ACSS
Administração Central do Sistema de Saúde, I.P.
Manual de Auditoria Interna – Parte III
Hospitais
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Manual de Auditoria Interna
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Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
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I. Histórico do documento
Data
1/02/2007
Versão
1.0
Descrição
MAI aprovado – Versão 1
Autor
ACSS
Aprovação
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II. Objectivos
Objectivos do manual
O propósito deste documento é disponibilizar à Função Auditoria Interna dos Hospitais (e/ou
outras Unidades de Saúde com as devidas adaptações) um guia sobre:
•
Os princípios da Função Auditoria Interna;
•
O seu posicionamento no seio da Organização;
•
A gestão da Função Auditoria Interna; e
•
A gestão das acções (projectos) de Auditoria Interna.
Estrutura do manual
Este manual divide-se em três volumes:
Parte I – Princípios, conceitos e standards de desempenho da Função Auditoria Interna
Parte II – Metodologias e técnicas de trabalho de auditoria e exemplos de documentos
Parte III – Questionários de controlo interno e programas de trabalho standard
Responsabilidades de manutenção e aprovação do manual
Compete ao responsável pelo Departamento de Auditoria da ACSS proceder à sua
manutenção e actualização, e obter a respectiva aprovação do Conselho Directivo da ACSS.
É da responsabilidade do Conselho de Administração do Hospital, sob proposta da ACSS,
proceder à sua aprovação e implementação.
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III. Índice
1.
2.
3.
4.
5.
PRODUÇÃO E GESTÃO DE UTENTES........................................................................ 6
1.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria ............................................................................ 6
1.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões .................................................... 8
1.3.
Questionário sobre o controlo interno..................................................................... 9
1.4.
Programa de auditoria .......................................................................................... 14
CLIENTES E CONTAS A RECEBER........................................................................... 17
2.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria .......................................................................... 17
2.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões .................................................. 19
2.3.
Questionário sobre o controlo interno................................................................... 20
2.4.
Programa de auditoria .......................................................................................... 23
RECURSOS HUMANOS ............................................................................................. 26
3.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria .......................................................................... 26
3.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões .................................................. 28
3.3.
Questionário sobre o Controlo Interno.................................................................. 29
3.4.
Programa de Auditoria.......................................................................................... 36
COMPRAS E CONTAS A PAGAR............................................................................... 39
4.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria .......................................................................... 39
4.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões .................................................. 41
4.3.
Questionário sobre o Controlo Interno.................................................................. 42
4.4.
Programa de auditoria .......................................................................................... 50
EXISTÊNCIAS............................................................................................................. 54
5.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria .......................................................................... 54
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6.
7.
8.
5.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões .................................................. 56
5.3.
Questionário sobre o Controlo Interno.................................................................. 57
5.4.
Programa de auditoria .......................................................................................... 68
IMOBILIZADO.............................................................................................................. 73
6.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria .......................................................................... 73
6.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões .................................................. 76
6.3.
Questionário sobre o Controlo Interno.................................................................. 77
6.4.
Programa de auditoria .......................................................................................... 85
TESOURARIA ............................................................................................................. 89
7.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria .......................................................................... 89
7.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões .................................................. 91
7.3.
Questionário sobre o Controlo Interno.................................................................. 92
7.4.
Programa de auditoria ........................................................................................ 103
CONTABILIDADE E REPORTE ................................................................................ 107
8.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria ........................................................................ 107
8.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões ................................................ 108
8.3.
Questionário sobre o Controlo Interno................................................................ 109
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1.
PRODUÇÃO E GESTÃO DE UTENTES
1.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria
O auditor deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos:
• Todos os dados-mestre de utentes são correctamente registados e mantidos correctos
e actualizados.
• A admissão de utentes é realizada de forma a que todos sejam devidamente
registados e que todos os actos clínicos sejam efectivamente imputados.
• As isenções concedidas são correctamente registadas e fundamentadas.
• A entidade financeira responsável dos utentes é adequadamente identificada e
utilizada prioritariamente como elemento identificativo para efeitos de facturação.
• A produção registada corresponde a actos clínicos ou episódios (actos de produção)
efectivamente realizados e foram registadas na sua totalidade.
• Todos os actos clínicos realizados são registados correctamente quando ocorridos.
• Apenas os actos clínicos válidos realizados são registados.
• Todos os actos clínicos efectuados são correctamente valorizados tendo em conta os
custos directos e indirectos associados aos mesmos.
• Todos os consumos de medicamentos, materiais e MCDT’s são devidamente
registados, controlados e facturados.
• Todos os serviços externos são devidamente autorizados e registados.
• Os recursos afectos à produção são utilizados de modo a maximizar a eficácia e
eficiência das operações da entidade.
• É produzida informação sobre produção, a qual representa correctamente todos os
actos clínicos efectuados, permitindo o acompanhamento do desempenho dos
serviços.
• Os resíduos são adequadamente tratados.
• São divulgadas no Relatório e Contas todas as informações pertinentes relacionadas
com a produção.
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• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais
contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações
de autorização, registo e controlo de actos de produção recaiam sobre diferentes
pessoas.
• Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros) são
correcta e atempadamente efectuados.
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1.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões
Os principais factores de risco e erros ou omissões que comprometem a consecução dos
objectivos de controlo interno e/ou impacte nas demonstrações/dados financeiros são os
seguintes:
• Produção incorrectamente registada.
• Produção registada em períodos incorrectos.
• Registo de Produção sem a execução do respectivo acto.
• Produção não registada na sua totalidade (execução do acto sem reflexo
administrativo/ registo informático).
• Doentes admitidos com informação insuficiente ou incorrecta, facto que torna a
facturação difícil de controlar.
• Codificação de GDH não conferida.
• Registo de actos inválidos.
• Medicamentos, consumíveis e MCDT´s não imputados total ou correctamente ao acto
clínico (processo clínico).
• Recurso excessivo a meios diagnóstico exteriores.
• Sistema de suporte à produção desactualizado.
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1.3.
Questionário sobre o controlo interno
O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta área,
recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher outros
procedimentos/questões que considere mais adequadas.
O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo:
• Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído.
• Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo.
• Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo programa,
no sentido de:
o
Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar
o
Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar novas
situações de excepção.
O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável
e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de
narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário sempre que
considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie
problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas
demonstrações financeiras.
I – QUESTIONÁRIO
S/N Refª
1. Existe organograma que descreva os níveis hierárquicos-funcionais e
permita uma apropriada distribuição de funções e de competências?
2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para esta
área? Indicar as datas da aprovação pelo responsável e de
implementação.
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S/N Refª
3. É utilizada a aplicação informática criada pela ACSS para a área de
produção/gestão de doentes? Em caso negativo, qual a aplicação
utilizada?
4. Os serviços de Urgência, Consulta Externa, Internamento, Ambulatório,
Hospital de Dia e Bloco Operatório estão informatizados?
5. Qual a forma de admissão dos utentes nestes serviços?
a) Existe suporte normalizado (ficha)?
b) É preenchido informaticamente?
c) No caso de se tratar de ficha preenchida manualmente, indicar quantas
vias contém e qual o destino das mesmas?
d) No caso de a ficha ser preenchida de forma manual, os dados são
perfeitamente legíveis?
6. O Hospital utiliza o software desenvolvido pela ACSS para o registo de
entrada dos doentes? Em caso negativo, qual a aplicação utilizada?
7. A ficha de admissão do utente é numerada sequencialmente?
8. O campo de identificação do utente apresenta os elementos necessários
relativos à entidade responsável pelo pagamento dos serviços,
nomeadamente:
a) Nome
b) Morada
c) Contactos
d) Número de cartão de utente
e) Número de beneficiário
f) Entidade financeira responsável (subsistema)
9. Existe um processo clínico, único, por utente? É registado
informaticamente?
10. A ficha do utente acompanha-o durante o percurso nos serviços,
registando-se a causa da admissão e os exames/análises efectuados
(meios complementares de diagnóstico e terapêutica – MDCT)?
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11. No acto da inscrição, para além do número de utente, é solicitada a
identificação de um subsistema a que eventualmente pertença e é (este
subsistema) considerado para efeitos de facturação?
12. É efectuado um processo de triagem dos doentes?
13. Nos casos de admissão na urgência, qual procedimento efectuado,
sempre que não seja possível identificar de imediato o utente?
14. Sempre que o utente se identifica com um número provisório, que
procedimentos de validação são efectuados (números provisórios válidos
inferiores a 6 meses)?
15. Relativamente aos utentes indocumentados ou estrangeiros, quais os
procedimentos de admissão no Hospital e que dados são considerados
para efeitos de posterior facturação?
16. Existe registo sobre os meios complementares de diagnóstico e
terapêutica prescritos pelos médicos?
17. Relativamente às prescrições de medicamentos e de exames
complementares de diagnóstico e terapêutica (MCTD) a realizar pelo
utente fora do Hospital, existe controlo sobre a sua emissão?
18. Quando a factura da Sub-Região é recebida procede-se à sua
conferência verificando-se:
a) Se as prescrições de medicamentos e MCDT tiveram origem no
Hospital.
b) Se o médico que prescreve está afecto ao Hospital.
19. No caso da prescrição de exames complementares a realizar pelo
doente fora do Hospital é emitida requisição ou termo de responsabilidade
(devidamente autorizada)? É enviada cópia para a contabilidade?
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20. Quando a factura da Sub-região é recebida procede-se à sua
conferência com os respectivos termos de responsabilidade e com a
tabela de preços objecto de contrato ou convenção?
21. No serviço de gestão de doentes são realizadas conferências entre o
número total de termos de responsabilidade e os exames complementares
facturados pela Sub-região?
22. O registo de actos clínicos e MCDT´s é efectuado aquando da
ocorrência dos mesmos? Os registos são efectuados simultaneamente no
processo clínico e no sistema de gestão de utentes?
23. São emitidas listagens periódicas de erros de dados mestres de
utentes introduzidos em sistema (ex: insuficiência de morada, inexistência
de número de beneficiário)?
24. São efectuadas análises estatísticas periódicas da produção? Como é
garantida a fiabilidade da informação com os sistemas informáticos?
25. A prescrição de medicamentos pelos médicos está registada
informaticamente permitindo a identificação do utente?
26. É efectuada uma análise do padrão de prescrição por médico (ex:
genéricos ou não genéricos, tipo de medicamentos, etc.)? Está instituído
um processo de receita electrónica?
27. Existe controlo sobre as vinhetas emitidas pela ARS? Encontram-se
em local seguro e o seu acesso é restrito?
28. Existe e é utilizado um sistema informático que permita recolher todos
os dados clínicos e administrativos resultantes da estadia do utente em
cada serviço, por forma a disponibilizar os dados essenciais aos GDH
(Grupo de Diagnóstico Homogéneo)?
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29. Como são arquivadas as folhas de codificação dos GDH? Que
controlos estão instituídos sobre a sua totalidade e exactidão da
codificação?
30. Quantos médicos codificadores existem no Hospital? Qual o volume de
processos codificados por mês?
31. O serviço de gestão de doentes envia mensalmente listagem dos GDH
codificados à contabilidade, por forma que esta verifique se todos os GDH
foram facturados?
32. Os serviços prestadores de MCDT estão informatizados?
33. A realização de exames complementares só é efectuada com a
respectiva prescrição médica?
34. Existe uma agenda de ocupação de salas de bloco operatório?
35. Como são identificados os actos médicos a retirar da facturação
(Portaria 567/2006)?
36. Quais os indicadores de produção e desempenho elaborados
regulamentos? Com que periodicidade?
37. Está instituído algum sistema de acompanhamento e avaliação dos
consumos dos produtos farmacêuticos pelos diversos serviços do
Hospital?
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1.4.
Programa de auditoria
De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do
Hospital a auditar avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um
programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo,
contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados.
Tipo
Teste
1. Obter uma listagem de produção, por serviço/valência, do período em análise
e confrontar com a informação reportada à ARS/ACSS. Se possível obter os
ficheiros informáticos de produção retirados do sistema.
TC
2. a) Observar o procedimento sobre a verificação de erros de input de dados de
mestre de clientes.
b) Verificar, numa base de teste, a evidência de análise da listagem de erros
produzida pelo sistema e respectiva correcção em sistema (considerar a
possibilidade de verificar a evidência em sistema).
TC
3. Analisar a sequência numérica das fichas de admissão no hospital e
relacionar com os respectivos registos da produção do respectivo
serviço/valência
TC
4. Seleccionar uma amostra de actos/episódios clínicos e verificar se o registo
dos mesmos foi efectuado de acordo com os procedimentos instituídos
TC
5. Tendo por base uma amostra de actos/episódios clínicos, verificar o seu
registo no processo clínico do doente
TC
6. Solicitar uma listagem de consultas desmarcadas e, numa base de
amostragem, confrontá-la com os registos da produção, no sentido de verificar a
sua não inclusão nos mesmos
TC
7. Para uma amostra de consultas externas, validar que os utentes pertencem à
área de influência do Hospital.
TC
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Tipo
Teste
8. Verificar nos registos informáticos, a sobreposição de actos de consulta com
sessões de hospital de dia.
TC
9. Para o serviço de internamento, solicitar a listagem de episódios por codificar
em GDH. Verificar a antiguidade da mesma e averiguar situações de
antiguidade superior a 20 dias
TC
10. Para o serviço de internamento, obter evidência de revisão da codificação
efectuada pelo gestor de GDH
TC
11. Para o serviço de internamento, obter evidência de verificação de listagem
de erros emitida pela aplicação auditoria a registos de GDH
TC
12. Identificar se existem episódios de internamento inferiores a 24 horas, e
verificar se foram analisadas as causas.
TC
13. Identificar para reentradas no internamento (em períodos inferiores a 72
horas após a saída) e verificar se foram analisadas as causas.
TC
14. Obter uma listagem de entrada na urgência, pelo motivo de: acidente de
viação, acidente de trabalho, agressão e acidente escolar. Numa amostra
seleccionada, verificar a entidade facturada.
TC
15. Analisar nos registos informáticos se está completa a identificação do utente
e correcção identificação da sua entidade financeira responsável
TC
16. Verificar, com referência à data de fecho, que não existe produção “por
enviar” para facturação.
TC
17. Comparar o volume de serviços prestados com a capacidade instalada
(camas disponíveis, horas ocupação MCDT, capacidade de atendimento nas
consultas externas e na urgência, etc.)
18. Proceder à leitura e análise das reclamações dos utentes.
TSRA
TC
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19. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionadas com
este processo, verificar os controlos de integração de informação.
TC
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2.
CLIENTES E CONTAS A RECEBER
2.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria
O auditor deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos:
• Todos os dados mestre de “clientes” e de “serviços / preços” são correctamente
registados e mantidos correctos e actualizados.
• Todas as prestações de serviços foram devidamente facturadas e de acordo com a
legislação em vigor.
• Todas as cobranças são relevadas correctamente nas contas de clientes e
contabilizadas.
• Todos os ajustamentos aos saldos de clientes são devidamente autorizados e
correctamente registados e contabilizados.
• As contas de clientes são adequadamente geridas de modo a assegurar a cobrança
dos valores em dívida nos prazos fixados bem como a correcção dos saldos.
• É efectuado encontro de contas regular com outros hospitais.
• São constituídas provisões adequadas para créditos de cobrança duvidosa tendo em
conta informação dos serviços de contencioso e advogados externos da entidade.
• As prestações de serviços correspondem a serviços efectuados, foram registadas na
sua totalidade, contabilizadas pelos valores facturados e estão registados na conta
apropriada.
• Os recursos afectos à facturação e gestão de clientes são utilizados de modo a
maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.
• As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas os valores
correctos de prestações de serviços, clientes e provisões para cobrança duvidosa.
• São divulgadas nos Anexos às Demonstrações Financeiras todas as informações
pertinentes para facilitar a compreensão das mesmas.
• As dívidas de clientes representam a totalidade dos montantes ainda não recebidos
neste período e em períodos anteriores.
• Os saldos de clientes representam direitos da entidade.
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• A política de anulação de débitos em função da antiguidade e valor respeita as normas
em vigor.
• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais
contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações
de autorização, contabilização, controlo e salvaguarda de activos recaiam sobre
diferentes departamentos e/ou pessoas.
• Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros) são
correcta e atempadamente efectuados.
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2.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões
Os erros e as omissões mais frequentes e/ou de maior impacte nas Demonstrações
Financeiras são os seguintes:
• Prestações de serviços não registadas na sua totalidade (as taxas moderadoras são
contabilisticamente registadas quando recebidas).
• Actos clínicos não facturados, facturados incorrectamente ou não facturados
oportunamente.
• Facturação sem a execução do respectivo serviço.
• Informação insuficiente ou incorrecta sobre o utente, para efeitos de facturação.
• Informação insuficiente ou incorrecta sobre os clientes.
• Facturação incorrecta aos subsistemas.
• Ajustamentos à facturação não aprovados.
• Facturas não registadas nas contas de clientes.
• Cobranças não registadas nas contas de clientes.
• Gestão inadequada de saldos de clientes.
• Ajustamentos a saldos de clientes não aprovados.
