O TRABALHO DO ADMINISTRADOR
A SOLUÇÃO DE PROBLEMAS E A TOMADA DE DECISÕES
Daniela Soares da Silva Mariano
Hudson Carlos Nicolau Reis
Lucas Brochado Zepf
Luciane Tadeu Alves Silva
Renato Antônio Teixeira
Belo Horizonte
2007
Daniela Soares da Silva Mariano
Hudson Carlos Nicolau Reis
Lucas Brochado Zepf
Luciane Tadeu Alves Silva
Renato Antônio Teixeira
O TRABALHO DO ADMINISTRADOR:
A SOLUÇÃO DE PROBLEMAS E A TOMADA DE DECISÕES
Trabalho acadêmico apresentado ao curso de
Administração da Faculdade Novos Horizontes
como requisito parcial para aprovação nas
disciplinas do 1º período.
Orientadora: Patrícia Rodrigues Tanuri Baptista
Belo Horizonte
2007
2
“Assim como ninguém aprende
tanto sobre um assunto como o
homem que é obrigado a ensinálo,
também
ninguém
se
desenvolve tanto como o homem
que tenta ajudar os outros a se
auto-desenvolverem”.
Peter Druker (1977)
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RESUMO
Devido à grande demanda de qualificação profissional mediante um mercado de trabalho
competitivo, esta pesquisa visa mostrar o perfil do administrador e o processo de tomadas de
decisões e soluções de problemas por ele adotado. Com este objetivo, os dados foram
coletados por meio de uma entrevista semi–estruturada com administradores e um
questionário com seus funcionários. Constatou-se que, devido à preocupação do
administrador em buscar melhores resultados, ele aperfeiçoa e inova suas habilidades no
trabalho feito, concretizando, assim, suas tomadas de decisões. Portanto, o administrador
busca a realização de seu objetivo, que é interagir com seus funcionários, mantendo uma boa
liderança em um ambiente saudável e com uma excelente produção. De acordo com a
pesquisa realizada, foram identificadas e analisadas as soluções de problemas e as tomadas de
decisões, predominando uma avaliação favorável do desempenho de funcionários e
administradores.
Palavras chaves: trabalho, habilidade, liderança e perfil do administrador.
SUMÁRIO
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RESUMO................................................................................................................................... 4
1 INTRODUÇÃO...................................................................................................................... 6
2 DESENVOLVIMENTO........................................................................................................ 7
2.1 Referencial Teórico.............................................................................................................. 7
2.1.1 O Administrador................................................................................................................ 7
2.1.2 As Habilitações de um Administrador Eficiente............................................................... 8
2.1.2.1 Habilitação técnica.......................................................................................................... 8
2.1.2.2 Habilidade Humana........................................................................................................ 8
2.1.2.3 Habilidade Conceitual..................................................................................................... 9
2.1.3 O Administrador Racional................................................................................................. 9
2.1.4 O Perfil do Novo Administrador........................................................................................9
2.1.5 Um Modelo de Aprendizado............................................................................................ 10
2.1.6 O Administrador do Passado e o Administrador Atual................................................... 10
2.2 Metodologia........................................................................................................................ 11
2.3 Análise de dados................................................................................................................. 11
2.3.1 Pesquisa com Funcionários e Administradores............................................................... 11
2.3.1.1 Pesquisa com Funcionários........................................................................................... 11
2.3.1.2 Pesquisa com Administradores..................................................................................... 14
3 CONCLUSÃO...................................................................................................................... 17
REFERÊNCIAS...................................................................................................................... 18
APÊNDICE.............................................................................................................................. 19
Apêndice 1................................................................................................................................ 19
Apêndice 2................................................................................................................................ 20
5
1 INTRODUÇÃO
Este trabalho visa mostrar o perfil de um administrador da atualidade perante as novas
tecnologias da informação em um mundo globalizado, em que a ação administrativa se faz
necessária. Será feita uma análise, em uma empresa no ramo de formação profissional
informática na região central de Belo Horizonte, com o objetivo de identificar os principais
desafios encontrados pelo administrador no exercício cotidiano de sua profissão,
demonstrando de que maneira ele traça metas, visualiza e identifica um problema, buscando
aprofundar-se no que ocasionou tal problema, aprimorando-se, assim, no processo de
resolução de idéias e tomadas de decisões.
