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O GERENCIAMENTO EFICAZ
DO TEMPO DENTRO DA
EMPRESA
Autor: Desconhecido
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“Não há vento favorável, para quem não sabe aonde quer chegar”.
Sêneca
ÍNDICE
A IMPORTÂNCIA DO TEMPO.....................................................................
03
VOCÊ É UM PROCRASTINADOR?..............................................................
04
NÃO RECICLÁVEL...................................................................................
05
ATIVIDADE Nº 1......................................................................................
06
CONTROLANDO O TEMPO.......................................................................
06
ATIVIDADE Nº 2......................................................................................
07
ATIVIDADE Nº 3......................................................................................
08
ATIVIDADE Nº 4......................................................................................
11
ATIVIDADE Nº 5......................................................................................
11
ATIVIDADE Nº 6......................................................................................
13
PLANEJANDO O TEMPO..........................................................................
13
ATIVIDADE Nº 7......................................................................................
14
ATIVIDADE Nº 8......................................................................................
16
GANHANDO TEMPO NAS REUNIÕES.........................................................
16
ATIVIDADE Nº 9......................................................................................
16
GERENCIE MELHOR O SEU TEMPO..........................................................
17
DICAS PARA PLANEJAR O TRABALHO DIA A DIA.......................................
18
TENHA TEMPO PARA TUDO.....................................................................
19
BIBLIOGRAFIA.........................................................................................
19
ADMINISTRAR O TEMPO É PLANEJAR A VIDA............................................
21
DICAS DE LEITURA.................................................................................
25
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A IMPORTÂNCIA DO TEMPO
A partir de uma visão empresarial, o tempo é um recurso finito – como o
petróleo, o carvão, o outro e a boa vontade. Ele pode ser esticado e – uma vez gasto –
não pode ser recuperado.
Ao contrário dos recursos físicos, ele não pode ser armazenado na prateleira, e
não é possível fazer um pedido e mandarem mais do estoque. O tempo começa a se
esgotar desde o momento em que o relógio inicia a marcação e, numa empresa em
crescimento, parece nunca haver tempo suficiente.
...“Administrar bem o tempo tem sido, para a maioria das pessoas, uma espécie
de missão impossível. Não faltam motivos para acreditar nisso. Segundo pesquisa feita
entre 2000 e 2001 pela International Stress Management (Isma), no Brasil a média
semanal de horas trabalhadas varia de 47 a 49, o que representa um mês à mais ao ano
quando comparada à de dez anos atrás. Ao mesmo tempo, o universo corporativo vem
passando por profundas transformações. As organizações estão mais enxutas, o
trabalho está cada vez mais complexo e a pressão por resultados só faz aumentar.
Vivemos uma angústia permanente por não conseguir absorver o volume de
informações disponíveis. Numa simples banca de jornal existem mais de 3 mil títulos à
venda, entre jornais, revistas, fascículos, edições especiais etc. No ano de 2000, foram
lançadas e reeditadas pelas editoras mais de 45 mil obras, segundo dados da Câmara
Brasileira do Livro. E há ainda a Internet. Sobra pouco ou quase nenhum tempo para
família, filhos, exercícios físicos, lazer”.... (Você s.a., março/2002, Edição nº 45, p. 27).
Gerenciar o tempo significa estabelecer e seguir um planejamento de estudo que
vise organizar e priorizar os estudos em um contexto de atividades competitivas no
trabalho, família, etc.
O principal objetivo deste curso é ajudar a tirar o maior proveito do tempo
disponível da forma mais eficiente.
Ao final deste curso, esperamos que você consiga:
• Identificar suas tarefas de curto e longo prazo;
• Desenvolver um programa equilibrado para lidar com as tarefas rotineiras;
• Ajudar seu pessoal a estabelecer prioridades e desenvolver programas de
trabalho;
• Minimizar o desperdício do tempo causado por interrupções e atividades
desnecessárias;
• Criar flexibilidade suficiente para lidar com as crises e outras prioridades
internas ou externas.
De várias maneiras, o tempo é realmente dinheiro. E, naturalmente, quanto mais
importante você é para a sua empresa, mais valioso é o seu tempo.
O controle eficaz do tempo é sinal de uma empresa bem administrada.
O primeiro passo para se assumir o controle sobre o tempo gasto em sua empresa
é observar exatamente como é gasto o seu próprio tempo.
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Uma rápida comparação de quantas horas você realmente gasta, e quantas horas
você gostaria de gastar, em cada área de atividade de sua vida, deve indicar onde se está
consumido tempo de mais ou de menos.
Controlar o tempo é sempre mais difícil do que parece.
Em quaisquer circunstâncias, seria justo dizer que o tempo é mais importante do
que o dinheiro.