• Proveitos mal classificados ou não reconhecidos.
• Proveitos registados por valores incorrectos.
• Proveitos registados em períodos incorrectos.
• Análises de antiguidade dos saldos de clientes, saldos em contencioso e
necessidades de constituição de provisões para cobranças duvidosas, efectuadas
inadequadamente.
• Incobráveis não provisionados.
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2.3.
Questionário sobre o controlo interno
O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta área,
recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher outros
procedimentos/questões que considere mais adequadas.
O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo:
• Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído.
• Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo.
• Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo programa,
no sentido de:
o
Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar
o
Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar novas
situações de excepção.
O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável
e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de
narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário, sempre que
considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie
problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas
demonstrações financeiras.
I – QUESTIONÁRIO
S/N Refª
1. Mensalmente procede-se à comparação da facturação registada na
contabilidade com a facturação (informação) evidenciada pelo sistema de
gestão de doentes?
2. Os documentos de suporte à facturação são arquivados juntamente com
a factura na contabilidade?
3. São preparados balancetes de antiguidade de saldos? Por quem são
analisados e com que formalismo?
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S/N Refª
4. São constituídas provisões para clientes de cobrança duvidosa? Qual o
critério?
5. São efectuadas diligências (ofício) solicitando o pagamento das dívidas?
6. Qual o mecanismo estabelecido para a passagem dos clientes à fase de
contencioso? Caso estes serviços sejam prestados por advogados
externos, está instituído e em funcionamento um sistema de
acompanhamento regular das acções desenvolvidas e dos seus
resultados?
7. Que autorizações são necessárias para anulação de créditos
considerados incobráveis? No caso dos montantes envolvidos serem
significativos o esforço de cobrança prossegue após tal anulação?
8. São realizadas periodicamente circularizações de confirmação dos
saldos mais significativos de clientes?
9. São efectuados dados estatísticos de cobranças por local de origem
(urgência, consulta externa, internamento e MCDT)?
10. Tais estatísticas são comparadas com as prestações de serviços
registadas contabilisticamente?
11. Relativamente às taxas moderadoras dos MDCT, como se procede o
recebimento? Qual o controlo instituído?
12. Na situação em que o recebimento de taxas moderadoras não é
efectuado no próprio dia são emitidas as respectivas notas de débito?
13. Existe algum sector responsável pelos procedimentos relativos à
cobrança de taxas moderadoras referentes às notas de débito emitidas?
14. Estão instituídos procedimentos para os utentes que não paguem as
taxas moderadoras?
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15. Estão identificadas quais as principais causas da não cobrança de
taxas moderadoras?
16. No serviço de gestão de doentes:
16.1 É conferido o número total de utentes atendidos com as taxas
moderadoras recebidas, as notas de débito emitidas e os casos isentos?
16.2 Existe suporte documental para as conferências realizadas?
17. Para os utentes de subsistemas ou entidades financeiras responsáveis
pelo pagamento (fora SNS), são realizadas as conferências necessárias
pelo serviço de gestão de doentes e este envia informação para a
contabilidade, para se proceder à respectiva facturação?
18. O serviço de gestão de doentes envia para a contabilidade, as listas
dos subsistemas a facturar, dos utentes que não pagaram e que pagaram?
19. Existe e é utilizado um sistema informático que permita recolher todos
os dados clínicos e administrativos resultantes da estadia do utente em
cada serviço, por forma a disponibilizar os dados essenciais aos GDH
(Grupo de Diagnóstico Homogéneo) e efectuar a facturação e ligação à
contabilidade?
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Parte III
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2.4.
Programa de auditoria
De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do
Hospital a auditar, avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um
programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo,
contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados.
Tipo
Teste
1. Comparar os saldos de clientes (subsistemas) e o PMR (prazo médio de
recebimentos), com o ano anterior, investigando diferenças e dando especial
ênfase à razoabilidade das explicações obtidas. Comparar as prestações de
serviços reais com as orçamentadas.
TSRA
2. Rever o balancete de clientes à data do Balanço e verificar:
a) A consistência dos saldos mais significativos com os clientes mais
importantes.
b) A adequacidade das provisões constituídas para cobranças duvidosas.
c) A existência de saldos credores investigando a sua natureza.
TSRA
3. Relativamente às prestações de serviços:
a) Obter mapa com as prestações de serviços mensais, por natureza. Comparar
com o período anterior, investigar flutuações ou tendências e verificar a sua
consistência, discutir com a entidade.
b) Comparar as prestações de serviços anuais com o orçamento.
c) Comparar as inscrições de doentes com as prestações de serviços.
d) Comparar as prestações de serviços com os recebimentos.
TSRA
4. Rever o arquivo das notas de crédito emitidas após o final do ano,
relacionadas com anulação das prestações de serviços efectuadas no período
em análise. Considerar a necessidade de se constituírem provisões e de se
efectuarem ajustamentos em custos/prestações de serviços.
5. Verificar, com referência à data de fecho, a eventual existência de serviços
efectuados, antes daquela data, e não facturados tendo em atenção:
a) Informação sobre os serviços prestados constante do sistema informático do
serviço de gestão de doentes.
OTS
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b) Em caso contrário, verificar os motivos das prestações de serviços.
Tipo
Teste
OTS
6. Analisar sequência numérica dos diversos arquivos: facturas, notas de débito,
recibos, notas de crédito, etc., e concluir sobre a forma como os referidos
arquivos se encontram organizados.
TC
7. Através de consulta do arquivo de facturas, verificar se em todas elas é
indicado o nº da respectiva ficha de admissão do utente/prescrição médica
(requisição). Efectuar igualmente o teste inverso, isto é, partindo do arquivo da
ficha de admissão do utente/prescrição médica (requisição), e confirmando a
inscrição do número da factura.
TC
8. A partir do arquivo de notas de crédito emitidas, verificar se é inscrito o
número da factura/nota de débito a que diz respeito.
TC
9. Para os meses mais significativos, constantes dos mapas de facturação,
seleccionar as prestações de serviços mais significativas, incluindo notas de
crédito, e realizar as seguintes tarefas:
a) Verificar a cópia da factura, confirmando o seu preenchimento (n.º(s) de
contribuinte, descrição, numeração, etc.).
b) Testar cálculos.
c) Comparar preços com as tabelas em vigor.
d) Verificar a contabilização na conta corrente do cliente / utente.
e) Verificar recebimentos, depósitos e emissão de recibo.
f) Para as notas de crédito seleccionadas: verificar adequacidade do seu
preenchimento; comparar com a respectiva factura/nota de débito, e obter
explicação para a sua emissão, verificando autorização e contabilização.
10. Com base no balancete de clientes seleccionar alguns saldos para
circularização procedendo também ao seguinte trabalho:
10.1 Para as respostas recebidas:
a) Registar os saldos na folha de controlo de circularização.
b) Solicitar ao Hospital a preparação de reconciliações para as respostas não
concordantes.
OTS
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Tipo
Teste
c) Investigar os itens de reconciliação antigos levando em linha de conta a
necessidade de serem provisionadas a 100%.
10.2 Para os clientes que não responderam nos 15 dias seguintes à expedição
do 1º pedido, enviar novo pedido, com a expressão "2ºPedido" inscrita a
vermelho no canto superior direito.
10.3 Caso não haja qualquer resposta utilizar processos alternativos de
confirmação, nomeadamente "follow up" do saldo e recebimentos subsequentes,
encontro de contas, etc.
10.4 Encerrar circularização e elaborar mapa resumo com resultados da
circularização e dos procedimentos alternativos.
11. Para um dia seleccionado aleatoriamente verificar a facturação dos
consumos de medicamentos administrados a utentes.
12. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionado com
este processo, verificar os controlos de integração de informação.
OTS
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3.
RECURSOS HUMANOS
3.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria
O auditor interno deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos:
•
É mantida informação (dados mestre) adequada sobre recursos humanos em
termos de dados pessoais, carreiras, avaliações de desempenho, formação,
absentismo e remunerações.
•
As remunerações são processadas de forma correcta, com base em tempos
normais, suplementares efectivamente trabalhados e em conformidade com a
legislação em vigor.
•
O trabalho suplementar é autorizado previamente.
•
As escalas são aprovadas superiormente devendo cada colaborador ter uma
escala assignada.
•
O registo e controlo de assiduidade é adequado e efectivo.
•
Os valores processados e pagos estão de acordo com as horas efectivamente
trabalhadas.
•
As contribuições e impostos são processados de forma correcta.
•
Os recursos afectos à função recursos humanos são utilizados de modo a
maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.
•
A contratação, demissão, promoção avaliação de desempenho de colaboradores
são efectuadas de acordo com a legislação em vigor.
•
A informação requerida por entidades externas (INE, Segurança Social, etc.) é
produzida de acordo com a legislação em vigor.
•
As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas o valor
correcto dos custos com o pessoal.
•
Todas as responsabilidades significativas referentes ao pessoal existentes ou
incorridas até à data estão mensuradas, registadas e classificadas nas
demonstrações financeiras pelos valores apropriados.
•
São divulgadas nos Anexos às Demonstrações Financeiras todas as informações
pertinentes para facilitar a compreensão das mesmas.
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•
Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais
contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as
operações de autorização, contabilização, controlo e salvaguarda de activos
recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas.
•
Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros)
são correcta e atempadamente efectuados.
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3.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões
Os erros e omissões mais frequentes e/ou de maior impacte nas Demonstrações
Financeiras são os seguintes:
•
Informação (dados mestre) sobre pessoal incorrecta ou desactualizada.
•
Vencimentos, contribuições e impostos calculados com erro.
•
Controlo de assiduidade inadequado.
•
Controlo e autorização de trabalho suplementar inadequado.
•
Controlo de escalas inadequado.
•
Informação de gestão insuficiente e/ou inoportuna.
•
Informação sobre pessoal inadequada/desactualizada.
•
Processamento de abono e descontos sem evidência de autorização.
•
Introdução das alterações mensais (faltas, horas extra, remunerações não regulares)
de forma errada no programa informático de processamento das remunerações.
•
Controlo de assiduidade deficiente.
•
Pagamentos de remunerações sem estarem devidamente aprovadas.
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3.3.
Questionário sobre o Controlo Interno
O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta área,
recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher outros
procedimentos/questões que considere mais adequadas.
O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo:
• Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído.
• Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo.
• Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo programa,
no sentido de:
o
Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar
o
Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar novas
situações de excepção.
O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável
e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de
narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário, sempre que
considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie
problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas
demonstrações financeiras.
I – QUESTIONÁRIO
S/N Refª
GERAL
1. Existe um organograma que defina o circuito administrativo e assegure
uma adequada distribuição de funções e de responsabilidades?
2. É elaborado o Balanço Social?
3. O Hospital possui um manual de procedimentos ou normas
regulamentares internas contendo os procedimentos gerais sobre:
a) admissões de pessoal?
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S/N Refª
b) demissões de pessoal?
c) movimentação de pessoal?
d) realização de horas extraordinárias?
e) autorização e controlo de horas extraordinárias?
f) preparação de folhas de pagamento?
g) pagamento de pessoal?
h) controlo e atribuição de ajudas de custo?
i) controlo e atribuição de subsídios?
4. As aprovações por escrito são mantidas em arquivo apropriado para:
a) admissões de pessoal?
b) transferências de empregados entre departamentos, divisões ou outros
órgãos da Administração Pública?
c) aumento de ordenados?
d) atribuição de gratificações?
e) atribuição de benefícios especiais?
f) preparação de folhas de pagamento?
g) deduções a serem feitas nas folhas de pagamento?
5. Existe segregação funcional entre quem recolhe os dados para o
processamento e quem processa os salários?
6. Os registos individuais dos funcionários são constituídos por um
processo único?
7. Cada funcionário possui uma ficha de cadastro?
8. Os registos do funcionário (processo e fichas) são mantidos
actualizados e possuem, entre outros, os seguintes dados:
a) registo biográfico e alterações?
b) termos de posse e diplomas de provimento?
c) data de admissão?
d) fotografia?
e) vínculo contratual?
f) contratos?
g) anotações sobre aumentos salariais?
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S/N Refª
h) anotações sobre férias?
i) cadastro de faltas?
j) anotações sobre promoções e mudanças de escalão?
k) regime de trabalho?
l) inscrição na Caixa Geral de Aposentações?
m) inscrição na ADSE?
n) identificação do Sindicato?
o) cessação de funções?
p) certidões de tempo de serviço?
q) transferência interna de serviço?
r) registo de licenças sem vencimento?
s) outras informações necessárias? Discriminar.
8. São emitidos mensalmente mapas de remunerações para comparação
com os valores registados contabilisticamente?
9. Está a ser utilizada a aplicação informática da ACSS no processamento
de remunerações? Em caso negativo, qual a aplicação utilizada?
10. A aplicação informática satisfaz a generalidade das situações?
11. As aplicações informáticas utilizadas nesta área estão ligadas entre si
e a contabilidade?
12. É preparado anualmente algum plano de necessidades de pessoal?
13. As novas contratações enquadram-se no plano referido anteriormente?
14. Existe um registo e controlo do pessoal contratado a termo certo e com
recibo verde?
15. Existe controlo nos contratos realizados em relação a:
a) Prazos e renovações de contratos?
b) Afixação das listas actualizadas dos contratados?
16. São elaborados programas anuais de formação profissional?
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S/N Refª
17. A formação profissional é interna?
18. A formação é objecto de financiamento?
19. As promoções de pessoal encontram-se devidamente suportadas pelo
que está previsto na carreira evolutiva?
20. As promoções são do conhecimento e têm a autorização das chefias?
21. É constituída a correspondente estimativa com o custo das férias e do
subsídio de férias?
22. O processamento de salários é preparado com base em registos de
presença ou outros dados criteriosamente compilados, tais como:
a) Relógios de ponto?
b) Livro-registo de ponto?
c) Resumos de apontamento de horas trabalhadas ("time-sheets")?
d) Outro sistema (indicar)?
23. Existe algum controlo de horas de trabalho para os funcionários que
ganham à tarefa?
24. Os funcionários contratados a recibo verde (avençados) apenas
recebem o vencimento no momento que entregam o recibo verde?
25. Os registos de presença, cartões de ponto ou outros dados que
servem de base para a preparação de folhas de pagamento são mantidos
sob controlo e anotados ou compilados por empregados que não intervêm
na preparação das folhas de pagamento?
26. As horas extraordinárias e outros benefícios especiais (prémios,
comissões extras, etc.) são aprovadas por escrito por um titular
responsável?
27. No caso especifico de horas extraordinárias:
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a) São previamente autorizadas?
b) Há controlo sobre a execução das horas extraordinárias?
c) As autorizações são dadas em formulários especiais que indiquem,
inclusive as razões para o trabalho em regime extraordinário?
d) É sempre cumprida a legislação em vigor?
28. É feita comparação posterior das horas extras registadas com as que
foram autorizadas?
29. Esta comparação é feita por pessoa independente da encarregada de
preparar o processamento de salários?
30. São feitos cruzamentos entre as folhas de assiduidade / alterações
mensais introduzidas e os valores das remunerações / descontos
processados?
31. As folhas de pagamento enviadas para a ACSS são conferidas em
detalhe por um empregado que não toma parte na:
a) Preparação?
b) Autorização?
c) Realização dos pagamentos?
32. No que respeita à conferência das folhas de pagamento, tais
conferências abrangem:
a) A soma das várias remunerações e descontos?
b) Os cálculos aritméticos dos descontos, nomeadamente para Segurança
Social, Caixa Geral de Aposentações ou outros Organismos equivalentes?
c) O cálculo do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares?
d) O confronto das várias remunerações com os registos de existentes na
ficha do funcionário?
e) A comparação entre as remunerações e os documentos suporte,
nomeadamente para a conferência de horas extra e faltas?
33. A aprovação da folha de pagamento, por um titular responsável é
evidenciada por escrito?
34. Existe controlo adequado sobre os salários não reclamados?
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35. Os salários não reclamados são prontamente depositados no banco?
36. É mantida uma conta especifica no passivo para controlo dos salários
não reclamados?
37. Esta conta é periodicamente analisada de modo a evitar permanência
de itens antigos, anormais ou não usuais?
38. São preparados resumos das folhas de pagamento, com
reconciliações com as folhas do mês anterior sendo as variações ocorridas
discriminadas adequadamente (entradas de novos funcionários e saídas
de funcionários demitidos)?
39. Estes resumos são submetidos à validação dos titulares encarregados
de aprovar as folhas e de assinar cheques para pagamento?
40. A classificação contabilística das folhas de pagamentos é verificada
por um funcionário independente do departamento que elabora as folhas
de pagamento?
41. São feitas reconciliações mensais entre os descontos dos ordenados e
os subsequentes pagamentos relativos a:
a) contribuições para a Segurança Social/Caixa Geral Aposentações?
b) IRS
42. A folha de pagamento é preparada de tal forma a que sejam obtidos
simultaneamente:
a) cheques de pagamento (quando aplicável)?
b) recibos individuais?
c) registos individuais de remuneração de empregados (para fins de
informação anual de IRS)?
43. As folhas são preparadas e pagas mensalmente deduzindo-se os
adiantamentos efectuados ao pessoal?