Analisando o trabalho do administrador na atualidade, esta pesquisa vem abordar a trajetória
realizada para manter bem sucedido o seu desempenho e para obter sucesso nas tarefas
realizadas. Será feita uma comparação entre o perfil do administrador do passado e do atual,
observando suas técnicas, seus resultados obtidos e que herança foi deixada para o
crescimento do administrador atual, que precisa ser competitivo mediante as enormes
exigências do mercado e diante da globalização.
Portanto, o objetivo principal deste trabalho consiste em observar, descrever e analisar os
principais problemas conflitantes enfrentados por um administrador, buscando, assim,
respostas para as seguintes perguntas:
a) Quais são os procedimentos mais utilizados em uma análise de problemas?
b) Quais são os problemas mais conflituosos vivenciados com mais freqüência no
trabalho do administrador?
c) Como é o retorno obtido pelo administrador no processo de tomada de decisões?
d) Como saber se a decisão tomada foi a mais correta?
e) Qual o método utilizado para prevenir problemas em potencial?
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2 DESENVOLVIMENTO
2.1 Referencial Teórico
2.1.1 O Administrador
De acordo com o CFA (Conselho Federal de Administração) Nove de setembro é o “Dia
Nacional do Administrador", por ser a data de assinatura da Lei nº 4769, de 9 de setembro de
1965, que criou a profissão de Administrador. O dia do Administrador foi instituído pela
Resolução CFA nº 65/68, de 09/12/68.
Segundo Fayol (1994), o administrador é um profissional que recebe conhecimentos diversos,
podendo atuar em várias áreas de uma empresa, tendo como responsabilidade gerenciar
empresas particulares, públicas, com ou sem fins lucrativos, independente do tamanho ou do
ramo de atuação. Esta característica faz com que o Administrador atua profissionalmente
desde o início de sua graduação, pois as oportunidades de estágios e empregos surgem logo
no início do curso.
Administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.
Prever é perscrutar o futuro e traçar programa de ação.
Organizar é constituir o duplo organismo, material e social, da empresa.
Comandar é dirigir o pessoal.
Coordenar é ligar, unir e harmonizar todos os atos e todos os esforços.
Controlar é velar para que tudo corra de acordo com as regras estabelecidas e as
ordens dadas (FAYOL, 1994, p.26).
De acordo com o CRA/MG, as atividades de Administrador como profissional liberal ou não
são exercidas como função ou cargo em: Chefia Executiva, Direção Geral, Superintendência,
Gerência, Chefia Intermediária ou Superior, Coordenação, Supervisão, Assessoria,
Consultoria mediante a prática de atos de: Previsão, Organização, Comando, Coordenação e
Controle.
Hoje em dia, como ressalta Fava (2006), tem-se, no mercado, administradores antiquados, que
administram de forma antiga e, às vezes, prejudicial às empresas e o administrador moderno.
Ao longo dos tempos, o autor enfatiza que o administrador vinha em busca da eficiência e
eficácia e prevalecia o conhecimento de como fazer, e, quanto melhor ele fosse em solucionar
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problemas, mais competente ele era. Mas o administrador moderno, além de saber como
fazer, ele tem que ter domínio total em “por que fazer”, dominando isso, ele irá se diferenciar
dos administradores antiquados. Isso se dá como uma evolução, passar do “como fazer” para
o “por que fazer”. Assim, para Fava, o administrador moderno tem que agregar valores novos.
De acordo com o autor, “Hoje o bom administrador será tão melhor quanto mais apto for para
exercer as atividades que o computador não faz, como planejar uma estratégia, liderar pessoas
e processos. Ele deverá estar atualizado com o mercado de produção, logística, finanças”.
2.1.2 As Habilitações de um Administrador Eficiente
Segundo Katz (1986), um bom administrador não se baseia somente no que ele é (suas
características), mas sim no que faz (as habilitações no trabalho feito). O termo habilitação,
para o autor, é a capacidade de desenvolvimento não só em potencial, mas também em
desempenho como principal critério, uma ação excelente em várias situações. Assim uma boa
administração fundamenta-se em três habilitações básicas: técnica, humana e conceitual.
