A CONTABILIDADE NA ERA DIGITAL
Viviane Apda. Almeida de Souza Borges1, Carla Cristina Ferreira de Miranda2
1
Universidade do Vale do Paraíba – Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas / Ciências Contábeis
Endereço: Av. Shishima Hifumi, nº. 2911, Urbanova, São José dos Campos - SP, e-mail:
[email protected]
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Universidade do Vale do Paraíba – Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas / Ciências Contábeis
Endereço: Av. Shishima Hifumi, nº. 2911, Urbanova, São José dos Campos - SP, e-mail:
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Resumo- Considerando o fim da escrituração tradicional em função dos meios eletrônicos, a evolução
tecnológica vem gerando um impacto para o profissional Contábil. Vivemos na era da escrituração digital.
Com o avanço dos sistemas de processamentos de dados, a Receita Federal disponibiliza um avançado
software que facilitará a fiscalização por todos os órgãos fiscalizadores. O Sistema Público de Escrituração
Digital – SPED é cada vez mais presente na rotina de diversos segmentos empresariais. A precisão das
informações em tempo real trouxe maior responsabilidade ao contador, o qual necessita adequar-se aos
novos hábitos, na mesma velocidade em que a tecnologia da informação revoluciona os meios de
comunicação entre Empresas e Fisco.
Palavras-chave: Tecnologia da Informação, SPED, Escrituração Digital.
Área do Conhecimento: Ciências Sociais Aplicadas
Introdução
Tecnologia da Informação
A Tecnologia da Informação, há décadas, vem
revolucionando a rotina do profissional Contábil,
contribuindo para as melhorias e qualidade de
trabalho. Porém, com o avanço da era Digital, a
Contabilidade depara-se com uma nova realidade
apresentada pelo Sistema Público de Escrituração
Digital (SPED).
Neste momento, é essencial que o contador
esteja presente e tenha conhecimento profundo de
planejamento estratégico, pois o setor contábil
vive hoje a era digital e os que não se adaptarem
a esse novo cenário serão engolidos, diz Alcazar
(2009).
O embasamento teórico, para desenvolvimento
desta pesquisa, construiu-se a partir de
pressupostos de Duarte (2009), Hoss (2008) e
essencialmente Decreto 6022/2007, o qual
instituiu o SPED.
Este trabalho tem o objetivo de mostrar as
mudanças na rotina do profissional contábil,
trazidas pela revolução da tecnologia da
informação, com ênfase no Sistema Público de
Escrituração Digital - SPED.
Metodologia
Por se tratar de um assunto da atualidade, não
existe uma bibliografia específica sobre o SPED,
portanto este trabalho tem fundamentação teórica
elaborada através de pesquisas bibliográficas
subsidiadas em sites do governo, livros contábeis,
artigos científicos publicados em revistas de
órgãos contábeis.
O termo Tecnologia da Informação serve para
designar o conjunto de recursos tecnológicos e
computacionais para geração e uso da
informação. Também é comumente utilizado para
designar o conjunto de recursos não humanos
dedicados ao armazenamento, processamento e
comunicação da informação, bem como o modo
como esses recursos estão organizados em um
sistema capaz de executar um conjunto de tarefas.
A sigla TI (tecnologia da informação) abrange
todas as atividades desenvolvidas na sociedade
pelos recursos da informática. É a difusão social
da informação em larga escala de transmissão, a
partir destes sistemas tecnológicos inteligentes.
Seu acesso pode ser de domínio público ou
privado, na prestação de serviços das mais
variadas formas, (WIKIPÉDIA).
Para Beal (2000), o principal benefício que a
tecnologia da informação traz para as
organizações é sua capacidade de melhorar a
qualidade e a disponibilidade de informações e
conhecimentos importantes para a empresa, seus
clientes e fornecedores.
O ambiente empresarial está mudando
continuamente, tornando-se mais complexo,
menos previsível e, cada vez mais, dependente de
informação e de toda a infra-estrutura tecnológica
que permite o gerenciamento de uma enorme
quantidade de dados. A tecnologia está gerando
grandes transformações, que estão ocorrendo a
nossa volta de forma ágil e sutil. A convergência
desta
infra-estrutura
tecnológica
com
as
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telecomunicações, que aniquilou as distâncias,
está determinando um novo perfil de produtos,
serviços e principalmente profissionais.
Contabilidade
Contabilidade é a ciência que estuda, pratica,
controla e interpreta os fatos ocorridos no
patrimônio das entidades, mediante ao registro, a
demonstração expositiva e a revelação desses
fatos, com o fim de oferecer informações sobre a
composição do patrimônio, suas variações e o
resultado econômico decorrente da gestão da
riqueza econômica, afirma Franco (1997).
