Reuniões e Atas
Luis M. Correia
Portfólio
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A Necessidade de Reuniões
• A atividade de Engenharia envolve a realização de
um grande número de reuniões.
• As reuniões devem ser realizadas,
necessário, e de modo eficiente.
quando
Portfólio
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[Fonte: shutterstock, 2011]
Tipos de Reuniões (1)
• Hoje em dia, as reuniões podem tomar formas
muito variadas:
• encontro num local,
• vídeo-conferência,
• via internet,
[Fonte: indiainitiatrives, 2011]
• conferência telefónica.
Portfólio
[Fonte: webconferences, 2011]
3
[Fonte: cisco, 2011]
[Fonte: youtubetour, 2011]
Tipos de Reuniões (2)
• A utilização de uma ou outra forma depende:
• do objetivo da reunião,
• do grau de conhecimento das pessoas.
[Fonte: masterfile, 2011]
Portfólio
[Fonte: fotolia, 2011]
4
Fases de uma Reunião
• Uma reunião envolve 3 fases:
• preparação,
• execução,
• ações posteriores.
[Fonte: ehow, 2011]
[Fonte: UN, 2011]
Portfólio
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[Fonte: viewpoints, 2011]
Preparação de uma Reunião (1)
Portfólio
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• Uma reunião deve ser preparada, tendo em
atenção:
• Qual a finalidade?
• Quais os objetivos?
• Que tipo de reunião?
• Quem participa?
• Que tipo de participação?
• Quais as responsabilidades
dos participantes?
• Quem preside?
[Fonte: unitcare, 2011]
Preparação de uma Reunião (2)
• Como se toma decisões?
• Qual a duração?
• Qual a hora?
• Qual será a Ordem de Trabalhos?
• Quem regista as Atas?
• Como será anunciada?
• Quem avaliará os resultados?
• Qual o local?
• Quais as necessidades da sala?
Portfólio
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[Fonte: enablesales, 2011]
Preparação de uma Reunião (3)
• A convocatória da reunião deve incluir a Ordem de
Trabalhos, e toda a documentação que será nela
abordada.
• Uma reunião
deve ser convocada
com antecedência.
Portfólio
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[Fonte: 123rf, 2011]
Finalidade de uma Reunião
Portfólio
9
• Uma reunião pode ter uma ou mais finalidades:
• informar,
• dar formação,
• discutir ideias,
• planear,
• obter respostas ou soluções,
• avaliar desempenho,
• estabelecer objetivos,
[Fonte: mydreamcourse, 2011]
• tomar decisões,
•…
Ordem de Trabalhos (1)
• A convocatório deve conter:
• nome da entidade que se reúne, ou da finalidade
da reunião,
• local,
• data e hora,
• presidente (ou equivalente),
• secretário (ou equivalente),
• lista de convocados,
[Fonte: agendatemplates, 2011]
• a lista dos itens a discutir.
Portfólio
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Ordem de Trabalhos (2)
Portfólio
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• A lista dos itens deve ser:
1. Abertura
2. Presenças e Ausências
3. Aprovação da Ordem de Trabalhos
4. Atas da Última Reunião
5. Estado das Ações da Última Reunião
6. …
7. Outros Assuntos
8. Próximas Reuniões
9. Decisões Tomadas
10. Ações a Desenvolver
Ordem de Trabalhos (3)
• A lista dos itens pode (deve) indicar o tempo
estabelecido para cada um, e o responsável por
cada um dos assuntos.
• A lista deve estabelecer prioridades nos assuntos a
tratar, deixando os menos importantes para Outros
Assuntos.
Portfólio
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• Deve ter-se uma ideia
concreta dos resultados
que se pretende obter.
[Fonte: aftermarketerclub, 2011]
Como Vestir
• A vestimenta a usar numa reunião depende muito
do tipo de reunião, dos intervenientes, dos
objetivos, da cultura local, etc.
• Pode tomar-se as categorias seguintes:
• casual
• business casual
• business
Portfólio
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[Fonte: druidsheathgc, 2011]
Como Vestir – Homem (1)
• No estilo casual:
• não é necessário casaco
• camisa, ou polo (evitar a T-shirt)
• calças (evitar gangas)
• meias (escuras, pretas)
• sapatos
Portfólio
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[Fonte: digeeu, 2011]
Como Vestir – Homem (2)
• No estilo business casual:
• casaco
• camisa
• calças
• meias (escuras, pretas)
• sapatos
Portfólio
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[Fonte: artof manliness, 2011]
Como Vestir – Homem (3)
• No estilo business:
• casaco de fato (escuro)
• gravata (discreta)
• camisa (branca, com botões de punho)
• calças de fato
• meias (escuras, da cor do fato)
• sapatos (de couro)
Portfólio
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[Fonte: artof manliness, 2011]
Como Vestir – Mulher (1)
• No estilo casual:
• não é necessário casaco
• blusa, ou camisola (evitar a T-shirt)
• saia, ou calças (evitar gangas)
• ou vestido
• sapatos
Portfólio
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[Fonte: milanoo, 2011]
Como Vestir – Mulher (2)
• No estilo business casual:
• casaco
• blusa (clara)
• saia (pelo joelho), ou calças
• sapatos
Portfólio
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[Fonte: highpower, 2011]
Como Vestir – Mulher (3)
• No estilo business:
• casaco de fato
• blusa ou camisa (branca)
• saia, ou calças, de fato
• sapato (fechado, salto médio)
Portfólio
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[Fonte: ofdress, 2011]
Preparando a Sala
Portfólio
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• A sala para a reunião deve ser preparada com
antecedência:
• localização da mesa e das cadeiras,
• mesa para distribuição de informação,
• tomadas e extensões de energia elétrica,
• luzes e ar condicionado,
• projetor,
• intervalo de café,
• receção de participantes,
• localização de casas de banho, [Fonte: atsgroup, 2011]
•…
Participar numa Reunião
Portfólio
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• Os participantes de uma reunião devem:
• avisar antecipadamente o Presidente, caso não
possam estar presentes,
• verificar a hora e local da reunião,
• chegar com a antecedência de alguns minutos,
• preparar contribuições antecipadamente,
• contribuir positiva e
ativamente para o
sucesso da reunião,
• tomar notas,
• ter em consideração
[Fonte: shuterstock, 2011]
a diversidade de opiniões e culturas.
