ROTARY INTERNATIONAL
DISTRITO 4550
COMISSÃO DISTRITAL DA FUNDAÇÃO ROTÁRIA
REGULAMENTO PARA SUBSÍDIOS DISTRITAIS
PROCEDIMENTOS E NORMAS
O Distrito 4550 aprova o seu “Regulamento para Subsídios Distritais”, contento os
Procedimentos e Normas para a aplicação/destinação dos recursos da Fundação Rotária
através do FDUC para Subsídios Distritais, seus prazos para recebimento de pedidos e as
regras para a implementação, exclusivamente, de Projetos humanitários que abordem
necessidades da comunidade, proporcionando resultados mensuráveis e sustentáveis aos
beneficiários.
1 – Os Subsídios Distritais financiam projetos humanitários locais de curto prazo que apoiem a
Missão da Fundação Rotária. Os clubes enviam seus pedidos de subsídios distritais à Comissão
Distrital da FR, que administra e distribui os fundos.
2 – Para participar dos subsídios distritais, é necessário que o clube tenha assinado o
Memorando de Entendimento (MDE) – Qualificação do Clube, da Fundação Rotária (Anexo nº
1).
3 – Para se qualificar aos subsídios distritais, o clube deve:
3.1. Enviar anualmente pelo menos um associado do clube ao Seminário Distrital de
Gerenciamento de Subsídios da Fundação Rotária;
3.2. Concordar e seguir os termos do Memorando de Entendimento – MDE;
4 - As atividades de subsídios distritais não precisam se encaixar em uma das seis áreas de
enfoque.
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5 - A cada ano rotário o número de projetos a ser financiado pode variar de acordo com o
volume de recursos disponível e este montante será informado aos clubes no PETS. No ano de
2013-14 haverá uma disponibilidade de US$ 38,720.19. Em 2014-15 haverá US$ 2,795.95.
6 – No ano rotário 2013-14 serão financiados 20 Projetos Humanitários através de Subsídio
Distrital no valor de até US$ 2,000.00 (dois mil dólares rotários) por projeto;
7 - O projeto deve estar completo e bem elaborado, dentro das normas da Fundação Rotária e
ser apresentado à Comissão Distrital da Fundação Rotária em formulário apropriado para tal
fim (Anexo nº 2);
8 - Somente serão aceitos os projetos de subsídios distritais encaminhados utilizando o
formulário apropriado do Distrito 4550 devidamente assinado pelo Presidente e Secretário do
Club; (Anexo 2)
9 – O Rotary Club interessado em enviar pedido de subsídio distrital não poderá ter débito
perante o Rotary International (taxa percapita), e ao Distrito (fundo distrital) e à Revista Brasil
Rotário;
10- O Rotary Club não pode ter relatórios pendentes de projetos anteriores financiados pela
Fundação Rotária, assim como deve ter enviado dentro do prazo estipulado pela Fundação
Rotária. Caso contrário, o Rotary Club não poderá pleitear recursos para implementação de
novos Subsídios;
11 - O Rotary Club deverá ter contribuído com doações à Fundação Rotária nos três anos
rotários anteriores ao pleito, ou seja, anos 2010/11, 2011/12, 2012-13;
12 - Poderão ser realizados projetos de subsídios distritais com valores superiores a US$
2,000.00 (dois mil dólares rotários), porém, o Rotary Club deverá aportar recursos próprios ou
da comunidade para sua complementação, e a prestação de contas deverá contemplar o valor
total aplicado independente da fonte de recurso;
13 – O Rotary Club deverá apresentar um termo de compromisso declarando a
responsabilidade pelo aporte financeiro complementar ao valor total do projeto, conforme
item 12;
14 - Rotaract Clubs, Interact Clubs e Casas da Amizade (Associação dos Cônjuges
de
Rotarianos) poderão participar dos projetos de subsídios distritais, desde que, sob
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responsabilidade do Rotary Club patrocinador, devendo o Presidente do Rotary Club assinar o
projeto, atestando a responsabilidade do Rotary Club para com o mesmo;
15 – Um Rotary Club poderá participar com apenas um projeto de subsídio distrital por ano
rotário, não podendo repetir projetos vencedores de anos anteriores, evitando assim o apoio
