+
Modelo de Gestão da SEFAZ
Formulação Estratégica
PLANO ESTRATÉGICO 2013-2015
+
1
Conceito e arquitetura do modelo de gestão da SEFAZ
1.1 Conceito geral do modelo de gestão
1.2 Arquitetura do modelo de gestão da SEFAZ
2
Formulação Estratégica
2.1 Validação do propósito institucional
2.2 Formulação de Objetivos Estratégicos
2.3 Formulação de Ações Estratégicas
2.4 Resultados da Formulação Estratégica
3
Implementação da Estratégia
3.1 Formulação de Planos de Ação
3.2 Alinhamento da organização e os processos e projetos
3.3 Alinhamento das pessoas: Modelo de Desenvolvimento de
RH
3.4 Alinhamento da tecnologia: Modelo de Tecnologia de
Informação
3.5 Alinhamento Orçamentário
3.6 A execução da gestão
+
Conceito e arquitetura
Modelo de gestão da SEFAZ
+
Conceito geral do modelo de gestão

O modelo de gestão deve ser orientado pelos resultados a atingir,
como fator determinante dos esforços que devem ser realizados.

A definição dos resultados se converte no elemento fundamental
do modelo e determina os “fatores-chave” que devem ser
formulados, implementados e controlados na gestão institucional.

No âmbito do PROFISCO a Secretaria de Fazenda do Estado do
Maranhão contratou o CIAT para a revisão, ampliação e implantação
do modelo de gestão pública fazendária , com foco em resultados.
+

O primeiro produto da revisão, ampliação e implantação do modelo
estruturado de gestão pública fazendária foi um relatório da situação
encontrada com indicação das lacunas a serem preenchidas pelo
projeto, o qual foi apresentado em fevereiro de 2012. O segundo
produto foi o Desenho do Modelo de Gestão e o Cronograma de
Trabalho para sua implementação apresentado em março de 2012.

O modelo de gestão proposto e seu cronograma de implementação
foram aprovados pela SEFAZ, o CIAT preparou uma Guia para a
Redefinição Estratégica e foram iniciadas as atividades.

Como resultado do avanço obtido, tanto a SEFAZ como o CIAT
concluíram na necessidade de fazer a implantação do modelo de
forma simultânea com a definição de seus componentes, para
assegurar um melhor comprometimento dos gestores e servidores
envolvidos no processo.
+
Arquitetura do modelo de gestão da
SEFAZ

A arquitetura do Modelo de Gestão da SEFAZ foi formulada através
de três principais componentes: A Formulação Estratégica, a
Implementação da Estratégia e o Monitoramento e Avaliação; e
dois componentes auxiliares: Práticas e Ferramentas.

O primeiro componente principal é a Formulação Estratégica ,onde
se cria ,revisa e valida o propósito da entidade. Também são
definidos os resultados esperados, analisando e declarando os
objetivos estratégicos, seus indicadores e suas metas .Logo se
definem os esforços necessários ,declarando e priorizando a ações
estratégicas a serem realizadas.
+

O segundo componente principal é a Implementação da Estratégia,
onde se formulam os planos de ação que serão executados através
de processos e projetos, apoiados pelas práticas de gestão,
utilizando um conjunto de ferramentas que proporcionarão os
alinhamentos requeridos de processos, de estruturas e de pessoas.

O terceiro componente é o Monitoramento e a Avaliação, onde se
definem inicialmente os objetos, os resultados e os esforços a serem
medidos e, posteriormente, se definem e se estabelecem os
mecanismos de coleta de dados e se realizam as medições e as
análises correspondentes.

A revisão da formulação estratégica está enfocada no primeiro
componente do modelo que tem como propósito determinar
explicitamente, dentro do contexto da missão, os resultados
estratégicos que deverão ser alcançados e estabelecer o esforço que
será requerido para obter os resultados.
+ Seminários, workshops e reuniões realizados
para a Formulação Estratégica

25/07/12 – APRESENTAÇÃO DA ARQUITETURA DO MODELO DE
GESTÃO E DISPONIBILIZAÇÃO NA INTRAFAZ.

09/08/2012 – REALIZAÇÃO DO WORSHOP – REVISÃO DO
PROPÓSITO INSTITUCIONAL.

14 e 16/08/2012 – CONTINUAÇÃO DOS TRABALHOS – OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS, AMBIENTES EXTERNO E INTERNO.

20 a 24/08/2012- VISITA DO CIAT (REVISÃO DOS
TRABALHOS/REALIZAÇÃO DE SEMINÁRIO).

