Administração Geral - RF Aula 1 Administração geral 3. Gestão de pessoas: Estilos de liderança; liderança situacional; gestão por competências; gestão de conflitos; trabalho em equipe; motivação; empoderamento. 4. Comunicação organizacional: Habilidades e elementos da comunicação. Conceito de Administração Administração é o conjunto de atividades organizadas (intelectuais, braçais e automatizadas) desenvolvidas por uma pessoa ou por um grupo de pessoas para obter e utilizar de forma eficaz, uma determinada quantidade de recursos (financeiros, tecnológicos, naturais), visando atingir objetivos econômicos e/ou sociais previamente estabelecidos. Administração geral 1. Planejamento: Planejamento estratégico; planejamento baseado em cenários; gerenciamento de projetos; gerenciamento de processos. 2. Processo decisório: Técnicas de análise e solução de problemas; fatores que afetam a decisão; tipos de decisões. Administração geral 5. Gestão da informação e do conhecimento. 6. Controle administrativo: Princípios, mecanismos e objetivos; conceitos de eficiência, eficácia e efetividade. 7. As novas tecnologias e seus impactos na administração organizacional . Funções administrativas O processo de Administração compreende interpretar os objetivos propostos pela instituição e as necessidades de seus clientes ou usuários e estabelecer as maneiras de alcançá-las através de quatro “funções administrativas”. Administração Geral Funções administrativas Planejamento, Organização, Direção, Controle. Finalidade de um Planejamento A finalidade de um processo de planejamento, é facilitar a formulação e a posterior conquista dos objetivos estabelecidos. Conceito de Planejamento Planejamento é a função administrativa que estabelece os objetivos e as linhas de ação adequadas para alcançá-los. A noção mais simples de planejamento é a de não-improvisação. Uma ação planejada é uma ação não improvisada. 1.1.2 Conceito de Plano É o documento que detalha um processo de planejamento e a programação das ações e atividades necessárias para a sua realização. Administração Geral De cis Planejamento Tático Administração Média s õe aç õe s Planejamento Estratégico Alta Direção rm fo In 1.2 Níveis de planejamento Os níveis de planejamento são: • Planejamento estratégico, • Planejamento tático e • Planejamento operacional. Planejamento Operacional Gerentes e supervisores de Campo e setoriais Administração Geral 1.3 Planejamento estratégico É um processo administrativo unificado e integrador, voltado para o estudo de alternativas e escolha de caminhos, de responsabilidade da alta administração, mas que gera reflexos em todos os níveis da instituição. Administração Geral Cenários Compreende a identificação das mudanças que estão acontecendo externamente à instituição. Significa identificar e dimensionar mudanças e avaliar os impactos na instituição. • • • • • • 1.3 Planejamento estratégico Palavras chaves Cenários • Pontos fortes Valores • Pontos fracos Missão • Fatores Críticos de sucesso Visão • Objetivos e Oportunidades Metas Ameaças • Estratégias Administração Geral Exemplos de leitura de cenários: Aumenta a preocupação com a saúde e qualidade de vida. O Consumidor torna-se cada vez mais esclarecido e por conseqüência mais exigente. Administração Valores: Representam as convicções dominantes, as crenças básicas, aquilo em que a maioria das pessoas da instituição acredita. Exemplos de Valores: Respeito aos contratos; • Integridade; • Honestidade; • Transparência; • Satisfação do Cliente; • Qualidade em tudo que faz; • Melhoria contínua; • Busca contínua da Inovação; • Confidencialidade e segurança das informações. Administração Administração Missão: Representa o que a instituição é no presente. É o motivo da existência da instituição. É o papel desempenhado pela instituição na atualidade. Administração Visão: É como a instituição quer ser vista pela sociedade no futuro. A Visão descreve as aspirações para o futuro sem especificar os meios para alcançá-las. Análise SWOT O conceito foi criado por Kenneth Andrews e Roland Christensen, professores da Harvard Business School e estuda a competitividade de uma organização segundo quatro variáveis: strengths (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). Exemplo de Missão estratégica: - McDonald’s – “Servir alimentos de qualidade, com rapidez e simpatia, em um ambiente limpo e agradável.” Administração Exemplos de visão estratégica: TAM - “Um dia seremos a maior companhia de aviação brasileira e estenderemos um tapete vermelho para receber nossos clientes”. DISNEY - “Criar um mundo onde todos possam se sentir crianças”. Administração Oportunidades: São fatos ou situações que ocorrem fora da instituição e que a favorecem, especialmente se forem identificadas e aproveitadas a tempo. Administração Ameaças: São fatos, situações ou fenômenos, atuais ou futuros, no contexto externo da instituição, que se não forem eliminados, minimizados ou evitados, podem dificultar o alcance dos objetivos. Administração Pontos Fracos São características internas à instituição que devem ser minimizadas para evitar influência negativa sobre o seu desempenho. Administração Objetivos Correspondem a alvos que a instituição deverá alcançar. Determinam para onde os esforços serão direcionados. Administração Pontos Fortes: São características internas à instituição, que podem ser potencializadas para aperfeiçoar seu desempenho. Administração Fatores Críticos de Sucesso São as variáveis externas ou internas que podem influir mais decisivamente no futuro da instituição Administração Metas: Quantificam os objetivos e definem suas etapas. Também são entendidas como os passos intermediários para se alcançar um determinado objetivo. Exemplo de meta: Reduzir em 1/3 os acidentes de trânsito, até Dezembro/2011. Administração Estratégias São políticas e formas de alocação dos recursos disponíveis (Financeiros, Equipe de Trabalho e Tecnologia), visando atingir os objetivos estabelecidos. Administração 1.4 Planejamento Tático Adapta-se às restrições determinadas pelos métodos e procedimentos, às restrições do orçamento e às restrições de tempos para a execução. Envolve um ou apenas alguns departamentos da instituição. É elaborado pela administração média. Administração 1.5 Planejamento Operacional Abrange projetos para serem executados no curto prazo. Envolve um ou apenas algumas áreas da instituição; se refere a planos para obtenção de resultados considerados muito importantes. 