VOCÊ É UM PROCRASTINADOR?
...“Procrastinar é sinônimo de deixar para amanhã, “empurrar com a barriga”,
prostergar, adiar.
É um comportamento de autodefesa, um modo de diminuir diversos medos.
Segundo Neil Fiore, da Universidade da Califórnia, em Berkley, “é um mecanismo para
enfrentar a ansiedade associada com iniciar ou completar qualquer tarefa ou
decisão”....
...Procrastinadores pensam ter uma falta de habilidade em gerenciar seu tempo.
Procuram livros e cursos sobre o assunto, mas todas as abordagens tradicionais
falham. Procrastinadores crônicos, em vez de fazerem as coisas, tendem a gastar seu
tempo pensando sobre o que eles deveriam estar fazendo. E é aí que a vida se vai.
É preciso entender que seu comportamento é uma tentativa de resolver uma
variedade de questões, em que aparecem perfeccionismo, baixa auto-estima, medos,
desequilíbrio entre trabalho e lazer.
São cinco os grandes medos que conduzem à procrastinação: medo do fracasso
(a procrastinação dá uma desculpa para não atingir a nota ou desempenho máximo), do
sucesso (mantém-nos afastado do melhor e das conseqüências que podem advir), de
perder a batalha (um modo indireto de resistir à pressão de autoridades), da separação
(se você valoriza acima de tudo sua individualidade e solidão e se sente ameaçado
quando se envolve demais com outras pessoas).”... (Revista Vencer, nº 24,
Setembro/2001, p. 35 e 36).
...“Entre a fauna de procrastinadores, podemos identificar algumas espécies
bem definidas:
Procrastinador Emocional: o que não consegue fazer nada que não atenda a suas
aspirações de satisfação imediata. Na filosofia poderia ser classificado como um
hedonista. O que dá prazer, faço agora, o que não dá, deixo para depois, quem sabe
para o dia de São Nunca.
Procrastinador Estressado: o que qualifica todas as tarefas, ou a maioria delas, como
barreiras quase intransponíveis a serem superadas todos os dias. O estresse que rola
em seu dia-a-dia, fatalmente provoca acúmulos, delongas e procastinações. O grande
problema do estressado é o de não confiar em suas próprias habilidades para resolver
os problemas básicos.
Procrastinador Confuso: o que é incapaz de priorizar. Embaralha as tarefas
aleatoriamente, sem uma cronologia que obedeça à lógica simples de se fazer primeiro
o que é mais importante, e depois o restante. Acaba tendo que deixar para amanhã
alguma coisa que tinha que ter sido feita hoje.
Procrastinador Atemporal: o que não tem noção de tempo. Administra os minutos como
se fossem horas e vice-versa. É aquele cuja frase preferida é: “Meu sonho de consumo é
um dia de 48 horas”.
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Procrastinador Preguiçoso: o que acha que nada é mais importante do que seu
conforto. É o tal que acredita que o que é vital hoje será importante amanhã e
secundário depois de amanhã. Portanto não há nada que o tempo não resolva. Deixa
quieto!
Procrastinador Folclórico: o que se orgulha de ser o que deixa para depois, pois nato
tem outra maneira de se diferenciar dentro da empresa.
Independente da variedade, não há como deixar de reconhecer um exemplar
procrastinador. É aquele para quem, com o tempo, já não se dá nenhuma tarefa
importante. Vira motivo de comentários maldosos ou engraçadinhos.”... (Revista
Vencer, nº 24, Setembro/2001, p. 98).
E aí, você é um procrastinador?
NÃO RECICLÁVEL
Imagine que você tenha uma conta corrente e a cada manhã você acorde com um
saldo de R$ 86.400,00. Só que não é permitido transferir o saldo do dia para o dia
seguinte.
Todas as noites o seu saldo é zerado, mesmo que você não tenha conseguido
gastá-lo durante o dia.
O que você faz?...
Você tentará gastar cada centavo, não é mesmo?
Pois saiba que do saldo que estamos falando, todos nós fazemos mérito e a
moeda chama-se TEMPO.
Todas as manhãs nos são creditados 86.400 segundos. Todas as noites o saldo é
debitado como perda.
Não é permitido acumular este saldo para o dia seguinte.
Não há volta. Você precisa gastar vivendo no presente o seu depósito diário.
Invista, então, no que for melhor: na saúde, na felicidade, no sucesso, ou naquilo
que lhe seja caro.
O relógio está correndo. Faça de cada dia o seu melhor dia.
Você poderá perguntar: que valor tem um ano em uma vida inteira? Pergunte a
um estudante que repetiu a série.
Que valor tem um mês? Basta perguntar a uma mãe que teve seu filho
antecipadamente.
