GESPÚBLICA
GESPÚBLICA
Núcleo Rio de Janeiro
Programa Qualidade Rio
Caderno Gerencial nº 2
Reunião como Ferramenta Administrativa
Rio de Janeiro
2008
SUMÁRIO
Apresentação
Página
3
1
OBJETIVO
4
2
ORIENTAÇÕES BÁSICAS
4
NÃO CONVOQUE REUNIÕES QUANDO
CONVOQUE REUNIÕES PARA
REÚNA-SE COM PESSOAS QUE
EVITE OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS
AO PARTICIPAR DE UMA REUNIÃO TENHA SEMPRE EM MENTE
O SEGUINTE
COMO TRABALHAR EM GRUPO
4
4
4
4
3
A ARTE DE SABER OUVIR
6
4
TÉCNICAS DE CONTROLE APROPIADAS
7
UM INTEGRANTE FALA DEMAIS
UM INTEGRANTE NÃO PARTICIPA
UM INTEGRANTE DOMINA
INTEGRANTES PARTICIPAM DE CONVERSAS PARALELAS
UM INTEGRANTE MANIFESTA DISCORDÂNCIA
OBSTINADAMENTE
UM INTEGRANTE SE DETÉM CONFUSAMENE EM UM PONTO
UM INTEGRANTE TORNA-SE UM CONTESTADOR CRÔNICO
(ABUSA)
UM INTEGRANTE É HOSTIL PARA COM FACILITADOR
A EQUIPE ESTÁ LENTA E PASSIVA (NÃO HÁ PARTICIPAÇÃO)
A EQUIPE SE DESVIA MUITO DO TÓPICO
7
7
8
8
ETAPAS DE UMA REUNIÃO
9
PREPARAÇÃO
REGRAS BÁSICAS PARA CONDUÇÃO DE REUNIÕES
9
10
6
OS MEIOS AUXILIARES VISUAIS
10
7
AÇÃO FINAL DA REUNIÃO
12
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANEXOS:
13
ANEXO I-CONVOCAÇÃO E AGENDA DE REUNIÃO
ANEXO II-ATA DA REUNIÃO
14
15
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
5
5.1
5.2
5
5
8
8
8
9
9
9
2
APRESENTAÇÃO
Uma organização prospera e se expande quando há boa comunicação entre seus
colaboradores,caso contrário,a conseqüência é a confusão e má administração.
A verdade na maioria das vezes, não é fácil de aceitar. Apesar disso, e talvez por isso
mesmo, nas organizações as pessoas são convidadas, em algum momento a falar,
sugerir, avaliar, criticar.
Na vida real, boa parte dessas sessões acaba sendo pura perda de tempo. Por
insegurança, receio de se comprometer, medo da reação da chefia, comodismo ou
simples timidez, as pessoas não falam, ou não falam o que realmente pensam.
Os resultados são monólogos por parte do condutor da reunião, ou uma coleção de
frases ocas por parte de quem deveria estar falando.
Muitas organizações, porém têm tido excelentes resultados com esse tipo iniciativa,
uma vez que uma boa comunicação ajuda a converter os planos em ação, pois
permite aos colaboradores saberem de antemão a tarefa a ser cumprida.
As reuniões de trabalho bem planejadas devem incentivar a boa comunicação dentro
da organização e oportunizar a obtenção de informações necessárias para traçarem
planos e tomar decisões.
A formação de grupos para realização de trabalhos em equipe ou para estudos
coletivos é extremamente positiva, pois envolve a diversidade de estilos das pessoas,
gera mais informações e conhecimentos e mais cooperação e coordenação
interdisciplinar.
O Núcleo Estadual do GESPÚBLICA gerenciado pela Secretaria Executiva, através do
PROGRAMA QUALIDADE RIO tem como propósito maior buscar a melhoria da
qualidade da gestão pública no âmbito do nosso Estado, pelo qual vislumbrou como
oportuno o lançamento deste caderno gerencial, em que são apresentadas técnicas
facilitadoras para reuniões de trabalho.
