Manual Relacionamento
Cliente e Fator Contábil
Todas as informações deste manual têm como objetivo, uma
orientação geral, de forma sintética para que os controles das
obrigações fiscais, contábeis e legais, fique de forma regular de acordo
com a legislação em vigor.
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www.fatorcontabil-bsb.com.br
Responsabilidade Solidária
Novo Código Civil (Artigo 1177 e 1178).
O Contador e sua responsabilidade Civil , Penal e Tributária.
O Contador assume, juntamente com seu cliente, o encargo por todos os
atos ilícitos cometidos por este na gestão de sua empresa tanto na esfera
civil quanto na criminal.
Exige uma parceria transparente e organizada entre cliente e o Fator
Contábil , uma vez que o destino de ambos depende da responsabilidade
com que se organiza a contabilidade da empresa.
Obrigação do Cliente:
 Mensalmente, exigir o Balancete Contábil, os impostos e encargos, com
as respectivas planilhas de cálculos, dentre cópias de arquivos de livros
fiscais, cópias de obrigações de acessórias e dar atenção aos comunicados
e novas Leis vigentes.
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Obrigação do Fator Contábil:
 Contabilizar todas as operações dos clientes, inclusive as bancárias,
apresentar o Balancete mensal, devidamente conciliado, bem como
auxiliar na gestão da empresa/cliente.
 Contrato de Prestação de Serviços de Contabilidade é garantia e
segurança para o empresário no ato da contratação e na continuidade
da prestação de serviços contábeis.
 Conforme Resolução n° 960/03 é infração por parte do contador
deixar de apresentar prova de contratação de serviços profissionais.
 Aprenda a ouvir seu contador, ele será o melhor
conselheiro e o consultor mais adequado para garantir um
futuro de sucesso para a sua empresa
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ATIVIDADES EXERCIDAS PELO FATOR CONTÁBIL
Departamento Pessoal.
 Admissões, rescisões contratuais, folhas de pagamento, cálculos e apuração de encargos
trabalhistas, obrigações mensais e anuais como GAGED, GPS, SEFIP, GRRF, DIRFI,
RAIS, GRCS, DARF do PIS/Folha de Pagamento, Solicitação de CND e CRF/FGTS,
Controle do Quadro de funcionários, Informe de Rendimentos, Férias, Rescisões,
Exames Periódicos e outros assuntos previdenciários e trabalhistas.
Departamento Fiscal.
 Notas Fiscais (Entrada/Saída/Serviços), apuração de impostos (federais, estaduais e
municipais), registro e escrituração de livros e demais obrigações mensais e anuais do
ICMS, IPI, ISSQN, apoio na elaboração de DCTF , DACON, escrituração de livros de
prestação de serviços e tomador de serviços, baixas de inscrições de débitos perante as
esferas Municipal, Estadual e Federal, compensação de impostos e restituição e outras
obrigações.
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Departamento Contábil.
 Escrituração dos Livros Diário, e Razão;
 Elaboração de Balancetes de Verificação;
 Demonstrações Contábeis exigidas pela legislação societária e fiscal;
 Análise das demonstrações Contábeis;
 Controle dos bens do Ativo Permanente;
 Elaboração e entrega da DIPJ, DACON, DCTF, DIMOB e DIRF.
Departamento Societário.
 Constituições, alterações contratuais, extinção de empresas, solicitação
de CND, cadastro e obtenção de AIDF, Elaboração de contrato de
prestação de serviços entre organizações contábeis e seus clientes,
parcelamentos, levantamentos de débitos, organização de documentos
para licitações públicas, cancelamento de empresas, aberturas de filiais.
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Assessoria.
 Orientação tributária, contábil, fiscal, trabalhista, apoio ao
atendimento de fiscalização in loco, contato com fiscalização,
fornecedores, bancos, acompanhamento em licitações e
atendimento em geral.
Consultoria.
 Dúvidas sobre preenchimento de notas, aplicação de nova
legislação, orientação sobre regularização de débitos fiscais,
vencimentos de impostos e contribuições sobre toda rotina
operacional vinculada ao serviços contratados com a empresa.
