TOMADA DE CONTAS ESPECIAL 1. DEFINIÇÃO Tomada de Contas Especial é um procedimento de última instância administrativa para apurar fatos, identificar responsabilidades, quantificar prejuízos e obter ressarcimento nas ocorrências de dano à Administração Pública Estadual. 1.1. FUNDAMENTAÇÃO - Decreto nº 13.420, de 18 de maio 2012 2. TIPOS A Tomada de Contas Especial poderá ser de dois tipos: a) Tomada de Contas Especial Simplificada: nos casos de dano igual ou inferior a 500 UFERMS (Art. 4º); b) Tomada de Contas Especial Normal: nos casos de dano superior a 500 UFERMS (Art. 5º). Atenção: No caso de instauração de diversas Tomadas de Contas Especial Simplificadas (em convênios), relacionadas ao mesmo convenente, as mesmas poderão ser agrupadas e, ultrapassando-se o valor de 500 UFERMS, poderá ser instaurada uma única Tomada de Contas Especial Normal, seguindo-se o procedimento desta. 3. DOS PRAZOS 1. PRAZO PARA INSTAURAÇÃO: A Tomada de Contas Especial (Normal ou Simplificada) deverá ser instaurada em até 5 (cinco) dias, contados do encerramento das medidas administrativas internas, ou da determinação para a sua abertura pela Auditoria-Geral do Estado. (Art. 7º) 1 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL 2. PRAZO PARA CONCLUSÃO: A Tomada de Contas Especial (Normal ou Simplificada) deverá ser concluída no prazo de 120 (cento e vinte) dias, contados de sua instauração. (Art. 7º, § 3º) Atenção: Considera-se instaurada a Tomada de Contas Especial a partir de sua publicação no Diário Oficial, com a designação de comissão ou de servidor. 3. PRAZO COMUNICAÇÃO DE INSTAURAÇÃO DA TCE À AUDITORIA-GERAL DO ESTADO: a instauração da Tomada de Contas Especial (Normal/Simplificada) deverá ser comunicada à Auditoria-Geral do Estado em até 5(cinco) dias, contados da data de sua publicação (Art. 12). 4. PRAZO DE ENVIO DA TCE À AUDITORIA-GERAL DO ESTADO: Em até 5(cinco) dias , contados da elaboração do Relatório Conclusivo. (Art. 16) OBS: Na TCE Simplificada, a Comissão apenas comunicará à AGE a conclusão do procedimento, no prazo de 5(cinco) dias, contados da elaboração do Relatório Resumido. (Art.16, parágrafo único) 5. PRAZO PARA ENCAMINHAMENTO DA TCE À PGE: o processo será encaminhado à PGE no prazo de 05(cinco) dias, após o recebimento do Relatório da Auditoria-Geral do Estado. (Art. 18) OBS: Na TCE Simplificada, fica dispensado o encaminhamento à PGE, permanecendo os autos à disposição da Auditoria-Geral do Estado para verificação em eventual inspeção. (Art.5º) 4. DA INSTAURAÇÃO A TCE deverá ser instaurada pelo titular do órgão ou da entidade, mediante Portaria (modelo em anexo) a ser publicada no Diário Oficial do Estado. 2 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Tomada de Contas Especial Simplificada: poderá ser conduzida por apenas 1(um) servidor, desde que ocupante de cargo efetivo (Art. 8º, § 2º). Tomada de Contas Especial Normal: será conduzida por uma comissão composta por, no mínimo, 3 (três) membros, presidida, obrigatoriamente, por servidor ocupante de cargo efetivo (Art. 8º, caput). OBS: A instauração da TCE implica registro de inadimplência no SIAFEM. 5. DA FORMALIZAÇÃO TOMADA DE CONTAS ESPECIAL NORMAL A TCE deverá ser autuada em processo próprio e instruída com os seguintes documentos (Art. 9º) elencados abaixo (modelos em anexo): I – ato de instauração e de designação de servidor (TCE Simplificada) ou de comissão (TCE Normal); II – determinação de instauração da Tomada de Contas Especial, emitida pela Auditoria-Geral do Estado, quando for o caso; III – ficha de qualificação do responsável (convenente) com nome, CPF, endereços residencial e comercial, telefone, cargo, função, matrícula (se servidor público) e período de gestão; IV – cópia dos documentos relativos às providências administrativas adotadas, anteriormente à instauração da Tomada de Contas Especial; V- demonstrativo financeiro do débito, com valor original, origem e data da ocorrência e parcelas recolhidas com respectivas datas, se for o caso; VI- relatório preliminar emitido pela comissão designada para Tomada de Contas Especial sobre providências adotadas pela autoridade administrativa; VII- cópia do processo de sindicância ou de procedimento administrativo disciplinar, se for o caso; VIII – cópia de notificações/comunicações expedidas ao responsável (convenente), com correspondentes manifestações de defesa ou documentos apresentados; 3 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL IX – Relatório Conclusivo sobre a apuração realizada; X- Nota de Conferência devidamente preenchida e assinada; XI – Relatório de Auditoria, conforme art. 18 deste Decreto; XII – outros elementos que contribuam para a caracterização do dano e da responsabilidade. TOMADA DE CONTAS ESPECIAL SIMPLIFICADA A TCE Simplificada será formalizada por meio de Relatório Resumido (Art.11), com as seguintes informações (modelos em anexo): I – identificação do responsável: nome, CPF, endereços residencial e comercial, telefone, cargo, função, matrícula (se servidor público) e período de gestão; II – origem e data das ocorrências, valor original do dano e, se for o caso, das parcelas recolhidas; III – informação sobre a notificação do responsável, bem como da existência de registro de inadimplência ou de responsabilidade no SIAFEM; IV – manifestações de defesa e documentos apresentados; V- conclusão sobre o dano e responsabilidade apurados. 6. DAS NOTIFICAÇÕES Quando se tratar de Tomada de Contas Especial Normal, após a elaboração do Relatório Preliminar, a Comissão notificará o convenente para que, no prazo de 30(trinta) dias, apresente justificativa ou efetue o recolhimento do débito (Art. 14, § 1º). 