INTRODUÇÃO A
FLUXOGRAMAS
PROF. PAULO BARRETO
HTTP://TYR.COM.BR/UNIESP/OSM
FLUXOGRAMAS
Fluxograma é um tipo de diagrama, uma
representação esquemática de um processo,
muitas vezes feito através de gráficos que
ilustram a transição de informações entre os
elementos que o compõem, ou seja, é um
gráfico que demonstra a sequência operacional
do desenvolvimento de um processo, o qual
caracteriza: o trabalho que está sendo
realizado, o tempo necessário para sua
realização, a distância percorrida pelos
documentos, quem está realizando o trabalho e
como ele flui entre os participantes deste
processo.
FLUXOGRAMAS
FLUXOGRAMAS
Termos e Nomenclaturas:
• Analista: Pessoa Responsável pelo
levantamento, a analise e confecção do
fluxograma de processo.
• Usuário: Pessoa responsável pela
transmissão do conhecimento do processo a
ser analisado e representado graficamente.
• Organização: É o Domínio onde os processos
de negócio se desenvolvem – Mesmo que
Empresa, Filial ou subsidiária.
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Termos e Nomenclaturas:
• Unidade de Negócio: É o local onde um ou
mais processos se desenvolvem – Mesmo
que Gerencias (Financeiro, Comercial,
Controladoria, etc.).
• Área de Negócio: É o local responsável pela
execução de um ou mais processos – Mesmo
que Departamentos (Contas a Pagar, Contas
a Receber, Pedidos, Faturamento, Patrimônio,
Contabilidade, etc..).
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
É costume praticado pelo mercado, o analista
executar algumas atividades preliminares que
lhe poderão ser muito úteis durante a
realização do levantamento e entendimento do
processo a ser avaliado, são elas:
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
1) Realizar o entendimento da estrutura
organizacional onde o processo está inserido
proporcionará ao Analista a “localização” do
processo a ser avaliado dentro do contexto da
Organização, além da identificação dos
cargos/funções e a cadeia hierárquica existente
na organização e que possa ter algum vinculo
ou relacionamento com o processo a ser
avaliado.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
E, ainda no momento em que o processo for
entendido e posteriormente desenhado, podese utilizar o Organograma para referenciar
corretamente as denominações de cargos e
funções existentes, identificar os responsáveis
pelas autorizações e ainda identificar as
relações processuais existentes entre as
“Unidades de Negócio”, se estas estão ou não
subordinadas ao mesmo gestor;
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
Exemplo: Se entendermos que uma Unidade de Negócio
(Financeiro) representa um grupo de processo que são
executados pelas suas Áreas de Negócio a ela
subordinadas (Contas a Pagar, Contas a Receber, Caixa
e Bancos, etc…) e que ainda, há pontos de integração e
relacionamento entre estes processos (EntradaProcessamento-Saída), conseguimos ter uma visão de
alto nível dos processos que são executados na Unidade
de negócio (Financeiro) e como eles se relacionam entre
si.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
2) Identificação do processo de negócio
É uma tarefa importante identificar quem será o
responsável pela transmissão das informações
relativas a cada processo individualmente, pois o
mesmo deve conhecer em detalhes todas as
atividades, controles e todos os demais itens que
deverá compor a documentação do processo.
Quanto maior for o nível de conhecimento do
Responsável pelo Processo, maior será a riqueza
de detalhes contida na documentação a ser gerada
para o mesmo.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
3) Técnicas de execução do levantamento das
informações do processo de negócio.
Método 5W2H
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
O que?
Esta questão determina as ações ou atividades que são
executadas pelo usuário durante toda a extensão do
processo, podem ser ações de Processamento, Decisões a
serem tomadas, autorizações a serem solicitadas e
executadas, enfim é através desta descrição tomamos
conhecimento do que de fato é efetuado durante o
processo.
Recomenda-se desdobrar as ações descritas pelo usuário
em um verbo, ou seja, em uma ação executada. É comum
ao descrever uma ação, considerar mais de um verbo ou
mais de uma atividade contidas em uma única ação.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
O que?
Ex: O que ?: Receber um documento e conferir o seu
conteúdo.
O mais recomendado é dividir esta “atividade composta”
em duas “atividades simples”, pois isto facilitará a
analise de lógica posterior no fluxograma ou ainda não
devemos utilizar mais de um “verbo” em cada ação. No
caso do exemplo foram descritos dois: “receber” e
“conferir” indicando que são duas ações e não apenas
uma.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
Quem?
Esta questão determina ou identifica quem deve ser o agente
executor de uma ação ou atividade, da mesma forma que na
questão anterior uma atividade não pode ser executada por
duas pessoas ao mesmo tempo, o mesmo ocorre com o
executor, caso isto “venha a ocorrer”, é possível que
estejamos considerando “duas atividades” sendo executadas
“simultaneamente por duas pessoas” e de acordo com as
definições básicas de processo (Entrada-ProcessamentoSaída) isto não pode ocorrer. Se por algum motivo esta
hipótese venha de fato a ocorrer, deverá ser desdobrada e
documentada em duas ações, cada qual um com o seu
executor.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
Onde?