03/09/2012 – ENCAMINHAMENTO DO PROPÓSITO INSTITUCIONAL
PARA AVALIAÇÃOS DOS GESTORES E DEMAIS SERVIDORES.
+
Seminários, workshops e reuniões realizados
para a Formulação Estratégica

10/09/2012 – PRAZO PARA DEVOLUÇÃO DAS CONTRIBUIÇÕES EM
RELAÇÃO AO PRÓPOSITO INSTITUCIONAL E OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS FORMULADOS.

17 a 21/09/2012 – VISITA DO CIAT (FORMULAÇÃO DE AÇÕES
ESTRATÉGICAS/INDICADORES)

19/10/2012 – REUNIÃO (DEFINIÇÃO DOS RESPONSÁVEIS PELAS
AÇÕES ESTRATÉGICAS)

22/10 a 01/11/2012 – VISITA DO CIAT (REUNIÃO COM OS GRUPOS E
FORMULAÇÃO DE METAS E ATIVIDADES).

27/11/2012 – APROVAÇÃO DAS PONDERAÇÕES
+
Arquitetura do modelo de gestão da
SEFAZ (2)
IMPLEMENTAÇÃO DA ESTRATÉGIA
FORMULAÇÃO ESTRATÉGICA
Revisão / validação
Propósito
Formulação dos Planos de Ação
Desenvolvimento e Execução
dos Processos
Formulação de
Objetivos
Execução dos Projetos de
desenvolvimento institucional
Aplicação das Praticas de
Gestão
Formulação de
Ações
Utilização das Ferramentas
MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO
Formulação dos
Indicadores e Metas de
esforço e resultado
PRATICAS
Medição de esforços e
resultados
Análise e Interpretação
FERRAMENTAS
RESULTADOS
+
Formulação Estratégica
Modelo de gestão da SEFAZ
+
Formulação Estratégica
 Validar
o propósito institucional, ou seja, analisar a
missão, a visão e os valores, o que determina um marco
fundamental para a ação institucional.
 Determinar os
resultados a serem alcançados, definindo
e anunciando objetivos pertinentes em relação às
diversas perspectivas de análises.
 Definir
e priorizar as Ações Estratégicas e analisar a
contribuição requerida por parte das diferentes
unidades em relação à conquista de cada iniciativa.
+
Formulação de Objetivos Estratégicos
Perspectivas e Dimensões do desempenho:
A
formulação dos objetivos estratégicos deve ser abordada do ponto
de vista dos resultados, de forma integral, considerando todos os
elementos que intervêm, desde os insumos utilizados, passando pelos
processos para elaborar os produtos e serviços, até os impactos finais
gerados.
Um
enfoque como este já foi definido para o setor público brasileiro
representando a gestão pública como uma cadeia de valor das
principais variáveis associadas ao cumprimento dos seus objetivos:
 quantos e quais insumos são requeridos,
 quais ações (processos, projetos etc.) são executadas,
 quantos e quais produtos/serviços são entregues e
 quais são os impactos finais alcançados.
+ Formulação de Objetivos Estratégicos Perspectivas

Aplicando o enfoque da cadeia de valor na formulação dos objetivos estratégicos,
são consideradas diferentes perspectivas de análises:

Em uma entidade de setor público, os impactos são dirigidos em sentido
amplo à sociedade, mas dentro dela a setores particulares, razão pela qual
essa perspectiva se denomina também a perspectiva da sociedade e do
governo.

Como os produtos e serviços atendem a necessidades específicas em
diferentes setores ou segmentos de consumidor, esta perspectiva é
denominada também como a perspectiva dos clientes ou dos beneficiários.

Os processos e projetos que permitem gerar produtos ou serviços se
enquadram na perspectiva dos processos internos.

Para elaborar os produtos e serviços por meio dos processos, é preciso utilizar
recursos (insumos) como: bens, tecnologia, orçamento, treinamento, pessoas
e infraestrutura, e esta perspectiva é conhecida também como de inovação,
aprendizagem e crescimento.
+
Os Objetivos estratégicos
Ao se tratar dos impactos na perspectiva da sociedade e do governo, é
preciso considerar sua efetividade.Os impactos estão diretamente
relacionados com a missão institucional e são orientados a satisfazer as
expectativas e necessidades dos cidadãos.
No
caso de uma administração tributária, estes impactos são
referidos principalmente aos benefícios que trazem ao Estado através
de uma maior arrecadação tributária e um melhor cumprimento
voluntário das obrigações do contribuinte; à satisfação dos usuários
com níveis de serviço prestado em diferentes áreas de atuação da
entidade; à qualidade dos serviços fornecidos aos contribuintes.
+
Os Objetivos estratégicos
Em relação aos produtos e serviços na perspectiva dos clientes e/ou
beneficiários, é preciso considerar sua eficácia.

