29 de novembro de 2011
Apresentação
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
Tópicos:
• Expedientes – GM
• Documentos oficiais para assinatura da Sra. Ministra
• Expedientes - Aspar
• Afastamento do País
• Assuntos comuns a diversas Secretarias/Vinculadas
• Agenda da Sra. Ministra, Secretários e Dirigentes de Vinculadas
• Expedientes - AECI
• Demandas submetidas à Conjur
• Demandas submetidas à Ascom
Índice
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
• Expedientes – GM
• Documentos/processos ao GM devem ser encaminhados pelo Secretário/Dirigente ou, de ordem,
pelo correspondente Chefe de Gabinete
• Atos para análise/decisão da Sra. Ministra devem ser instruídos por meio de processo
administrativo
• Apenas questões mais simples/fácil resolução devem ser instruídas por meio de guia de registro de
expediente (“Reg.”)
• Notas Técnicas, Notas Informativas e Pareceres devem:
(i) Observar regras do Manual de Orientações Básicas para a Padronização de Correspondências Oficiais
(ii) Conter assinatura das chefias imediata e mediata
(iii) Conter assinatura do Secretário/Dirigente
• Processos e expedientes que não atenderem a essas recomendações serão devolvidos ao órgão de
origem
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
• Documentos oficiais para assinatura da Sra. Ministra
Observações:
• Minutas impressas/arquivo digital encaminhadas por memorando/ofício
• Atender as regras do Manual de Orientações Básicas
• Encaminhar relação de autoridades completa e atualizada: nome completo, cargo, endereço,
telefone, e-mail
• Indicação de ponto focal (se for o caso)
• Ministra apenas assina documentos oficiais para destinatários de mesma/superior hierarquia
(Governadores, Ministros de Estado, ou autoridades que tenham status de Ministro,
Embaixadores, Presidentes das Casas Legislativas Federais, Ministros de Tribunais, Diretores e
Presidentes de Organismos Internacionais). Responde também demandas enviadas em razão
das atribuições do cargo (Presidente dos CNMA e CNRH etc.). Demais encaminhamentos devem
ser respondidos pelos Secretários /Dirigentes, salvo determinação diversa do GM
• Minutas devem ser enviadas ao Gabinete da Ministra com antecedência de cinco dias
• Quando se tratar de resposta a demandas externas, a minuta deve ser acompanhada de Nota
Técnica ou Nota Informativa, que fundamente o conteúdo da reposta
• Nas solicitações do Poder Judiciário ou do Ministério Público os prazos devem ser
rigorosamente respeitados
•Avaliação pelo AECI e/ou pela Conjur, quando aplicável
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
• Expedientes – Aspar
RIs
• A Aspar deve:
(i) Encaminhar ofício à Secretaria/Entidade Vinculada pertinente no prazo de quarenta e oito horas, com
solicitação de resposta
(ii) Enviar ao GM minuta de correspondência, acompanhada de Nota Técnica, com pelo menos cinco dias de
antecedência do final do prazo legal de trinta dias
A Secretaria / Vinculada deve:
(i) Responder ao RI, no prazo, por meio de Nota Técnica, a qual deve obedecer ao Manual de Orientações
Básicas e contar com a anuência ou discordância do titular da Secretaria/Entidade Vinculada
Indicações
• Toda indicação parlamentar deve ser submetida pela Aspar às áreas técnicas pertinentes
• Cabe ao GM determinar prazo para resposta da indicação parlamentar à Casa Civil da Presidência
da República
• A tramitação de indicação parlamentar deve obedecer, onde aplicável, aos critérios utilizados nas
RIs
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
• Expedientes – Aspar
PLs
• A Aspar deve:
(i) Encaminhar o PL por ofício à Secretaria/Entidade Vinculada pertinente no prazo de 48 horas, com
solicitação de resposta
(ii) Após a análise da(s) área(s) técnica(s), enviar o expediente à Conjur para avaliação, a quem compete a
análise da constitucionalidade do PL
(iii) Após análise da Conjur, enviar ao GM minuta de Aviso Ministerial, da qual devem constar a proposta de
veto ou de sanção da Senhora Ministra, a Nota Técnica ou o Formulário e a manifestação da Conjur
• A Secretaria/Entidade Vinculada deve:
(i) Manifestar-se sobre o PL, no prazo, por meio de Nota Técnica ou do formulário enviado pela Aspar
Obs: Ao posicionar-se pelo veto, a avaliação da área técnica deve fundamentar-se apenas na
existência de relevante contrariedade ao interesse público