4 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Quando se tratar de Tomada de Contas Especial Simplificada, após a devida instauração de Tomada de Contas Especial, a Comissão notificará o convenente para que, no prazo de 15 (quinze) dias, apresente justificativa ou efetue o recolhimento do débito. As notificações aos responsáveis serão realizadas da seguinte forma (Art. 14, § 2º): - por carta registrada, com aviso de recebimento que comprove a entrega no endereço do destinatário; - por correio eletrônico, fac-símile ou meio eletrônico diverso do qual haja inequívoca confirmação de entrega; - edital publicado no Diário Oficial do Estado, nos casos de não localização do responsável. 7. DA CONCLUSÃO TCE Normal: Após a apresentação da justificativa pelo convenente, a comissão/servidor, responsável pela TCE, emitirá o Relatório Conclusivo e remeterá o processo, no prazo de 05 (cinco) dias, à Auditoria-Geral do Estado, para emissão do Relatório de Auditoria (Art. 16). Após emissão do Relatório de Auditoria, o processo retornará à comissão processante, a fim de que esta, no prazo de 05(cinco) dias após o recebimento do Relatório, encaminhe o processo à Procuradoria-Geral do Estado para as medidas judiciais pertinentes ao ressarcimento do erário (Art. 18). TCE Simplificada: Após a apresentação da justificativa pelo convenente, o servidor responsável pela TCE elaborará um Relatório Resumido, apenas comunicando à AuditoriaGeral do Estado a finalização dos trabalhos, dispensada a emissão de Relatório de Auditoria (Art. 16, parágrafo único). 5 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Os autos deverão ser mantidos à disposição da Auditoria-Geral do Estado para verificação em eventual inspeção (Art. 5º, parágrafo único). 8. DO RECOLHIMENTO DO DÉBITO No caso do convenente recolher o valor integral do débito, o processo de TCE será encerrado, apenas comunicando o fato à Auditoria-Geral do Estado (Art. 20, § 2º). No caso do convenente se propor a recolher o valor integral do débito, a devolução será feita junto ao órgão/entidade concedente, o(a) qual será responsável pela atualização dos valores, nos termos do art. 19 do Decreto nº 13.420/2012. ATENÇÃO IMPORTANTE! - Todas as folhas do processo deverão ser devidamente autuadas, mediante carimbo aposto no canto superior da página. - Atentar para a assinatura de todos os responsáveis nos documentos que compõem a instrução do processo, a fim de se garantir a eficácia e validade dos mesmos. 6 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL INSTRUÇÃO DO PROCESSO TOMADA DE CONTAS ESPECIAL - ACIMA DE 500 UFERMS TERMO DE ABERTURA Solicito, conforme documentos anexos e legislação vigente, a abertura de processo administrativo visando ao processamento de Tomada de Contas Especial relativa ao Convênio nº........, firmado entre (nome do órgão/entidade) e (nome convenente). Campo Grande-MS, ................................ ________________________________________________ Fulano de Tal Presidente da Comissão PORTARIA (sigla do órgão) nº(numeração sequencial anual) de (data) Instaura Tomada de Contas Especial e designa Comissão responsável pela apuração. O(a) Secretário(a)/Diretor(a)-Presidente do (nome do órgão/entidade) do Estado de Mato Grosso do Sul, Fulano de Tal, no uso de suas atribuições, conforme estabelece a legislação vigente, e considerando: - (descrever o fato ensejador da Tomada de Contas Especial) Ex: - a não devolução de recursos glosados, no valor de R$ (...), relativo ao Convênio nº (...), conforme Relatório de Auditoria nº (...); - o disposto no Decreto Estadual nº 13.420/12, que disciplina a instauração e a organização dos processos de T omada de C ontas E special e estabelece outras 7 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL providências: R E S O L V E: Art. 1º Instaurar Tomada de Contas Especial para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis, quantificação do dano e obtenção do ressarcimento. Art. 2º Fica designada a Comissão formada pelos servidores (nomes, cargos e matrículas), para, sob a presidência do primeiro, realizar, a partir da publicação desta Portaria, no prazo de (estabelecer prazo – máximo 120) dias, a Tomada de Contas Especial relativa aos fatos apontados. Campo Grande, (dia, mês, ano) _________________________________________________ Nome (assinatura) Secretário(a)/Diretora(a)-Presidente - A referida Portaria deve ser publicada em DIÁRIO OFICIAL. - COMUNICAÇÃO À AUDITORIA-GERAL DO ESTADO Em até 5(cinco) dias, contados da publicação em Diário Oficial da instauração da TCE e da designação da comissão, o (nome do órgão/entidade), mediante Ofício, deverá COMUNICAR à AUDITORIA-GERAL DO ESTADO a instauração de TOMADA DE CONTAS ESPECIAL, especificando os convênios a que se referem e encaminhando cópia da respectiva Portaria. “MODELO” OFÍCIO/SIGLA órgão ou entidade/GAB Nº Em atendimento ao disposto no art. 12 do Decreto Estadual nº 13.420/12, comunico a V. Sª que foi instaurada, conforme Portaria “P”/SIGLA do órgão/entidade nº ....... de ....do ..... (cópia anexa), Tomada de Contas Especial relativa ao(s) seguinte(s) Convênio (s): 1. 2. 