A definição de objetivos para os produtos e serviços na
administração tributária significa estabelecer claramente os setores
de contribuintes ou segmentos de evasão. Deve estabelecer que
ações sejam tomadas para controlar de maneira eficaz os setores
com maior nível de não cumprimento; que ações serão tomadas para
melhorar e promover o cumprimento voluntário das obrigações e a
que setores serão dirigidas; bem como que novos serviços serão
fornecidos para facilitar o cumprimento e para atender o
contribuinte.
+
Os Objetivos estratégicos
Tratando-se dos processos e projetos fundamentais na perspectiva,
processos internos devem-se considerar a eficiência, a execução e a
excelência.

Os objetivos a definir para os processos e projetos são aqueles que
conduzam ao nível ótimo de seu desempenho em termos de gerar o
menor esforço possível e maximizar o resultado, ou a criação de
novos processos ou projetos que sejam requeridos. Estes objetivos
procuram resolver os aspectos fundamentais necessários para gerar
os produtos e serviços de acordo com as especificações requeridas,
no tempo requerido e com o menor custo e esforço possível.
+
Os Objetivos estratégicos

Tratando-se dos insumos e dos recursos requeridos como pessoas,
tecnologia, orçamento, treinamento e infraestrutura na perspectiva
inovação, aprendizagem e crescimento, devem-se considerar a
excelência e a economicidade

Os objetivos de inovação, aprendizagem e crescimento são
usualmente transversais a todas as demais perspectivas e devem se
orientar a dispor de forma ótima dos recursos para exercer os
controles; a melhorar a capacidade institucional e a capacidade de
controle; o desenvolvimento dos recursos humanos; e o
desenvolvimento tecnológico.
+
A Análise de fatores estratégicos

Na formulação do objetivos, deve ser considerada a análise de
fatores externos e internos (análise de fatores estratégicos),o que
permite conhecer as verdadeiras capacidades institucionais (pontos
fortes e pontos fracos) que determinam as possibilidades de realizar
ações para gerar os impactos necessários (aproveitar oportunidades
ou neutralizar ameaças) dentro do contexto em que se atua.

Neste modelo continuou-se com a prática já adotada pela SEFAZ de
realizar a análise “SWOT” (sigla em inglês que se refere à análise das
Forças, Fraquezas, Ameaças e Oportunidades), não só pela
experiência adquirida, mas também por ser uma das técnicas
utilizadas pela administração estratégica.

Os indicadores

Para completar a formulação dos objetivos estratégicos, deve-se
estabelecer os indicadores necessários para cada um, atendendo a
perspectiva a que pertença e a dimensão que vai ser medida.
+
Formulação de Ações Estratégicas

As ações estratégicas representam os esforços de implementação
que devem ser realizados para alcançar os objetivos estratégicos.
Guiam e aglutinam conjuntos de atividades ou medidas requeridas
para o alcance dos objetivos.

As ações estratégicas são, na realidade, objetivos em si mesmas.
Portanto, para sua formulação, utiliza-se os mesmos conceitos e
passos utilizados na formulação dos objetivos estratégicos. Um
objetivo estratégico em particular pode constar de uma ou mais
ações, mas uma ação somente se vinculará a um objetivo, se bem
que possa produzir efeitos em mais de um.
+
Formulação de Ações Estratégicas

Como formular e revisar as ações estratégicas:
 Devem ser formuladas após da análise de cada objetivo estratégico
e seus indicadores e da identificação dos fatores fundamentais que
devem ser realizados para o alcance de cada objetivo.
 Deve-se , ainda, validar as relações causa efeito entre as ações e o
objetivo estratégico ao qual pertencem e priorizar as ações
estratégicas formuladas, para depurar a lista, excluindo aquelas
que não sejam essenciais.
 Finalmente, deve ser feita a ponderação das ações estratégicas
dentro de cada objetivo, de tal forma que a soma dos pesos das
ações de um mesmo objetivo seja 100% e formular indicadores
para cada uma delas. Esta ponderação permitirá estabelecer a
escala de notas das ações.
+
Implementação da Estratégia
Modelo de gestão da SEFAZ
+
Implementação da Estratégia

O segundo componente principal é a Implementação da Estratégia,
que é a soma de atividades e opções requeridas para executar os
objetivos estratégicos através de processos, projetos e aplicação das
práticas administrativas e ferramentas de gestão.

