SISTEMA DE ACREDITAÇÃO DE ENTIDADES FORMADORAS
RELATÓRIO FINAL DE AUTO-AVALIAÇÃO 1.06
Entidade:
NIPC:
Processo de
Acreditação Nº:
Data de conclusão
do Relatório:
Apresentação e Objectivo
Este modelo de Relatório é uma ferramenta de suporte demonstrativo e de certificação interna do cumprimento dos Requisitos de Acreditação e pode ser usado para os
processos:
ƒ
ƒ
ƒ
de renovação (obrigatoriedade);
de auto-avaliação regular de qualquer entidade formadora;
de 1ª acreditação ou reacreditação (de utilização prévia facultativa mas recomendada).
Estrutura do Relatório
Conteúdo
Parte
(faça CTRL + Click sobre os termos sublinhados)
I
II
III
IV
V
VI
VII
Anexos
Termo de Responsabilidade
Orientações Metodológicas
Instruções
Relatório Final de Auto-avaliação
Lista de evidências
Plano de Acções de Melhoria
Painel
de
Indicadores
Acompanhamento
1- Bibliografia
de
Validação do conteúdo do Relatório Final de Auto-avaliação
Orientações de apoio ao exercício de auto-avaliação.
Instruções para o preenchimento do Relatório.
Apresentação dos resultados da auto-avaliação.
Lista de evidências consultadas pela equipa de auto-avaliação.
Acções de melhoria definidas no processo de auto-avaliação e aprovadas pela Direcção/Gestão de Topo.
Indicadores de acompanhamento e avaliação da actividade formativa.
Fontes consultadas e pistas para aprofundar os conhecimentos/competências/benchmarking ao nível da Autoavaliação.
A entidade não deve juntar Anexos a este documento (os anexos da candidatura limitam-se aos referidos nos
formulários RENOV/06 e ACT/06).
2
I – Termo de Responsabilidade
Declara-se que este relatório resultou de um processo de auto-avaliação conduzido internamente, pela equipa abaixo identificada, no período decorrido entre ________
e___ ____.
Equipa de auto-avaliação
Nome
Função/funções desempenhadas na
Entidade
Tipo de contrato
(prestação de serviços, de trabalho a termo;
de trabalho sem termo; etc.)
Declara-se ainda que:
9 este relatório resulta do envolvimento da Direcção e Responsável de Formação, que validaram o seu conteúdo;
9 todas as evidências/pontos fortes referidos correspondem a práticas efectivas da entidade, que a todo o momento podem ser verificadas pela DRFP;
9 as acções incluídas no Plano de Acções de Melhoria são reflectidas no(s) Plano(s) de Intervenção e que a sua execução é acompanhada pelo Responsável de
Formação e pela Direcção;
9 existe pleno conhecimento que o incumprimento de qualquer uma das situações acima referidas ou o fornecimento de informação distinta da situação real da
entidade, tem como consequência provável a Suspensão da Acreditação ou a sua não Renovação, sem prejuízo das consequências legais decorrentes da prestação
de falsas informações.
Assinatura do Responsável Máximo da Entidade (com poderes para o acto) e do Responsável de Formação (que deverão rubricar todas as páginas seguintes)
Nome
Cargo
Assinatura
Data:
3
II – Orientações Metodológicas
A auto-avaliação é reconhecida como um instrumento poderoso nos processos de mudança, pois permite uma consciencialização do estádio de desenvolvimento da
organização, dando pistas em relação às áreas mais e menos desenvolvidas e permitindo identificar oportunidades de melhoria.
A aplicação da auto-avaliação em si, não proporciona a melhoria das práticas formativas da entidade. No entanto, é facilitadora dessa melhoria, permitindo identificar áreas de
intervenção, necessária ou estratégica, através de uma análise abrangente e sistemática de actividades e resultados, tendo como referência os standards do Sistema de
Acreditação. Os resultados da aplicação do exercício de auto-avaliação proporcionam às organizações/entidades que o aplicam um referencial de evolução e de melhoria da
qualidade dos seus serviços.