Obs: Esse não é o momento adequado para discordar do PL ou propor conteúdo distinto
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
Assuntos comuns a diversas Secretarias/Vinculadas
Observações:
• O GM indicará a área que será responsável por articular o tema
• A área indicada como responsável deverá coordenar todas as
informações, análises, ações e operações entre as
Secretarias/Entidades Vinculadas envolvidas para que não haja
divergências entre as respostas técnicas
• Nesse sentido, o GM deverá receber uma única manifestação, de
caráter institucional, a qual deve contemplar a opinião de todas as
áreas demandadas
•O GM recomenda que tal procedimento seja adotado pelas
Secretarias e Vinculadas, independentemente de determinação da
Chefia de Gabinete
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
• Agenda da Sra. Ministra, Secretários e Dirigentes de Vinculadas
Observações:
• As audiências com a Senhora Ministra deverão ser solicitadas somente pelos titulares das
Secretarias/Entidades Vinculadas.
• Ainda que obtidas informalmente, as audiências deverão ser comunicadas ao GM, por meio do
envio de mensagem ao endereço eletrônico: [email protected]
• Somente os titulares das Secretarias/Entidades Vinculadas devem estar presentes às reuniões
convocadas pela Senhora Ministra, a não ser que terceiros sejam explicitamente convocados. Caso a
presença de demais servidores seja necessária, o Gabinete da Ministra deverá ser comunicado com
antecedência
• O GM solicita seja informado da agenda, diária e semanal, dos Secretários e Presidentes de
Vinculadas, por meio do envio de mensagem eletrônica às servidoras acima indicadas
• Quando a Senhora Ministra determinar que as Secretarias/Entidades Vinculadas representem o
MMA em evento para o qual o Ministério foi convidado, o GM deverá ser informado, com a
brevidade possível, do nome do servidor designado, para que se possa informar os organizadores
do evento
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
• Expedientes – AECI
• Toda solicitação de informações, determinação ou diligência oriunda dos órgãos de
controle externo (notadamente TCU, MP, PF e CGU), bem como o respectivo
atendimento, deve ser encaminhada por cópia ao AECI.  v. tb. Mem. Circ. nº 09/GM
• Convênios, acordos e ajustes devem ser avaliados pelo AECI anteriormente ao
encaminhamento à Conjur
•Na hipótese de dúvidas quanto ao atendimento da demanda, as Secretarias/Entidades
Vinculadas poderão solicitar orientações do AECI
• Quando encaminhadas diretamente ao Gabinete, as solicitações de informações,
determinações e diligências oriundas dos órgãos de controle externo são despachadas
ao AECI, que deve coordenar a manifestação das áreas técnicas pertinentes. →
Respostas encaminhadas ao AECI para avaliação e consolidação
• As Secretarias e Entidades Vinculadas devem encaminhar ao AECI cópia das
recomendações e determinações dos órgãos de controle, bem como das medidas
adotadas ou justificativas apresentadas pelas unidades, nos últimos cinco anos, para que
ele possa fazer um relatório resumido à Senhora Ministra das principais recomendações
e determinações de tais entidades
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
• Demandas submetidas à Conjur
• Conjur não avalia questões técnicas ou políticas
• Processos que tratem da análise de convênios, acordos e ajustes; contratos/termos
aditivos e atos normativos devem ser analisados pela Conjur
• Consultas devem versar sobre dúvida jurídica (interpretação da Constituição Federal,
de leis, tratados e demais atos normativos)
• Conjur pode solicitar informações ou documentos às Secretarias/Entidades Vinculadas,
que devem ser atendidas tempestivamente e enviadas diretamente à demandante
• Consulta sobre força executória de ordens judiciais não é de competência da Conjur,
mas do respectivo órgão de representação judicial da União, autarquia ou fundação, que
atua na área de contencioso da AGU, o qual deverá remeter cópia da decisão, sentença
ou acórdão e dos documentos necessários à sua correta interpretação, acompanhados
das informações pertinentes, inclusive manifestação sobre a exequibilidade da decisão
• Conjur apenas promove o encaminhamento da documentação ao respectivo órgão da
Administração responsável por efetivar o cumprimento da ordem judicial
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
• Demandas submetidas à Ascom