3. Sendo o que tínhamos para o momento, subscrevemo-nos. Campo Grande, (dia, mês, ano) _________________________________________________ Nome (assinatura) Secretário(a)/Diretor(a)-Presidente 8 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Nº QUALIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL CONVENENTE RESPONSÁVEL: CNPJ: Telefone: Endereço: CEP: Bairro: Cidade: Estado: Endereço Eletrônico (e-mail): Dirigente atual: Dirigente à época: (nome do órgão ou da entidade que recebeu recursos do Estado) (nome do administrador ou do presidente atual) (nome do administrador ou do presidente à época da ocorrência) Telefone: CPF: Identidade (nº/data/órgão expedidor): Endereço residencial: Bairro: Cidade: Estado: CEP: Nome(s) e Assinatura(s) da Comissão (inserir nomes e assinaturas) designada - JUNTADA DOS SEGUINTES DOCUMENTOS RELATIVOS ÀS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS ANTERIORMENTE À INSTAURAÇÃO DA TCE (em ordem cronológica): - Cópia do Plano de Trabalho; - Cópia dos documentos da prestação de contas que evidenciam a glosa; - Cópia integral do Relatório da AGE (destacar trechos do texto que mencionam as glosas); 9 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL - Cópia da Notificação ao convenente para apresentação de justificativa/devolução do recurso; - Cópia da Justificativa eventualmente apresentada pelo convenente; - Cópia da análise da Justificativa pela AGE (Ofício); - Cópia da cientificação ao convenente (Ofício emitido pelo concedente) acerca da análise conclusiva da AGE, mantendo a glosa. TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Nº DEMONSTRATIVO FINANCEIRO DO DÉBITO Valor Original: R$ (valor glosado sem atualização) Data da ocorrência: (informar a data em que o recurso foi transferido – conforme OB – indicar a OB) Valor atualizado: Memória de cálculo, indicando o fator de atualização e a sua base legal, se for o caso. Indicar o valor glosado atualizado O valor da glosa atualizado será obtido a partir da divisão do valor dos recursos transferidos pela UAM na data da Ordem Bancária e multiplicado pelo valor da UAM na data do cálculo, acrescido de juros legais (1% a.m) a partir do recebimento da notificação do órgão/entidade pelo Convenente (art. 278 da Lei Estadual nº 1.810/97). “MODELO” RELATÓRIO PRELIMINAR RELATÓRIO DE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL nº (..) ÓRGÃO OU ENTIDADE: (nome e sigla) PERÍODO DE REALIZAÇÃO: (prazo previsto para realização da TCE) COMISSÃO ENCARREGADA: (identificar a comissão encarregada pela TCE – nome do servidor, cargo e matrícula) 10 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL 1. INTRODUÇÃO Em observância à designação contida na Portaria nº (identificar a Portaria de instauração) do Sr. (identificar a autoridade administrativa competente), foi instaurada esta Tomada de Contas Especial (TCE) consoante disciplina o D e c r e t o E s t a d u a l n º 1 3 . 4 2 0 / 2 0 1 2 , na (Convenente), com o objetivo de apurar (descrever o fato ensejador da TCE) - ex: eventual prejuízo ao erário decorrente da execução do Convênio nº . 2. ANÁLISE 2.1. APURAÇÃO DOS FATOS: (Descrever cronologicamente os fatos apurados, especificando o motivo determinante da instauração, origem e data da ocorrência ou do conhecimento do fato, com a identificação das normas legais e regulamentares eventualmente infringidas). Exemplo: “Trata-se de Tomada de Contas Especial instaurada em desfavor de ......., face a não devolução, no prazo concedido, dos recursos glosados no valor total de R$...., decorrente de irregularidades na prestação de contas do Convênio nº .............. O referido Convênio foi celebrado na data......, destinando recursos para realização do evento......, conforme Plano de Trabalho aprovado (fls. ....). Apresentada a prestação de contas na data....., esta foi analisada pela Concedente (Nome do órgão/entidade) e homologada pelo Secretário(a)/Diretor(a)-Presidente, Fulano de Tal, em ........ Ocorre que, na análise realizada pela Auditoria-Geral do Estado, por amostragem, durante trabalhos de inspeção, foram apontadas no Relatório nº ..................(itens ..................), as seguintes deficiências relativas à prestação de contas e que originaram a presente instauração de Tomada de Contas Especial : A) elencar os fatos que ensejaram glosa. O Convenente foi cientificado das impropriedades na data ....... (Ofício.......), apresentando justificativa na data ......(Ofício ...............). Após análise das justificativas apresentadas, a Auditoria-Geral do Estado decidiu pela manutenção das seguintes glosas, conforme comunicado por meio do Ofício AGE nº ............................ Na mesma oportunidade, registrou-se a inadimplência do Convenente no SIAFEM (extrato anexo). Notificado para devolução dos valores, conforme Ofício nº ..................... de .................., o Convenente não adotou providências, o que ensejou a instauração da presente Tomada de Contas Especial.” 2.2. QUANTIFICAÇÃO DO DANO: (Deverá ser informado o valor original e o valor atualizado do prejuízo ao erário; a data em que ocorreu o prejuízo ao erário; a demonstração da memória de cálculo; outras 11 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL informações que permitam quantificar o prejuízo ao erário com exatidão). Exemplo: O valor original da glosa era de R$ (...), que atualizado perfaz o valor de R$ (...), conforme memória de cálculo de fls (...). 2.3. IDENTIFICAÇÃO DO(S) RESPONSÁVEL(IS) Identificar e qualificar o Convenente. 3. CONCLUSÃO: Considerando todo o exposto na análise e com base na documentação constante do processo, conclui-se pela expedição de notificação ao (à) (identificar o Convenente), na pessoa do seu representante legal, Fulano de Tal, acompanhada deste relatório, mediante Aviso de Recebimento para, no prazo de 30 (trinta) dias, exercer o direito ao contraditório e à ampla defesa, por meio de justificativas e juntada de documentos, ou efetuar o recolhimento do débito imputado, cujo valor atualizado até (preencher data) é de R$ (preencher valor). Campo Grande, (informar a data de preenchimento do relatório). ________________________________________ Nome(s) e assinatura(s) de todos os integrantes da Comissão designada “MODELO NOTIFICAÇÃO” TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Nº NOTIFICAÇÃO nº ____/__. (preencher o número e o ano da notificação). O (PRESIDENTE DA C O M I S S Ã O (identificar o presidente da comissão) notifica ......