Administração de Material e Patrimônio I
Uso interno e restrito para acompanhamento às aulas
Bibliografia: João, J. V. Adm. de Material: Um Enfoque Prático;
São Paulo,Atlas 2008; Gonçalves, P. Sérgio Adm.Materiais
Rio de Janeiro,Elsevier, 2007;Petrônio, G. M. e Paulo, C.
Adm. Mat. e Rec. Patrim.,São Paulo, Saraiva 2006
UD1 – Administração de Materiais: evolução, conceito
Importância.
- Desde sempre fez parte da Administração.
- Em sua forma tradicional a Administração de Material tem por objetivo
conciliar os interesses entre as necessidades de suprimentos e a otimização dos recursos financeiros e operacionais das empresas.
Custo dos materiais em uma empresa industrial
Despesas
gerais
Custos
gerais
Mão de
obra
Materiais e
Serviços
> 50%
Impostos
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- Os investimentos em estoque quando bem otimizados e administrados
em termos de negociações e estratégias de aquisição, dimensionamento
e projeto de sistemas de distribuição, poderão ser significativamente
reduzidos e otimizados com elevados ganhos para as empresas.
A Administração de Materiais pode ser estudada sobre a ótica de três
áreas igualmente importantes, que se completam entre si, num processo
contínuo com retroalimentação, como mostra a figura abaixo.
Área gestão de
compras
Suprimento de
Bens e serviços
para produção e
demais atividades
Área de gestão de
estoques
Área de gestão dos
Centros de
Distribuição
Recebimento, Armazenagem e Distribuição
Garantia do suprimento materiais
evitando faltas e
paralisações
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UD2 - Principais atividades da Administração de
Materiais:
Gestão de compras – Realiza o controle físico dos materiais; recebe
dos fornecedores; armazena e desenvolve o seu fornecimento.
Gestão dos estoques – Examina os estoques para decidir a
necessidade de reposição; indica as quantidades a serem repostas e
os prazos de entrega.
Gestão dos Centros de Distribuição - Realiza as licitações; decide as
aquisições; negocia condições de fornecimento; fecha contratos com os
fornecedores, etc.
Em cada uma das áreas mediante uma boa gestão, há possibilidades
de reduções de custos.
Gestão dos estoques
Previsão de demanda,Lead-time
Just in time
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Gestão de compras
Gestão dos Centros
de Distribuição
Cadastro fornecedores
Negociação
Contratos globais longa duração
Localização dos CD’S,Arranjo
físico,Equipamentos
movimentação e transporte
Classificação de material
- É o processo de aglutinação de materiais por características
semelhantes
- Grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques depende
fundamentalmente de uma boa classificação de materiais.
- Atributos para classificação de materiais:
Abrangência: deve considerar um conjunto de características em vez de
reunir apenas materiais para serem classificados.
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- Flexibilidade:
Deve permitir interfaces entre os diversos tipos de classificação de modo
que se obtenha ampla visão do gerenciamento de estoques.
- Praticidade:
A classificação deve ser direta e simples.
- Classificação de materiais de estoque
Quanto a aplicação:
Materiais produtivos
Matérias-primas,produtos
em fabricação e produtos acabados
Matérias-primas
Materiais básicos e insumos
Itens iniciais do processo produtivo
Produtos em fabricação
Materiais sendo processados
ao longo processo produtivo empresa
Produtos acabados
Constituem estágio final do
processo produtivo
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Materiais de manutenção
Materiais improdutivos
Materiais de consumo geral
Materiais de consumo
aplicados em manutenção
Não incorporados ao produto
materiais limpeza, escritório etc
Uso em diversos setores
exceto na manutenção
Quanto ao valor de consumo anual:
É fundamental separar o essencial do acessório, voltando as atenções
para o que é realmente importante quanto ao valor de consumo.
-Curva ABC ou Curva de Pareto
Método pelo qual se determina a importância dos materiais em função
do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período.
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Gerência de estoque
- Função do sistema de Administração de Materiais, seu
gerenciamento reflete quantitativamente os resultados obtidos pela
empresa ao longo do exercício financeiro.
Objetivo
“Manter em níveis economicamente satisfatórios o atendimento às
necessidades em material de qualquer empresa constitui seu mais
amplo objetivo.”
- 2ª Guerra Mundial – Sucesso inicial da Alemanha deveu-se ao
perfeito sistema de abastecimento das tropas em todas as frentes.
- Brasil – Primeiros estudos sobre a moderna teoria de gerenciamento
de estoques são da década de 50, evoluindo muito até no decorrer dos
anos seguintes.
- Nas empresas industriais ou comerciais, os estoques de materiais,
normalmente representam 50% do custo do produto vendido,
significando que os recursos financeiros alocados a estoques sejam da
forma mais racional possível.
