ADMINISTRAÇÃO
Funções administrativas
ADMINISTRAÇÃO
Revisão de véspera
Técnico INSS
Planejamento
Organização
Direção
Controle
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ADMINISTRAÇÃO
Funções administrativas
Planejamento: Planejamento é a função
administrativa que estabelece os objetivos e as
linhas de ação adequadas para alcançá-los.
Organização:
Organização
é
a
função
administrativa que se incumbe do agrupamento
das atividades necessárias para atingir os
objetivos da instituição.
ADMINISTRAÇÃO
Funções administrativas
Direção: Direção é a função administrativa que
conduz e coordena o pessoal na execução das
atividades planejadas e organizadas.
Controle: Controle é a função administrativa
que verifica se o que está sendo executado
obedece ao que está planejado e organizado,
para identificar erros ou desvios, a fim de
corrigi-los e evitar sua repetição.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Conceito de Planejamento
Planejamento é a função administrativa que
fixa objetivos e linhas de ação adequadas para
alcançá-los.
Planejamento
Planejar é escolher direções a serem seguidas
para se alcançar resultados desejados.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Conceito de Plano
Níveis de planejamento
É o documento resultante do
processo de planejamento.
Os níveis de planejamento são:
É o instrumento que detalha
um processo de planejamento
e a programação das ações e
atividades necessárias para a
sua realização.
• Planejamento estratégico,
• Planejamento tático e
• Planejamento operacional.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Planejamento estratégico
Palavras chaves
Planejamento
Estratégico
õe
Planejamento Tático
aç
isõ
es
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fo
Administração Média
s
De
c
•
•
•
•
•
•
In
Alta Direção
Administração Operacional
Gerentes e supervisores de Campo e Setoriais
Cenários
Mudanças
Missão
Visão
Oportunidades
Ameaças
• Pontos fortes
• Pontos fracos
• Fatores críticos de
sucesso
• Objetivos e metas
• Estratégias
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Cenários: Compreende a identificação das
mudanças que estão acontecendo na região, no
país e no mundo. “Ler” cenários significa identificar
e dimensionar as mudanças e avaliar o seu impacto
na instituição.
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Missão
Visão
Identifica o que a instituição é.
É o motivo da existência da instituição.
É o papel desempenhado pela instituição
na atualidade.
Identifica o que a instituição quer ser.
Uma aspiração que é definida para ser o
ponto de chegada da instituição no seu
futuro.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Missão e Visão
Oportunidades: São fatos ou situações que
ocorrem fora da instituição e que a favorecem,
especialmente se forem identificadas e aproveitadas
a tempo.
Exemplo para uma indústria
automobilística
MISSÃO
VISÃO
Produzir automóveis que A nossa marca quer ser
as pessoas queiram
seu carro de hoje,
comprar e tenham orgulho amanhã e sempre
de possuir
Ameaças: São fatos ou situações, que ocorrem fora
da instituição, que podem produzir uma dificuldade
no desenvolvimento e na sobrevivência da
instituição.
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ADMINISTRAÇÃO
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ADMINISTRAÇÃO
• Pontos Fortes: São características internas à
instituição, que podem ser potencializadas para
aperfeiçoar seu desempenho.
Fatores Críticos de Sucesso
São as variáveis externas ou internas que podem
influir decisivamente no futuro da instituição
• Pontos Fracos: são características internas à
instituição que devem ser minimizadas para evitar
influência negativa sobre o seu desempenho.
São padrões escolhidos para servirem de foco na
busca da consolidação de uma marca, Instituição
ou projeto.
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• Objetivos : Identificam onde a instituição quer
chegar em uma etapa próxima. São os próximos
degraus a serem atingidos.
• Metas: Quantificam os objetivos e definem suas
etapas. Também são entendidas como os passos
intermediários para se alcançar um determinado
objetivo.
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• Exemplo de objetivo : Reduzir o número de
acidentes de trânsito no Brasil.
• Exemplo de meta:
Reduzir em 1/3 os acidentes de trânsito, até
Dezembro/2008.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Estratégias
Determinam as maneiras de uma instituição
alcançar seus objetivos. As estratégias devem ser
escolhidas com base na missão organizacional.
