SISTEMA ELIS2
MÓDULO ADMINISTRATIVO
VERSÃO 1.0
ÍNDICE
1. ACESSANDO O MÓDULO ADMINISTRATIVO .................................................... 5
2. EFETUANDO LOGIN NO SISTEMA........................................................................ 5
3. VISÃO GERAL DO SISTEMA................................................................................... 6
3.1. O sistema ............................................................................................................... 6
3.2. Listagens................................................................................................................ 7
3.2.1. Listagens com filtros .......................................................................................... 7
3.3. Cadastros ............................................................................................................... 8
3.3.1. Como realizar cadastro de informações no sistema........................................ 8
3.3.2. Formatos de data e hora adotados para o sistema........................................... 9
3.3.3. Telas de edição de dados .............................................................................. 10
4. PÁGINA INICIAL - HOME ...................................................................................... 11
5. MENUS LATERAIS DO SISTEMA ......................................................................... 12
6. MENU EVENTO ....................................................................................................... 12
6.1. Selecionando um Evento ..................................................................................... 12
6.2. Configurando o evento ........................................................................................ 13
6.2.1. Aba Geral...................................................................................................... 14
6.2.2. Aba Dados Pessoais...................................................................................... 16
6.2.3. Aba Trabalho/Avaliação............................................................................... 17
6.2.4. Aba Inscrição/Pagamento ............................................................................. 19
6.2.5. Aba Módulos ................................................................................................ 20
6.2.6. Aba Conf ...................................................................................................... 21
6.3. Adicionando uma Atividade ( Mini-Curso, Palestra, Oficina, ... )...................... 21
6.3.1. Inserindo uma nova atividade....................................................................... 22
6.4. Pessoas................................................................................................................. 23
6.4.1. Filtro de pessoas ........................................................................................... 24
6.4.2. Cadastro de uma nova pessoa............................................................................... 24
6.5. Instituições........................................................................................................... 25
6.5.1. Cadastro de novas instituições...................................................................... 25
6.6. Comissões............................................................................................................ 26
6.6.1. Cadastro de uma nova comissão................................................................... 26
6.7. Patrocinadores ..................................................................................................... 27
6.8. Páginas disponíveis para o website do evento ..................................................... 27
7. MENU TRABALHO.................................................................................................. 29
7.1. Áreas e Sub-Áreas ............................................................................................... 29
7.1.1. Listagem das Áreas e Sub-áreas ................................................................... 30
7.1.2. Cadastro de nova Área e Sub-Áreas ............................................................. 30
7.2. Tipos de Trabalhos .............................................................................................. 31
7.2.1. Cadastrando um novo tipo de trabalho ......................................................... 32
7.3. Arquivos aceitos .................................................................................................. 33
7.4. Consultar submissões .......................................................................................... 34
7.5. Alterando os dados de um trabalho ..................................................................... 35
7.5. Apresentadores .................................................................................................... 36
7.6. Trabalhos da Univali ........................................................................................... 36
7.7. Trabalhos por extensão........................................................................................ 37
7.8. Trabalhos com País.............................................................................................. 37
7.9. Trabalhos Vinculados .......................................................................................... 38
7.10. Situação Pgto / Área .......................................................................................... 38
2
8. MENU INSCRIÇÃO.................................................................................................. 39
8.1. Tipos de Inscrição................................................................................................ 39
8.1.1. Cadastro de novos tipos de inscrição................................................................ 39
8.2. Preços do Evento ................................................................................................. 40
8.2.1. Adicionando preços para o evento conforme tipos de inscrição .................. 41
8.3. Preços de Atividades ........................................................................................... 41
8.3.1. Adicionando preços para atividades conforme os tipos de inscrição ........... 42
8.4. Questões .............................................................................................................. 42
8.4.1. Adicionando questões da pré-inscrição e inscrição...................................... 43
8.5. Cotações do Dólar ............................................................................................... 44
8.6. Bandeiras Aceitas ................................................................................................ 44
8.6.1. Adicionando nova bandeira ao evento.......................................................... 44
8.7. Nova Inscrição..................................................................................................... 45
8.8. Alterar Inscrição e Confirmar Pagamento ........................................................... 45
8.8.1. Alterando a data de baixa de um pagamento................................................ 46
8.8.2. Alterando a situação do pagamento.............................................................. 46
8.8.3. Alterando os dados de uma inscrição ............................................................... 47
8.9. Pré-Inscritos e Inscritos ....................................................................................... 48
9. MENU AVALIAÇÃO................................................................................................ 49
9.1. Avaliadores.......................................................................................................... 49
9.1.1. Associando avaliadores as sub-áreas do evento (adicionando avaliadores). 50
9.2. Critérios de Avaliação ......................................................................................... 50
9.2.1. Cadastrando os critérios de avaliação........................................................... 51
9.3. Distribuir Trabalhos............................................................................................. 52
9.4. Comunicar avaliadores (enviar trabalhos para os avaliadores) ........................... 53
9.4.1. Configurando o texto do e-mail a ser enviado aos avaliadores .................... 54
9.4.2. Adicionando anexos ao e-mail a ser enviado para os avaliadores................ 55
9.4.3. Enviando os e-mails para os avaliadores...................................................... 55
9.5. Consultar pareceres.............................................................................................. 55
9.6. Aprovar Trabalhos............................................................................................... 56
9.7. Comunicar Resultados......................................................................................... 57
9.7.1. Comunicando a situação do trabalho aos autores......................................... 58
9.8. Consultar Médias................................................................................................. 59
9.9. Consultar Avaliadores ......................................................................................... 59
9.10. Avaliadores / Sub-Áreas.................................................................................... 60
9.11. Avaliadores / Trabalhos..................................................................................... 61
10. MENU E-MAILS ..................................................................................................... 62
10.1. Enviar ................................................................................................................ 62
10.2. Consultar Enviados............................................................................................ 63
10.3. Mailing List ....................................................................................................... 64
11. MENU FINANCEIRO ............................................................................................. 65
11.1. Recursos ............................................................................................................ 65
11.2. Pagamentos........................................................................................................ 65
11.3. Boletos Bancários .............................................................................................. 66
12. MENU RELATÓRIOS ............................................................................................ 67
12.1. Todos os Pré-Inscritos ....................................................................................... 67
12.2. Pré-Inscritos por País......................................................................................... 67
12.3. Estatísticas Questões.......................................................................................... 67
12.4. Consultar Questionário ...................................................................................... 67
12.5. Cruzar Questões................................................................................................. 67
3
12.6. Cruzar Questão/Trabalho................................................................................... 68
12.7. Todos os Inscritos.............................................................................................. 68
12.8. Inscrições por Tipo ............................................................................................ 69
12.9. Inscrição por Atividade ..................................................................................... 69
12.10. Inscrições por País ........................................................................................... 70
12.11. Inscrições por Estado....................................................................................... 70
12.12. Acompanhantes ............................................................................................... 71
12.13. Estatística......................................................................................................... 71
13. MENU GERAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................................... 72
13.1. Certificados........................................................................................................ 72
13.2. Recibos .............................................................................................................. 74
13.3. Crachás .............................................................................................................. 76
13.4. Listagens de presença ........................................................................................ 76
14. GLOSSÁRIO – TERMOS DO SISTEMA UTILIZADOS NESTE MANUAL...... 78
Login no sistema......................................................................................................... 78
Logout no sistema....................................................................................................... 78
Inscritos ...................................................................................................................... 78
Pré-inscritos ................................................................................................................ 78
Boletos Aguardando Confirmação ............................................................................. 78
Boletos Pagos ............................................................................................................. 78
Situação do trabalho ................................................................................................... 78
Situação do pagamento............................................................................................... 78
Código da Inscrição .................................................................................................... 78
15. FAQ .......................................................................................................................... 79
15.1. Como alterar o deadline para as submissões de trabalhos? ............................... 79
15.2. Onde são configurados os arquivos que serão aceitos na submissão? .............. 79
15.3. Onde devo definir qual arquivo submetido será entregue ao avaliador?........... 79
15.4. Como configurar o evento para vincular um trabalho a uma inscrição? ........... 79
15.5. Quais cadastros são de preenchimento obrigatório para eventos que contenham
inscrição e pagamento?............................................................................................... 79
15.6. Como faço para impedir novas inscrições – encerrar as inscrições para o
evento?........................................................................................................................ 79
15.6.1. Impedindo que o usuário acesse um determinado tipo de inscrição........... 79
15.6.2. Retirando o botão inscrição e pagamento:.................................................. 79
4
1. ACESSANDO O MÓDULO ADMINISTRATIVO
O módulo administrativo do sistema de Gestão de Eventos Elis II é acessado através do
seguinte link:
http://www.univali.br/elis2
2. EFETUANDO LOGIN NO SISTEMA
A primeira tela apresentada é a de login no sistema, ali deverá ser informado o seu
usuário e senha, que lhe foram previamente enviados.