Uma semana só, que diferença faz? Ouça a resposta de um editor de um jornal
semanal.
Mas é só uma hora. O que acha disto as amantes que estão esperando para se
encontrarem?
Um minuto não faz diferença. Que tal a resposta de alguém que perdeu o trem?
E um segundo apenas? Ouça a resposta de uma pessoa que conseguiu evitar um
acidente no último instante.
Qual o valor do milésimo de segundo? Pense no atleta que recebeu a medalha de
prata em uma competição.
Lembre-se, o tempo não espera por ninguém. Ontem é historia e o amanhã é um
mistério. O hoje é uma dádiva. Por isso se chama PRESENTE.
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ATIVIDADE Nº 1
1. Escreva no quadro a seguir quantas horas por semana, em média, você gostaria
de gastar nas seguintes áreas de sua vida.
2. Anote na segunda coluna quantas horas por semana, em média, você de fato
gasta nessas áreas.
3. Se houver diferença entre a proporção de tempo que você gostaria de gastar na
empresa e o tempo que você realmente gasta, observe a razão dessa disparidade.
ÁREAS
Empresa
Família
Lazer
Esporte – caminhada
Trabalho voluntário
Religião
Encontros sociais
Outras atividades
TOTAL SEMANAL
HORAS (PREFERÊNCIA)
HORAS (REALIDADE)
CONTROLANDO O TEMPO
A chave para a boa administração do tempo é planejar o uso dele no futuro, o
que, por sua vez, depende de saber como realmente o tempo é consumido agora. Antes
de planejar qualquer coisa, é preciso saber onde quer chegar e, na medida do possível,
onde você se situa no momento.
Dada a importância de se ter um controle da maneira como o tempo é gasto em
sua empresa, é preciso saber exatamente como, de fato, é consumido esse tempo.
O segredo da análise eficaz do tempo está em manter um registro preciso de
como ele é utilizado, e em que atividades, durante um determinado período.
O princípio do controle através de um registro é bastante simples – é só anotar
regularmente os eventos diários de uma forma que faça sentido para você mais tarde.
Em primeiro lugar, grande parte das habilidades necessárias para o bom
gerenciamento do crescimento depende fundamentalmente de se adotar algum tipo de
abordagem sistemática.
Em segundo lugar, em princípio, pode parecer chato ou artificial ficar lembrando
de anotar tudo, mas, após alguns dias, isto pode virar hábito.
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ATIVIDADE Nº 2
CONTROLE DE TEMPO DIÁRIO – DATA:
TRABALHO REUNIÕES ESPORTES SOCIAL
/
/
07:00
07:30
08:00
08:30
09:00
09:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
16:00
16:30
17:00
17:30
18:00
18:30
19:00
19:30
20:00
PRINCIPAIS ATIVIDADES
Trabalho
Reuniões
Esportes
Social
CONTROLE DE TEMPO
TOTAL DIÁRIO (HORAS)
TOTAL SEMANAL (HORAS)
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OUTROS DADOS
Dependendo do tipo de empresa, podem ser inclusos outros dados para constar
em um controle de tempo. Aqui estão algumas sugestões:
• Responder ou escrever cartas,
• Cuidar da administração interna,
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•
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tempo ao telefone,
Tempo gasto conversando com clientes,
Viagens,
Vendas,
Atendendo a consultas,
Planejamento,
Reuniões,
Cuidando de emergências,
Conversando com colegas,
Discutindo problemas,
Outros.
A questão importante é que o registro deve permitir a identificação daqueles
pontos em que você acha que está perdendo, ou, não usando de forma eficiente o seu
próprio tempo.
Durante todo o dia de trabalho, geralmente não é muito difícil distinguir as
tarefas menos importantes daquelas que realmente precisam ser executadas.
Um dos problemas mais comuns na boa administração do tempo é deixar as
coisas menos importantes tomarem o lugar das mais importantes. Duas considerações
básicas resolvem qual a importância de uma pequena tarefa e, conseqüentemente, quanto
tempo deve ser gasto com ela.
É preciso fazer uma distinção básica entre as tarefas urgentes e as não urgentes
e entre as tarefas vitais e não vitais.
As tarefas urgentes são aquelas que precisam ser completadas no momento ou
rapidamente, a fim de alcançar o resultado desejado.
As tarefas vitais são aquelas que são essenciais ou muito importantes para a
sobrevivência da empresa ou para se completar seu objetivo principal.
ATIVIDADE Nº 3
Volte aos registros de controle de tempo – completados na Atividade 2 – e use a
matriz que se segue para classificar as tarefas registradas durante o período relevante
(semana, quinzena, mês, etc.) como vitais – urgentes, vitais – não urgente, urgentes-não
vitais ou não urgentes-não vitais.