(identificar o Convenente), na pessoa do seu representante legal, Fulano de Tal, pelo valor de (informar o valor em R$ e por extenso), corrigido monetariamente até esta data, decorrente do(a) c onvênio) nº xx, integrante dos autos nº xx (informar o número do processo de TCE), em conformidade com o Relatório Preliminar da Comissão de Tomada de Contas Especial anexo. O referido valor deverá ser recolhido na conta nº xx, agência xx, do Banco xx (informar o banco, a agência e o número da conta corrente para o depósito do valor a ser recolhido). Conforme disposto no § 1 º d o art. 14 do Decreto Estadual nº 13.420 d e 1 8 d e m a i o d e 2 0 1 2 , Vossa Senhoria poderá apresentar justificativas ou efetuar o recolhimento do débito no prazo de 30 (trinta) dias, a contar do recebimento desta. 12 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Notifique-se. Campo Grande, (data da expedição da notificação). ________________________________________________________ (Identificação e Assinatura do Presidente da Comissão) JUNTADA DOS SEGUINTES DOCUMENTOS APÓS NOTIFICAÇÃO: - Justificativas/documentos eventualmente apresentados pelo convenente; - Diligências realizadas, quando for o caso, tais como: a) oitiva do convenente e testemunhas (se houver); b) entrevistas/oitivas de participantes de eventos (atletas, treinadores, comissão técnica, etc.); c) funcionários da concedente que tenham acompanhado, em nome desta, a realização do evento; d) visitas “in loco”, conforme o caso; e) pesquisas de mercado. “MODELO” RELATÓRIO CONCLUSIVO RELATÓRIO DE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Nº ÓRGÃO OU ENTIDADE: (nome e sigla) PERÍODO DE REALIZAÇÃO: (prazo previsto para realização da TCE) SERVIDOR OU COMISSÃO ENCARREGADA: (identificar a comissão encarregada pela TCE – nome dos servidores, cargo e matrícula) 1. INTRODUÇÃO Em observância à designação contida na Portaria nº (identificar a Portaria de instauração) do Sr. (identificar a autoridade administrativa competente), foi realizada esta Tomada de Contas Especial (TCE) consoante disciplina o D e c r e t o E s t a d u a l n º 1 3 . 4 2 0 / 2 0 1 2 , na (Convenente), com o objetivo de apurar (descrever o fato ensejador da 13 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL TCE - ex: eventual prejuízo ao erário decorrente da execução do Convênio nº . 2. ANÁLISE 2.1. APURAÇÃO DOS FATOS: (Descrever cronologicamente os fatos apurados, especificando o motivo determinante da instauração, origem e data da ocorrência ou do conhecimento do fato, com a identificação das normas legais e regulamentares eventualmente infringidas): Exemplo: “Instaurada a presente Tomada de Contas conforme Portaria nº.......... e fatos apontados no Relatório Preliminar de fls....., esta Comissão procedeu à notificação do responsável na data de .................. (fls.....), para exercício do direito ao contraditório e à ampla defesa. No prazo concedido, foram apresentadas justificativas..... (descrever e identificar a página do processo em que se encontra o documento) ou devolvido o recurso no montante..... Visando à adequada e completa apuração dos fatos, foram realizadas as seguintes diligências: ..........(identificar a página do processo correspondente). Da análise dos documentos e informações colhidas na fase da instrução processual, conclui-se que: - a justificativa procede......ou não procede.....ou é parcialmente procedente.....ou foi prejudicada (quando não houve manifestação). (Os fatos apurados relacionados e analisados deverão estar referenciados aos documentos e aos instrumentos que respaldarão a conclusão do relatório, com a respectiva localização dentro do processo da TCE). 2.2. QUANTIFICAÇÃO DO DANO: (Deverá ser informado o valor original e o valor atualizado do prejuízo ao erário; a data em que ocorreu o prejuízo ao erário; a demonstração da memória de cálculo; outras informações que permitam quantificar o prejuízo ao erário com exatidão). Exemplo: O valor original da glosa era de R$ (...), que atualizado perfaz o valor de R$ (...), conforme memória de cálculo abaixo: 2.3. IDENTIFICAÇÃO DO(S) RESPONSÁVEL(IS) Identificar o Convenente. 2.4. RECOMENDAÇÕES Consignar recomendações para que a autoridade administrativa competente adote providências que minimizem a ocorrência de fatos similares ao objeto da TCE). 3. CONCLUSÃO: 14 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Considerando todo o exposto na análise e com base na documentação constante do processo, conclui-se que o dano ao erário apurado foi de R$ (preencher valor), cujo valor atualizado até (preencher data) é de R$ (preencher valor), sob a responsabilidade da Convenente (identificar e qualificar o responsável ou os responsáveis), em virtude das seguintes irregularidades: (caracterizar as irregularidades com indicação das normas legais e regulamentares infringidas). Campo Grande, (informar a data de preenchimento do relatório). _____________________________________________ Nome(s) e assinatura Comissão designada PROVIDÊNCIAS APÓS ELABORAÇÃO RELATÓRIO CONCLUSIVO 1. Preencher a Nota de Conferência, conforme modelo abaixo: NOTA DE CONFERÊNCIA TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Nº (informar o ano e número da TCE) (Na coluna “fls.” deverão ser informadas as fls. dos autos da TCE em que se encontram os documentos relacionados na coluna “Item”) ITEM I II III IV V VI VII VIII IX X ELEMENTOS INTEGRANTES DA TCE Ato de instauração da Tomada de Contas Especial e designação de servidor ou da comissão, com cópia da publicação no Diário Oficial do Estado Documento emitido pela A u d i t o r i a - G e r a l d o E s t a d o , q u a n d o a TCE for por ela determinada; Ficha de Qualificação do Responsável; Cópia dos documentos relativos às providências administrativas adotadas, referidas §1º do art. 1º do Decreto nº 13.420/2012; Demonstrativo Financeiro