A Armadilha das Três Cotações
Por: Tomas Mordo*
A fim de garantir a melhor compra, o setor de suprimentos busca no mercado os melhores custos ou
ainda o melhor TCO**. Uma máxima é sempre utilizada: cotações. Mas quantas devem ser feitas? Qual
o tempo envolvido nisso? O tempo gasto na busca de várias cotações é contato como custo do processo
de compra? O que essa prática garante?
A área de suprimentos é concebida para controlar as aquisições, garantindo que os insumos e serviços
adquiridos tenham a melhor qualidade, o menor prazo de entrega, o menor custo e sempre estejam
ajustados à política da empresa. Ao longo do tempo, fatalmente um erro é cometido: a burocracia toma
conta da área e os processos desagregadores aparecem, aumentando o custo de aquisição.
Claro que para controlar é imprescindível haver rotinas de checagem entre “o que”, “quanto” e “como”
foi formalizado o pedido, além, é claro, da adequação de “o que” foi recebido. Como garantir a melhor
relação custo-benefício? Fazer sempre três cotações para itens que são comprados com fornecedores
habituais não é medida suficiente para garantir a melhor compra e pode nos colocar em algumas
armadilhas:
1) Aumento no custo total de aquisição;
2) Não criação de parcerias sustentáveis*;
A armadilha número 1 é obvia e fácil de entender. Se o processo de busca de cotações atrasar a
conclusão da compra ou ainda se o custo com a burocracia for maior do que vale a aquisição, o valor
correspondente ao custo total será muito elevado. O processo de compra custará mais caro do que o
que foi comprado.
A armadilha número 2 tem relação com a não criação de boas parcerias, sustentáveis e garantidoras de
bons resultados. A armadilha 2 atinge as empresas no longo prazo e fatalmente traz consigo a armadilha
Muito melhor do que três cotações, as parcerias sustentáveis garantem um bom atendimento e,
melhor, garantem que o serviço ou material comprado seja entregue com prioridade, qualidade e com o
custo total de aquisição reduzido. Imagine uma máquina parada, aguardando que três fornecedores
enviem o orçamento dos serviços necessários para que ela volte a funcionar. Não é necessário que a
cada necessidade de contratação de novo produto ou serviço sejam geradas novas solicitações, pedidos
e cotações. Isso pode ser substituído por valores cotados e negociados unitariamente uma vez ao ano
(ou outro período de acordo com demanda). Isso somado a uma equipe técnica competente, que
registra as medições dos contratos, parte fundamental da equação, garante o funcionamento desse
processo.
Manter o processo de compras enxuto e rápido é fundamental para mantermos um baixo custo de
aquisição e atendermos com agilidade os clientes internos.
*Parceria sustentável: Parceria que alem de durável e alinhada à estratégia da empresa, promove
benesses para as empresas envolvidas.
**TCO (Total cost of ownership) ou custo tota da posse, é uma estimativa que a empresa faz para
avaliar os custos diretos e indiretos relacionados à compra, além do gasto inerente de tais produtos para
mantê-los em funcionamento, ou seja, os gastos para que se continue proprietário daquilo que foi
adquirido.
*Nome: Tomas Mordo
Coordenador de Suprimentos (Serviços)
Contato: [email protected] / 11 7140-6329 ou 11 3871-8500 r 8660