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Além de Serviços Contábeis nossa Empresa Oferece:
 Cobrança Amigável, recuperação de ativos do cliente através de
cobranças amigáveis realizadas por meios impressos, telefone,
internet, negociação envio de boletos e prestação de contas.
 Caixa Aqui, abertura de conta corrente pessoa jurídica, física,
envio de proposta de crédito capital de giro e credenciamento.
 Criação da logomarca, confecção cartões de visitas , promoções e
eventos.
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Documentos a serem enviados a empresa.
A nossa finalidade e orientar os empresários a contribuir com a
Contabilidade, para tanto, elaboramos alguns procedimentos relativos aos
documentos fiscais e contábeis, a fim de que possam ser cumpridos os prazos
legais e para que os empresários possam ser atendidos com maior rapidez,
segurança e garantia.
Departamento Fiscal.
 As notas fiscais de compra de mercadorias, matérias-primas, ativo
imobilizado (1° via) e as de vendas e prestações de serviço deve ser
ordenadas e enviadas á empresa contábil ou ser retiradas na empresa no
inicio de cada mês ou quinzenalmente (se for o caso), para registro e/ ou
classificação e posterior contabilização.
 Os comprovantes de recolhimento das taxas e dos impostos pagos deverão
ser enviados sob a forma de fotocópia, na qual seja legível a autenticação
bancaria.
 Contas de energia elétrica e telefone, despesas de modo geral devem ser
entregues juntamente com os demais documentos.
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Departamento de Pessoal.
Rescisões contratuais, recibos de férias , comprovante de folhas de
pagamentos, planilhas de comissões, faltas, horas extras e variáveis de salários,
recibo de pagamento a autônomo RPA, documentos para registro de
empregados, guias de GPS, GRF, GRRF, DIRF, RAIS, GRCS, DARF do PIS/
folha de pagamento, controle de férias, atestado médicos , etc.
Devem ser encaminhados sempre em tempo hábil para que se possa proceder
ao processamento das rotinas e ao cumprimento dos prazos, normalmente
folha de pagamento enviar as informações todo dia 25 ou 26 de cada mês.
Tomar o devido cuidado para não realizar acordos e ou
gratificações em paralelo a folha de pagamento e não informar a
contabilidade, seguir sempre a convenção coletiva de sua
categoria.
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Departamento Contábil.
 Extrato bancários, extratos de aplicações financeiras e cartões de
créditos, enviar extrato mensal com a movimentação do 1° ao último
dia de cada mês.
 Depósito bancário: Anexar cópia do comprovante da origem. Por
exemplo, no recebimento de duplicata, anexar cópia desta.
 Avisos de cobrança bancária e de cartões de créditos : Enviar os
avisos de todas as operações (descontos, cobranças simples,
vinculada, cheques descontados e em custódia, antecipações, cartões
de crédito.
 Enviar todos os avisos bancários, tais como: Despesas, transferências,
aplicações, débitos, créditos, etc...
 Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos,
leasing, etc... Enviar uma cópia do contrato e do pagamentos das
10 parcelas.
 Despesas com refeições, gasolina, álcool, material de limpeza,




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brindes ,conservação, manutenção e outras pequenas despesas
somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com nota
fiscal do consumidor ou nota fiscal de serviços ( 1° via e em nome
da pessoa jurídica).
Recebimentos de duplicatas por caixa: anotar a data do
recebimento no verso.
Relatório (diário auxiliar) de clientes e fornecedores: enviar
mensalmente com a movimentação e a posição do final de período,
numerados sequencialmente.
Relatório Diário do Caixa: informar a movimentação de
recebimentos e pagamentos do dia em moeda corrente, fechando
saldo do dia, anexando os respectivos documentos.
Prazo de entrega de documentos contábeis e fiscais: até o dia 02
(dois) de cada mês
Documentos Legais.
 Os documentos legais de constituição, alteração da pessoa jurídica,
devem ser guardados em pastas próprias á disposição da
Fiscalização ou para utilização no cumprimento de obrigações
acessórias, são os seguintes:
Principais:
 Contrato social, Ata de função ou Estatuto Social;
 Alterações Contratuais e/ ou Atas de Assembleias Gerais ;
 Ficha de Cadastramento Secretaria da Fazendo Estadual;
 CNPJ;
 Inscrição Estadual;
 Inscrição municipal;
 Matricula no INSS(CEI).