Sua principal finalidade é fornecer informações
sobre o patrimônio, informações essas de ordem
econômica e financeira, que facilitam assim as
tomadas de decisões, tanto por parte dos
administradores ou proprietários, quanto por parte
daqueles que pretendem investir na empresa.
Com o passar do tempo, o Governo começou a
utilizar-se dela para arrecadar impostos e a tornou
obrigatória para a maioria das empresas.
Todas as movimentações possíveis de se medir
em dinheiro são registradas pela contabilidade,
que em seguida, resume os dados registros em
forma de relatórios e os entrega aos interessados
em conhecer a situação da empresa.
Pessoas Interessadas na Contabilidade: sócios
e acionistas; administradores; diretores e
executivos; governo; bancos e capitalistas;
pessoas jurídicas (outras empresas).
A Evolução da Contabilidade
Conforme publicado no site Sescon Serras
Gaúchas, a nossa história é tão antiga quanto a
própria história da civilização. Está presa as
primeiras manifestações humanas da necessidade
social de proteção à posse e de perpetuação e
interpretação dos fatos ocorridos com o objeto
material de que o homem sempre dispôs para
alcançar os fins propostos.
Foi o pensamento do futuro que levou o homem
aos primeiros registros a fim de que pudesse
conhecer as suas reais possibilidades de uso, de
consumo, de produção etc.
Com o surgimento das primeiras administrações
particulares aparecia a necessidade de controle,
que não poderia ser feito sem o devido registro, a
fim de que se pudesse prestar conta da coisa
administrada.
À medida que o homem começava a possuir
maior quantidade de valores, preocupavam-lhe
saber quanto poderiam render e qual a forma mais
simples de aumentar as suas posses, tais
informações não eram de fácil memorização
quando já em maior volume, requerendo, portanto,
os registros dos acontecimentos.
A História da Contabilidade segundo historiador
italiano Federigo Melis (1950), divide-se em quatro
períodos distintos:
1º. Período: História Antiga ou da Contabilidade
empírica, que vai de cerca de 8.000 anos atrás até
1202 de nossa era.
2º. Período: História Média ou da Sistematização a
Contabilidade, que vai de 1202 até 1494.
3º. Período: História Moderna ou da Literatura da
Contabilidade, que vai de 1494 a 1840.
4º. Período: História Contemporânea ou Científica
da Contabilidade, que vai de 1840 até aos nossos
dias.
A Historia Antiga refere-se aos estudos do
registro dos fatos contábeis na Suméria, Egito e
termina com o aparecimento de Leonardo
Fibonaci, um matemático italiano considerado, por
alguns, como o mais talentoso matemático da
Idade Média.
A História da Sistematização formou-se no
período em que a Contabilidade assumiu formas
sistemáticas de registro, no século XIII, quando
Luca Pacioli, um monge franciscano e célebre
matemático italiano, descreve a contabilidade de
dupla entrada, conhecida como método das
partidas dobradas. Pacioli é considerado o pai da
contabilidade moderna.
Segue-se a fase da literatura, com centenas de
obras em todo o mundo, todas de teor prático,
terminando quando o contador e professor italiano
Francesco Villa, em 1840, publicou a sua magistral
obra, marcante na história da Contabilidade, que
abriu o período científico: La Contabilità Applicatta
alle Amministrazioni Private e Pubbliche, premiada
pelo governo da Áustria.
Após longa trajetória, a contabilidade é
revolucionada pela tecnologia da informação.
A essência não foi alterada, a contabilização
dos fatos contábeis continua sendo feita da
mesma forma. O que alterou foi a forma de
processar tais informações, trazendo o cuidado de
conferir
tais
lançamentos,
através
do
conhecimento e capacidade profissional. Com
isso, as empresas e profissionais estão cada vez
mais dependentes da Tecnologia.
Segundo Hoss (2008), a humanidade por
instinto de sobrevivência, buscou ao longo dos
milênios cercar-se de bens materiais que julgava
serem necessários para a perpetuidade de sua
espécie. Com o passar do tempo, o conhecimento
agregado permitiu que a humanidade evoluísse.
Os valores das coisas sofreram alterações,
fazendo com que a necessidade de informações a
respeito da riqueza patrimonial também sofresse
mutações. Desta forma, a contabilidade passou de
um conhecimento rudimentar e empírico para uma
ciência onde a metodologia de escrituração e
análise dos valores patrimoniais fica cada dia mais
sofisticado.