Neste sentido, o presente caderno gerencial busca preparar os colaboradores para
atuarem como catalisadores dessa dinâmica participativa e que estejam preparados
para assumirem, de forma adequada, a condução de reuniões de forma eficaz.
“Certamente não há nada inútil quando fazer com grande eficiência algo que nunca
deveria ser feito” (Peter Druker)
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1. OBJETIVO
Desenvolver atitudes, conhecimentos e habilidades técnicas necessárias ao
planejamento, liderança e participação em reuniões, ainda:
1) Planejar detalhada e criteriosamente uma reunião.
2) Realizar reuniões objetivas e centradas em resultados.
3) Administrar o tempo.
4) Realizar reuniões participativas e criativas.
5) Participar pró - ativamente das reuniões.
6) Analisar as vantagens e limitações das reuniões.
7) Aprender a planejar uma reunião.
8) Conduzir debates e controlar situações difíceis.
9) Buscar o consenso do grupo.
10) Projetar uma imagem positiva, tanto como líder ou participante nas reuniões.
11) Desenvolver a postura profissional durante a reunião.
12) Variar métodos de reunião em busca da eficácia.
13) Dinamizar as reuniões com meios auxiliares visuais.
2. ORIENTAÇÕES BÁSICAS
2.1 NÃO CONVOQUEM REUNIÕES QUANDO
a) Basta um telefonema ou uma comunicação interna.
b) Uma pessoa indispensável não estiver disponível.
c) Os participantes não tiverem tempo de se preparar.
d) Elas saírem muitos caras.
2.2 CONVOQUEM REUNIÕES PARA
a) Falar sobre objetivos.
b) Ouvir relatos de relatórios.
c) Chegar a um consenso acerca de determinado assunto.
d) Descobrir ou resolver problemas.
e) Treinar indivíduos.
f) Mostrar às equipes o que devem fazer e como fazê-lo.
g) Expor planos e programas.
h) Colher opiniões.
i) Dar andamento aos assuntos.
j) Melhorar o estado de ânimo das equipes.
2.3 REÚNA-SE COM PESSOAS QUE
a) Tenham de executar o que for decidido.
b) Tenham informações valiosas ou boas idéias.
c) Possam aprovar os resultados.
d) Apresentem pontos de vista divergente.
2.4 EVITE OS SEGUINTES PROCEDIMENTOS
a) Prolongar uma reunião convocada para obter idéias.
b) Deixar as pessoas desviarem-se para outros assuntos.
c) Ficar contrariado, quando houver discordância.
d) Tentar fazer-se de engraçado quando não houver graça.
e) Ridicularizar qualquer pessoa.
f) Permitir discussões.
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g) Deixar a reunião ser interrompida.
h) Deixar de prestar atenção quando os outros falam.
i) Cochichar com os vizinhos, estabelecendo conversas paralelas e formando
subgrupos.
j) Retornar aos assuntos já discutidos com a chegada de atrasados.
k) Nunca use expressões do tipo “como é do conhecimento de todos”, “é óbvio” e
“evidente”.
2.5 AO PARTICIPAR DE UMA REUNIÃO TENHA SEMPRE EM MENTE O
SEGUINTE
a) Você não teria sido convidado a participar se alguém não achasse que você
poderia contribuir de alguma forma.
b) Fale francamente daquilo que você entende; quando lhe faltarem
conhecimentos, não blefe.
c) Tente obter orientações detalhadas a respeito do trabalho a ser realizado, a fim
de evitar dispersão.
d) Estude previamente o assunto da reunião e, se tiver sido escalado para uma
participação, ensaie com antecedência a sua exposição.
e) Utilize os meios auxiliares visuais, quando puderem ser úteis.
f) Lembre-se do seu “bom procedimento em reuniões”: não distraia a atenção das
pessoas.
g) Esteja atenta, leve sempre uma pasta com papéis e um bloco de anotações e
tome nota de tudo o que for importante.
h) Não apresente surpresa, a não ser que tenha obtido autorização previa de seu
chefe.
i) Você terá maior influência nas decisões, se esperar as outras pessoas falarem.
j) Combata as más ideais, mas cuidado: desafie as idéias, não a pessoa. É melhor
dizer “não concordo com essa idéia” “do que” “não concordo com a sua idéia”.