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Acessórios:
 Ficha de Inscrição no CNPJ;
 Fichas de Alteração no CNPJ;
 Ficha de Alteração do ICMS;
 FAC – Ficha de Alteração Cadastral;
 Órgãos Específicos (conselho de classe, vigilância sanitária);
 Termo de Opção SIMPLES NACIONAL;
 Alvará de Funcionamento de todos os órgãos competentes.
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Abertura de Empresas
Documentos Necessários para abrir empresa.
 Nome empresarial, três nomes para busca na Junta Comercial e no INPI;
 Nome fantasia, caso seja diferente do nome empresarial;
 Endereço completo da empresa, indicação Fiscal do Imóvel, que consta no
IPTU, se o Imóvel for alugado, apresente cópia do contrato de locação e
informe o telefone da imobiliária ou proprietário;
 Descreva o ramo de atividade , de forma bem completa;
 Quantidade Inicial de empregados;
 Sócios
Nomes completos;
Cópias autenticadas do RG ou Identidade Profissional e CPF;
Endereço dos sócios, com comprovante recente;
Profissão;
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




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Estado civil, sendo casado, informe o regime de bens do
casamento;
Número de inscrição dos sócios no PIS ou INSS;
Capital Social, cujo o valor deve ser o suficiente para a aquisição de
equipamentos, instalações e giro inicial. Caso possua os equipamentos
pode integralizar capital com os mesmos;
Percentual de participação de cada sócio no capital da sociedade;
Qual dos sócios administrará a sociedade;
Como se dará a representação da empresa . Individual ou em
conjunto;
Alguns dos sócios já foi ou é sócio de outra empresa ? Caso afirmativo,
indique aqui o nome e o CNPJ para verificação de eventuais
pendências que poderão comprometer a constituição da nova
empresa.
Documentos de Fixação Obrigatória/Opcional.
Legislação Federal.
 Legislação tributária:
PLACA INDICATIVA DA OPÇÃO PELO “SIMPLES NACIONAL”.
 2.Saúde Pública;
PLACA INDICATIVA DA PROIBIÇÃO DE VENDAS DE BEBIDAS
ALCOOLICAS PARA MENORES.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comercializam
bebidas e cigarros.
 Legislação Trabalhista;
DOCUMENTOS COM AS NORMAS DE PROTEÇÃO AOS
MENORES. Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores;
ESCALA DE REVEZAMENTO. Obrigados ao cumprimento que exijam
trabalhado nos dias destinados ao repouso;
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AVISO DE REEMBOLSO-CRECHE.
empregadores que adotarem o sistema.
Obrigados
ao
cumprimento:
Quadro de horário.
Obrigados ao cumprimento: que não adotem registro
manuais,
mecânicos ou eletrônicos individualizados de
controle
de
horários, exceto micro e pequenas empresas
optantes
pelo
Simples Nacional.
 Segurança do trabalho.
Avisos e placas referentes á manutenção, armazenagem e manuseio
de materiais perigosos e insalubres; instalações elétricas;
interdição de uso; construção civil; explosivos; localização
de
extintores; cargas máxima de equipamentos e
caldeiras.
 Defesa do Consumidor.
Condições de Venda a Prazo.
Preço á vista; taxa de juros aos mês; quando prefixada; taxa
de
juros ao mês que será acrescida ao índice pactuado, quando pós
fixado; taxa incidente de juros ao ano, que não poderá exceder a
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2%.
 Legislação Estadual
Nota Fiscal
Tipos:
 Defesa do consumidor:
CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREÇOS DE ORGÃO (POLICIA
CIVIL, PROCON).
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestação
de serviços.
 Fiscalização Sanitária:
CARTAZ DE INDICAÇÃO DO ORGÃO SANITÁRIO DE
FISCALIZAÇÃO.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gêneros
alimentícios, abertos ao público, fiscalizados pelo Secretaria de Estado da
Saúde, diretamente ou por órgão delegado.
 Observação;
Os produtos expostos ao público na vitrine ou dentro do estabelecimento
devem ter preços obrigatoriamente afixados no próprio produto, de forma
visível ao consumidor.