excessivo ou contínuo a determinado beneficiário, organização ou comunidade;
16 – O Rotary Club deverá apresentar orçamentos completos, detalhados e discriminados de
todo os itens do projeto em papel timbrado dos fornecedores, especialmente quando o item
orçado for igual ou superior a US$1.000;
17 – O Rotary Club recebedor dos fundos deverá apresentar relatório da implementação do
Projeto, anexando todos os comprovantes de despesas realizadas;
18 – O Subsídio Distrital não pode ser usado para a aquisição de imóveis. Se o projeto
depender da construção de um edifício, tal obra deverá ser financiada com recursos do clube
ou distrito ou de organização colaboradora e/ou beneficiária. A Fundação Rotária, através do
Distrito 4550, somente liberará o subsídio depois que a construção estiver pronta;
19 – O Subsídio Distrital não pode ser aplicado em reformas de qualquer tipo de estrutura que
sirva para moradia, trabalho ou execução de atividades lucrativas, como prédios, casas,
fábricas ou galpões;
20 – Para o recebimento dos fundos o Rotary Club deverá informar o nome do Banco (nº),
Agência (nº), o número da conta bancária do clube, CNPJ do Clube e endereço da Agência,
assim como o nome dos rotarianos responsáveis pela movimentação financeira do Subsídio
Distrital no clube.
Cronograma do Subsídio Distrital:
Item
Envio do Projeto para a Comissão Distrital da FR
Análise do Projeto
Retorno do Projeto aos clubes para ajustes
Envio do Projeto com ajustes e mais documentos
faltantes
Aprovação do Projeto pelo Distrito
Responsável
Rotary Club
Sub-Comissão de Subsídios
Sub-Comissão de Subsídios
Rotary Club
Prazo
31/08/2013
Até 20/09/2013
20/09/2013
01/10/2013
Sub-Comissão de Subsídios/ 31/10/2013
Coordenador da Fundação
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Liberação dos recursos pelo Distrito
Execução do Projeto
Entrega do Relatório Final do Projeto
Rotária/Governador
Tesoureiro Distrital
Rotary Club
Rotary Club
Até 10/11/2013
Até 28/02/2014
15/03/2014
O projeto deverá ser encaminhado via Correios e uma cópia por e-mail para:
Presidente da Subcomissão de Subsídios
Nome: Elizabeth Araújo Cunha
Endereço: Avenida Manoel Dias da Silva 2519 apto 202 – Pituba
41830-000 – Salvador - Bahia
Fone: 71- 32485445 / 71-31152822 / 71-9983-6645 Email: [email protected]
Em caso de dúvidas, além da Presidente da Subcomissão, o Governador 2005-06 José
Antonio Cunha, Presidente da Comissão Distrital da Fundação Rotária 2013-2016 também
estará disponível para dirimir qualquer dúvida.
Fone: (71) 3248-5445 / 9977-4682
Email: [email protected];
Aprovado na Assembléia Geral do Distrito 4550, realizada no PETS 2013.
Cruz das Almas, 06 e 07/04/2013.
Ricardo Becker
Governador 2013-14
Danilo Santos
Governador Indicado 2014-25
José Antonio Nascimento da Cunha
Presidente da Comissão Distrital da Fundação Rotária, 2013-16
Elizabeth Araujo Cunha
Presidente da Subcomissão Distrital da Fundação Rotária, 2013-16
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ANEXO Nº 1
MEMORANDO DE ENTENDIMENTO – QUALIFICAÇÃO DE CLUBE
FUNDAÇÃO ROTÁRIA
1. Qualificação de clube
2. Responsabilidades dos dirigentes de clube
3. Plano de gerenciamento financeiro
4. Requisitos para conta bancária
5. Relatório sobre o uso dos fundos do subsídio
6. Arquivamento da documentação
7. Denúncia de malversação de fundos
1. Qualificação de clube
Para participar dos Subsídios Globais e dos Subsídios Pré-definidos da Fundação Rotária, é necessário
que o clube concorde em implementar os requisitos financeiros e de gestão responsável constantes
deste Memorando
de Entendimento (MDE), e enviar anualmente pelo menos um associado do clube ao Seminário
Distrital de Gerenciamento de Subsídios da Fundação Rotária. Além disso, o distrito poderá
acrescentar requisitos de qualificação adicionais e/ou exigir que seus clubes se qualifiquem para
poderem participar dos Subsídios Distritais da Fundação Rotária. Cumpridos os requisitos, o clube
estará qualificado a participar do programa de subsídios da Fundação.
