Tribunal de Contas do Estado de São Paulo
“FUNDAMENTOS DO CONTROLE INTERNO”
35º Congresso dos Contabilistas e Orçamentistas
Públicos do Estado de São Paulo – ACOPESP
São Sebastião/SP
Novembro/2014
Escola Paulista de Contas Públicas
CONTROLE INTERNO
SU
O
BJETIVO
ATEGÓRICO
CINTO
C
“Direto ao ponto”
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AGENDA
 Por quê e para que deve-se implantar controles internos?
 Controle Interno X Sistema de controle interno X Auditoria Interna
 A estrutura, competência e atribuições
 Perfil do Controlador
 Ramos de atuação
 Periodicidade
 O que verá o TCE
 Plano de atuação
 Planejamento
 Métodos
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CONTROLE INTERNO
 CONHEÇO.
 ACREDITO.
 CONFIO.
FÉ
CORAGEM
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CONTROLE INTERNO
Por quê e para que
controles internos?
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CONTROLE INTERNO. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO. AUDITORIA
INTERNA
 Controle Interno: conjunto de recursos, métodos, procedimentos e
processos, adotados pelas gerências do setor público, com vista a
salvaguardar ATIVOS; dar conformidade ao REGISTRO CONTÁBIL;
propiciar a obtenção de INFORMAÇÃO OPORTUNA E ADEQUADA;
estimular adesão às NORMAS E DIRETRIZES; contribuir para
EFICIÊNCIA OPERACIONAL; impedir o ERRO, a FRAUDE,
INEFICIÊNCIA, IRREGULARIDADES e ILEGALIDADES.
 Sistema de Controle Interno: conjunto de unidades técnicas
articuladas a partir de um Órgão Central de Coordenação, orientadas
para o desempenho das atribuições de controle interno indicados na
Constituição e normatizados em cada nível de governo.
 Auditoria Interna: atividade de controle, realizada consoante normas e
procedimentos de auditoria, compreendendo o exame detalhado, total,
parcial ou pontual dos atos administrativos e fatos contábeis.
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Estrutura do CI – Algumas questões
 Hábito e cultura.
 O argumento do custo da implantação.
 Complexidade dos procedimentos. Desvios de recursos
públicos.
 Conveniência do Administrador.
 Atribuições do C.I. Divulgação. Aceitação. Reconhecimento.
 Não extrapolação das prerrogativas do C.I.
 Ênfase no caráter preventivo.
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Estrutura do CI – Algumas questões
 Porte dos municípios. Funcionamento do C.I.
 Criação e regulamentação do C.I.. Lei ou Resolução?
 Único servidor. Amostragem. Relevância e reincidência.
 Formação acadêmica.
 Designação do cargo efetivo. Desvio de função. Transição.
 Pequenas Câmaras e entes da Administração Indireta. Caso a
caso.
 Comissionados. Terceirizados. Função de estado. Atividade fim.
 Ideal. Cargo efetivo e concurso. Artigo 41, CF.
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ESTRUTURA. COMPETÊNCIAS. ATRIBUIÇÕES
DIRETRIZES E RECOMENDAÇÕES
 UMA BOA ESTRUTURAÇÃO
 Estrutura de pessoal: em cada Poder e órgão dependerá da
estrutura administrativa e do volume das atividades a serem
controladas.
 Designação: servidores efetivos e bem treinados.
 Perfil do Controlador: ético, bem relacionado, independente.
 Instituição do C. I.: Lei ou Resolução (Legislativo).
 Prerrogativas: de acesso a quaisquer documentos e informações
para o desempenho das funções e para encaminhamentos
necessários ao cumprimento da legislação.
 Ligado a mais alta instância de governo.
 ATUANTE: Não pode ser uma mera folha de papel.
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ESTRUTURA. COMPETÊNCIAS. ATRIBUIÇÕES
COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES
 Avaliar o cumprimento das metas previstas no PPA, a execução dos
programas de governo e dos orçamentos (CF)
 Comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência
da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos públicos, bem
como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado (CF)
 Apoiar o Controle Externo (CF)
 Efetuar a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e
patrimonial de todas as entidades da Administração Direta e Indireta,
quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, finalidade, motivação,
moralidade, publicidade e interesse público, aplicação de subvenções e
renúncia de receitas (CE)
 Assinar o Relatório de Gestão Fiscal (LRF)
 Acompanhar o atingimento das metas da LDO (LRF)
 Cumprir os limites e condições de operações de crédito e inscrição em RP
(LRF)
 Acompanhar as medidas de recondução para o retorno ao limite legal das
despesas com pessoal, dívida consolidada e mobiliária (LRF)
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ESTRUTURA. COMPETÊNCIAS. ATRIBUIÇÕES
COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES
 Acompanhar a destinação de recursos obtidos com a alienação de
ativos.
 Acompanhar o cumprimento do limite dos gastos totais do legislativo.
 Efetuar, a qualquer tempo, levantamento, prestação ou tomada de
contas de todos os responsáveis por bens ou valores públicos.
 Certificar a regularidade da tomada de contas antes do
pronunciamento dos responsáveis da Administração.
 Elaborar relatórios e pareceres, mantê-los arquivados, à disposição do
Tribunal de Contas.
 Atestar a regularidade do processo de tomada de contas. (Parág.
Único, art. 38 da LOTCESP)
 Encaminhar ao TCE, no caso de ocorrência de ofensa aos princípios
consagrados no artigo 37 da CF, em até 03 (três) dias da conclusão do
relatório ou parecer.
 Acompanhar os
setores da administração na observância dos
procedimentos e prazos regulamentares.
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FATORES CONDICIONANTES E LIMITAÇÕES DO CONTROLE INTERNO
FATORES QUE AFETAM O CONTROLE INTERNO
 Estrutura organizacional: Uma boa estrutura serve como molde à
direção e controle de suas atividades, permitindo comunicação e
delegação de autoridade,
a definição e extensão das
responsabilidades.
 Supervisão administrativa: À administração cabe elaborar e
manter em operação o CI.
 Supervisão periódica deve avaliar a adequação dos controles
internos, assegurando sua efetiva operação.
 Quadro de funcionários: O bom funcionamento do SCI depende da
competência e da honestidade daqueles que o operam.
 Aspectos importantes: qualificações, seleção e treinamento e,
características pessoais dos funcionários.
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RAMOS DE ATUAÇÃO
 Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas ao Setor Público –
NBC T 16.8 – Controle Interno
 Classificação (4)
 Operacional
 Contábil
 Normativo
(a) operacional - relacionado às ações que propiciam o alcance
dos objetivos da entidade;
(b) contábil - relacionado à veracidade e à fidedignidade dos
registros e das demonstrações contábeis;
(c) normativo - relacionado à observância da regulamentação
pertinente.
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RAMOS DE ATUAÇÃO
Categoria
Áreas/Setores Temas/Assuntos