1.6 Planejamento baseado em cenários A leitura de cenários não é um evento. É um processo! Identificando-se novas tendências estratégicas a empresa faz os ajustes visando alcançar os resultados econômicos e a imagem institucional desejada. 1.6 Planejamento baseado em cenários Planejamento baseado em cenários é um exercício de monitoramento destinado a vislumbrar e relacionar todas as situações possíveis que possam afetar de alguma forma uma empresa ou suas atividades. Pode ser realizado para curto, médio e longo prazo. 1.7 Gerenciamento de projetos Projetos são atividades especiais que diferem da rotina das atividades funcionais. Atividades funcionais são atividades que se repetem sempre da mesma forma com pequenas variações ao longo do tempo, e por tempo indeterminado. 1.7 Gerenciamento de projetos Projetos são atividades ou empreendimentos que têm uma data de começo e uma data limite de término previamente programado. O objetivo de um projeto é definido a partir de um problema, uma oportunidade ou de um interesse de uma pessoa ou instituição, que é o cliente do projeto. 1.7 Gerenciamento de projetos O sucesso de um projeto ocorre quando o interesse do cliente é atendido. Não fornecer o produto ou serviço, não realizá-lo dentro do prazo previsto, gastar mais do que o valor orçado, significa não atingir o desempenho e o objetivo esperado. 1.7.1 Administração (gerenciamento) de um projeto A administração de um projeto é o processo de tomar decisões, que envolvem o uso de recursos para realizar as atividades temporárias, com o objetivo de fornecer um resultado. 1.7.1 Administração (gerenciamento) de um projeto São dois os processos básicos de um projeto: Planejamento, Execução. Esses processos básicos se subdividem em outros processos: 1.7.1 Administração de um projeto Planejar o produto a ser fornecido Planejar o tempo e os recursos para fornecer o produto. Mobilizar recursos. Executar e controlar as atividades e o conjunto de recursos. Fornecer o produto. Encerrar o projeto. 1.7.2 Planejamento do Projeto O processo de planejamento é gradual e sucessivo. A idéia original passa inicialmente por uma fase de avaliação de seu interesse e viabilidade (econômica, financeira, de produção e mercadológica). 1.7.2 Planejamento do Projeto As etapas de avaliação ou análise crítica são chamadas de filtros do projeto. O Plano de um projeto deve conter informações sobre quatro variáveis críticas de desempenho: Escopo, Prazo, Custo e Riscos. Escopo: O escopo descreve todos os produtos de um projeto, os serviços necessários para realizá-los e resultados finais esperados. 1.7.2 Planejamento do Projeto O processo de detalhar os produtos do projeto produz uma estrutura analítica, também chamada de lista de componentes. Cronograma e orçamento Os prazos e os custos de um projeto são influenciados pelos riscos do projeto, que são avaliados a partir do escopo. 1.7.2 Planejamento do Projeto O plano de um projeto deve fornecer informações sobre as fontes de suprimentos de recursos, a equipe e a organização do projeto, a documentação necessária, os processos de comunicação, a administração da qualidade, os impactos ambientais, a logística envolvida e outros detalhes específicos. 1.7.2 Planejamento do Projeto Exemplo: O detalhamento de um evento para o lançamento de um serviço gera a seguinte lista de componentes: relação de convidados, confecção dos convites; escolha do apresentador; Local de realização do evento, alimentos, bebidas, som, estacionamento, segurança, espaço físico, mesas e cadeiras, iluminação. Cronograma e orçamento As características do produto, as atividades a realizar, os recursos necessários, a fixação de prazos e a delimitação dos riscos compõem os elementos essenciais de um plano básico de projeto. As decisões envolvidas no planejamento operacional definem as bases do orçamento do projeto. 1.7.3 Gestão de Projetos O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos definido pelo PMI – Project Management Institute – Instituto de Gerenciamento de Projetos, visando o desenvolvimento da profissão de Gerenciamento de Projetos). 1.7.3 Gestão de Projetos Os cinco grupos essenciais de processos de gerenciamento são: Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e controle Encerramento 1.7.3 Gestão de Projetos As nove áreas de conhecimento abordam o gerenciamento dos seguintes aspectos de um projeto: Integração; Escopo; Tempo; Custos; Qualidade; Recursos humanos; Comunicações; Riscos; Aquisições. 1.7.3 Gestão de Projetos O PMBOK formaliza diversos conceitos em gerenciamento de projetos, como a própria definição de projeto e do seu ciclo de vida; reconhece 5 grupos de processos de gerenciamento de projetos e 9 áreas de conhecimento. 1.7.3 Gestão de Projetos Os grupos de processos de gerenciamento de projetos têm uma certa correspondência com o conceito do Ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act ou Planejar - Fazer - Verificar - Agir). O grupo de Planejamento corresponde ao Planejar; Execução, ao Fazer; e Monitoramento e controle englobam Verificar e Agir. 1.7.3 Gestão de Projetos Cada área de conhecimento abrange diversos processos de gerenciamento de projetos: Escopo, Tempo, Custos e Qualidade são os principais focos para o objetivo de um projeto: Entregar um resultado de acordo com o escopo, o prazo e o custo definidos, com qualidade adequada. 1.7.3 Gestão de Projetos Recursos Humanos e Aquisições são os insumos que movem um projeto. Comunicações e Riscos são elementos aos quais deve haver sempre atenção e tratamento constantes em um projeto. E Integração abrange a harmonização de todos estes aspectos. 1.7.3 Gestão de Projetos E inclui também práticas inovadoras inclusive materiais publicados e não publicados. Como resultado disso, o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos está em constante evolução. 