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44. Dentro do possível e nos casos aplicáveis, é mantida
confidencialidade sobre os salários e outro tipo de remunerações?
a
45. O Hospital envia aos Órgãos competentes, nos prazos devidos, as
seguintes informações:
a) remunerações pagas?
b) relação de funcionários?
c) admissões e demissões de funcionários?
46. O cumprimento de trabalho em regime de horas extras é estabelecido
em níveis mínimos?
47. O Hospital cumpre todas as disposições da lei geral de trabalho?
ACSS
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N.º Identificador: 03.03
3.4.
Programa de Auditoria
De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do
Hospital a auditar avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um
programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo,
contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados.
Tipo
Teste
1. Confirmar que os responsáveis pela gestão efectuam revisões e outros testes
com vista a assegurar que os registos contabilísticos merecem credibilidade
quanto a:
a) Custos com pessoal, incluindo outros benefícios sociais, por departamentos;
b) Custo médio por trabalhador por departamento.
2. Confirmar se é feito um controlo pelos responsáveis de gestão em relação
aos seguintes aspectos:
a) Custos com horas extraordinárias;
b) Baixas por doença;
c) Férias;
d) Remunerações acima da média;
e) Deduções.
3. Analisar os seguintes aspectos relativos a custos com pessoal:
a) movimentos do período;
b) média dos custos com o pessoal em função do número de colaboradores;
c) aumento médio dos custos com o pessoal;
d) remunerações ou compensações de carácter excepcional ou pouco usual;
e) nível mensal dos custos com pessoal em relação à média habitual;
f) colaboradores com compensações ou remunerações elevadas ou
substanciais;
g) relação entre os encargos sociais e os encargos com ordenados e salários;
i) efectuar análise entre os valores orçamentados e os custos incorridos.
4. Justificar e analisar variações anormais ou pouco usuais entre os custos do
exercício e do exercício anterior e face aos valores orçamentados em relação a:
a) colaboradores e custos com remunerações por Departamento e Categoria;
b) colaboradores e custos com remunerações para o período objecto de análise;
TC
TC
TSRA
TSRA
ACSS
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Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
Tipo
Teste
c) pagamentos mensais, semanais ou diários;
d) remunerações médias por categorias profissionais;
e) ordenados e salários e respectivas contribuições e impostos.
5. Efectuar os seguintes testes e relações:
a) se os custos com ordenados e salários processados pelo departamento de
pessoal (conta 64) correspondem aos valores a pagar (conta 26);
b) se as remunerações líquidas processadas pelo departamento de pessoal são
coincidentes com os valores pagos;
c) se o total de horas de trabalho consideradas pelo departamento de pessoal
cruzam com a informação produzida pelos diversos departamentos.
6. Multiplicar o valor médio de remunerações pelo número médio de
colaboradores e comparar com os montantes contabilizados.
7. Para uma amostra de colaboradores seleccionada com base na folha de
remunerações confirmar:
a) existência física desses colaboradores;
b) cruzar informação entre a folha de remunerações e outra documentação base
de suporte, como seja, cartões de ponto, registo e controlo de horas
extraordinárias e processo de cadastro individual;
c) confirmar a consistência entre as remunerações processadas e os valores
efectivamente pagos por cheque, transferência bancária ou caixa;
d) testar os cálculos e rigor dos descontos efectuados tendo por base a lei
vigente, Segurança Social, IRS e outros descontos específicos.
OTS
OTS
OTS
8. Para colaboradores seleccionados, verificar a listagem de acessos ao
sistema, entrada em parque de estacionamento e cruzar com leitura de cartão
de ponto ou folha de presenças
OTS
9. Confirmar a existência de conflitos ou litígios judiciais que possam originar
passivos contingentes. Cruzar informação com respostas dos advogados
obtidas no âmbito da circularização e outras informações do próprio
departamento de pessoal.
OTS
10. Certificar o depósito das folhas de ordenados e salários até ao dia 15 do
mês seguinte a que respeitam, bem como das contribuições devidas.
OTS
ACSS
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Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
Tipo
Teste
11. Efectuar um “global – check” aos encargos sobre remunerações.
OTS
12. Proceder à leitura de todos os contratos significativos celebrados com
terceiros com vista a certificar a existência de compromissos não registados nas
contas.
OTS
13. Efectuar o follow-up dos compromissos ou
contingências com as informações do exercício anterior.
OTS
responsabilidades
e
14. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionadas com
este processo, verificar os controlos de integração de informação.
OTS
ACSS
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Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
4.
COMPRAS E CONTAS A PAGAR
4.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria
O auditor interno deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos:
•
Todos os dados-mestre de fornecedores são correctamente registados no sistema
informático de contas a pagar e mantidos correctos e actualizados.
•
As compras de medicamentos, materiais e serviços são efectuadas a fornecedores
capazes de satisfazer as necessidades da entidade e pelas melhores condições
financeiras.
•
As compras são correctamente autorizadas e cumprem a regulamentação em vigor.
•
Os procedimentos de aquisição de bens e serviços, por consulta ou concurso,
respeitam os princípios de controlo e a regulamentação em vigor.
•
Todas as compras são contabilizadas no momento da recepção dos bens, materiais
ou serviços.
•
As facturas recepcionadas de fornecedores são validadas face à nota de encomenda
e nota de recepção em armazém.
•
Todas as facturas são registadas correctamente no sistema informático de contas a
pagar e contabilizadas.
•
Todos os ajustamentos são aprovados e registados correctamente no sistema
informático de contas a pagar e contabilizados.
•
As contas de fornecedores são devidamente geridas de modo a assegurar a
correcção dos saldos.
•
É efectuado encontro de contas regular com outros hospitais.
•
Os recursos afectos às compras e gestão de contas a pagar são utilizados de modo a
maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.
•
Os termos de responsabilidade, cuja a prestação de serviço tenha sido validada,
devem ser contabilizados em “facturas em recepção e conferência”.
•
Os critérios de bloqueio e desbloqueio de facturas está definida, autorizada e é
respeitada.
ACSS
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N.º Identificador: 03.03
•
Todas as compras de bens e serviços e os débitos de fornecedores são
apropriadamente classificados e contabilizados pelos valores correctos dentro do
período a que respeitam.
•
Os saldos de fornecedores representam todos os valores por pagar pela compra de
bens e serviços do exercício e de exercícios anteriores.
•
Os débitos dos fornecedores reflectem todas as responsabilidades assumidas
perante os fornecedores de bens e de serviços.
•
Os débitos de fornecedores estão classificados de acordo com o prazo de
exigibilidade e os débitos expressos em moeda estrangeira (fora da zona Euro) estão
adequadamente valorizados.
•
Os saldos expressos em moeda estrangeira foram convertidos ao câmbio da data da
operação e objecto de actualização ao câmbio de final do exercício.
•
Os bens e serviços adquiridos foram recebidos, facturados e contabilizados.
•
Todas as responsabilidades são relevadas contabilisticamente.
•
Situações pouco usuais ou anormais como saldos de natureza devedora em contas
de fornecedores foram analisadas e justificadas.
•
Erros ou lapsos materialmente relevantes foram devidamente corrigidos.
•
Os contratos celebrados com fornecedores foram analisados e confirmado que todas
as responsabilidades assumidas estão registadas e divulgadas nas Demonstrações
Financeiras.
•
As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas os valores
correctos de compras e de responsabilidades com fornecedores.
•
São divulgadas nos Anexos às Demonstrações Financeiras todas as informações
pertinentes para facilitar a compreensão das mesmas.
•
Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais
contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações
de autorização, contabilização, reconciliação de contas correntes e pagamentos
recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas.
•
Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros) são
correcta e atempadamente efectuados.
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4.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões
Os erros e as omissões mais frequentes e/ou de maior impacte nas Demonstrações
Financeiras são os seguintes:
•
Custos mal classificados, não reconhecidos ou registados por valores incorrectos.
•
Custos registados em períodos incorrectos.
•
Custos não registados na sua totalidade.
•
Registo de facturação sem a execução do respectivo serviço ou a obtenção do
respectivo bem.
•
Compras de existências e contratação de serviços, não autorizados e/ou não
cabimentados.
•
Excesso de compras de stock que se poderão tornar inutilizáveis ou obsoletas (prazo
de validade).
•
Recepções não contabilizadas oportunamente.
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ACSS
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Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
4.3.
Questionário sobre o Controlo Interno
O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta área,
recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher outros
procedimentos/questões que considere mais adequadas.
O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo:
• Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído.
• Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo.
• Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo programa,
no sentido de:
o
Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar
o
Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar novas
situações de excepção.
O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável
e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de
narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário, sempre que
considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie
problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas
demonstrações financeiras.
I – QUESTIONÁRIO
S/N Refª
GERAL
1. Os serviços nesta área encontram-se separados pelas secções de:
a) Compras.
b) Aprovisionamento.
c) Farmácia.
d) Gestão hoteleira.
e) Outra (discriminar).
ACSS
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Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
S/N Refª
2. Para cada serviço existe um organograma, que descreva os níveis
hierárquico-funcionais e que permita uma apropriada distribuição de
funções e de competências?
3. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para cada
serviço? Indicar as datas de aprovação pelos responsáveis e de
implementação.
4. Os Serviços utilizam as aplicações informáticas criadas pela ACSS para
esta área? Em caso negativo, qual a aplicação utilizada?
COMPRAS
1. O Hospital possui uma secção de compras organizada?
2. A secção de compras exerce funções independentemente das seguintes
secções:
a) Aprovisionamento?
b) Farmácia?
c) Gestão hoteleira?
d) Contabilidade?
3. Todas as aquisições de bens e serviços, exceptuando a compra de
medicamentos e material médico do “Catálogo”, são centralizadas na
secção de compras?
4. Relativamente às empreitadas e obras públicas é o serviço de compras
responsável pelo desenvolvimento do processo de compra?
5. O processo de compra passa pelas seguintes fases:
1ª Levantamento das necessidades dos serviços utilizadores.
2ª Estimativa de consumos, global e anual do Hospital.
3ª Abertura de procedimentos adequados para aquisição.
4ª Avaliação das propostas.
5ª Adjudicação.
ACSS
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Parte III
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S/N Refª
6. É procedimento dos serviços de compras, exigir dos restantes sectores
do Hospital o preenchimento de requisições de compras para que possa
planear de uma forma racional, as necessidades de compras?
7. As requisições/pedidos de compra são:
a) Preenchidas em formulário padronizado?
b) Pré-numeradas tipograficamente?
8. Existem normas por escrito (manual de compras, circulares internas,
etc.), determinando o procedimento de compras a seguir, de acordo com a
legislação em vigor?
9. A nota de encomenda indica:
a) Preços unitários?
b) Quantidades?
c) Especificações?
d) Prazos de entrega e pagamento?
e) Informação de cabimentação?
f) Autorização de despesa?
g) Identificação de concurso/consulta?
10. Existe um arquivo com as encomendas lançadas e ainda não
satisfeitas?
11. As aquisições de bens informáticos são efectuadas através da Central
de compras do Estado?
12. Quanto às aquisições de serviços no domínio da contratação
/despesas de pessoal, o serviço de compras procede apenas à abertura
do procedimento adequado e à emissão da nota de encomenda?
FARMÁCIA
1. O serviço de Farmácia efectua a gestão física dos medicamentos?
ACSS
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S/N Refª
2. Este serviço funciona independente dos serviços de:
a) Compras?
b) Aprovisionamento?
3. As compras de medicamentos são efectuadas através do “Catálogo de
aprovisionamento público da saúde”?
4. O processo de compras, fora do referido “Catálogo” é da competência
do serviço de compras?
GESTÃO HOTELEIRA
1. Os serviços associados a esta secção são:
a) Alimentação.
b) Limpeza, desinfestação.
c) Lavandaria.
d) Segurança.
e) Transportes.
f) Tratamento de resíduos hospitalares.
g) Outro.
2. Para aqueles serviços são efectuados contratos de prestação de
serviços com entidades exteriores, de acordo com a legislação em vigor,
se aplicável:
a) Alimentação.
b) Limpeza, desinfestação.
c) Lavandaria.
d) Segurança.
e) Transportes.
f) Tratamento de resíduos hospitalares.
g) Outro.
3. Está incrementado um sistema de registo de dados que possibilite o
controlo dos serviços prestados por terceiros.
4. A secção de gestão hoteleira procede:
ACSS
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Parte III
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S/N Refª
a) À conferência da facturação com os serviços realizados com as
disposições contratuais?
b) À conferência da facturação?
FORNECEDORES
1. Existem contas individuais do razão para controlo das contas a pagar a
fornecedores?
2. As pessoas que acedem e processam os registos individuais de
controlo, são independentes de:
a) Funções de caixa?
b) Funções de acesso ou manuseamento de documentos justificativos?
3. As facturas de fornecedores ou de prestadores de serviços são
registadas na contabilidade, na rubrica de “recepção e conferência”,
aquando da sua recepção para posterior conferência por parte do serviço
emitente da encomenda?
4. São feitas análises periódicas dos saldos constantes das contas
individuais?
5. As análises são preparadas por pessoas independentes de:
a) Funções de pagamentos?
b) Funções de compras?
6. São obtidos, periodicamente, extractos de contas dos fornecedores
(confirmação de saldos)?
7. São efectuadas comparações, em intervalos frequentes entre as contas
individuais do razão e:
a) Extractos de contas dos credores?
b) Facturas em aberto e outros documentos que originam créditos
(verificação física)?
8. São devidamente investigados e prontamente regularizados:
a) Saldos devedores em contas a pagar?
ACSS
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S/N Refª
b) Contas com prazos de vencimento ultrapassado?
c) Saldos pendentes de pagamento há longa data?
d) Saldos de valor insignificante?
9. O sistema de controlo oferece segurança para que todos os passivos da
entidade sejam registados no exercício a que dizem respeito?
10. As contas em moedas estrangeiras são convertidas e actualizadas em
função das taxas de câmbio na data da operação e de final de ano?
CONSULTAS AO MERCADO
1. O Hospital possui um ficheiro de dados mestre de fornecedores,
indicando todos os detalhes referentes aos fornecedores, de modo a que
possam ser feitas consultas adequadas por ocasião das compras?
2. O ficheiro é revisto periodicamente, de modo a mantê-lo actualizado?
3. São efectuadas consultas de preços para:
a) Todas as compras?
b) Para todos os pedidos de compras acima de um limite pré-fixado
4. Por ocasião da consulta de preços, todos os fornecedores constantes
do ficheiro são consultados e não só aqueles fornecedores que operam
tradicionalmente com o Hospital?
5. As consultas de preços são evidenciadas por escrito:
a) Enviando-se cartas aos fornecedores?
b) Preparando-se mapas demonstrativos das consultas feitas e dos
resultados obtidos (em formulários padronizados)?
6. No que se refere à correspondência enviada aos fornecedores, os
pedidos de preços são preparados em formulários padronizados?
7. Os resultados das consultas são submetidos à aprovação de um titular
independente (comissão) das funções de compras?
ACSS
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S/N Refª
8. São preparados justificativos por escrito, para arquivo junto aos
processos de compra, para os casos em que:
a) Não foi seleccionado o fornecedor que ofereceu o melhor preço?
b) Não foram consultados todos os fornecedores de mercadorias da
mesma natureza?
FACTURAS DE FORNECEDORES
1. a) Todas as vias das facturas dos fornecedores (excepto a original) são
carimbadas para indicar claramente que se tratam de cópias?
b) As facturas dos fornecedores dão entrada num único local do
Hospital??
2. As facturas são conferidas aritmeticamente quanto a:
a) Cálculos?
b) Descontos?
c) Somas?
3. A investigação e a correcção das diferenças descobertas pelas
comparações e conferências indicadas nos pontos anteriores, são feitas
por pessoas, especificamente designadas para tal tarefa e com funções
independentes às de:
a) Compras?
b) Recebimento de materiais?
c) Contabilização de facturas ou das notas de crédito ou de débito a
fornecedores?
4. As facturas têm evidência a aprovações por pessoas devidamente
autorizadas e independentes das funções de pagamentos, quanto a:
a) Preços?
b) Fretes (se houver)?
c) Pagamento?
5. As facturas pendentes de pagamento são mantidas em arquivo
especial, mantido por pessoa independente, por ordem de vencimento
(indicar procedimentos)?
ACSS
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S/N Refª
6. A contabilidade é prontamente avisada nos casos em que são feitas
devoluções de materiais a fornecedores?
7. São preparadas notas de débito (ou notas de devoluções) para envio ao
fornecedor?
8. As notas de débito por devoluções de materiais a fornecedores, ou por
diferenças de preços, quantidades, etc., são:
a) Pré-numeradas tipograficamente?
b) Controladas numericamente?
c) Emitidas imediatamente após a necessária autorização?
d) Aprovadas por pessoa responsável?
9. Existem notas de débito de juros de mora por atraso nos pagamentos?
Os juros de mora são conferidos e aprovados?
10. As tarefas previstas no ponto anterior, são cumpridas por pessoas com
funções independentes às de:
a) Compras?
b) Recebimento de materiais?
c) Contabilização de facturas de fornecedores?
ACSS
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4.4.