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Documentos Gerais de uma Empresa, por Departamento.
Setor Fiscal.
 Livros de Entradas e Saídas de Mercadorias;
 Livros de Apuração de ICMS;
 Livros de Entrada e Saídas de IPI ( indústria);
 Livro de Apuração do IPI;
 Livro de Imposto sobre Serviços (ISS);
 Livro Registro de Inventário;
 GIA mensal para o ICMS (modalidade Geral);
 Relatórios mensais de compra e venda;
 Autorização de Impressão de Documentos Fiscais;
 SINTEGRA.
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Setor de Pessoal.
 Folhas de pagamento mensal e quinzenal;
 Admissões de Empregados( Registro, Contrato de Trabalho);
 Demissão de empregados (Rescisão de Contrato);
 SEFIP( Guia recolhimento FGTS e Informações a Previdência Social);
 GPS (Guia Previdência Social);
 CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
 GRRF (Guia de recolhimento Rescisório multa sobre o FGTS);
 Requerimento Seguro desemprego;
 Recibos do 13° salário e férias;
 RAIS ( apresentação anual);
 Atualização de Carteira de Trabalho;
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 Atualização do livro Registro de Empregados;
 Contribuição Sindical dos Empregados e do Empregador;
 Contribuição Confederativa Assistencial;
 Preenchimento do relatório salário contribuição para a Previdência;
 CAT Comunicado de Acidente de Trabalho.
Setor Contábil.
 Classificação e codificação dos documentos;
 Lançamentos contábeis de toda a documentação enviada;
 Livro Diário, Livro Razão;
 Livro Caixa (para pequeno empresário art. 68, Lei Complementar
123-06);
 Balancete Mensais;
 Balanços Trimestrais e anuais;
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 Relatórios impressos da ficha razão por conta;
 Outras relatórios gerenciais e conciliações;
 Preenchimento de cadastros.
Guias de Recebimentos Mensais.
 DAS Simples Nacional;
 DARF PIS/CONFIS;
 DARF Imposto de Renda/ Contribuição Social;
 DARF IPI (indústria);
 FGTS;
 Previdência;
 Carnê INSS Facultativos e ou Autônomos;
 ISS Municipal/ICMS Estadual;
 Imposto Sindical;
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 IRRF;
 PIS – CONFINS – CONTRIBUIÇÃO SOCIAL RETIDOS (
quinzenal ).
Obrigações Mensais.
 DNF Demonstrativo de Notas Fiscais;
 DCTF Declaração de Contribuições e Tributos Federais;
 DACON Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais .
Obrigações Anuais.
 Guia informativa modelo B do ICMS;
 Declaração de Renda Pessoa Jurídica DIPJ;
 Declaração Simplificada Pessoa jurídica;
 Declaração de Renda Pessoa física;
 DIRF (Declaração de Imposto de Renda Fonte);
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 DIP ( Declaração imposto Produtos Industrializados);
 RAIS (Relação Anual Informações Sociais);
 Renovação do Alvará Sanitário;
 Renovação de Alvará de Conselho de Classe ( quando exigir);
 Renovação Alvará Municipal;
 IBAMA;
 Renovação Certificado Regularidade Farmácias;
 Declaração p/ Ministério Publico SICAF Funções;
 DITR;
 DIMOB (Declaração de Informações sobre Atividades
Imobiliárias);
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Lembretes objetivos.
 Datas de vencimento de todos os impostos;
 Retenção do IRRF quando adquirir serviço de terceiros prestados por
outras empresas ( pessoa jurídica) ou autônomo ( pessoa física);
 Alterações constantes da Tabela de Impostos de Renda na Fonte;
 Aumento do Salário Mínimo;
 Aumento do Salário Referência (piso salarial);
 Dissidio Coletivo da categoria de seus empregados (deve ser retirado
no sindicato);
 Cláusulas constantes no acordo coletivo entre os sindicatos (deve ser
retirados no sindicato);
 Jornada de Trabalho: limite de 44 horas semanais, não podendo
possuir dias na semana com jornada superior a 10 horas;
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 Código de Defesa do Consumidor;
 Alvará e Licenças de Funcionamento (toda empresa é obrigada
independente do ramo de atividade);
 Renovação dos atestados médicos (PCMSO programa de controle
médico e saúde ocupacional);
 Providencias quanto a CIPA;
 Ordem e qualidade dos arquivos fiscais e prontuários dos
funcionários;
 Recolhimento da Declaração de Imposto de Renda dos sócios.