A. Satisfeitos os requisitos de qualificação, o clube estará qualificado pelo período de um ano
rotário.
B. Para manter a condição de qualificado, o clube precisa cumprir os dispositivos deste MDE,
qualquer requisito adicional estipulado pelo distrito, e todas as normas da Fundação Rotária.
C. O clube tem inteira responsabilidade sobre os fundos de subsídio que receber,
independente de quem os controla.
D. A qualificação poderá ser suspensa ou revogada caso haja malversação ou gestão
irresponsável de fundos envolvendo, mas não limitado a: fraude; falsificação de documentos,
relatórios ou associação ao clube; negligência; riscos à saúde, bem-estar ou segurança dos
beneficiários; contribuições inelegíveis; utilização de fundos visando benefícios pessoais;
conflito de interesses não revelados; monopolização de fundos de subsídio por pessoas;
5
superfaturação; aceitação de pagamento dos beneficiários; atividades ilegais; uso de fundos
para propósitos inelegíveis.
E. O clube deve cooperar com qualquer auditoria financeira, operacional ou do subsídio.
2. Responsabilidades dos dirigentes de clube
Os dirigentes de clube são os principais responsáveis pela qualificação do clube e implementação
apropriada dos subsídios da Fundação Rotária.
Suas responsabilidades incluem:
A. Indicar um associado do clube para implementar, administrar e manter a qualificação do
clube.
B. Garantir o cumprimento de medidas de gestão responsável e gerenciamento dos subsídios
da Fundação Rotária.
C. Assegurar que todos os envolvidos ajam de forma a evitar suspeita ou real conflitos de
interesses.
3. Plano de gerenciamento financeiro
O clube deve instituir um plano de gerenciamento financeiro com os seguintes procedimentos:
A. Manter um sistema contábil que inclua o registro de todas as entradas e saídas de fundos
do subsídio.
B. Proporcionar entrega de fundos, conforme apropriado.
C. Manter separadas as responsabilidades pela administração dos fundos.
D. Estabelecer sistema de inventário para equipamentos e itens adquiridos com fundos do
subsídio, e manter registro dos itens comprados, produzidos e/ou distribuídos por meio da
atividade.
E. Garantir que todas as atividades do projeto, inclusive conversão de moeda, obedeçam às
leis locais.
4. Requisitos para conta bancária
O clube deve manter uma conta bancária exclusiva para a entrada e saída dos fundos do subsídio da
Fundação Rotária.
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A. A conta:
1. Deve exigir a assinatura de pelo menos dois rotarianos (signatários oficiais) para
saque de fundos.
2. Se gerar fundos, estes devem ser baixos.
B. Em caso de conta corrente que gere juros, todo juro ganho deve ser documentado e usado
para custear atividades elegíveis e aprovadas para o projeto de subsídio, ou então remetido à
Fundação.
C. O clube deve abrir uma conta corrente separada para cada subsídio que receber, dando a
cada uma um nome específico que identifique claramente o projeto de subsídio a que se
refere.
D. Os fundos do subsídio não podem ser investidos nem depositados em contas de
investimento, como CDBs, ações, bonds, fundos de investimento, entre outras;
E. O clube deve guardar extratos bancários documentando a entrada e saída dos fundos do
subsídio da Fundação Rotária.
F. O clube deve manter por escrito um plano para transferência de direito de gerenciamento
da conta, caso haja mudança dos rotarianos que servem como signatários.
5. Relatório sobre o uso dos fundos do subsídio
O clube deve cumprir todos os requisitos da Fundação Rotária referentes à entrega de relatórios. Os
relatórios são essenciais para garantir a gestão responsável do subsídio pois informam a Fundação
sobre o progresso do projeto e explica como os fundos do subsídio estão sendo utilizados.
6. Arquivamento da documentação
O clube deve criar e manter um sistema para guardar documentos importantes relacionados à sua
qualificação e aos subsídios recebidos da Fundação. O arquivamento destes documentos garante a
transparência no gerenciamento de subsídios e ajuda nas auditorias financeiras ou avaliações.