Programa de auditoria
De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do
Hospital a auditar, avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um
programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo,
contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados.
Tipo
Teste
1. Identificar que procedimentos e mapas de controlo implementados pelos
responsáveis pela gestão de contas a pagar para identificação, análise e
validação dos seguintes aspectos:
a) Principais ou mais significativos fornecedores.
b) Pagamentos a fornecedores por caixa.
c) Saldos de natureza devedora.
d) Fornecimentos obtidos e ainda não facturados pelos fornecedores.
e) Devoluções para as quais não tenham sido emitidas notas de crédito pelo
fornecedor.
f) Anulação de débitos com notas de crédito recebidas.
TC
2. Com base no balancete de terceiros efectuar as seguintes análises:
a) Número e montantes para cada tipo de transacções (facturas; notas de
crédito; pagamentos por caixa; ajustamentos).
b) Número e montantes dos saldos de natureza devedora.
c) Preços médios das principais componentes de custo.
d) Natureza e frequência dos ajustamentos introduzidos e razões dos mesmos.
TSRA
3. Análise da composição dos fornecedores:
a) Número e saldos médios.
b) Antiguidade dos saldos.
c) Identificação dos principais fornecedores.
TSRA
4. Análise das compras:
a) Valores das compras de bens e de serviços.
b) Compras / maiores fornecedores.
c) Volume das compras processadas em cada mês.
d) Compromissos em aberto relacionados com compras.
TSRA
ACSS
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Tipo
Teste
5. Analisar e investigar movimentos pouco usuais entre o exercício corrente e o
exercício anterior e em relação aos valores orçamentados.
TSRA
6. Comparar a listagem de fornecedores do exercício com a do exercício
anterior e investigar as principais alterações ou variações.
TSRA
7. Comparar o saldo médio de compras para os últimos meses do período com
o do ano anterior.
TSRA
8. Comparar os pagamentos subsequentes ao final do exercício com os saldos
de fornecedores naquela data.
TSRA
9. Comparar os acréscimos de custos com compras no final do exercício com a
percentagem total das compras do exercício e a percentagem dos débitos de
fornecedores com o exercício anterior.
TSRA
10. Investigar situações pouco usuais entre o exercício corrente, o exercício
anterior e o orçamento relacionadas com: devoluções, descontos e abatimentos;
e destes com as compras.
TSRA
11. Investigar movimentos pouco usuais entre o exercício corrente, o exercício
anterior e o orçamento, relacionados com: pagamentos por dia, semana e mês;
relação entre o nível de pagamentos e as compras.
TSRA
12. Assegurar que as compras de valores significativos são desencadeadas
com a elaboração de pedidos de encomenda devidamente autorizados
(procedimento de aquisições de acordo com a legislação em vigor).
TC
13. Verificar se todos os documentos relacionados com a compra (requisição
interna; pedido de encomenda; guia de remessa; factura) constituem um
conjunto e são arquivados.
TC
14. Verificar se todas as facturas são verificadas em presença dos documentos
de encomenda e transporte (ou listagem de serviços obtidos), e só depois
registados e aprovados para pagamento.
TC
15. Assegurar que as devoluções são efectuadas em impressos adequados
para o efeito e devidamente fundamentadas.
TC
ACSS
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1.0
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Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
Tipo
Teste
16. Verificar que todos os contratos de fornecimentos são suportados
posteriormente por facturas após a sua satisfação.
TC
17. Verificar que as contas de fornecedores são regularmente reconciliadas.
TC
18. Verificar que as reconciliações das contas correntes são preparadas por
responsável independente de quem emite facturas, registos e conferência das
contas correntes de fornecedores.
TC
19. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionado com
este processo, verificar os controlos de integração de informação.
TC
20. Seleccionar para teste os meses que evidenciem comportamentos anormais
em relação à média, tendo em consideração os resultados e as informações
resultantes da revisão analítica.
OTS
21. Na sequência da realização dos testes substantivos verificar e deixar
evidência do trabalho sobre:
a) Necessidades do serviço ou bem.
b) Procedimento de aquisições.
c) Adequacidade formal das facturas.
d) Correspondência das facturas com os outros documentos da compra (guias
de remessa, guias de entrada, etc.).
e) Correcção das somas, multiplicações, deduções.
f) Preços e descontos.
g) Classificação e contabilização.
h) Pagamento e comprovativo de quitação.
i) Tratamento do IVA e percentagens aplicadas.
j) Validade e adequacidade da documentação de suporte para efeitos fiscais.
OTS
22. No final do ano articular trabalho desta área com a de stocks e certificar
procedimentos de corte de operações, no que se relaciona a compras de
materiais.
OTS
23. Testar a conversão dos débitos em moeda estrangeira ao câmbio de final de
ano, certificando a contabilização das diferenças de câmbio apuradas.
OTS
ACSS
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1.0
Manual de Auditoria Interna
Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
Tipo
Teste
24. Com base no balancete de fornecedores seleccionar, alguns saldos para
circularização procedendo também ao seguinte trabalho:
I. Para as respostas recebidas:
a) Registar os saldos na folha de controlo de circularização.
b) Solicitar a preparação de reconciliações para as respostas não concordantes.
II. Para os fornecedores que não responderam nos 15 dias seguintes à
expedição do 1º pedido, enviar novo pedido, com a expressão "2º Pedido"
inscrita a vermelho no canto superior direito.
III. Caso não haja qualquer resposta utilizar processos alternativos de
confirmação através do "follow up" do saldo, isto é, verificar pagamentos
subsequentes, encontro de contas, etc.
IV. Encerrar circularização e elaborar mapa resumo com resultados.
OTS
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Manual de Auditoria Interna
ACSS
Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
5.
EXISTÊNCIAS
5.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria
O auditor interno deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos:
•
Todos os dados-mestre de materiais são correctamente registados no sistema
informático de existências e mantidos correctos e actualizados.
•
Os armazéns centrais, periféricos ou avançados, deverão existir física e em sistema,
por forma a permitir um maior controlo dos materiais.
•
Os armazéns deverão estar organizados de forma a condicionar adequadamente
todos os medicamentos e materiais utilizados na actividade de manutenção.
•
As existências são salvaguardadas pela restrição de acessos às zonas de
armazenagem a pessoal devidamente autorizado.
•
Para todos os materiais recepcionados é efectuada a verificação física, qualitatitava e
documental dos materiais recebidos.
•
Todos os materiais recepcionados são correctamente registados no sistema
informático de existências e contabilizados.
•
Todas as saídas de armazém (por requisição interna) são devidamente aprovadas, e
correctamente registadas no sistema informático de existências e contabilizadas.
•
Todas as transferências internas de existências entre serviços são correctamente
registadas no sistema informático de existências.
•
Todos os ajustamentos a existências são devidamente aprovados e correctamente
registados no sistema informático de existências e contabilizados.
•
Todas as vendas e cedências de medicamentos são devidamente autorizadas,
registadas no sistema informático de existências e contabilizadas.
•
O valor de todos os medicamentos e materiais com quantidade excessiva, prazos de
validade curtos, baixa rotação deteriorados ou obsoletos é adequadamente
provisionado.
•
Os recursos afectos à Farmácia e Logística são utilizados de modo a maximizar a
eficácia e eficiência das operações da entidade.
•
É verificada periodicamente a existência física dos materiais.
ACSS
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1.0
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Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
•
As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas todos os valores
correctos de existências e provisões para perda de valor.
•
As listas de existências finais estão devidamente compiladas e resumidas, e os seus
totais são iguais aos saldos das respectivas contas.
•
As existências estão valorizadas de acordo com princípios de contabilidade
geralmente aceites, aplicados de uma forma consistente de ano para ano.
•
As existências finais estão determinadas, no que respeita a quantidades, custos
unitários, cálculos, stocks excessivos, etc., em bases consistentes com as utilizadas
em anos anteriores.
•
As existências são manuseadas e armazenadas de com acordo com a
regulamentação em vigor.
•
O custo das existências consumidas reflectido na demonstração dos resultados
respeita ao período analisado, foi determinado de acordo com princípios de
contabilidade geralmente aceites, calculado de uma forma consistente com a utilizada
no período anterior e se está relacionado com os proveitos e/ou existências
contabilizadas no mesmo período.
•
São divulgadas nos Anexos às Demonstrações Financeiras todas as informações
pertinentes para facilitar a compreensão das mesmas.
•
As quantidades em armazém representam existências de propriedade do Hospital.
•
Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores, os quais
contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações
de autorização, contabilização e controlo de stocks recaiam sobre diferentes
departamentos e/ou pessoas.
•
Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros) são
correcta e atempadamente efectuados.
ACSS
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Versão:
1.0
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Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
5.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões
Os erros e omissões mais frequentes e/ou de maior impacte nas Demonstrações
Financeiras são os seguintes:
•
Instalações de armazenagem inadequadas.
•
Recepção e despacho não controlados física e qualitativamente.
•
Existências em armazéns avançados não controlados.
•
Stock fora do prazo de validade, com rotação reduzida ou obsoleto não identificado.
•
Abate de produtos farmacêuticos efectuado através de procedimentos inadequados.
•
Stock contabilístico sem frequentes reconciliações com o inventário físico.
•
Contagens físicas esporádicas das existências.
•
Ajustamentos não aprovados ou não contabilizados.
•
Valorização incorrecta de existências.
•
Impossibilidade de controlar os prazos de validade das existências dos produtos
farmacêuticos.
•
Stocks mínimos não controlados.
•
A não existência de um Manual de Procedimentos.
•
Insuficiente provisão para depreciação de existências.
Página:
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1.0
Manual de Auditoria Interna
ACSS
Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
5.3.
Questionário sobre o Controlo Interno
O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta área,
recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher outros
procedimentos/questões que considere mais adequadas.
O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo:
• Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído.
• Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo.
• Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo programa,
no sentido de:
o
Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar
o
Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar novas
situações de excepção.
O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável
e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de
narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário, sempre que
considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie
problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas
demonstrações financeiras.
I – QUESTIONÁRIO
S/N Refª
GERAL
1. Existe organograma que defina o circuito administrativo e assegure uma
adequada distribuição de funções e de responsabilidades?
2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para esta
área?
ARMAZÉNS
ACSS
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Versão:
1.0
Manual de Auditoria Interna
Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
S/N Refª
3. Existem Armazéns dispersos geograficamente?
4. O serviço responsável pela gestão dos Armazéns está totalmente
informatizado?
5. Para cada local de Armazenagem existe um responsável nomeado para
o efeito:
5.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento?
5.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos?
6. O acesso aos armazéns é controlado através de sistemas de vigilância
e estão dotados de elementos de segurança (extintores / detectores de
incêndio e de intrusos):
6.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento?
6.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos?
7. Os armazéns estão organizados de forma criteriosa e lógica para os fins
a que os bens se destinam e à necessidade de minimizar os percursos,
quer de materiais, quer de pessoas?
8. Os produtos com idênticas características estão arrumados no mesmo
local, e é considerado o tipo e característica de cada produto (produtos
farmacêuticos que necessitam de condições de armazenagem especiais)?
9. A organização física dos armazéns permite uma gestão correcta dos
prazos de validade no caso dos produtos farmacêuticos e material
médico?
10. Os bens em armazém são identificados por códigos, fichas de
prateleira, etc.:
10.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento?
10.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos?
RECEPÇÃO E ENTRADA EM ARMAZÉM:
ACSS
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59 de 116
Versão:
1.0
Manual de Auditoria Interna
Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
S/N Refª
11. A recepção e fornecimento de produtos é realizada em espaços
distintos para o:
11.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento?
11.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos?
12. A recepção é objecto de conferência qualitativa e quantitativa com
base nas guias de remessa, respectivas notas de encomenda e sempre
que possível factura?
13. É emitido um documento de entrada (guia de entrada) em armazém:
13.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento?
13.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos?
14. As guias de entrada emitidas pelo Hospital:
a) São pré-numeradas tipograficamente?
b) Submetidas a controlo de sequência numérica?
c) Contêm detalhes discriminativos de importância, tais como:
- data de recebimento dos materiais
- número da guia de remessa e factura do fornecedor?
- nome do fornecedor?
- descrição do material?
- quantidades?
- valores totais?
d) São controladas por pessoas independentes de:
- controlo físico dos stocks?
- manutenção dos registos permanentes?
e) São conferidas posteriormente pela contabilidade?
15. As guias de entrada são preparadas por pessoas com funções
independentes dos departamentos de:
a) Compras?
b) Contabilidade (inclusive controlo de contas a pagar)?
c) Expedição?
d) Funções de pagamento?
e) Armazém?
f) Registo de stocks?
ACSS
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Versão:
1.0
Manual de Auditoria Interna
Parte III
Data efectiva: 19/1/2007
N.º Identificador: 03.03
S/N Refª
16. Em relação à distribuição das guias de entrada:
a) O original é enviado directamente à contabilidade?
b) O departamento de compras recebe uma cópia?
c) A recepção mantém uma cópia arquivada como registo permanente?
17. As guias de entrada são confrontadas com:
a) Os pedidos de compras?
b) As guias de remessa e facturas dos fornecedores ou outros documentos
que originem débitos dos fornecedores?
18. As comparações acima referidas são:
a) Executadas por pessoas independentes das funções de:
- compras?
- recepção de materiais?
b) evidenciadas por escrito?
19. Nas situações em que existe divergência entre a Nota de Encomenda,
Guia de entrada e a Factura / Guia de Remessa, qual o procedimento
utilizado:
19.1 Os produtos não são recepcionados?
19.2 Os produtos são recepcionados com autorização do chefe de
serviço?
19.3 Outro? Discriminar.
SAÍDA DOS PRODUTOS DOS ARMAZÉNS:
20. Relativamente às saídas de existências:
20.1 A reposição é feita através de dose unitária?
20.2 A reposição é feita por níveis?
20.3 A reposição é feita com base em requisições específicas?
20.4 A sua utilização processa-se de forma correcta?
21. Encontra-se devidamente determinado quem pode
requisições (responsável do serviço)?
emitir as
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22. O fornecimento de produtos aos serviços está normalizado, e
calendarizado (dia de semana e mês) no que respeita à requisição do
material necessário para o respectivo consumo?
23. As devoluções de mercadorias aos fornecedores são acompanhadas
de guias de devolução?
24. Procede-se a verificações sistemáticas para salvaguarda do correcto e
integral preenchimento dos suportes referidos (requisições, guias de saída,
guias de entrega, guias de devolução, outros)?
25. Todos os documentos inerentes à movimentação e controlo das
existências são pré-numerados tipograficamente ou através de sistema
informático?
MOVIMENTAÇÃO DAS EXISTÊNCIAS (Entradas por compras ou saídas
por consumo)
1. As pessoas encarregadas de recepcionar as mercadorias adquiridas:
1.1 Verificam as quantidades, especificações e qualidade dos bens,
confrontando-as com as guias de remessa e facturas dos fornecedores?
1.2 Confrontam as guias de remessa com as notas de encomenda?
1.3 Preparam guias de recepção ou guias de entrada, ou outras similares?
1.4 Carimbam e assinam as guias de remessa como evidência da
recepção das mercadorias?
2. As saídas dos armazéns somente se realizam mediante a apresentação
de documentos válidos e devidamente autorizados, tais como:
2.1 Requisição de materiais?
2.2 Ordens de entrega?
2.3 Ordens de serviço?
2.4 Guia de saída?
3. Quando um documento é cancelado:
3.1 Todas as outras vias o são?
3.2 O original é conservado junto às cópias?
3.3 É enviado original à contabilidade ou sector de custos para controlo?
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4. É exigido que sejam observados os seguintes detalhes em relação às
requisições (ou outros documentos que sejam emitidos):
4.1 Assinatura de quem requisita?
4.2 Assinatura de quem recebeu o material?
4.3 Assinatura de quem entregou o material?
4.4 Aprovação?
5. É enviada pelo menos uma cópia da requisição directamente à
contabilidade, para que nos armazéns não haja oportunidade de alterar as
quantidades registadas nas requisições?
6. O controlo contabilístico dos stocks está baseado em inventário
permanente de existências?
7. O apuramento do custo das existências é obtido:
7.1 Pela multiplicação das quantidades consumidas pelos preços unitários
de custo?
7.2 Pela diferença de existências (Inventário inicial mais compras e custo
de fabricação, quando aplicável, menos inventário final)?
8. O valor de saída de stocks (consumo ou abate) a registar no custo de
vendas é suportado por um mapa analítico que também menciona os
documentos que deram origem às saídas de existências (guias de
remessa, etc.)?
9. A venda de obsoletos tem sistema de reconhecimento contabilístico
apropriado e está autorizado pelo Concelho de Administração?
10. O critério de valorimetria das existências é consistente com o utilizado
no exercício anterior?
CONTROLO FÍSICO DAS EXISTÊNCIAS:
1. Os armazéns utilizam algum sistema de inventário informatizado para
controlo das existências:
1.1 Armazém do serviço de aprovisionamento?
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1.2 Armazém dos serviços farmacêuticos?