1.7.3 Gestão de Projetos É um fórum de excelência na área de gerência de projetos promovendo seu crescimento, divulgação, educação e valor nas organizações e praticantes, além de manter um programa de Certificação Profissional – Project Management Professional – PMP. 1.7.3 Gestão de Projetos O Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos é a soma dos conhecimentos intrínsecos à profissão de gerenciamento de projetos. Assim como em advocacia, medicina e contabilidade, o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos completo inclui práticas tradicionais comprovadas, e amplamente aplicadas;... 1.7.3 Gestão de Projetos O PMI é uma entidade sem fins lucrativos que congrega profissionais que atuam no campo relacionado à Gerência de Projetos. Foi fundado em 1969 nos Estados Unidos e está presente hoje em todos os continentes através de Capítulos, Seções Regionais e de Grupos de Interesse Específicos (SIGs). 1.7.5 Execução de um projeto Com os planos passando pelos filtros de avaliação, o processo de execução avança. Na etapa inicial monta-se a estrutura de execução: Recrutamento e organização da equipe. Contratação de serviços terceirizados. Aquisição de equipamentos e instalações. Define-se o fluxo de informações. 1.7.5 Execução de um projeto A execução ocorre com a realização das atividades projetadas e a aplicação dos recursos previstos nos planos. Os processos de controle integram o processo de execução, e fazem foco na análise e ajuste das variações entre o previsto e o realizado. 1.8 Gerenciamento de processos. Com a expansão das atividades empresariais e o crescimento no número, tamanho e complexidade das organizações surgiu a necessidade de se implantar planos de gerenciamento dos processos, especialmente para os executivos de alto nível. 1.8 Gerenciamento de processos. 2. Ciclo PDCA - Walter Shewhart – 1930. Específico para ser aplicado à administração da qualidade: “para a qualidade aprimorar-se continuamente é preciso planejar, executar, controlar e agir, em um ciclo que se repete, chamado ciclo PDCA. Divulgado por William Deming a partir de 1947, essa teoria tornou-se conhecida como Ciclo de Deming. 1.7.5 Execução de um projeto O encerramento de um projeto depende da natureza do produto e de como foi definido seu ciclo de vida no planejamento. Alguns projetos terminam com a entrega do produto; outros se prolongam por um período adicional de acompanhamento e ajuste funcional do produto. 1.8 Gerenciamento de processos. As concepções mais importantes sobre o gerenciamento de processos são as seguintes: 1. Teoria Clássica (Henry Fayol) - a partir de 1911. Propõe as seguintes etapas para o gerenciamento de processos administrativos e estratégicos: Planejamento, Organização, Comando, Coordenação e Controle. 1.8 Gerenciamento de processos. 3. Administração por Objetivos: Peter Drucker em 1955 no livro “A prática da administração” lançou o conceito de Administração por Objetivos: Procedimento sugerido para a aplicação prática do processo de planejar, organizar, executar e controlar. Essa idéia foi desenvolvida por Alfred Sloan na General Motors em 1920. 1.8 Gerenciamento de processos. Peter Drucker enfatiza a necessidade de definir objetivos e avaliar resultados em áreas-chave de desempenho como: Participação no mercado. Inovação. Produtividade. Recursos físicos e financeiros. Rentabilidade. Desempenho e aprimoramento gerencial. Desempenho e atitudes dos trabalhadores. Responsabilidade Pública. Administração Questões de Concurso (C) É normal que o Presidente da empresa revise e aprove o plano estratégico formal de uma organização e esteja pessoalmente envolvido nas decisões sobre abordagens e movimentos estratégicos críticos. (E) Ao final do ano, olhando-se para trás, a grande maioria das empresas verá que parte da estratégia realizada foi fruto de seu processo de planejamento, mas outra parte veio de decisões que emergiram ao longo do ano. 1.8 Gerenciamento de processos. 4. Popularização do conceito de Liderança: Pesquisadores de administração posteriores a 1960 dividem o processo administrativo em: Planejamento, Organização, Liderança e Controle. 01 BNDES 2008 – Administrador. Assinale a afirmativa INCORRETA sobre a construção da estratégia de uma empresa. (A) O processo de formação da estratégia nunca acaba, ao contrário, é contínuo, exigindo revisão periódica e ajustes finos. (B) O processo de formação da estratégia está sujeito à negociação interna entre os principais executivos e os acionistas da empresa (D) Uma estratégia de uma empresa tipicamente emerge de um processo não dirigido, onde os gerentes de cada nível constroem seus planos de ação estratégicos independentemente. 2. Um processo de PFOA envolve a compreensão, análise e identificação de elementos básicos internos e externos à empresa, os quais podemos concentrar nos quatro elementos: A) oportunidades, ameaças, fundamentação e alternativas. B) oportunidades, ameaças, fragilidades e potencialidades. C) potencialidades, fragilidades, ouvidoria e alternativas. D) ouvidoria, alternativas, fundamentação e potencialidades. 2. Um processo de PFOA envolve a compreensão, análise e identificação de elementos básicos internos e externos à empresa, os quais podemos concentrar nos quatro elementos: A) oportunidades, ameaças, fundamentação e alternativas. B) oportunidades, ameaças, fragilidades e potencialidades. C) potencialidades, fragilidades, ouvidoria e alternativas. D) ouvidoria, alternativas, fundamentação e potencialidades. 3. Para o conceito da análise estratégica de planejamento deve ser levado em consideração o processo dinâmico de planejamento, que é compreendido por ações: (A) rotineiras, que minimizem os impactos negativos da formulação estratégica. (B) intensivas, que garantam o resultado final da estratégia. (C) previamente definidas e posteriormente avaliadas, com base nos propósitos estratégicos. 3. Para o conceito da análise estratégica de planejamento deve ser levado em consideração o processo dinâmico de planejamento, que é compreendido por ações: (D) simultâneas, enfatizando as várias etapas do planejamento estratégico. (E) contínuas, acompanhando a evolução das variáveis estimadas no planejamento estratégico. 