Operacional Planejamento






Planejamento/
Saúde

Audiências elaboração e aprovação das peças
Prazos de entrega e apreciação das peças
Anexos obrigatórios das peças
Levantamentos setoriais
existentes/Diagnósticos
Dotações vinculadas a limites legais observados
Dotações de programas continuados e
investimentos da LOA previstos no PPA/LDO
Indicadores compatíveis com as métricas ou
unidades de medidas
Metas das ações quantificadas corretamente
Metas das ações congruentes com os
indicadores dos programas
Indicadores de programas coerentes com os
diagnósticos
Indicadores passíveis de mensuração
Programas e ações compatíveis com o plano
municipal da saúde
Dotação mínima observada (limite legal)
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RAMOS DE ATUAÇÃO
Categoria
Áreas/Setores Temas/Assuntos

Processos/
Ensino
Operacional
Processos/
Receita/Dívida
ativa
















Levantamento dos indicadores finalísticos da educação
(taxa de evasão, demanda creches, ciclos da educação
fundamental, rendimento escolar...)
Plano municipal de educação (elaboração e revisão)
Infra-estrutura (tecnologia, água, esgoto)
Dotação mínima observada (limite legal)
Demanda X capacidade do transporte escolar
Registro de frotas do transporte escolar
Conselho de alimentação escolar instituído
Cardápio avaliado pelo conselho
Programa de desenvolvimento de competências
Conselho Municipal estruturado e atuante
Pareceres do conselho municipal
Pareceres do CACS/FUNDEB
Responsabilidades, competências e atribuições
definidas em ato normativo ou administrativo
Salvaguarda das informações
Segregação das funções de lançamento, arrecadação,
baixa correspondidas nos procedimentos do sistema
Existência de registros de alterações no sistema
Procedimentos de conciliação observados
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RAMOS DE ATUAÇÃO
Categorias Áreas/Setores
Temas/Assuntos
Planejamento
 Códigos das dotações orçamentárias
correspondem aos códigos do plano
de contas adotado internamente e das
estruturas exigidas pelos órgãos de
controle (TC’s, STN, SIOPs, SIOPE)
Execução
 Decreto de abertura do orçamento
 Programação Financeira e
Cronograma de execução mensal de
desembolso
 Execução orçamentária equilibrada ou
de acordo com as metas fiscais
 Conciliações bancárias realizadas
regularmente
 Registros pendentes há mais de um
mês
Contábil
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RAMOS DE ATUAÇÃO
Categoria
Contábil
Área
Temas/Assuntos
Registros
 Registros observam a fidedignidade,
clareza e oportunidade dos fatos
contábeis (receitas a classificar por
mais de um mês, despesas não
contabilizadas)
 Classificações indevidas das contas nas
demonstrações contábeis
 Omissões ou redações falhas de notas
explicativas
 Dívidas não reconhecidas (precatórios,
dívidas de longo prazo, restos a pagar)
 Procedimentos
de
encerramento
parciais e finais de exercício não
realizados ou realizados erroneamente
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RAMOS DE ATUAÇÃO
Categoria
Áreas/Setores
Temas/Assuntos