Obrigações Trabalhistas.
Nossa Legislação Trabalhista remonta da década de 40 (quarenta), logo
notamos que a mesma torna-se falha pelo avanço social e tecnológico,
porém devemos nos preocupar em ter a documentação como segue,
em ordem, evitando assim infrações trabalhistas e consequentemente
multas elevadas.
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A Legislação Trabalhista exige que certos documentos sejam afixados
em lugares visíveis, isto é, fiquem expostos de maneira que todas as
pessoas tomem conhecimento deles, tais documentos recebem o nome
de DOCUMENTOS DE AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIA, tais como:
 Quadro de Horários de Trabalho
 Quadro de Horário de Trabalhador Menor
 Quadro de Disposições de Prestação ao Trabalhador dos menores
 Guia de Recolhimento Contribuição Sindical Patronal e Empregados
 Quadro de Horários de Funcionamento da casa
 Guia de recolhimento de INSS e FGTS do mês
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Observação.
 A jornada normal de trabalho são de oito horas, podendo ser
prorrogada por mais duas horas, quando o excesso de um dia fora
compensado em outro dentro da mesma semana, sendo que a
jornada não poderá ultrapassar as 44(quarenta e quatro) horas
semanais e 220( duzentos e vinte) horas mensais;
 Verifique particularidades na sua convenção coletiva.
Confira a Seguir Outros Documentos Obrigatórios na Área
Trabalhista:
Na Admissão
 Contrato de Trabalho (registro);
 Carteira de Trabalho e Previdência Social;
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 Prova de quitação com serviço militar, se masculino 17 e 45 anos de









29
idade;
Titulo de Eleitor;
Cédula de Identidade;
Comprovante de inscrição no PIS;
Comprovante de residência atual;
Exame médico admissional;
CPF;
Certidão de Nascimento dos Filhos, Casamento, Carteira de
Vacinação;
Fotografia 3x4, recente;
Conta bancária.
Oficialização do Registro Documentos a serem Assinados.
 Contrato de Experiência;
 Declaração de Opção de FGTS;
 Declaração de Dependência Econômica;
 Termo de Responsabilidade;
 Ficha de Salário Família;
 Caderneta deVacinação dos filhos nascidos á partir de 01.01.77.;
 Carteira de Motorista ( para tal função);
 Solicitação de Cadastro no PIS;
 Contrato de Aprendizagem de Menores;
 Livro de Inspeção de Trabalho;
 Alvará Judicial para menores trabalharem em via pública;
 Ficha de Horários Externos (motorista/vendedor);
 Acordo p/ Prorrogação da Duração de Trabalho;
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 Acordo p/ Compensação de Duração de Trabalho;
 Assistência médica efetuada por profissional licenciado pela Medicina do
Trabalho;
 Solicitação deVale transporte.
Casos Especiais.
 As empresas com vinte ou mais empregados deverão organizar a




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COMISAO INTERNA DE PREVENÇÃO – CIPA;
As empresas com mais de dez empregados deverão ter ponto eletrônico;
As empresas onde trabalhem trinta ou mais mulheres com dezesseis anos
de idade ou mais, deverão firmar convênios com creches;
Toda empresa deverá manter uma pasta para cada empregado, contendo
todos os documentos ao mesmo relacionado;
Cumprimento rigoroso da portaria 24 de 23/12/96, que exige a
assistência médico por profissional registrado no M.T.P.S, para as
admissões, bem como o acompanhamento anual de saúde dos funcionários.