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3. VISÃO GERAL DO SISTEMA
A seguir será apresentada a interface do sistema, e os itens desta interface que
apresentam a mesma funcionalidade em todos os cadastros e listagens do sistema.
As definições dos termos utilizados no sistema – como, por exemplo, pré-inscritos,
inscritos - encontram-se no Glossário. Caso estiver em dúvida sobre algum termo
utilizado neste manual, favor consultar o glossário, se não encontrar o referido termo,
entre em contato através do e-mail [email protected], para esclarecimento do
termo e o mesmo será adicionado a este manual.
3.1. O sistema
Menu Lateral – Nos menus encontram-se todas as funcionalidades do sistema,
cadastros, listagens, relatórios
Nome da pessoa logada atualmente no sistema – identificação do coordenador do
evento que efetuou login no sistema, para sair do sistema (efetuar logout), clique no link
LOGOUT que encontra-se na navegação superior.
Menu superior – encontram-se os links para ir a página inicial (Home), mapa do siste,
Help da parte administrativa do sistema, senha (alterar sua senha) e logout (sair do
sistema).
6
Evento selecionado – sigla do evento atualmente selecionado. Todas as ações
realizadas no sistema, serão refletidas para este evento.
Parte Central – A parte central apresenta o conteúdo selecionado através do menu ou
da navegação superior.
Pesquisar – neste campo é possível realizar uma pesquisa no sistema. Digite um termo
para pesquisa e clique no botão ok ao lado do campo, serão apresentados os possíveis
locais onde este termo se encontra no sistema.
3.2. Listagens
Ao clicar em um item do menu será exibida uma listagem dos dados já cadastrados
naquele item. A listagem será sempre semelhante a seguinte:
Acima e abaixo das listagens encontram-se os botões para cadastro de um novo item.
Na listagem existe um link em cada item, clicando neste link será apresentado o detalhe
do item.
A coluna ao lado direito (última coluna), sempre apresentará as operações possíveis
para cada item, estas poderão ser edição e exclusão.
Clicando no ícone em forma de lápis, será apresentada a tela para editar o item.
Clicando no ícone em forma de lixeira, será excluído o item, ao clicar neste ícone será
apresentada uma mensagem de confirmação de exclusão, clique no botão ‘OK’ para
efetuar a exclusão.
3.2.1. Listagens com filtros
Em listagens com grande volume de resultados retornados, como as listagens de pessoas
e de trabalhos submetidos, existem filtros que possibilitam encontrar a informação
desejada mais facilmente.
Um ou mais campos do filtro poderão ser preenchidos de acordo com a necessidade da
pesquisa, ou então, manter todos os campos em branco e clicar no botão ‘enviar’ para
exibir a listagem com todas as informações cadastradas para aquele item.
7
A seguir será exibida uma tela com um exemplo de listagem com filtros:
Listagem retornada:
3.3. Cadastros
3.3.1. Como realizar cadastro de informações no sistema
Nas telas de listagens e filtros sempre acima e abaixo do conteúdo
da tela encontram-se os botões para inserir uma nova informação,
os dois botões realizam a mesma operação, estão repetidos acima e
abaixo apenas para facilitar o seu acesso em listagens extensas, não
havendo a necessidade de rolar a tela até o topo ou rodapé para acessar o botão.
8
As telas de cadastro poderão variar conforme o item a ser cadastrado. Todos os
cadastros serão explicados posteriormente.
De uma forma geral serão apresentados campos em branco que deverão ser preenchidos
conforme a necessidade do evento. Nos campos de preenchimento obrigatório, é
apresentado um * ao lado do mesmo.
Sempre após o preenchimento de todos os campos do cadastro, clique no botão
‘inserir’, para efetivar o cadastro das informações.
3.3.2. Formatos de data e hora adotados para o sistema
3.3.2.1. Datas e Horas
As datas seguem sempre o formato de dois dígitos para o dia, dois dígitos para o mês e
4 dígitos para o ano, separados por barras (/), ficando então dd/mm/aaaa.
Horas deverão estar no formato de dois dígitos para a hora e dois dígitos para os
minutos, hh:mm
9
3.3.3. Telas de edição de dados
As telas de edição de dados são acessadas através do ícone que possui o formado de um
lápis. Essas telas são semelhantes as telas de cadastro, com a diferença de que os dados
virão preenchidos, permitindo sua edição, e, ao invés do botão ‘inserir’ aparecerão os
botões ‘alterar’ e ‘excluir’.
Após a alteração dos dados nos campos, deve-se clicar no botão ‘alterar’ para efetivar
a(s) alteração(ões).
Se desejar excluir o registro atual, clique no botão ‘excluir’, será exibida uma
mensagem de confirmação, perguntando se você deseja realmente excluir aquela
informação, clique então no botão ‘OK’ para excluir definitivamente.
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4. PÁGINA INICIAL - HOME
A página inicial do sistema apresenta várias informações relevantes para o controle do
evento, são elas:
•
Gerar website do evento – Clicando no link ‘Criar/Modificar website do
evento’, tem-se acesso ao módulo do sistema em que é possível através de
poucas configurações, gerar um website personalizado para o seu evento,
incluindo personalização de cores, fontes, inserção de imagens de cabeçalho e
fundo da página entre outras características
•
Estatísticas – Dados estatísticos do evento selecionado, apresentando a
quantidade de trabalhos submetidos (se o evento possuir submissão de
trabalhos), quantidade de usuários pré-inscritos e inscritos no sistema,
quantidade de inscrições pagas, aguardando confirmação e não pagas.
•
Deadlines – Aqui são apresentadas as datas limites das submissões de trabalhos
(caso o evento possuir), assim como as datas limites dos tipos de inscrições que
foram previamente cadastradas, se estas datas limites forem menores que a data
atual, as mesmas aparecerão em vermelho, alertando que as inscrições para
aqueles determinados tipos de inscrição ou de trabalhos (submissão), já não
estão mais disponíveis para os usuários acessarem.
•
O que deseja fazer agora? – Atalho para selecionar algumas funcionalidades
que encontram-se também no menu lateral.
•
FAQ – questões freqüentes sobre o sistema e link para o sistema de chamados,
no caso de alguma dúvida que não foi esclarecida através da FAQ e deste
manual, favor abrir um chamado através deste link, ou diretamente acessando a
intranet através do seu navegador, descrevendo a sua dúvida.
Estes dados são dinâmicos, ou seja, estão sempre atualizados. Clicando no botão de
atualizar (reload) do seu navegador (Internet Explorer, Firefox, Netscape) ou apertando
a tecla F5, serão obtidas as informações atuais.
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5. MENUS LATERAIS DO SISTEMA
O sistema apresenta 9 menus, sendo que, destes, 8 estão disponíveis para os
coordenadores dos eventos. São eles EVENTOS, TRABALHOS, INSCRIÇÃO,
AVALIAÇÃO, E-MAILS, FINANCEIRO, RELATÓRIOS e GERAÇÃO DE
DOCUMENTOS que serão explicados detalhadamente a seguir.
O menu ADMINISTRAÇÃO, está disponível somente aos administradores do sistema,
e os coordenadores não visualizarão o mesmo.
6. MENU EVENTO
6.1. Selecionando um Evento
Através do menu EVENTOS / SELECIONAR EVENTO, é
possível selecionar um evento que você tenha acesso.
Será apresentado um filtro ‘exibir conjunto de eventos’,
vindo como padrão os eventos Ativos (que estão acontecendo
ou que ainda não aconteceram) selecionados, e, logo abaixo, a
listagem do(s) evento(s) ativos que você possui acesso.
Clique no título do evento para selecioná-lo.
Para selecionar um evento que já tenha acontecido, selecione
Inativos em ‘exibir conjunto de eventos’ e, na listagem
exibida logo abaixo do filtro, clique no título do evento para
selecioná-lo.
12
6.2. Configurando o evento
13
A tela de configuração do evento é dividida em abas na parte superior do cadastro,
sendo que, cada aba possui um determinado conjunto de configurações.
Dependendo do tipo do seu evento, pode ser que algumas abas não apareçam, por não
haver necessidade de determinadas configurações.