U
R
VITAL
QUADRANTE I
NÃO VITAL
QUADRANTE III
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QUADRANTE IV
NÃO URGENTE
QUADRANTE II
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QUADRANTE I – Estão representadas as atividades e as situações urgentes e importantes,
e que exigem a nossa atenção imediata. Esta situação sufoca as pessoas, pois vivem
apagando incêndios. Exemplo: Crises; reuniões; problemas urgentes e inadiáveis;
projetos com data marcada etc.
QUADRANTE II – Refere-se às atividades importantes, mas não urgentes. Trata-se de um
quadrante de grande importância para a sua vida, pois é nele que irá concentrar todo o
seu planejamento de longo prazo. Exemplo: Prevenção; criatividade; recreação;
aprendizado; planejamento; desenvolvimento de relacionamentos; identificação de novas
oportunidades etc.
QUADRANTE III – Nele está incluído tudo o que é urgente, mas não é importante.
Exemplo: Interrupções; telefonemas; relatórios; correspondências; atividades populares
etc.
QUADRANTE IV – São aquelas atividades que não são urgentes nem importantes.
Exemplo: Detalhes; pequenas tarefas; correspondência sem importância; atividades
agradáveis etc.
È incrível quanto tempo as atividades urgentes, não vitais e, o que é ainda mais
sério, não urgentes e não vitais podem consumir. O segundo tipo constitui os
consumidores óbvios – normalmente as tarefas mais agradáveis e fáceis que você
executa para começar a se engajar – e provavelmente não teve problemas em classificálas como não urgentes e não vitais na Atividade 3.
Lembre-se que executar uma tarefa fácil logo cedo “para ficar livre depressa”,
pode ser uma armadilha de tempo. Essas armadilhas só nos pegam porque nós nos
permitimos delongar. Às vezes, acontece porque é difícil dizer não a um pedido e
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acabamos comprometidos com um cliente importante, ou no caso de um colega estar
doente – então, a causa é externa e você é vítima de um ladrão de tempo.
Os ladrões do tempo parecem ser sempre aqueles que são genuinamente
previsíveis ou aqueles devidos a planejamento incompleto ou mal feito.
Quanto ao complicado problema dos consumidores de tempo imprevisíveis ou
fora do seu controle, você terá de resolver se um planejamento anterior poderia ter
minimizado o problema, e se poderia ter planejado alguma atividade substituta a fim de
que o tempo não fosse completamente desperdiçado.
Os culpados mais comuns são ligações telefônicas inesperadas ou visitas que
demoraram muito mais que o estritamente necessário. Se a chamada não é bem vinda e
não tem a ver com seu negócio, termine educadamente a conversa. Se, tem a ver com
sua empresa, explique que outra pessoa poderá atender à consulta. Assegure-se de que a
sua secretária – ou secretária eletrônica – realiza uma pré-seleção de todas as chamadas
que entram. Nas chamadas para fora, tente escrever as principais perguntas ou pontos
antes de fazer as chamadas. Com relação às interrupções, desde que não sejam seus
principais clientes, seja firme em impedir o acesso ou, então, encaminhe a conversa para
um tópico que você de fato deseja discutir.
Planejamento contingente nem sempre é possível, mas, pelo menos, tente
assegurar-se de estar sempre numa situação onde seja possível voltar-se para uma tarefa
menos urgente ou vital, se o seu planejamento falhar.
Após identificar algumas áreas óbvias de desperdício de tempo, a primeira coisa
que você faz provavelmente é tentar economizar o tempo nessas áreas. De fato, você
pode até perceber uma melhora real na eficiência de sua empresa. No entanto, a menos
que saiba, em primeiro lugar, porque está gastando tempo, e quanto tempo uma operação
genuinamente eficiente gastaria nas diferentes tarefas de um determinado dia, é provável
que faça apenas economias periféricas.
A chave para a administração eficiente está em saber quais as decisões que não
podem esperar, quais as tarefas centrais e quais as que, se não forem executadas, criam
gargalos para o trabalho. Essas são as tarefas que deveriam ter propriedade. Quanto
tempo se deve alocar para cada uma depende da urgência e do número de demandas que
estão competindo.
O primeiro passo ao determinar suas prioridades é identificar os alvos que você
estabeleceu. Em alguns casos, isto é bastante claro – metas de vendas ou lucros, um
certo segmento do mercado e coisas assim. Esses tipos de alvos, no entanto, geralmente
são de longo prazo e para algumas pessoas não passa de boa intenção. Para transformar
suas intenções em alvos você precisa estabelecer prazos realistas, mapeando os passos
que vai precisar tomar para atingi-los. Cada passo torna-se um alvo a curto ou médio
prazo e a chave para a administração efetiva do tempo é identificar esses alvos.