A Implementação da Estratégia se inicia definindo as ações
estratégicas a realizar, cuja execução se reflete nos planos de ação
que serão executados através de processos e projetos apoiados pelas
práticas de gestão e utilizando um conjunto de ferramentas.

A implementação da estratégia é um processo complexo no qual
participam muito mais pessoas que aquelas que participaram
durante a formulação estratégica. Envolve servidores especialistas
das distintas áreas e requer um esforço institucional para monitorar
metas, esforços e recursos.

Os planos de ação são os instrumentos que possibilitarão os
alinhamentos requeridos de processos, estruturas e pessoas.
+ Formulação de Planos de Ação

Os planos de ação estabelecem as atividades necessárias para o êxito das Ações
Estratégicas. Para cada uma delas se formula um plano que está orientado pelo
próprio enunciado da ação, a qual tem um ou mais indicadores, meta ou metas e
datas de início e finalização.

Normalmente os planos de ação têm uma complexidade relativamente alta já
que são o enlace entre os objetivos de alto nível e as atividades concretas
mediante as quais se mobilizam recursos de diversos tipos, como financeiros,
humanos, tecnológicos e de infraestrutura. Especificam o que se deve fazer;
ajudam tanto na avaliação de desempenho como na identificação de qualquer
ação corretiva; permitem uma melhor supervisão e estimulam a participação dos
servidores.

As atividades complexas de um plano de ação, ou aquelas que requerem uma
programação em maior detalhe ou muito especializada, podem ser desdobradas
em planos de trabalho específicos que incluem atividades mais detalhadas,
designados a grupos em particular ou pessoas.
+ Formulação de Planos de Ação

Configuração e complexidade dos Planos de Ação
 Melhoramento ou desenvolvimento de um novo processo
 Um projeto de desenvolvimento
 Realização de atividades próprias das funções da unidade a cargo não
definidas como parte de um processo.

Como mínimo deve incluir
 As atividades a serem realizadas seguindo uma sequência lógica
 A designação da pessoa ou pessoas responsáveis por cada atividade
 A duração de cada atividade e suas precedências
 As datas de início e fim de cada atividade
 A indicação dos resultados ou os produtos que se deseja obter
 A identificação dos recursos requeridos e a programação de sua
disponibilidade
 Um cronograma que reflete todas as atividades, com sua duração,
suas datas, recursos, precedências e um diagrama Gantt.
+ O desdobramento de Planos de AçãoPlanos das áreas de suporte

São três as áreas de suporte da SEFAZ : Tecnologia de informação,
Desenvolvimento de Recursos Humanos , Administração e Finanças

Cada uma destas áreas realiza atividades e formula planos que são
transversais à entidade, os quais têm um caráter especial, já que são
instrumentos que contribuem para garantir o alinhamento dos
recursos em função das necessidades dos planos de ação das áreas.

Todos os requerimentos identificados durante a formulação e
posterior execução dos planos de ação se refletem finalmente nas
atividades e nos planos que estas áreas devem executar. A
importância destes planos repousa no fato de que podem ser
integrados requerimentos similares para oferecer alternativas
comuns, poupar custos e reduzir tempos e esforços de execução.

Deve-se recordar que os objetivos estratégicos na perspectiva de
inovação, aprendizagem e crescimento (insumos) são usualmente
transversais a todas as demais perspectivas
+
Alinhamento da organização e os
processos e projetos

Antes que os planos permitam alcançar o desempenho ótimo, uma
entidade deverá fazer esforços permanentes para se organizar
apropriadamente em função dos objetivos e para ajustar sua
organização a novos objetivos e desafios que deva enfrentar.

O alinhamento da organização não se refere unicamente à estrutura
hierárquica formal, mas também a todos os elementos que intervêm
na gestão, como os recursos humanos, os recursos físicos e
financeiros e os recursos tecnológicos.

Os mecanismos descritos para a configuração e elaboração dos
planos de ação, assim como a interação com os planos das áreas de
suporte garantem um efetivo alinhamento da organização, se forem
realizados adequadamente.
+ Alinhamento da organização e os
processos e projetos

Quanto à organização, sabe-se que as mudanças na estratégia produzem
modificações nas estruturas e, como as estruturas do setor público têm
um comportamento menos dinâmico que as do setor privado, ênfase
deve ser dado em:
 Evitar superposição de funções;
 Ajustes em grupos de trabalho;
 Ajustes em postos de trabalho.