As ocorrências abaixo devem ser abolidas, para reduzir o índice de
reclamatórias trabalhistas e evitar autuações em eventual
fiscalização:
 É vedado promover recrutamento de pessoal com alguma discriminação
por raça, cor, religião, estado civil, etc...;
 É vedado exigir experiência superior a 6 meses;
 É vedado reter a Carteira deTrabalho do empregado por mais de 48 horas;
 É vedado o trabalho do empregado em dia de folga;
 É vedado o trabalho do empregado durante suas férias;
 É vedado o trabalho sem registro em carteira desde o primeiro dia,
principalmente se o empregado estiver recebendo qualquer tipo de
benefício, como exemplo, seguro desemprego (artigo 2.º, da Lei
n.º7.998/90), sob pena de multa que pode variar de R$ 486,00 a
R$43.000,00.
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 É vedado manter estagiários fora dos termos legais;
 É vedado manter autônomos não regularizados;
 É obrigatória afixação da Escala de Revezamento;
 E vedada divergência entre cartão e escala;
 É vedada a marcação de ponto antecipado;
 É proibida a ausência de 01 folga dominical por mês ou com menor;
frequência, conforme dispositivo legal aplicável à sua atividade.
É vedado ao menor:
 Vender / servir ou manipular bebidas alcóolicas. ( art 405, inc.II. alínea d);
 Trabalhar das 22:00 hs às 05:00 hs (artigo 404);
 Exercer tarefas consideradas perigosas (art. 405, inciso I) como por
exemplo: Câmara fria – Manutenção – Segurança - Vigia noturno ou
diurno e etc.;
 Em locais ou serviços prejudiciais a sua moralidade (art. 405, inciso II);
33
 É vedada a ausência de atestados médicos admissional, demissional,






34
periódico e mudança de função;
É vedado o retorno ao trabalho de empregado sem o competente “Atestado
médico de retorno”, após o período em que o empregado tenha gozado de
auxílio doença por doença, acidente de qualquer tipo, acidente do trabalho,
gestante. (O empregado só pode retornar ao trabalho após alta do médico
do trabalho, não somente do INSS);
É vedada ausência de PPRA - laudo técnico ambiental, sem a consequente
adequação das condições ambientais ao laudo;
É vedado o trabalho fora do turno;
É vedado fornecerVale Transporte ou qualquer outro benefício em
dinheiro (decreto 95.247/87, artigo 5.º);
Evitar a contratação de empregado aposentado por invalidez;
O aposentado por invalidez, pode ser registrado, não causando nenhum
problema para o contratante, mas sim para o empregado que perderá o
beneficio, fato que será constatado através da SEFIP, CAGED, RAIS;
 É vedado pagar os salários após o 5º dia útil, lembrando que o sábado é dia






35
útil para efeito de contagem. (artigo 559, parágrafo 1.º);
·É vedado recontratar empregado antes de transcorridos 90 dias da
demissão sem justa causa;
É vedado registrar empregado, para função cujo exercício é privativo de
profissional regulamentado, sem que o mesmo possua diploma do curso;
Vedada ausência de vale quinzenal, quando previsto na CCT ou solicitado
pelo empregado;
Vedado deixar de conceder o intervalo para descanso e refeição com
duração de 15 min (jornadas de 4 a 6 h) ou de 1 a 2 h.(jornadas superiores
a 6 h);
É vedado exceder o horário de intervalo para refeição e descanso em duas
horas sem o acordo visado pelo sindicato e nem iniciar-se após a metade do
tempo da jornada de trabalho, salvo autorização do Mct.;
É vedado conceder intervalo inter jornada (descanso entre um dia e outro)
inferior a 11 horas ou 35 horas, se intercalado com folga;
 Vedado deixar de conceder o intervalo para descanso e refeição com





36
duração de 15 min (jornadas de 4 a 6 h) ou de 1 a 2 h (jornadas
superiores a 6 h);
É vedado exceder o horário de intervalo para refeição e descanso em
duas horas sem o acordo visado pelo sindicato e nem iniciar-se após a
metade do tempo da jornada de trabalho, salvo autorização do MTb.;
É vedado conceder intervalo inter jornada (descanso entre um dia e
outro) inferior a 11 horas ou 35 horas, se intercalado com folga;
É vedado proceder alterações de contrato de trabalho (função,
horário, local) sem a concordância expressa por escrito do empregado;
É vedado exigir do empregado mais de 2 h extras por dia ou jornadas
diárias superiores a 10 h.
