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MANUAL
CORPORATE
2011
MANUAL CORPORATE ADMINISTRADOR
Conteúdo
INTRODUÇÃO........................................................................................................ 4
FLUXO AUTORIZATIVO ............................................................................................. 4
PERMISSÕES ......................................................................................................... 4
CADASTROS ......................................................................................................... 5
GRUPOS DE CLIENTES ........................................................................................... 6
Portal ............................................................................................................. 6
NOVO CLIENTE ................................................................................................... 6
Portal ............................................................................................................. 6
UNIDADES DE NEGÓCIO ......................................................................................... 7
CENTRO DE CUSTOS ............................................................................................. 7
DEPARTAMENTOS ................................................................................................ 8
USUÁRIOS ......................................................................................................... 8
Exemplo de cadastro no direto no Corporate: ............................................................. 9
Nota: ......................................................................................................... 10
FUNÇÕES ........................................................................................................ 10
GRUPOS DE PASSAGEIROS .................................................................................... 10
PASSAGEIROS ................................................................................................... 11
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MANUAL DO USUÁRIO
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MOTIVOS DE VIAGEM .......................................................................................... 11
PROJETOS ...................................................................................................... 12
ATIVIDADES ..................................................................................................... 12
CARTÕES DE CRÉDITO ........................................................................................ 12
POLITICAS DE VIAGEM ........................................................................................ 13
ORDEM DE SERVIÇO - OS ........................................................................................ 15
COMO FUNCIONA .............................................................................................. 15
ABRIR OS ........................................................................................................ 15
ENVIO DA COTAÇÃO ........................................................................................... 18
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INTRODUÇÃO
Este manual é destinado aos agentes de viagens que atendem a clientes corporativos.
Alguns procedimentos podem ser feitos apenas pelo FrontOffice e outros em ambas as interfaces:
portal Corporate ou FrontOffice.
FLUXO AUTORIZATIVO
Ao configurar o perfil dos usuários você também determina o fluxo autorizativo e o coloca em
sintonia com a política de gestão de viagens de cada empresa cliente. Algumas pessoas poderão
reservar
, outras organizar
, outras administrar
.
PERMISSÕES
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CADASTROS
Para a maioria dos cadastros, o procedimento pode ser realizado na interface do Portal
Frontoffice
ou no próprio Corporate
. Estas possibilidades existem em virtude dos níveis
de permissão dos usuários: o atendente, na agência e o máster ou organizador da empresa. Os
caminhos são diferentes, mas o formulário é o mesmo. E, no portal, lembre-se sempre de
selecionar o cliente antes de iniciar as alterações.
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GRUPOS DE CLIENTES
Portal
1º No Painel Corporativo, clique em Grupos de Clientes.
2º Insira o nome que deseja para o grupo e salve as alterações.
NOVO CLIENTE
Portal
1º Acesse a área Corporate de seu portal. No Painel Corporativo, clique em Novo* e insira os
dados do novo cliente.
2º Preencha os Dados Cadastrais, os Dados para Cobrança e escolha os Responsáveis.
3º Em Configurações, não é necessário preencher todos os campos. Considere os seguintes
pontos:
A. O Status pode ser ativo ou inativo. Não é possível excluir um cliente, no entanto, para
bloquear as atividades de determinada empresa, escolha inativo.
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B. O Status de Emissão pode ser: nacional, internacional, ambas ou bloqueadas.
C. Inibir Taxa DU, para que não seja exibida durante a disponibilidade dos vôos.
D. Campos Obrigatórios: define quais campos serão obrigatórios o usuário informar no
momento da emissão. Ex.: O cliente exige que o campo Centro de Custo seja sempre nas
vendas. Neste caso, deixaremos o campo “Centro de Custo Obrigatório” como “SIM”.
Nesta opção é possível também Liberar o Conteúdo de Hotel para o corporate.
4º Em Financeiro, escolha as formas de recebimento, o valor do limite e informe se bloqueia ou
não quando chegar ao limite.
IMPORTANTE: o limite liberado ao cliente é debitado do total que a agência tem disponível.
5º Gerenciamento Clientes Corporativos inativos Caminho: Travellink -> Corporate -> Gerenciar
Cliente (Inativo).
UNIDADES DE NEGÓCIO
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Unidades de Negócio
No Corporate: Menu > Cadastros > Unidades de Negócio
Insira o nome da Unidade e salve as alterações. O código será gerado automaticamente e o
campo IdErp se refere ao seu BackOffice. Este cadastro é necessário para inclusão de item do
próximo tópico.
CENTRO DE CUSTOS
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Centro de Custos
No Corporate: Menu > Cadastros > Centro de Custos
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Informe o nome do centro de custo, selecione a unidade de negócio a qual ele estará vinculado e
salve as alterações. Novamente o Id será criado automaticamente.
DEPARTAMENTOS
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Departamentos
No Corporate: Menu > Cadastros > Departamentos
Informe apenas o nome do departamento e salve as alterações. O código é preenchido
automaticamente.
USUÁRIOS
São os usuários do cliente que poderão acessar a interface Corporate e/ou solicitar ordens de
serviço.
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Usuários
No Corporate (Máster): Menu > Administração > Usuários
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Perfil de Usuário
VIAJANTE
ORGANIZADOR
MÁSTER

Visualiza somente suas requisições.