do Débito; Relatório Preliminar; Cópia de processo de sindicância ou de procedimento administrativo disciplinar, se for o caso; Notificações/comunicações expedidas ao responsável, com correspondentes manifestações de defesa ou de documentos apresentados; Relatório Conclusivo; Outros documentos que contribuíram para a caracterização do dano FLS. 15 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL e da responsabilidade: a) Comprovantes de despesas; b) Pareceres; c) Depoimentos colhidos; d) Cópia de contrato, de convênio ou de outro termo formalizador da avença e dos aditamentos; e) Cópia da nota fiscal de aquisição do bem ou do seu termo de Doação; f) Cópia da ficha individual do bem patrimonial ou de movimentação do material; g) Orçamentos com valores atuais do bem ou similar; h) Cópia de boletim de ocorrência policial; i) Registros contábeis de baixa do bem e da inscrição em responsabilidade. Justificativas da ausência de quaisquer documentos relacionados na Nota de Conferência. (informar as justificativas relativas às ausências de quaisquer documentos que deveriam constar do processo de TCE) Local e data, (informar o local e a data de preenchimento dos dados) Assinatura(s) Servidor ou Comissão designada (inserir nomes e assinaturas) 2. Remeter o processo, no prazo de 05(cinco) dias, contados da elaboração do Relatório Conclusivo, à Auditoria-Geral do Estado para emissão de Relatório de Auditoria (Arts. 16 e 17 do Decreto Estadual nº 13.420/12). “MODELO” DESPACHO Encaminhem-se os presentes autos à Auditoria-Geral do Estado, para fins de emissão de Relatório, nos termos do art. 16 do Decreto 13.420/12. Campo Grande, (inserir data de encaminhamento à AGE) _____________________________________ Fulano de Tal Presidente da Comissão - PROVIDÊNCIA APÓS RECEBIMENTO DO RELATÓRIO DE AUDITORIA 1. Remeter o processo, no prazo de 05(cinco) dias, contados do recebimento do Relatório de Auditoria, à Procuradoria-Geral do Estado, a fim de que esta tome as medidas judiciais pertinentes ao ressarcimento ao erário (Art. 18 do Decreto Estadual nº 13.420/12). 16 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL “MODELO” DESPACHO Encaminhem-se os presentes autos à Procuradoria-Geral do Estado, nos termos do art. 18 do Decreto 13.420/2012, para as medidas judiciais pertinentes ao ressarcimento ao erário. Campo Grande, (inserir data de encaminhamento à PGE). _____________________________________ Fulano de Tal Presidente da Comissão TERMO DE ENCERRAMENTO (no caso de devolução do recurso) Instaurada a presente Tomada de Contas Especial e, após regular notificação, o Convenente promoveu o recolhimento do valor integral do débito atualizado, no total de R$.................................., conforme demonstrativo de fls e comprovante juntado às fls. (...) . Diante o exposto, encerra-se o procedimento de Tomada de Contas Especial, determinandose a correspondente baixa de inadimplência do Convenente no SIAFEM, conforme §2º do art. 20 do Decreto Estadual nº 13.420/12. Comunique-se a Auditoria-Geral do Estado para conhecimento. Campo Grande, (...). ________________________________________________ Fulano de Tal Presidente da Comissão 17 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL TOMADA DE CONTAS ESPECIAL SIMPLIFICADA – ABAIXO DE 500 UFERMS TERMO DE ABERTURA Solicito, conforme documentos anexos e legislação vigente, a abertura de processo administrativo visando ao processamento de Tomada de Contas Especial relativa ao Convênio nº........, firmado entre a (nome do órgão/entidade) e (nome do convenente). Campo Grande-MS, ................................ ________________________________________________ Fulano de Tal Presidente da Comissão/Servidor Responsável PORTARIA (sigla do órgão) nº (numeração sequencial anual) de (data) Instaura Tomada de Contas Especial e designa Comissão (ou servidor) responsável pela apuração. O Diretor-Presidente da Fundação de Desporto e Lazer de Mato Grosso do Sul, no uso de suas atribuições, conforme estabelece a legislação vigente, e considerando: - (descrever o fato ensejador da tomada de contas especial) Ex: - a não devolução de recursos glosados, no valor de R$ (...), relativo ao Convênio nº (...), conforme Relatório de Auditoria nº (...); - o disposto no Decreto Estadual nº 13.420/12; que disciplina a instauração e a organização dos processos de T omada de C o n t a s E s p e c i a l e estabelece outras providências; R E S O L V E: 18 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Art. 1º Instaurar Tomada de Contas Especial para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis, quantificação do dano e obtenção do ressarcimento. Art. 2º Fica designado(a) (nome do servidor, cargo e matrícula) ou a Comissão formada pelos servidores (nomes, cargos e matrículas), para, sob a presidência do primeiro, realizar, a partir da publicação desta Portaria, no prazo de (estabelecer prazo – máximo 120 dias), a Tomada de Contas Especial relativa aos fatos apontados. Campo Grande, (dia, mês, ano) ___________________________________________________ Nome do Responsável pela Portaria e cargo com assinatura - A referida Portaria deve ser publicada em DIÁRIO OFICIAL. - COMUNICAÇÃO À AUDITORIA-GERAL DO ESTADO Em até 5(cinco) dias, contados da publicação em Diário Oficial da instauração da TCE e da designação da comissão, o órgão/entidade, mediante Ofício, deverá COMUNICAR à AUDITORIA-GERAL DO ESTADO a instauração de TOMADA DE CONTAS ESPECIAL , especificando os convênios a que se referem. “MODELO” OFICIO/SIGLA do órgão ou entidade/GAB Nº Em atendimento ao disposto no art. 12 do Decreto Estadual nº 13.420/12, comunico a V. Sª que foi instaurada, conforme Portaria “P” (nome do órgão/entidade) nº ....... de ....do ..... (cópia anexa), Tomada de Contas Especial relativa ao(s) seguinte(s) Convênio (s): 1. 