2. Podem ser efectuados lançamentos nos registos individuais com base
nos seguintes documentos:
2.1 Guia de Remessa / Nota de Encomenda / Factura?
2.2 Guia de Remessa / Factura?
2.3 Guia de Remessa?
3. São elaboradas ou estão fixadas instruções escritas para a realização
das contagens físicas, periódicas, frequentes (não anuais), em base
rotativa?
4. Os registos individuais de existências indicam todos os detalhes
relativos a adequada identificação dos artigos em stock tais como:
4.1 Código do artigo ou produto?
4.2 Princípio activo?
4.3 Localização do item no armazém?
4.4 Quantidades?
4.5 Valores totais?
4.6 Marca comercial?
4.7 Prazo de validade?
4.8 Identificação do lote?
5. Os registos individuais de controlo dos stocks são actualizados /
registados diariamente?
6. São efectuadas contagens físicas regularmente?
7. Existem controlos eficientes de stocks de segurança?
8. Os stocks são devidamente salvaguardados através de uma adequada
cobertura de seguros de:
8.1 Roubos?
8.2 Incêndios?
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9. Todas as etiquetas ou anotações de contagens utilizadas nas contagens
(conforme controlo numérico das etiquetas) foram incluídas nas listagens
finais das existências?
10. Os resumos das contagens, preparadas com base nas etiquetas ou
anotações de contagem, são conferidas quanto a:
10.1 Somas de quantidades?
10.2 Cálculos?
10.3 Totais?
11. As seguintes tarefas são executadas por pessoas com funções
independentes da guarda física dos stocks e registos individuais:
11.1 Comparação dos registos informáticos com as quantidades
inventariadas fisicamente?
11.2 Comparação dos inventários físicos com as respectivas contas do
razão geral?
11.3 Análise e correcção das diferenças resultantes das comparações
acima mencionadas?
11.4 Aprovação dos ajustamentos a efectuar nos registos de cada artigo e
no razão geral?
11.5 Os procedimentos de corte de operações oferecem segurança de que
todos os passivos relativos aos itens incluídos nos inventários físicos, se
encontram devidamente contabilizados?
12. Possíveis ajustamentos a efectuar (provenientes da situação descrita
no ponto anterior) são autorizados pela pessoa competente?
13. É feita uma avaliação periódica a (Indicar periodicidade):
13.1 Produtos obsoletos?
13.2 Deterioração física?
13.3 Excesso de stocks?
13.4 Rotação de stocks?
13.5 Reposição de stocks?
13.6 Produtos fora do prazo?
14. É efectuado algum controlo de validade aos produtos no:
14.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento?
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14.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos?
15. Quando os produtos estão no final do prazo de validade, são utilizados
os procedimentos previstos nesta situação?
16. É dado algum tratamento aos produtos obsoletos?
17. A aplicação permite obter o “Ponto de Encomenda” dos artigos:
17.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento?
17.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos?
18. O sistema implementado garante fiabilidade dos dados obtidos no
ponto anterior?
19. Existe alguma política de renovação de stocks:
19.1 Armazém do Serviço de Aprovisionamento?
19.2 Armazém dos Serviços Farmacêuticos?
20. O controlo dos prazos de validade são realizados pelo programa de
gestão de stocks?
21. O programa gera alertas sobre os artigos próximos do fim do prazo de
validade?
22. São emitidas com regularidade listagens de artigos com indicação do
prazo de validade?
23 Os abates ou regularizações de existências são devidamente
aprovados?
24. É realizado controlo dos prazos de validade dos medicamentos
existentes na Farmácia e nos diversos serviços que possuem
medicamentos em stock?
25. Os armazéns dos produtos farmacêuticos estão sob a gestão e
responsabilidade dos Serviços Financeiros?
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26. Tendo por referência o ponto anterior, existe articulação estreita entre
o Aprovisionamento e os Serviços Financeiros?
27. O controlo dos lotes de produtos farmacêuticos e material médico é
realizado no programa de gestão de stocks?
28. Os processos de distribuição de medicamentos em geral possuem:
28.1 Sistemas de distribuição por requisição?
28.3 Sistemas de distribuição individual diária em dose unitária?
28.4 Distribuição de stocks por nível?
CONTROLO CONTABILÍSTICO
1. O controlo contabilístico dos stocks está baseado em:
1.1 Somente confirmações físicas periódicas?
1.2 Registos permanentes de existências?
2. O controlo das existências está centralizado na contabilidade?
3. É utilizada a aplicação informática criada pela ACSS para a Gestão de
Stocks? Em caso negativo, que aplicação é utilizada?
4. Os seguros efectuados são contratados de tal forma que sejam
automaticamente ajustáveis em função dos níveis de stocks?
5. São mantidos registos individuais sobre todas as contas de existências?
6. Os registos individuais de existências são:
6.1 Analisados periodicamente para comparação dos totais com a conta
respectiva do balancete?
6.2 Conciliados com as quantidades físicas em stock (contagens físicas),
pelo menos uma vez por ano?
6.3 Comparados com os registos de existências ou registos locais no que
se refere a quantidades?
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6. Está controlada a forma de cálculo da provisão para depreciação de
existências?
7. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionado
com este processo, verificar os controlos de integração de informação.
1. A entidade possui um sistema que determine mensalmente o custo dos
stocks e das existências vendidas e consumidas?
2. O sistema de custeio está integrado na contabilidade geral?
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5.4.
Programa de auditoria
De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do
Hospital a auditar avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um
programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo,
contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados.
Tipo
Teste
1. Comparar as existências à data do Balanço com as referentes ao ano
anterior. Investigar quaisquer diferenças significativas anotando as justificações
obtidas e verificar a razoabilidade das mesmas.
TSRA
2. Comparar a rotação de stocks entre os dois exercícios. Investigar e justificar
eventuais variações e tendências.
TSRA
3. Verificar o tipo de inventário que a entidade utiliza e analisar os registos
existentes.
TC
4. Confirmar que são feitas regularmente contagens físicas de existências, ou,
no caso de se tratar de inventário permanente, se são efectuados alguns testes
por amostragem ao longo do ano.
TC
5. Verificar a actualização dos registos individuais dos bens em armazém, os
quais devem ser corrigidas sempre que são efectuadas contagens. Verificar a
forma como se encontram organizados aqueles registos.
TC
6. CONTAGENS FÍSICAS:
OTS
6.1 Procedimentos antes das contagens:
6.1.1 Obter uma relação das existências mantidas em poder de terceiros que
são propriedade da entidade. Considerar a hipótese de efectuar contagens ou
de solicitar a confirmação das quantidades, directamente da entidade que as
mantém à sua guarda.
OTS
6.1.2 Considerar as contagens a realizar nos vários locais e decidir quais os que
devem ser visitados pelo auditor. Após decisão fazer reunião com a equipa de
trabalho de auditoria e informar sobre:
6.1.2.1 Hora das contagens.
OTS
OTS
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Tipo
Teste
6.1.2.2 Localização exacta das instalações.
6.1.2.3 Particularidades da contagem.
6.1.2.3 Itens que devem ser seleccionados.
6.1.3 Obter as instruções escritas preparadas pelo funcionário responsável do
Hospital. Ler e discutir os procedimentos com o pessoal do Hospital
encarregado da contagem.
OTS
6.1.4 Observar a adequacidade dos controlos, no que se refere à movimentação
de produtos entre as diversas áreas de contagem.
OTS
6.1.5 Assegurar que todos os artigos de baixa rotação e obsoletos foram
identificados fisicamente e incluídos nas listagens finais de contagem.
OTS
6.1.6 Assegurar que os procedimentos utilizados em relação a artigos recebidos
e expedidos durante a contagem física é adequada e se processa de acordo
com as instruções. Obter elementos para corte de operações, nomeadamente
registar as últimas entradas e saídas.
OTS
6.1.7 Observar a adequacidade dos papéis de contagem a utilizar e a folha
resumo onde serão inscritas as quantidades totais dos itens a contar.
OTS
6.1.8 Preparar lista contendo pontos para discussão com responsáveis do
Hospital e com o responsável pelo trabalho de campo da equipa de auditoria, se
aplicável, e que possam constituir notas para o Relatório de Controlo Interno ou
Carta de Recomendações.
OTS
6.2 Contagem propriamente dita:
6.2.1 Realizar as contagens conforme o planeamento prévio. Observar a
adequacidade dos procedimentos de contagem que estão a ser seguidos.
Concluir sobre a fiabilidade da contagem física.
6.2.2 Efectuar contagens físicas numa base de teste. Deverá ter em atenção o
seguinte:
6.2.2.1 Seleccionar itens de valor significativo.
6.2.2.2 Seleccionar itens a partir da observação física.
6.2.2.3 Seleccionar itens a partir dos ficheiros.
OTS
OTS
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Tipo
Teste
6.2.3 Deixar evidência adequada das contagens efectuadas de forma a
possibilitar subsequente comparação com as listagens finais.
OTS
6.2.4 Obter elementos para corte de operações.
OTS
6.2.5 Listar artigos de aparente fraca rotação e obsoletos.
OTS
6.2.6 Obter elementos sobre controlo de etiquetas.
OTS
6.2.7 Antes de abandonar o local da contagem obter fotocópias da folha resumo
e de algumas folhas de contagem preparadas pelo funcionário responsável do
Hospital sem que este tenha conhecimento exacto das folhas fotocopiadas.
OTS
6.3 Preencher durante e/ou após a contagem o seguinte questionário:
6.3.1.1 O funcionário responsável do Hospital emitiu instruções escritas?
OTS
6.3.1.2 Efectuámos reuniões com o coordenador geral e/ou com outros
colaboradores para esclarecer métodos e procedimentos a utilizar na
contagem?
OTS
6.3.1.3 Foi efectuada a contagem de todo o stock? Indicar o que foi contado
pelo funcionário responsável do Hospital.
OTS
6.3.1.4 Foi efectuada supervisão da contagem por pessoal administrativo?
OTS
6.3.1.5 Foram utilizadas etiquetas de contagem?
OTS
6.3.1.6 Se não foram utilizadas, foi utilizado algum sistema alternativo que
garanta um controlo adequado das contagens efectuadas?
OTS
6.3.1.7 Se foram utilizadas etiquetas, foi a sua emissão controlada pela
entidade?
OTS
6.3.1.8 Se foram utilizadas etiquetas, descrever o controlo em folha anexa a
este questionário juntando fotocópia da folha de controlo utilizada.
OTS
ACSS
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N.º Identificador: 03.03
6.3.1.9 A arrumação dos materiais / artigos / mercadorias nos armazéns:
6.3.1.9.1 é adequada?
6.3.1.9.2 é razoável?
6.3.1.9.3 é insuficiente?
Tipo
Teste
OTS
6.3.2.1 A entidade utiliza o sistema de inventário permanente?
OTS
6.3.2.2 Foram anotados os produtos que apresentavam sinais de fraca rotação
e obsolescência e/ou defeitos?
OTS
6.3.2.3 Foi efectuado um adequado corte de operações (cut-off)?
OTS
6.3.2.4 Anexar contagens efectuadas pelo funcionário responsável do Hospital e
pelos técnicos da Empresa contratada para o efeito, se aplicável.
OTS
6.3.2.5 Listar os últimos documentos emitidos antes das contagens físicas
referentes a:
6.3.2.5.1 Matérias Primas / Mercadorias.
6.3.2.5.2 Últimas entradas.
6.3.2.5.3 Últimas saídas.
6.3.2.6 Conclusão global sobre as contagens (riscar o que não interessar):
“Na minha opinião, os procedimentos e métodos utilizados na contagem física
de
existências
da
__________________________________________,
efectuada em ____/____/____ foram adequados (não foram adequados) e (não)
permitem uma adequada inventariação das existências em armazém (em
produção) àquela data.”
6.4 Após contagem física
6.4.1.1 Obter as folhas ou mapas resumo das contagens efectuadas e testar a
sua razoabilidade:
6.4.1.1.1 Verificando se as mesmas correspondem às contagens a que
assistimos e se os valores indicados cruzam para os nossos papéis;
6.4.1.1.2 Verificando se há adições ou eliminações subsequentes à contagem
(comparar as folhas ou mapas com as fotocópias que obtivemos durante a
contagem).
OTS
OTS
OTS
ACSS
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N.º Identificador: 03.03
Tipo
Teste
6.4.1.2 Testar a sumarização da contagem física e verificar se os totais de cada
conta concordam com os valores registados no balancete e nas demonstrações
financeiras.
6.4.1.3 Testar as quantidades da seguinte forma:
6.4.1.3.1 Comparar os resumos finais com as listagens preparadas durante as
contagens;
6.4.1.3.2 Efectuar trabalho inverso, para outros itens.
OTS
6.4.1.4 Testar o corte de operações. Para isso:
6.4.1.4.1 Seleccionar um conjunto de guias de remessa ou de saída de stock
emitidas antes do fecho e um outro conjunto emitido após o fecho e verificar que
as saídas de stock e correspondente facturação foram correctamente registados
no período a que correspondem;
6.4.1.4.2 Seleccionar um conjunto de guias de entrada ou documento
equivalente de recepção de existências, emitidos antes e depois do fecho, e
efectuar idêntico trabalho ao indicado no ponto anterior.
OTS
6.4.1.5 Utilizar de preferência os documentos e elementos recolhidos durante a
contagem física.
OTS
6.4.1.6 Assegurar que as diferenças detectadas durante a contagem física
foram correctamente reflectidas nas contas.
OTS
6.4.1.7 Verificar se as existências se encontram registadas pelo seu valor
realizável líquido, tendo em atenção o seguinte:
6.4.1.7.1 Examinar facturas de fornecedores recebidas após o fecho e verificar
se os preços de compra são inferiores aos valores utilizados na valorimetria das
existências;
6.4.1.7.2 Identificar produtos obsoletos e de fraca rotação. Verificar o valor
potencial de realização.
OTS
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N.º Identificador: 03.03
6.
IMOBILIZADO
6.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria
O auditor interno deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos:
•
Todas as aquisições de imobilizado são devidamente orçamentadas e
aprovadas.
•
As aquisições de imobilizado são total e correctamente registadas no cadastro e
contabilizadas.
•
As transferências de imobilizado entre localizações são total e correctamente
registadas no cadastro.
•
Os abates e / ou vendas de imobilizado são devidamente aprovados e total e
correctamente registads no cadastro e contabilizados.
•
Os ajustamentos a imobilizado são devidamente aprovados e total e
correctamente registados no cadastro e contabilizados.
•
As amortizações são calculadas correctamente de acordo com a vida útil dos
bens, registadas no cadastro e contabilizadas.
•
As reavaliações são calculadas correctamente de acordo com a vida útil dos
bens, registadas no cadastro e contabilizadas.
•
Os bens de imobilizado são devidamente salvaguardados.
•
Os bens de imobilizado são inspeccionados regularmente.
•
Todas as imobilizações em curso são devidamente geridas e transferidas para
imobilizado aquando da sua entrada em funcionamento.
•
Os recursos afectos à gestão de imobilizado são utilizados de modo a maximizar
a eficácia e eficiência das operações da entidade.
•
Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais
contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as
operações de autorização, contabilização e controlo de stocks recaiam sobre
diferentes departamentos e/ou pessoas.
•
As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas os valores
correctos de imobilizações, amortizações, reavaliações e provisões para perda
de valor (P&D).
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•
As bases segundo as quais as contas de imobilizações corpóreas estão
apresentadas no Balanço estão de acordo com princípios de contabilidade
geralmente aceites e têm vindo a ser consistentemente aplicadas.
•
Todos os imobilizados corpóreos encontram-se registados pelo montante
adequado e na conta apropriada.
•
Todos os aumentos registados no período representam efectivamente valores a
capitalizar e, ao mesmo tempo, bens fisicamente construídos ou instalados e em
utilização.
•
Todos os imobilizados corpóreos registados existem, e são utilizados na sua
actividade, e os respectivos riscos e benefícios a afectarem directamente a
entidade.
•
Os ganhos e perdas resultantes de vendas e / ou abates foram devidamente
apurados e contabilizados.
•
São efectuados ajustamentos adequados às imobilizações corpóreas em virtude
de diminuições permanentes no seu valor.
•
As reavaliações das imobilizações foram efectuadas de acordo com os princípios
contabilísticos geralmente aceites.
•
As imobilizações corpóreas são propriedade da entidade e estão relacionadas
com a sua actividade.
•
Todos os custos e as amortizações acumuladas relativos a bens ou direitos que
tenham sido abatidos ao serviço são completamente retirados das respectivas
contas.
•
As amortizações efectuadas no exercício são adequadas e foram calculadas em
base aceitáveis e consistentes com as utilizadas em exercícios anteriores (V).
•
Existem políticas de capitalização definidas, nomeadamente quanto ao
tratamento das grandes reparações.
•
São divulgadas nos Anexos às Demonstrações Financeiras todas as informações
pertinentes para facilitar a compreensão das mesmas.
•
As amortizações do exercício foram calculadas de acordo com a vida útil
estimada dos bens.
•
Existe um registo e controlo adequado do imobilizado financiado por fundos
comunitários.
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N.º Identificador: 03.03
•
Os subsídios ao investimento foram contabilizados correctamente nas rubricas
apropriadas.
•
Não existem perdas de valor dos principais activos corpóreos de carácter
permanente (imparidade).