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A Contabilidade da Era Digital
Em plena maturidade da profissão contábil, que
já ultrapassa os 60 anos - conforme Decreto-Lei
nº. 9.295, de 27 de maio de 1946, o qual criou o
Conselho Federal de Contabilidade, definindo as
atribuições do Contador – o futuro bate à porta e
tem logo atrás o projeto do Sistema Público de
Escrituração Digital – SPED, diz Carvalho (2008).
Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)
Instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de
janeiro de 2007, o Sistema Público de
Escrituração Digital faz parte do Programa de
Aceleração do Crescimento do Governo Federal
(PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um
avanço na informatização da relação entre o fisco
e os contribuintes.
De modo geral, consiste na modernização da
sistemática atual do cumprimento das obrigações
acessórias, transmitidas pelos contribuintes às
administrações
tributárias
e
aos
órgãos
fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital
para fins de assinatura dos documentos
eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica
dos mesmos apenas na sua forma digital.
É composto por três grandes subprojetos,
abaixo destacado na Figura 1:
Figura 1 – SPED
Representa uma iniciativa integrada das
administrações tributárias nas três esferas
governamentais: federal, estadual e municipal.
Possibilita, com as parcerias fisco-empresa,
planejamento e identificação de soluções
antecipadas no cumprimento das obrigações
acessórias, em face às exigências a serem
requeridas pelas administrações tributárias.
Faz com que a efetiva participação dos
contribuintes, na definição dos meios de
atendimento às obrigações tributárias acessórias
exigidas pela legislação tributária, contribua para
aprimorar esses mecanismos e confira a esses
instrumentos maior grau de legitimidade social.
Estabelece um novo tipo de relacionamento,
baseado na transparência mútua, com reflexos
positivos para toda a sociedade.
Para Duarte (2009), o SPED é um projeto de
inclusão da inteligência fiscal brasileira na Era do
Conhecimento.
Em
outras
palavras,
as
autoridades fiscais, em todos os níveis, estão
usando a tecnologia da informação para
fornecimento de informações com velocidade e
precisão, capacitando seus profissionais para
analisarem tais informações em busca de indícios
de fraude ou sonegação.
Está abrindo-se uma imensa janela de
oportunidades para contadores que poderão
prestar serviços de alto valor agregado aos seus
clientes como: planejamento tributário, auditoria e
contabilidade gerencial. Com a massificação do
uso da NF-e, muitas tarefas tenderão a
desaparecer devido à integração da cadeia
produtiva do ponto de vista fiscal. Por outro lado
as empresas precisarão de planejamento
tributário, auditoria e contabilidade gerencial.
Portanto, gestores e contadores precisarão das
habilidades básicas para sobrevivência da era do
conhecimento: habilidade com tecnologia da
informação, análise, síntese e comunicação.
Escrituração Contábil Digital
De maneira bastante simplificada, podemos
definir o Escrituração Contábil Digital (ECD) ou
SPED Contábil, como a substituição dos livros da
escrituração mercantil pelos seus equivalentes
digitais.
A partir do seu sistema de contabilidade, a
empresa gera um arquivo digital no formato
especificado no anexo único à Instrução
Normativa RFB nº. 787/07, a qual institui
Escrituração Contábil Digital (ECD), para fins
fiscais e previdenciários.
Devido às peculiaridades das diversas
legislações que trata da matéria, este arquivo
pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário
Digital, Escrituração Contábil Digital – ECD, ou
Escrituração Contábil em forma eletrônica.
Este arquivo é submetido ao Programa
Validador e Assinador – PVA, sem inconsistências
o arquivo deverá ser submetido ao ambiente
SPED, via internet.
A adoção do SPED será obrigatória às pessoas
jurídicas, a partir de 2008, que fizerem parte das
sociedades
empresárias
sujeitas
ao
acompanhamento
econômico-tributário
diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº.
11.211, de 7 de novembro de 2007. A partir de 1º
de janeiro de 2009 o SPED será obrigado às
sociedades empresárias sujeitas à tributação do
Imposto de Renda com base no Lucro Real,
ficando facultada a entrega da ECD às demais
sociedades empresárias.
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São previstas as seguintes formas de
escrituração contábil digital, abaixo destacado na
Figura 2:
Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido
pelo SPED.