• Para o apoio às Secretarias/Entidades Vinculadas em atividades de organização de eventos; cerimonial;
atividades de relações públicas; publicidade; marketing; e imprensa, as áreas devem observar as seguintes
recomendações:
• Definir ponto focal para eventos, para, orientado pela Ascom, se tornar o elo entre a Assessoria e o Órgão
• Comunicar à Ascom quando houver previsão de realização de evento (ainda que sem data definida), para
que a Assessoria possa planejar o apoio de modo eficiente
• Enviar lista de convidados à Ascom para triagem. A Ascom encaminha, posteriormente, à CGAA/GM a
lista daqueles a serem convidados pela Senhora Ministra
• Preencher e enviar à Ascom formulário de solicitação de serviços para eventos, conforme planilha anexa
ao Mem. Circ 02/Of. Circ. 08 (principalmente para evento de médio/grande porte)
• Elaborar check-list, o qual deve ser revisado e atualizado continuamente, devendo conter informações
como: necessidades, responsáveis e prazo para realização de cada tarefa
• Realizar reuniões periódicas a partir do momento em que for definida a data do evento, sempre com os
mesmos participantes, visando dar encaminhamento às tarefas de cada membro do grupo
• Caso as Secretarias/Entidades Vinculadas decidam sobre a contratação de uma empresa de eventos
(processo licitatório em andamento), o Gabinete recomenda (i) abrir o processo de licitação listando
todas as necessidades (de acordo com o check-list elaborado); (ii) priorizar pequenos detalhes do serviço
a ser contratado, pois o que não estiver no processo de licitação não poderá ser exigido do vencedor; e
(iii) determinar um coordenador geral da empresa contratada e outro do Ministério, os quais serão
responsáveis pela resolução das necessidades
Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
• Demandas submetidas à Ascom
• Para eventos ou reuniões que demandem cerimonial, cobertura jornalística, registro
fotográfico etc., deve ser enviado Memorando à Chefia de Gabinete, solicitando o apoio
da Assessoria
• O memorando deverá especificar, em detalhes, a natureza do evento e do apoio a ser
prestado, o qual deverá ser enviado com a devida antecedência, conforme quadro
abaixo:
Portaria MMA/Secex nº 163
• Publicada no Boletim de Serviço nº 07, de 15/07/2011
• Estabelece normas e procedimentos para serviços de protocolo:
 Recebimento, registro, distribuição e expedição
 Elaboração e tramitação
Tratamento de Documentos Sigilosos e Processos
 Autuação, juntada e desapensação
 Desentranhamento e desmembramento de peças
 Encerramento e abertura de volumes
 Reconstituição e encerramento de processos
 Diligências
• Vigência: 15/07/2011
• Adoção definitiva: 15/10/2011
Portaria MMA nº 432
“Dispõe sobre autorização de afastamento do País de servidores
do Ministério do Meio Ambiente, do Instituto Brasileiro do Meio
Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis, do Instituto Chico
Mendes de Conservação da Biodiversidade e do Jardim Botânico
do Rio de Janeiro”
Portaria MMA nº 432
Procedimentos e orientações comuns:
• O planejamento da participação em eventos no exterior
deve ser informado, trimestralmente, no Cadastro de Viagens
Internacionais
• O prazo mínimo para a solicitação de afastamento no SCDP
passa a ser de 20 dias do início do deslocamento
• A Secex opina conclusivamente em todos afastamentos
•O afastamento somente pode ocorrer após a publicação da
autorização em DOU
Portaria MMA nº 432
Procedimentos e orientações comuns (cont.):
• São competentes para propor o afastamento do País e a
concessão de diárias e passagens:
O Secex
Os Secretários
O Spoa
A GM
O Conjur
O ASIN
O Dirigente do SFB
O Chefe de Gabinete da Secex
Os Dirigentes de Ibama; ICMBio e JBRJ
Os Substitutos correspondentes / autoridades delegadas
Portaria MMA nº 432
Procedimentos e orientações – Afastamentos para Capacitação
• Nos casos participação em cursos de longa duração ou pós-graduação, o
planejamento deverá ser informado à CGGP/SPOA até 31/03 do ano
corrente do evento
• O afastamento não poderá ocorrer quando o servidor estiver de férias ou
licenças prêmio/médica/para tratar de interesse particular
• O processo deve ser formalizado com antecedência mínima de 45 dias,
para ser analisado/instruído pela CGGP/SPOA anteriormente à inserção no
SCDP
Procedimentos e orientações – Afastamentos a Serviço