2.6 COMO TRABALHAR EM GRUPO
a) Disponha nas cadeiras em círculo para que todos se vejam. Dessa forma, todos
os participantes ficarão em posição de igualdade, ou seja, ninguém dominará as
discussões;
b) Tente obter do facilitador orientações detalhadas a respeito do trabalho a ser
realizado pelo grupo, a fim de evitar dispersão de idéias.
c) Procure informa-se sobre as técnicas de trabalho em grupo aplicadas pelo
facilitador, pois você terá de utilizá-las no futuro para o desenvolvimento de outros
trabalhos.
d) Tome as rédeas do trabalho em grupo quando o assunto tratado pertencer à
sua área de competência (liderança emergencial).
e) Diga sempre “nós”, nunca “eu” ou “vocês”. Envolva-se profundamente com os
objetivos estabelecidos e resultados obtidos pelo grupo (envolvimento e
comprometimento).
f) Evite conversas paralelas. Falando em voz baixa com companheiro, você dará a
impressão de não “vestindo a camisa” do grupo.Dirija-se pois a todos em voz alta.
g) Não forme subgrupos sentando-se junto a seus amigos; procure sentar - sem ao
lado de pessoas que lhe são pouco familiares. Dê oportunidade para que todos se
conheçam:apresente-se e permita também que os outros o façam(empatia).
h) Ouça com atenção as outras pessoas e respeite suas opiniões.
i) Troque idéias sobre o assunto até que se obtenha consenso (manutenção do
diálogo).
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j) Aceite posicionamentos expressos por outras pessoas (receptividade)
k) Apresenta opinião favorável sobre ou desfavorável sobre as idéias dos outros,
justificando o seu ponto de vista (julgamento).
l) Comprometa-se, no trabalho em grupo, a dar e receber informações
(participação). Ao intervir, refira-se sempre às idéias anteriormente expostas,
mesmo que você discorde delas(manutenção do diálogo, julgamento).
m)} Preocupa-se com o tamanho do grupo, não permitindo que ele exceda a sete
pessoas; em grupos maiores, ninguém consegue participar adequadamente.
n) Acostuma-se a avaliar e justificar tanto suas opiniões, quanto as de seu colega,
evitando, porém, envolver-se emocionalmente nas discussões (julgamento,
objetividade na argumentação).
o) Promova a participação de todos, permitindo a livre expressão das opiniões e
solicitando também a contribuição dos mais calados.
p) Procure assumir espontaneamente as tarefas necessárias ao bom andamento
dos trabalhos (iniciativa, liderança emergencial).
q) Reconheça suas lacunas de conhecimento e a falta de domínio de certos
assuntos, dirigindo perguntas ao grupo com a finalidade de informa-se
(reconhecimento das próprias limitações). Esse questionamento contribui
freqüentemente para melhorar a competência grupal (cooperação, participação).
r) Apresente suas opiniões em relação ao desempenho dos outros, mas aceite
também as que forem dirigidas especificamente à sua pessoa (cooperação,
participação, reconhecimento das próprias limitações).
3 A ARTE DE SABER OUVIR
Uma pesquisa sobre interação interpessoal revelou que, do tempo que passamos
acordados, gastamos 75% em comunicações verbais: 40% falando, 60%ouvindo.
Assim, por exemplo, das 16 horas que uma pessoa fica acordada, utilizará doze,
em média, interagindo com as pessoas. Dessas doze, ela falará cerca de cinco
horas e ouvirá durante aproximadamente sete horas. E, no entanto, a maior parte
das pessoas não sabe ouvir.
A natureza, sabiamente, atribuiu a cada homem dois ouvidos e uma língua,
procurando mostra-lhe que deve ouvir mais e falar menos. Logo, “que seja cada
um de vós pronto para ouvir, mas tardio para falar...” (TG 1, 19).
Na verdade, ouvir é muito mais complexo do que escutar. Enquanto escutar pode
ser descrito como processo neurofisiológico, ouvir envolve também aspectos
intelectuais e emocionais.