Em regra, a periodicidade de apresentação é
mensal. Conforme preceitua a cláusula 8ª do
Convênio ICMS nº. 143/06, os contribuintes do
ICMS ou do IPI ficam obrigados à Escrituração
Fiscal Digital (EFD) a partir de 1º de janeiro de
2009, sendo facultada a cada uma das unidades
federadas, em conjunto com a Secretaria da
Receita Federal do Brasil, estabelecer esta
obrigação para determinados contribuintes durante
o exercício de 2008.
A Cláusula sétima do Convênio ICMS 143/06
estabelece que a escrituração prevista na forma
deste convênio substitui a escrituração e
impressão dos seguintes livros, abaixo destacados
na Figura 3:
Figura 2 – Livros Contábeis Abrangidos ao SPED
Contábil.
O SPED Contábil deverá ser assinado, de forma
digital, pelas seguintes pessoas: o representante
cadastrado na Junta Comercial, com poderes para
a prática de tal ato e o contabilista responsável
pela empresa.
O Programa Validador e Assinador - PVA só
permite que o contabilista assine após os
representantes da empresa.
Conforme Instrução Normativa DNRC 107/08,
devem ser utilizados certificados digitais de
pessoa física, para envio dos arquivos digitais á
Receita Federal.
O documento eletrônico de identidade e-CPF foi
criado para facilitar o relacionamento entre os
contribuintes brasileiros e a Receita Federal. É
utilizado para garantir a autenticidade dos
remetentes de documentos e dados que trafegam
pela Internet, assegurando sua inviolabilidade. Foi
criado para facilitar o relacionamento entre os
contribuintes brasileiros e a Receita Federal.
Escrituração Fiscal Digital
Instituído pelo Convênio ICMS no. 143, de
2006, a Escrituração Fiscal Digital (EFD) ou SPED
fiscal é um arquivo digital que se constitui de um
conjunto de escriturações de documentos fiscais e
de outras informações de interesse dos fiscos das
unidades federadas e da Secretaria da Receita
Federal do Brasil, bem como de registros de
apuração de impostos referentes às operações e
prestações praticadas pelo contribuinte.
A partir do seu sistema fiscal, a empresa gera
um arquivo digital de acordo com leiaute
estabelecido em Ato Cotepe/ICMS no. 09 de 2008,
informando todos os documentos fiscais e outras
informações de interesse dos fiscos federal e
estadual, referentes ao período de apuração dos
impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser
submetido à importação e validação pelo
Figura 3 – Livros Fiscais abrangidos ao SPED
Fiscal.
Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica
como sendo um documento de existência apenas
digital, emitido e armazenado eletronicamente,
com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma
operação de circulação de mercadorias ou uma
prestação de serviços, ocorrida entre as partes.
Sua validade jurídica é garantida pela
assinatura digital do remetente (garantia de autoria
e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do
documento eletrônico, antes da ocorrência do fato
gerador.
A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos
os Estados da Federação e já é uma realidade na
legislação brasileira desde outubro de 2005, com a
aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu
nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica –
DANFE.
A partir da geração da NF-e a Secretaria da
Fazenda poderá monitorar todas as etapas do
processo de circulação de mercadorias, através do
uso dos arquivos eletrônicos, proporcionando
maior rapidez e segurança á fiscalização.
O Protocolo ICMS 10/07, alterado pelo
Protocolo ICMS 68/08, dispõe sobre a
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obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal
eletrônica (NF-e) para a partir de 1º de abril de
2008 para determinados segmentos.
A fugura 4 mostra a sistemática da NF-e:
Figura 4 – Esquema da Nota Fiscal Eletrônica
acompanhamento
econômico-tributário
diferenciado sujeitas à tributação do imposto de
renda com base no lucro real, que já estão
obrigadas à adoção parcial do sistema com
relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º
de janeiro de 2008.
Os prazos de entrega também variam de acordo
com o sistema e podem ser mensais, anuais ou
mesmo diárias, como é o caso da NF-e que
precisa ser transmitida no momento de sua
emissão, já que para acompanhar o transporte da
mercadoria é necessária a emissão do Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
As multas por atraso podem chegar a
R$ 5.000,00 (cinco mil reais), por mês calendário
ou fração, o que deve atentar os contribuintes a
fim de evitar transtornos por parte do fisco e
desembolsos desnecessários em virtude das
penalidades aplicáveis.
Certificado Digital
Discussão
O certificado digital é um documento eletrônico
que possibilita comprovar a identidade de uma
pessoa, uma empresa ou um site, para assegurar
as transações on-line e a troca eletrônica de
documentos, mensagens e dados, com presunção
de validade jurídica.