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Amplitude de Gestão de Estoques
Principais atividades de Gestão de Estoques
Classificação
ABC
Comportamento
da demanda
Custos
Inventário físico
Parâmetros de
ressuprimento
Gestão de
Estoques
Saneamento
Reposição
Contabilização
Métodos de
controle
Indicadores
gerenciais
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Estoque, Consumo e Demanda
- Estoque: composto de matérias-primas, produtos semi-acabados,
componentes para montagem, sobressalentes, produtos acabados,
materiais administrativos e suprimentos variados.
- Consumo: material requerido para o atendimento das necessidades
de produção e de comercialização, relacionada a determinada unidade
de tempo.
- Demanda: caracteriza a intenção de consumo e tem o objetivo básico
de fazer previsões, levando-se em consideração dois aspectos
importantes: evolução histórica e seus afastamentos.
-Previsão da demanda: é de competência do usuário, quando o
material será adquirido pela primeira vez. Normalmente, essa primeira
previsão é fixada por estimativa, estando sujeita a distorções pela falta
de dados anteriores que o auxiliem a prever com exatidão.
Inclusões de itens no estoque
- Previsão de demanda feita pelo usuário do material.
- Utilização do instrumento (form.) – Proposta de inclusão de material
no estoque. (Anexo I) – 113. (Controle de limite máximo requisitável)
- Cuidados usuário x gestão.
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Pedido de compra – (Anexo II) – 115
Necessidades que exigem a manutenção de estoques:
Continuidade
operacional
Demanda incerta
e sua variação
Disponibilidade
material e ccp*
ccp – cumprimento dos prazos de entrega
O ideal seria a inexistência de estoques, atendendo ao usuário no
momento em que ocorressem as demandas, é possível?
Fundamentos da gestão: Gestão é um conjunto de atividades que
visa por meio das respectivas políticas de estoque, ao pleno
atendimento das necessidades da empresa, com a máxima eficiência
e ao menor custo, através do maior giro possível para o capital
investido em materiais. Objetivo fundamental, é o equilíbrio entre
estoque e consumo.
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Excesso de estoque por obsolescência
- pode ser determinado por meio da seguinte fórmula:
E = Saldo – (PR + LEC)
Onde:
E = excesso de estoque
PR = ponto de ressuprimento
LEC = lote econômico de compras
A análise dos materiais feita pela Gestão de estoque, poderá decidir
por:
-Alienar o material (sucatar ou vender?), manter o material em estoque,
alienar o excesso, recomendando sucatar ou vender.
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Custos nas atividades de administração de materiais.
(139)
Considerando-se a importância que representa para o gerenciamento,
a atividade de acompanhar e controlar os custos oriundos dos vários
segmentos que compõem a administração de materiais também
deve ser atribuição da gestão de estoques.
O material armazenado gera determinados custos, que dependem de
algumas variáveis, como:
- quantidade em estoque;
- tempo de permanência no estoque;
- mão-de-obra utilizada;
- encargos sociais;
- custos indiretos (luz, força, seguro e outras despesas);
- Depreciação.
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Custo total de administração de materiais, fórmula:
CT = CC + CA ,
onde: CT = custo total
CC = custo de comprar
CA = custo de armazenar
(Anexos III) - 141 e (Anexo IV) - 142, para complementação do assunto.
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Aquisição de materiais
A fabricação de produtos, a operação de uma ferrovia, a administração
de uma escola, hospitais, serviços municipais etc. dependem todos,
entre outros fatores de uma boa *ADMS.
*Administração de Materiais e Serviços
Eficiência de produção e serviços = presença de insumos e produtos no
momento exato, na quantidade certa e na qualidade desejada.
Falta de um produto ou insumo no momento em que se torna
necessário é um custo que deve ser evitado, ao máximo.
Compras das empresas industriais representam mais de 50% do custo
total, seu impacto é bastante significativo nos orçamentos das
empresas. (Gazeta Mercantil)
Função
compras
Função
financeira
Órgão de compras
operacional e com
flexibilidade de
atuação gerencial
interna e externa
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Função compras requer:
- planejamento e acompanhamento, processos de decisão, pesquisa e
seleção das fontes supridoras dos materiais, acompanhamento para
assegurar que o produto será recebido no momento esperado, inspeção
tanto da qualidade e das quantidades desejadas.
- coordenação entre os órgãos da empresa: dentre outros;
Almoxarifados
Armazenamento
dos materiais
Planejamento de
estoques
Definição das
Quantidades
adquiridas e
seus prazos de
entrega
Finanças
Autorização e
controle de
pagamentos das
faturas
ADM -241
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Órgão de compras – com o advento de tecnologias mais modernas e o
avanço na área de informática e de novas técnicas gerenciais, a
demanda para a contratação de executivos para gerenciar esta área,
levou a um critério de seleção mais apurado, por buscar identificar
potencialidades técnicas e gerenciais dos candidatos.
Compras – avaliação da estratégia de ação em compras, diante de
situações como:
• Economia globalizada.
• Mercados cada vez mais internacionais, os problemas sociais,
econômicos e políticos afetam sobremaneira o suprimento de bens e
serviços.