Como temos maior propensão a falar do que a ouvir, interrompemos
freqüentemente nossos interlocutores. Um dos resultados desse costume são
termos pessoas falando ao mesmo tempo ou levantando suas vozes para tentar se
fizer ouvir.
Interromper fala significa violar umas das regras fundamentais da comunicação
humana, ou seja, a que permite a livre expressão de sentimentos e opiniões.
Devemos, portanto, guardar nossos comentários para o final da fala, quando
teremos então oportunidade para esclarecer dúvidas.
Ouvir é difícil; trata-se na verdade, de um ato voluntário e consciente. Vivemos
mergulhados em cogitações pessoais, não conseguindo ficar, mesmo por alguns
segundos, sem pensar em nós mesmos. Já ouvir implicar em renunciar aos nossos
problemas em favor do próximo. Essa talvez seja a principal razão de ouvirmos
mal os outros.
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Assim o pior cego é aquele que não quer ver, o pior surdo é aquele que não quer
ouvir. Podemos, a qualquer momento, deixar de ouvir e continuar dando a
impressão de estarmos atentos, interessados e concentrados.
Concentração é uma qualidade essencial do bom ouvinte. Entende-se por
concentração a dedicação intelectual trabalho de maneira tão intensa que as
condições ambientais não prejudiquem o ato de ouvir.
Devemos acostumar-nos a “ouvir nas estrelinhas”. Quem fala nem sempre traduz
seus pensamentos apenas em palavras. Assim, a variação de tom e volume de
voz, as expressões fisionômicas, os gestos, podem afetar de forma significa à
mensagem que está sendo transmitida oralmente.
Saber ouvir tem as suas compensações. O bom ouvinte adquire prestígio junto às
pessoas, conquistando a simpatia de todos. Ouvir é aceitar o outro socialmente;
daí o apego às pessoas que nos ouvem com atenção.
Ouvir ativamente significa: observar aquilo que vem de nós mesmos; ouvir o que é
dito e observar o que não é dito; ser paciente com as incoerências; respeitar os
silêncios; compreender e comunicar o que ouvimos.
O bom ouvinte conta, ainda, com outras vantagens: tem acesso a informações
mais completas, economiza tempo, avaliam melhor suas opiniões alheias, o que só
ocorre se conseguiremos ouvir atentamente o que os outros têm a dizer.
4- TÉCNICAS DE CONTROLE APROPIADAS
O sucesso de uma equipe depende da participação ativa de todos os integrantes.
O facilitador da equipe deve estar alerta a problemas que surgem de quando em
quando. Se não forem averiguados, tais problemas podem resultar em uma equipe
ineficaz. Neste sentido, citamos a seguir problemas comuns e algumas técnicas de
controle de que o facilitador pode se valer para colocar a equipe no caminho certo:
4.1 UM INTEGRANTE FALA DEMAIS
Um integrante pode dominar demais o “espetáculo”, em virtude de uma
necessidade de sentir-se importante ou de falta de sensibilidade em relação aos
outros integrantes da equipe. Se ele ou ela está se estendendo demais, isso trará
irritação, desestímulo ou perda de interessante por parte dos demais integrantes.
Procure encaminhar o problema da seguinte forma:
Interrompa com tato, lançando uma questão ou resumindo exposição.
Dê ao falante uma tarefa, tal como a de escriba.
Aproveite uma pausa e faça uma paráfrase (tradução livre ou desenvolvida)
de uma de suas declarações, indo adiante.
Ignore alguns de seus comentários e prossiga.
4.2 UM INTEGRANTE NÃO PARTICIPA
Isso, provavelmente resulta de uma falta de interesse pelo assunto ou falta de
autoconfiança, ou de intimidação pelo status ou habilidades dos integrantes.
Procure encaminhar o problema da seguinte forma:
Quando fizer uma pergunta, olhe nos olhos desse integrante.
Envolva o integrante em trabalhos grupais e peça-lhe que relate o trabalho
feito.
Invente uma pergunta para estimular a participação da pessoa.
Faça ao integrante uma pergunta direta ou passe uma folha para registrar
as idéias de todos.