2. 3. Sendo o que tínhamos para o momento, subscrevemo-nos. Campo Grande, (dia, mês, ano) _________________________________________________ Nome (assinatura) Secretário(a)/Diretor(a)-Presidente 19 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL JUNTADA DE DOCUMENTOS RELATIVOS ÀS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS ANTERIORMENTE À INSTAURAÇÃO DA TCE (em ordem cronológica): - Cópia do Plano de Trabalho; - Cópia dos documentos da prestação de contas que evidenciam a glosa; - Cópia integral do Relatório da AGE (destacar trechos do texto que mencionam as glosas); - Cópia da Notificação ao convenente para apresentação de justificativa/devolução do recurso; - Cópia da Justificativa eventualmente apresentada pelo convenente; - Cópia da análise da Justificativa pela AGE (Ofício); - Cópia da cientificação ao convenente (Ofício emitido pelo concedente) acerca da análise conclusiva da AGE, mantendo a glosa. “MODELO” TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Nº NOTIFICAÇÃO NOTIFICAÇÃO Nº ______________/________. (preencher o número e o ano da notificação). O (PRESIDENTE DA C O M I S S Ã O o u o S E R V I D O R (identificar o presidente da comissão ou o servidor responsável pela condução da TCE) notifica ......(identificar o Convenente) pelo valor de (informar o valor em R$ e por extenso), corrigido monetariamente até esta data, decorrente do convênio nº (...), integrante dos autos nº ( informar o número do processo de TCE), em conformidade com o Relatório Preliminar da Comissão de Tomada de Contas Especial anexo. O referido valor deverá ser recolhido na conta nº xx, agência xx, do Banco xx (informar o banco, a agência e o número da conta corrente para o depósito do valor a ser recolhido). Conforme disposto no § 1 º d o art. 14 do Decreto Estadual nº 13.420 d e 1 8 d e m a i o d e 2 0 1 2 , Vossa Senhoria poderá apresentar justificativas ou efetuar o recolhimento do débito no prazo de 15 dias, a contar do recebimento desta. Notifique-se. Campo Grande, (data da expedição da notificação). ________________________________________________________ (Identificação e Assinatura do Presidente da Comissão) 20 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL JUNTADA DOS SEGUINTES DOCUMENTOS APÓS NOTIFICAÇÃO - Justificativas/documentos eventualmente apresentados pelo convenente; - Diligências realizadas, quando for o caso, tais como: a) oitiva do convenente e testemunhas(se houver); b) entrevistas/oitivas de participantes de eventos (atletas, treinadores, comissão técnica, etc.); c) funcionários da concedente que tenham acompanhado, em nome desta, a realização do evento; d) visitas “in loco”, conforme o caso; e) pesquisas de mercado. “MODELO” RELATÓRIO RESUMIDO RELATÓRIO DE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL SIMPLIFICADA Nº ÓRGÃO OU ENTIDADE: (nome do órgão/entidade) PERÍODO DE REALIZAÇÃO: (preencher as datas inicial e final de realização da TCE) SERVIDOR OU COMISSÃO ENCARREGADA: (identificar o servidor ou a comissão encarregada pela TCE – nome do servidor, cargo e matrícula) I. IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL Em observância à designação contida na Portaria nº (identificar a Portaria de instauração) do Sr. Fulano de Tal, Secretário(a)/Diretor-Presidente do(a) ... de Mato Grosso do Sul, foi realizada esta Tomada de Contas Especial (TCE) consoante disciplina o D e c r e t o E s t a d u a l n º 1 3 . 4 2 0 / 2 0 1 2 , na (Convenente), com o objetivo de apurar (descrever o fato ensejador da TCE (ex: eventual prejuízo ao erário decorrente da execução do Convênio nº), pelo responsável a seguir identificado: CONVENENTE RESPONSÁVEL: (nome do órgão ou da entidade que recebeu recursos do Estado) CNPJ: Telefone: Endereço: CEP: Bairro: Cidade: Estado: Endereço Eletrônico (e-mail): Dirigente atual: (nome do administrador ou do presidente atual) 21 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Dirigente à época: (nome do administrador ou do presidente à época da ocorrência) Telefone: CPF: Identidade (nº/data/órgão expedidor): Endereço residencial: Bairro: Cidade: Estado: CEP: Nome(s) e Assinatura(s) do Servidor (inserir nomes e assinaturas) ou da Comissão designada II. IDENTIFICAÇÃO DA OCORRÊNCIA “Trata-se de Tomada de Contas Especial instaurada em desfavor de ......., face a não devolução, no prazo concedido, dos recursos glosados no valor total de R$...., decorrente de irregularidades na prestação de contas do Convênio nº .............. O referido Convênio foi celebrado na data......, destinando recursos para realização do Evento......, conforme Plano de Trabalho aprovado (fls. ....). Apresentada a prestação de contas na data ....., esta foi analisada pela Concedente (nome do órgão/entidade) e homologada pelo Secretário(a)/Diretor(a)-Presidente, Fulano de Tal, em ........ Ocorre que, na análise realizada pela Auditoria-Geral do Estado, por amostragem, durante trabalhos de inspeção, foram apontadas no Relatório nº .............. (itens ..................), as seguintes deficiências relativas à prestação de contas: - elencar os fatos que ensejaram glosa. O Convenente foi cientificado das impropriedades na data....... (Ofício.......), apresentando justificativa na data ......