Roberto Gomes Moreira
Seção de Expedição/SICA/DIRAD
e-mail [email protected]
COMPETÊNCIAS DA SEÇÃO DE EXPEDIÇÃO
COLETAR E DISTRIBUIR OS DOCUMENTOS E CORRESPONDÊNCIAS DE FORMA EFICIENTE,
EFICAZ E EFETIVA NA FIOCRUZ BEM COMO ATENDER AOS SEUS USUÁRIOS COM
EXCELÊNCIA NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS JUNTO A ECT.
CONCEITO DE CORRESPONDÊNCIA
Correspondência é toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas
jurídicas, bem como aquela que se processa entre departamentos e servidores de uma instituição.
CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO
QUANTO À DIFUSÃO:
EXTERNA – Entende-se como aquela correspondência trocada entre
instituições e outras entidades e/ou pessoa física.
INTERNA – É a correspondência trocada entre os departamentos e uma
mesma instituição(memorando, despacho, circular)
QUANTO À PROCEDÊNCIA:
NORMAL – Correspondência cuja tramitação se faz num prazo
regular;
URGENTE – Correspondência que face a natureza do assunto,
exige ação imediata por parte de quem a recebeu,
devendo ter tratamento preferencial sobre a normal;
Portaria Normativa 05 de 19/12/2002-MPOG
HORÁRIOS DE COLETA E DISTRIBUIÇÃO
Os horários em geral são:
Distribuição interna:
Manhã: 9:00 e 11:00 hs.(de acordo com a demanda da área)
Tarde: 14:00 E 16:00 hs.
Envio aos Correios:
Até as 14:00 hs.
Os horários foram definidos de acordo com as atividades internas da Seção, e que encontram-se integradas
de acordo com as Normas da ECT.
COMO PREPARAR SUA CORRESPONDÊNCIA PARA O TRATAMENTO AUTOMÁTICO
PELOS CORREIOS
Para que o correios possa prestar um serviço de qualidade, é necessário que se sigam
algumas recomendações sobre a preparação de sua correspondência, desde a utilização de
envelopes padronizados, até o correto endereçamento
TRATAMENTO AUTOMÁTICO
TRATAMENTO AUTOMÁTICO
CARACTERÍSTICA FÍSICA DA CARTA
É fundamental que as cartas estejam dentro dos padrões adequados, para que sejam
tratadas de forma automatizada.
Dê preferência, usar sempre os envelopes com a marca RPC (Recomendados Pelos
Correios), como pode ser visto na figura
TIPOS DE ENVELOPE
O tipo é determinado pela posição da aba de fechamento:
TIPOS DE CAIXAS
Cabe ao remetente a responsabilidade pela
elaboração da embalagem nas condições
adequadas à natureza da correspondência ou
encomenda, respeitando suas características.
Aspectos a serem considerados na embalagem:
- Dimensões adequadas.
- Resistência ao peso, à forma e à natureza do conteúdo, bem como às condições
de transporte.
- Compatibilidade com o objeto ou encomenda transportado.
- Utilização de envelopes e caixas comercializadas pelos Correios ou envelopes,
caixas, pacotes e rolos próprios, desde que estejam embrulhados com papel
liso e resistente e sejam dos seguintes materiais: de papel, de plástico, de
isopor, de madeira ou de metal.
Limites de dimensões de embalagens:
PACOTE E CAIXA
Especificações
Comprimento (C)
Largura (L)
Altura (A)
Soma (C+L+A)
·
Mínimo
16 cm
11 cm
2 cm
29 cm
Máximo
105 cm
105 cm
105 cm
200 cm
A soma resultante do comprimento + largura + altura não deve superar 200 cm.
ROLO
Especificações
Comprimento (C)
Diâmetro (D)
Soma (C + 2D)
Mínimo
18 cm
5 cm
28 cm
Máximo
105 cm
91 cm
200 cm
· A soma resultante do comprimento + o dobro do diâmetro não pode ser menor que 28 cm.
ENVELOPE
Especificações
Comprimento (C)
Largura (L)
Soma (C + L)
Mínimo
16 cm
11 cm
27 cm
Máximo
60 cm
60 cm
120 cm
RIGIDEZ E PESO
O envelope com seu conteúdo deve ser suficientemente flexível para ser curvado 90°.
Objetos pequenos ou rígidos tais como moedas, chaves, grampos ou cupões de papelão
grosso não devem ser acondicionados no envelope
ABAS DE FECHAMENTO
O envelope deve ser bem fechado, sem excesso de cola.
Não devem ser usados:
- Clipes
- Grampos
- Fita adesiva
COR DO ENVELOPE
A cor ideal para o perfeito contraste entre a impressão e o fundo do papel é a branca.