2.1.2.1 Habilitação técnica
Katz enfatiza que conhecimento é a aptidão especializada. Das três habilitações, é a mais
conhecida por exigir uma qualificação de quase todas as pessoas. É responsável por grandes
progressos na indústria moderna e essencial a um bom funcionamento, sendo sua grande
importância em níveis administrativos mais baixos. À medida que o administrador evolui em
suas funções tendo apoio de executivos habilitados e aptos em resoluções de seus próprios
problemas, a habilitação técnica vai perdendo importância.
2.1.2.2 Habilidade Humana
Trata-se da qualidade, segundo Katz, de o executivo ser integrante e realizar esforços com o
grupo ou equipe que dirige e saber ouvir e aceitar opiniões, percepções e convicções
diferentes das suas. Estar apto para compreender o modo de expressar dos outros, criando,
assim, um ambiente saudável, dando segurança aos seus subordinados em se expressar sem
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receios ou contestações. Esta habilitação é importante em qualquer nível administrativo, pois
um bom administrador é aquele capaz de trabalhar em equipe.
2.1.2.3 Habilidade Conceitual
É, de acordo com Katz, o administrador agir beneficiando a organização, a empresa como um
todo. Reconhecer que diversas funções estão interligadas dentro de uma empresa e que
qualquer mudança pode afetar umas as outras. A habilitação conceitual também compreende
os aspectos técnicos e humanos da organização. Na prática, estas habilitações estão
interligadas, mas não significa que se possa avaliá-las separadamente.
2.1.3 O Administrador Racional
Para Hepner e Tregoe (1981), o administrador racional é aquele que desenvolve com
habilidade seus problemas, toma decisões com eficiência, aprimora seu desempenho,
aperfeiçoando técnicas e utilizando todas as informações que possui.
Os autores ressaltam que
Seu trabalho mostra claramente que a análise de problema e a tomada de decisão são
atos de administração que devem ser conscientes e sistematicamente executados, e
se necessário, registrados. A idéia de que um administrador deve estar consciente
aquilo que está exatamente fazendo enquanto administra, pode não soar como
revolucionário, mas o fato é que hoje em dia, tal estilo de administração raramente é
encontrado. Ausência de um método consciente e sistemático de análise de problema
e tomada de decisão é responsável não apenas por ineficiência e desperdício, em
grande parte é também responsável pela omissão geral de duas das mais importantes
funções de administração; o estabelecimento de objetivos claros e de padrões nítidos
de desempenho para o pessoal. (HEPNER e TREGOE, 1981, p.13).
2.1.4 O Perfil do Novo Administrador
Segundo Lima (2002), a competitividade é grande, tornando imprescindível ao administrador
tomar decisões eficazes e ter resoluções objetivas. Para a autora, a globalização, entre outras
coisas, vem aperfeiçoar e integrar os novos administradores a um mundo mais evoluído,
dinâmico e bem mais criativo.
9
Lima enfatiza que a inovação hoje é vista não apenas como uma criatividade evoluída, é vista
como um grande aspecto que visa identificar oportunidades ao traçar ações com agilidade
para aproveitar a situação.
Segundo Mariotti (1996, apud Lima 2002, p. 2) ”fomos educados num clima de competição,
estimulados a lutar uns com os outros, sendo que a competição seria própria da natureza
humana e, portanto, representaria a chave para todas as portas.”
2.1.5 Um Modelo de Aprendizado
Segundo Wick e León (1997, apud Lima 2002, p. 3), existe uma nova concepção de
aprendizado baseado no S A B E R, composto de cinco passos interligados: a) Selecionar:
escolher uma meta que seja fundamental para você e para sua empresa; b) Articular:
determinar como você vai atingir a meta; c) Batalhar: colocar o plano articulado em prática;
d) Examinar: avaliar o que e como você aprendeu; e) Recomeçar: determinar sua próxima
meta de aprendizagem.
