CISV - BRASIL
PLANEJAMENTO
DO ENCONTRO NACIONAL 2009
COMITÊ DE ORGANIZAÇÃO
O comitê para a organização do Encontro Nacional do CISV Brasil, foi instalado no
chapter Campinas no dia 04/11/2008. Num primeiro momento o comitê foi formado
por uma equipe de 12 participantes objetivando começar a trabalhar os pontos
Fundamentais para o evento.
Foi estabelecido um calendário inicial, bem como as responsabilidades dos
participantes. A saber:
• Presidente – Osmar Souza Melo
• Tesoureira – Katie Wigman
• Secretário – Bruno Pancica
• Infra-Estrutura – Wagner Antonio, Abrão Andery,
Eduardo Silvestre e Fernanda Scafi
• Fund-Raising - Silvia Santos
• Comunicação – Lucia Jahnel, Giovana Pardo Mêo
• CISV Nacional – Célia Maciel
COMITÊ DE ORGANIZAÇÃO
Atividades primárias
• Presidente: Basicamente será o controller do projeto;
• Tesouraria: Finanças, Inscrições, Aprovações de Verbas, se reportando para
a Tesouraria do Chapter;
• Secretário: Atas, Comunicação de Reuniões, se reportando para Secretaria
do Chapter e Célia Maciel;
• Infra-Estrutura: Memorial Descritivo, Verificações de Hotéis
• Comunicação: Definição de Marcas (logo, camisetas...), Marketing do Evento,
e-groups e Tema
• Fund-Raising: Levantamento de Patrocínios;
INSCRIÇÕES
Ficha de Inscrição:
A Ficha de Inscrição deve conter todos os dados do participante, a saber:
- Chapter
- Cargo
- Nome completo
- Opção JR ou SR
- Endereço completo (Avenida/Rua, numero, apto/casa, etc)
- Fones
- e-mail
- Cidade, Estado, CEP
- Preferência/Opção na inscrição: com ou sem Hotel
- Data da Inscrição
- Forma de Pagamento e Responsável pelo Pagamento
INSCRIÇÕES
Taxa de Inscrição:
A composição do preço foi feita calculando todos os custos envolvidos –
hospedagem, alimentação, centro de eventos, aluguel de equipamentos,
materiais, e dividindo-se pelo número mínimo esperado de participantes no evento.
Nos últimos eventos, sempre tivemos mais de 150 participantes,
acreditamos que esse seja o número base para o cálculo.
Cobrir as despesas eventuais de última hora - aqueles imprevistos que sempre
aparecem.
INSCRIÇÕES
Taxa de Inscrição:
Descrição
Até 10/07/09
Até 31/08/09
Após 31/08/09
Quarto individual
700,00 R$
735,00 R$
770,00 R$
Quarto Duplo
630,00 R$
660,00 R$
690,00 R$
Quarto Triplo
530,00 R$
555,00 R$
585,00 R$
Day use com almoço
80,00 R$
80,00 R$
80,00 R$
Day com almoço e jantar
120,00 R$
120,00 R$
120,00 R$
Festa
50,00 R$
INSCRIÇÕES
Forma de Pagamento:
Para que possamos honrar os compromissos assumidos com o Hotel e não
onerar
o caixa do chapter e poder fazer a composição de caixa estaremos trabalhando
com preços até uma certa data, um segundo até uma segunda data e aos
Atrasadinhos estaremos cobrando um terceiro preço afim de cobrir os custos
adicionais.
RESERVA DO HOTEL
A reserva do Hotel foi feita com uma antecedência
suficiente para que seja feita
uma boa programação, já que o evento reúne uma
grande quantidade de pessoa
(estimado 165 pessoas).
A escolha do hotel segui a pesquisa de preço
elaborada pelo comitê de
infra-estrutura com base no memorial descritivo
realizado para o evento.
O Hotel fornecera gratuitamente aos seus
hospedes, estacionamento.
O participante que não se hospedar no hotel e
quiser utilizar o estacionamento
terá um custo de 12,00 R$ na diária.
O hotel estará disponibilizando internet para as
salas de trabalho.
CENTRO DE EVENTOS
O hotel disponibilizara a estrutura abaixo de salas para as atividades a
serem realizadas durante o período em que estiver ocorrendo o evento:
• Salão Anfiteatro – 250m²
• Sala de Reunião – 100m² – Salas 01/ 02/ 06/ 07
• Sala de apoio – 3 e 4 (secretária ou sala Vip)
ALIMENTAÇÃO
A alimentação será ser fornecida pelo Hotel no mesmo local do evento.
Estão incluídos, café da manhã, coffee break, almoço, coffee break e jantar
para todos os dias do evento.
No dia da festa o jantar será substituído pelo coquetel.
SEGURANÇA
Segurança:
Como o Hotel já dispõe serviço de segurança o Risk Management avaliará a
necessidade de segurança adicional.
Emergências Médicas:
Para as emergências médicas serão utilizados os serviços de saúde previstos
pelo seguro médico de cada participante.
OUTROS
Traslados
Será disponibilizado o translado de participantes no aeroporto e na rodoviária em
horário
Equipamentos
Estará disponível:
Sistemas de som: microfones, caixas, amplificadores, etc.
Sistemas de projeção: data show, retroprojetor, vídeo, DVD, Telão, etc.
Impressão, xerox e suprimentos.
Recepção e Boas Vindas
Haverá uma equipe preparada para recepcionar os participantes.
(preenchimento de documentação necessária) e apresentar as boas vindas
O controle de entrada e saída do Centro de Eventos, do Hotel e do restaurante
será feito com o crachá e pulseira de identificação.
Jornal diário
Informar diariamente as noticias e acontecimentos do evento.
Outras Atividades
A serem trabalhadas pelo chapter.
PATROCINADORES
Estamos buscando patrocinadores, dentre eles:
CI, Porto Real, Caprioli, Brumas, Ecobrisa, Eaton, IBM, Rancho Paumar,
Casa de Chocolate, EJ Consultoria, Topig’s, SBT, Champion International Paper,
Plastipak, Leite da Granja, Rede Bandeirantes, Feira da Borracha, Mabe, Ambev,
Motorola, Celestica, Bosch, Wabco, Merck, 3M, Mc Donald’s, Medley, Unimed,
São Leopoldo Mandic, Natura, O Boticario, EMS, Joy, Vera Cruz, Rhodia, CDLT,
Universidade São Francisco, Correio Popular e outros
FESTA
A festa do Encontro Nacional será realizada no próprio hotel.
O custo para os participantes que estiverem hospedados já está incluso no preço
da diária e para os demais será cobrado um preço que estaremos informando
junto com o pré-camp.
A festa será abrilhantada pela Banda Clip de Campinas que
proporcionará uma viagem pelo mundo da música relembrando grandes
momentos do passado e do presente.