ATIVIDADE Nº 4
Qual é o principal objetivo de sua empresa?
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_______________________________________________________________________
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A prioridade das tarefas em um dia determinado dependerá de sua importância
relativa para a empresa e dos possíveis efeitos que causarão se não forem completadas.
A importância delas pode ser classificada quanto ao grau em que elas são vitais ou
urgentes.
Se você é como a maioria dos gerentes, muito ocupado, provavelmente
descobrirá que as circunstâncias determinam o tipo de tarefa que se deve executar com
maior urgência.
Em circunstâncias em que a sua rotina normal está ameaçada, as tarefas de
manutenção estão sempre à frente.
As tarefas de manutenção são as atividades rotineiras e necessárias que todas as
empresas precisam manter em dia, enquanto as de iniciação são as mais planejadas,
inovadoras e estratégicas do líder. Elas incluem contratar mais pessoal, experimentar
novos produtos, atualizar a produção ou introduzir nova tecnologia ou procedimentos.
As preferências pessoais e os alvos de sua empresa terão influência em como
analisar os problemas e priorizar o trabalho. Entretanto, à medida que a empresa se
desenvolve, você poderá acabar se concentrando mais nas questões organizacionais ou
de mercado, do que nos problemas mais práticos de realmente fornecer seus produtos ou
serviços. Seu senso de prioridade mudará à medida que seu papel na empresa for se
alterando. É importante estar consciente de que as prioridades mudam.
Basicamente, as tarefas importantes são as que levam a atingir os objetivos de
sua empresa. Esse – planejamento, tomada de decisões e implementação de ações – são
geralmente chamadas tarefas ativas. Por outro lado, as tarefas resultantes de cartas,
ligações telefônicas ou visitas inesperadas, como também reagir na hora da crise, são
chamadas de reativas. É valioso poder distinguir entre elas. As tarefas ativas deveriam
ocupar cada vez mais o seu dia se você está usando e planejando efetivamente o seu
tempo. Infelizmente, vários gerentes muito ocupados, na verdade, gastam tempo demais
com as tarefas reativas.
ATIVIDADE Nº 5
A
TI
Analise novamente as tarefas que você classificou como urgentes e vitais na
ATIVIDADE Nº 3 e também o seu principal objetivo na ATIVIDADE Nº 4. Na matriz
que se segue, reclassifique cada tarefa de acordo com os seguintes critérios: ativa (de
iniciação); ativa (de manutenção); reativa (de iniciação) ou reativa (de manutenção).
DE INICIAÇÃO
QUADRANTE I
DE MANUTENÇÃO
QUADRANTE II
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QUADRANTE IV
REATIVA
QUADRANTE III
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O primeiro ponto a se observar é que as tarefas reativas – sejam elas de iniciação
ou manutenção – não são planejadas e tendem a ser ineficientes e a provocar perda de
tempo. Se a maioria das suas tarefas parece ser reativa, tente identificar seus principais
ladrões do tempo.
Você é a melhor pessoa para decidir o grau de atividade ou reatividade de sua
empresa.
Uma das principais dicas para se encontrar mais tempo, é delegar
responsabilidade no tratamento das tarefas mais demoradas – as de manutenção reativas.
Se a maioria das tarefas, reativas de manutenção são ao mesmo tempo urgentes e
vitais (e se você sente que no momento não pode delegá-las), então é preciso fazer uma
revisão da maneira como está sendo organizado seu fluxo de trabalho.
Se você descobrir que algumas de suas tarefas reativas, urgentes e vitais são ao
mesmo tempo de iniciação, então, parece que a sua empresa e o mundo lá fora estão
mudando. A implicação disso é que, como gerente, você está constantemente sendo
levado a gastar mais tempo com as tarefas ativas de iniciação – planejamento ou
implementação de novos planos. De fato, seu alvo na administração do tempo deverá
ser, reservar tempo suficiente para essas ações de crescimento. Apesar disso, quando se
enfrenta tarefas urgentes e sem aviso, são sempre as ativas, vitais e de iniciação que
acabam deixadas de lado.
Isto nos leva a clássica situação em que há coisas demais para fazer porque não
há tempo para planejar.
ATIVIDADE Nº 6
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1. Das tarefas vitais e reativas que você identificou nas ATIVIDADES 3 e 5,
relacione aquelas que envolvam sua presença para lidar com um problema ou
crise.
2. Ao lado de cada tarefa, anote o incidente que você considera como causa
principal do problema ou crise.
3. Observe, ao lado de cada causa principal, os elementos do incidente, sobre os
quais você tem algum grau de controle.
