MASTER HOUSE FRANCHISING Treinamento sobre a metodologia PDCA de Administração Allan Comploier Documento protegido pelos termos da lei. Qualquer replicação deste material não é autorizada. Agenda O que é Método Introdução ao PDCA O QUE É MÉTODO? Método: Do grego methodos, met' hodos que significa, literalmente, "caminho para chegar a um fim". MÉTODO PARA ATINGIR RESULTADOS - PDCA . Estabelecer plano de ação Análise de processo 3 4 Análise de fenômeno Estabelecer metas 1 5 2 Conduzir a execução do plano 6 Padronizar e treinar no sucesso Verificar o atingimento da meta 8 7 Tomar ação corretiva no insucesso MÉTODO PARA ATINGIR RESULTADOS - PDCA . Estabelecer plano de ação Análise de processo 3 4 Análise de fenômeno Estabelecer metas 1 5 2 Conduzir a execução do plano 6 Padronizar e treinar no sucesso Verificar o atingimento da meta 8 7 Tomar ação corretiva no insucesso O QUE É META? Meta é a definição de um objetivo a ser alcançado, determinando-se um valor e um prazo para se chegar ao mesmo Componentes da meta: Objetivo + Valor + Prazo Exemplo: Emagrecer 10kg até dezembro de 2015. Definição do valor da meta Exemplo na Franqueadora Meta: Objetivo + Valor + Prazo Meta: Aumentar a produção da Franqueadora, em 10%, saindo de R$ 1.570 MM para R$ 1.727 MM, até dezembro de 2015. MÉTODO PARA ATINGIR RESULTADOS - PDCA Origem das metas . Metas Estratégicas Metas Próprias Estabelecer metas Problemas Crônicos Um meio: Benchmarking EXEMPLO - PRODUÇÃO Melhor: PADRONIZAR PARA MANTER LACUNA/OPORTUNIDADE DE AUMENTO PASSAR A RÉGUA Produção – R$ MM Média: 1.440 DEFINIÇÃO DO VALOR DA META Deve ser definido com base em valores históricos do indicador: Histórico Histórico Melhor Melhor Meta Meta Média Média Hoje Desafiadora Hoje Não desafiadora CONSTRUÇÃO DO GRÁFICO SEQUENCIAL Meta: R$ 1.727 MM Produção – R$ MM Média: R$ 1.570 MM Aumento desejado: 10% (de R$ 1.570 MM para R$ 1.727 MM) Cálculo do aumento: (1.570 – 1.727) x 100 1.727 = 10% Valor da meta: Aumentar em 10% a produção da Franqueadora. MÉTODO PARA ATINGIR RESULTADOS - PDCA . Estabelecer plano de ação Análise de processo 3 4 Análise de fenômeno Estabelecer metas 1 5 2 Conduzir a execução do plano 6 Padronizar e treinar no sucesso Verificar o atingimento da meta 8 7 Tomar ação corretiva no insucesso ANÁLISE DE FENÔMENO Consiste em investigar as características específicas do problema, sob vária perspectivas. Esta análise permite a visualização de onde está o problema. Ver exemplo PARETO Na análise de fenômeno, como meio de facilitar a visualização de onde está o problema, é utilizado o gráfico de Pareto. Este diagrama mostra exatamente onde concentrar esforços para resolver os principais problemas. Vilfredo Pareto (Paris, 15 de Julho de 1848 — Céligny, 19 de Agosto de 1923) foi político, sociólogo e economista italiano. PRIORIZAÇÃO Depois de estratificado o problema até um nível pré-determinado (em que entende-se que é possível agir com precisão), observamos onde estão os maiores problemas. • Conhecidos os locais de ação, podemos agir com maior eficiência, economizando tempo e dinheiro. PROBLEMA DIAGRAMA DE ÁRVORE Guarulhos 60% ou R$ 12,6MM Ipiranga SP Metrop. 1 50% ou R$ 21MM Rede 1 70% ou R$ 42MM Desvio de produção Em relação à meta de 20% ou R$ 60 MM SP Metrop. 2 20% ou R$ 8,4MM Rede 2 20% ou R$ 12MM *Valores fictícios SP Interior 2 30% ou R$ 12,6MM Rede 3 10% ou R$ 6MM Minas Gerais 80% ou R$ 9,6MM 25% ou R$ 5,25MM Tatuapé 15% ou R$ 3,15MM Araraquara 90% ou R$ 11,3MM Presidente Prudente 10% ou R$1,3MM Estratificando o problema chegamos “ONDE” devemos trabalhar para aproveitarmos melhor nossos esforços, trazendo maior retorno Barueri 80% ou 6,7MM Morumbi 20% ou R$ 1,7MM Sul de Minas 70% ou R$ 6,7MM Uberaba 25% ou R$ 2,4MM Juiz de Fora 5% ou R$ 0,5 MM Rio de Janeiro 10% ou R$ 1,2MM Vale a pena atuar? As ações são de baixo custo e trazem retorno? % Acumulado Desvio – R$ MM Gráfico de Pareto por Linha – Veículos Desvio da Prod. 42 Frequência Acum. 70% 12 90% 6 12,0 100% Gráfico de Pareto por Linha Desvio da Prod. Frequência Acum. % Acumulado Desvio – R$ MM