Cores com tonalidades escuras como marrom escuro, azul escuro, cinza escuro, vermelho, etc... não
devem ser utilizadas como fundo na zona de endereçamento em envelopes ou conteúdos de envelopes
com janela,
O inverso(isto é, caracteres claros em fundo escuro) também impossibilita a leitura ótica.
Cores com tonalidades vermelha são interpretadas como preto pelo leitor ótico e inviabilizam a
utilização do código de barras. Portanto, também devem ser evitadas (figura 8).
Regras de Endereçamento
Localização e Limites da Zona de Endereçamento
A zona de endereçamento pode ser definida como sendo o maior retângulo no qual o endereço pode
estar completamente contido. Para ser compatível com a leitura ótica, o limite máximo desse
retângulo é delimitado por um afastamento de 21mm das bordas laterais do envelope, de 20mm da
sua borda inferior e de 40mm da borda superior (figura 11).
Regras de Endereçamento
O endereçamento adequado começa pela forma de tratamento de cortesia (opcional), seguindo-se:
nome do destinatário,
logradouro,
Número/complemento/bairro,
cidade UF,
CEP.
Regras de Endereçamento
•Uma outra forma correta de endereçamento admite que na última linha constem, obrigatoriamente
nesta ordem: o número do CEP, a cidade e o estado ou a sua sigla (figura 13).
ALINHAMENTO
•Para facilitar a captura do endereço pela leitora ótica, as linhas do endereçamento devem ser
alinhadas à esquerda, isto é, devem iniciar-se a mesma distância da borda esquerda do envelope e
estarem paralelas a sua base (figura 14).
IDENTIFICAÇÃO DO REMETENTE
O costume brasileiro sugere a colocação do nome, endereço e CEP do remetente
na parte inferior do verso do envelope. (figura 15).
SK065600499BR - Histórico do Objeto
O horário não indica quando a situação ocorreu, mas sim quando os dados foram recebidos pelo sistema,
exceto no caso do SEDEX 10 e do SEDEX Hoje, em que ele representa o horário real da entrega.
Data
Local
Situação
03/01/2012 18:21
AC XINGUARA - XINGUARA/PA
Entregue
03/01/2012 17:06
AC XINGUARA - XINGUARA/PA
Saiu para entrega
CTCE BELEM - BELEM/PA
Encaminhado
31/12/2011 10:48
30/12/2011 20:53
30/12/2011 10:57
30/12/2011 10:52
30/12/2011 08:30
29/12/2011 22:24
29/12/2011 16:31
29/12/2011 14:58
Em trânsito para AC XINGUARA - XINGUARA/PA
CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG
Encaminhado
Encaminhado para CTCE BELEM - BELEM/PA
CDD BARRO PRETO - BELO HORIZONTE/MG
Encaminhado
Em trânsito para CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG
CDD BARRO PRETO - BELO HORIZONTE/MG
Mal endereçado
Em tratamento, aguarde.
CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG
Encaminhado
Encaminhado para CDD BARRO PRETO - BELO HORIZONTE/MG
CTE BENFICA - RIO DE JANEIRO/RJ
Encaminhado
Encaminhado para CTE BELO HORIZONTE - BELO HORIZONTE/MG
AC FUNDACAO OSWALDO CRUZ - RIO DE JANEIRO/RJ
Postado
AC FUNDACAO OSWALDO CRUZ - RIO DE JANEIRO/RJ
Encaminhado
Em trânsito para CTE BENFICA - RIO DE JANEIRO/RJ
TRATAMENTO MANUAL
CARTA SIMPLES
É A FORMA DE COMUNICAÇÃO ESCRITA QUE CHEGA MAIS RÁPIDO AO DESTINO E A MENOS ONEROSA.
MATERIAL PERMITIDO PARA REMESSA:
Correspondência/documentos pesando até 500 gramas
ACONDICIONAMENTO DA CARTA SIMPLES
Fechamento apenas por colagem.
Endereço completo do remetente e do destinatário/CEP
O canto superior esquerdo é reservado para colagem do selo postal
CARTA REGISTRADA
O que é?
É o serviço adicional através do qual o objeto é confiado à ECT contra
a emissão de documento comprobatório da postagem.
Características
O objeto é identificado pela aplicação de numeração específica, que possibilita
acompanhar o seu trâmite por meio do Sistema de Rastreamento de Objetos – SRO
Pode ser contratado em todas as Agências de Correios
Serviço destinado ao público em geral
Para a contratação desse serviço, o objeto deverá apresentar, obrigatoriamente, o nome
e o endereço completo do remetente e do destinatário
AVISO DE RECEBIMENTO/AR
O que é?
É o serviço opcional que, através do preenchimento de
formulário próprio, permite comprovar ao remetente para
quem foi entregue o objeto por ele postado.
