Três pontos essenciais na escolha de uma
solução de ECM
Na realidade econômica atual, é vital para toda empresa ter acesso instantâneo
às suas informações para que possa tomar decisões fundamentais de negócios
e permanecer competitiva. Com a implementação de um sistema de gestão
de conteúdo empresarial (ECM), as organizações automatizam processos
de negócios, passando a fornecer serviços mais rapidamente e com melhor
qualidade.
Eliminando processos manuais ou baseados em documentos físicos, uma
solução de ECM, também conhecida como gestão de documentos e
fluxo de trabalho, aumenta a eficiência em toda a organização. A solução
captura documentos eletronicamente e os armazena em um repositório central
único, proporcionando aos usuários acesso imediato aos documentos e ao
conteúdo relacionado. ECM também oferece aos usuários fluxos de trabalho
automatizados para os processos de negócios, o que aumenta a velocidade, a
precisão e a transparência.
Para obter os maiores benefícios ao comprar uma solução de ECM, é importante
identificar as necessidades da sua empresa, pesquisar vários produtos de ECM
e analisar os possíveis fornecedores. Use este material como guia para ajudá-lo a
criar a sua solução de ECM.
Três pontos essenciais na escolha de uma solução de ECM
1: Determine as necessidades da sua empresa
Uma das primeiras etapas na seleção de uma solução de ECM é identificar as necessidades da sua organização e pesquisar qual das
soluções disponíveis poderá satisfazê-las da melhor forma. Para começar:
Identifique as suas maiores ineficiências: Identifique gargalos que retardam os processos. Muitos usuários de ECM começam pela
identificação de processos que possam ser agilizados eletronicamente. A automatização de processos reduz a utilização de documentos
de papel e aumenta a transparência dos processos de negócios.
Pesquise as práticas de ECM mais recomendadas: Empresas de análises, como o Gartner e a Forrest, oferecem considerações
valiosas sobre os melhores investimentos que a sua organização pode fazer em TI. Você pode conversar diretamente com consultores
ou coletar informações por meio de webinars, blogs, seminários, pesquisas e relatórios como o Quadrante Mágico para ECM do Gartner
e o Forrester Wave: ECM Suites. Formadores de opinião, como AIIM.org, blogs e websites de fornecedores também fornecem
informações adicionais.
Converse com colegas de profissão: Com recomendações de organizações similares e conversando com colegas de profissão
que estejam usando ECM, você continuará a desenvolver o seu entendimento sobre como o sistema funcionará no mundo real. Peça
referências aos fornecedores, examine as listas de clientes nos websites dos mesmos e contate algumas organizações semelhantes
à sua.
2: Avalie as suas opções
Depois de identificar as necessidades da sua empresa e examinar as práticas mais recomendadas, é hora de avaliar os produtos dos
fornecedores. Ao fazer isso:
Seja específico: Seja específico nas suas solicitações de informações e de propostas. Avalie as respostas minuciosamente. Peça
uma demonstração. Um fornecedor competente será capaz de mostrar como a solução que ele oferece funcionará na sua organização
e como aperfeiçoará os processos que você usa diariamente.
Faça perguntas: Você precisa ter certeza de que o seu investimento lhe trará benefícios. Ao avaliar um produto de ECM, faça
as seguintes perguntas:
• O investimento trará retorno hoje (atendendo as necessidades conhecidas) e no futuro (atendendo as necessidades ainda
desconhecidas)?
• O produto oferece opções flexíveis de implementação, tanto local quanto na nuvem?
• Quanta personalização de código será necessária? Quais são os custos associados?
• A solução de ECM pode ser dimensionada para atender diversos escritórios e filiais?
• A solução de ECM poderá ser integrada aos aplicativos de linha de negócios utilizados atualmente?
• Se estiver implementando uma solução para um só departamento, você estará pagando por um pacote de software empresarial que
não será utilizado completamente?
Essas perguntas não abrangem todos os aspectos, mas as respostas oferecerão uma imagem clara dos recursos do produto e até que
ponto ele satisfará as suas necessidades.
Considere o futuro: A solução certa poderá ser expandida além das necessidades imediatas e será o padrão da empresa. Por exemplo,
se estiver buscando um sistema para automatizar processos de contas a pagar, ele também deverá agregar valor a outros
departamentos, como recursos humanos, contabilidade e jurídico. Se a solução não for dimensionável para atender as necessidades de
toda a organização, será uma tecnologia isolada, usada somente em um departamento, e não se integrará com outras tecnologias
centrais que você usa todos os dias. Seu sistema de ECM deve integrar-se perfeitamente a outros aplicativos de linha de negócios,
alavancando assim os investimentos já feitos em TI.
Três pontos essenciais na escolha de uma solução de ECM
3: Analise fornecedores específicos
Após examinar as opções, o próximo ponto essencial é pesquisar cada fornecedor. O ideal é uma empresa com a qual você poderá
contar na implantação inicial e durante toda a vida da sua solução. Procure uma empresa que:
Não desapareça após a venda: É importante que o seu investimento em ECM melhore os seus processos de negócios. Com um
parceiro de verdade — que ofereça suporte técnico 24 horas por dia, sete dias por semana, além de treinamento contínuo e opções de
certificação — você aproveitará o seu investimento em tecnologia ao máximo.
Conheça os seus processos de negócios: O conhecimento do seu setor de atividade é tão importante quanto a especialização em
ECM. Se o fornecedor de ECM não conhecer o seu mercado e os desafios que você enfrenta regularmente, os processos de aquisição,
implementação e atualização da solução poderão acabar custando e demorando mais. Um fornecedor com especialização no setor
acelera o processo de descoberta e o desenvolvimento da solução, economizando seu tempo e seu dinheiro.
Atenda as suas necessidades agora e no futuro: Ao adquirir uma solução de ECM, você deve basear o valor dela não somente no
que é necessário para implementá-la, mas também no que será necessário para assegurar que a solução traga benefícios no longo
prazo. A solução de ECM deve ser flexível o bastante para expandir-se a outros departamentos e filiais conforme o tempo e o orçamento
permitirem.
Esteja presente no longo prazo: Ser um fornecedor ao longo prazo implica ser uma empresa com estabilidade financeira, que faz
investimentos substanciais de tempo, dinheiro, pesquisa e desenvolvimento no produto. Um fornecedor de ECM deve lançar novas
funcionalidades anualmente e criar formas sistemáticas de ouvir os clientes. O provedor deve oferecer um produto de ECM que não
apenas atenda as necessidades atuais do usuário, mas também siga um plano de lançamento que detalha como o provedor continuará a
oferecer benefícios ao usuário no futuro.
E agora?
Após cobrir essas três áreas de pesquisa, você terá determinado as suas necessidades de negócios, pesquisado soluções de
ECM e analisado os fornecedores. Agora, é hora de identificar como a sua organização se beneficiará de um sistema de ECM.
Possíveis perguntas:
• Se as necessidades de negócio não forem atendidas, qual é o risco?
• Quanto custará a solução?
• Será fácil treinar os usuários?
• Qual será o impacto na sua infraestrutura?
• Essa é uma solução para o curto prazo ou para o longo prazo?
Para saber mais sobre os benefícios de ECM, acesse Hyland.com/BR