3. Para o conceito da análise estratégica de planejamento deve ser levado em consideração o processo dinâmico de planejamento, que é compreendido por ações: (E) contínuas, acompanhando a evolução das variáveis estimadas no planejamento estratégico. Administração 4. Escolha a opção que define corretamente o significado de Estratégias no contexto de um plano estratégico. a) As estratégias estabelecem metas a serem cumpridas para atingir os objetivos organizacionais. Estas devem ser escolhidas tendo clareza da análise do meio ambiente. Administração 4. Escolha a opção que define corretamente o significado de Estratégias no contexto de um plano estratégico. b) As estratégias delineiam as maneiras da organização alcançar seus objetivos. Estas devem ser escolhidas tendo clareza do negócio ou missão organizacional. Administração Administração 4. Escolha a opção que define corretamente o significado de Estratégias no contexto de um plano estratégico. c) As estratégias definem o grau de diferenciação dos produtos ou serviços da organização. São escolhidas a partir da missão da organização. Noções de administração 4. Escolha a opção que define corretamente o significado de Estratégias no contexto de um plano estratégico. d) As estratégias apontam os pontos fortes e fracos da organização a partir da análise da concorrência, do mercado e das ações governamentais. 4. Escolha a opção que define corretamente o significado de Estratégias no contexto de um plano estratégico. e) As estratégias delineiam a participação desejada no mercado a partir da análise de oportunidades e ameaças advindas do ambiente interno da organização. 4. Escolha a opção que define corretamente o significado de Estratégias no contexto de um plano estratégico. b) As estratégias delineiam as maneiras da organização alcançar seus objetivos. Estas devem ser escolhidas tendo clareza do negócio ou missão organizacional. 5. Ao escolher usar a estratégia genérica de diferenciação em busca de uma vantagem competitiva atraente, o que seria menos provável? (A) Oferecer aos compradores um produto de qualidade superior às marcas rivais. (B) Dedicar parte considerável do orçamento a esforços de comunicação de marketing. 5. Ao escolher usar a estratégia genérica de diferenciação em busca de uma vantagem competitiva (C) Prestar suporte maior às necessidades dos consumidores após a compra do produto. (D) Buscar ativamente todas as chances de reduzir custos que não afetassem a diferenciação. (E) Optar por reduzir os benefícios do produto em troca de uma redução ainda maior em seus custos. Administração 6. No planejamento operacional são definidas quais atividades devem ser executadas e quais recursos são necessários para a execução das atividades. Este processo compreende as seguintes etapas, EXCETO: Administração A) Análise dos objetivos. B) Planejamento do uso do tempo. C) Análise dos ambientes externo e interno da organização. D) Planejamento dos meios de controle. E) Planejamento dos recursos necessários para a execução das tarefas. 5. Ao escolher usar a estratégia genérica de diferenciação em busca de uma vantagem competitiva atraente, o que seria menos provável? (E) Optar por reduzir os benefícios do produto em troca de uma redução ainda maior em seus custos. Administração A) Análise dos objetivos. B) Planejamento do uso do tempo. C) Análise dos ambientes externo e interno da organização. D) Planejamento dos meios de controle. E) Planejamento dos recursos necessários para a execução das tarefas. Administração 7. Planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de modo mais eficiente, eficaz e efetivo. A esse respeito, assinale a opção incorreta. Administração 7. A esse respeito, assinale a opção incorreta. A.O documento formal que representa a consolidação do processo de planejamento é denominado plano. B.O princípio da precedência significa que o planejamento ocorre antes das funções administrativas organizar, coordenar, comandar e controlar Administração 7. Planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de modo mais eficiente, eficaz e efetivo. A esse respeito, assinale a opção incorreta. C Planejar se relaciona à tomada de decisões futuras baseada na análise ambiental. Administração 2.1 Finalidades da função Controle Controle é a quarta função administrativa. O Controle acompanha todas as etapas do processo administrativo. O Administrador planeja, organiza e dirige simultaneamente, e também desenvolve ações de controle. Administração 7. A esse respeito, assinale a opção incorreta. C. Planejar se relaciona à tomada de decisões futuras baseada na análise ambiental. D. O tipo de planejamento que busca otimizar os resultados de determinadas áreas da organização é denominado planejamento tático. Administração 2. Controle Administrativo 6. Princípios, mecanismos e objetivos; conceitos de eficiência, eficácia e efetividade. Administração 2.1 Finalidades da função Controle A função Controle mede e corrige o desempenho dos colaboradores e das atividades para assegurar que os objetivos da instituição venham a ser atendidos. Administração 2.1 Finalidades da função Controle A essência do Controle é a “Ação Corretiva”, que consiste na tomada de decisões no sentido de corrigir os possíveis desvios ocorridos. Controlar é estabelecer uma comparação entre o que foi planejado e o que efetivamente está sendo ou foi executado. 2.2 A função Controle tem dois objetivos • Identificar e propor a correção de falhas ou erros – O controle detecta falhas ou erros no Planejamento, na Organização ou na Direção e aponta as medidas corretivas. • Prevenir a ocorrência de novas falhas ou erros – Ao identificar e propor a correção de falhas ou erros, o Controle aponta os meios de evitá-los no futuro. Administração 2.3 Fases do controle Fase 1: Fixação de padrões de desempenho - Os padrões podem ser expressos em tempo, valor monetário, unidades físicas, entre outros. Administração A atividade principal do controle é verificar se tudo está sendo feito conforme o planejado e organizado, de acordo com as orientações dadas. Visa identificar erros ou desvios, para corrigi-los e evitar sua repetição. Administração 2.3 Fases do controle Fase 1: Fixação de padrões de desempenho. Fase 2: Observação do desempenho. Fase 3: Comparação do desempenho atual com o desejado. Fase 4: Ação corretiva. Administração 2.3 Fases do controle Fase 2: Observação do desempenho Para um melhor controle do desempenho de um período comparase com desempenhos anteriores ou com estudos de desempenho realizados em outras instituições. Administração 2.3 Fases do controle Fase 3: Comparação do desempenho atual com o desejado - Localiza-se as variações, erros ou desvios, e também projeta-se os resultados futuros. Administração 2.4 Princípios básicos de controle Princípio do objetivo. Princípio da definição dos padrões. Princípio da ação corretiva. Princípio da exceção. Administração 2.4 Princípios básicos de controle Princípio da definição dos padrões. O Controle deve basear-se em padrões bem definidos. Geralmente, os padrões são definidos no Planejamento, (portanto antes da execução dos trabalhos) e devem servir de critério (parâmetro) para o futuro desempenho. Administração 2.3 Fases do controle Fase 4: Ação corretiva. É a essência do Controle. Permite corrigir efetivamente os erros ou desvios ocorridos. As fases do Controle são cíclicas; não se esgotam com a simples correção dos erros ou desvios ocorridos. Devem ser utilizadas frequentemente. 