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4.3 UM INTEGRANTE DOMINA
Pessoas com tendências dominadoras normalmente pensam rápido, têm idéias e
importantes contribuições a fazer. Entretanto, se não sofrerem limites, tomarão
conta do “espetáculo”, intimidarão alguns, estimularão confrontos com outros ou
lançarão ataques pessoais que desviarão a equipe de suas metas. Procure
encaminhar o problema da seguinte forma:
Quebre o monopólio da discussão, fazendo uma pergunta a outro. Por
exemplo:
“Ouçamos mais opiniões sobre isso. Sandra o que você acha...?”
Dê crédito ao conhecimento e à contribuição do integrante. Por exemplo:
“Obrigado Paulo. Temos sorte em poder contar com seus conhecimentos”.
Intervenha em ataques pessoais, freando a declaração.
4.4 INTEGRANTES PARTICIPAM DE CONVERSAS PARALELAS
Elas resultam, muitas vezes, de um nível alto de interesse e entusiasmo. Podem
também ser causada por falta de interesse ou por relutância em dividir uma idéia
com a equipe. A não ser que sejam breves e pouco freqüentes, provocam
desperdício de tempo de tempo e podem inibir contribuições valiosas. Procure
encaminhar o problema da seguinte forma:
Pare de falar e espere até que a conversa termine.
Dê a um dos conversadores uma tarefa, tal como a de escriba.
Pergunte se todos estão conseguindo ouvir o que está sendo dito.
Faça uma pergunta direta a um dos conversadores.
4.5 UM INTEGRANTE MANIFESTA DISCORDÃNCIA BSTINADAMENTE
Se uma discordância se baseia em idéias ou informações que este integrante está
dividindo com a equipe, provavelmente será útil. Se, por outro lado, a discordância
vem a enfocar personalidades ou falta de desejo para se chegar a um consenso, já
não será mais útil. Procure encaminhar o problema da seguinte forma:
Faça com que esse integrante resuma a posição com a qual discorda.
Mude de assunto. Por exemplo: “Parece que estamos presos entre duas
alternativas. Que tal passar ao próximo ponto e voltar a este mais adiante?
Peça ao integrante para fazer uma recomendação positiva.
Se tudo isso falhar, converse com o integrante fora da reunião.
4.6 UM INTEGRANTE SE DETÉM CONFUSAMENTE EM UM PONTO
Esse tipo de membro está interessado no assunto, mas não se disciplina para não
fugir, em seus comentários, ao tópico discutido. Rouba tempo à reunião e faz com
que os demais fiquem entediados. Procure encaminhar o problema da seguinte
forma:
Faça a este integrante uma pergunta sobre o tópico de discussão.
Confirme sua compreensão da idéia do integrante, se for útil.
Reitere a urgência dos objetivos e os limites de tempo. Por exemplo: “É uma idéia
interessante. Pode guardá-la até o final? Temos ainda mais dois pontos a cobrir
até lá”.
4.7 UM INTEGRANTE TORNA-SE UM CONTESTADOR CRÔNICO
(ABUSA)
Esse integrante é bem rápido com as “expressões destrutivas” e faz objeções a
tudo que já foi acordado pela equipe. Se não for controlado, destruirá o clima de
confiança e de abertura. Procure encaminhar o problema da seguinte forma:
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Somente quando sentir que os pontos de vista desse integrante combinam
com os da equipe, dê a ele estímulo para falar.
Reformule os comentários desse integrante, para torná-los mais aceitáveis.
Por exemplo: “Se estou entendendo o que você quer dizer, Jorge, temos
que nos assegurar de que...”
Peça ao integrante para fazer uma recomendação positiva.
4.8 UM INTEGRANTE É HOSTIL PARA COM O FACILITADOR
Um integrante pode estar frustrado com o progresso lento da equipe ou com a
incapacidade de ver o “óbvio”. Outro integrante pode zangar-se com o
tratamento que recebe ou com as ações tomadas na equipe. Quando tais
sentimentos crescem, podem ser expressos na forma de hostilidade para com
o facilitador. Procure encaminhar o problema da seguinte forma:
Estimule a equipe a responder ao integrante. Por exemplo: “Joana
acaba de expressar sua frustração com respeito ao nosso
aproveitamento do tempo. Como vocês se sentem quanto a isso?”.
