PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DA BAHIA
CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA
PROVIMENTO Nº CGJ - 04/2012
Oficializa a utilização do Sistema de
Controle de Certidões - SCC pelos
cartórios de Registro Civil da Comarca
da Capital.
O
DESEMBARGADOR
JERÔNIMO
DOS
SANTOS,
CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA EM EXERCÍCIO, no uso de
suas atribuições legais, e
Considerando a necessidade de oficializar o Sistema de Controle
de Certidões - SCC, já implantado nos cartórios de Registro Civil da
Comarca da Capital, bem como de disciplinar o uso de tal
ferramenta na prática dos atos inerentes a tais serventias;
R E S O L V E:
Art. 1º. Os cartórios de Registro Civil da Comarca da Capital, para a
prática dos atos de sua competência, deverão fazer uso do Sistema
de Controle de Certidões - SCC, que é um sistema
institucionalizado pelo Poder Judiciário do Estado da Bahia, sob a
gestão administrativa da Corregedoria-Geral da Justiça.
Art. 2º. Os servidores públicos lotados nos Cartórios de Registro
Civil, na prática dos atos de sua competência, deverão observar os
procedimentos estabelecidos no Manual que constitui o Anexo
Único deste Provimento.
Art. 3º. Os registros realizados através do Sistema de Controle de
Certidões – SCC e aqueles que, embora realizados anteriormente,
tenham sido transferidos para esse mesmo Sistema através da
migração do acervo, poderão ser consultados pelo público em geral
via internet, através de ícone disponível no sítio oficial deste
Tribunal de Justiça.
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Art. 4º. Este provimento entra em vigor na data de sua publicação,
retroagindo os seus efeitos a 26/08/2011, quando se iniciou a
implantação do Sistema de Controle de Certidões – SCC nos
cartórios de Registro Civil da Comarca da Capital.
Corregedoria-Geral da Justiça, 04 de maio de 2012.
DES. JERÔNIMO DOS SANTOS
CORREGEDOR-GERAL DA JUSTIÇA EM EXERCÍCIO
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ANEXO Ú N ICO - PROVIMENTO CGJ Nº 0 4/20 1 2
MANUAL DO SISTEMA DE CONTROLE DE CERTIDÕES – SCC
O Sistema de Controle de Certidões – SCC é um sistema institucionalizado
pelo Poder Judiciário do Estado da Bahia, sob a gestão administrativa da
Corregedoria Geral da Justiça. O sistema corresponde ao controle dos
procedimentos de registro civil de pessoas naturais, voltados aos Cartórios
Extra-Judiciais de Registro Civil.
Visando a padronização e conformidade nos procedimentos de registro civil
entre os Cartórios Extrajudiciais da Capital, este documento orienta e
determina as regras para realizar as atividades voltadas ao registro de pessoas
naturais, especificamente quanto aos registros de nascimento, óbito e
casamento, além das respectivas emissões de documentos oficiais através do
sistema.
1. Proc edim entos para consulta de r egistro civil
O fluxograma nº 1 demonstra os procedimentos para consulta de registro civil.
O cartório deverá verificar o tipo de registro civil (Nascimento, Óbito,
Casamento) solicitado, de acordo com a necessidade do solicitante em obter a
1ª via ou demais vias, ou outras documentações pertinentes ao registro civil.
Sendo 1ª via, o cartório deverá verificar a existência do registro, realizando a
consulta no item “cer tidões”.
Em seguida, realizar a consulta no item “ace rvo”, caso o registro não tenha
sido encontrado na consulta anterior.
Essas consultas, para a 1ª via, são válidas para os casos em que a
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apresentação de documentos gere dúvidas quanto à existência de um registro
dos dados oferecidos pelo solicitante em outro cartório.
Sendo 2ª via, o cartório deverá verificar com o solicitante o período em que
realizou o registro no cartório. Caso tenha sido realizado antes da data de
implantação do SCC, o cartório deverá realizar a consulta no item “ace rvo”,
caso contrário deverá realizar a consulta no item “cer tidões”. Se o registro
não foi encontrado, nas duas opções de consulta, o cartório deverá realizar o
procedimento de busca nos livros físicos de posse do cartório, e,
posteriormente, realizar o registro no SCC, no item “ace rvo”
(ver
procedimentos para realizar o registro civil).