Estas abas podem ser:
•
•
•
•
•
•
Geral – configurações gerais do evento, como nome do evento, e-mail, data de
realização, ....
Dados Pessoais – aqui é possível definir quais dos campos opcionais
apareceram da tela de cadastro de dados pessoais para os usuários.
Trabalho/Avaliação – configurações relativas à parte de submissão e avaliação
de trabalhos.
Inscrição/Pagamento – configurações relativas a inscrição e ao pagamento
Módulos – pode-se definir quais os módulos do sistema estão liberados –
inscrição, pagamento, submissão.
Conf – configuração das próprias abas, podendo selecionar quais estarão
visíveis.
6.2.1. Aba Geral
Nesta aba são definidas todas as características gerais do evento. Os três primeiros
campos são destinados ao nome do evento, na versão em português, inglês e espanhol.
Se o evento for nacional informar somente o campo em português.
No campo sigla deverá ser informada a sigla do evento. Esta sigla é aquela que aparece
sempre no cabeçalho no canto direito, logo abaixo do campo de pesquisa, indicando o
evento que está atualmente selecionado.
Logo em seguinte devem ser informadas as datas de início e de término do evento.
Os campos para local de realização do evento (Local), também podem ser informados
nos três idiomas (português, inglês, espanhol).
No campo e-mail, deverá ser informado o e-mail do evento, que será utilizado para os
usuários entrarem em contato com a(s) pessoa(s) responsáveis pela coordenação. Todos
os feedbacks do sistema (confirmação de pré-inscrição, confirmação de inscrição,
confirmação de submissão de trabalhos) serão enviados para este e-mail. Ele também
será divulgado na página onde são exibidos todos os eventos que estão acontecendo
atualmente na universidade, em http://www.univali.br/eventos, e no website do evento
gerado pelo sistema.
O nome da pessoa responsável pelo evento não é um campo obrigatório, mas, caso
informado aparecerá na página de eventos da universidade e no website do evento.
14
O Fone para contato é uma informação importante, pois ele aparecerá na página de
eventos, no website do evento e nos e-mails enviados através do sistema para os
usuários, sendo um outro canal de comunicação para os usuários entrarem em contato
com os coordenadores do evento.
O campo Fax para contato, poderá ser preenchido opcionalmente.
A URL do evento, é o endereço para acesso ao website do evento, se o evento já
possuir um endereço próprio, deverá ser aqui informado, no caso do evento utilizar o
módulo de geração de websites do sistema Elis II para gerar as páginas, não será
necessário preencher este campo, pois ele será preenchido automaticamente pelo
sistema.
Edição, refere-se à edição do evento, deve ser informado no formato decimal.
O campo Objetivo do evento, é uma breve descrição do evento, sendo opcional o seu
preenchimento.
O tipo do evento é definido na hora da criação do mesmo, e refere-se ao formato geral
do evento, afetando a forma de como ele será exibido ao usuário. Não é necessário
alterar este campo.
O campo Área de conhecimento é utilizado para classificar o evento na página de
eventos da UNIVALI ( http://www.univali.br/eventos ).
Se Exibir evento estiver definido como “sim” a evento será exibido na página de
eventos da UNIVALI.
É evento destaque, se definido como “sim”, colocará o evento com destaque na página
de eventos da UNIVALI.
Os campos Inglês? Português? e Espanhol? definem os idiomas que o evento
possuirá.
Para definir o idioma oficial (em eventos com mais de uma idioma), selecione o idioma
no campo Idioma oficial do evento.
Os campos “Pasta para armazenamento dos trabalhos” e “caminho para os
templates” não devem ser alterados.
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6.2.2. Aba Dados Pessoais
Esta aba serve para definir quais dos campos opcionais deverão aparecer na página de
cadastro dos dados pessoais ao usuário e se os dados para recibo deverão aparecer na
página de inscrição. Também é possível selecionar se será um evento gratuito ou não, o
que afetará a forma de visualização de alguns campos para o usuário, não aparecendo os
campos relativos a valores.
Dados recibo – define se os dados para emissão de recibo aparecerão ou não na página
de inscrição.
Evento gratuito – configura a forma de apresentação dos dados ao usuário, se for um
evento gratuito, os campos relativos a valores não aparecerão ao usuário.
Campos a serem exibidos nos dados pessoais:
Podem ser selecionados aqui os campos opcionais que serão exibidos na tela de cadastro
dos dados pessoais do usuário. São eles: sexo, data de nascimento, nome para
crachá, fone, fax, URL, necessidade especial, instituição.
16
6.2.3. Aba Trabalho/Avaliação
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A aba Trabalho/Avaliação contém as configurações relativas a submissão e avaliação
dos trabalhos. Através dela é possível configurar:
Nº de trabalhos por avaliador – número máximo de trabalhos que será distribuído
para um avaliador
Nº avaliadores por trabalho – número máximo de avaliadores que um trabalho poderá
conter.
Nº máximo de autores por trabalho – Quantidade máxima de autores permitida por
trabalho.
Nº máximo de trabalhos por autor – Número máximo de trabalhos que poderão ser
submetidos por autor.
Disponibilizar resumo – se definido como ‘sim’ os resumos poderão ser
disponibilizados na internet para livre acesso.
Disponibilizar trabalho completo – se definido como ‘sim’ os trabalhos completos
poderão ser disponibilizadas em uma página na internet para acesso livre.
Submissão em duas fases – indica se a submissão de trabalhos para o evento será
realizada em duas fases. Sendo a segunda etapa, mediante aceitação do trabalho na
primeira.
Inscrições vinculadas a trabalhos (uma inscrição por trabalho) – Se é necessário ter
uma inscrição vinculada a cada trabalho submetido.
Texto de ajuda da submissão (How-To) – É apresentado um texto padrão para ajuda
no processo da submissão, que poderá ser alterado, se necessário.
Mensagem para a avaliação – Uma mensagem livre que poderá ser apresentada na
página de avaliação (que os avaliadores possuem acesso). Opcional.
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6.2.4. Aba Inscrição/Pagamento
No campo mensagem para atividades adicionais é possível definir uma mensagem que
aparecerá na tela de inscrição, juntamente com as atividades (mini-curso, palestras,
oficinas, ...)
Banco – Aqui é definido qual banco será utilizado para a geração do boleto (podem ser
o Banco do Brasil ou o Besc), ou então, no caso de depósito bancário qualquer um
deles.
Através do campo Moeda, configura-se qual será moeda oficial do evento, afetando
todas as telas apresentadas ao usuário que contenham valores.
Os campos código do boleto bancário e código do cartão de crédito são gerados
automaticamente pelo sistema e não devem ser alterados.
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Vencimento boleto – aqui é indicada a quantidade de dias para o vencimento do boleto
a partir da data atual.
Atenção – o sistema faz a verificação quando está próximo do dia estipulado para final
da inscrição e vai reduzindo automaticamente a quantidade de dias, conforme o deadline
definido para a inscrição.
Permite cartão de crédito para brasileiros – em eventos internacionais que utilizem o
sistema do cartão Visa para pagamento, é possível definir através deste campo, se os
brasileiros também poderão utilizar o cartão de crédito para pagamento, caso não, os
brasileiros terão acesso somente a pagamento via boleto bancário.
Pagamento com cartão de crédito – especifica se o evento terá pagamento com cartão
de crédito.
Pagamento com boleto bancário – especifica se o evento terá pagamento através de
boleto bancário.
Pagamento com depósito bancário – especifica se o evento terá pagamento com
depósito bancário.
Endereço para pagamento – se necessário informar aqui o endereço para pagamento
6.2.5. Aba Módulos
Aqui podem ser selecionados os módulos do sistema que estão “liberados”, ou seja, que
os usuários conseguirão visualizar.
20
6.2.6. Aba Conf
Através da aba Conf, é possível selecionar quais abas das configurações devem
aparecer ou não. Selecione não para ocultar uma aba e sim para exibi-la novamente.
6.3. Adicionando uma Atividade ( Mini-Curso, Palestra, Oficina, ... )
No item atividades e sessões de apresentação do menu eventos, é possível visualizar,
editar as atividades cadastradas e também inserir novas atividades.
As atividades do evento poderão ser: mini-cursos, palestras, oficinas, entre várias
outras. Estas atividades podem ou não ter inscrição.
21
6.3.1. Inserindo uma nova atividade
Para inserir uma nova atividade,
clique em qualquer um dos
botões ‘novo’, será apresentada a
seguinte tela ao lado, que contém
os seguintes campos:
Atividade (Por), Atividade
(Ing), Atividade (Esp) - nome
da atividade podendo ser
informada nos idiomas
português, inglês e espanhol.