Transparência






Normativo


Limites legais




Serviço de Informação ao cidadão
instituído (físico e eletrônico)
Prazo legal de atendimento a pedido
de informação observado pelo SIC
Portal criado e funcionando
Conteúdo mínimo atendido
Limite Ensino 212 CF
Limite de aplicação do FUNDEB
Limite de aplicação na remuneração
do magistério
Despesas com pessoal / Recondução
Despesas com dívida consolidada
líquida
Repasse das câmaras de vereadores
Remuneração de vereadores
Despesa com folha de pagamento na
Câmara
Taxa de administração / entidades de
previdência
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RELATÓRIO DO CONTROLE INTERNO
PRAZOS DE ELABORAÇÃO
 Periodicidade: dependerá de vários fatores, que devem ser levados
em conta no planejamento das atividades do Controle Interno.
 Tamanho da entidade
 Riscos operacionais: avaliação
impacto, entre os quais:
da probabilidade de riscos de seu
 Risco humano: ocorrência de erro não intencional, incapacidade
técnica, fraude.
 Risco de processo: afeto à forma que determinada ação é realizada
(modelagem, transação, conformidade, controle, técnico).
 Riscos tecnológicos: qualidade de equipamentos, sistemas,
confiabilidade da informação produzida).
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RELATÓRIO DO CONTROLE INTERNO
FINALIDADES BÁSICAS
 Fornecer ao gestor dados para tomada de decisões sobre a
política de área supervisionada.
 Atendimento, pela gerências executivas, das recomendações
sobre as operações de sua responsabilidade.
 Correção de erros detectados pelos responsáveis pela execução
das tarefas.
 Atendimento de outras autoridades interessadas, dependendo do
tipo ou forma de procedimento realizado.
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RELATÓRIO DO CONTROLE INTERNO
 Criticidade: precariedade dos pontos de controle com riscos
operacionais latentes.
Exemplo: Controle interno sem estrutura ou insuficiente; servidores
não-treinados.
 Relevância: importância e consequência de um ato ou fato para
Administração e gestores.
Exemplo: Dispensa ou fracionamento licitatório: embora sem danos
materiais, a prática tem alto potencial ofensivo (crime, improbidade).
 Materialidade: avaliação do caráter relativo dos valores envolvidos.
Exemplo: Valores processados de compras, obras e serviços
(licitações/dispensas/inexigibilidades).
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RELATÓRIO DO CONTROLE INTERNO
Estatística Resumida
Modalidade
Valor Total
% do Total
Prefeituras
que fizeram
despesa
OUTROS/NÃO APLICÁVEL
8.298.559.362,33
24,22%
421
DISPENSA DE LICITAÇÃO
7.719.940.503,40
22,53%
604
PREGÃO
7.457.783.435,42
21,77%
577
CONCORRÊNCIA
6.203.962.480,87
18,11%
364
CONVITE
1.436.613.719,54
4,19%
632
TOMADA DE PREÇOS
1.527.477.118,68
4,46%
607
INEXIGÍVEL
1.223.631.733,17
3,57%
447
BEC-BOLSA ELETRÔNICA DE COMPRAS
239.385.156,43
0,70%
49
CONCURSO
152.059.491,33
0,44%
50
Total Geral
34.259.413.001,17
100,00%
644
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RELATÓRIO DO CONTROLE INTERNO
 Redação clara e simples: objetividade e possibilidade de entendimento
por qualquer pessoal. Informações tem que ser:
 Precisa: Limitar-se aos fatos, devidamente evidenciados, nem além, nem
aquém.
 Oportuna:
divulgada em tempo hábil para medidas corretivas
tempestivas e efetivas.
 Imparcial: fiel aos fatos; neutra; sem juízo de valor.
 Completa: embora objetiva, deve estar inteira, sem omissões ou
supressões.
 Conclusiva: deve permitir a formação de opinião sobre os fatos
relatados.
 Construtiva: visa melhorar a gestão financeira e operacional; sem
expressões duras, depreciativas ou inoportunas.
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RELATÓRIO DO CONTROLE INTERNO