Função
Administrativa:
Organização
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ADMINISTRAÇÃO
Princípios básicos de organização
A organização administrativa baseia-se em
cinco princípios:
Princípio da Especialização.
Princípio da Definição Funcional.
Princípio da paridade entre Autoridade e
Responsabilidade.
Princípio Escalar ou Hierárquico.
Princípio das Funções de Linha e de Staff.
Organização é a função
administrativa
que
se
refere ao ordenamento das
atividades
necessárias
para atingir os objetivos da
instituição
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ADMINISTRAÇÃO
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ADMINISTRAÇÃO
Princípio da Especialização:
A organização deve se fundamentar na divisão
do trabalho o que provoca a especialização
das pessoas em determinadas atividades.
A especialização produz um aumento da
quantidade e da qualidade do trabalho
executado.
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Princípio da Definição Funcional:
O trabalho de cada pessoa, a atividade de cada
órgão e as relações de autoridade e
responsabilidade devem ser claramente definidos
por escrito.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Princípio da paridade entre Autoridade e
Responsabilidade:
•
•
A autoridade é:
O poder de dar ordens (orientar) e o direito de
exigir do subordinado o cumprimento das ordens
(orientações)
A responsabilidade é:
O dever de prestar contas ao superior
hierárquico, ao usuário e à sociedade.
Princípio Escalar ou Hierárquico:
Cada pessoa deve saber exatamente a quem
prestar contas e sobre quem possui autoridade.
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ADMINISTRAÇÃO
Hierarquização
Princípio das Funções de Linha e de Staff
Deve-se definir, da maneira a mais clara
possível, a quantidade de autoridade atribuída a
cada pessoa ou órgão, e a natureza dessa
autoridade.
Este princípio leva a distinção entre as funções
de linha e de staff (apoio) dentro de uma
instituição.
A hierarquização estabelece a relação de
subordinação e podem ser sintetizada em três
diretrizes:
• Cadeia de comando.
• Unidade de comando.
• Amplitude de controle.
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ADMINISTRAÇÃO
Cadeia de comando
Unidade de comando
Cadeia de comando é o conjunto contínuo e
interligado de comunicação que se espalha pela
instituição, no sentido vertical, do mais alto
escalão até a área operacional.
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A unidade de comando estabelece que
cada colaborador reporta-se a apenas um
superior imediato.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Amplitude de controle
A amplitude de controle refere-se à
determinação do número de pessoas que pode
ser supervisionado por um superior hierárquico.
Direção
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ADMINISTRAÇÃO
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ADMINISTRAÇÃO
Princípios básicos de direção
Conceito de Direção
Direção é a função administrativa que conduz e
coordena o pessoal na execução das atividades
planejadas e organizadas.
O Planejamento e a Organização são etapas
anteriores à execução dos trabalhos; a Direção
é a etapa simultânea à execução.
A Direção fundamenta-se em quatro princípios:
Princípio da unidade de comando
Princípio da delegação
Princípio da amplitude de controle
Princípio da coordenação
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ADMINISTRAÇÃO
Princípio da delegação
Princípio da coordenação
É preciso que todas as atividades necessárias à
realização dos objetivos empresariais sejam
delegadas a um nível que possa executá-las
adequadamente.
A delegação significa a designação de tarefas,
a transferência de autoridade e a exigência de
responsabilidade pela execução daquelas
tarefas.
Também chamado Princípio das Relações
Funcionais:
Todas as atividades devem ser coordenadas e
integradas tendo em vista um objetivo comum.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Controle
Controle é a função administrativa que mede e
corrige o desempenho das atividades para
assegurar que os objetivos da instituição estão
sendo atendidos.
Função administrativa:
Controle
O Controle acompanha todas as etapas do
processo administrativo, o Planejamento, a
Organização e a Direção.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Objetivos da função controle
A função Controle tem dois objetivos
importantes:
• Identificar e propor a correção de falhas ou
erros – O controle detecta falhas ou erros no
Planejamento, na Organização ou na Direção e
aponta as medidas corretivas.