Abrindo por franquias mais problemáticas MÉTODO PARA ATINGIR RESULTADOS - PDCA . Estabelecer plano de ação Análise de processo 3 4 Análise de fenômeno Estabelecer metas 1 5 2 Conduzir a execução do plano 6 Padronizar e treinar no sucesso Verificar o atingimento da meta 8 7 Tomar ação corretiva no insucesso TESTES DOS PORQUÊS Auxilia na identificação da causa fundamental, ou causa raiz. Teste dos porquês para a causa classificação incorreta: Por que a produção na regional Metropolitana 1 está tão baixa? Por que os orçamentista não estão sabendo negociar com os clientes. Por que os orçamentistas não estão sabendo negociar? Por que não receberam treinamento adequado. Por que não receberam treinamento adequado? Por que a regional resolveu não investir em tais treinamentos. O QUE É O DESDOBRAR DO PROBLEMA? É dividir o problema geral em vários problemas menores a fim de identificar o foco com maior oportunidade de ganho. Problema geral: Aumentar a produção da Franqueadora, em 10%, saindo de R$ 1.570 MM para R$ 1.727 MM, em 9 meses. Difícil de resolver Problema focado: Baixa produção na região Metropolitana 2, (por quê?) por ineficiência dos operadores, (porquê?) por falta de investimentos em treinamento. Mais fácil de resolver Exemplo na Franqueadora Baixa produção na unidade 4 Baixa produção na franquia guarulhos Falta de operadores na franquia Perda de penetração no segmento Home Office Aumentar a produção em 10%, no período de 9 meses Problema de relacionamento entre orçamentista e cliente Produtos oferecidos não atendem as necessidades do mercado Baixa penetração na região 3 Concorrência oferece melhor atendimento e relacionamento com o cliente Concorrência vem aumentando nas regiões 1 e 2 Exemplo na Franqueadora Baixa produção na unidade 4 Chegar na “Causa Raiz” é o primeiro passo para um plano de ação bem feito Baixa produção na franquia guarulhos Falta de operadores na franquia Perda de penetração no segmento Home Office Aumentar a produção em 10%, no período de 9 meses Problema de relacionamento entre orçamentista e cliente Produtos oferecidos não atendem as necessidades do mercado Baixa penetração na região 3 Concorrência oferece melhor atendimento e relacionamento com o cliente Concorrência vem aumentando nas regiões 1 e 2 Priorização Escolher o Problema Matriz de Priorização de Problemas TÔ NO GÁS LTDA UGB: Revisão: 00 Descrição do Problema Data: Folha: 1/1 É exequível? É rápido? Nota 5 : Muito Nota 3 : Médio Nota 1 : Baixo TÔ NO GÁS - BH A P C D RESPONSÁVEL: Possuímos Aumenta a Reduz custos Autoridade / eficiência dos (ganho Responsabilidade processos? financeiro)? Total MÉTODO PARA ATINGIR RESULTADOS - PDCA . Estabelecer plano de ação Análise de processo 3 4 Análise de fenômeno Estabelecer metas 1 5 2 Conduzir a execução do plano 6 Padronizar e treinar no sucesso Verificar o atingimento da meta 8 7 Tomar ação corretiva no insucesso Estabelecer plano de ação Conceituação Bloquear as causas raiz Diferenciar Sintoma X Causa Disposição X Ação Corretiva Ação Corretiva X Ação Preventiva Validação das ações Matriz de Afinidade das Ações Plano de ação ACÕES / ETAPAS PORQUE RESPONSÁVEL PRAZO STATUS AÇÕES - O QUE FAZER = A ação claramente definida que representa bloqueio / minimização de uma causa ou correção dos desvios. ETAPAS - COMO SERÁ FEITO = Quase todas as ações de um Plano possuem um grau de complexidade que exige detalhamento para que haja plena compreensão da ação. Quando necessário este detalhamento deve constar no Plano como sub-itens, também com prazos e responsáveis. Plano de ação ACÕES / ETAPAS PORQUE RESPONSÁVEL PRAZO STATUS PORQUE SERÁ REALIZADA = Toda ação tem como objetivo bloquear uma das causas priorizadas. Deve-se justificar a elaboração de cada ação. Plano de ação ACÕES / ETAPAS PORQUE RESPONSÁVEL PRAZO STATUS RESPONSÁVEL - QUEM FARÁ = Toda ação tem um responsável que deve ser designado pelo nome. Este responsável poderá executar pessoalmente a tarefa ou coordenar a execução, delegando atividades para outras pessoas. Plano de ação ACÕES / ETAPAS PORQUE RESPONSÁVEL PRAZO