PASSAGENS E HOSPEDAGENS
PROCEDIMENTOS DE SOLICITAÇÃO,
USO E PRESTAÇÃO DE CONTAS.
SOLICITAÇÃO: RECURSOS E LICITAÇÃO
MEC SESU
PAEX
PROAP
UDESC
FAPESC*
PRAPEG
PRODIP
Todos recursos acima necessitam de empresa licitada e empenho.
*Menos aqueles em que não há compra pela UDESC como ex.: FAPESC.
SOLICITAÇÃO: PESSOAS ENVOLVIDAS
• SOLICITANTE (Sempre Gestor do Recurso):
– DIRETORES (RECURSOS UDESC CENTRO ou PRODIP/DP);
– CHEFES DE DEPARTAMENTO (RECURSOS UDESC CENTRO);
– COORDENADOR DE PROGRAMA DE PÓS GRADUAÇÃO (RECURSOS
PROAP E UDESC CENTRO);
– COORDENADORES DE PROJETOS (PAEX; PRAPEG; MECSESU)
• USUÁRIO:
– SERVIDORES (TÉCNICOS OU PROFESSORES);
– CONVIDADOS;
– ALUNOS;
Contato do compras será sempre com o centro solicitante .
SOLICITAÇÃO: PROCEDIMENTO
QUANDO O RECURSO FOR:
CENTRO, PRODIP, PROAP, MECSESU.
Preenche
Solicitação
no Sistema
de Viagens
Preenche
form. de
Solicitação
(Passag. ou
Hosped.)
Solicita
concordância
gestor do
recurso
*PRODIP
Solicita
concordância
da Direção
Geral
QUANDO O RECURSO FOR PAEX OU PRAPEG
Carta de
Pertinência
Dir.
Extensão
ou Dir.
Ensino
SOLICITAÇÃO: PROCEDIMENTO
• IMPORTANTE :
“O SOLICITANTE DEVE DETALHAR NO SISTEMA DE REQUISIÇÃO
DE PASSAGENS,
, PARA O USO DE TRANSPORTE AÉREO EM
VIAGEM NOS ESTADOS DE SC, PR OU RS.”
ART.21 Parágrafo 2°. IN 003 de 20/06/2011.
SOLICITAÇÃO: DOCUMENTOS E PRAZOS
Entregar no setor de compras :
a. Formulário de solicitação de passagem assinado pelo
gestor do recurso.
b. Formulário de solicitação de hospedagem (quando
houver) assinado pelo gestor do recurso.
a.
c.
Formulários devem conter também assinatura da direção geral.
Carta de pertinência (quando aplicável).
*MÍNIMO DE 10 DIAS DE ANTECEDÊNCIA DA DATA
DE VIAGEM.
USO: PASSAGENS
ALUNOS E CONVIDADOS
CONFERIR
DADOS DA
PASSAGEM
REALIZAR
WEBCHECKIN
GUARDAR
COMPROVANTE
* (Ida e Volta)
OBTER
CERTIFICADO OU
DECLARAÇÃO DE
PARTICIPAÇÃO NO
EVENTO
PREENCHER
RELATÓRIO
DE VIAGEM
SERVIDORES DA UDESC: TÉCNICOS E PROFESSORES
* Ex.: Solicitar envio por e-mail do web check-in, solicitar 2 cópias do web check-in,
bilhete original.
* Não há necessidade de convidados recolherem comprovantes de hospedagem.
* Servidores (Técnicos e Professores ) que recebam diárias devem guardar seus
comprovantes de despesas.
PRESTAR CONTAS: DOCUMENTOS
PROCEDIMENTO PARA CONVIDADOS:
SERVIDOR QUE RECEBER O CONVIDADO DEVE COBRAR
DO MESMO COMPROVANTES DOS USOS DAS PASSAGENS
(IDA E VOLTA)
ENTREGAR NO SETOR
DE COMPRAS
*não recebem diárias.
PROCEDIMENTO PARA ALUNOS:
CERTIFICADO OU
DECLARAÇÃO DE
PARTICIPAÇÃO NO
EVENTO
CÓPIA DOS BILHETES DE
EMBARQUE OU
WEBCHECK-IN (IDA E
VOLTA)
*não recebem diárias.
* WEBCHECK-IN É RESPONSABILIDADE DO USUÁRIO.