A. Os seguintes documentos devem ser guardados (se precisar, inclua mais documentos a esta lista):
1. Informações bancárias, incluindo cópias de extratos anteriores.
2. Documentos relacionados à qualificação do clube, incluindo cópia do MDE asssinado.
3. Documentação de planos e normas, incluindo:
a. Plano de gerenciamento financeiro
b. Procedimento para arquivamento de documentação
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c. Plano para transferência de direito de gerenciamento de conta corrente e
responsabilidade pelo arquivamento de informações e documentação
4. Informações relacionadas a todos os subsídios recebidos, inclusive recibos e faturas para
todas as compras.
B. Os documentos devem ser guardados em local de fácil acesso e estar disponíveis aos associados
do clube e ao distrito.
C. Os documentos devem ser guardados por pelo menos cinco anos, ou por período maior, se exigido
pelas leis locais.
7. Denúncia de malversação de fundos
O clube deve informar ao distrito qualquer malversação, ou potencial de malversação, e
irregularidade no uso de fundos de subsídio, para que fique claro a todos que práticas do gênero não
serão toleradas.
Autorização e Acordo
Este Memorando de Entendimento é um acordo entre o clube e distrito, por meio do qual o clube
deverá tomar as medidas necessárias para assegurar a implementação apropriada das atividades do
subsídio e o gerenciamento adequado dos fundos do subsídio da Fundação. Ao autorizar a validade
deste documento, o clube concorda em cumprir todas as condições e requisitos do MDE.
Em nome do Rotary Club de _________________, os abaixo assinados concordam em cumprir todos
os requisitos relacionados neste Memorando de Entendimento para o ano rotário de ___________ e
notificar o Distrito _4550____ do Rotary International sobre qualquer alteração às normas ou aos
procedimentos relativos a tais requisitos.
Presidente do clube Presidente eleito do clube
Mandato ...........2013-14............
Mandato ....2014-15......................
Nome .........................................
Nome ............................................
Assinatura ................................
Assinatura ...................................
Data ...............................
Data ........................
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ANEXO Nº 2
(FORMULÁRIO MODELO PARA SER PREENCHIDO)
FORMULÁRIO PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS SUBSÍDIO DISTRITAL
ROTARY INTERNATIONAL
Distrito 4550
Comissão Distrital da Fundação Rotária
Formulário para Apresentação
de Projeto de Subsídio Distrital
Ano Rotário 2013-2014
Rotary Club de:
Título do Projeto:
1. Descrição do projeto:
_______________________________________________________________
2. Nome da Entidade Beneficiária do Projeto, CNPJ e endereço :
9
3. Quantos rotarianos estarão envolvidos no projeto e de que forma?
4. A longo prazo, qual é o impacto esperado com o desenvolvimento do projeto junto
à comunidade beneficiada?
5. Quantas pessoas deverão ser beneficiadas com o projeto?
______________________________________________________________
6. Quais as despesas previstas do projeto? (especificar e indicar valor orçado),
informar se existe contrapartida do clube ou entidade beneficiária:
Total: R$ XXX (descontar a contrapartida do clube no valor de R$ XXX)
Valor Final: R$ XXXX
_______________________________________________________________
7. Observação: caso o projeto seja aprovado, enviar a documentação da entidade
(Estatuto Social, CNPJ, Ata de eleição da última Diretoria) e dados bancários (Banco,
Agência e Conta Bancária) do RC xxx para que o Distrito 4550 possa transferir os
recursos financeiros.