•
Existe uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de
autorização, contabilização e controlo de imobilizado recaiam sobre diferentes
departamentos e/ou pessoas.
•
Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros)
são correcta e atempadamente efectuados.
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6.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões
Os erros e omissões mais frequentes e/ou de maior impacte nas Demonstrações
Financeiras são os seguintes:
•
Adições e vendas de imobilizado não registadas ou registadas por valores errados.
•
Imobilizados corpóreos adquiridos a um custo demasiado elevado, originando perdas
de valor permanentes (imparidade).
•
Alterações na actividade que provoquem desvalorização dos activos.
•
Atribuição de vida útil inadequada ao bem; amortizações mal calculadas e valores
residuais desajustados.
•
Erros de classificação para ocultar aquisições não autorizadas.
•
Depreciação económica de activos superior à amortização praticada motivada por
obsolescência técnica.
•
Taxas de amortização incorrectas. Cálculo de amortizações em erro.
•
Transferências de local não registadas.
•
Ajustamentos não aprovados, registados e contabilizados.
•
Transferências de obras não registadas e contabilizadas oportunamente.
•
Reavaliações não efectuadas por peritos independentes.
•
Activos desviados.
•
Activos contabilizados sem serem propriedade do Hospital.
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N.º Identificador: 03.03
6.3.
Questionário sobre o Controlo Interno
O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta área,
recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher outros
procedimentos/questões que considere mais adequadas.
O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo:
• Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído.
• Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo.
• Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo programa,
no sentido de:
o
Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar
o
Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar novas
situações de excepção.
O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável
e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de
narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário, sempre que
considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie
problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas
demonstrações financeiras.
I – QUESTIONÁRIO
S/N Refª
GERAL
1. Existe organograma que defina o circuito administrativo e assegure uma
adequada distribuição de funções e de responsabilidades?
2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para esta área?
3. Existe um Serviço de Património responsável pela inventariação
(transferências, abates, permuta, etc.) e gestão do património?
4. Encontra-se elaborado e actualizado o inventário geral da instituição?
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IMOBILIZAÇÕES CORPÓREAS
5. A entidade tem alguma Política de capitalização definida em manual de
procedimentos ou normas emitidas pela administração?
6. São definidos quais os princípios a serem observados na distinção entre
despesas com adições, renovações, reposições e manutenção do
imobilizado?
7. Na política de capitalização definida são considerados os seguintes
factores:
7.1 Tempo de vida útil previsível do bem?
7.2 Valores mínimos de capitalização?
7.3 Natureza das despesas?
7.4 Viabilidade de um controlo efectivo?
7.5 Economicidade do controlo?
7.6 Como movimentar cada conta?
8. São mantidas fichas individuais do imobilizado para um controlo eficiente?
9. As fichas contêm:
9.1 Código de ordem?
9.2 Nomenclatura?
9.3 Nome do fornecedor e número dos documentos de compra?
9.4 Data de aquisição?
9.5 Centro de custo ou serviço onde está localizado?
9.6 Reintegrações (Taxas e valores)?
9.7 Reavaliações?
9.8 Data do abate?
9.9 Valor de venda?
9.10 Classificação do Decreto Regulamentar 2/90?
9.11 Classificação funcional?
9.12 Classificação orgânica?
9.13 Classificação patrimonial?
10. É feita comparação periódica destes registos com as contas do razão
geral?
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11. A tarefa anterior é efectuada por um empregado com funções
independentes de:
11.1 Manutenção, registo e actualização das fichas individuais?
11.2 Efectuar lançamentos contabilísticos?
12. Todos os bens são identificados com etiquetas ou outro processo?
13. O número de inventário está actualizado na ficha do bem?
14. Os inventários físicos dos bens são:
14.1 Efectuados periodicamente?
14.2 Comparados com fichas individuais?
14.3 Efectuados por funcionário com funções independentes das de controlo
dos registos nas fichas?
15. Os ajustamentos decorrentes da comparação entre os inventários são:
15.1 Contabilizados?
15.2 Aprovados por alguém responsável?
16. Os bens de propriedade da entidade arrendados ou emprestados a
terceiros, são contabilizados em conta especifica?
17. Os bens que fazem parte do imobilizado mas não estão a ser utilizados
pela entidade são registados em contas separadas?
18. Relativamente a estes bens:
18.1 Estão a ser reintegrados?
18.2 Reavaliados?
18.3 A Administração já definiu qual o procedimento a utilizar (venda, uso
futuro...)?
18.4 Têm sido inventariados fisicamente?
19. É feita actualização periódica dos seguros para fazer face ao valor dos
activos sujeitos a risco de incêndio?
20. As ferramentas pequenas classificadas como imobilizado corpóreo são
mantidas em locais específicos e de difícil acesso a quem as não manuseia
normalmente?
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20. O valor bruto do activo incorpora o valor de aquisição e as despesas
inerentes à sua aquisição.
21 A entidade comunica regularmente às conservatórias do registo predial
quando da venda/abate de terrenos e edifícios? São requeridas certidões
sempre que se verificam alterações?
22. Os procedimentos previstos no DL. 197/99 de 08 de Junho são utilizados
para:
22.1 Adições ou substituições do imobilizado?
22.2 Conservação e manutenção do imobilizado?
23. Existe impresso standard para requisição ou orçamento indicando:
23.1 Motivos para as adições, substituições, reparações, etc.?
23.2 Custo provável dos gastos?
23.3 Descrição detalhada dos bens a serem adquiridos?
23.4 Conta analítica do activo a ser debitada?
23.5 Serviço requisitante?
24. A aprovação formal do pedido, requisição ou orçamento é efectuada pelo
director respectivo ou titular responsável?
25. Quando os gastos incorridos excedem os orçamentados, são feitos
orçamentos adicionais devidamente aprovados?
26. São obtidas autorizações, para abates por venda ou destruição, do
responsável respectivo, por escrito?
27. É dada informação imediata à contabilidade para abates no imobilizado?
28. Quando é dada baixa dos bens, a contabilidade efectua os seguintes
lançamentos:
28.1 Valor de aquisição?
28.2 Valor de reavaliação do imobilizado bruto?
28.3 Amortizações acumuladas?
28.4 Valor de reavaliação das amortizações acumuladas?
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28.5 Amortização da reavaliação do imobilizado?
28.6 Da mais ou menos valia na venda?
29. Quando há transferências de imobilizado:
29.1 Estas são devidamente autorizadas?
29.2 É comunicado ao sector que controla o património?
29.3 Existe impresso que suporta tal transferência?
30. No caso de aquisições ou reparações pela própria entidade ou por
entidades contratadas:
30.1 São abertas folhas de obra especifica para controlo?
30.2 São preparados mapas ou demonstrativos das folhas de obra em
curso?
31. As folhas de obra são numeradas sequencialmente?
32. As folhas de obra são somadas mensalmente para comparação com a
conta respectiva do razão geral?
33. As folhas de obra contêm todos os detalhes necessários ao controlo das
obras, tais como:
33.1 Discriminação detalhada da obra?
33.2 Orçamento do custo?
33.3 Data prevista para o terminus da obra?
33.4 Localização?
33.5 Detalhes do custo (materiais, mão-de-obra)?
33.6 Empreiteiro ou construtor contratado (quando for o caso)?
33.7 Aprovação para execução?
33.8 Conta a debitar quando a obra findar?
34. São efectuados estudos comparativos entre o valor orçamentado e o
real, nas diversas fases da obra?
35. Quando é encerrada uma obra ou os equipamentos / edifícios entram em
funcionamento, a contabilidade é logo notificada para efectuar os
correspondentes lançamentos (transferências para as contas definitivas)?
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36. No caso da ocorrência de interrupções nas obras, as causas são
prontamente investigadas de modo a serem tomadas as devidas
providências?
37. Nas obras contratadas com terceiros, constitui procedimento da
entidade:
37.1 Inspeccionar o material recebido no local da obra?
37.2 Inspeccionar a qualidade do material empregue?
37.3 Inspeccionar mão-de-obra aplicada (apontamentos)?
37.4 Verificar facturação progressiva em comparação c
om os termos do contrato?
37.5 Preparar ou aprovar "autos de medição" dos trabalhos executados?
37.6 Caso a entidade não desenvolva os procedimentos anteriores, a
fiscalização da obra está entregue a uma terceira entidade?
38. Nas construções com utilização de pessoal interno, os custos incorridos
são controlados mediante os mesmos procedimentos aplicados nas
despesas normais da entidade, isto é:
38.1 Materiais - controlo do consumo através de requisições, etc.?
38.2 Mão-de-obra - folhas de pagamento, apontamento de horas
trabalhadas, etc..?
38.3 Aprovações?
39. O imobilizado tem sido objecto de reavaliação?
40. As reavaliações foram efectuadas de acordo com os princípios definidos
pela Direcção Geral do Património?
41. Em relação à contabilização da reavaliação:
41.1 O valor debitado ao imobilizado representa o total bruto da reavaliação
e não o valor líquido dessa reavaliação?
41.2 A reavaliação é contabilizada após o encerramento do exercício mas
com referência à data de reporte de reavaliação prevista em diploma legal?
42. São mantidas contas separadas para registo das reavaliações
efectuadas, isto é:
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42.1 Contas individuais correspondentes às mesmas contas utilizadas para
registo do custo histórico?
42.2 Contas individuais para controlo das reintegrações sobre a reavaliação?
42.3 Contas individuais para controlo das reavaliações e provisões para
reintegrações?
43. São preparados mapas mensais para controlo das reintegrações
constituídas mensalmente?
44. Relativamente às taxas e métodos utilizados para reintegração do
imobilizado, são estabelecidos em função de:
44.1 Aplicação das taxas definidas no Decreto Regulamentar 2/90?
45. Foi estudada a possibilidade de aumentar as taxas de reintegração
devido a factores especiais (vários turnos, desgaste acelerado por factores
climatéricos, etc.) que permitam justificar esse aumento?
46 As imobilizações corpóreas são propriedade do Hospital?
47 É feita análise periódica das despesas de reparação e conservação para
verificar se deveriam ser capitalizadas ou não?
48. Estão definidas políticas contabilísticas relacionadas com obra e
trabalhos em curso? É utilizada a conta Imobilizações em curso?
49. É utilizado o Sistema de Locação Financeira (Leasing) para a aquisição
de bens e equipamentos?
50. Se a resposta anterior é sim, são utilizados os princípios utilizados são:
50.1 Registo no património do valor correspondente ao custo do bem?
50.2 As amortizações anuais seguem a regra das quotas constantes?
50.3 O bem é amortizado durante o período de vida útil?
51. A salvaguarda dos activos do património:
51.1 É efectuado por pessoal autorizado?
51.2 Inclui a existência de documentos que autorizem o acesso directo e
indirecto ao património?
51.2 Requer procedimentos relacionados com a segregação de funções?
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52. Existe controlo contabilístico dos equipamentos comparticipados?
53. O reconhecimento destes subsídios é feito de forma adequada?
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6.4.
Programa de auditoria
De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do
Hospital a auditar, avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um
programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo,
contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados.
Tipo
Teste
1. Rever se os movimentos nas contas estão de acordo com as políticas da
administração e os orçamentos para compra de bens corpóreos. Verificar a
concretização dos compromissos de compra de imobilizado (capital
commitments) nas notas às Demonstrações Financeiras do ano anterior.
TSRA
2. Rever saldos tendo em atenção a eventual perda de valor dos activos,
nomeadamente por alterações tecnológicas.
TSRA
3. Identificar, através dos anos de aquisição, bens eventualmente obsoletos
e/ou não utilizados incluídos nas contas. Considerar as alterações tecnológicas
e necessidades de substituição. Atenção também a bens não necessários à
actividade.
TSRA
4. Consultar relatórios de auditoria anteriores.
TSRA
5. Verificar a existência de um ficheiro de imobilizado corpóreo, e analisar a
forma como se encontra organizado.
TC
6. Confirmar que o ficheiro de imobilizado se encontra actualizado.
TC
7. Confirmar se existe um arquivo de aquisições de Imobilizado, contendo toda
a documentação relativa a tais aquisições.
TC
8. Verificar um conjunto de adições mais significativas, efectuando o seguinte
trabalho:
8.1 Verificar se foi aprovado pela Administração.
8.2 Rever os documentos de suporte (Factura / Nota de Débito / Nota Interna de
abate) referentes à transacção e respectivos pagamentos.
OTS
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Tipo
Teste
8.3 Se os bens são construídos pela própria entidade, verificar a correcção da
valorimetria utilizada (mão-de-obra, materiais e gastos gerais de fabrico) e a
respectiva contabilização.
8.4 Examinar fisicamente o bem e determinar se o mesmo deve ser capitalizado
ou considerado como despesa do período.
8.5 Verificar os registos efectuados no ficheiro do imobilizado.
9. Verificar se há abates não registados procedendo do seguinte modo:
9.1 Verificar se as adições serviram para substituir outro equipamento.
9.2 Analisar prováveis receitas de venda de imobilizado (ou eventuais
menos/mais-valias).
9.3 Inquirir os responsáveis sobre abates.
9.4 Investigar prováveis reduções da cobertura de seguros de imobilizado.
10. Verificar um conjunto de abates mais significativos. Efectuar o seguinte
trabalho:
10.1 Rever se há autorização, a nível adequado, para efectuar a venda e/ ou
abate.
10.2 Examinar documentos de suporte (Factura / Nota de Débito / Nota Interna
de abate) referentes à transacção e confirmar o recebimento.
10.3 Assegurar que o tratamento contabilístico é correcto.
10.4 Verificar se a venda foi efectuada por um valor razoável.
10.5 Eventuais perdas ou ganhos resultantes da venda ou abate foram
contabilisticamente relevados.
10.6 As amortizações acumuladas foram devidamente eliminadas das contas.
10.7 Se as adições ou abates forem efectuadas entre entidades relacionadas,
obter elementos para eventual inclusão nas notas às DF's
11. Solicitar à entidade o preenchimento do Mapa 827 dos Anexos às
Demonstrações Financeiras. Somar o mapa e verificar se os valores concordam
com os constantes do balancete.
12. Confirmar a existência, a titularidade e registo dos bens incluídos no referido
mapa relativamente ao final do ano, nomeadamente sobre a existência de ónus
ou encargos:
12.1 Para Edifícios e Terrenos pedir Certidão à Conservatória do Registo
Predial.
OTS
OTS
OTS
OTS
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Tipo
Teste
12.2 Para propriedades arrendadas, confirmar com os contratos de
arrendamento. Se são propriedades da entidade alugadas a terceiros verificar a
titularidade na Certidão antes referida.
12.3 Efectuar confirmação física de bens seleccionados.
12.4 No que respeita a veículos e outros bens móveis sujeitos a registo, pedir
Certidão à Conservatória respectiva.
13. Efectuar testes às amortizações do exercício, utilizando a seguinte
abordagem:
13.1 Rever os critérios utilizados e a consistência da utilização dos mesmos.
13.2 Testar as amortizações numa base global ou numa base individual.
14. No caso de ter sido efectuada uma reavaliação verificar se a mesma foi
correctamente elaborada, nomeadamente:
14.1 Se a legislação aplicável foi adequadamente utilizada.
14.2 Se existe suporte documental devidamente elaborado relevando a forma
como a reavaliação foi efectuada.
14.3 Rever os cálculos efectuados e os registos relativos à reavaliação, numa
base de teste.
15. Obter uma relação dos compromissos de compra de bens do imobilizado
corpóreo, com referência à data das DF's indicando:
15.1 Compromissos autorizados mas ainda não contraídos.
15.2 Compromissos já formalmente assumidos.
OTS
OTS
OTS
16. Analisar a relação dos compromissos assumidos através da revisão da
correspondência, actas da administração, contratos e discussão com os
responsáveis.
OTS
17. Verificar se a informação preparada para inclusão nos Anexos às
Demonstrações Financeiras relativa ao imobilizado está correcta.
OTS
18. Assegurar que a informação contida no file é adequada e suficiente e que as
informações elaboradas pela entidade satisfazem os Procedimentos
Contabilísticos Geral Aceites.
OTS
ACSS
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Tipo
Teste
19. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionado com
este processo, verificar os controlos de integração de informação.
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7.
TESOURARIA
7.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria
O auditor deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos:
• Todos os dados-mestre de instituições bancárias são correctamente registados no
sistema informático de gestão de tesouraria e mantidos correctos e actualizados.
• Todos os pagamentos são efectuados dentro dos prazos concordados e registados
correctamente no sistema informático de contas a pagar e contabilizadas.
• Todas as aplicações de tesouraria são devidamente autorizadas, registadas e
contabilizadas.
• Todos os pagamentos são devidamente registados e contabilizados.
• Todas as cobranças são devidamente registadas e contabilizadas.
• São preparados orçamento e posição de tesouraria, por forma a apurar-se os
requisitos / excessos de fundos e o saldo disponível e permitir a gestão eficiente e
eficaz de disponibilidades.
• Todos os empréstimos são devidamente autorizados, registados e contabilizados.
• Todos os juros de aplicações e empréstimos são devidamente registados,
especializados e contabilizados.