(Ofício ...............). Após análise das justificativas apresentadas, a Auditoria-Geral do Estado decidiu pela manutenção das seguintes glosas, conforme comunicado por meio do Ofício AGE nº ........................... Na mesma oportunidade, registrou-se a inadimplência do Convenente no SIAFEM (extrato anexo). Notificado para devolução dos valores, conforme Ofício (sigla órgão/entidade concedente) nº ..................... de .................., o Convenente não adotou providências, o que ensejou a instauração da presente Tomada de Contas Especial.” III. DAS MANIFESTAÇÕES DE DEFESA: “Instaurada a presente Tomada de Contas conforme Portaria nº.......... , procedeu-se à Notificação do Responsável na data de .................. (fls.....), para exercício do direito ao contraditório e à ampla defesa. No prazo concedido, foram apresentadas justificativas..... (descrever e identificar a página do processo em que se encontra o documento) ou devolvido o recurso no montante..... Visando a adequada e completa apuração dos fatos, foram realizadas as seguintes diligências: ..........(identificar a página do processo correspondente). Da análise dos documentos e informações colhidas na fase da instrução processual, conclui-se que: 22 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL - a justificativa procede......ou não procede.....ou é parcialmente procedente.....ou foi prejudicada (quando não houve manifestação) IV. CONCLUSÃO: Considerando todo o exposto na análise e com base na documentação constante do processo, conclui-se que o dano ao erário apurado foi de R$ (preencher valor), cujo valor atualizado até (preencher data) é de R$ (preencher valor), sob a responsabilidade do (identificar e qualificar o C o n v e n e n t e ), em virtude das seguintes irregularidades: (caracterizar as irregularidades com indicação das normas legais e regulamentares infringidas). Campo Grande, (informar a data de preenchimento do relatório). _____________________________________________ Nome(s) e assinatura Comissão designada/servidor responsável - PROVIDÊNCIA APÓS ELABORAÇÃO RELATÓRIO RESUMIDO 1. Apenas COMUNICAR à Auditoria-Geral do Estado, a conclusão da Tomada de Contas Simplificada, no prazo de 5(cinco) dias contados da elaboração do Relatório Resumido. OBS: Na TCE Simplificada é dispensada a remessa dos autos à AGE e a emissão de Relatório de Auditoria (art. 16, parágrafo único do Decreto 13.420/2012), bem como o encaminhamento posterior à PGE (Art. 5º do Decreto 13.420/2012). “MODELO” OFICIO/Sigla do órgão ou entidade/GAB Nº Em atendimento ao disposto no parágrafo único do art. 16 do Decreto Estadual nº 13.420/12, comunico a V. Sª que foi encerrada a Tomada de Contas Especial Simplificada nº ...................., instaurada conforme Portaria “P” (nome do órgão/entidade) nº ....... de ....do ......e Ofício de Comunicação (nome do órgão/entidade) nº ................, de ..................... Informamos outrossim, que os respectivos autos encontram-se à disposição dessa AuditoriaGeral do Estado para verificação em futuras inspeções. Sendo o que tínhamos para o momento, subscrevemo-nos. Campo Grande, (dia, mês, ano) _________________________________________________ Nome (assinatura) Secretário(a)/Diretor(a)-Presidente da Fundesporte 23 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL “MODELO DE ENCERRAMENTO” DESPACHO DE ENCERRAMENTO Após regular processamento da Tomada de Contas Especial Simplificada nº......, conforme documentos que instruem este processo, encerra-se o presente contendo ...folhas. Diante da conclusão contida no Relatório Resumido de fls. ...., mantenha-se o registro de inadimplência do Convenente no SIAFEM, para fins de resguardo ao erário. Campo Grande, (inserir data). _____________________________________ Fulano de Tal Presidente da Comissão TERMO DE ENCERRAMENTO (no caso de devolução do recurso) Instaurada a presente Tomada de Contas Especial e, após regular notificação, o Convenente promoveu o recolhimento do valor integral do débito atualizado, no total de R$.................................., conforme demonstrativo de fls e comprovante juntado às fls. (...) . Diante o exposto, encerra-se o procedimento de Tomada de Contas Especial, determinandose a correspondente baixa de inadimplência do Convenente no SIAFEM, conforme §2º do art. 20 do Decreto Estadual nº 13.420/12. Comunique-se a Auditoria-Geral do Estado para conhecimento. Campo Grande, (...). ________________________________________________ Fulano de Tal Presidente da Comissão/Servidor Responsável 24 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL CHECK-LIST DE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL – acima de 500 UFERMS DESCRIÇÃO FORMALIZAÇAO DO PROCESSO A Tomada de Contas Especial foi formalizada por meio de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado? A Tomada de Contas Especial foi devidamente instruída com os seguintes documentos: – ato de instauração e de designação de servidor ou de comissão de Tomada de Contas Especial? – determinação de instauração de Tomada de Contas Especial, emitida pela AuditoriaGeral do Estado, quando for o caso? – ficha de qualificação do responsável com nome, CPF, endereços residencial e comercial, telefone, cargo, função, matrícula (se servidor público) e período de gestão? – cópia dos documentos relativos às providências administrativas adotadas, anteriormente à instauração da Tomada de Contas Especial? - demonstrativo financeiro do débito, com valor original, origem e data da ocorrência e parcelas recolhidas com respectivas datas? - consta memória de cálculo, com a atualização do valor atualizado? – Relatório Preliminar emitido pela comissão designada para Tomada de Contas Especial sobre providências adotadas pela autoridade administrativa? – cópia de processo de sindicância ou de procedimento administrativo disciplinar, se for o caso? – cópia de notificações/comunicações expedidas ao responsável, com correspondentes manifestações de defesa ou documentos apresentados? – relatório conclusivo sobre a apuração realizada? – nota de conferência, devidamente preenchida e assinada – outros elementos que contribuam para a caracterização do da dano e da responsabilidade? O processo de Tomada de Contas Especial apresenta manifestação sobre: - a presença de