Fundamentação Legal: CLT
O caso de não cumprimento, implica em multas trabalhista .
Lembramos que atualmente as multas trabalhistas oscilam entre 03
(três) á 200 (duzentos) valor referência da época , e qualquer falta com
as obrigações acima estará incorrendo em tais multas.
Prazo Prescricional.
Tempo e Obrigatoriedade pela Guarda de Documentos
A presente tem por finalidade orientar quando ao prazo para guarda de
documentos de acordo com as Legislação Trabalhista, Estadual,
Municipal e Federal, como segue.
 Legislação Trabalhista e Previdenciário.
Para o trabalhador urbano , os documentos trabalhistas e previdenciário
devem ser guardados pelo prazo mínimo de cinco anos, contados da
data do pagamento, ou dois anos da rescisão contratual, já para os
funcionários, devem ser guardados por, no mínimo 30 (trinta) ano.
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(Fundamento : art. 7°, XXIX, da Constituição Federal DF; Lei n°
8.036/90 e art. 55 do Doc. n° 99.684/90).
Existem documentos que, por disposição legal ou por medida cautelar ,
devem permanecer arquivados por prazo diversos, consulte o Fator
Contábil.
Esclarecemos que contra empregados menores de 18 anos de idade não
corre prazo prescricional (CLT, art. 400), assim a partir da data em que
completarem 18 anos todos os documentos a eles referentes devem ser
guardados pelos prazos acima descritos.
Os exames médico admissional, periódico e demissional,
compreendendo investigação clinica, devem ser guardados até que
sejam renovados, o que deve acorrer com a seguinte periodicidade:
I- Investigação clinica:
 De seis em seis meses para os que trabalham nas atividades e
operações insalubres constantes da NR 15.
 Anualmente, nas demais atividades.
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II- Investigação radiológica, radiografia de tórax:
 Exame admissional e/ ou periódico;
 Anualmente, sempre que o candidato a emprego ou empregado
tenha exposto a determinados agentes insalubres, constante da NR
15, capazes de causar lesão pulmonar detectável por meio de
telerradiografia.
 Legislação Estadual ( artigo 193 RICMS).
Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e
todos os demais documentos relacionados com imposto, deverão ser
conservados, no mínimo , pelo prazo de 5 anos, e quando relativos a
operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão
definitiva, ainda que esta proferida após aquele prazo.
39
 Legislação Municipal.
 Os livros fiscais e comerciais são de exibição obrigatória ao fisco, devendo
ser conservado o prazo de 5 anos, contados do encerramentos. (art. 103
Decreto Lei 26.120 de 07/06/88);
 Os comprovantes de lançamentos neles efetuados serão conservados até que
ocorra a prescrição dos créditos tributários, contados conforme disposição
no item 4.(Lei 5172 art.. 173 e 195 CTN).
 Legislação do Imposto de Renda.
(Lei 5.172, de 25/10/66 Código Tributário Nacional art. 173 e 195- DOU de
27/10/66 c/Retificação Em 31/10/66).
Para efeitos da legislação tributária, os livros obrigatório de escrituração
comercial fiscal, arquivados, documentos, papeis e comprovantes que deram
origem aos lançamentos contábeis, devem ser guardados até que ocorra a
prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
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No caso do Imposto de Renda, o direito de a Fazenda Pública construir o
crédito tributário extingue-se após 5 anos, contando das seguintes forma:
 Do 1° dia do exercício seguinte aquele em que o lançamento poderia ter
sido efetuado;
 Da data em que se torna definitiva a decisão que houver anulado, por vicio
formal, o lançamento anteriormente efetuado.
Certificação Digital:
Um certificado digital é um arquivo de computador que contém
um conjunto de informações referentes a entidade para o qual o
certificado foi emitido (seja uma empresa, pessoa física ou computador)
mais a chave pública referente a chave privada que acredita-se ser de
posse unicamente da entidade especificada no certificado.
 O e-CNPJ é a versão eletrônica do CNPJ, que garante a
autenticidade e a integridade nas transações eletrônicas de pessoas
jurídicas.