ENTREGAR NO SETOR
DE COMPRAS
PRESTAR CONTAS: DOCUMENTOS
PROCEDIMENTO PARA SERVIDORES DA UDESC: TÉCNICOS E PROFESSORES
IMPRIMIR
RELATÓRIO DE
VIAGEM
ANEXAR 1 CÓPIA
DOS BILHETES DE
EMBARQUE
EMITIDOS NO
WEBCHECK-IN
(IDA E VOLTA)
ANEXAR
CERTIFICADO OU
DECLARAÇÃO DE
PARTICIPAÇÃO
NO EVENTO
ANEXAR
COMPROVANTES
DE DESPESAS DE
ALIMENT. OU
HOSPEDAGEM.
ENTREGAR NO
SETOR DE SERV.
GERAIS
• Para detalhamento dos comprovantes válidos, verificar junto ao setor financeiro, ou
consultar a IN 003 de 20 de junho de 2011, artigo 21.
* Para passagens servem ainda bilhetes originais de embarque.
PRESTAR CONTAS:
DOCUMENTOS NÃO ACEITOS
Para bilhetes aéreos, não serão aceitos para fins de prestação
de contas:
• Fotos;
• Fotocópias;
• Imagens digitalizadas;
• Comprovante de somente um trecho para passagens de ida e
volta.
Todas prestações de contas de alunos e servidores devem ter:
• Declarações ou certificados de participação nos
eventos/atividades desempenhadas.
PRESTAÇÃO DE CONTAS: PRAZO
5 DIAS ÚTEIS APÓS O FIM DA VIAGEM
PARA TODOS:
PROAP, PRAPEG, PAEX, PRODIP, E UDESC.
ALTERAÇÕES,
CANCELAMENTOS e REEMBOLSOS
INDEPENDENTE DA FONTE PAGADORA:
• Passagens são pessoais e intransferíveis.
• Uma vez emitida, a passagem deve ser usada. Únicas exceções: caso
fortuito (ex.: doença) ou força maior (ex.: desastres naturais) desde que
comprovados.
• Não há como utilizar a passagem novamente em outra data, não há
crédito para a UDESC em nenhuma hipótese.
• Multas e taxas deverão ser restituídas à UDESC pelo causador do fato. Ex.:
Usuário decide não embarcar e viajar de carona com amigo. Este usuário
pagará taxa de no-show, taxa de reembolso, eventuais multas, taxas de
agência e taxas aéreas, por meio de depósito identificado.
NOVOS FORMULÁRIOS NO
SITE DO SETOR DE COMPRAS
1. FORMULÁRIO SOLICITAÇÃO DE PASSAGEM
a)
FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO DE PASSAGEM
b)
FORMULÁRIO DE CANCELAMENTO DE PASSAGEM
2. FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO HOSPEDAGEM
*Não serão mais aceitas Comunicações Internas para essa finalidade.
LINK: http://www.ceart.udesc.br/setor-de-compras/passagens-e-hospedagem/
CONTRATOS,
AUTORIZAÇÕES DE
FORNECIMENTO (AF) e
ORDEM DE SERVIÇO (OS)
PROCEDIMENTOS DE
SOLICITAÇÃO
CONTRATOS: QUANDO SÃO FEITOS
INEX. DE
LICITAÇÃO
LICITAÇÃO
DISPENSA
DE
LICITAÇÃO
SISTEMA DE
REGISTRO DE
PREÇOS
• É apenas acordo de preços.
COMPRA
DIRETA
• Empenho ocorre antes da licitação,
fornecimento imediato após adjudicação.
• Fornecimento depende de
autorização, contrato e
empenho que ocorre por
demanda.
CONTRATOS: COMO SOLICITAR
QUEM
O QUE
Preenche solicitação, com informando quantidades e
valor total.
Solicitante
Imprime solicitação e solicita a assinatura da Direção
Administrativa.
Entrega a solicitação no setor de compras.
Monta processo, verifica quantitativo e valores.
Setor de
compras
Emite empenho.
Convoca fornecedor.
Acompanha data de fornecimento.
Notifica e Orienta conforme necessidade.
PASSAGENS E HOSPEDAGENS: http://www.ceart.udesc.br/setor-de-compras/passagens-ehospedagem/
CONTRATOS: http://www.ceart.udesc.br/setor-de-compras/contratos/
DÚVIDAS: [email protected]
FIM