Local (Por), Local (Ing), Local
(Esp) – local de realização da
atividade, podendo ser informado
nos três idiomas.
Sigla – sigla para a atividade
(opcional)
Tipo de atividade – selecione
aqui o tipo que mais se identifica
com a atividade, podendo ser
oficina, palestra, etc...
Duração – duração da atividade,
somente números inteiros.
Tipo da duração – relativo ao
campo anterior, indicando se a
duração é em horas, dias ou
semanas.
Exige inscrição – se definido
como sim, esta atividade
aparecerá para o usuário poder
selecioná-la na página de
inscrição.
Admite submissão de trabalhos
–
Número mínimo de vagas –
quantidade mínima de vagas
permitida
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Número máximo de vagas – quantidade máxima de inscritos permitida para esta
atividade.
Número de vagas preenchidas – quantidade de pessoas que já se inscreveram nesta
atividade. Este campo não deve ser preenchido, pois é preenchido automaticamente pelo
sistema.
Número de vagas confirmadas – quantidade de pessoas que realmente participaram.
Help Contexto – descrição de ajuda ou explicativa sobre a atividade, este campo no
momento está em uso somente para eventos do tipo formação continuada.
Atividade Pai – aqui poderá ser utilizada uma das atividades já cadastradas, para ser a
atividade pai da atual, isso significa que, ao selecionar uma atividade pai na inscrição,
as atividades filhas já estarão todas inclusas, inclusive seus valores.
Forma de seleção das atividades filhas – poderá ser selecionada a forma de seleção
única, onde somente uma atividade filha poderá ser selecionada separadamente (no caso
de não selecionar a atividade pai), ou quaisquer, onde poderão ser selecionadas uma ou
mais atividades.
Possíveis horários da atividade – poderão aqui ser cadastradas as datas e horários que
a atividade acontecerá. Esses dados são utilizados também para exibição da
programação no website gerado para o evento.
Responsáveis pela atividade – aqui são definidos os responsáveis pela atividade e sua
remuneração (caso existir). As pessoas serão selecionadas através do ícone em forma de
lupa e deverão estar previamente cadastradas através do cadastro de pessoas.
6.4. Pessoas
Ao selecionar o item Pessoas do menu eventos, será exibido um filtro que permite
acesso a todas as pessoas já cadastradas no sistema.
23
6.4.1. Filtro de pessoas
A pesquisa de uma pessoa poderá ser através do nome, informando qualquer parte do
nome, por e-mail, pela localização (cidade), por instituição ou então por conjunto de
letras informando no último campo a faixa de letras a ser exibida. Por exemplo, se for
informado de A até B, serão exibidas todas as pessoas que iniciam com a letra A e a
letra B.
6.4.2. Cadastro de uma
nova pessoa
Clicando no botão ‘novo
cadastro’, localizado no
filtro de pessoas, é
possível inserir uma
nova pessoa no sistema.
Devem ser observados
no cadastro os campos
que possuem * ao seu
lado, pois é devem ser
informados
obrigatoriamente.
Os outros dados pessoais
devem ser fornecidos
conforme a necessidade.
24
6.5. Instituições
No item instituições do menu eventos, poderão ser visualizadas e cadastradas novas
instituições. Ao clicar no item, será apresentado o seguinte filtro:
6.5.1. Cadastro de novas
instituições
Na tela de cadastro de
novas instituições, devem
ser fornecidos os seus
dados como nome, nome
fantasia, sigla, dados do
endereço, fone, e-mail,
URL, CNPJ, inscrição
estadual, ramo de atuação.
Na última parte do cadastro
em “Departamentos da
instituição”, podem ser
informados um ou mais
departamentos, como por
exemplo, campus, centros,
etc...
25
6.6. Comissões
O item comissões do menu evento, permite que sejam cadastradas as comissões para o
evento, por exemplo, comissão organizadora, comissão científica, ...
6.6.1. Cadastro de uma nova comissão
No cadastro de uma nova comissão, deverá ser informado o nome da comissão, que
poderá ser nos três idiomas (português, inglês, espanhol) e os membros da comissão,
que deverão estar previamente cadastrados no sistema, através do cadastro de pessoas.
Ao lado de cada campo para cadastro de um novo membro da comissão existem três
ícones:
• Lupa – procurar uma pessoa
• Folha em branco – atalho para cadastro de uma nova pessoa
• Lixeira – remover um membro
26
6.7. Patrocinadores
No item patrocinadores, podem ser adicionados os patrocinadores do evento, clicando
no botão ‘novo’. Esse cadastro é opcional, apenas necessário se os coordenadores
desejarem deixar registrado no sistema os patrocinadores, ou então exibi-los no website
do evento gerado pelo sistema.
6.8. Páginas disponíveis para o website do evento
No item Páginas para site evento, são listadas todas as páginas que o sistema
disponibiliza para o evento, com os seus respectivos links, para utilização em eventos
que possuem página própria, não utilizando a geração de websites que o sistema
disponibiliza (onde as páginas são todas geradas dinamicamente, buscando as
informações do sistema Elis).
Podem ser utilizadas para o website do evento as seguintes listagens / funcionalidades:
•
•
•
•
•
•
•
•
Listagem da comissão organizadora
Listagem das atividades do Evento
Listagem das Sessões Técnicas
Pré-Inscrição e Inscrição no evento
Submissão dos Trabalhos
Listagem dos Trabalhos Submetidos – listagem com filtros para exibir todos
os trabalhos que foram submetidos ao evento, exibindo o status da avaliação
(submetido, aprovado), os trabalhos reprovados não são listados aqui.
Avaliação on-line – página para os avaliadores realizarem a avaliação dos
trabalhos. Nesta página são listados todos os trabalhos que foram distribuídos
para o avaliador, com seus respectivos links para o dowload e os critérios para
avaliação que deverão ser respondidos. O sistema enviará o link por e-mail
diretamente ao avaliador - consultar o item do menu avaliação para detalhes de
como enviar este link da página da avaliação aos avaliadores de trabalhos.
Acompanhamento do status da avaliação pelo autor – através desta página os
autores poderão acompanhar o status da avaliação de seu trabalho.
27
28
7. MENU TRABALHO
Este menu é destinado ao controle / visualização das
informações relativas a submissão de trabalhos.
Caso o seu evento não possuir submissão de trabalhos, esse
menu não será exibido.
7.1. Áreas e Sub-Áreas
No item áreas e sub-áreas do menu trabalhos é exibido um
filtro com as áreas já cadastradas e, ao selecionar uma área,
será exibida a listagem com as sub-áreas da área
selecionada, sendo possível editá-las e excluí-las.
Deverá existir ao menos uma área e sub-área cadastrada,
pois as mesmas são utilizadas para seleção na submissão de
trabalhos.
O usuário visualizará na submissão somente as subáreas, podendo ser cadastrada uma única área geral e então
as sub-áreas que o usuário visualizará.
Fica a critério da coordenação do evento a organização
destes dados, conforme a necessidade do evento.
29
7.1.1. Listagem das Áreas e Sub-áreas
7.1.2. Cadastro de nova Área e Sub-Áreas
Serão cadastradas aqui as possíveis áreas para submissão de trabalhos.
Os três primeiros campos da tela de cadastro de Áreas e Sub-áreas são destinados ao
nome da área, que pode ser fornecido nos três idiomas.
Logo abaixo, no item “Possíveis sub-áreas para esta área”, deverão ser cadastradas
todas as sub-áreas da área atual. Note que existem 3 colunas (português, inglês,
espanhol), onde o nome da sub-área poderá ser fornecido também nos três idiomas, se
necessário.
30
7.2. Tipos de Trabalhos
O item tipos de trabalhos define os tipos de trabalhos que serão utilizados na página de
submissão. Para cada tipo de trabalho cadastrado pode-se definir um deadline (data
limite) diferente.
31
7.2.1. Cadastrando um novo tipo de trabalho
No cadastro dos tipos de trabalhos, deverão ser informados:
•
•
•
•
32
descrição – do tipo do trabalho (ex. apresentação oral, pôster, ...) que poderá ser
informado em português, inglês e espanhol
normas - caso existirem poderão ser definidas neste campo, também nos três
idiomas se houver necessidade
deadline – aqui é definida a última data para submissão de trabalhos neste tipo
de trabalho.
tipo de trabalho -
7.3. Arquivos aceitos
Através do item arquivos aceitos é possível configurar os arquivos que serão aceitos na
submissão.