Vantagens do processo de auto-avaliação:
9 permite uma visão geral das actividades e processos desenvolvidos pela entidade;
9 facilita a verificação da coerência entre o que a organização preconiza, o que faz e os resultados que obtém;
9 facilita a identificação das áreas que necessitam de melhorias e ao mesmo tempo a sua priorização;
9 auxilia a tomada de decisão.
Como se constrói o processo de auto-avaliação:
O processo de auto-avaliação é um instrumento de gestão em que se destacam quatro etapas principais:
1. Planeamento da auto-avaliação
2. Recolha de dados e caracterização da situação actual
3. Processo de consenso entre os membros da equipa de auto-avaliação/ preenchimento do Relatório
4. Validação do Relatório /Elaboração do Plano de Acções de Melhoria (PAM)
1ª etapa – Planeamento da auto-avaliação
¾
Factores Chave de Sucesso:
9
9
9
Envolvimento da Direcção/Gestão de Topo
Composição e características da equipa de auto-avaliação
Motivação
4
¾
Selecção da equipa de auto-avaliação:
Entre os factores estruturais que condicionam o sucesso do funcionamento deste tipo de equipas temos: a sua composição (nº de elementos); as características dos seus
membros (competência, experiência, estilo de resolução de problemas), diversidade (sexo, idade, grupo profissional, experiência profissional), familiaridade (grau de
conhecimento recíproco).
Composição - deve ser composta preferencialmente por colaboradores internos à entidade. No caso de existir a participação de elementos externos estes devem ter uma
colaboração regular e intensa na actividade formativa da entidade;
Dimensão - recomenda-se que a equipa de auto-avaliação seja constituída, no mínimo, por 3 elementos ( deve ser sempre considerado o número ímpar por uma questão de
desempate nas decisões a tomar);
Critérios de selecção – é recomendável que quem coordena a equipa (pode ser o RF, mas não é necessário que o seja) tenha sensibilidade para os processos de auto-avaliação
e, se possível, formação ou experiência nesta área; uma eficaz liderança e coordenação deste processo é essencial para que cumpra os seus objectivos. Os restantes elementos,
sempre que possível, deverão exercer funções diversificadas no âmbito da actividade formativa ou de outras com esta relacionadas, de forma a existir uma visão mais
alargada da organização.
É natural que aos elementos da equipa ocorram questões como “quem somos nós para avaliar o trabalho da organização e dos colegas?” ou “ se chegarmos a resultados
pouco abonatórios para a entidade, poderemos ser prejudicados…”. Compete à Direcção/Gestão de Topo esclarecer e “por à vontade” estes colaboradores, realçando que
quanto mais rigoroso e verdadeiro for o seu trabalho, maiores serão os benefícios para todos, incluindo para a entidade.
Poderá também esclarecer-se que, do ponto de vista da Acreditação/DRFP, terá mais valor um trabalho que “transpire” rigor, frontalidade, exigência, evidenciando capacidade
crítica para analisar os problemas e défices do presente mas também estratégias de melhoria no futuro, do que um trabalho tendencioso, excessivamente “optimista”, que
sugira uma não avaliação ou uma avaliação pouco profunda e sem benefícios.
Na fase de “Apresentação do Projecto” aos restantes colaboradores, deve ser passada a mesma ideia, bem como a de que num futuro exercício poderão ser eles a fazer parte
desta equipa.
5
¾
Programação/Calendarização
O processo de auto-avaliação deve obedecer a um planeamento de acções associado a um cronograma. Para as entidades acreditadas, recomenda -se que este processo tenha
lugar aproximadamente a meio do ciclo de acreditação, de forma a abranger, pelo menos, um Balanço de Actividades e um Plano de Intervenção (se possível) e a permitir
efectuar alguns ajustamentos que se mostrem necessários. Todavia, recomenda-se a criação e aplicação de mecanismos que tornem este processo contínuo, maximizando os
seus efeitos positivos na qualidade das intervenções.
¾
Apresentação do Projecto
A Direcção/Gestão de Topo deverá dar a conhecer a todos os colaboradores da entidade o exercício de auto-avaliação que vai decorrer. A vantagem deste procedimento
prende-se com a facilitação do trabalho a desenvolver pela equipa. Estando toda a organização informada do exercício, os colaboradores que não estão directamente
envolvidos no processo, podem dar contributos muito válidos, podem ser fontes de informação importantes, desbloqueando algumas dificuldades/entraves que possam ir
surgindo no decurso do processo.