Gerir uma Reunião
Portfólio
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• O Presidente de uma reunião deve:
• ser diplomático com todos os participantes,
• não esperar por participantes atrasados, exceto
se forem fundamentais,
• seguir a Ordem de Trabalhos,
• gerir o tempo de cada item,
• fechar a discussão de
um assunto, caso necessário,
• marcar uma reunião adicional
para continuar a discussão
de um assunto, se necessário.
[Fonte: dreamstime, 2011]
Participantes de uma Reunião
• Os participantes de uma reunião podem ser
classificados da forma seguinte:
• presidente (controlador, ou não),
• dominadores,
• passivos,
• participantes.
Portfólio
[Fonte: UN, 2011]
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Atitudes a Evitar numa Reunião (1)
• A atitude:
“Sou um perito, e portanto acreditem em mim”.
Portfólio
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• A perceção:
• É um egoísta parvo,
e não vale a pena ouvi-lo.
• Este comunicador não se
preocupa o suficiente
para nos explicar.
• Este comunicador não sabe,
e está tentando escondê-lo.
[Fonte: saleshq, 2011]
Atitudes a Evitar numa Reunião (2)
• A atitude:
“Se querem saber mais, vejam as referências”.
• A perceção:
• A informação é inútil,
e não tem interesse.
• Este comunicador
é preguiçoso, e não se
dá ao trabalho de nos
querer explicar.
Portfólio
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[Fonte: antonilee, 2011]
Atitudes a Evitar numa Reunião (3)
• A atitude:
“Esta é a maneira que sempre fizemos”.
Portfólio
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• A perceção:
• De onde veio este
dinossauro?
• Vamos ouvir algo tão velho,
que não vale a pena.
• Este comunicador está
agarrado ao passado, e a
informação não tem utilidade.
[Fonte: teachwithtech, 2011]
Culturas Diferentes
• Os ambientes culturais dos participantes numa
reunião têm que ser tomados em consideração.
Portfólio
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[Fonte: Hirsch, 2003]
Ações de uma Reunião
• As ações a tomar posteriormente a uma reunião
devem ser registas do modo seguinte:
No When
mm/
nn
Portfólio
28
Who
What Whom Status
Atas de Reuniões
• As atas de reuniões destinam-se a registar o que
nelas aconteceu.
• As atas devem ser circuladas
pelos presentes depois da
reunião, para comentários,
até se chegar a um consenso
final.
[Fonte: webbeat, 2011]
Portfólio
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• A aprovação das atas deve ser feita na reunião
seguinte.
Seguimento de uma Reunião
• Deve fazer-se o seguimento de uma reunião:
• saber a opinião das pessoas, sobre o modo
como correu a reunião e os seus resultados,
• executar, ou controlar a execução das ações,
• planear reuniões de continuação.
Portfólio
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[Fonte: eu2008, 2011]
A Escrita de Atas (1)
Portfólio
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• As atas de reuniões devem ser escritas com
cuidado:
• registando os acontecimentos de modo claro,
• com uma abordagem positiva,
• não considerando
pormenores desnecessários,
• não criando
problemas aos participantes,
• não perpetuando
desacordos.
[Fonte: welive2care, 2011]
A Escrita de Atas (2)
• As atas de reuniões podem ser:
• simples notas, enviadas posteriormente por
email,
• atas formais, escritas por um secretário.
• A opção de um ou outro
formato depende
do tipo de reunião,
dos participantes, e
da finalidade da reunião.
Portfólio
[Fonte: asymptotix, 2011]
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O Conteúdo de Atas (1)
Portfólio
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• As atas de uma reunião devem conter:
• nome da entidade que se reuniu, ou da
finalidade da reunião,
• explicitamente a designação de atas,
• local,
• data e hora,
• presidente (ou equivalente),
• secretário (ou equivalente),
• lista de distribuição,
• lista de participantes,
[Fonte: warezone, 2011]
O Conteúdo de Atas (2)
• Ordem de Trabalhos,
• registo do desenvolvimento da reunião, por
ponto da Ordem de Trabalhos,
• conclusões e ações a tomar.
Portfólio
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[Fonte: thecriticalpath, 2011]
Um Estilo de Atas
• A disciplina tem uma
recomendação de
como se deve fazer
uma ata,
nomeadamente, para
as reuniões no âmbito
da disciplina.
Portfólio
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Bibliografia
Portfólio
36
• Cheryl Reimold and Peter Reimold, The Short
Road to Great Presentations, IEEE / John Wiley,
New York, NY, USA, 2003.
• Herbert
Hirsch,
Essential
Communication
Strategies: For Scientists, Engineers, and
Technology Professionals, IEEE / John Wiley, New
York, NY, USA, 2003.
• Mike Markel, Writing in the Technical Fields: A
Step-by-Step Guide for Engineers, Scientists, and
Technicians, IEEE / John Wiley, New York, NY,
USA, 1994.