Poderá ser definido qual o tipo do arquivo que será solicitado na submissão, (figura,
fotografia, trabalho completo, resumo, arquivo, trabalho sem autores), se será
obrigatório o fornecimento do arquivo (obrigatoriedade do arquivo), o número máximo
de arquivos deste tipo, se o arquivo será enviado para o avaliador (versão para
avaliador) e as extensões do arquivo aceitas – formato do arquivo (doc, pdf, zip, htm,
jpg, ...).
33
7.4. Consultar submissões
No item consultar submissões do menu trabalhos, é possível consultar todos os
trabalhos que já foram submetidos para o evento. Ao clicar neste item é apresentado um
filtro com vários campos que podem ser utilizados para localizar um trabalho
específico. Deixando todos os campos em branco e clicando no botão enviar, serão
listados todos os trabalhos que já foram submetidos.
Dentre as possíveis opções para filtragem, estão código do trabalho, título, situação do
trabalho (se o mesmo está com a situação de submetido, aprovado, reprovado ou
publicado), sub-área, autor (digitar uma parte do nome do autor, e o sistema irá
localizar), data de submissão entre outros.
O campo exibir somente trabalhos submetidos para a segunda etapa, pode ser utilizado
em eventos que foram configuradas para utilizarem duas etapas de submissão de
trabalhos, para exibir somente os trabalhos da segunda etapa.
34
Ao clicar no botão ‘enviar’ será exibida a listagem com os trabalhos que atendem as
informações fornecidas no filtro. Nesta listagem são apresentados o código do trabalho,
o título do trabalho, os autores, a data de submissão e o ícone de lápis que permite a
edição do trabalho atual. Um asterisco ao lado do nome do autor, indica que aquele
autor será o apresentador do trabalho.
7.5. Alterando os dados de um
trabalho
É possível editar as informações
de um trabalho clicando no ícone
lápis, que aparece na última
coluna da listagem dos trabalhos.
Será apresentada uma tela com
todos os dados do trabalho para
edição.
35
7.5. Apresentadores
O item apresentadores lista o nome dos apresentadores de trabalhos e o trabalho que
será apresentado, sendo possível filtrar mostrando somente os apresentadores de
trabalhos aprovados.
7.6. Trabalhos da Univali
Aqui são exibidos os trabalhos em que ao menos um dos apresentadores pertence a
UNIVALI, sendo o controle realizado através do e-mail, verificando os autores que
possuem e-mail terminado em @univali.br
36
7.7. Trabalhos por extensão
Listagem dos trabalhos submetidos com filtros por extensão do arquivo submetido e
tipo do trabalho.
7.8. Trabalhos com País
Listagem dos trabalhos submetidos juntamente com o país.
37
7.9. Trabalhos Vinculados
Se o evento foi configurado para vincular trabalhos a inscrições, nessa listagem será
possível verificar os trabalhos que estão vinculados a inscrições, e o nome da pessoa a
qual a inscrição está vinculada ao trabalho, bem como, a situação do pagamento.
7.10. Situação Pgto / Área
O item situação pgto / área, exibe a listagem dos trabalhos com as áreas para qual eles
foram submetidos.
38
8. MENU INSCRIÇÃO
8.1. Tipos de Inscrição
No item tipos de inscrição podem-se cadastrar os possíveis tipos de inscrição para o
evento. Os tipos de inscrição podem ser, por exemplo, participantes, estudantes,
professores, ...
Para utilizar a inscrição e/ou submissão que o sistema disponibiliza, deve-se cadastrar
ao menos um tipo de inscrição.
8.1.1. Cadastro de novos tipos de inscrição
No cadastro de um novo tipo de inscrição, deve ser informada a descrição (podendo ser
nos três idiomas), o campo exige curriculum, vinculado a outra inscrição e exige senha
intranet são opcionais. A seguir é descrito o uso destas três opções:
Exige curriculum – se for necessário o envio de curriculum da pessoa que está
inscrevendo-se no evento, selecionar ‘sim’ neste campo. Será exibido um campo na
página da inscrição para selecionar o curriculum.
Vinculado à outra inscrição – se o tipo de inscrição for para acompanhantes, informar
‘sim’ nesta opção.
Exige senha intranet – se um determinado tipo de inscrição exigir o código da intranet,
para validar se a pessoa pertence realmente a universidade.
39
8.2. Preços do Evento
Em preços do evento, serão definidos os valores e datas limite para cada tipo de
inscrição previamente cadastrado.
Através das datas limites aqui informadas, o sistema controla:
•
•
40
os valores que deverão ser exibidos na página da inscrição
se o tipo de inscrição deverá ser exibido ou não na página da inscrição
8.2.1. Adicionando preços para o evento conforme tipos de inscrição
Para inserir preços para o evento, selecione o tipo de inscrição e no item “datas limite e
preços” deverão ser inseridas as datas e valores para o tipo de inscrição atualmente
selecionado.
8.3. Preços de Atividades
Para eventos com a necessidade de atividades pagas (mini-cursos, palestras, oficinas,
...), deverão ser inseridos através deste item os valores e datas limites das atividades.
41
8.3.1. Adicionando preços para atividades conforme os tipos de inscrição
Para cadastrar os valores das atividades, as mesmas deverão estar previamente
cadastradas através do item Atividades e Sessões de Apresentação do menu eventos.
Na tela de cadastro dos valores das atividades, deverá ser selecionada a atividade, o tipo
de inscrição e então a(s) data(s) e o(s) preço(s), para cada atividade que houver a
necessidade de informar um (ou mais) valor para a inscrição.
8.4. Questões
Este item serve para adicionar as questões de pré-inscrição e inscrição, que serão
apresentadas na página ao usuário se houverem dados aqui cadastrados.
42
8.4.1. Adicionando questões da pré-inscrição e inscrição
O primeiro item do cadastro de questões é o Tem resposta livre. Se informado ‘sim’,
aparecerá um campo para a pessoa digitar a sua resposta, caso contrário, deverão ser
informadas as Possíveis respostas para a questão para que o usuário selecione uma
destas respostas.
Informar em É Questão da Pré-Inscrição e É Questão da Inscrição, se ela será da
pré-inscrição ou da inscrição.
Em Descrição da Questão, a questão poderá ser informada em português, inglês e
espanhol.
Se desejar que o usuário selecione respostas pré-definidas ao invés de digitá-la, informe
as respostas em Possíveis respostas desta questão.
43
8.5. Cotações do Dólar
Para eventos internacionais que utilizem o dólar como moeda oficial, a taxa do dólar
poderá ser informada aqui.
8.6. Bandeiras Aceitas
Através do item bandeiras aceitas, poderão ser informadas as bandeiras de cartão de
crédito que serão aceitas no evento. Atualmente o sistema possui suporte somente a
pagamento através de cartão de crédito VISA.
8.6.1. Adicionando nova bandeira ao evento
Para adicionar uma nova bandeira de cartão de crédito, selecione o nome do cartão e
clique em inserir e a bandeira será associada ao evento.
44
8.7. Nova Inscrição
Através desta opção é possível inserir uma nova inscrição pelo módulo administrativo.
8.8. Alterar Inscrição e Confirmar Pagamento
Através destas opções é possível efetuar baixas de pagamento, para casos especiais.
As baixas dos pagamentos realizados com boleto bancário ou cartão de crédito são
feitas automaticamente pelo sistema.
Para realizar a baixa de um pagamento ou alterar os dados de uma inscrição, selecione
no filtro o nome da pessoa inscrita (pré-inscritos não serão exibidos aqui) ou número da
inscrição, podem também ser filtrados por inscrição não paga, paga ou independente da
situação do pagamento.
Ao clicar no botão enviar será exibida a tela com os detalhes da inscrição, um campo
onde poderá ser alterada a data de baixa do pagamento, campo para alterar o valor pago
em real (se por algum motivo houver a necessidade de alterar o valor pago ), botões
para alterar a situação do pagamento e um botão para alterar a inscrição.
45
8.8.1. Alterando a data de baixa de um pagamento
Se for necessário alterar a data de baixa de um pagamento, informe a data no campo
Data Baixa do Pagamento.
8.8.2. Alterando a situação do pagamento
Nos três campos do item SITUAÇÃO DO PAGAMENTO, pode-se alterar a situação
do pagamento. Clique no botão correspondente a situação que deseja alterar e será
exibida abaixo onde diz Situação atual do Pagamento, para a situação selecionada.
Não é possível alterar as inscrições em que a situação atual do pagamento conste
como PAGO. O botão ‘alterar a inscrição’ não terá efeito neste caso.