• Prevenir novas falhas ou erros – Ao identificar
e propor a correção de falhas ou erros, o Controle
aponta os meios de evitá-los no futuro.
Fases do controle
Fase 1: Fixação de padrões de desempenho.
Fase 2: Observação do desempenho.
Fase 3: Comparação do desempenho atual com
o desejado.
Fase 4: Ação corretiva.
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ADMINISTRAÇÃO
Princípios básicos de controle
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ADMINISTRAÇÃO
Princípio do foco no objetivo.
Ética e cidadania
nas organizações
Princípio da definição dos padrões.
Princípio da ação corretiva.
Princípio da exceção – Foco nos desvios
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ADMINISTRAÇÃO
Conceito de Cidadania
Conceito de Ética
Ética é a parte da Filosofia que estuda os valores
morais e os princípios ideais da conduta humana.
Refere-se ao conjunto de princípios que devem
ser respeitados no exercício de uma profissão,
ou de uma determinada função na sociedade.
Cidadania é o ato do exercício, individual
ou coletivo, dos direitos civis e políticos de
um Estado.
Ao exercer a cidadania um indivíduo ou
um grupo de indivíduos precisa ser ético.
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ADMINISTRAÇÃO
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ADMINISTRAÇÃO
Regras de conduta do Servidor Público
O servidor do Poder Executivo Federal é norteado, quanto
ao seu comportamento ético, pelo decreto n° 1171 de
22/06/1994 que aprova o Código de Ética Profissional do
Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal.
Princípios de Responsabilidade
Sócio-ambiental
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ADMINISTRAÇÃO
Abrangência da Responsabilidade Sócio-ambiental
Conceito de Responsabilidade Sócio-ambiental
Responsabilidade Sócio-ambiental é a forma de gestão
que se caracteriza pela relação ética e transparente da
instituição com todos os públicos com os quais ela se
relaciona e pelo estabelecimento de metas compatíveis
com o desenvolvimento sustentável da sociedade,
preservando recursos ambientais e culturais para
gerações futuras, respeitando a diversidade e
promovendo a redução das desigualdades sociais.
(Instituto Ethos de Responsabilidade Social).
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Responsabilidade Econômica: Envolve obrigações das
instituições serem produtivas e rentáveis.
Responsabilidade Legal: Corresponde às expectativas
da sociedade de que as instituições cumpram suas
obrigações de acordo com as leis existentes.
Responsabilidade
Ética:
Valores
focados
na
transparência de seus relacionamentos, na conduta ética
de seus gestores e empregados, e no compromisso com
a qualidade de vida da comunidade.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Abrangência da Responsabilidade Sócioambiental
Responsabilidade Social:
Diz respeito ao
envolvimento das instituições em ações e
projetos sociais .
Responsabilidade Ambiental: É o uso
sustentável dos recursos naturais e insumos
necessários às atividades, bem como o
gerenciamento dos impactos ambientais das
ações institucionais.
Comunicação Institucional
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ADMINISTRAÇÃO
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ADMINISTRAÇÃO
A comunicação na administração
Conceito de Comunicação
Comunicação é o processo de transmissão de
informação e da compreensão de uma pessoa para
outra.
Toda comunicação envolve duas ou mais pessoas, pois é
um processo de interação de pessoas. A comunicação
realiza uma ponte de significados entre duas ou mais
pessoas.
Comunicar não é transmitir uma mensagem. É
principalmente fazer a mensagem ser compreendida
pelos receptores.
Para dirigir o administrador precisa dar ordens ou
instruções, para todos saibam o que devem fazer,
aonde fazer e quando fazer.
Tanto a ordem quanto a instrução servem para que as
equipes de colaboradores saibam quando iniciar,
modificar e cessar uma tarefa ou atividade.
A ordem se refere ao que fazer e quando,
A instrução se refere ao como fazer alguma tarefa ou
atividade.
Enquanto a ordem é um imperativo de fazer algo, a
instrução é uma orientação sobre a maneira de fazer
algo.
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ADMINISTRAÇÃO
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ADMINISTRAÇÃO
Características do atendente
Capacidade
de
informar,
solicitude,
profissionalismo,
flexibilidade,
cortesia,
credibilidade, respeito, tratamento personalizado,
objetividade, rapidez no atendimento, são
características indispensáveis para quem atende.