Discuta o problema com a pessoa fora da reunião.
Acima de tudo não se deixe levar a um bate boca.
4.9 A EQUIPE ESTÁ LEMTE E PASSIVA (NÃO HÁ PARTICIPAÇÃO)
Se a equipe não participa ativamente, pode não estar entendendo os tópicos
ou as técnicas, ou o facilitador pode estar impondo as suas próprias idéias, ou as
condições materiais podem apresentar falhas. Pressupondo que haja iluminação,
ventilação e temperatura adequadas, o facilitador deverá estimular a participação.
Procure encaminhar o problema da seguinte forma:
Utilize um pouco de trabalho em grupo para estimular a participação. Por
exemplo: “Façamos dois subgrupos, cada um trabalhando sobre umas das
alternativas”.
Identifique o nível de compreensão da equipe e para daí, fazendo
perguntas instigantes que sabe que eles podem responder.
Utilize técnicas de equipe para analisar a falta de participação.
Demonstre entusiasmo.
4.10 A EQUIPE SE DESVIA MUITO DO TÓPICO
Isso normalmente acontece quando o facilitador não atentou para uma
mudança de assunto na discussão. Assuntos indiretamente relacionados podem
vir a ser usados para auxiliar a discussão, mas é preciso vigilância para garantir que a
equipe não se desvie muito de seus objetivos. Pautas e resumos de reuniões são
muito úteis para manter a equipe no caminho certo.
Procure encaminhar o problema da seguinte forma:
Pergunte à equipe se a discussão é útil para o alcance dos objetivos;
Introduza assuntos mais intimamente relacionados com a idéia central. Por exemplo:
“como poderíamos utilizar os pontos que estivemos discutindo para nos reportar ao
problema tal com foi escrito?”;
Lembre a equipe de que não está seguindo a pauta.
5 ETAPAS DE UMA REUNIÃO
5.1 PREPARAÇÃO
Nesta fase é fundamental que sejam considerados os seguintes pontos:
1) Definição clara de seu objetivo (o “para que” da reunião), estabelecendo assim, um
ponto de referência para evitar que a reunião se desvie do tema.
2) Definição clara dos tópicos a serem discutidos.
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3) Definição dos participantes.
4) Planejamento e divulgação da reunião.
5) Preparação da convocação da reunião (Anexo l-Convocação de Reunião).
6) Preparação da pauta da reunião (Anexo II - Pauta de Reunião).
7) Preparação da ata da reunião (Anexo III- Ata de Reunião).
5.2 REGRAS BÁSICAS PARA A CONDUÇÃO DE REUNIÕES
Melhore sua comunicação tendo em mente o seguinte:
1) Iniciar e terminar pontualmente a reunião.
2) Distribuir o relatório da reunião anterior e a pauta da reunião em questão.
3) Designar com antecedência tarefas específicas contidas na pauta para integrantes
e qualquer trabalho a ser feito antes da reunião.
4) Convidar não-membros que possam ajudar a equipe a alcançar os objetivos.
5) Deixe claro quando uma regra básica não estiver sendo seguida.
6) Respeitar uns aos outros, fazer perguntas e ouvir idéias, posições e intuições uns
dos outros.
7) Dividir todo o conhecimento e a experiência própria.
8) Falar um de cada vez: evitar conversas paralelas e expressões ou gestos
destrutivos.
9) Escrever todas as idéias do grupo em um quadro, á medida que vão sendo
produzidas.
10) Dividir as tarefas de escriba e controlador de tempo.
11) Ter expectativas altas e positivas em relação ao grupo.
12) Concentra-se na pauta e nos objetivos da reunião.
13) Conhecer bem o que é preciso dizer.
14) Dar a todos a oportunidade de participar.
15) Ter o material preparado a á disposição.
16) Falar de modo que o grupo o entenda.
17) Tornar a apresentação simples e objetiva.
18) Falar com franqueza, mostrar-se confiante e entusiasta.
19) Usar os meios auxiliares visuais.