2.4 Princípios básicos de controle Princípio do objetivo: O Controle deve contribuir para que os objetivos sejam alcançados indicando erros ou falhas a tempo de permitir ação corretiva eficaz. Então, o controle deve propor correções para que não haja desvios em relação aos objetivos. Administração 2.4 Princípios básicos de controle Princípio da exceção. Foi formulado por Taylor: O controle deve se concentrar sobre as situações excepcionais, isto é, sobre os desvios mais importantes e não sobre as situações normais. Administração 2.4 Princípios básicos de controle Princípio da ação corretiva. O Controle somente se justifica quando gera ação corretiva sobre os desvios ou falhas apontadas. Administração 2.5 Áreas de controle Área institucional Refere-se ao Controle da Instituição como um todo através da comparação entre os resultados previstos e os resultados alcançados por setor e área geográfica, por exemplo. Administração 2.5 Áreas de controle Área de produção Refere-se à Administração dos Recursos Materiais e dos processos utilizados, como o Planejamento e o Controle da Produção, o Controle de Materiais, o Controle de Estoques, o Controle da Qualidade. Administração 2.5 Áreas de controle As principais áreas de controle são: Área institucional Área de finanças. Área de produção Área mercadológica. Área de pessoal. Administração Área de finanças Refere-se ao acompanhamento da Administração financeira da Empresa, e abrange: • Controle Orçamentário, • Fluxo de Caixa • Contabilidade de Custos, • Controle dos Investimentos, e outros. Administração Área mercadológica Refere-se à Administração dos Recursos Mercadológicos ou Comerciais, como o Controle das Vendas e dos Atendimentos, o Controle de Estoques de Produtos Acabados, o Controle das Entregas a Clientes, o Controle de Promoção e Propaganda. Administração 2.5 Áreas de controle Área de pessoal Refere-se à Administração das Pessoas que trabalham na Empresa, como o Controle de Ponto e de Freqüência, o Controle das Férias do Pessoal, o Controle de admissões e demissões de colaboradores. Administração 2.6 O conceito de Eficiência A eficiência se refere aos meios, métodos, processos, regras e regulamentos; à forma utilizada para se executar as atividades, sem considerar se os resultados contribuem para alguma coisa ou não. Administração 2.6 O conceito de Efetividade A efetividade se refere à mensuração (medição) da utilidade ou impacto social do produto oferecido ou do serviço gerado, considerando a sociedade ou uma comunidade como um todo. Administração 2.6 O conceito de eficiência, eficácia e efetividade As funções administrativas visam: Proporcionar eficiência às instituições públicas e privadas; Obter eficácia nas ações desenvolvidas pelas instituições. Conseguir efetividade quanto aos benefícios oferecidos aos usuários. Administração 2.6 O conceito de Eficácia A eficácia se refere aos fins: Atingir objetivos e metas. Alcançar os resultados propostos. A eficácia refere-se a fazer aquilo que precisa ser feito para atingir os resultados esperados pela instituição; não está diretamente ligada aos meios nem à forma, mas sim à capacidade de se atingir resultados esperados. Administração Questões de concursos 1.Indique se as frases a seguir são verdadeiras (V) ou falsas (F). ( ) O controle é uma das fases do processo administrativo destinado a obter informações sobre o ambiente da organização. ( ) São elementos do processo de controle a definição de padrões, a obtenção de informações, a comparação, a tomada de decisão e a ação. ( ) O controle só deve ser exercido no final da linha de produção visto que possibilita a prevenção de erros e o descarte de produtos fora do padrão. ( ) As informações relativas ao controle podem ser obtidas por meio de inspeção visual, dispositivos mecânicos, questionários, sistemas informatizados, gráficos, relatórios e mapas. Administração Administração 1. Indique se as frases a seguir são verdadeiras (V) ou falsas (F). 1. Indique se as frases a seguir são verdadeiras (V) ou falsas (F). ( ) Escolha a opção correta. ( ) Escolha a opção correta. a) F, V, F, V b) V, F, V, F c) F, F, V, V d) F, V, V, V e) V, V, F, F a) F, V, F, V b) V, F, V, F c) F, F, V, V d) F, V, V, V e) V, V, F, F 2. Correlacione a coluna A com a coluna B e escolha a opção correta A1: Administração. A2: Organização. A3: Eficiência. A4: Eficácia. A5: Efetividade. B1: Conjunto de pessoas e de recursos deliberadamente estruturado para alcançar objetivos. B2: Alcance das metas pré-definidas. B3: Processo de tomar decisões e realizar ações. B4: Uso racional dos recursos. B5: Capacidade de alcançar resultados por meio de pessoas e da alocação eficiente de recursos. B6: Avaliação dos resultados. B7: Estudo das organizações. 4. Correlacione a coluna A com a coluna B e escolha a opção correta a) A1-B7; A2-B1; A3-B4 b) A3-B6; A4-B3; A5-B2 c) A1-B5; A2-B7; A4-B4 d) A2-B3; A4-B4; A5-B6 e) A1-B3; A3-B2; A5-B4 Administração 3. Em Administração o conceito de efetividade refere-se à mensuração (medição) da utilidade do produto ou serviço, considerando a sociedade como um todo e não apenas o usuário ou a instituição. Gabarito: Correto. 4. Para Chester Barnard (1886-1961) Publicou: The Functions of the Executive (Harvard University Press, 1938) e Organization and Management (Harvard University Press, 1948). O indivíduo precisa ser eficaz (atingir os propósitos da organização) e eficiente (satisfazer os seus motivos individuais) para sobreviver no sistema. Administração 3. Em Administração o conceito de efetividade refere-se à mensuração (medição) da utilidade do produto ou serviço, considerando a sociedade como um todo e não apenas o usuário ou a instituição. 