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Veja abaixo algumas das funcionalidades dele:
 Acesso ao canal da Conectividade Social-ICP;
 Acesso virtual a todos os serviços do e-CAC (Centro virtual
de Atendimento ao Contribuinte da Receita Federal do
Brasil);
 Entregar virtualmente o IRPJ, REDARF, DCTF;
 Consultar e regularizar sua situação cadastral e fiscal;
 Emitir certidões; Cadastrar procurações eletrônicas;
 Acompanhar a tramitação de processos fiscais, sem precisar se
deslocar até um posto de atendimento da Receita Federal;
 Assinatura de documentos eletrônicos.
 Emissão de Nfe – Nota Fiscal Eletrônica.
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 Nota Fiscal Eletrônica:
O objetivo principal do projeto Nota Fiscal Eletrônica é a implantação de um modelo
nacional de documento fiscal eletrônico, que substitua a sistemática atual do
documento fiscal em papel, com validade jurídica para todos os fins, simplificando as
obrigações acessórias dos contribuintes, ao mesmo tempo que permite um controle
em
tempo
real
das
operações
comerciais
pelo
Fisco.
A Nota Fiscal Eletrônica representa um grande avanço nas relações comerciais entre
contribuintes e no cumprimento das obrigações acessórias correspondentes.
Por outro lado, a Nota Fiscal Eletrônica representa uma forte mudança de cultura, ao
se deixar uma realidade toda baseada no documento em papel, passando-se para um
cenário virtual, baseado no documento de existência apenas digital, atendendo os
requisitos definidos na Medida Provisória 2.200 da Presidência da República.
Instituída a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, que poderá ser utilizada pelos contribuintes
do Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI ou Imposto sobre Operações
Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte
Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - ICMS em substituição:
I - à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;
II - à Nota Fiscal de Produtor, modelo 4.
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A Nota Fiscal Eletrônica proposta possuirá as seguintes
características:
 Documento digital, que atende aos padrões definidos na MP 2.200/01, no
formato XML (Extended Markup Language);
 Garantia de autoria, integridade e irrefutabilidade, certificadas através de
assinatura digital do emitente, definido pela Infra-estrutura de Chaves
Públicas Brasileiras (ICP Brasil), no formato e-CNPJ;
 O arquivo da NF-e deverá seguir o leiaute de campos definido em
legislação específica;
 A NF-e deverá conter um código numérico, obtido por meio de algoritmo
fornecido pela administração tributária, que comporá a ¿chave de aceso¿ de
identificação da NF-e, juntamente com o CNPJ do emitente e número da
NF-e;
 A NF-e, para poder ser válida, deverá ser enviada eletronicamente e
autorizada pelo fisco, da circunscrição do contribuinte emissor, antes de
seu envio ao destinatário e antes da saída da mercadoria do
estabelecimento;
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 A NF-e transmitida para a SEFAZ não pode mais ser alterada, permitindo



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se apenas, dentro de certas condições, seu cancelamento;
As NF-e deverão ser emitidas em ordem consecutiva crescente e sem
intervalos a partir do 1º número sequencial, sendo vedado a duplicidade ou
re-aproveitamento dos números inutilizados ou cancelados;
A critério das administrações tributárias, a NF-e poderá ter o seu
recebimento confirmado pelo destinatário.
Os contribuintes que estiverem obrigados a emitir NF-e poderão antecipar
o uso da NF-e por meio do sistema de credenciamento disponível no link:
http://dec.fazenda.df.gov.br.
Utilizar o aplicativo específico para gerar a NF-e. Muitas empresas
adaptaram seus próprios sistemas para que ele seja capaz de emitir NF-e.
Caso a empresa não possua aplicativo ou a adaptação não tenha sido feita,
poderá, alternativamente, utilizar o EMISSOR GRATUITO DE NF-E
desenvolvido pela Secretaria de Fazenda de São Paulo disponível no site
(www.nfe.fazenda.gov.br). Esse aplicativo tem sido utilizado em todo o país
por cerca de 50% dos emissores de NF-e;
Agradecemos a sua atenção e intensificamos a nossa satisfação de tê-lo como
cliente.
Acesse o nosso site e publique as suas sugestões para melhorar o nosso
relacionamento.
A sua opinião é muito importante para esta empresa.
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