2.1.6 O Administrador do Passado e o Administrador Atual
Segundo Wick e Leon (1997, apud Lima 2002, p.4), pode-se fazer uma comparação entre o
administrador do passado e o administrador do futuro conforme quadro abaixo:
OS ADMINISTRADORES DO
PASSADO
Aprendiam quando alguém lhes
ensinava
Achavam que o aprendizado ocorria
principalmente nas salas de aula.
Responsabilizavam o chefe pela
carreira
Não eram considerados responsáveis
pelo próprio desenvolvimento
Acreditavam que sua educação estava
completa ou que só precisavam de
pequenas reciclagens
Não percebiam a ligação entre o que
aprendiam e os resultados profissionais
Deixavam o aprendizado a cargo da
instituição
OS ADMINISTRADORES DO
TERCEIRO MILÊNIO
Procuram deliberadamente aprender
Reconhecem o poder do aprendizado
decorrente da experiência do trabalho
Sentem-se responsáveis pela sua
própria carreira
Assumem a responsabilidade pelo
seu próprio desenvolvimento
Encaram a educação como uma
atividade permanente para a vida
toda
Percebem como o aprendizado afeta
os negócios
Decidem intencionalmente o que
aprender
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Neste quadro, pode-se constatar que o desenvolvimento pessoal e profissional depende de um
interesse próprio, de um aprendizado bem desenvolvido. Assim, o administrador deve
lembrar-se sempre de que, sem atualizar-se, não sobreviverá neste mercado tão exigente e
competitivo.
2.2 Metodologia
Esta pesquisa foi realizada em três etapas. Na primeira, procedeu-se à pesquisa teórica em
livros, revistas e sites da internet sobre o tema em estudo para a concretização do Referencial
Teórico. Na segunda, realizou-se a pesquisa de campo, cujos instrumentos de coleta de dados
foram uma entrevista semi-estruturada dirigida aos administradores e um questionário
aplicado aos funcionários. No terceiro momento, foram realizadas a análise e a interpretação
dos dados, seguidas das conclusões deste estudo.
2.3 Análise de dados
2.3.1 Pesquisa com Funcionários e Administradores
Os dados pesquisados na empresa do ramo de informática serão discutidos e analisados a
seguir conforme a abordagem dos autores citados no Referencial Teórico.
2.3.1.1 Pesquisa com Funcionários
O perfil dos funcionários entrevistados define-se como:
•40% dos funcionários são do sexo masculino e 60% são do sexo feminino;
•85% têm entre 18 a 25 anos e 15% têm entre 26 a 35 anos;
•99% trabalham de 1 a 5 anos na empresa e 1% trabalha de 6 a 10 anos;
A seguir, apresentam-se os resultados dos dados coletados seguidos de sua análise.
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Relação funcionário administrador
0%
30%
Excelente
50%
Muito bom
Bom
Regular
20%
Conforme o gráfico acima representado, constata-se que o relacionamento do administrador
com sua equipe é satisfatório. 50% dos funcionários mantêm um nível de relacionamento
elevado com o líder, classificado como excelente, enquanto nenhum dos participantes da
pesquisa apontou que existe algum tipo de problema de relacionamento entre equipe e
administrador.
Interação na identificação de problemas
7%
13%
Excelente
Muito boa
Boa
Regular
0%
80%
O gráfico acima demonstra que existe um índice elevado de interação entre equipe e
administrador na identificação de problemas. Em outras palavras, percebeu-se que a interação
entre equipe e administrador na identificação de problemas é considerada excelente por 80%
12
dos entrevistado. Isso mostra que mesmo ao detectar um problema, este não causa problemas
entre administrador e equipe.
Ide ntificação de Falhas Por Parte da Equipe
12%
14%
Sim
Às vezes
Nunca
74%
O gráfico acima identifica que 74% dos pesquisados identificam falhas dentro da empresa e
além de identificarem essas falhas, levam ao conhecimento do administrador.
Planejamento do Administrador
9%
Muito bom
23%
57%
Bom
Regular
Ruim
11%
Conforme gráfico representado acima, constatou-se que a maioria da equipe, 57%, vê no seu
gestor um profissional organizado, que planeja suas ações, buscando soluções rápidas e
positivas para a organização.