2ª etapa – Recolha de dados e caracterização da situação actual
¾
Factores Chave de Sucesso
9
9
Selecção criteriosa das evidências
Associação das evidências aos requisitos
A equipa de auto-avaliação deve estabelecer os critérios para seleccionar as melhores evidências para cada um dos grupos de requisitos. As evidências podem ser obtidas ou
recolhidas de várias formas: através de recolha de dados físicos, através da realização de entrevistas a actores – chave do processo formativo, por aplicação e ou análise de
questionários, por levantamentos de práticas, por análise de dados como o nº de reclamações/tipo de reclamações, nº de desistências/tipo de desistências, etc..
De seguida deverá efectuar-se a correspondência entre as evidências e os requisitos – classificação/catalogação das evidências (chama-se a atenção para o facto de uma
evidência poder dar resposta a mais do que um requisito).
O processo de auto-avaliação deve ser documentado, gerando registos das reuniões da equipa (podendo limitar-se apenas às conclusões), de evidências recolhidas (ou
sinalização precisa da sua localização na entidade), das várias etapas do Relatório, de eventuais inquéritos propositadamente realizados aos colaboradores/clientes, etc.
Compete à equipa determinar a composição relevante dos registos deste processo, ponderando os custos/benefícios inerentes. Por exemplo, vale a pena incluir a cópia de uma
peça/documento que tenha um papel importante na actividade ou que seja especialmente ilustrativo/revelador ou, ainda, que careça de especial intervenção de melhoria...ao
contrário, não se justifica incluir no dossier do processo cópias de outras peças ou documentos que não mereçam tal destaque, bastando mencioná-las dentro da sua
pertinência.
6
3ª etapa – Processo de consenso entre os membros da equipa de auto-avaliação / Preenchimento do Relatório
¾
Factores Chave de Sucesso
9
9
Decisões tomadas com base no consenso entre os membros da equipa
Eficácia da liderança da equipa de auto-avaliação
Esta etapa é fundamental na medida em que é necessário avaliar o desempenho da organização realçando os seus pontos fortes e identificando as áreas de melhoria. Depois de
sinalizadas e/ou recolhidas as evidências, estas devem ser catalogadas, para que sejam facilmente identificadas posteriormente pela entidade. É nesta fase que se inicia o
trabalho de preenchimento do Relatório de Auto-avaliação, ou seja, a equipa vai preencher a coluna referente ao cumprimento dos requisitos gerais e específicos (neste caso
só os que dizem respeito ao seu perfil de acreditação (domínios de intervenção)), vai identificar os pontos fortes (suportados nas evidências recolhidas na sua organização),
identificar as áreas a melhorar e as acções que irá sugerir à Direcção.
Aconselha-se que cada membro da equipa de auto-avaliação faça individualmente, a título prévio e baseado nas evidências sinalizadas/recolhidas, uma avaliação rigorosa da
organização e preencha por si o relatório - identificando os requisitos cumpridos, não cumpridos ou parcialmente cumpridos, os pontos fortes e as áreas a melhorar. Após esta
avaliação individual, a equipa deve reunir-se, apresentar os seus resultados individuais e tentar chegar a acordo, sendo por vezes necessário um processo de negociação de
forma a chegar-se a um consenso nas decisões a tomar. O líder da equipa tem aqui um papel fundamental na condução do grupo a um consenso (através da identificação dos
principais pontos de consenso e divergência resultantes da partilha de ideias, da discussão dos casos mais significativos de divergência e por último da procura do consenso, se
necessário, a partir de uma segunda avaliação). Em qualquer dos casos, a discussão deve ser baseada em evidências concretas das práticas e nos resultados alcançados pela
organização.