• Mercados internacionais, problemas sociais, econômicos e políticos,
afetando o suprimento de bens e serviços.
• Preço de compra, deve ter julgamento correto para qualquer
aquisição.
• Acompanhamento de preços de mercado das matérias-primas
básicas, insumos e componentes – é elemento chave no processo de
decisão de compra.
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• Função compras tem um papel importante no desenvolvimento de
novos fornecedores. (ADM – PSG 242)
Os fatores listados têm por objetivo:
- Garantir um perfeito fluxo no suprimento dos materiais, obrigando a
um gerenciamento bem articulado em todos os níveis e à priorização
dos processos de aquisição dos produtos e insumos básicos destinados
à execução das metas e estratégias das empresas
Nota:
Lote econômico de compras:
Q = √ 2 x D x Cr
Cp
Onde:
D = demanda (demanda anual para suprir as necessidades)
Cp = custo de posse (custo de armazenagem + custo de capital
investido em estoque)
Cr = custo de reposição (ou de emissão de um pedido)
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Objetivos da Função compras
“Garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas
quantidades corretas, com qualidade, no tempo desejado. Processo
envolve objetivos como:
Compra de forma
eficiente (ética??)
Garantir o
suprimento nas
quants. e prazos
Contato interno e
externo com o
mercado comum
Criação de rotinas
ágeis p/ garantia
dos processos
Criar, desenvolver
e manter cadastro
fontes suprimentos
Estabelecida uma ordem como ficaria a seqüência destas atividades?
Atividades de compras dentro do universo organizacional e operacional:
1) Administração da aquisição 2) Administração do fornecimento
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Lote econômico de compras
Técnica utilizada para equacionar o conflito de interesse que existe em
uma empresa, no que se refere aos níveis ótimos de estoques, envolve
a determinação de uma quantidade ideal de compra de cada item no
estoque.
Lote Econômico tem por objetivo determinar a quantidade a ser
comprada, buscando a minimização dos custos totais que atingem os
estoques.
Fluxo de materiais e serviços em uma empresa
INSUMOS
Entrada de
materiais
e
serviços
EMPRESA
PRODUTOS
Saída
de
Materiais
e
serviços
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Função compras (continuação)
Nota sobre Administração da aquisição;
“As freqüentes chamadas dos usuários dos veículos automotores para
revisões gratuitas, objetivando a correção de não conformidades nos
veículos comercializados”.
Custo de Recall imputado diretamente às montadoras
Aspectos organizacionais
O volume de atividades e o respectivo grau de complexidade que os
órgãos de compras realizam vão depender do porte da empresa na
qual a função é exercida.
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Atribuições básicas: Estabelecer a ordem de acontecimento:
•( )Realização das licitações
•( )Análise das cotações de preços e condições de fornecimento
•( )Negociações para fechamento de contratos
•( )Cadastramento de fornecedores
•( )Estudo do mercado fornecedor
•( )Desenvolvimento de fornecedores
•( )Qualificação e avaliação de fornecedores
•( )Desenvolvimento de materiais
•( )Análise de valor
•( )Manutenção dos registros das compras realizadas
•( )Registro dos preços de aquisição dos diversos materiais
•( )Manutenção do catálogo de materiais
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Compras no contexto organizacional
Estrutura centralizada
-Em muitos casos, apesar de o sistema ser centralizado, é comum que
os usuários tenham autonomia para processarem a aquisição de certos
tipos de materiais diretamente, sem a interferência do órgão
centralizador. Neste tipo de estrutura, é usual que os compradores sejam
responsáveis pela aquisição de certas categorias de materiais.
Departamento
de compras
Grupo de
compras I
Grupo de
compras II
Grupo de
compras III
Organização centralizada
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Estrutura descentralizada (ADM – PSG246)
A estrutura descentralizada tem fortes características quando a
empresa possui unidades regionais distantes.
A descentralização com a manutenção de departamentos ou grupos
regionais de compras com autonomia operacional e administrativa
promove uma maior agilização de procedimentos e rapidez no
atendimento exigido pela própria unidade regional.
Compras de grande valor(grandes contratos) x compras urgentes ou
específicas das unidades regionais.
Departamento central
Unidade
Regional I
Organização
descentralizada
Unidade
Regional II
Unidade
Regional III
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Vantagens da centralização:
•Melhor controle global.
•Economia de escala, para fornecimentos de grande vulto.
•Otimização do quadro funcional.
•Evita a concorrência interna entre compradores regionais,
disparidade de preços na aquisição de mesmo material.
Vantagens da descentralização:
•Autonomia funcional das unidades regionais.
•Flexibilidade e sensibilidade para melhor: solução de problemas,
identificação das fontes de suprimentos, recursos de transporte e
armazenamento da Região.
•Resposta mais rápida às necessidades de aquisição emergencial.
•Melhor gerenciamento de suas funções, necessidades e controle dos
processos de compras.
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