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Classificação do Administrador Empresarial
18%
20%
0%
Claro e dinâmico
Claro e objetivo
Dinâmico e objetivo
Claro, dinâmico e objetivo
62%
Acima, observa-se que 62% dos funcionários classificam o administrador como dinâmico e
objetivo. Porém, se for observado o gráfico completo, verifica-se que a dinamicidade é a
característica destacada para o administrador deste estudo.
Os dados coletados com os funcionários demonstram que existe uma interação satisfatória
entre os administradores e sua equipe, gerando resultados positivos para a empresa. Os
objetivos são atingidos e existe equilíbrio pessoal e profissional.
Verifica-se que existe ampla motivação e inovação, proporcionando retorno em pequeno
intervalo de tempo. Além disso, há um alto grau de satisfação em relação à forma de
administrar.
2.3.1.2 Pesquisa com Administradores
O perfil dos administradores da pesquisa pode ser assim definido:
•1% é do sexo masculino e 99% são do sexo feminino;
•100% têm idade entre 30 a 40 anos;
•100% trabalham na Empresa entre 5 a 10 anos.
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Com o objetivo de saber o que pensa o administrador da escola de formação profissional em
relação aos desafios encontrados na administração de seu negócio, foi realizada uma
entrevista estruturada. Para a entrevista, foi usado um roteiro básico, que se encontra no final
deste trabalho, sob a forma de apêndice.
Os pontos principais da entrevista foram os seguintes:
a) Questionado sobre quais os desafios (problemas) encontrados com freqüência em sua
empresa, o administrador citou a motivação da equipe. Ele explicou que encontra
dificuldade em fazer com que a equipe comprometa-se ao máximo com a empresa, o
que, eventualmente, traz resultados negativos.
b) Ao ser perguntado como ele lida com esses problemas, quais as soluções que busca
para contornar essa falta de motivação de sua equipe, o administrador respondeu que
realiza reuniões com os funcionários e cria campanhas motivacionais, com o objetivo
de criar um vínculo maior com os colaboradores. Segundo o administrador,
geralmente, essas campanhas trazem resultados positivos, aumenta o rendimento da
equipe, porém, existe uma pequena dificuldade em manter este rendimento, o que faz
com que o administrador renove as ações motivacionais constantemente.
c) Ao ser indagado sobre que métodos usa para identificação de problemas, o
administrador respondeu que observa a equipe e seus resultados e, posteriormente, faz
uma conversa com a equipe para juntos identificarem o problema.
d) Ao ser questionado de que forma avalia se a decisão tomada foi correta, o
administrador disse que observa a equipe e seus resultados, fazendo um paralelo entre
os resultados anteriores e os resultados obtidos após a identificação do problema. A
partir desta observação, conclui se a decisão tomada foi realmente positiva, se trouxe
os benefícios e resultados esperados por ele e por sua equipe.
e) Ao ser perguntado sobre qual o perfil ideal para o administrador atual, respondeu que
este deve ser inovador, ousado, que conheça bem marketing, finanças, recursos
humanos, logística, enfim, todas as áreas de atuação de um administrador, e que esteja
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em constante atualização, pois, hoje, o que o mercado procura é um profissional
versátil, ligado a todas as transformações e inovações ocorridas no mundo, o que o
diferencia do administrador antiquado que, segundo Fava (2006), tinha conhecimentos
apenas de como fazer e não de por que fazer.
Conforme a análise da entrevista feita aos administradores, constatou-se que existe um grande
planejamento ao executar as funções predestinadas dentro da Empresa. As tomadas de
decisões são feitas corretamente fazendo com que a organização das tarefas seja bem
distribuída, gerando motivação da equipe e trazendo ótimos benefícios para os funcionários.
Os administradores visam como foco principal criar campanhas motivacionais, realizar
reuniões internas, criar vínculos com os funcionários e interagir. Constatou-se assim, que os
administradores em geral apresentam condições de desenvolver habilidades para elaborar
análises críticas e resolução de problemas organizacionais, tendo perfil de liderança, inovação
e empreendorismo.
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3 CONCLUSÃO
Tendo sido objetivo desta pesquisa investigar o trabalho do administrador e as decisões
tomadas para a resolução de problemas, constatou-se que hoje se vive em um mundo
eminentemente organizacional. Este trabalho revela características do perfil do administrador
de uma empresa na Região Central de Belo Horizonte.