ALGUNS EXEMPLOS DE PRAZOS
Licitações: atuação prévia
(edital); concomitante ou posterior
(habilitação, julgamento); execução contratual (concomitante, posterior)
Operação de crédito: atuação concomitante
Limite de despesas com pessoal: atuação quadrimestral
Operações da contabilidade, conciliação bancária: atuação mensal
Alerta: conciliação deve ser diária, sob pena de descontrole.
Contratações: por amostragem, prazo depende dependerá dos riscos,
da materialidade, da quantidade e dos pontos fracos.
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TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO
RELATÓRIO DO CONTROLE INTERNO
CONTEÚDO
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RELATÓRIO DO CONTROLE INTERNO
CONTEÚDO - ALGUNS ITENS
 Análise operacional
 Execução orçamentária
 Manutenção e desenvolvimento do ensino
 Precatórios judiciais
 Ações e serviços da saúde
 Repasses a entidades do terceiro setor
 Encargos sociais
 Exame da despesa geral
 Repasse à Câmara de Vereadores
 Editais de licitações e contratos
 Dívida ativa
 Restrições fiscais de último ano de mandato
 Restrições no período eleitoral
 Tesouraria
 Cargos em comissão
 Transparência e Lei de Acesso à Informação
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SISTEMA AUDESP
Acesso ao Sistema AUDESP no perfil de Controle Interno:
COMUNICADO SDG nº 011/2014. DOE de 29.04.14
 Comprovação da função ou cargo relacionado ao
Controle Interno
 Solicitação à Divisão AUDESP
 Após a análise, a carta com login e senha será
encaminhada a uma das Divisões de Fiscalização para
retirada pessoal.
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27
DESMISTIFICANDO O CONTROLE INTERNO
BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DO S.C.I.
 Maior tranquilidade aos administradores e funcionários;
 Contribui para o atingimento de resultados;
 Permite a otimização das rotinas internas (aumento da eficácia)
 Possibilita a identificação de pontos cruciais e de prioridades;
 Diminui o risco de restrições por parte do TCE;
 Reduz improvisos e influencia a qualidade.
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DESMISTIFICANDO O CONTROLE INTERNO
T
O
N
E M
A Í
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DESMISTIFICANDO O CONTROLE INTERNO
BENEFÍCIOS DA IMPLANTAÇÃO DO S.C.I.
C O N T R O L E
I N T E R N O
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ALERTAS DO TCE E A FICHA LIMPA
Em 21.12.2012, o TCESP noticiou em sua página eletrônica:
“O Tribunal Superior Eleitoral - TSE, no julgamento do Recurso
Especial RESPE nº 8502, considerou que a inobservância aos alertas
emitidos pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo – TCESP
configura dolo a ensejar a declaração de inelegibilidade de candidato
à prefeitura municipal por improbidade administrativa, nos termos do
art. 1º, inciso I, alínea g, da Lei Complementar nº 64/1990.
A decisão monocrática, proferida pelo ministro Marco Aurélio,
consignou que “(...) o dolo fica evidenciado pelo desrespeito às
leis e princípios administrativo, como também pela inobservância
à alerta do próprio Tribunal de Contas (fl. 1.580)”. ”
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O TCE E O CONTROLE INTERNO
 O que verá o TCE:
 A entidade regulamentou seu sistema de controle interno?
 O responsável pelo controle interno ocupa cargo efetivo na
Administração Municipal?
 O Controle Interno produz relatórios?
 Qual o conteúdo dos relatórios?
 Qual a periodicidade?
 Foi encaminhado ao Prefeito e aos setores relacionados à
falha?
 O Prefeito determinou providências?
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O TCE E O CONTROLE INTERNO