• Controlar que os saldos de depósitos estão correctos e que e os fundos de caixa e
maneio são suportados por numerário;
• Os recursos afectos à Tesouraria são utilizados de modo a maximizar a eficácia e
eficiência das operações da entidade.
• A titularidade e a apresentação, dos saldos de caixa, dos depósitos em instituições
financeiras e dos títulos negociáveis, apresentados pela entidade, existem e são de
sua propriedade e foram objecto de confirmação.
• As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas todos os valores
correctos de disponibilidades.
• Todos os movimentos de caixa, depósitos em instituições financeiras e aplicações de
tesouraria foram registados com exactidão e no período correcto.
• O cálculo, a contabilização e a especialização dos proveitos relacionados com os
depósitos em instituições financeiras e aplicações de tesouraria, foram correctamente
efectuados.
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• Os saldos em moeda estrangeira estão contabilizados utilizando câmbios apropriados.
• As aplicações de tesouraria estão valorizadas de acordo com os princípios de
contabilidade geralmente aceites e consistentemente aplicados.
• A abertura e encerramento de contas bancárias são devidamente autorizados.
• Está definida a delegação de competências com poderes de movimentação de contas
bancárias.
• São divulgadas nos Anexos às Demonstrações Financeiras todas as informações
pertinentes para facilitar a compreensão das mesmas.
• Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais
contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações
de autorização, movimentação e contabilização de movimentos de tesouraria recaiam
sobre diferentes departamentos e/ou pessoas.
• Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros) são
correcta e atempadamente efectuados.
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7.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões
Os erros e as omissões mais frequentes e/ou de maior impacte nas Demonstrações
Financeiras são os seguintes:
• Movimentos de tesouraria omissos
• Falta/excesso de disponibilidades
• Controlo de fundos de maneio e de caixa inadequado
• Informação sobre recebimentos, pagamentos e saldos de tesouraria não identificados
• Descontos financeiros não obtidos
• Desvio de fundos
• Cobranças não depositadas integralmente
• Registo de saída de fundos relativamente a cheques que ainda se mantêm em
carteira.
• Falhas de caixa ou perda de cheques.
• Existência de valores não realizáveis em caixa.
• Reconciliação bancária alterada para ocultar apropriação indevida de fundos.
• Valores de aplicações não ajustadas pelo valor de mercado quando este é inferior ao
valor de aquisição.
• Não cumprimento da política de pagamento definida.
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7.3.
Questionário sobre o Controlo Interno
O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta área,
recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher outros
procedimentos/questões que considere mais adequadas.
O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo:
• Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído.
• Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo.
• Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo programa,
no sentido de:
o
Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar
o
Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar novas
situações de excepção.
O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável
e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de
narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário, sempre que
considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja “Não” e indicie
problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas
demonstrações financeiras.
S/N
GERAL
1. Para cada serviço existe um organograma, que descreva os níveis
hierárquico-funcionais e que permita uma apropriada distribuição de
funções e de competências?
2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para cada
serviço? Indicar as datas de aprovação pelos responsáveis e de
implementação.
Refª
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3. Quem pode autorizar a constituição de fundos de caixa e a abertura e
cancelamento de contas bancárias, está adequadamente autorizado?
4. Encontra-se implementado o sistema de “Home Banking”?
5. O acesso às disponibilidades e aos recebimentos e ao seu depósito, é
restrito a alguns dos funcionários da tesouraria?
6. Existe uma adequada segregação das funções de custódia física das
disponibilidades e dos recebimentos, e de registo e controlo contabilístico,
designadamente quanto ao seguinte:
a) Preparação de reconciliações bancárias?
b) Autorização da anulação de contas incobráveis, concessão de
descontos (isenções) e aceitação de devoluções de clientes e outros
devedores?
c) Emissão de facturas, escrituração das contas a receber e preparação de
balancetes de clientes e outros devedores?
7. No caso dos recebimentos em numerário serem frequentes e
significativos, é adequado o seu processamento e controlo?
8. No caso de prestações de serviços a dinheiro, as cobranças
apresentadas pelos caixas são comparadas pelo tesoureiro com os totais
de controlo dos talões de prestação de serviços?
9. No caso dos recebimentos em cheque serem frequentes e significativos,
a abertura de correspondência é efectuada por uma pessoa responsável e
independente dos serviços de tesouraria e da escrituração das contas a
receber?
10. No acto da abertura da correspondência todos os cheques são
endossados somente para depósito, e relacionados para efeitos de
lançamento nas contas correntes e posterior conferência independente
dos montantes depositados?
Refª
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11. Todos os valores recebidos em numerário ou em cheque são
depositados na sua totalidade e diariamente?
12. A tesouraria envia diariamente à contabilidade os documentos relativos
à movimentação da tesouraria juntamente com o balancete de caixa?
13. A contabilidade emite guia de receita?
14. Como são controlados os cheques devolvidos por falta de cobertura ou
devido a problemas com as assinaturas? O seu controlo e investigação
são efectuados directamente por pessoa independente das que têm
acesso às cobranças e à preparação de talões de depósito?
15. Como é mantida a custódia e o controlo sobre cheques pré-datados?
16. Existe um montante limite para os pagamentos e compras a dinheiro?
17. As compras a dinheiro baseiam-se sempre em documentos
previamente aprovados?
18. Qual o sistema utilizado pela entidade?
a) Caixa geral?
b) Fundo fixo?
19. O sistema de fundo fixo seria recomendável para a entidade?
20. Além das atribuições de guarda de numerário, o caixa mantém sob a
sua custódia outros valores?
21. Além do caixa, alguém mais possui a chave do cofre onde é mantido o
numerário em caixa?
22. As pessoas que trabalham no departamento de caixa possuem
funções independentes de:
a) Preparar facturas?
b) Manter registo de prestações de serviços?
Refª
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c) Acesso às contas individuais de contas a receber?
d) Autorizar créditos?
e) Aprovar descontos (isenções), devoluções ou abatimentos?
f) Assinar promissórias?
23. Os fundos fixos são limitados a importâncias razoáveis considerando o
volume das operações da entidade?
24. Há um limite estabelecido para pagamentos através do fundo fixo de
caixa?
25. Os documentos de caixa são numerados? São anexados os
comprovantes sempre que aplicável?
26. Os documentos são preparados de tal forma que possam evitar
alterações como:
a) Importâncias em dinheiro?
b) Natureza dos gastos?
c) Datas?
27. Os documentos de caixa (quando não existe comprovação)
discriminam detalhadamente a natureza dos gastos?
28. Tais documentos são assinados pelas pessoas que recebem as
importâncias?
29. Os pedidos para reembolso do fundo fixo são acompanhados por
detalhes das despesas e dos comprovantes correspondentes?
30. Os reembolsos dos fundos fixos são feitos em nome do responsável do
mesmo?
31. Em que condições é permitida a existência de vales à caixa?
32. As concessões de vales e adiantamentos, pelo caixa, são feitas
mediante autorização prévia por escrito, por um titular responsável?
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33. Os recibos e comprovantes de pagamentos feitos em espécie pelos
fundos de caixa são cancelados de forma a evitar que sejam
reapresentados para pagamento?
34. É proibido ao caixa descontar cheques para funcionários, clientes,
etc.?
35. Caso não haja proibição (desconto de cheques), são estas operações
devidamente autorizadas?
36. Os fundos de caixa são periodicamente e de surpresa contados por um
titular ou funcionário com funções independentes das de caixa?
37. Os resultados dessas contagens de caixa são arquivados para
consultas futuras?
38. Especialmente nos casos em que não é utilizado o sistema de fundo
fixo de caixa:
a) O montante de dinheiro é mantido em um nível razoavelmente mínimo,
segundo as necessidades normais para atendimento de pagamentos?
b) As folhas de caixa ou livro de caixa são lançados diariamente?
c) Os débitos e créditos são totalizados?
d) A caixa é encerrada diariamente?
39. Os saldos diários em caixa são detalhados (nas folhas ou livro caixa)
quanto à sua composição (dinheiro, cheques, vales, etc.)?
40. A emissão de cheques e ordens de transferência requerem sempre a
assinatura de dois responsáveis independentes, de acordo com um critério
definido pela Administração?
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41. Os cheques e ordens de transferência presentes a assinar são sempre
acompanhados de um processo de pagamento, composto pela requisição,
nota de encomenda, guia de entrada em armazém e factura do fornecedor,
devidamente conferido e aprovado, e contendo todos estes documentos
um carimbo de inutilização prévia identificando o banco e o número e a
data do cheque ou da transferência?
42. Esta documentação é examinada selectivamente quanto às duas
assinaturas exigidas?
43. Após a segunda assinatura, os cheques são remetidos directamente
para a expedição de correspondência?
44. O montante dos cheques é protegido por meios mecânicos contra
possíveis violações?
45. Os cheques anulados são sempre inutilizados fisicamente e mantidos
em arquivos?
46. Os livros de cheques encontram-se devidamente protegidos contra
roubo?
47. Poderão em alguma circunstância ser assinados cheques em branco?
48. Poderão em alguma circunstância ser emitidos cheques ao portador?
49. Sempre que se verifiquem alterações na relação dos responsáveis
autorizados a obrigar a entidade é obtida dos bancos a confirmação escrita
de que os seus registos foram devidamente actualizados?
50. É mantido um adequado controlo sobre os títulos negociáveis e sobre
o recebimento dos respectivos juros e sua contabilização?
51. Os serviços de admissão de utentes dispõem de um fundo de maneio
(facilitador de trocos) e/ou terminal multibanco?
Refª
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52. A existência de fundo de maneio encontra-se regulamentada?
53. Existem contagens surpresa ao fundo de maneio dos serviços por
parte da contabilidade ou do responsável pela gestão de doentes?
54. Os valores recebidos são depositados diariamente e entregues na
tesouraria?
55. Por cada funcionário que procedeu à cobrança ou pelo responsável
pelos serviços?
56. Para todos os recebimentos são emitidos recibos ou outros
documentos de quitação?
57. Os recibos são pré-numerados tipograficamente ou por sistema
informático?
57.1. No caso de utilização de um sistema informático os dados do
documento já emitido podem ser posteriormente alterados?
57.2 Para documentos processados pelo sistema informático, é garantida
a impossibilidade de emitir mais do que um documento com o mesmo
número?
58. É exercido um controlo adequado sobre a sequência numérica dos
recibos emitidos pela contabilidade e dos recibos emitidos pelo serviço de
gestão de doentes (taxas moderadoras)?
59. Nos recibos são mencionados todos os detalhes necessários a
identificar a origem dos recebimentos:
a) Nomes?
b) Natureza do recebimento?
c) Importâncias (quando em cheque mencionando números e bancos
sacados)?
60. No caso de recibos cancelados, são os mesmos:
a) Apensos à via retida nos talões após evidência do cancelamento?
b) Anexados aos documentos de caixa?
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c) Todas as vias dos recibos são canceladas?
61. Os cheques recebidos são imediatamente endossados para depósito
em conta bancária da entidade?
62. No caso dos recebimentos em numerário são frequentes e
significativos? Em caso afirmativo indicar como se processam e como são
controlados.
63. No caso das taxas moderadoras, as cobranças apresentadas pelos
caixas são comparadas pelo tesoureiro com os totais de controlo da
facturação (sistema informático) ou das fitas das máquinas registadoras?
Indicar a periodicidade do procedimento.
64. O responsável da abertura da correspondência diária executa funções
independentes de:
a) Preparação de reconciliações bancárias?
b) Controlo e registo das contas individuais de clientes?
c) Registo das contas do razão geral?
65. Se os recebimentos pelo correio consistem em cheques e ordens de
pagamento, é preparada uma relação contendo todos os detalhes dos
recebimentos, como sejam, nomes, valor, número do cheque, banco, etc.
66. O responsável pela preparação da relação dos recebimentos pelo
correio possui funções independentes de:
a) Preparar depósitos bancários?
b) Registar os créditos de clientes nas contas individuais do razão?
c) Efectuar lançamentos no razão?
d) Responsável pelos fundos de caixa?
67. A soma dos recebimentos pelo correio, após relacionados, é
imediatamente entregue ao caixa mediante listagem própria?
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68. No caso de serem incluídos cheques pré-datados na relação de
recebimentos pelo correio é feito o “follow up” posterior (depósito
subsequente)?
69. O "follow up" mencionado no ponto anterior:
a) É efectuado por funcionário com funções independentes do recebimento
ou controlo das contas a receber?
b) Os depósitos são efectuados por pessoa independente daquela que
prepara a relação dos recebimentos?
70. A soma dos recebimentos pelo correio é conferida posteriormente com
o respectivo depósito bancário, por pessoa independente do seu
recebimento por caixa?
71. Os recebimentos por caixa são depositados diária e integralmente?
72. A cópia do recibo de depósito bancário, anexa aos documentos de
caixa, contém os detalhes discriminativos dos cheques depositados?
73. A preparação dos depósitos é feito por pessoa distinta da que efectua
os depósitos nos bancos?
74. A cópia (autenticada pelo banco) do recibo de depósito retorna (após
depósito efectuado) a pessoa diferente daquela que preparou o depósito?
75. Uma comparação posterior aos depósitos é feita por pessoa distinta da
que preparou e efectuou os depósitos, entre os montantes do talão de
depósito e os montantes dos recebimentos, de modo a comprovar que o
que foi depositado representava de facto aquilo que foi recebido?
76. Também é procedimento efectuar-se comparações entre os depósitos
feitos e os créditos contabilizados nas contas individuais de clientes ou
outras contas do razão geral?
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77. Como são controlados os cheques devolvidos por falta de cobertura ou
devido a problemas com as assinaturas? O seu controlo e investigação
são efectuados directamente por pessoa independente das que têm
acesso às cobranças e à preparação de talões de depósito?
78. A posse e o controlo sobre cheques pré-datados são adequadamente
assegurados? Descreva o processo.
PAGAMENTOS AO PESSOAL
79. Após a autorização de pagamento dada pela ACSS, o pagamento aos
funcionários é efectuado por:
a) Transferência bancária?
b) Transferência bancária ou cheque?
c) Outro (indicar qual)?
80. O ficheiro de suporte à transferência
automaticamente pela aplicação informática?
bancária
é
obtido
81. É realizada uma conferência entre os dados de processamento
enviados à ACSS e os registos produzidos para a transferência bancária?
82. O valor constante deste ficheiro é o valor líquido a pagar?
83. A relação discriminativa dos salários a serem creditados nas contas
individuais dos empregados, enviada ao banco:
a) contém o código relativo ao número da conta corrente do beneficiário,
nome do empregado e o salário líquido?
b) é confirmada por amostragem antes de ser enviada ao banco com o
valor do salário líquido constante das folhas de pagamento, por um
funcionário independente das funções:
b.1 - de preparação da folha de pagamento?
b.2 - de preparação da relação enviada ao banco?
84. A cópia da relação enviada ao banco é devolvida ao Hospital,
contendo evidência (autenticação) da agência bancária, de que tal relação
foi realmente aquela enviada e processada pelo banco?
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85. A pessoa que envia a relação aos bancos:
a) participa na preparação das folhas de pagamento?
b) participa na preparação da relação?
86. O cheque é emitido pelo valor líquido da folha de pagamento?
87. Os responsáveis com competência para assinar cheques, recebem
pelo menos um resumo das folhas de pagamento, para seu
conhecimento?
88. A sequência numérica dos cheques é devidamente controlada?
89. Há uma conta bancária específica da qual são emitidos os cheques?
90. Esta conta é reconciliada mensalmente (por pessoa independente
daquela que prepara a folha e efectua distribuição dos pagamentos),
segundo os mesmos procedimentos adoptados para as restantes contas
bancárias do Hospital?
91. Os cheques cancelados são devidamente controlados?
92. Os cheques não utilizados são devidamente controlados?
93. A utilização do “Home Banking” está restringida às pessoas
autorizadas?
94. Estão definidos perfis de utilização do “Home Banking”?
Refª
ACSS
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7.4.
Programa de auditoria
De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do
Hospital a auditar, avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um
programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo,
contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados.
Tipo
Teste
1. Rever as principais alterações ocorridas nas contas desta secção durante o
exercício e considerar a razoabilidade dessas alterações levando em linha de
conta eventuais alterações nos prazos médios de recebimento e pagamento.
TSRA
2. Obter detalhes dos movimentos e dos saldos finais das contas de
disponibilidades relacionadas com os respectivos rendimentos financeiros.
Considerar a razoabilidade e a conformidade daqueles valores com as políticas
estabelecidas.
TSRA
3. Comparar valores orçamentados com os reais relevados na contabilidade.
Obter explicações para variações significativas.
TSRA
4. Rever pagamentos e recebimentos efectuados mensalmente. Assegurar que
existe coerência entre os valores apresentados mensalmente e os valores
registados no final do período.
TSRA
5. Investigar flutuações anormais nas disponibilidades ao longo do ano.
TSRA
DEPÓSITOS EM INSTITUIÇÕES FINANCEIRAS
6. Obter justificação para os descobertos bancários.
TSRA
7. Para as contas abertas durante o ano, verificar que as fichas foram assinadas
por responsáveis com poderes para o acto. Para as canceladas saber o motivo
porque o foram, quem autorizou e qual o destino que foi dado ao saldo
remanescente.