4. Classifique os incidentes de acordo com as categorias: se eles têm a ver
principalmente com pessoas, com questões técnicas, ou se são internos ou
externos à sua empresa.
TAREFA
PROBLEMA
PRINCIPAIS CAUSAS
POSSÍVEIS
INTERNAS
EXTERNAS
SOLUÇÕES
PESSOAL TÉCNICO PESSOAL TÉCNICO
A análise dos incidentes críticos deve permitir que sejam identificados os
gargalos e as possíveis soluções. A fim de conseguir a melhor utilização desta técnica,
você poderia adaptar esta atividade para preparar um controle de crise.
A fim de interpretar os resultados, primeiramente resolva que tipo de incidente
crítico é mais comum. A análise de incidentes críticos pode apontar a direção certa.
PLANEJANDO O TEMPO
Decidir a prioridade das tarefas é crítico, mas é apenas o primeiro passo para a
boa administração do tempo.
Á próxima etapa é organizar seu trabalho de acordo com as prioridades. Qualquer
dia de trabalho apresenta uma grande variedade de tarefas de alta, média ou baixa
prioridade que você tem de administrar uma vez que o seu trabalho de gerente engloba
uma gama de responsabilidades.
Na verdade, aquilo que, para você, é uma tarefa de baixa prioridade, pode ser o
primeiro passo indispensável nas de alta prioridade de vários funcionários: uma de suas
principais funções é manter o fluxo do trabalho.
A chave para se administrar o tempo com êxito e estabelecer prioridades está na
tarefa aparentemente simples de manter um diário.
O papel positivo e crucial de um diário no planejamento do seu dia de trabalho
pode parecer óbvio e banal, mas precisa ser encarado. O importante sobre o diário é que
se trata de um método simples de registrar informações relativas ao tempo, como
também fácil de usar ao se decidir sobre o plano de ação para cada dia (ou semana),
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formado a essência de grande parte dos sistemas de informação pessoal. Um número
surpreendente de pessoas – inclusive gerentes de empresas – não faz uso regular do
diário desta forma.
As desvantagens de não guardar algum tipo de diário podem parecer bastante
óbvias, mas as vantagens positivas podem não ser tão aparentes.
A primeira lição a se aprender com o diário de controle do seu tempo é
provavelmente que, embora não existam dois dias na semana que combinem as mesmas
tarefas, determinados dias costumam seguir seu próprio padrão de atividades e
prioridades.
Dependendo da natureza das atividades na empresa, uma segunda lição pode ser
que certas tarefas sempre costumam ser desempenhadas em determinadas horas do dia.
Após a rotina matinal das tarefas de manutenção, você vai precisar identificar os
problemas mais vitais e urgentes do dia e, o que é igualmente importante, resolver
quando vai atacá-los.
Preste atenção a tudo que esteja marcado em seu diário, tanto às tarefas
importantes que não foram completadas no dia anterior, como às novas de alta
prioridade que vieram ao seu conhecimento. Talvez você possa fazer muito pouco a
respeito da sua prioridade, já que uma solução exige a participação de outras pessoas,
mas deve ter claro qual a solução de sua preferência.
Existe uma regra básica – se você não pode tratar do seu problema mais
importante agora, certifique-se de que vai enfrentá-lo na primeira oportunidade.
É essencial, no inicio de cada dia, anotar os nomes das pessoas-chave que você
deve contatar, as tarefas prioritárias para cada dia e seus respectivos compromissos, bem
como qualquer evento ou tarefa importante que você queira realizar. Não tente anotar as
tarefas em ordem de prioridade – coloque um código de prioridade depois que tiver
completado a lista.
ATIVIDADE Nº 7
1. Analise seu controle de tempo da ATIVIDADE Nº 2 e anote na tabela abaixo as
tarefas que aparecem regularmente, dia após dia, e o horário do dia em que elas
geralmente acontecem.
2. Identifique as tarefas que, pela experiência, você sabe que acontecem
regularmente, mas não diariamente, anotando o horário do dia em que elas
ocorrem.
3. Anote quaisquer outras tarefas que você sinta, podem ser previstas.
4. Faça um trabalho mental com relação à próxima semana, completando um
“controle de tempo” e alocando as tarefas previsíveis – inclusive as do seu diário
– nos horários e dias apropriados.
5. Finalmente, identifique as tarefas previsíveis não prioritárias que não sejam
previstas e que você possa delegar para outra pessoa:
HORÁRIO
07:00
07:30
08:00
08:30
DIÁRIO
REGULAR
PRÓXIMA SEMANA
DELEGAR
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09:00
09:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:00
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
16:00
17:00
17:30
18:00
18:30
19:00
19:30
20:00
Você é quem melhor pode julgar quais as tarefas mais vitais e urgentes a cada
dia, portanto deve poder resolver quais as tarefas prioritárias. Então precisa decidir
quando iniciar cada tarefa e quanto tempo irá gastar nela. Basicamente, o momento de se
executar uma tarefa depende da sua urgência e quanto tempo se gasta, depende do grau
em que ela seja vital ou não.