O Papel do Atendente:
perfil,
competências,
postura profissional
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ADMINISTRAÇÃO
Competências de um atendente do serviço público
As competências de um atendente do serviço público,
envolvem as seguintes características profissionais e
operacionais:
Conhecer todos os produtos e serviços disponibilizados
ao usuário pela instituição ou área onde o atendente
atua.
Ter ou buscar meios para ter alto grau de comunicação
com o usuário, principalmente quanto à capacidade de
informar com segurança.
Ser capaz de oferecer um atendimento rápido e eficaz.
ADMINISTRAÇÃO
•
•
•
•
•
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Postura profissional de um atendente do serviço
público
Uma postura profissional correta de um atendente do
serviço
público
compreende
os
seguintes
comportamentos no exercício de sua atividade:
Ouvir o usuário.
Concentrar-se no problema e não na pessoa.
Trabalhar a pergunta: “Como posso resolver esta
situação?”.
Para obter e reforçar a confiança ele precisa dizer “vou
resolver...” em vez de “tentarei resolver”.
Para reduzir a frustração deve usar “será que o senhor
pode esperar...” ao invés de: “O senhor tem que
esperar”.
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ADMINISTRAÇÃO
ADMINISTRAÇÃO
Postura profissional de um atendente do serviço
público
Para reduzir a tensão e conquistar confiança, o servidor
precisa se comprometer a dar retorno a pendências.
Para mostrar atenção, dizer o que será feito para
resolver o problema do usuário.
Praticar os sete passos do bom atendimento: Manifestar
respeito, escutar para entender, descobrir as
expectativas específicas (O que o senhor acha que
precisa ser feito?). Descrever a solução ou as
alternativas. Acompanhar a execução do que foi
prometido. Retornar o contato para verificar se o usuário
se sentiu bem atendido.
Postura profissional de um atendente do serviço
público
Utilizar a solução das necessidades, expectativas,
solicitações e queixas do usuário como uma forma para
conquistá-lo.
Ser sempre bem informado.
Ser emocionalmente estável, otimista e amigável.
Trabalhar sobre fatos, não sobre emoções.
Observar se o que está sendo oferecido ou executado e
o que realmente o usuário precisa.
Interessar-se sinceramente pelo atendimento da
solicitação do usuário.
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ADMINISTRAÇÃO
Ações que visam alcançar saúde e qualidade de vida
no trabalho:
Saúde e
Qualidade de Vida
no Trabalho
•
Treinamento e orientações específicas para a
manipulação de substâncias e materiais.
•
Monitoramento da concentração de produtos tóxicos no
ambiente de trabalho.
•
Normas claras de combate aos riscos de acidentes de
trabalho.
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ADMINISTRAÇÃO
Medicina do Trabalho – Funções
ADMINISTRAÇÃO
Conceitos de acidente de trabalho
A Medicina do Trabalho é o ramo da Medicina que visa à
preservação da saúde e a melhoria da qualidade de vida
do trabalhador, melhorando as condições de sua
atividade e corrigindo os seus efeitos sobre o corpo.
Conceito Legal: Acidente de trabalho é o acidente que
atinge o trabalhador no exercício do seu trabalho, a
serviço de uma instituição, provocando lesão corporal ou
perturbação funcional, que cause a morte, perda ou
redução, permanente ou temporária, da capacidade para
o trabalho.
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ADMINISTRAÇÃO
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ADMINISTRAÇÃO
Principais causas de acidente de trabalho
Conceitos de acidente de trabalho
Conceito Técnico (prevencionista): Acidente do trabalho é
uma ocorrência não programada, inesperada ou não, que
interrompe ou interfere no processo normal de uma atividade,
ocasionando perda de tempo útil e/ou lesões nos
trabalhadores e/ou danos materiais.
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• Descuido;
• Excesso de autoconfiança;
• Falta de capacitação em segurança;
• Falta de EPI - Equipamento de Proteção Individual;
• Condições de trabalho perigosas;
• Pressa;
• Medo;
• Coação.
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