46
8.8.3. Alterando os dados de uma inscrição
Para alterar os dados de uma inscrição, clique no botão ‘Alterar a Inscrição’. Será
exibida uma tela onde poderão ser alterados os dados da inscrição da pessoa atualmente
selecionada, como data da inscrição, tipo de inscrição, atividades selecionadas, efetuar
um desconto no valor total do evento.
47
8.8.3.1. Efetuando um desconto no valor total da inscrição
Através do campo DESCONTO, pode-se informar um valor para ser descontado do
total da inscrição.
8.9. Pré-Inscritos e Inscritos
O item Pré-inscritos e Inscritos apresenta uma listagem com todas as pessoas préinscritas e inscritas no evento, exibindo o número de inscrição, nome da pessoa, data de
inscrição e situação do pagamento.
48
9. MENU AVALIAÇÃO
O processo de avaliação consiste em definir as pessoas que serão os avaliadores
associando-os as sub-áreas que foram previamente cadastradas para o evento.
Após devem ser inseridos os critérios de avaliação que são perguntas que poderão ou
não ter respostas pré-definidas, e que aparecerão na página que o avaliador acessará
para que o mesmo avalie o(s) trabalho(s) conforme esses critérios.
Estando definidos os avaliadores e os critérios de avaliação, deverão então, ser
distribuídos os trabalhos para os avaliadores.
O passo seguinte é comunicar aos avaliadores a página que os mesmos deverão acessar
para avaliar os trabalhos, onde o sistema enviará para o e-mail de cada avaliador o link
para acesso a página da avaliação, necessitando o avaliador entrar com sua senha (do
sistema Elis).
Após enviado link para os avaliadores, poderão ser verificados no sistema os pareceres
dos mesmos, para na seqüência definir a situação de cada trabalho - se aprovado ou
reprovado.
Definidas as situações de cada trabalho, através do item comunicar resultados, o
sistema encaminhará aos autores um e-mail comunicando a situação do seu trabalho.
9.1. Avaliadores
No item avaliadores é possível visualizar e cadastrar novos avaliadores, associando-os
as áreas do evento dos trabalhos que eles farão a avaliação.
49
9.1.1. Associando avaliadores as sub-áreas do evento (adicionando avaliadores)
Para adicionar um avaliador associando-o a uma sub-área, selecione a sub-área desejada
e digite o nome do avaliador na caixa de texto abaixo. Se o avaliador ainda não constar
no sistema ele poderá ser adicionado clicando no ícone no formato de uma folha em
branco ao lado da caixa de texto, ou então através do menu evento item pessoas. Clique
em seguida no botão ‘inserir’.
9.2. Critérios de Avaliação
Através deste item
poderão ser
visualizadas e
adicionadas as
perguntas (critérios de
avaliação) que o
avaliador deverá
responder como
avaliação do trabalho.
As respostas dos
critérios cadastrados
poderão ou não ser
livres.
50
9.2.1. Cadastrando os critérios de avaliação
Os três primeiros campos do cadastro de critérios de avaliação servem para inserir o
nome do critério em português, inglês (opcional) e espanhol (opcional).
O campo ‘Utilizado para a média?’ indica se o critério atual será ou não utilizado para
cálculo da média.
Na parte ‘Possíveis respostas para este critério’ podem ser informadas respostas prédefinidas que o avaliador poderá selecionar. Se não for informada nenhuma resposta
aparecerá um campo em branco para o avaliador digitar um resposta livre para o
critério. A coluna PESO deve ser informada para cada resposta, se o critério for
utilizado para cálculo da média.
51
9.3. Distribuir Trabalhos
Através deste item serão associados os trabalhos aos avaliadores. É exibido um filtro
sendo possível apresentar somente os trabalhos não distribuídos e também sendo
possível selecionar os trabalhos por área.
Abaixo é exibida uma listagem dos trabalhos que já foram submetidos e que atendem ao
filtro selecionado, mostrando o código do trabalho, seu título e se o trabalho já foi ou
não distribuído.
Para distribuir um trabalho a um ou mais avaliadores, clique no título do trabalho (na
listagem dos trabalhos) que deseja distribuir.
Será exibida uma tela
com os nomes dos
avaliadores que foram
associados a área que o
trabalho selecionado
pertence, com uma
caixa para seleção ao
seu lado esquerdo.
Clique no(s)
avaliador(es) que
deverão realizar a
avaliação deste trabalho
e clique no botão
confirmar.
52
9.4. Comunicar avaliadores (enviar trabalhos para os avaliadores)
Estando os trabalhos distribuídos aos avaliadores o próximo passo será enviar o link
para acesso a página onde será possível avaliar os trabalhos que foram distribuídos para
eles.
Ao clicar neste item será apresentado um filtro para selecionar a sub-área desejada ou
apresentar todos os trabalhos, clicando no botão ‘enviar’ será apresentados campos para
configurar o e-mail que será enviado aos avaliadores e logo abaixo a lista de todos os
trabalhos que ainda não foram enviados aos avaliadores.
53
9.4.1. Configurando o texto do e-mail a ser enviado aos avaliadores
Clicando no botão ‘alterar texto do e-mail’, será apresentada uma tela onde é possível
alterar o texto padrão do e-mail a ser enviado aos avaliadores nos três idiomas.
Note que, acima dos campos para alterar o texto do e-mail, são explicadas as tags que o
sistema irá substituir automaticamente o seu conteúdo, que aparecem entre colchetes - [
], sendo possível mantê-las ou retirá-las do texto do e-mail se houver necessidade. A
única tag que deverá ser obrigatoriamente mantida é a tag [pagina] que irá inserir o link
para acesso a página de avaliação.
Após efetuar as alterações necessárias clique no botão ‘alterar’.
54
9.4.2. Adicionando anexos ao e-mail a ser enviado para os avaliadores
Poderá ser adicionado um ou mais anexos ao e-mail que será enviado aos avaliadores.
Para adicionar um anexo clique no botão ‘adicionar anexos’, será apresentada uma
janela para selecionar o anexo desejado (o seu navegador deverá permitir acesso a
janelas pop-up para o site do sistema Elis II) selecione o anexo e clique no botão OK, na
lista dos anexos será exibido o nome do arquivo que foi selecionado.
Para excluir algum anexo, clique no nome do arquivo na lista e em seguida no botão
‘excluir arquivo anexo’.
9.4.3. Enviando os e-mails para os avaliadores
Estando o texto do e-mail correto e os trabalhos a serem enviados selecionados, clique
no botão ‘enviar’ e serão enviados os e-mails aos avaliadores.
ATENÇÃO:
Clique somente uma vez no botão enviar e aguarde, este processo poderá demorar
dependendo da quantidade de e-mails e do tamanho do(s) anexo(s) (caso existirem) a
serem enviados. Após o término do envio será exibida uma mensagem dizendo que os
e-mails foram enviados com sucesso.
9.5. Consultar pareceres
O item Consultar pareceres permite consultar o parecer dos avaliadores que já
realizaram a sua avaliação. Será apresentado um filtro sendo possível selecionar uma
sub-área, autor, código do trabalho, data submissão ou palavra-chave do trabalho.
Clicando no botão enviar do filtro, será retornada uma listagem com o código do
trabalho, o título, os autores e a data de submissão.
55
Os trabalhos que já foram avaliadas apresentarão um link no seu título, clicando neste
link serão exibidos os avaliadores deste trabalho.
Nos avaliadores que já realizaram sua avaliação, existirá um link em seu nome, clicando
no link será exibido o parecer daquele avaliador.
9.6. Aprovar Trabalhos
Após verificados os pareceres dos avaliadores para os trabalhos poderá ser definida a
situação de cada trabalho clicando no item aprovar trabalhos. Será apresentado um
filtro onde poderão ser escolhidas opções para filtragem.
56
Clicando no botão enviar, na tela apresentada, será exibida uma listagem contendo o
código, título do trabalho, autores, data submissão e a situação ( nesta última coluna
será possível definir a situação de cada trabalho ). Acima da listagem existe um filtro
para exibir trabalhos conforme a situação.
É possível mudar a situação de todos os trabalhos para aprovado ou reprovado, através
dos itens aprovar todos e reprovar todos.
Clique então no botão ‘atualizar todos’ para alterar a situação dos trabalhos.
Clicando no botão Atualizar situação dos trabalhos NÃO APROVADOS todos os
trabalhos cuja situação não é de aprovado vai ser modificado para reprovado.