STATUS PRAZO - QUANDO SERÁ FEITO = O prazo de término da ação (semana ou dia). Tratando-se de um Plano de Ação para melhorar o nível de resultados, pressupõe-se que sempre existe uma mudança, e existe um prazo para efetivar essa mudança. Por isso, não é adequado colocar prazo “imediato” ou “permanente”. Plano de ação ACÕES / ETAPAS PORQUE RESPONSÁVEL PRAZO STATUS STATUS CONTROLE DO ANDAMENTO DAS AÇÕES -Toda ação deve ser acompanhada para poder avaliar a eficiência e eficácia do Plano de Ação proposto. Cuidados na elaboração do plano de ação • Deve ser definido apenas 1 responsável por cada ação/etapa; • Não incluir ações que representam rotina do gerenciamento; • Desdobrar ações de longa duração para facilitar o acompanhamento; • Não incluir na coluna "Quem" pessoas de outras áreas sobre as quais não se tem responsabilidade direta. Deve-se designar alguém da equipe como responsável por obter um determinado resultado (produto ou serviço) de outra área. MÉTODO PARA ATINGIR RESULTADOS - PDCA . Estabelecer plano de ação Análise de processo 3 4 Análise de fenômeno Estabelecer metas 1 5 2 Conduzir a execução do plano 6 Padronizar e treinar no sucesso Verificar o atingimento da meta 8 7 Tomar ação corretiva no insucesso Execução Treinamento Divulgação do plano a todos; Reuniões participativas; Técnicas de treinamento; Acompanhamento das Ações Executando as ações: Plano; Cronograma; Relatório de Ação Corretiva MÉTODO PARA ATINGIR RESULTADOS - PDCA . Estabelecer plano de ação Análise de processo 3 4 Análise de fenômeno Estabelecer metas 1 5 2 Conduzir a execução do plano 6 Padronizar e treinar no sucesso Verificar o atingimento da meta 8 7 Tomar ação corretiva no insucesso Verificação Itens de verificação Avaliação da eficácia da ação tomada Formulação Estratégica Processo Metas ? Resultado IC Mapear o processo A IC B Meta S B F T A MÉTODO PARA ATINGIR RESULTADOS - PDCA . Estabelecer plano de ação Análise de processo 3 4 Análise de fenômeno Estabelecer metas 1 5 2 Conduzir a execução do plano 6 Padronizar e treinar no sucesso Verificar o atingimento da meta 8 7 Tomar ação corretiva no insucesso Tomada de ação Diretrizes anuais da alta administração Problemas crônicos prioritários Metas anuais Melhora Verificação periódica dos problemas crônicos Ação corretiva S Padronização Mantém MÉTODO PARA ATINGIR RESULTADOS - PDCA . Estabelecer plano de ação Análise de processo 3 4 Análise de fenômeno Estabelecer metas 1 5 2 Conduzir a execução do plano 6 Padronizar e treinar no sucesso Verificar o atingimento da meta 8 7 Tomar ação corretiva no insucesso Padronização Padrão Compromisso documentado, utilizado em comum e repetidas vezes pelas pessoas relacionadas com uma determinada função. Sistema de padronização Conjunto de atividades sistemáticas para estabelecer, utilizar e avaliar padrões quanto ao seu cumprimento, visando a garantir a previsibilidade dos resultados. Padronização POP – Processo Operacional Padrão Formatos, controles; Garantia da qualidade; Conteúdo: o Alinhamento do produto com o negócio; o resultados esperados; o recursos necessários; o previsibilidade (estabilidade de processo); o disposição x relato x tratamento de anomalia; o cuidados necessários; o aprovação, elaboração; o didática x clareza; o relação de distribuição. Tratamento de anomalia Conceituação o Problema o Anomalia X Não Conformidade o Anomalia Crônica e Especial o Controle X Monitoramento o Disposição X Ação Corretiva o Ação Corretiva X Ação Preventiva Controle do processo avançado Validação das ações propostas: Matriz de Afinidade Modelo Relatório de Anomalia Análise crítica dos resultados do projeto Diagnóstico de Implementação Matriz de Acompanhamento do GPR Roteiro PDCA Status UGB Acompanhamento dos Indicadores – Relatório de 3 Gerações Ver exemplo CONCLUSÃO Foi apresentada uma breve introdução sobre metodologia PDCA. Espera-se que todos tenham compreendido as etapas do ciclo. Apesar do exemplo apresentado ser da Franqueadora Master House, é importante entender que o PDCA pode e deve ser aplicado a qualquer problema.