Existem duas principais considerações a serem feitas ao se pensar na
reorganização de sua empresa. A primeira é pensar em si mesmo, em como você vê seu
papel na empresa e no que você deseja alcançar em relação a ela. A segunda é analisar as
necessidades comerciais e organizacionais da empresa em relação ao melhor caminho
para a expansão.
ATIVIDADE Nº 8
Começando por você mesmo, e em seguida com os elementos-chave ou grupos
de funcionários-chave, faça em folha anexa:
1. Tente descrever resumidamente a função de cada pessoa.
2. Relacione todas as atividades e responsabilidades que precisam ser assumidas a
fim de se executar bem a função.
3. Tente classificar as tarefas e responsabilidades dentro das categorias que você
considera centrais à função e as que não são essenciais.
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4. Observe aquelas funções que são rotina e as que exigem certo tipo de julgamento
independente para serem completadas.
Se você discutir o trabalho dos funcionários com eles, pode ficar surpreso, ao ver
que prioridades compartilhadas não são as mesmas. A questão principal do ponto-devista da administração do tempo é que cada pessoa conheça as suas tarefas e
responsabilidades, bem como as dos outros, a fim de que todos saibam como o trabalho
deve fluir e quem passa trabalho para quem.
GANHANDO TEMPO NAS REUNIÕES
Após analisar como as tarefas e responsabilidades podem ser reorganizadas para
minimizar a ineficiência na utilização do tempo, a próxima tarefa é garantir que o atual
tempo de trabalho seja aproveitado para obter os melhores efeitos.
Vale a pena lembrar que o tempo de fato é finito e não pode ser recuperado ou
guardado para ser usado futuramente. Ninguém pode, de fato, economizar tempo, mas
apenas usá-los de forma mais eficiente.
Você pode esperar melhoras permanentes em sua eficiência se organizar as suas
atividades, bem como as de outras pessoas, a fim de fazer uso produtivo do tempo
disponível.
As reuniões são poderosos ladrões de tempo e, para que o controle funcione
direito, as regulares precisam ter um objetivo real. A agenda delas devem ser decididas
com antecedência. Elas nunca devem ser realizadas – sejam regulares ou não – sem um
propósito definido.
ATIVIDADE Nº 9
ANALISE
A ÚLTIMA REUNIÃO QUE VOCÊ ORGANIZOU E RESPONDA ÀS SEGUINTES
PERGUNTAS, COLOCANDO “S” PARA SIM, E “N” PARA NÃO:
1. Você estabeleceu os objetivos da reunião com antecedência?
2. Você preparou a agenda com os elementos-chave com antecedência?
3. Você garantiu que todos os participantes recebessem o material e a informação
necessária com antecedência?
4. Você tomou as providências para que o local estivesse confortável, conveniente e
para que houvesse controle sobre interrupções externas?
5. Você dirigiu a reunião com firmeza, não permitindo partidarismo, minimizando
as interjeições, encorajando todos a participar e cobrindo todos os pontos da
agenda?
6. O relatório da reunião foi claro?
7. Houve clareza quanto às decisões e sobre quem ficou responsável pela
implementação das decisões?
No mundo real, as reuniões nem sempre ocorrem como planejado, mas as
perguntas acima podem ser usadas para verificar e assegurar que as próximas sejam bem
estruturadas e úteis.
!
18
GERENCIE MELHOR O SEU TEMPO
E-MAIL:
Abra-os, no máximo, duas vezes ao dia. Quem fica o tempo todo olhando seu
correio eletrônico geralmente tem o perfil de uma pessoa ansiosa.
Quando abri-los, no entanto, responda-os no mesmo instante. Coloque os que
necessitam de maior atenção e demandam mais tempo na sua lista de prioridades.
EXCESSO DE INFORMAÇÕES:
Desenvolva um senso crítico em relação ao que deve ou não ler, e saber se uma
determinada informação será útil para o seu trabalho. As pessoas perdem muito tempo
lendo informações que são interessantes, mas não importantes.
Para desenvolver uma disciplina, estabeleça um número de páginas para ler
diariamente. Ou então determine um tempo fixo: 30 minutos, 45 minutos, uma hora.
Escolha o período do dia em que seu nível de compreensão é maior.
Evite também deixar papéis com anotações soltos em sua mesa. O ideal é colocar
todas elas num único lugar (caderno, agenda, palm etc.).