9.7. Comunicar Resultados
Através do item
comunicar resultados é
possível enviar aos
autores um e-mail
comunicando a situação
do seu trabalho (se
aprovado ou reprovado),
utilize o filtro para
exibir os trabalhos
desejados.
57
9.7.1. Comunicando a situação do trabalho aos autores
Na tela para comunicar a situação do trabalho aos autores enviará e-mail aos aprovados
e reprovados, sendo possível configurar o e-mail dos aprovados e reprovados
separadamente.
Na coluna do lado esquerdo configura-se o e-mail a ser enviado aos aprovados e no lado
direito aos reprovados, o texto do e-mail pode ser alterado conforme explicado
anteriormente no item 9.4.1.
Logo abaixo dos campos para configurações dos e-mails são listados os trabalhos,
acima desta listagem existem opções para marcar todos os trabalhos e desmarcar todos
os trabalhos para os quais deverá ser enviado o e-mail de comunicação da situação. Se
preferir pode-se marcar cada trabalho individualmente, clicando no campo que localizase última coluna (Enviar e-mail) na listagem dos trabalhos. Somente será enviado e-mail
para os trabalhos que estiverem com esse campo selecionado.
Após configurar os e-mails e selecionar os trabalhos clique somente uma vez no botão
‘enviar’ para enviar os e-mails e AGUARDE, ESSE PROCESSO PODERÁ
DEMORAR DEPENDENDO DA QUANTIDADE DE E-MAILS A SEREM
ENVIADOS.
58
9.8. Consultar Médias
Se nos critérios de avaliação, foram definidos critérios a serem utilizados para a média,
a mesma poderá ser verificada através deste item, com a possibilidade de exibir por subáreas. São consideradas, no máximo, as médias de quatro avaliadores.
Na listagem constam as médias de cada um dos avaliadores que já enviaram seus
pareceres e a última coluna é a média geral (soma da média dos avaliadores divido pela
quantidade de avaliadores que enviaram os seus pareceres).
Abaixo da listagem é exibida a média geral dos trabalhos submetidos para a sub-área
selecionada.
9.9. Consultar Avaliadores
Neste item são exibidos todos os avaliadores e a quantidade de trabalhos que foram
distribuídos a cada um deles.
59
Clicando no nome do avaliador, serão exibidos os trabalhos que foram distribuídos para
ele.
9.10. Avaliadores / Sub-Áreas
Aqui pode-se verificar as sub-áreas que os avaliadores pertencem (que foram associadas
através do item 9.1. )
60
9.11. Avaliadores / Trabalhos
Listagem com o nome do avaliador, os trabalhos que foram distribuídos a ele e a data de
avaliação. Clicando no título do trabalho será exibido o parecer do avaliador para o
trabalho.
61
10. MENU E-MAILS
Através do menu e-mails é possível comunicar-se com os inscritos, pré-inscritos,
autores, enviando e-mails personalizados. Também é possível consultar os e-mails que
foram enviados e exibir uma mailing-list para importação em um programa de correio
eletrônico.
10.1. Enviar
O sistema permite o envio de e-mails personalizados para conjuntos de pessoas
associadas de alguma forma ao evento.
Informe os dados do e-mail e o conjunto de pessoas (campo Enviar e-mails para) a ser
enviado o e-mail e clique no botão ‘Enviar E-mails’.
62
10.2. Consultar Enviados
Todos os e-mails que foram enviados através do item anterior poderão ser visualizados
aqui, é exibido um filtro para localizar facilmente o(s) e-mail(s) enviado(s), ou,
deixando os campos em branco, serão trazidos todos os e-mails enviados.
Ao clicar no botão enviar serão exibidos os detalhes dos e-mails enviados: nome
completo da pessoa que enviou o e-mail, data de envio, tipo do e-mail (para quem foi
enviado), tipo da pessoa, assunto do e-mail.
63
10.3. Mailing List
No item mailing-list serão exibidos o nome completo e e-mail das pessoas associadas ao
evento conforme o filtro selecionado, caso seja necessário para importação em algum
programa (ex. de correio eletrônico, word, ...). Selecione o filtro e abaixo serão listadas
as pessoas que atendem ao item do filtro selecionado.
64
11. MENU FINANCEIRO
Através deste menu podem ser checados os boletos que foram gerados, uma listagem
detalhada dos valores dos pagamentos (totais pagos, não pagos, aguardando
confirmação, total geral), cadastro de recursos do evento.
11.1. Recursos
Poderão ser adicionados recursos para o evento como, por exemplo, patrocínio, etc...
Esse cadastro é somente para controle administrativo (registro de recurso), não é
utilizado em outras partes do sistema.
11.2. Pagamentos
Ao clicar neste item será aberta uma nova janela com todos os detalhes de pagamento,
exibindo as pessoas que estão inscritas, valores do evento, das atividades selecionadas,
valor total da inscrição por pessoa, valor total de inscrições pagas, valor total de
inscrições aguardando confirmação, valor total de inscrição não pagas, valor total geral
de boletos emitidos.
65
11.3. Boletos Bancários
Neste item será apresentada uma listagem de todos os boletos já emitidos até o
momento. Na listagem consta o código da inscrição, nome da pessoa, número do boleto,
data de emissão do boleto, data de vencimento do boleto, tipo da inscrição e a situação
do pagamento.
É possível filtrar os dados que serão exibidos na listagem, por situação do pagamento.
OBS: O usuário poderá gerar um novo boleto a partir do momento em que venceu o
anterior.
66
12. MENU RELATÓRIOS
Este menu contém vários relatórios sobre o evento, como, por exemplo, as pessoas que
estão pré-inscritas, inscrições por país, questionários, todos os inscritos, inscrições por
tipo, inscrições por atividade, ....
12.1. Todos os Pré-Inscritos
São exibidas todas as pessoas que estão pré-inscritas no evento.
12.2. Pré-Inscritos por País
É exibido um filtro com o(s) país(es) das pessoas que inscreveram-se no evento.
Selecione o país desejado e serão exibidas as pessoas pré-inscritas daquele país.
12.3. Estatísticas Questões
Serão exibidas as questões cadastradas e as suas respostas, trazendo a quantidade de
pessoas que responderam a cada questão e a cada resposta.
12.4. Consultar Questionário
Através deste item é possível consultar as respostas de uma pessoa específica. Informe
no filtro uma parte do nome da pessoa, o sistema exibirá o nome das pessoas que
correspondem ao nome digitado. Selecione a pessoa, clique no botão ‘enviar’ e será
exibido o questionário que a pessoa respondeu.
12.5. Cruzar Questões
Neste item é possível cruzar questões selecionando as questões e respostas desejadas e
exibindo as pessoas que atendem as condições selecionadas.
67
12.6. Cruzar Questão/Trabalho
Selecione a questão e resposta desejada e serão exibidas as pessoas que atendem
responderam conforme o item selecionado e os trabalhos que foram submetidos por ela.
12.7. Todos os Inscritos
Exibe todas as pessoas inscritas no evento. Na listagem constam o número da inscrição,
nome da pessoa, a data da inscrição e a situação do pagamento.
68
12.8. Inscrições por Tipo
Nesta listagem são exibidos o total de inscritos, total pagos, total não pagos, total
aguardando confirmação por tipo de inscrição cadastrados para o evento (veja como
cadastrar os tipos de inscrição no item 8.1.).
Clicando no título do tipo de inscrição serão exibidas as pessoas inscritas que
selecionaram na sua inscrição este tipo de inscrição.
12.9. Inscrição por Atividade
Este item exibe todas as atividades que foram cadastradas para o evento e, estatísticas
para cada atividade: total de inscritos, total de pagos, total não pagos, total aguardando
confirmação.
Clicando no título da atividade serão exibidas as pessoas inscritas nesta atividade.
69
12.10. Inscrições por País
Será exibido um filtro com os países das pessoas inscritas no evento. Selecione o país
desejado, clique no botão enviar e serão exibidas as pessoas inscritas que pertencem ao
país selecionado.
12.11. Inscrições por Estado
Semelhante ao item 12.10 (item anterior), com
a diferença que poderá ser selecionado
também o estado.
70
12.12. Acompanhantes
Se algum tipo de inscrição foi configurado para acompanhantes (Vinculado à outra
inscrição no item 8.1.1.), essa listagem exibirá os acompanhantes e o titular a que está
vinculado.
12.13. Estatística
Este item exibirá estatísticas de participantes por estado e participantes por instituição.
71
13. MENU GERAÇÃO DE DOCUMENTOS
No menu geração de documentos é possível gerar recibos, certificados (parte central),
listagens de presença e crachás.
