: sufoca as pessoas,
elas se tornam escravas e
gerentes de crises, capazes de
produzir somente no fim do
prazo
Resultados
 Estresse
 Esgotamento
Analisando quadrantes
Quadrante III faz gastar tempo em coisas sem
importancia, porém urgentes baseadas nas
prioridades e expectativas de outros resultados.
 Foco no curto prazo
 Não controle de sua própria vida
 Relacionamentos superficiais
Analisando quadrantes
Quadrante IV
Pessoas ineficazes ficam afastadas das coisas
importantes e urgentes, gastando seu tempo
com atividades inúteis
Resultados
• Irresponsabilidade
• Dependência dos outros
• Demissão de empregos
Analisando quadrantes
Quadrante II está no centro do gerenciamento
pessoal eficaz, pois trabalha com questões não
urgentes e importantes. As atividades estão
focadas nos relacionamentos, na missão
pessoal, no planejamento ao longo prazo e no
raciocínio coerente.
QUADRANTE II
“Pessoas eficazes não vivem voltadas para os
problemas, elas vivem voltadas para as
oportunidades. Elas alimentam as oportunidades,
e deixam os problemas morrer de fome”
Peter Drucker
Como conseguir tempo
 Para conseguir tempo necessário para
realizar atividades importantes sem urgência,
inicialmente, é necessário eliminar atividades
inferiores dos quadrantes III e IV
 Aprender a dizer “não” a outras atividades
que não estão em suas prioridades
APLICAÇÃO
Identifique uma atividade do Quadrante II e
comprometa-se a colocar em prática
Tente estimar seu tempo em cada quadrante
Faça uma lista de responsabilidades
Organize a próxima semana
APLICAÇÃO
Comprometa-se a organizar sua vida em bases
semanais
Converta seu instrumento de planejamento
pra quarta geração
Passe para “Um dia Quadrante II no Trabalho”
Ciclo PDCA
Matriz GUT
5W 2H
What ?
Qual ação?
Qual tarefa
será
realizada?
Qual a meta
a ser
alcançada?
1.Garrafa
térmica
sempre
abastecida
Why
Por quê?
How
Como?
Qual a
Qual o
justificativa
método que
para a
será utilizado?
realização da
tarefa?
Quem é o
cliente do
resultado da
ação
A falta de café
na garrafa
denota pouca
organização
do restaurante
e os clientes
não gostam de
esperar
Copa
organizada,
copeiras bem
informadas e
treinadas.
Número
suficiente de
garrafas para
o revezamento
Who
Quem?
Nome da
pessoa
responsável
pela tarefa.
Copeira
Where
Onde?
When
Quando?
How Much
Quanto $?
Local onde Data de início
Recursos
será realizada e término das financeiros
a tarefa e
tarefas
para executar
também os
a tarefa.
locais onde
será realizado
o
planejamento
das tarefas
Sobre a
bandeja ao
lado da caixa
registradora
para que os
clientes se
sirvam
Todos os dias Investimento
das 11:30h às em garrafas
14:30h
térmicas e em
pó de café,
conforme o
número de
clientes
Tempo: Amigo ou Inimigo?
A gente tem tempo..
Para refletir
O que você faria se “ganhasse” , a
partir de hoje, 60 minutos por dia?
Um presente para voce!
Administrar o Tempo
É uma escolha!
Escolher enquanto é tempo...
Quando descrevi minhas metas de curto prazo, uma delas era ter mais contatos
com os meus avós, me programei para que isso acontecesse dentro de uma semana.
Assim passou, quinta,sexta, sábado, domingo, segunda... e eu não fiz ao menos
uma ligação. Então recebi uma ligação da minha mãe avisando que meu avô havia
falecido.
Primeira meta não cumprida e sem nada que pudesse ser feito.
A avaliação de mim mesma é que essa é ultima meta que não coloquei em pratica.
Afinal o tempo não volta.
O nosso caminho só pode ser percorrido por nós mesmos, e algumas coisas não
tem volta.
Seu tempo quem faz é...
VOCÊ
Vamos encarar?
Email:
[email protected]
Muito
Obrigado!!!