20) Prestar atenção às opiniões dos participantes e estimulá-los progressivamente a
dizer o que pensam ao longo da reunião.
21) Se a reunião for além de uma hora, interromper as atividades para um pequeno
intervalo, desde que tenha unanimidade do grupo.
22) O facilitador da reunião deve sentar-se em cadeiras diferentes em cada reunião,
para evitar a criação de um centro de poder.
23) Se possível, alterar horário e local costumeiro, para desalojar padrões rígidos
pensamento e alcançar mais abertura de pensamento.
24) Encerrar a reunião com um comentário de aprovação e certifica-se de que todos
entenderam bem o que ficou decidido.
25) Agradecer aos participantes da reunião.
6 OS MEIOS AUXILIARES VISUAIS
Os meios auxiliares visuais ajudam a controlar a reunião e manter a atenção do grupo,
tornando-a bem mais produtiva, pois o participante recebe e entende as informações
mais rapidamente e de maneira duradora quando elas lhe chegam pela visão.
Estudos demonstram que retemos somente uns 10% daquilo que ouvimos, mas
retemos cerca de 50% daquilo que vemos e ouvimos ao mesmo tempo. A reunião fica
mais bem organizada, pois os meios visuais nos obrigam a planejar antecipadamente
a ordem e a seqüencia de uma apresentação.
É certo que vai longe (ainda bem) o tempo em que as apresentações de negócios se
resumiam a retroprojetores embaçados e linhas tortuosas de canetinhas hidrocor,
mostrando uma feijoada de números, equações e frases de má sintaxe para platéias
10
petrificadas pelo tédio. Mas também é fato que hoje, mesmo com toda a tecnologia de
última geração que está a dispor dos apresentadores, muitas apresentações ainda são
fracassos parciais ou totais pela chatice, pobreza e falta de foco no material exibido.
A boa notícia é que não precisa ser assim. Quando você for escalado para preparar
um material desse tipo, tenha em mente que a exibição pode, sim, ser atraente( e
muito mais produtiva) se você investir na aparência visual daquilo que será projetado
para seu público.
Para causar impacto, você não precisar ser um designer gráfico ou promover um
megaespetáculo de efeitos especiais. Alguns recursos- chaves bastam para fazer uma
apresentação muito melhor daquelas que você está acostumado a fazer, ou a
suportar, quando o seu lugar é na platéia. É óbvio que se ela não um bom conteúdo
não há salvação possível.
A seguir, surgiremos o seguinte roteiro para elaboração de uma boa apresentação
sem matar a platéia de tédio:
1) Ponha um gráfico em cada página.
Isso atrai o olhar e desperta o interesse. Faça também um
de destaque, nas palavras, números e idéias principais.
círculo ou alguma marca
2) Pense na página como um todo e chame a atenção para as coisas mais
importantes
Não tenha medo de usar taMAnHos diferentes de letras. Experimente o negrito.
Fontes em itálico ou sublinhado às vezes dão mesmo efeito. Faça uso de bons
símbolos, linhas claras e figuras geométricas.
3) As palavras ou gráficos devem constatar com o fundo da tela
Essa é outra maneira de ressaltar ainda mais o que interessa. Fundo azul com letras
amarelas costuma funcionar. Evite vermelho sobre azul. Nunca use roxo misturado
com verde. Na dúvida, use o velho e bom branco. E sempre utilize esses recursos
com parcimônia, no que realmente vale à pena, senão vira um carnaval.
4) Utilize a cor
Nada como palhete cromática para realçar o que interessa ou ligar palavras ou
idéias que estejam associadas. Prefira sempre cores puras e fortes, como vermelho
ou azul. Letras ou números em rosa - bebê ou cor-de-burro-quando-foge servem
apenas para ocultar aquilo que você exibir.
5) Utilize os templates
A maioria dos programas eletrônicos de texto já vem com uma série de recursos
gráficos, inclusive com páginas previamente desenhadas, os templates. Usá-las
economiza tempo e muito fosfato,além de conferir um certo ar profissional à
apresentação.
