Implantação do SAP
Business Objects
Disclosure
Management na
Petrobras
1
1. Petrobras – Petróleo Brasileiro S.A
2. Contextualização do Cenário Anterior
3. SAP Business Objects Disclosure Management
4. O Projeto de Implantação
5. Resultados Alcançados
6. Próximos Passos
7. Depoimento do Cliente
8. Perguntas
Maior empresa do Brasil, estamos presentes em 25 países. Atuamos
de forma integrada nas atividades de exploração e produção, refino,
comercialização, transporte e petroquímica, distribuição de derivados,
gás natural, biocombustíveis e energia elétrica.
Fonte: Site da Petrobras (www.petrobras.com.br)
1. Processo de divulgação das demonstrações financeiras é
bastante complexo.
2. Extenso número de relatórios com divulgação em
diferentes moedas e idiomas.
3. Envolve coexistência de diversos insumos em bases pulverizadas,
principalmente na Contabilidade, Áreas de Negócio e Investidores.
4. Ausência de um sistema centralizador das informações.
5. Centralização e duplicação de controles, juntamente com a falta de
forma sistêmica de versionamento e mapeamento das alterações
realizadas.
6. Impossibilidade de utilização simultânea.
7. Controles, fluxo de aprovação e revisão realizados de forma manual.
Necessidades do Negócio
Padronização
de Relatórios.
Replicação rápida para
períodos seguintes.
Diferentes relatórios
utilizando uma única fonte
de entrada de dados.
Risco de
alterações de
última hora?
Necessidade de
controlar
alterações de
forma sistêmica.
Muitos
fornecedores
enviando
informações por
e-mail e
Workflow de
controle do
status em tempo
real.
Atribuição de
responsabilidade de
forma mais clara e
segura para seus
fornecedores.
Fonte da imagem: Apresentação da SAP sobre o DM
Precisa de ferramenta
para resgate de
histórico, comentários
sobre alterações
realizadas.
Benefícios Potenciais
Controle
Controle de alterações e
versionamento
Painel de visualização e
acompanhamento
simultâneo de relatórios
Maior facilidade para
centralização de
validações
Possibilidade de
desenvolvimento de
workflow de aprovação
Flexibilidade
Maior facilidade para
padronização das
divulgações
Potencial de
Descentralização de
entrada de dados
Ferramenta focada no
usuário
Potencial de utilização
em diversos relatórios
Integração
Integração de dados (Fonte
única)
Atuação simultânea de
diferentes atores
(fornecedores e
operadores)
Aproveitamento de
informações em diferentes
relatórios
Integração com as
ferramentas SAP
Relatórios
ITR
DFP
RMF
Idiomas
Português
Espanhol
Inglês
Moedas
Real
Dolar
Total
12 relatórios
CVM
Publicação
SEC
CNV
Site
Cronograma do Projeto
Fev/13 – Abr/13
Criação do
Ambiente e
Perfis Globais
Treinamento
SAP
Criação dos
relatórios 4T/12
com dados fixos em
ambiente de teste.
Mai/13 – Jun/13
Jul/13 –Set/13
Out/13 – Nov/13
Transporte /
revisão de
relatórios criados
Transporte /
revisão de
relatórios criados
Criação dos
relatórios 1T/13
com dados
dinâmicos em
ambiente de teste.
Criação de
Perfis ´Locais
Criação dos
relatórios 2T/13 em
ambiente de
produção.
Revisão de
Estruturas Criadas
Execução do 3T/13
com Fluxo de
aprovação e
segregação de perfis
Disseminação do Treinamento
Documentação
Encerrament
o do Projeto
Questões importantes
 A ferramenta, por si só, não garante automação e
reestruturação de processo.
 A ferramenta é essencialmente desenvolvida em cima do
pacote Office.
 Redução nos riscos de erros nos relatórios, mas não
eliminação.
Características do Projeto
 Equipe de TI enxuta.
 Forte integração entre a equipe de TI e a
Contabilidade.
 Apoio da SAP com parceria da Cundus para suporte e
orientação com as melhores práticas.
 Reconhecimento da SAP com relação as melhorias
identificadas no sistema.
Estratégia de Implementação e Melhores Práticas
 Restrição do escopo aos principais relatórios divulgados.
 Análise preliminar dos documentos e definição do nível
de detalhamento.
 Utilização inicial apenas com as funcionalidades mais relevantes.
 Ganhos rápidos com priorização inicial na criação do leiaute dos
relatórios.
 Desenvolvimento de template para os relatórios em Microsoft
Word.
Estratégia de Implementação e Melhores Práticas
 Utilização de funcionalidades mais avançadas após
domínio da ferramenta pelos usuários.
 Definição e montagem dos insumos externos.
 Definição do modelo de entrada de dados.
 Criação e formatação das tabelas no relatório.
 Descentralização dos inputs para os fornecedores em
ondas.
Dificuldades Encontradas
 Elevado número de insumos externos.
 Escolha da melhor estratégia para modelagem
da base de dados.
 Descentralização dos inputs aos fornecedores.
 Mapeamento do workflow e definição dos perfis locais.
 Segregação dos relatórios por áreas.
 Controle detalhado das versões.
 Utilização simultânea por diferentes profissionais.
 Simplificação das bases de dados e papéis de trabalho.
 Aproveitamento de informações para os relatórios em mais
de um idioma.
 Otimização do processo de revisão dos documentos.
 Uso do painel centralizado de monitoramento.
 Utilização da ferramenta para comunicação de
alterações realizadas.
 Padronização dos estilos e formato de tabelas.
 Criação de estruturas de validação de informações, com
incorporação de painel de controle.
 Estruturação de workflow para gestão do processo.
 Descentralização de insumos.
 Adoção de formas mais eficientes de feedback.
1. Integração com SAP BusinessObjects Financial
Consolidation.
2. Disseminar o uso da ferramenta na empresa.
3. Possibilidade de uso da Edgarização.
4. Implementação do XBRL.
(...) "A solução foi utilizada pela primeira vez, de forma
antecipada, para a divulgação dos resultados do segundo
trimestre de 2013, trazendo expressivos ganhos como:
controle detalhado de versões geradas e alterações
executadas nos textos e tabelas dos documentos,
possibilidade de uso simultâneo e atualização de um mesmo
relatório por diferentes profissionais, simplificação e
padronização dos documentos e papéis de trabalho, além de
importante otimização no processo de revisão dos
documentos para publicação, principalmente traduções.“
Rodrigo Araujo Alves, responsável pelo projeto na
Contabilidade.
Vídeo
Saulo Gomes Duarte, usuário e participante do projeto.
Obrigado!
Glauco Dieter Pabst
[email protected]
José Thiago Machado Moutinho
[email protected]