Quanto aos processos se requer um maior esforço de alinhamento, já
que estes são responsáveis por produzir os produtos ou serviços que
finalmente geram os impactos esperados.

Quanto aos projetos, seu alinhamento se dá desde a formulação dos
mesmos, ao aplicar as técnicas de gerenciamento de projetos que
vinculam os objetos e atividades do projeto à ação estratégica
correspondente.
+ Alinhamento das pessoas

Modelo de Desenvolvimento de Recursos Humanos
 Planejamento e Estratégia de Gestão das pessoas
 Gestão das pessoas com base em Competências :Plano de
Desenvolvimento das Competências Fazendárias
 Administração das pessoas.

Planejamento e Estratégia de Gestão das Pessoas

Dicionário de Competências

Processos e Procedimentos

Descrição de funções e competências dos cargos

Inventário dos recursos humanos disponíveis
+
Alinhamento da tecnologia: Modelo da
Tecnologia da Informação

Alinhamento com os objetivos de negócio;

Processos de gestão e padrões fundamentados nas melhores práticas
de mercado;

Modelo de terceirização consistente;

Aperfeiçoamento da segurança;

Avaliação da aplicação do modelo de gestão : é recomendável a
realização de auditoria externa periódica no que se refere à
aplicação consistente do modelo de gestão e seus instrumentos mais
importantes.Esta auditoria externa estaria associada também à
avaliação dos sistemas de informação principais
+
Alinhamento Orçamentário



O nível de gasto deve ser consistente com o nível do resultado.
Os recursos devem ser aplicados nas áreas que mais requeiram
reforço para a obtenção dos resultados
Sincronização dos momentos de formulação do orçamento com os
momentos da formulação do plano
+
Práticas e Ferramentas de
Gestão
Modelo de gestão da SEFAZ
+
Práticas de Gestão

Reengenharia de processos

Melhoramento de processos

Gestão e avaliação do desempenho

Gerenciamento de projetos



Um projeto é um conjunto de atividades e tarefas que precisam ser concluídas para se
alcançar um determinado objetivo
Gerenciar um projeto é a aplicação de técnicas especiais de gerenciamento, com o
objetivo de obter melhor controle uso dos recursos existentes
Gestão por Projetos é aplicação de técnicas de gerenciamento de projetos às operações
rotineiras de uma organização, numa abordagem organizacional focada na realização de
atividades específicas

Gestão de riscos

Redesenho de postos de trabalho
+
Ferramentas de Gestão

Sistema de avaliação e monitoramento - SAM

Sistema de Documentação de Processos SDP

Sistema de Avaliação de Desempenho SAD
+
MAPA ESTRATÉGICO DA SEFAZ-MA
Missão
Visão
Controlar o cumprimento das obrigações tributárias com
Ser uma instituição de excelência reconhecida pela
justiça e eficiência para contribuir com o desenvolvimento do qualidade de seus serviços e o alto nível dos seus
Estado
resultados
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Sociedade e
governo: impactos
1. Elevar a arrecadação estadual
potencial contributivo
buscando alcançar o
2. Fomentar o cumprimento voluntário da
obrigação tributária por meio do monitoramento e
assistência ao contribuinte.
4. Combater a improbidade administrativa e a
3. Aperfeiçoar e generalizar a utilização de fiscalização
sonegação fiscal, privilegiando ações preventivas e
eletrônica.
de investigação e pesquisa.
Clientes e/ou
beneficiários:
5. Melhorar a qualidade e a disponibilidade de serviços nos 6. Intensificar e expandir as ações de educação
fiscal.
produtos e serviços canais de atendimento.
8. Aumentar o nível de pagamento oportuno e
7. Aperfeiçoar os instrumentos de transparência fiscal.
espontâneo de todas as obrigações
9. Aperfeiçoar os sistemas de arrecadação estadual
10. Implantar o modelo de gestão da SEFAZ
Processos internos
12. Aperfeiçoar a gestão de alianças estratégicas.
11. Fortalecer
institucional.
as
práticas
segurança
13. Institucionalizar a aplicação do modelo de
gestão do conhecimento.
14. Promover a profissionalização, valorização, meritocracia 15. Aperfeiçoar os processos
e qualidade de vida do servidor.
interna.
Inovação,
aprendizagem e
crescimento:
insumos
de
de comunicação
16. Fortalecer a gestão dos recursos administrativos,
financeiros e tecnológicos.
17. Consolidar uma identidade organizacional.
18. Prosseguir com o programa de adequação das instalações
físicas das unidades fazendárias.