13.1. Certificados
O item certificados gera um documento no formato PDF, com o conteúdo especificado
no filtro e nas configurações definidas. É gerada somente a parte central do certificado
que deverá ser impressa em um modelo com o layout já pré-impresso.
No filtro para os certificados poderão selecionados os tipos de certificado, tipo do
trabalho, código do trabalho (para gerar somente para um trabalho específico) e por
autores de trabalho, informando uma faixa de letras iniciais do mesmos (ex. todos os
autores que o seu nome inicie com a letra A, informe nesta opção A até A).
Os tipos de certificado podem ser:
• apresentação de trabalho – para os autores que submeteram trabalhos
• comissão organizadora – para as pessoas que fazem parte da comissão
organizadora (cadastro item 6.6.1.)
• avaliador – para as pessoas que avaliaram trabalhos
• participação no evento – participantes do evento em geral (inscritos no evento
e que o situação do pagamento consta como pago)
• atividades (mini-curso) – somente para pessoas inscritas em determinada
atividade.
• palestrante – somente para palestrantes (pessoas que constam como
responsáveis por atividades)
• instrutor mini-curso – semelhante ao item palestrante
• trabalhos - autores que possuem trabalhos com a situação aprovado ou
publicado.
Clicando no botão enviar será exibida uma janela para a configuração do conteúdo do
certificado. Ali poderão ser definidos:
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Se for um certificado para apresentação de trabalho, a primeira opção será para
selecionar para quem será gerado o certificado: somente apresentador, somente primeiro
autor ou um para cada autor do trabalho.
Logo abaixo poderão ser realizadas configurações do certificado como tamanho da
página, margens do texto, fonte, espaçamento entre linhas, cor do texto e o texto do
certificado (observe as tags que o sistema irá substituir automaticamente como, por
exemplo, [apresentador] – o nome do autor, [titulo] – titulo do trabalho, [evento] –
nome do evento, etc.). Após definir as configurações clique no botão ‘gerar certificados’
para gerar o documento PDF.
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13.2. Recibos
Através desta opção poderão ser gerados recibos para os participantes do evento.
No filtro poderão ser selecionados:
• Gerar - se será gerado recibo em duas vias no formato PDF ou mala direta para
utilização no Word, por exemplo.
• Conjunto de pessoas - especificar o conjunto de pessoas para qual deverão ser
gerados os recibos
• Gerar para usuários que desejam a emissão - se deve ser gerado somente
para os usuários que desejam a emissão (que selecionaram esta opção durante a
sua inscrição).
• Por pessoa – pode ser selecionado o nome de uma pessoa para gerar um recibo
somente para esta pessoa.
• Por código do trabalho – para gerar recibos para todos os autores de um
trabalho.
• Por título de trabalho – semelhante a opção por código do trabalho.
Ao clicar no botão enviar será apresentada uma tela para configurar o recibo, com as
seguintes opções:
•
•
•
•
•
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Referente a – por padrão traz o nome do evento, é possível especificar outro se
necessário.
Recebi de – por padrão traz o nome da(s) pessoa(s), conforme os filtros
especificados, sendo possível definir também especificar um nome se
necessário.
Valor – por padrão traz do banco de dados, se necessário pode ser especificado
um valor diferente.
Configurações do cabeçalho – aqui é possível definir uma imagem que
aparecerá no lado esquerdo, um no lado direito e o texto entre elas.
Texto do rodapé – texto que aparecerá no rodapé do recibo (1 linha somente).
Ao clicar em ‘gerar recibos’ será gerado um documento PDF exibindo os recibos
conforme as configurações e os filtros selecionados.
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13.3. Crachás
Através deste item serão exibidos os dados para geração de mala direta no Word, por
exemplo, conforme os filtros selecionados.
13.4. Listagens de presença
Com o item listagem de
presença, poderá ser
gerados vários tipos de
listagens de presença,
podendo ser: lista de
presença (por atividade),
retirada de certificado (por
atividade), situação do
pagamento, retirada de
material, retirada de
certificado geral e controle
de freqüência dos autores.
Caso for selecionado o tipo de listagem ‘lista de presença (por atividade)’ ou
‘retirada de certificado (por atividade)’, deverá ser selecionado um tipo de atividade,
para poder gerar a listagem.
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Após clicar no botão ‘enviar’, será exibida uma janela solicitando o texto do cabeçalho,
este texto é opcional, podendo ser mantido em branco.
Clique no botão gerar listagem e será gerado um documento no formato PDF da
listagem solicitada.
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14. GLOSSÁRIO – TERMOS DO SISTEMA UTILIZADOS NESTE MANUAL
Login no sistema – É preciso para obter acesso ao sistema. O login é realizado
informando seu usuário e senha, estando estes dados corretos, você poderá acessar o
sistema.
Logout no sistema – Sair do sistema, não permitindo que outra pessoa venha a acessálo, através do seu computador.
Inscritos – São os usuários que realizaram a pré-inscrição (cadastro dos dados
pessoais), e selecionaram os seus dados da inscrição, confirmando o seu tipo de
inscrição, atividades – mini-cursos, oficinas, ...., oferecidas pelo evento. Os inscritos
não necessariamente efetuaram a geração de um boleto bancário.
Pré-inscritos – São os usuários que cadastraram os seus dados pessoais.
Boletos Aguardando Confirmação – São aqueles boletos gerados, mas que ainda não
foram pagos ou não o sistema financeiro ainda não realizou a baixa no sistema Elis II.
Boletos Pagos – São aqueles que já efetuaram pagamento. Após um boleto estar com a
situação de pago, não é possível qualquer tipo de alteração na inscrição do usuário que o
gerou.
Situação do trabalho – indica qual é a situação atual de um trabalho submetido ao
sistema, sendo as seguintes situações possíveis:
- submetido - trabalho submetido ao evento
- aprovado - trabalho aceito
- reprovado - trabalho não aceito
- publicado – situação dos trabalhos que poderão constar em anais do evento – sendo
que previamente o trabalho foi aprovado e inscrição foi paga (se o evento exigir).
Situação do pagamento – como encontra-se a situação do pagamento da inscrição de
uma determinada pessoa, podendo ser:
- não pago – não foi gerado boleto, ou utilizado cartão Visa
- aguardando confirmação – aguardando o retorno do financeiro
- pago – inscrição paga.
Código da Inscrição – código único gerado pelo sistema para cada pessoa que realiza a
sua inscrição. Quando a pessoa inscreve-se é enviado um e-mail de confirmação para
ela e para o coordenador do evento, com esse código.
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15. FAQ
15.1. Como alterar o deadline para as submissões de trabalhos?
R: Através do item tipos de trabalhos do menu trabalhos é possível definir a data
limite para a submissão de trabalhos.
15.2. Onde são configurados os arquivos que serão aceitos na submissão?
R: Através do menu trabalhos, item arquivos aceitos, poderão ser realizadas várias
configurações para os arquivos aceitos
15.3. Onde devo definir qual arquivo submetido será entregue ao avaliador?
R: Através do menu trabalhos, item arquivos aceitos, opção versão para avaliador.
15.4. Como configurar o evento para vincular um trabalho a uma inscrição?
R: Para exigir que trabalhos sejam vinculados a uma inscrição, selecione no menu
evento a opção configurar evento e na aba trabalhos/avaliação selecione ‘sim’ na
opção Inscrições vinculadas a trabalhos (uma inscrição por trabalho).
15.5. Quais cadastros são de preenchimento obrigatório para eventos que
contenham inscrição e pagamento?
R: Após a configuração do evento, o único cadastro obrigatório é o de tipos de
inscrição.
15.6. Como faço para impedir novas inscrições – encerrar as inscrições para o
evento?
R: Pode ser realizado de duas formas:
15.6.1. Impedindo que o usuário acesse um determinado tipo de inscrição:
No cadastro dos valores para as inscrições (item 8.2. Preços do Evento ) são definidas
as datas limite, se a última data ali informada for menor que a data atual, o sistema
automaticamente impede as inscrições para aquele determinado tipo de inscrição, sendo
exibido ao usuário uma mensagem dizendo que o prazo para esse tipo de inscrição está
encerrado. Altere (item 8.2.) a data limite do tipo de inscrição desejado informando uma
data menor que a atual.
15.6.2. Retirando o botão inscrição e pagamento:
Através do item 6.2.5. Aba Módulos podem ser definidos quais módulos (botões)
estão liberados ao usuário. Para retirar a inscrição e pagamento selecione “não liberado”
para esses dois campos.
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