pressupostos para a instauração da Tomada de Contas DISPOSITIVO LEGAL S N Prejudicado Art. 9º, caput, do Decreto nº 13.420/2012 Art. 17, inc. I do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º, inc. I do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º, inc. II do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º, inc. III do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º, inc. IV do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º, inc. V do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º , inc. VI do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º, inc. VII do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º, inc. VIII do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º, inc. IX do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º, inc. X do Decreto nº 13.420/2012 Art. 9º, inc. XII do Decreto nº 13.420/2012 Art. 17 do Decreto nº 13.420/2012 Art. 17, inc. II do Decreto nº 13.420/2012 25 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Especial, com demonstração da ocorrência do dano ao erário? - a apropriada identificação e notificação do responsável? - a correta quantificação do dano e a adequada descrição dos fatos? Há alguma diligência a ser realizada ou inconsistência a ser regularizada pelo órgão/entidade? Art. 17, inc. III do Decreto nº 13.420/2012 Art. 17, inc. IV do Decreto nº 13.420/2012 Art. 17, parágrafo único do Decreto nº 13.420/2012 CHECK-LIST DE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL – abaixo de 500 UFERMS DESCRIÇÃO FORMALIZAÇAO DO PROCESSO A Tomada de Contas Especial foi formalizada por meio do Relatório Resumido? O Relatório Resumido apresenta identificação do responsável (nome, CPF, endereços residencial e comercial, telefone, cargo, função, matrícula (se servidor público) e período de gestão? O Relatório Resumido apresenta origem e data das ocorrências, valor original do dano e, se for o caso, das parcelas recolhidas? Consta no processo memória de cálculo, a atualização do valor glosado? O Relatório Resumido apresenta informação sobre a notificação do responsável, bem como da existência de registro de inadimplência ou de responsabilidade no SIAFEM? O Relatório Resumido apresenta manifestação de defesa e documentos apresentados? O Relatório Resumido apresenta conclusão sobre o dano e a responsabilidade apurados? DISPOSITIVO LEGAL Art. 11 do 13.420/2012 Decreto S N Prejudicado nº Art. 11, inc. I do Decreto nº 13.420/2012 Art. 11, inc. II do Decreto nº 13.420/2012 Art. 11, inc. III do Decreto nº 13.420/2012 Art. 11, inc. IV do Decreto nº 13.420/2012 Art. 11, inc. V do Decreto nº 13.420/2012 26 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL FLUXO OPERACIONAL DA INSTAURAÇÃO DE TOMADA DE CONTAS ESPECIAL EM CONVÊNIOS - ACIMA DE 500 UFERMS - FUNDESPORTE Não havendo devolução dos recursos, a entidade instaura a Tomada de Contas Especial, no prazo de 05 (cinco) dias contados da notificação ao convenente. A Entidade designa os servidores que farão parte da Comissão e realiza a publicação em Diário Oficial do Estado. Comissão deverá ser composta por, no mínimo, três membros, presidida, obrigatoriamente, por servidor ocupante de cargo efetivo. Comissão envia ofício ao Diretor-Presidente, informando a abertura da Tomada de Contas Especial. A AGE deve ser comunicada no prazo de cinco dias da data da publicação sobre a designação da Comissão. O Diretor-Presidente encaminha ofício a AGE, comunicando a instauração da TCE (Art. 12 do Dec.13.420/12) A Comissão inicia os trabalhos, notificando o Convenente para que no prazo de 10 dias faça a devolução dos recursos glosados. Não havendo a devolução dos recursos glosados, a Comissão emite o Relatório Preliminar (art. 13 do Decreto nº 13.420/2012) Convenente recebe o Relatório Preliminar e é notificado para, no prazo de prazo de 30 dias, apresentar nova justificativa ou recolher o débito (outra oportunidade). continua 27 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL Convenente atende o Relatório Convenente não atende o Relatório Havendo recolhimento do débito, a comissão emitirá o Relatório Conclusivo Caso não ocorra o recolhimento do débito ou não aceita a justificativa, a comissão emitirá o Relatório Conclusivo Comissão providencia extinção processual Comissão oficializa ao DiretorPresidente para conhecimento. Comissão oficializa ao DiretorPresidente para conhecimento. Fundesporte comunicará a AGE, a fim de que esta providencie a baixa da restrição junto ao SIAFEM O processo é arquivado A Fundesporte poderá, diante da justificativa apresentada pelo convenente, realizar diligências de caráter investigatório a fim de confirmar/contestar as alegações apresentadas. Fundesporte comunicará a AGE que, no prazo de 30 dias elaborará Relatório e devolverá à Fundesporte A entidade, com o Relatório da AGE, providenciará o envio do processo em até 05 (cinco) dias a Procuradoria Geral do Estado A Procuradoria Geral do Estado tomará as providências judiciais cabíveis IMPROPRIEDADES - Segundo os servidores da FUNDESPORTE, o prazo de 120 (cento e vinte) dias para conclusão da Tomada de contas, previsto no §3.º do art. 7.º do Decreto Estadual 13.420/12, dificilmente é cumprido devido ao trâmite ser burocrático. 28 TOMADA DE CONTAS ESPECIAL PARTICULARIDADES NO TRÂMITE DA TOMADA DE CONTAS ESPECIAL SIMPLIFICADA – Dano igual ou inferior a 500 UFERMS - Na TCE Simplificada, a legislação permite que seja conduzida por um único servidor, no entanto, o mesmo deverá ser do quadro efetivo; - A conclusão da TCE Simplificada será comunicada à AGE em 05 (cinco) dias da elaboração do Relatório Resumido, sendo dispensada a emissão do Relatório de Auditoria; - A TCE Simplificada não será remetida à PGE, permanecendo na própria entidade a disposição dos órgãos de controle. 29