DADOS DO TCE-SP DE 2011/2012:
Prefeituras
Favorável
Desfavorável
Total
2011
439(68,17%)
205 (31,83%)
644 (100%)
2012
287(50,09%)
286 (49,91%)
573 (88,98%)
 A maior incidência de irregularidades formais de natureza
grave ocorre por deficiência, ou pela própria inexistência do
controle interno
 O Controle Interno exerce papel preponderante, tanto na
prevenção, quanto na descoberta de fraudes ou erros na
repartição, devendo ser periodicamente, revisto e fortalecido,
para estar sempre apto a atender os fins estabelecidos na
Constituição.
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O TCE E O CONTROLE INTERNO
RECOMENDAÇÕES – CONTROLE
INTERNO
“Com relação à reclamada ausência de regulamentação do controle
interno, é oportuno esclarecer à Origem que a designação de servidor
para a função, e o desempenho de atos próprios do Controle Interno,
não supre a essencialidade da formalização do sistema, nos termos
do que preconiza o núcleo do Comunicado SDG nº 32/2012. É
necessária a normatização protocolar das atribuições, competências,
rotinas, procedimentos, prazos e responsabilidades.
Nesta conformidade, cabe RECOMENDAR à Câmara Municipal de
............que promova a regulamentação do sistema de controle
interno, de forma a cumprir na íntegra o disposto no artigo 74 da
Constituição Federal. “ (TC-002731/026/12)
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O TCE E O CONTROLE INTERNO
RECOMENDAÇÕES – CONTROLE INTERNO
“Recomendações serão transmitidas pela Unidade Regional de
Andradina para que o Legislativo aprimore e regulamente o sistema
de controle interno........” (TC-002452/026/12 )
“Recomende-se ao gestor que providencie a regulamentação do
sistema de controle interno, nos termos do Comunicado SDG
32/2012 e artigos 31, 70 e 74 da Constituição Federal, bem como dê
atendimento às Instruções desta Corte quanto ao prazo de remessa
de documentos.” (002104/026/12)
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O TCE E O CONTROLE INTERNO
COMUNICADO SDG Nº 32/2012
Apenas servidores do quadro efetivo deverão compor o sistema de
controle interno.
Nesse contexto, tal normatização atentará, dentre outros aspectos, para
as funções constitucionais e legais atribuídas ao controle interno:
123-
4567-
Avaliar o cumprimento das metas físicas e financeiras dos planos
orçamentários, bem como a eficiência de seus resultados.
Comprovar a legalidade da gestão orçamentária, financeira e
patrimonial.
Comprovar a legalidade dos repasses a entidades do terceiro setor,
avaliando a eficácia e a eficiência dos resultados alcançados.
Exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem
como dos direitos e haveres do Município.
Apoiar o Tribunal de Contas no exercício de sua missão institucional.
Em conjunto com autoridades da Administração Financeira do
Município, assinar o Relatório de Gestão Fiscal.
Atestar a regularidade da tomada de contas dos ordenadores de
despesa, recebedores, tesoureiros, pagadores ou assemelhados.
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PLANOS DE ATUAÇÃO - MÉTODOS
 Planos plurianuais de atuação
 Planos operativos anuais
 Matriz de planejamento
 Matriz de risco
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CONTROLE INTERNO
-
Por
quê
e
para
que
controles internos?
R: Minimiza riscos, auxilia no
atendimento
à
legislação,
contribui para a efetividade
da gestão e alcance dos
objetivos da entidade.
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TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SÃO PAULO
OBRIGADO E BOA TARDE.
Paulo Massaru Uesugi Sugiura
<[email protected] >
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39