4. Para Chester Barnard, na interação entre pessoas e organização, há uma importante distinção entre eficiência e eficácia quanto aos resultados; conceitos associados, respectivamente, ao alcance dos objetivos individuais e dos organizacionais. A parcela maior de responsabilidade pela integração desses objetivos recai sobre a alta administração. 4. Para Chester Barnard na interação entre pessoas e organização, há uma importante distinção entre eficiência e eficácia quanto aos resultados; conceitos associados, respectivamente, ao alcance dos objetivos individuais e dos organizacionais. A parcela maior de responsabilidade pela integração desses objetivos recai sobre a alta administração. Correta. ADMINISTRAÇÃO Escolha a opção que completa corretamente a frase: Falar em eficiência no âmbito do modelo gerencial da administração pública significa: a) centrar esforços na avaliação de resultados das políticas públicas. b) centrar esforços na participação do cidadão que define metas de ação. perante os cidadãos. 5. 133 ADMINISTRAÇÃO Escolha a opção que completa corretamente a frase a seguir: Falar em eficiência no âmbito do modelo gerencial da administração pública significa: c) centrar esforços na diminuição de custos, de modo a produzir mais com menos. 135 Administração 3.1 Conceito de Comunicação Comunicação é o processo de transmissão de informações e do retorno (feedback) de uma ou mais pessoas. A comunicação realiza uma ponte de significados entre duas ou mais pessoas. ADMINISTRAÇÃO c) centrar esforços na diminuição de custos, de modo a produzir mais com menos. d) centrar esforços na motivação dos funcionários e agentes públicos. e) centrar esforços na transparência da administração perante os cidadãos. 134 ADMINISTRAÇÃO 3. Comunicação Institucional Habilidades e elementos da comunicação. 136 Administração 3.1 Conceito de Comunicação Comunicar não é somente transmitir uma mensagem. É principalmente fazer a mensagem ser compreendida pela outra pessoa. Administração 3.2. Processo de comunicação Para que a comunicação se estabeleça é preciso haver um propósito, um objetivo. O resultado de um processo de comunicação é a transferência de um significado ou conceito, de uma pessoa para outra. Administração 3.2.1 Componentes de um processo de comunicação Fonte: É o local de origem da transmissão de uma mensagem. Emissor: é a pessoa que emite uma mensagem destinada a alguém. Administração 3.2.1 Componentes de um processo de comunicação Codificação: Uma mensagem precisa ser codificada para ser transmitida. Os seus símbolos precisam ser utilizados de uma forma que possam ser entendidos pelos receptores. 3.2 A comunicação na administração Ao dirigir o administrador precisa dar ordens ou instruções. A ordem se refere ao que fazer e quando. A instrução se refere ao como fazer alguma tarefa ou atividade. Enquanto a ordem é um imperativo de fazer algo, a instrução é uma orientação sobre a maneira de fazer algo. 3.2.1 Componentes de um processo de comunicação Receptor: é a pessoa ou grupo de pessoas a quem se destina a mensagem. Mensagem: É o conteúdo da informação. A mensagem tem um caminho, um fluxo que vai do emissor, ou fonte da mensagem para o receptor. Componentes de um processo de comunicação Canal: é o meio, ou o veículo pelo qual a mensagem é passada ao receptor. Quem escolhe o canal é o emissor. É importante para o processo de comunicação que o receptor e o emissor dominem o uso do canal escolhido para a transmissão da informação. Administração 3.2.1 Componentes de um processo de comunicação Decodificação: para a mensagem ser recebida e entendida é necessário que seus símbolos sejam traduzidos pelo receptor. Esta tradução se faz em nível mental; forma-se a idéia na mente do receptor a partir da mensagem recebida. Administração 3.2.1 Componentes de um processo de comunicação Feedback: é o processo de devolução da mensagem. Ao receber a mensagem o receptor a decodifica e devolve ao emissor uma nova mensagem. A boa comunicação é feita em mão dupla, vai e vem! Administração Comunicação informal: É a comunicação desenvolvida de forma espontânea através da estrutura informal das instituições e fora dos canais de comunicação estabelecidos pelo organograma da empresa. Administração Decodificação: As habilidades de receber as informações devem ser correlatas entre o emissor e o receptor, (quem fala deve se comunicar com quem escuta). A cultura, as vivências pessoais, os conhecimentos influenciam a emissão e recepção das mensagens. 3.2.1 O feedback nas organizações As organizações devem buscar uma comunicação clara e legítima com compreensão e respeito às diferenças, desenvolvendo assim uma melhoria nos relacionamentos . Uma comunicação mais efetiva auxilia na resolução de problemas e na tomada de decisões. Administração 3.3 Interferências na comunicação Quando a comunicação não se estabelece, ou se estabelece de forma incompleta ou não se realiza diz-se que há filtragens, bloqueios ou ruídos na comunicação. Administração 3.3.1 Filtragem Ocorre quando, no percurso entre o emissor e o receptor, parte da mensagem é suprimida. Isso pode ocorrer por ação de terceiros ou do próprio receptor que desconsidera ou não valoriza trechos da mensagem. Administração 3.3.3 Ruído I Ruído é a mensagem distorcida ou mal interpretada. Um problema básico em comunicação é que o significado que se capta de uma mensagem pode não ser exatamente aquele que o emissor quis transmitir. Administração 3.4 Itens que interferem na comunicação decorrente do emissor - Falta de clareza nas idéias. - Comunicação múltipla. - Problemas de codificação. - Bloqueio emocional. - Suposição errada acerca do receptor. Administração 3.3.2 Bloqueio O bloqueio acontece quando a mensagem não é captada e a comunicação interrompida. O bloqueio distorce percepções e em consequência altera atitudes e comportamentos. Administração 3.3.3 Ruído Nossos valores tendem a formatar o que vemos e ouvimos, a enaltecer algumas pessoas e a diminuir outras. As mensagens que não desejamos aceitar