6) Personalize seu trabalho
Escolha um canto discreto da página e coloque, por exemplo, o logotipo de sua
empresa (na verdade, esse é truque copiado das emissoras de TV a cabo). Desse
modo, o público vai ser lembrado a todo o momento quem é que está “no ar” Para
congresso e seminários,isso é perfeito.
7) Atenção ao tamanho
Cada página deve ter no máximo sete linhas de texto e um dois gráficos. Mais do
que isso vira poluição visual e os elementos começam a “brigar” na tela para chamar
a atenção do espectador. Aqui, o menos vale mais.
8) Muna-se de uma tesoura
Depois de terminar cada página, leia o, contudo em voz alta para si mesmo. Se levar
mais de dez segundos (ou qualquer coisa próxima disso), reduza (corte , faça uma
cirurgia, diminua) o que está escrito-ou, então, transfira a idéia para a página seguinte.
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9) Voz e imagem
Lembre-se que o audiovisual serve reforçar, complementar e fixar o que está sendo
dito de viva voz. Por isso, nada de ficar repetindo o tempo todo o que já aparece na
tela.
7 AÇÃO FINAL DA REUNIÃO
Considerando que a reunião teve um objetivo pré-definido, é fundamental que após a
sua realização nesse objetivo tenha sido atingido (total ou parcialmente) e que
algumas ações sejam derivadas. É importante que, ao final da reunião, uma ata,
uma avaliação e um sistema de acompanhamento sejam feitos, e que os registro
gerados sejam distribuídos aos participantes da reunião e para outros eventuais
interessados, no menor prazo possível.
Uma boa ata, que registre todos os pontos de vista expressos, bem como a liberação
final, ajuda a evitar confusões sobre o que ficou decidido e ajudam a avaliar a
efetividade da reunião, podendo originar sugestões para melhorar o processo.
As atas identificam ainda, a pessoa ou as pessoas responsáveis pela tomada de
providências futuras e estabelecem os limites de tempo e prazo máximo para estas
ultima.
Tudo isso torna as atas meio útil e prático de controle, á medida que um prazo máximo
se aproxima, uma simples cópia da ata, com a data apontada com um circulo,
constituíra um perfeito lembrete, com certo grau de ordem, por parte do remetente.
12
Referências Bibliográficas
Outra Reunião? _Teoria e Prática para a Realização de Reuniões EficazesFernando Henrique da Silveira Neto-Editora COP, 1987.
3m do Brasil Ltda. - Marketing de Produtos Visuais.
Planejando e conduzindo Reuniões Eficazes – Fernando Lincoln Matos-Nov/98
Colombi, Luís. Faça uma boa apresentação sem matar a platéia de tédio.
Revistas VOCÊ, v.1, n3, p.14-15, set/98
Programa de Qualidade na Gestão Pública do Estado do Pará
13
Secretaria de Estado de
Desenvolvimento Econômico,
Energia, Indústria e Serviços
CONVOCAÇÃO E AGENDA DE REUNIÃO
1. EXECUÇÃO
OBJETIVO:
LOCAL:
DATA:
HORÁRIO:
ENDEREÇO:
EMAIL:
TELEFONE:
PESSOAS DE CONTATO
2. ASSUNTOS A SEREM TRATADOS / AGENDA
3. PARTICIPANTES
NOME
ORGANIZAÇÃO/ÁREA
4. CONVOCADO POR
NOME
DATA
5. OBSERVAÇÕES
14
Secretaria de Estado de
Desenvolvimento Econômico,
Energia, Indústria e Serviços
ATA DE REUNIÃO
1. INFORMAÇÕES
ASSUNTO:
OBJETIVO:
LOCAL:
DATA:
ENDEREÇO:
HORÁRIO:
TELEFONE:
2. RELATOS DOS ASSUNTOS TRATADOS
3. CONCLUSÕES
4. PARTICIPANTES
NOME
ORGANIZAÇÃO
ASSINATURA
Rio de Janeiro.....de................. de 2008
Agradecendo a presença de todos os representantes da..............., Sr......................., deu
por encerrada a reunião, da qual, para fins de direito, foi lavrada a presente ata, assinada
por mim,................................, e demais presentes.
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Realização
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