É imprescindível o preenchimento correto de todos os campos do formulário do
AR, especialmente os campos destinados aos dados do remetente e do
destinatário. Dados incompletos e/ou incorretos atrasam ou mesmo impedem a
devolução do AR.
DESPESAS COM ENVIO DE CARTAS/SEDEX/2011
CARTAS
QUANTIDADE DE ENVIO DE CARTA REGISTRADA COM AR:
TOTAL GASTOS COM O ENVIO
2882
R$ 26.867,87
QUANTIDADE DE ENVIO DE CARTA REGISTRADA :
TOTAL GASTOS COM O ENVIO
2882
R$ 18.798,27
ECONOMIA ANUAL DE
R$ 8.069.60
SEDEX
QUANTIDADE DE ENVIO DE SEDEX COM AR:
TOTAL GASTOS COM O ENVIO
2283
R$ 45.482,07
QUANTIDADE DE ENVIO DE SEDEX SEM AR:
TOTAL GASTOS COM O ENVIO
2283
R$ 39.089,67
ECONOMIA ANUAL DE
ECONOMIA ANUAL COM OS DOIS SERVIÇOS
R$ 6.392,40
R$ 14.462,00
MÃO PRÓPRIA- MP
O que é?
Prestado em âmbito nacional, é o serviço pelo qual o remetente
recebe a garantia de que o objeto, por ele postado, será entregue,
exclusivamente, ao destinatário .
Os objetos com Mão Própria poderão ser entregues a terceiros, devidamente identificados
e credenciados para tal fim quando:
a) Destinados a autoridades civis e militares da administração pública federal, estadual ou
municipal, direta ou indireta; autoridades diplomáticas ou eclesiásticas; pessoas
jurídicas e seus respectivos dirigentes, cujo acesso seja difícil ou proibido ao empregado
encarregado da distribuição.
b) Quando endereçado a menores de 16 anos, o objeto somente poderá ser entregue a
seus representantes legais (pais, tutores ou curadores), mediante apresentação de
documento que comprove a representação legal.
c) Caso o destinatário esteja impossibilitado de receber o objeto, este poderá ser entregue
a terceiros mediante apresentação de procuração com poderes expressos para tanto.
IMPRESSO ESPECIAL
Serviço para o envio de peças promocionais endereçadas, com apelo para venda e
divulgação de produtos e serviços.
Serviços opcionais:
Poderão ser aceitos como Impresso:
- Catálogos;
- Livros;
- Fascículos;
- Guias;
- Lista de preços;
- Revistas;
- Jornais;
- Publicações periódicas;
- Alternativos culturais;
- Formulários não preenchidos;
- Prospectos de propaganda;
- Propaganda política de partido ou de candidato;
- Divulgação de evento.
IMPRESSO ESPECIAL
Acondicionamento:
Todo Impresso deverá ser acondicionado e fechado, pelo remetente, em embalagem que
resista ao peso, à forma e à natureza do conteúdo, bem como às condições de transporte.
Quando o Impresso for postado fechado, na embalagem deverá constar a informação:
“Fechamento autorizado. Pode ser aberto pela ECT”.
É o serviço de remessa expressa de documentos e mercadorias em âmbito nacional.
PRAZOS DE ENTREGA
Os prazos de entrega variam de acordo com as localidades de origem e destino.
TENTATIVAS DE ENTREGA
São efetuadas 3 tentativas de entrega, sendo a primeira no mesmo dia da chegada do
objeto na unidade de distribuição. A segunda e a terceira tentativa são realizadas nos dias
úteis imediatamente subsequentes. Caso as 3 tentativas de entrega domiciliar sejam
frustradas, o objeto ficará disponível para entrega na agência mais próxima do endereço
do destinatário, pelo prazo de 7 dias corridos. Após esse prazo o objeto é devolvido ao
remetente.
RASTREAMENTO
Permite o acompanhamento do trâmite do objeto, desde a postagem até a entrega.
SEGURO AUTOMÁTICO
Serviço gratuito que possibilita a indenização do objeto em caso de extravio, espoliação
ou avaria. As regras e valor do ressarcimento estão definidos na Tabela de Preços do
serviço.
Serviço de encomenda da linha expressa para o envio de documentos e mercadorias com
entrega garantida até as 10:00 horas da manhã do dia útil seguinte ao da postagem.
Abrangência:
Consultar Área de Cobertura do Serviço .
RASTREAMENTO
Permite o acompanhamento do trâmite do objeto, desde a postagem até a entrega.
SEGURO AUTOMÁTICO
Serviço gratuito que possibilita a indenização do objeto em caso de extravio, espoliação
ou avaria. As regras e valor do ressarcimento estão definidos na Tabela de Preços do
serviço.
É a modalidade do serviço de Encomenda Expressa dos Correios, que permite o envio de
objetos com valor declarado, para entrega, exclusivamente, contra pagamento da quantia
indicada pelo remetente (Valor da Mercadoria ou Valor da Mercadoria + Preços Postais ou
somente Valor dos Preços Postais), a qual lhe será reembolsada através de Vale Postal.