7
4ª etapa – Validação do Relatório/ Elaboração do plano de acções de melhoria
¾
Factores Chave de Sucesso
9
Envolvimento da Direcção/Gestão de Topo
Nesta etapa o relatório é entregue pela equipa de auto-avaliação à direcção/gestão de topo para discussão e validação. À direcção/gestão de topo compete examinar
cuidadosamente os resultados da auto-avaliação, as áreas relativamente às quais é necessário actuar e quais os tipos de acções que devem ser desenvolvidas. Na preparação do
Plano de Acções de Melhoria (PAM), a direcção poderá utilizar uma abordagem estratégica que inclua questões do tipo:
-“Onde queremos estar nos próximos 2 ou 3 anos?” (fixação de objectivos estratégicos para a organização)
- “O que há a fazer para alcançar esses objectivos?” (qual a estratégia a seguir, qual o plano de acção a estabelecer)
Na elaboração do PAM, a direcção/gestão de topo pode considerar útil agrupar em grandes áreas os aspectos a melhorar na organização, antes de decidir quais as prioridades.
Aconselha-se a direcção a começar por identificar áreas que necessitem de uma intervenção mais simples de por em prática e cujos resultados sejam rápidos de alcançar. O
PAM deve ser objectivo e adaptado às capacidades reais da entidade/organização.
Após a formulação do referido PAM, isto é, identificação de acções, sua priorização e calendarização, preconiza-se a necessidade de o pôr em prática introduzindo-o no
respectivo Plano de Intervenção. Deste modo o processo de auto-avaliação passa a integrar uma prática regular de funcionamento da entidade, contribuindo de forma marcante
para os processos de mudança e de melhoria contínua.
8
III- Instruções
Preenchimento do Relatório Final (Parte IV)
O preenchimento do Relatório final faz-se de acordo com o perfil de Acreditação (domínios de intervenção…) detido ou desejado pela entidade:
ƒ Requisitos Gerais – efectuar a auto-avaliação completa nos quatro grupos;
ƒ Requisitos Específicos - efectuar a auto-avaliação apenas nos domínios/fases do ciclo formativo em que existe intervenção relevante e em que foram sinalizadas
evidências/pontos fortes no exercício de auto-avaliação.
Em regra, todas as questões inseridas no instrumento estão directamente ligadas aos requisitos de acreditação. Todavia, acrescentaram-se outras (em itálico e sem
identificação prévia do requisito associado), que incidem sobre aspectos relevantes e que devem ser apreciados ao nível da auto-avaliação, enriquecendo esse exercício.
Campos de informação a preencher pela Entidade
ƒ
Auto-avaliação de cumprimento do Requisito – para cada requisito a entidade deverá identificar o grau em que se situa:
o cumpre (Sim): classificação suportada por pontos fortes/evidências que a justifiquem;
o não cumpre (Não): situações associadas a ausência de pontos fortes ou evidências, determinam o incumprimento do
Requisito.
o cumpre parcialmente (Em parte): implica uma resposta satisfatória ao nível das áreas e acções de melhoria, caso
contrário, determinam o incumprimento do requisito;
o não aplicável: apenas se o requisito associado não for aplicável à situação da entidade (por exemplo, a exigência de
contratos de formação – RG 4.5. – a entidades que fazem apenas formação intra).
ƒ
Evidências/Pontos Fortes – para cada grupo de requisitos, deverão identificar-se todas as evidências de cumprimento sinalizadas na
auto-avaliação, que possam cobrir todos eles, de forma sintética e objectiva, facilmente associadas a factos, práticas ou documentos
concretos. Adicionalmente, podem-se sinalizar pontos fortes que não estejam directamente associados aos requisitos mencionados mas
que se relacionem com a dimensão/grupo de requisitos em causa;
o os Pontos Fortes não devem ser indicados de uma forma vaga, sob pena de não se revelarem úteis para nenhuma das
entidades clientes do processo de auto-avaliação (a própria entidade, os colaboradores, a DRFP, entre outros...):
•
Indicação errada/vaga de um Ponto Forte: “Faz-se a avaliação da actividade formativa regularmente”
9
•
Indicação correcta: “A avaliação da actividade formativa é feita no final das acções e dos cursos (dando origem a Relatórios
por curso), e no final de cada período de Gestão (Balanço de Actividade); dimensões avaliadas: satisfação, aprendizagem,
desempenho e ocorrências”.
ƒ
Áreas de Melhoria– sempre que não existam evidências de cumprimento/pontos fortes suficientes, que cubram todos os requisitos
aplicáveis do grupo, devem identificar-se as áreas a melhorar;
ƒ
Acções de Melhoria – para as áreas de melhoria assinaladas, devem propor-se acções/medidas/projectos concretos de actuação tendo
em vista a evolução desejada.