De acordo com uma pesquisa feita pelo Instituto Franklin Covey, perdemos em
média 28 minutos por dia tentando encontrar em nossa mesa as informações de que tanto
necessitamos.
TELEFONE:
Para filtrar as ligações, você pode orientar melhor sua secretária, usar uma caixa
postal para receber e gravar as mensagens ou mesmo determinar um horário para atender
às ligações. Nesse último caso, avise as pessoas sobre a hora em que estará disponível
para os telefonemas.
Seja sempre claro e objetivo ao falar ao telefone de trabalho. Evite tratar de
qualquer assunto que não seja relativo ao seu trabalho. Seja breve ao telefone. Vá direto
ao assunto, seja breve e objetivo. Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato.
CELULAR:
Só atenda quando for alguém com quem você não pode deixar de falar. Retorne
as outras ligações num horário que não prejudique o seu trabalho.
INTERRUPÇÕES:
As interrupções significam que nós temos valor, amigos e informações
importantes. Em alguns casos, as interrupções significam que você faz parte dos
negócios.
Para evitar abusos, porém, você precisa aprender a dizer não e a ser firme. Não
confunda boa educação com complacência. Diga à pessoa que o interrompeu que está
ocupado(a). Se estiver escrevendo e alguém entrar em sua sala, não solte a caneta, caso
contrário ele(a) achará que você tem tempo de sobra para ouvi-lo.
Outra armadilha na qual pode se cair com freqüência é a de colocar cadeiras
estrategicamente em frente à sua mesa para receber os visitantes. A saída é deixar as
cadeiras num canto qualquer de sua sala. Se a pessoa, no entanto, merecer maior
atenção, aí, sim, você deve se levantar e posicionar a cadeira diante da mesa.
!
19
IMPREVISTOS:
Não há como evitar os imprevistos. Para isso, mantenha um espaço de tempo
livre na agenda para cuidar desse tipo de problema. Dessa forma, o imprevisto estará
relativamente previsto dentro de sua programação.
DICAS PARA PLANEJAR O TRABALHO DIA A DIA
1. Anote tudo o que deve ser feito imediatamente, a fim de evitar esquecimento e manter
em foco suas prioridades.
2. No fim do expediente, prepare uma lista do que deve ser feito no dia seguinte. Defina
suas prioridades e programe suas atividades em função delas.
3. Antes da realização de uma reunião, contato ou telefonema, liste os assuntos que
deverão ser discutidos.
4. Evite interrupções depois que tiver iniciado uma tarefa.
5. Evite deixar para depois as pequenas coisas que podem ser feitas “já”.
6. Mantenha sua mesa de trabalho arrumada e um bom sistema de arquivo.
7. Agrupe pequenas tarefas semelhantes e procure fazê-las de uma só vez.
8. Reserve um tempo só para você. Bloqueie interrupções e telefonemas 1,5 h/dia.
Utilize esse tempo ininterrupto para tarefas importantes que requerem trabalho
intelectual, como o planejamento.
9. Defina sempre suas prioridades.
10. Classifique suas tarefas por grau de importância e realize-as segundo essa
classificação.
11. Evite atividades que não contribuem com a realização de seus objetivos.
12. Treine seus subordinados para que você possa delegar cada vez mais.
13. Estabeleça data e hora para o início e o fim de cada atividade.
14. Controle diariamente se as atividades realizadas estão de acordo com o planejado.
15. Procure formas de simplificar, reduzir e executar mais rápido seu trabalho.
16. Observe seus principais desperdiçadores de tempo e procure minimizá-los.
17. Mantenha uma atitude pró-ativa e não reativa com relação à vida.
18. Planeje sua vida e aja de acordo com seu plano.
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TENHA TEMPO PARA TUDO
Reserve tempo para trabalhar, este é o preço do êxito.
Reserve tempo para pensar, está é a fonte do poder.
Reserve tempo para divertir-se, este é o segredo da juventude.
Reserve tempo para ler, é esta a base da sabedoria.
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Reserve tempo para ser amigo, é este o caminho da felicidade.
Reserve tempo para amar e ser amado, é este o privilégio dos Deuses.
Reserve tempo para ter fé, é este o caminho do otimismo.
Reserve tempo para ser útil aos outros, está vida é demasiada curta para que
sejamos egoístas.
Reserve tempo para rir, é esta a música da alma.
BIBLIOGRAFIA
GRAY, Colin. Economizando Tempo na Sua Empresa – Como Você e sua Equipe
Podem Fazer Mais em Menos Tempo.Trad. Charles Spencer Bacon. Belo Horizonte.
Sebrae-MG, 1998.
Textos Diversos.
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21
ANEXOS
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ADMINISTRAR O TEMPO É PLANEJAR A VIDA
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