Se o registro foi encontrado em uma das consultas, o cartório deverá informar
ao declarante a existência e a localização do registro.
Se o registro pertence a outro cartório (a coluna “Opção” do registro
selecionado está vazia), o solicitante deverá dirigir-se ao cartório informado. Se
o registro pertence ao cartório (a coluna “Opção” apresenta opções para
visualizar / editar / averbar o registro selecionado), o cartório deverá verificar
com o declarante se deseja emitir a 2ª via do registro, respeitando os
procedimentos de custas para a emissão desse registro.
2.
Proc edimentos
para
e missão
de
r egistro
civil/outros
docum entos
Antes da emissão de um registro civil/outros documentos, relacionada à 1ª ou
demais vias, o cartório deverá realizar sempre uma consulta para verificar a
existência de alguma ocorrência voltada às informações do Declarante (ver
procedimento para consulta de registro civil). Posteriormente, se for o caso, o
cartório poderá realizar o registro (ver procedimento de realização do registro
civil).
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O fluxograma nº 2 demonstra os procedimentos para emissão de registro
civil/outros documentos.
Para emitir qualquer registro/outros documentos, após realizar a consulta ou o
registro solicitado, o cartório deverá selecionar um assinante disponível no
SCC, que corresponde ao Oficial(a) ou Substituto Oficial do Cartório. Em
seguida, o cartório deverá selecionar o documento desejado.
Sendo 2ª via, o cartório deverá executar os procedimentos de custas
cartorárias para emissão do registro ou emitir a declaração de pobreza a ser
assinada pelo Declarante.
3. Proc edim entos para re alizar r egistro civil
Antes da realização de um registro civil, relacionada à 1ª ou 2ª via, o cartório
deverá fazer sempre uma consulta para verificar a existência de alguma
ocorrência voltada às informações do Declarante (ver procedimento para
consulta de registro civil). Posteriormente, o cartório poderá realizar o registro.
4. N as cim ento
O fluxograma nº 3 demonstra os procedimentos para realizar um registro civil
de nascimento.
Sendo 1ª via, o cartório deverá informar os dados do nascimento, em seguida
buscar as informações dos pais, antes de realizar um novo cadastro desses
pais.
O cartório deverá seguir as regras determinadas na lei de registro civil, em
relação ao registro tardio, ao registro de pais de menores de idade e ao
reconhecimento de paternidade, seja por ordem judicial ,seja por ato
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espontâneo do pai.
Em seguida, informar os dados do Declarante. Sendo Declarantes tanto o pai
quanto a mãe, o cartório poderá reaproveitar os dados dos pais previamente
cadastrados.
Sendo 2ª via, o cartório deverá verificar o período que realizou o registro e
acessar o item (acervo ou certidão) correspondente. Caso o registro não esteja
no SCC, o cartório deverá informar os dados do nascimento registrado no livro,
destacando a necessidade de informar o número do livro, termo, folha e
assinante do registro.
Para finalizar o registro civil, o cartório deverá verificar as informações
digitadas e confirmar/incluir o registro.
5. Óbito – N ascido Vivo
O fluxograma nº 4 demonstra os procedimentos para realizar um registro civil
de óbito de nascido vivo.
Sendo 1ª via, o cartório deverá informar os dados preliminares do óbito, em
seguida buscar as informações do falecido, antes de realizar um novo cadastro
dessa pessoa.
O cartório deverá realizar o cadastro do óbito com as informações básicas
fornecidas pelo Declarante, para gerar a guia de sepultamento/cremação e o
documento de retorno ao cartório, após o sepultamento/cremação.
Sendo retorno ao cartório, dentro do prazo informado pelo documento de
retorno, o cartório deverá realizar as alterações e complementos dos dados do
óbito e do falecido, respeitando a obrigatoriedade dos documentos pertinentes
ao registro de óbito (Título de Eleitor, Número de Benefícios, Certidão de
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Nascimento, Identidade, CPF, etc.). Caso o prazo esteja vencido, o cartório
deverá avaliar a justificativa dos familiares e aplicar a lei de registro civil
referente ao registro de óbito de nascido vivo.