•O processo em meio físico é eliminado no afastamento a serviço
•A Asin faz a análise prévia dos afastamentos a serviço
Muito Obrigado
Gabinete da Ministra – GM
[email protected]
Coordenação Geral de Apoio Administrativo – CGAA
[email protected]
Portaria MMA/Secex nº 163
“toda informação registrada em um suporte material, suscetível à consulta, estudo,
prova e pesquisa”
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Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08
• Expedientes – Aspar
Indicações
Proposições por meio das quais membros do Poder Legistlativo sugerem
a outro Poder a adoção de providência, a realização de ato administrativo
ou de gestão, ou o envio de projeto sobre matéria de sua exclusiva
iniciativa
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• Expedientes – AECI
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Portaria MMA/Secex nº 163
“Art. 3º (...)
Parágrafo único. Cabe às unidades tramitadoras as subsequentes etapas
de abertura, registro, tramitação, distribuição e cadastramento da
tramitação e do despacho no Sistema de Protocolo – SIPRO.”
“Art. 6º Em caso de recebimento de processo, o Protocolo Central e as
demais unidades organizacionais do MMA deverão sempre observar se o
mesmo contém:
I – registro de trâmite eletrônico no SIPRO; (…)”
“Art. 12. A tramitação de processos e correspondências será feita
mediante cadastramento e registro de sua movimentação no SIPRO e
será efetuada por meio do formulário Controle de Entrega de Documento
– CED.”
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Portaria MMA/Secex nº 163
“Art. 6º Em caso de recebimento de processo, o Protocolo Central e as
demais unidades organizacionais do MMA deverão sempre observar se o
mesmo contém:
I – registro de trâmite eletrônico no SIPRO;
II – despacho de encaminhamento dirigido àquela unidade organizacional;
III – todas as folhas corretamente numeradas e rubricadas;
IV – documentos legíveis, com assinatura, carimbo e data; e
V – folha em branco, carimbada com a expressão “EM BRANCO”.
Parágrafo único. Se o processo estiver em desacordo com os incisos
acima ou com outra irregularidade, o mesmo deverá ser devolvido ao
remetente para a devida regularização.”
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Portaria MMA/Secex nº 163
“documento ou conjunto de documentos que exigem estudos detalhados, expressados
por despachos, pareceres, notas, informações e decisões de diversas unidades
organizacionais do Ministério ou ainda instruções para ações e operações contábeis
financeiras”
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Portaria MMA/Secex nº 163
Todo documento sigiloso deve ser corretamente acondicionado, na forma do art. 22 e
seguintes da Portaria MMA/Secex nº 163
• Acondicionados em envelopes duplos
• No envelope externo não constará qualquer indicação de grau de sigilo / teor
• No envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento
• O envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo específico
• Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será
inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso
• O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado
ou autoridade competente hierarquicamente superior
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Portaria MMA/Secex nº 163
Documentos sigilosos (cont.)
•Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio
destinatário.
• A marcação ou indicação do grau de sigilo deverá ser feita em todas as páginas do
documento e nas capas, se houver, que deverão conter a expressão "Documento
Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle.
• As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, a
indicação do total de páginas que compõem o documento.
• Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos, confidenciais ou
reservados: (i) verificar a integridade e registrar indícios de violação / irregularidade
na correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico, ao
destinatário e ao remetente; e (ii) proceder ao registro do documento e ao controle
de sua tramitação no SIPRO, onde deverá constar no resumo apenas a palavra
“SIGILOSO”.
• Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia desses documentos os
transmitirão a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou
transferência de responsabilidade
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