De acordo com a pesquisa, predomina entre os funcionários uma avaliação favorável do
desempenho dos administradores nas resoluções de problemas. Os profissionais, em geral,
apresentam condições de desenvolver habilidades técnicas, humanas e conceituais dentro de
uma organização.
O grau de satisfação no que se refere à interação entre funcionários e administradores fica
evidentemente constatado nos seguintes resultados:
•50% consideram excelente a relação com o administrador de sua empresa;
•80% consideram excelente a interação com o seu administrador na identificação de um
problema;
•74% consideram que às vezes é capaz de identificar as falhas existentes na empresa e
informá-la ao seu administrador;
•63% classificam como muito bom o planejamento feito pelo administrador de sua
empresa;
•62% julgam dinâmico e objetivo o administrador de sua empresa.
Os resultados desta pesquisa não concluem, entretanto, o estudo de um tema tão fascinante e
fundamental para o entendimento das novas relações do indivíduo no trabalho. Assim, deixase a sugestão para que novas reflexões sejam traçadas com o objetivo de investigar as novas
facetas do Administrador no complexo mundo do trabalho.
17
REFERÊNCIAS
FAVA, Rubens. O Administrador Moderno.
Disponível em: www.administradores.com.br Acesso em: 11/09/2007
FAYOL, H. Administração Industrial e Geral. São Paulo: Atlas, 1994.
HEPNER, Charles H. e TREGOE, Benjamin B. O Administrador Racional. 2ª Edição,
1981.
KATZ, L. Robert. As Habilitações de um Administrador Eficiente. São Paulo: Nova
Cultural, 1986.
LIMA, Solange Moreira “O Perfil do Administrador do Presente, Face as Novas
Tecnologias da Informação”. Disponível em: www.portaldomarketing.com.br/artigos.
Acesso em: 04/09/2007
http://www.cfa.org.br Acesso em: 21/10/2007
http://www.cramg.org.br Acesso em: 21/10/2007
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APÊNDICE
Apêndice 1
Questionário
Solicitamos sua gentil participação em nossa pesquisa sobre o “Papel do Administrador”. Por
isso, pedimos que responda as questões abaixo sem receio, pois não será divulgada sua
identidade.
1 – Sexo
( ) Masculino ( ) Feminino
2 – Idade
( ) 18 a 25 anos ( ) 26 a 35 anos ( )36 a 40 anos ( )acima de 41 anos
3 – Trabalha há quanto tempo na empresa
( ) 1 a 5 anos ( ) 6 a 10 anos ( )11 a 15 anos ( )mais de 15 anos
4 – Como você considera seu relacionamento com o administrador da empresa
( ) Excelente ( )Muito bom ( ) Bom ( ) Regular ( )Ruim ( )Péssimo
5 – Como você avalia a qualidade das interações com o seu administrador no momento de
identificar um problema
( ) Excelente ( )Muito boa ( ) Boa ( ) Regular ( ) Ruim ( )Péssima
6 – Você é capaz de identificar as falhas existentes em sua empresa e informá-las ao
administrador?
( ) Sim ( ) Às vezes ( ) Nunca
7 – Como você classificaria o planejamento que é feito pelo administrador da sua empresa
( ) Excelente ( ) Muito bom ( ) Bom ( ) Regular ( ) Ruim ( ) Péssimo
8 – Você gostaria de ser um administrador com o perfil do administrador da sua empresa
( ) Sim ( ) Não
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9 – Em geral, como você classificaria o administrador da sua empresa
( ) Claro e objetivo ( ) Claro e dinâmico ( )Dinâmico e objetivo ( ) Claro, dinâmico e
objetivo
Apêndice 2
Entrevista com administrador.
1 – No seu cotidiano profissional, quais os desafios (problemas) mais freqüentes com os quais
você se depara?
2 – Como você lida com tais desafios? Existe um método utilizado freqüentemente para a
solução desses problemas?
3 – Que métodos são utilizados para identificar esses problemas?
4 – Como saber se a decisão tomada foi a correta?
5 – Como você definiria o perfil de um administrador moderno?
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