Sendo 2ª via, o cartório deverá verificar o período que realizou o registro, e
acessar o item (acervo ou certidão) correspondente. Caso o registro não esteja
no SCC, o cartório deverá informar os dados do(a) falecido(a) registrado(a) no
livro, destacando a necessidade de informar o número do livro, termo, folha e
assinante do registro.
Para finalizar o registro civil, o cartório deverá verificar as informações
digitadas e confirmar / incluir o registro.
6. Óbito – N a timor to
O fluxograma nº 5 demonstra os procedimentos para realizar um registro civil
de óbito de natimorto.
Sendo 1ª via, o cartório deverá informar os dados do óbito, em seguida buscar
as informações dos pais e médico, antes de realizar um novo cadastro dessas
pessoas.
O cartório deverá realizar o cadastro do óbito com as informações fornecidas
pelo Declarante, para gerar tanto a guia de sepultamento quanto a certidão de
óbito de natimorto.
Sendo 2ª via, o cartório deverá verificar o período que realizou o registro e
acessar o item (acervo ou certidão) correspondente. Caso o registro não esteja
no SCC, o cartório deverá informar os dados do natimorto registrado no livro,
destacando a necessidade de informar o número do livro, termo, folha e
assinante do registro.
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Para finalizar o registro civil, o cartório deverá verificar as informações
digitadas e confirmar/incluir o registro.
7. Casam ento
O fluxograma nº 6 demonstra os procedimentos para realizar um registro civil
de casamento.
Sendo 1ª via, o cartório realizará os procedimentos necessários para
habilitação, proclamas, vista e realização do processo de casamento.
Na habilitação, o cartório deverá realizar o cadastro de informações para a
petição inicial do processo, realizando, primeiramente, a busca dos dados dos
noivos, antes de realizar o cadastro dos nubentes. A petição inicial consiste no
cadastro da data de abertura do processo (data de petição inicial), tipo de
casamento (civil, religioso, união estável), regime de bens, local e cidade do
casamento, dados das testemunhas (se houver) e dados dos noivos e dos
requerentes (noivo e a noiva ou outra pessoa).
O cartório deverá proceder com o registro de petição inicial de acordo com as
determinações previstas na lei de registro civil, especificamente nos casos de
ordem judicial, consentimento de casamentos para menores de idade, entre
outros que dispensam o fluxo natural do andamento do processo de
casamento.
O cartório deverá emitir os documentos de petição inicial e declaração de
testemunhas
para
serem
entregues
aos
nubentes
para
providenciar
assinaturas e reconhecimentos de firmas, respeitando a necessidade de
recolhimento das custas para esse procedimento ou a emissão da declaração
de pobreza.
Com os documentos assinados, o cartório deverá proceder às alterações na
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habilitação e à preparação do edital de proclamas, informando o termo, número
do livro e da folha referente ao livro de Edital de Proclamas. Em seguida, o
cartório deverá emitir o edital de proclamas e realizar a publicação deste edital
no Diário da Justiça, respeitando a necessidade de recolhimento das custas
para esse procedimento ou a emissão da declaração de pobreza.
Com o retorno da publicação, o cartório deverá proceder ao cadastro da data
de publicação na habilitação de casamento e realizar os procedimentos de
vista ao Ministério Público. Os nubentes deverão respeitar o prazo
determinado pelo cartório para definir a data do casamento e demais
informações pertinentes à realização definitiva do registro.
Devolvido o processo pelo Ministério Público, o cartório deverá informar a data
de retorno e realizar a migração da habilitação para casamento. Em seguida, o
cartório deverá realizar o registro de casamento, informando a data do
termo/casamento, data de realização, cidade e local do casamento, além das
informações do juiz ou celebrante, conforme o tipo de casamento.
Sendo 2ª via, o cartório deverá verificar o período que realizou o registro e
acessar o item (acervo ou certidão) correspondente. Caso o registro não esteja
no SCC, o cartório deverá informar os dados do casamento registrado no livro,
destacando a necessidade de informar o número do livro, termo, folha e
assinante do registro.
Para os casos de solicitação de edital de “proclamas de fora” (quando o
casamento será realizado em outra Comarca), o cartório deverá informar os
dados para registrar o edital, realizando, primeiramente, a busca dos dados
dos noivos antes de realizar o cadastro dos nubentes. Em seguida o cartório
deverá emitir o edital de “proclamas de fora” e a certidão de afixação.