10
8. Dirigentes do Rotary Club:
Nome:
Assinatura: _______________________
Cargo: Presidente 2013-14
Rotary Club:
Data: XX/XX/2013
Nome:
Assinatura: _______________________
Cargo: Secretária 2013-14
Rotary Club:
Data: XX/XX/2013
9. Autorização da Comissão Distrital da Fundação Rotária:
___________________________
Elizabeth Araujo Cunha
Presidente da Subcomissão de Subsídios, D. 4550, 2013-16
___________________________
José Antonio Nascimento da Cunha
Presidente da Comissão Distrital da Fundação Rotária, D.4550, 2013-16
Autorização do Governador do Distrito 4550:
___________________
Ricardo Becker
Governador 2013-14
11
ANEXO Nº 2
(FORMULÁRIO PREENCHIDO PARA EXEMPLIFICAÇÃO)
FORMULÁRIO PARA APRESENTAÇÃO DE PROJETOS SUBSÍDIO DISTRITAL
ROTARY INTERNATIONAL
Distrito 4550
Comissão Distrital da Fundação Rotária
Formulário para Apresentação
de Projeto de Subsídio Distrital
Ano Rotário 2013-2014
Rotary Club de: SALVADOR - PITUBA
Título do Projeto: Pontos Coração – Paz através da amizade e do conhecimento
1. Descrição do projeto:
Apoiar as atividades da obra assistencial Pontos Coração, entidade localizada em Candeias,
a 40 km de Salvador, próximo à Passagem dos Teixeiras, que acolhe crianças em situação
de risco, adultos e idosos, através do fornecimento de materiais e equipamentos.
_______________________________________________________________
2. Nome da Entidade Beneficiária do Projeto, CNPJ e endereço :
Fazenda do Natal – Pontos Coração – CNPJ: 63.189.922/0001-09
Endereço: Caixa Postal 28 – Simões Filho – Bahia, CEP: 43700-000
3. Quantos rotarianos estarão envolvidos no projeto e de que forma?
O Rotary Club Salvador – Pituba vem somando esforços para a manutenção dos abrigados
da Fazenda Natal, através do fornecimento de utensílios necessários ao funcionamento da
entidade, assim como no fornecimento de cestas básicas que assegura a manutenção das
famílias assistidas, além de buscar a ampliação do número de padrinhos para as crianças
atendidas pela entidade, com a doação financeira mensal. Todos os companheiros do clube
estão envolvidos no Projeto.
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4. A longo prazo, qual é o impacto esperado com o desenvolvimento do projeto junto
à comunidade beneficiada?
Como a Associação vive de doações privadas e de trabalho voluntário, e o clube está
trabalhando no compromisso de ampliar o número de doadores voluntários para assegurar a
manutenção dos abrigados com contribuição financeira mensal para o custeio e manutenção
dos abrigados, além de promover e/ou apoiar iniciativas da entidade visando à obtenção de
receita.
5. Quantas pessoas deverão ser beneficiadas com o projeto?
Ao todo, deverão ser beneficiados mais de 100 pessoas, entre crianças, adolescentes e
adultos.
______________________________________________________________
6. Quais as despesas previstas do projeto? (especificar e indicar valor orçado),
informar se existe contrapartida do clube ou entidade beneficiária:
Estão previstas a aquisição dos seguintes materiais e equipamentos:
01 fogão de quatro bocas
– R$ 350,00 (contrapartida do clube)
01 computador Netbook
– R$ 726,00
01 mini teclado multimídia
– R$ 19,00
01 mini mouse
– R$ 17,00
03 colchões de solteiro
– R$ 450,00
Total: R$ 1.562,00 (descontar a contrapartida do clube no valor de R$ 350,00)
Valor Final: R$ 1.212,00
_______________________________________________________________
7. Observação: caso o projeto seja aprovado, enviar a documentação da entidade
(Estatuto Social, CNPJ, Ata de eleição da última Diretoria) e dados bancários (Banco,
Agência e Conta Bancária) do RC Salvador - Pituba para que o Distrito 4550 possa
transferir os recursos financeiros.
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8. Dirigentes do Rotary Club:
Nome: Maria Helena Tavares Vieira
Cargo: Presidente 2013-14
02/07/2013
Assinatura: _______________________
Rotary Club: Salvador - Pituba
Data:
Nome: Elizabeth Araujo Cunha
Assinatura: _______________________
Cargo: Secretária 2013-14
02/07/2013
Rotary Club: Salvador - Pituba
Data:
9. Autorização da Comissão Distrital da Fundação Rotária:
___________________________
Elizabeth Araujo Cunha
Presidente da Subcomissão de Subsídios, D. 4550, 2013-16
___________________________
José Antonio Nascimento da Cunha
Presidente da Comissão Distrital da Fundação Rotária, D.4550, 2013-16
Autorização do Governador do Distrito 4550:
___________________
Ricardo Becker
Governador 2013-14
14