Faz requisições apenas para ele.

Faz requisições.

Visualiza todas as requisições do cliente.

Acessa menu de cadastro1.

Acessa menu de cadastro.

Acessa menu de administração2.

Visualiza relatórios.
Exemplo de cadastro no direto no Corporate:
1º Informe os dados solicitados, considerando que:
A. A Situação serve para ativar ou inativar o usuário.
B. No Tipo Corporativo você seleciona o perfil do usuário: Máster, Organizador, Viajante.
1
Ferramentas de cadastro: altera e cadastram departamentos, projetos, atividades, motivos de viagem,
unidades de negócio, centro de custo, passageiros, grupos de passageiros, cartões de crédito.
2
Ferramentas de administração: cadastra usuários, altera dados cadastrais da empresa, extrai relatórios.
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C. Recebe e-mail das ordens de serviços: o usuário receberá e-mail de cada ordem de
serviço que for feita pelo cliente.
D. Relacionar ao atendente: poderá informar qual atendente receberá as autorizações
deste usuário. Caso não seja selecionado, será assumido o atendente do cliente.
2º Selecione o departamento e a Unidade de Negócio ao qual o usuário estará vinculado
(facultativo) e salve as alterações.
Importante: Se o usuário for vinculado a uma Unidade de Negócio, o mesmo poderá visualizar
somente as Ordens de serviço desta divisão.
3º Informe se o usuário será incluso automaticamente no cadastro de Passageiro;
Nota:

O usuário do Corporate é diferente do usuário do FrontOffice. Para usuários que possuem
login do FrontOffice, deverá ser criado um novo login para o Corporate;
FUNÇÕES
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Funções
Selecione o usuário, o tipo de função, centro de custo e departamento. Para o tipo aprovador, é
necessário que informe a prioridade. Desta forma é possível atribuir uma função a um
determinado tipo de usuário já cadastrado.
Funções disponíveis: Atendente, solicitante, aprovador e emissor.
GRUPOS DE PASSAGEIROS
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Grupos de Passageiro
No Corporate: Menu > Administração > Grupos de Passageiro
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O cadastro de grupo de passageiros é útil para facilitar a gestão, assim quando cadastrar um
passageiro poderá vincular o mesmo a algum grupo, facilitando o gerenciamento futuro. Basta
informar o nome do grupo e salvar.
PASSAGEIROS
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Passageiros
No Corporate: Menu > Administração > Passageiros
Os dados inseridos aqui serão úteis no momento da reserva. Caso o passageiro já esteja
cadastrado, será necessário apenas selecioná-lo na lista. O sistema preencherá automaticamente
as informações necessárias para a reserva, inclusive os cartões fidelidade, se houver.
1º Informe os Dados Pessoais, Contato e Endereço.
2º Em Informações da empresa, selecione o grupo, centro de custo e departamento.
3º Informe as Preferências.
4º Preencha os cartões fidelidade (sistema fornecedor e número), salve as alterações.
MOTIVOS DE VIAGEM
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Motivos de Viagem
No Corporate: Menu > Administração > Motivos de Viagem
Informe o motivo e salve as alterações.
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PROJETOS
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Projetos
No Corporate: Menu > Cadastros > Projetos
Informe o nome do projeto e salve as alterações.
ATIVIDADES
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Atividades
No Corporate: Menu > Administração > Atividades
Informe o nome da atividade e salve as alterações.
CARTÕES DE CRÉDITO
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Cartões de Crédito
No Corporate: Menu > Administração > Cartões de Crédito
1º Escolha a bandeira.
2º Informe o número, a validade, o código de segurança e o nome do titular.
3º Escolha o tipo do cartão, passageiro, centro de custo e salve as alterações.
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POLITICAS DE VIAGEM
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Politicas de Viagem
No Corporate: Menu > Administração > Politicas de Viagem
Neste cadastro, podemos definir várias combinações de politicas de viagem. Após o cadastro da
mesma, é necessário acessar o cadastro de Cliente e selecionar qual política será aplicada.
1º Informe o nome do conjunto das regras e sua descrição;
2 º Informe as configurações da política:

Deve reservar apenas na menor tarifa: Esta opção permite que o usuário compre
apenas vôos com a menor tarifa do trecho;

Pode reservar com tarifas maiores que a menor, mas com justificativa: Permite que o
usuário escolha uma tarifa mais cara, porem, será obrigado a justificar a escolha;

Pode Selecionar o autorizador: Permite que o usuário, ao finalizar uma OS, selecione
quem será o autorizador da mesma;

Antecedência mínima de embarque (nacional): Permite configurar prazo mínimo de
embarque para reservas nacionais. Neste caso, é gerada uma OS de solicitação.