OTS
8. Obter reconciliações bancárias para todos os bancos e efectuar o seguinte
trabalho:
OTS
ACSS
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Tipo
Teste
a) Provar a correcção aritmética. Comparar se os saldos pelos bancos e pelos
livros concordam respectivamente com os extractos bancários e com o razão;
b) Verificar se os cheques indicados como em transito foram registados nos
registos da entidade antes da data referida e que foram apresentados e pagos
pelos bancos após aquela data, não tendo sido anulados. Indicar as datas em
que os cheques foram pagos pelos bancos.
c) Listar cheques não pagos num período razoável para subsequente
investigação;
d) Investigar outros itens de reconciliação de forma a verificar o seu eventual
impacte nas Demonstrações Financeiras.
e) Identificar todos os principais itens em aberto na contabilidade.
OTS
9. Comparar a informação recebida directamente dos bancos com a informação
inserida nas reconciliações bancárias.
OTS
10. Investigar se existem pagamentos ou levantamentos significativos próximo
do final do exercício que possam afectar de forma significativa a liquidez da
entidade e/ou a sua capacidade de endividamento.
OTS
11. Assegurar que os valores (saldos) credores nas contas de depósitos à
ordem foram correctamente tratados nas Demonstrações Financeiras, isto é,
apresentados no Passivo.
OTS
12. Assegurar que obtivemos toda a informação necessária para a elaboração
dos Anexos às Demonstrações Financeiras, incluindo quaisquer restrições que
possam existir na utilização das contas relacionadas com disponibilidades.
OTS
CAIXA
13. Obter um mapa resumo e/ou folhas de caixa respeitantes de todos os saldos
referentes a fundos de caixa. Testar a exactidão aritmética e comparar os
valores com o razão.
14.1 Considerar a possibilidade de efectuar uma contagem de caixa.
Verificar a razoabilidade dos vales, cheques e outros valores eventualmente
detectados e que fazem parte do fundo de Caixa.
OTS
ACSS
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Tipo
Teste
NB - A contagem será efectuada de surpresa devendo a folha de contagem
conter uma declaração do tesoureiro indicando que os valores foram contados
na sua presença e que lhe foram devolvidos intactos após a contagem.
Todos papéis de trabalho de suporte devem ser rubricadas pelo auditor e pelo
tesoureiro.
OTS
TÍTULOS NEGOCIÁVEIS
15. Para todas as compras e vendas significativas e para uma amostra das
restantes:
a) Testar detalhes das compras/vendas com o contrato ou outra documentação;
b) Verificar se o ganho ou a perda apurada na venda foi correctamente
calculada e contabilizada.
OTS
16. Verificar, se todos os rendimentos foram devidamente contabilizados,
nomeadamente:
a) Testar os juros com o valor nominal dos títulos e respectivas quantidades;
b) Verificar os rendimentos de títulos negociáveis através da análise das
Demonstrações Financeiras das empresas participadas ou da consulta à
informação disponível na bolsa.
OTS
17. Obter uma lista (mapa) dos títulos e das aplicações de tesouraria,
constantes das Demonstrações Financeiras, contendo saldo de abertura,
compras, vendas, provisões e saldo final. Comparar com os registos
contabilísticos e com o mapa do ano anterior.
OTS
18. A referida lista deve conter o valor nominal, quantidades, valor de aquisição,
valor contabilístico, flutuação dos valores, etc. Testar cálculos, proveitos, custos,
etc. e fazer referência para as secções respectivas.
OTS
19. Para os valores mais significativos à data do Balanço: Inspeccionar os
documentos comprovativos de que a entidade é titular das aplicações. Se as
aplicações estiverem depositadas em instituições de crédito pedir confirmações.
OTS
20. Verificar se após a data do Balanço foram feitas aplicações ou venda de
títulos através de perguntas aos responsáveis da entidade e através da analise
das respectivas contas e demais documentação. Verificar se:
ACSS
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Tipo
Teste
a) As aplicações registadas após a data do Balanço não deveriam ser
registadas no exercício em análise;
b) Os preços de venda, após a data do Balanço, devem ser levados em linha de
conta na analise dos valores constantes do Balanço;
c) Compras de valor significativo não deveriam ser referenciadas nos Anexos às
Demonstrações Financeiras.
OTS
21. Para todas as contas: verificar se a entidade preparou toda a informação
para constar nas Demonstrações Financeiras e se a mesma está preparada de
acordo com Princípios de Contabilidade Geralmente Aceites, nomeadamente
divulgação nos Anexos às Demonstrações Financeiras responsabilidades por
garantias prestadas, letras descontadas, avales, ou outras .
OTS
22. Para os depósitos em instituições financeiras: efectuar um teste de corte de
operações (cut-off) revendo todos os movimentos efectuados nas contas
bancárias entre __/__/__ e __/__/__, nomeadamente os cheques emitidos e os
depósitos efectuados superiores a € ______.
OTS
23. Efectuar "cut-off" de caixa revendo todos os movimentos efectuados entre
__/__/__ e __/__/__, nomeadamente pagamentos e recebimentos em numerário
superiores a € ______.
OTS
24. Efectuar "follow-up" de todas as informações constantes nas respostas das
instituições financeiras, deixando evidencia nas próprias respostas, e fazendo
referência para outras secções.
OTS
25. Assegurar que os saldos em moeda estrangeira estão registados ao câmbio
adequado.
OTS
26. Em situações de transferência de dados, entre aplicações, relacionado com
este processo, verificar os controlos de integração da informação.
TC
ACSS
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8.
CONTABILIDADE E REPORTE
8.1.
Objectivos de Controlo/Auditoria
O auditor interno deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos:
• Todos os dados mestre de “contas” e de “centros de custo” são correctamente
registados nos sistemas informáticos de contabilidade geral e analítica e
mantidos correctos e actualizados.
•
Todos os eventos e transacções deverão ser reflectidos correctamente nos
registos contabilísticos.
•
Os impostos são calculados correctamente.
•
Os relatórios financeiros deverão reflectir a totalidade das operações e a
posição financeira da entidade.
•
Os relatórios financeiros e declarações fiscais são preparados de acordo com a
legislação em vigor.
•
Os recursos afectos à contabilidade e reporte são utilizados de modo a
maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade.
•
A salvaguarda da legalidade e regularidade na elaboração e execução dos
documentos orçamentais, financeiros e contabilísticos.
•
A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e a fiabilidade de toda a
informação produzida.
•
O registo atempado e pelas quantias correctas de todas as receitas e despesas
nos documentos apropriados e dentro do período contabilístico a que dizem
respeito.
•
O controlo das aplicações e do ambiente informático relacionados com a área
contabilística e financeira.
•
Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais
contemplam uma adequada segregação de funções.
•
Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros)
são correcta e atempadamente efectuados.
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8.2.
Principais factores de risco e erros ou omissões
Os erros e as omissões mais frequentes e/ou de maior impacte nas Demonstrações
Financeiras são os seguintes:
•
Activos omissos
•
Passivos omissos
•
Proveitos omissos
•
Custos omissos
•
Especialização inadequada de períodos / exercícios
•
Especialização de custos
•
Especialização de proveitos
•
Saldos denominados em moeda estrangeira não convertidos ao câmbio do fim
do período / exercício
•
Erros de classificação contabilística
•
Valores de realização não reflectidos nas contas
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8.3.
Questionário sobre o Controlo Interno
O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta
área, recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher
outros procedimentos/questões que considere mais adequadas.
O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo:
• Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído.
• Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo.
• Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo
programa, no sentido de:
o
Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar
o
Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar
novas situações de excepção.
O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando
aplicável e na segunda coluna (Refª-Referência) com explicações adicionais, sob a
forma de narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário
sempre que considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja
“Não” e indicie problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com
potenciais impactes nas demonstrações financeiras.
I – QUESTIONÁRIO
S/N
GERAL
1. Existe organograma que descreva os níveis hiearquico-funcionais e permita
uma apropriada distribuição de funções e de competências?
2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para esta área?
Indicar a data de aprovação pelo responsável e da sua implementação.
3. O sistema de controlo interno nesta área compreende o controlo
administrativo e o controlo contabilístico?
Refª
ACSS
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S/N
4. O controlo contabilístico funciona por forma a verificar que:
a) São seguidos os princípios contabilísticos geralmente aceites;
b) Todos os lançamentos contabilísticos são efectuados correctamente nas
respectivas contas e pelos montantes constantes dos documentos de suporte;
c) Todas as transacções são executadas de acordo com uma autorização geral
ou especificada pelo órgão de gestão;
d) As demonstrações financeiras são preparadas e elaboradas com elementos
fiáveis e de valor intrínseco.
5. São enviadas cópias das normas de controlo interno e de todas as
posteriores alterações que vierem a ser feitas, no prazo de 30 dias após a sua
aprovação pelo órgão de gestão, para a ACSS, IGAS e outras entidades
reguladoras?
6. É utilizado o Plano Oficial de Contabilidade do Ministério da Saúde
(POCMS)?
7. Procedem à preparação dos seguintes documentos de prestação de contas:
a) Balanço;
b) Demonstração dos resultados;
c) Mapas de execução orçamental (receita e despesa);
d) Mapas de fluxos de caixa;
e) Mapa da situação financeira;
f) Anexos às demonstrações financeiras;
g) Relatório de gestão;
h) Parecer do órgão fiscalizador.
8. Os documentos de prestação de contas evidenciados no ponto anterior, são
publicados no Diário da República até 60 dias após a respectiva aprovação?
CONTABILIDADE PATRIMONIAL
1. São seguidos os seguintes princípios contabilísticos:
a) Princípio da entidade contabilística;
b) Princípio da continuidade;
c) Princípio da consistência;
d) Princípio da especialização (ou do acréscimo);
Refª
ACSS
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S/N
e) Princípio do custo histórico;
f) Princípio da prudência;
g) Princípio da materialidade;
h) Princípio da não compensação.
2. São aplicados os critérios de valorimetria (nota 4 POCMS) para:
a) Imobilizações;
b) Existências;
c) Dívidas de e a terceiros;
d) Disponibilidades.
3. São aplicadas as considerações técnicas para as provisões e amortizações
(ponto 2.7 POCMS)
4. São preenchidas as notas aos Anexos às demonstrações financeiras (pontos
8.1 e 8.2 POCMS)?
5. O relatório de gestão contempla os seguintes aspectos (ponto 13 do POCMS)
a) Caracterização geral da entidade (elementos de identificação, relatório do
órgão de gestão, organograma, recursos humanos);
b) Síntese do movimento assistencial (elementos gerais, movimento de doentes,
produtividade dos serviços, meios complementares de diagnóstico e terapêutica,
serviços requisitados ao exterior);
c) Síntese da situação económica (informação respeitante ao investimento,
condições de funcionamento e análise de custos e proveitos);
d) Síntese da situação financeira;
CONTABILIDADE ANALÍTICA
1. Para a contabilidade analítica é utilizada a classe 9?
2. São preenchidas as notas aos Anexos às demonstrações financeiras (ponto
8.4 POCMS)?
Refª
ACSS
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1.0
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S/N
CONTABILIDADE ORÇAMENTAL
1. Relativamente à execução orçamental são preparados os seguintes
documentos:
a) O mapa de origem e aplicação de fundos;
b) O orçamento económico/programa;
c) Os mapas de acompanhamento e controlo;
d) As alterações aos mapas de origem e aplicação de fundos.
2. Orçamento do Estado (existência de contabilidade orçamental):
a) Os mapas do orçamento financeiro;
b) Os mapas de execução orçamental;
c) Os mapas das alterações orçamentais.
3. São elaboradas as seguintes notas explicativas aos mapas de execução
orçamental:
a) Mapa do controlo orçamental – despesa;
b) Mapa do controlo orçamental – receita;
c) Fluxos de caixa;
d) Situação financeira;
e) Descontos e retenção (entregas);
f) Desenvolvimento das despesas com o pessoal;
g) Orçamento anual (despesa e receita);
h) Decomposição das dívidas dos clientes, utentes e instituições do Estado;
i) Orçamento financeiro (despesa e receita);
j) Orçamento económico (despesa e receita).
4. Para a contabilidade orçamental é utilizada a classe 0 – contas de controlo
orçamental e de ordem?
5. A contabilização do orçamento é efectuada pelo método digráfico?
6. São efectuados lançamentos contabilísticos relativamente a:
a) Aprovação do orçamento;
b) Alterações orçamentais
c) Cabimentos;
d) Compromissos;
Refª
ACSS
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S/N
e) Processamentos (para as despesas sujeitas ao regime de duodécimos ou
para todas as despesas, se for essa a opção da entidade);
f) Encerramento do orçamento.
7. São seguidos os seguintes princípios orçamentais:
a) Princípio da anualidade (anual);
b) Princípio da unidade e universalidade;
c) Princípio do equilíbrio;
d) Princípio da especificação;
e) Princípio da não consignação;
f) Princípio da não compensação.
8. São preenchidas as notas sobre o processo orçamental e respectiva
execução aos Anexos às demonstrações financeiras (ponto 8.3 POCMS)
ORNGANIZAÇÃO CONTABILÍSTICA
1. Existe manual de procedimentos contabilísticos?
2. Existe indicação dos livros de registo utilizados?
3. Existe uma descrição sumária da organização do arquivo dos documentos de
suporte?
4. É utiliza a aplicação informática criada pela ACSS para a área de
contabilidade? Em caso contrário, qual a aplicação utilizada?
5. Breve descrição das principais características do sistema informático
utilizado/existente.
6. Existem demonstrações financeiras intercalares?
7. Em situações de transferência de dados entre aplicações, quais os controlos
implementados para a sua validação?
8. Existe descentralização contabilística?
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8.1 Em caso afirmativo, breve descrição do sistema utilizado e do modo de
articulação com a contabilidade central.
RECONCILIAÇÕES BANCÁRIAS
54. Todas as contas bancárias são conciliadas mensalmente?
55. Estas conciliações são preparadas dentro de um prazo de tempo razoável?
56. As conciliações são preparadas em formulário padronizado que indique
todos os detalhes necessários a um perfeito julgamento quanto à normalidade
das pendências, tais como:
a) Datas de emissão dos cheques?
b) Datas de avisos bancários?
c) Nomes dos beneficiários dos cheques?
d) Natureza dos pagamentos?
e) Natureza das demais pendências (cobranças, desconto de títulos, juros,
comissões, etc.)?
f) Datas das liquidações posteriores?
55. A pessoa que prepara as conciliações bancárias exerce funções
independentes das de:
a) Preparar cheques?
b) Assinar cheques?
c) Autorizar pagamentos?
d) Efectuar recebimentos?
e) Manusear comprovantes?
f) Caixa de um modo geral?
g) Lançamentos contabilísticos?
56. Há instruções internas determinando que a pessoa encarregada de preparar
as conciliações bancárias:
a) Receba os extractos bancários directamente do banco, pessoalmente ou em
envelope fechado do banco?
b) Mantenha em seu poder os extractos bancários e outros documentos que o
acompanham ate que todas as fases da conciliação estejam completas?
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57. Quanto à mecânica de preparo das conciliações bancárias, a pessoa
encarregada, adopta os seguintes procedimentos:
a) Compara os saldos de abertura dos extractos para o mês de conciliação, com
os saldos do fecho do mês anterior?
b) Efectua as somas de débitos e créditos dos extractos bancários e mantém a
respectiva fita de máquina?
c) Efectua as somas dos débitos e créditos do livro caixa ou do razão auxiliar de
bancos e mantém a fita de máquina
d) Verifica se há rasuras ou emendas nos extractos bancários?
e) Compara individualmente, item a item, constantes dos registos contabilísticos
com os constantes dos extractos bancários?
f) Elimina com antecedência, as pendências constantes das conciliações
bancárias do mês anterior?
g) Verifica a sequência numérica dos cheques lançados nos registos contábeis?
h) Observa o eventual desfasamento de datas dos depósitos lançados nos
registos contabilísticos e as correspondentes datas constantes dos extractos
bancários?
58. Os procedimentos mencionados na questão anterior são seguidos, mesmo
nos casos em que os saldos do razão e os constantes dos extractos são iguais?
59. As conciliações bancárias são conferidas por pessoa independente daquela
que é encarregada de prepará-las? Há evidências?
60. As conciliações bancárias são submetidas à apreciação e aprovação de um
titular responsável? Há evidências?
61. Há evidências de que seja feito um efectivo "follow-up" das conciliações
mensais (inclusive correspondência trocada com bancos e beneficiários de
cheques, quando aplicável)?
62. As conciliações, após preparadas, são mantidas em arquivo?
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ELEMENTOS A ENVIAR À ACSS
É disponibilizada à ACSS:
1. Mensalmente:
a) Balancete
b) Situação financeira?
c) Dívidas às instituição do SNS?
d) Outras?
2. Anualmente:
a) Prestação de contas:
- Balanço;
- Demonstração dos resultados;
- Mapas de execução orçamental (receita e despesa);
- Mapas de fluxos de caixa;
- Mapa da situação financeira;
- Anexos às demonstrações financeiras;
- Relatório de gestão;
- Parecer do órgão fiscalizador.
b) Contabilidade analítica
c) Outras (discriminar)
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