são reprimidas. Outras são engrandecidas. Outra situação é que “ignoramos as comunicações que entram em conflito com o que já conhecemos’”. Administração 3.5 Itens que interferem na comunicação decorrente do receptor - Existência de audição seletiva. - Desinteresse. - Avaliação prematura. - Preocupação com a resposta. - Reação ao emissor, preconceitos e estereótipos. - Comportamento defensivo. Administração 3.6 Níveis da comunicação • Intrapessoal • Interpessoal • Corporativo. Os três níveis influenciam-se entre si porque comunicação é um processo contínuo de realimentação. Administração A comunicação interpessoal é um complexo sistema onde interagem duas ou mais comunicações intrapessoais com exteriorizações pelos canais verbais e não verbais. A comunicação intrapessoal é o diálogo único, pessoal e intransferível que travamos conosco. Ela reflete e alimenta nossas crenças, cultura, valores, hábitos, virtudes, defeitos e outros condicionamentos que impedem mudar o que gostaríamos de mudar em nossas vidas; se a comunicação intrapessoal não abre espaço para mudanças, elas não ocorrem! Administração A comunicação corporativa reflete as comunicações intrapessoais e interpessoais no ambiente profissional, nas quais, na maioria das vezes, a tônica é o estresse e a pressão. Administração Questões de concursos Acerca da comunicação institucional, julgue os itens a seguir. 01 A comunicação institucional propõese a tornar pública a instituição, agregando valores e projetando-a junto ao público desejado, com o intuito direto e específico de vender os produtos e serviços existentes na organização. Acerca da comunicação institucional, julgue os itens a seguir. 01 A comunicação institucional propõese a tornar pública a instituição, agregando valores e projetando-a junto ao público desejado, com o intuito direto e específico de vender os produtos e serviços existentes na organização. Errada. Acerca da comunicação institucional: 02 A comunicação institucional utiliza técnicas de relações públicas, marketing, publicidade, propaganda e jornalismo. Correta. I. É sempre o reverso do processo de comunicação. II. É obrigatório em qualquer organização. III. Passa pelas mesmas etapas da comunicação original. IV. Expressa uma reação à comunicação do emissor. Estão corretas apenas: a) I e II b) I, III e IV c) I e III d) II, III e IV e) III e IV Acerca da comunicação institucional: 02 A comunicação institucional utiliza técnicas de relações públicas, marketing, publicidade, propaganda e jornalismo. 3. Quanto à comunicação interpessoal em uma organização, pode-se afirmar que o feedback (realimentação): I. É sempre o reverso do processo de comunicação. II. É obrigatório em qualquer organização. III. Passa pelas mesmas etapas da comunicação original. IV. Expressa uma reação à comunicação do emissor. Estão corretas apenas: a) I e II b) I, III e IV c) I e III d) II, III e IV e) III e IV Lúcio é agente administrativo do DPF com lotação na unidade do Distrito Federal. No exercício do cargo, Lúcio deve manter contatos com seus pares, com técnicos de nível superior e com autoridades de alto nível hierárquico. Em face da situação hipotética apresentada, julgue os itens seguintes, relativos ao processo de comunicação humana nas relações internas e públicas de trabalho. 168 04. Lúcio deve levar em conta que os canais de comunicação diferem quanto à capacidade de transmitir informações. 04. Lúcio deve levar em conta que os canais de comunicação diferem quanto à capacidade de transmitir informações. Gabarito: Correto 169 170 05. Sendo Lúcio, na sua organização, responsável por contatos tanto horizontais quanto verticais, ele deve usar a mesma linguagem em todas as situações. 05. Sendo Lúcio, na sua organização, responsável por contatos tanto horizontais quanto verticais, ele deve usar a mesma linguagem em todas as situações. Gabarito: Errada 171 172 06 Para enviar a seus superiores informações relativas à publicação de nova legislação pertinente ao trabalho do DPF, Lúcio poderá fazer uso de email, que é um canal de comunicação apropriado para esse fim. 06 Para enviar a seus superiores informações relativas à publicação de nova legislação pertinente ao trabalho do DPF, Lúcio poderá fazer uso de email, que é um canal de comunicação apropriado para esse fim. Gabarito: Correta 173 174 07. No exercício de sua função, Lúcio deve ater-se à comunicação verbal, pois a comunicação gestual é inexeqüível nas organizações. 07. No exercício de sua função, Lúcio deve ater-se à comunicação verbal, pois a comunicação gestual é inexeqüível nas organizações. Gabarito: Errada. 175 176 08. Quando Lúcio se comunica com seus pares utilizando terminologia especializada ou linguagem específica de seu grupo profissional, ele está se valendo de um jargão. 08. Quando Lúcio se comunica com seus pares utilizando terminologia especializada ou linguagem específica de seu grupo profissional, ele está se valendo de um jargão. Gabarito: Correta 177 178 09. Considere que, ao se comunicar com seus superiores, Lúcio manipule a informação para que ela seja recebida de maneira mais favorável. Nesse caso, Lúcio cria uma barreira à comunicação eficaz. 179 09. Considere que, ao se comunicar com seus superiores, Lúcio manipule a informação para que ela seja recebida de maneira mais favorável. Nesse caso, Lúcio cria uma barreira à comunicação eficaz. Gabarito Correta. 180 20. A comunicação de Lúcio será descendente toda vez que ele estiver mantendo contato com autoridades. 181 21. As redes de comunicação interpessoal utilizadas por Lúcio no DPF são caracterizadas como redes informais de comunicação, pois ele conhece as pessoas com as quais se comunica. 183 4. Gestão de pessoas 4.1 Estilos de liderança; 4.2 Liderança situacional; 4.3 Gestão por competências; 4.4 Gestão de conflitos; 4.5 Trabalho em equipe; 4.6 Motivação; 4.7 Empoderamento. 20. A comunicação de Lúcio será descendente toda vez que ele estiver mantendo contato com autoridades. Gabarito: Errada. 182 21. As redes de comunicação interpessoal utilizadas por Lúcio no DPF são caracterizadas como redes informais de comunicação, pois ele conhece as pessoas com as quais se comunica. Gabarito: Errada. 