Diversos segmentos da economia já utilizam a
certificação em suas atividades. Essas áreas
utilizam a tecnologia que certifica a autenticidade
dos emissores e destinatários dos documentos
eletrônicos, garantindo sua privacidade e
inviolabilidade aliada à economia de tempo,
redução de custos, validade jurídica nos
documentos
eletrônicos,
possibilidade
de
eliminação de papéis e autenticação na internet
com segurança.
Resultado
O SPED ou Big Brother Fiscal, como vem sendo
chamado, é um sistema que insere as autoridades
legais na Era do Conhecimento.
A resistência de algumas empresas na
adequação de seus sistemas ao SPED, está
relacionada,
principalmente,
à
falta
de
conhecimento do que é o projeto, e da redução de
custos que será obtida após o processo de
implantação que, logicamente, exige um
investimento inicial relacionado não só a recursos
financeiros, como também, a recursos de
tecnologia e humanos em especial. Os
empresários custam acreditar que terão benefícios
com a nova sistemática e vislumbram somente o
ganho por parte do governo, mais precisamente,
por parte dos órgãos de fiscalização.
A obrigatoriedade de adoção do SPED está
determinada em cada um dos subsistemas que o
compreendem, mas já está em vigor para algumas
companhias, principalmente às sujeitas ao
Alcazar (2009), afirma que nossa profissão ficou
relegada ao cumprimento de tarefas para atender
à demanda do governo em relação ao contribuinte.
Com o avanço tecnológico dos últimos 10 anos, há
uma evolução, e a própria abertura da economia
globalizada
trouxe
outra
realidade
aos
empreendedores do mundo e do Brasil.
Consequentemente, a profissão contábil, pela
natureza dessas evoluções todas, tem de se
adaptar aos tempos modernos e, com isso, ela
ganha o resgate do seu valor agregado, que é o
intelectual.
Hoje, o profissional de contabilidade terá de
aplicar
a
sua
intelectualidade,
o
seu
conhecimento, ter o seu pensamento estratégico a
serviço da comunidade e dos empresários. A
evolução dos tempos colocou a profissão de
contabilidade nessa modernidade, e o grande
esforço feito por todas as entidades da
contabilidade, como o Conselho Federal de
Contabilidade (CFC), o Conselho Regional de
Contabilidade (CRC-SP) e às outras entidades
que representam à profissão, não tem medido
esforços para aprimorar o conhecimento deste
profissional que precisa evoluir.
Com o avanço tecnológico e a disponibilidade
de ferramentas de processamento contábil, o
contador passa a ter seu foco de crescimento em
uma atualização constante, de vital importância
para
garantir
os
bons
resultados
das
organizações, diz Hoss (2008).
Conclusão
A evolução tecnológica vem gerando impacto
para o profissional Contábil, conseqüente do
processo de execução do trabalho, que tem sido
radicalmente alterado nas últimas décadas.
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O SPED trouxe uma nova realidade: a precisão
de informação em tempo real. Portanto o
profissional de contabilidade terá um papel
importantíssimo em meio a todas essas novas
tecnologias e obrigações, o de ser a interface
entre o estado e a economia, o contribuinte e as
administrações públicas, aumentando ainda mais
sua responsabilidade profissional.
Em função destas normas é que o profissional
contábil deverá certificar-se da segurança do seu
ambiente de informática, tanto próprio quanto de
terceiros, pois a dependência do departamento de
TI – Tecnologia da Informação está cada vez
maior.
Trata-se de uma mudança radical de usos e
costumes de dezenas de anos onde os GuardaLivros, transcreviam os livros diários primeiro a
caneta tinteiro, depois usavam a datilografia para
em seguida transcrever no papel com utilização de
gelatina
copiativa,
então
apareceram
os
computadores que imprimiam os arquivos digitais
em papel para posterior registro, agora é o fim da
impressão em papel, pois o arquivo digital é
validado e assinado eletronicamente com a
Certificação Digital, convertido em layout
determinado, enviado via internet para o SPED
Nacional, registrado nas Juntas Comerciais,
mantendo-se no meio digital com todo o respaldo
legal.
Assim, concluindo, podemos dizer que essa
mudança de paradigma exigirá uma constante
atualização aos profissionais contábeis em relação
a novos processos implementados, os quais
constituirão numa árdua tarefa, onde o profissional
se valerá do esforço, da competência, da
habilidade, intelectualidade, da evolução e
principalmente da vontade de ser um profissional
capaz de desenvolver seu trabalho com qualidade,
alcançando os fins propostos da sua profissão.
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