Esta questão determina ou identifica os locais onde
a atividade ocorre, podendo indicar um
Departamento ou Localidade. Esta informação
possibilita organizarmos o fluxograma do processo
no “espaço”. O cruzamento desta informação com o
conteúdo da coluna “Quem?”, será a base
necessária para a construção do fluxograma,
quando escolhido o formato “cross-functional”.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
Quando?
Esta questão determina uma situação qualquer ou
condições necessárias para que a ação ocorra. Nos
casos onde o “Quando” não puder ser identificado podese considerar simplesmente que a ação é “eventual”.
Alguns erros muito comuns quando se usa este método
para o mapeamento e/ou levantamento de processos e
considerar o “quando” como prazo, e na realidade este
campo só tem esta função, quando se usa o mesmo
método para estabelecer as atividades de um plano de
ação.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
Quando?
Em nosso caso, utilizamos o método para
levantamento de processos e esta informação
passa a ser utilizada para determinar a existência
de algumas condições que possa vir a ser
necessárias para disparar a execução de uma
determinada ação.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
Por quê?
Esta questão identifica a razão ou motivo pelo qual a
ação deve ser executada. Embora isto possa parecer “o
obvio”, em alguns processos (Principalmente os
Técnicos) é muito comum e em alguns casos muito
importante identificar a razão ou motivo de execução de
uma determinada ação, pois identifica qual é o motivo
técnico ou qual é o requisito de uma determinada norma
ou regra que deva ser cumprido. Caso a norma ou regra
vier a ser alterada, pode-se identificar rapidamente nos
processos onde ela ocorre e revisar os processos.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
Por quê?
Ex: Ao atingir 300º Celsios o equipamento deverá ser
desligado.
O motivo para esta atividade podem os mais variados
possíveis, tais como: Por quê? : Acima de 300º o
equipamento pode ser danificado, pode haver risco de
explosão, e assim por diante,
Solicitar autorização do superior imediato do solicitante. O
motivo ou razão para a ocorrência desta atividade indica a
necessidade de autorização prévia para que a atividade
solicitada seja considerada válida somente e após
existência de uma autorização.
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
Como?
Esta questão identifica o método ou forma que a
ação deverá ser executada, podendo indicar ou
referenciar uma sequencia inteira de ações ou
atividades (Descrição detalhada do Método) através
de outro documento que demostre o método a ser
utilizado com mais detalhes Ex: (Lista de Critérios
de aprovação, Lista de Regras de Negócio, Instrução
Técnica contendo instruções passo-a-passo,
Manual, etc.).
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Preparação pra a realização do levantamento
de informações do processo de negócio
Quanto?
Esta questão identifica o montante a ser gasto
ou quanto custa à execução da ação. Em tese
este valor é um resultado de alguma formula
destinada a apuração dos valores. Sugerimos
levantar os elementos necessários para
calcular o valor ou ainda indicar onde o valor
pode ser obtido e mais importante ainda, onde
ele poderá ser posteriormente atualizado.
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Recomenda-se preparar uma planilha para
documentar o levantamento dos processos,
além de possibilitar o acréscimo posterior
de fórmulas de calculo para o tratamento
dos valores, disponibiliza funcionalidade de
filtros de conteúdo de campos, geração de
visões e gráficos que podem ser muito úteis
nas analises posteriores.
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ONDE ? ÁREA COMERCIAL
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Após a validação da planilha de levantamento do
processo de negócio ter sido concluída e
validada junto ao usuário, estaremos prontos
para o início da etapa de desenho do fluxograma.
Ex: Em nosso exemplo temos:
Atores:
• Auxiliar Vendas
• Vendedor Responsável
Locais:
• Área Comercial
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Desenhando Fluxo, Cabeçalhos e informações de identificação dos fluxos.
Não há uma convenção fixada para definição de um cabeçalho ou
informações necessárias para a indicação de fluxogramas de
processos de negócio, para isto recorremos às referencias aplicáveis
às tabelas de identificação de plantas de engenharia, ou até mesmo
controles aplicações documentos em geral.
Há campos que são importantes, tais como:
• Titulo ou Descrição do Fluxograma, Versão e Revisão
• Autor Desenho, Data de emissão
• Revisor Desenho, Data Revisão, se houver.
O Quadro de identificação normalmente é posicionado na parte
inferior, direita do fluxograma (Fim do Documento), da mesma forma
que buscamos um índice ao final do livro, mas esta convenção não é
rígida e a presença da tabela pode ocorrer onde for possível coloca-la
na “folha de desenho”.
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