184 4.1 Liderança em Administração Liderança compreende os processos interpessoais, pelos quais diretores e gerentes buscam influenciar pessoas para que elas realizem atividades visando atingir objetivos estabelecidos. 185 186 4.1 Liderança em Administração • Para influenciar o comportamento dos colaboradores de forma eficaz é preciso: • Competência. • Atualização. • Capacidade para tomar decisões. • Habilidade para convencer seus colaboradores de que as suas decisões são as mais apropriadas. 4.1.1 Habilidades de um líder Para ter sucesso um líder precisa das seguintes habilidades: Habilidade cognitiva - conhecimentos especializados, técnicas, normas, procedimentos expressos na sua capacitação profissional; 187 4.1.1 Habilidades de um líder Habilidade humana - Condições para um perfeito relacionamento interpessoal e intergrupal. Habilidade organizacional e estratégica Compreensão da instituição onde atua, sua estrutura organizacional, filosofia, missão e visão. 188 4.2 Estilos de liderança A maneira como o líder se comporta para Influenciar seus subordinados define seu estilo de liderança. Estilos mais comuns: • Autocrático • Democrático • Liberal • Situacional 189 Liderança autocrática O líder fixa as diretrizes, sem qualquer participação do grupo O líder é dominador e é pessoal nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro da equipe. Fonte: Chiavenato, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. Makron Books - Liderança autocrática O líder determina as técnicas para a execução das tarefas, na medida que se tornam necessárias e de modo imprevisível para o grupo. Fonte: Chiavenato, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. Makron Books - Liderança liberal Liderança liberal Há liberdade para as decisões grupais ou individuais, com participação mínima do líder. Tanto a divisão das tarefas como a escolha dos companheiros fica totalmente a cargo do grupo. O líder não faz nenhuma tentativa de avaliar ou de regular o curso dos acontecimentos. Só faz comentários sobre as atividades dos membros do grupo quando perguntado. Fonte: Chiavenato, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. Makron Books - Liderança democrática As diretrizes são debatidas e decididas pelo grupo. O próprio grupo estabelece as providências e as técnicas para atingir o alvo, solicitando aconselhamento técnico ao líder quando necessário. Fonte: Chiavenato, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. Makron Books - Administração Liderança Situacional Os líderes de sucesso não utilizam um único estilo. Eles praticam uma liderança situacional, adaptando o seu estilo a cada situação. Fonte: Chiavenato, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. Makron Books - Liderança democrática A divisão das tarefas fica a critério do próprio grupo e cada membro tem liberdade de escolher os seus companheiros de trabalho. O líder procura ser um membro normal do grupo, em espírito, sem encarregar-se muito de tarefas. Fonte: Chiavenato, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. Makron Books - Administração 4.2.5 Qual estilo é o mais eficaz? A eficácia do estilo de liderança é avaliada pelo efeito sobre o desempenho da tarefa e sobre a satisfação do liderado. Se o liderado mostrar-se satisfeito e, ao mesmo tempo, apresentar desempenho satisfatório, o estilo utilizado é eficaz. Administração 4.2.6 Bases Motivacionais da Liderança Sob o enfoque motivacional um líder pode ser: Carismático Transacional. Administração 4.2.8 Liderança transacional Líder negociador. Liderança fundamentada na promessa de recompensas. Liderança manipulativa. Administração Questões de Concursos. Administração 4.2.6 Bases Motivacionais da Liderança O liderado busca: Satisfação e oportunidade de crescimento pessoal. Satisfação por integrar uma equipe de prestígio. Administração 4.2.8 Liderança transacional O liderado busca: Promoções na carreira. Aumentos salariais. Prêmios por desempenho. Patrocínio de programas de treinamento. Administração 01 Dos estudos sobre liderança, assinale a opção correta. A Os diferentes níveis de capacidade e interesse dos funcionários para fazer trabalhos com qualidade são um exemplo de situação de aplicação da liderança situacional. Administração 01 Dos estudos sobre liderança, assinale a opção correta. B Poder é a habilidade de influenciar outras pessoas. A respeito das fontes de poder, é correto afirmar que poder de referência resulta do direito ou autoridade sobre os subordinados. Administração D O estilo de liderança denominado liderança orientada para as pessoas, por suas características democráticas, pode ser corretamente empregado em qualquer situação na organização. Administração 02. A liderança é um processo social complexo, não apenas um atributo da pessoa. Neste processo, interagem variáveis ou componentes que caracterizam a liderança. São consideradas variáveis do processo de liderança, EXCETO: Administração C Liderança não pode ser imposta pela organização, pois se trata de um atributo que depende apenas das características do líder. Administração 01. Dos estudos sobre liderança, assinale a opção correta. C Liderança não pode ser imposta pela organização, pois se trata de um atributo que depende apenas das características do líder. A) A tarefa ou missão. B) A conjuntura ou contexto dentro do qual ocorre a relação entre o líder e os liderados. C) O líder propriamente dito. D) As motivações dos liderados. E) A imposição rígida de normas e regras a serem cumpridas, inibindo o processo de interação entre as pessoas e a comunicação interpessoal. Administração 02. São consideradas variáveis do processo de liderança, EXCETO: E) A imposição rígida de normas e regras a serem cumpridas, inibindo o processo de interação entre as pessoas e a comunicação interpessoal. Administração 03. Escolha a opção que corretamente se refere à liderança. c) Esforço ou ação do indivíduo que influencia seu desempenho. d) Conhecimentos comportamentais presentes na função gerencial. e) Capacidade de influenciar o comportamento das pessoas. 03. Escolha a opção que corretamente se refere à liderança. a) Todo contato pessoal e por escrito realizado de forma unilateral. b) Conjunto de razões internas que estimulam um comportamento específico. Administração 03. Escolha a opção que corretamente se refere à liderança. e) Capacidade de influenciar comportamento das pessoas. o