Antecedência mínima de embarque (internacional): Permite configurar prazo mínimo
de embarque para reservas internacionais. Assim como o item anterior, será criada uma
OS de solicitação;

Utilizar somente fornecedor preferencial (aéreo): Permite o usuário a efetuar reserva
somente com o fornecedor preferencial (Este fornecedor é cadastrado no Corporate:
Menu > Administração > Fornecedores Preferenciais);

Cliente pode personalizar estas políticas por usuário: Informe se o cliente poderá
personalizar as políticas por usuário;
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
Cliente pode alterar todas as políticas relacionadas ao mesmo: Informe se o cliente
poderá alterar as políticas pelo Corporate.

Visualização de OS apenas pelo aprovador e solicitante vinculado
Caminho: Travellink >> Corporate >> Políticas de Viagem > Restringir visualização
de Os por Solicitante ou Aprovador.
Com este parâmetro ativo, no Corporate o aprovador e solicitante irão visualizar
apenas as OS´s vinculadas a eles. Esta restrição não será aplicada para o usuário do
tipo “Máster” ou com função “Emissor”.
COBRANÇA ADICIONAL
No portal: Painel Corporativo > Menu Administrativo > Cobrança Adicional
Nesta opção é possível aplicar taxas (FEE) por companhia em modo de percentual e definir como
esta cobrança irá aparece: Incluída na tarifa ou desmembrada.
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ORDEM DE SERVIÇO - OS
COMO FUNCIONA
OS é o mesmo que Ordem de Serviço. Serve para agrupar Localizadores e conteúdos diferentes, o
que permite a você maior controle e gerenciamento das suas atividades. Ao iniciar uma OS todas
as atividades feitas no portal estarão vinculadas a ela.
Observação: para a utilização deste recurso não há custo adicional, mas é necessário que solicite
a liberação junto ao [email protected]
ABRIR OS
1º PASSO
1. Para iniciar é necessário que você tenha cadastrado um cliente e seu(s) passageiro(s).
2. Se o seu usuário estiver vinculado a um cliente, informe o solicitante, o passageiro e clique
em + Nova
3° Caso o seu usuário não esteja vinculado a uma agência ou cliente específico selecione.
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PERFIL DOS USUÁRIOS
Quem?
Onde?
Como?
Atendente
Painel Administrativo > Atendentes
A listagem dos atendentes é a mesma
dos usuários cadastrados da agência.
São aqueles que já possuem acesso ao
portal.
Selecione o usuário, preencha os
campos e clique em salvar.
Solicitante
Painel Administrativo > Usuários
São
os
usuários
cadastrados
do
cliente.
Insira os dados e selecione sim em
“Solicita Requisição”.
Aprovador
Painel Administrativo > Funções
Selecione o usuário; Tipo: Aprovador;
informe a prioridade, o centro de
custo e o departamento.
Passageiros
Painel Administrativo:
> Grupos de Passageiros
Se
for
utilizar
primeiro
estes
grupos,
e
cadastre
depois
os
passageiros.
> Passageiros
Em Passageiros, informe os dados e
salve as alterações.
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2º PASSO
Aparecerá a janela abaixo. Informe os dados solicitados e clique em
Criar OS.
>> Note que foi iniciada a OS. Agora tudo o que fizermos estará vinculada a ela.
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ENVIO DA COTAÇÃO
A nossa OS já está aberta, agora vamos escolher os voos para enviar ao solicitante.
A pesquisa é feita como de costume. A diferença aparecerá quando formos enviar a cotação, siga
estes passos:
1. Verifique os voos adequados à necessidade do seu solicitante e clique no quadradinho
para selecionar. Observe que é o mesmo local onde selecionamos para enviar
TripNote. Para enviar todos os voos deixe todas as opções desmarcadas.
2. Agora que selecionamos os voos, clique em Enviar Cotação por E-mail. Para utilizar o
processo de escolha, selecione sim e clique em enviar.
Processo de escolha: acontece quando as opções enviadas por cotação ao e-mail do
solicitante permitem que ele faça a escolha on-line. O acesso a página de escolha vem
no próprio e-mail que ele recebe. Depois que os voos escolhidos aparecem para o agente
de viagens no portal e o sistema envia e-mail informando:
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1 - O acesso a página de escolha vem no próprio e-mail, demonstrado na figura anterior:
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2 - O solicitante\Viajante escolhe o aprovador, as opções e informa o motivo:
3 – O Agente de Viagens \ Aprovador faz a reserva e solicita aprovação.
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4 – O Autorizador recebe o e-mail, e aprova o cancela, após clicar no link que já novamente já
vem no próprio e-mail.
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5 – E finalmente o Agente de Viagens \ Aprovador emite ou não a reserva:
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