Por determinação do COAF - Conselho de Controle de Atividades Financeiras, órgão ligado
ao Ministério da Fazenda, todas as transferências de numerário têm de ser identificadas,
com a indicação da identidade (RG) e do CPF/CNPJ, conforme o caso, tanto do destinatário
quanto do remetente da encomenda.
Após receber o SEDEX a Cobrar, a Agência de destino envia um "Aviso de Chegada" para o
destinatário, informando-o que se encontra a sua disposição, uma encomenda. No Aviso
de Chegada, consta o nome e endereço da Agência, o valor a pagar e informa que o
objeto deverá ser retirado no prazo máximo de 7 dias corridos.
É o serviço de entrega rápida internacional e que consiste na
coleta/postagem,
encaminhamento
e
distribuição
de
correspondências ou de mercadorias para o exterior.
Com o EMS, documentos até 5kg e mercadorias até 30kg chegam a mais de 170 países
com total prioridade desde a postagem até a entrega ao destinatário final. O peso
máximo admitido pelos países pode variar. Informe-se em nossas agências ou pelo nosso
serviço
Fale
com
os
Correios:
http://www.correios.com.br/servicos/falecomoscorreios/default.cfm
Os prazos previstos de entrega do EMS vão de dois a cinco dias úteis, variando conforme
as cidades de origem e de destino da remessa. As mercadorias podem necessitar de um
dia a mais, devido a liberação alfandegária. Consulte nossa tabela de prazos.
O SEDEX Mundi é o novo serviço de remessas expressas internacionais dos Correios, que
possui prazo garantido para as principais cidades do mundo.
Para efetuar postagem através do Sedex Mundi, é necessário:
-Endereço completo do destinatário e do remetente,
-Endereço eletrônico e telefone do remetente e do destinatário,
-Memorando assinado pelo chefe do Departamento/Unidade
- o horário para expedir Sedex Mundi via Seção de Expedição/DIRAD é até
as 14:00 hs.
É o serviço de encomenda da linha econômica para o envio exclusivo de mercadoria.
ABRANGÊNCIA: Âmbito Nacional.
PRAZOS DE ENTREGA: Os prazos de entrega variam de acordo com as localidades de
origem e destino.
A Encomenda PAC possui entrega domiciliar, em dias úteis, de segunda a sexta-feira,
em mais de 4.800 cidades. A entrega da encomenda em localidades sem viabilidade
operacional ou em área rural ou área de risco será realizada exclusivamente na
agência mais próxima do endereço do destinatário.
TENTATIVAS DE ENTREGA
São efetuadas 3 tentativas de entrega, sendo a primeira no mesmo dia da chegada do
objeto na unidade de distribuição. A segunda e a terceira tentativa serão realizadas nos
dias úteis imediatamente subsequentes. Caso as 3 tentativas de entrega domiciliar
sejam frustradas, o objeto ficará disponível para entrega na agência mais próxima do
endereço do destinatário, pelo prazo de 7 dias corridos. Após esse prazo o objeto será
devolvido ao remetente.
Serviço de coleta, transporte e entrega de correspondência
agrupada de âmbito nacional.
É utilizado para interligar as empresas (Pessoas Jurídicas) com
suas filiais, representantes e parceiros.
Material permitido para envio: Documentos em geral.
Obs. Não é permitido o envio de material perecível ou líquido.
Dias e locais de envio dos malotes:
2ª feira – IRR, IGM, IAM, ILMD, DIREB, ICC, FICORUZ- CE, FIOCRUZ-MS - RONDÔNIA
4ª feira – IRR, IGM, IAM, ILMD, DIREB, ICC, FICORUZ- CE, FIOCRUZ-MS - RONDÔNIA
6ª feira – DIREB, ICC
Obs. Para remessa no mesmo dia, entregar os documentos até as 14:00 horas.
Dias de recebimento de malotes na FIOCRUZ:
Terças e quintas feiras, na parte da manhã.
TELEGRAMA
Mensagem urgente e confidencial, transmitida eletronicamente para o local de entrega,
onde é impressa e auto-envelopada para entrega no endereço do destinatário.
Procedimento para envio de telegrama.
1- preencher o formulário
2- enviar e-mail para [email protected] com cópia para
[email protected]
3- informar se precisa de copia do telegrama e comprovação de recebimento.
4- informar o nº do cartão
Nome ( 50 )
REMETENTE.
ASSUNTO:
Tipo Logr. ( 25 )
Logradouro (72 )
N° ( 06 )
Complemento ( 30 )
Bairro ( 72 )
Localidade ( 72 )
UF
RJ
CEP (8)
OBRIGADO!