A determinação do cumprimento de cada requisito, para efeitos de decisão, depende da solidez dos pontos fortes indicados, da sua relação
com o requisito em causa e da forma como se identificam e sinalizam áreas e acções de melhoria.
Fornece-se um exemplar deste instrumento, auxiliar, contendo, para cada um dos campos de informação referidos,
exemplos ilustrativos da forma de descrição sintética e objectiva das observações efectuadas na auto-avaliação, das
conclusões alcançadas e das iniciativas delineadas em função das mesmas. Não pretendem ser exemplos exaustivos,
não correspondendo ao preenchimento integral do relatório numa situação fictícia (não cobrem todos os requisitos
de cada grupo).
Campos de informação a preencher pela DRFP
Os campos a sombreado destinam-se ao preenchimento por parte do Sistema de Acreditação de Entidades Formadoras, que irá comparar a
informação fornecida com evidências obtidas noutras fontes.
Preenchimento da Lista de Evidências (Parte V)
A equipa de auto-avaliação deve sinalizar e registar todas as evidências consultadas aquando do seu trabalho e que fundamentam os resultados alcançados, apresentados no
relatório final.
Estas evidências deverão estar disponíveis para consulta nas instalações da entidade, não devendo ser enviadas em anexo (salvaguardando as que sejam mencionadas no
formulário RENOV/06 e – se aplicável – no formulário ACT/06).
Preenchimento do Plano de Acções de Melhoria - PAM (Parte VI)
As acções de melhoria que vão sendo identificadas progressivamente ao longo do processo de auto-avaliação e registadas no relatório final respectivo, serão, no todo ou em
parte, canalizadas para um Plano de Acções de Melhoria, fazendo-se, nessa altura uma reflexão sobre a respectiva selecção e ordem de prioridade (envolvimento da
10
Direcção/Gestão de Topo – vide “Orientações Metodológicas”). Em suma, pode acontecer que acções de melhoria sinalizadas pela equipa, e constantes no Relatório Final,
não venham a ser aprovadas/seleccionadas pela Direcção/Gestão de Topo, não constando, assim, do PAM.
Esta ordenação deve ser consistente com os objectivos estratégicos da entidade, dando-se prioridade às acções que maior potencial de contributo apresentem para o alcance
dos mesmos.
O PAM pode ser integrado num ou em vários Planos de Intervenção/Gestão anuais, conforme o tempo necessário/ou o momento escolhido para a implementação das acções
sinalizadas.
Preenchimento do Painel de Indicadores de Acompanhamento (Parte VII)
O estabelecimento de indicadores de avaliação e acompanhamento de qualquer actividade contribui para a utilidade e impacto do processo de auto-avaliação.
As entidades formadoras acreditadas podem e devem incluir este tipo de reflexão/observação no seu exercício de auto-avaliação. Cada entidade deve definir os seus próprios
indicadores, adequados à avaliação de cumprimento dos objectos estratégicos que definiu para a sua actividade.
O Balanço de Actividade, enquanto relatório de resultados alcançados em cada ciclo de gestão, deve ser enriquecido com uma parte relativa aos “indicadores-chave de
desempenho” onde o presente painel será apresentado e analisado nos seus desvios.
Questões associadas à construção do painel de indicadores: Quais são os objectivos estratégicos da minha entidade relacionados com clientes, processos internos,
desenvolvimento interno e resultados? Como poderei medir o alcance desses objectivos? Que metas pretendo alcançar (situação desejada)?
Orientações práticas importantes:
1.
A entidade deve preencher o Relatório informaticamente. Para isso, deverá gravar o documento para o seu disco (C:\). Para poder usar os apontadores (hiperligações)
inseridos no documento, deverá incluir na barra de ferramentas as teclas “web” (navegação ← e →).
2.
Depois de preenchido o documento, para efeitos de apresentação à DRFP, deve imprimir apenas as partes que tiverem conteúdo, atendendo ao seu perfil de
Acreditação (por exemplo, não pretendendo a Acreditação no domínio do Diagnóstico, não deve imprimir essa parte).
3.
Depois de impresso, o documento deve ser assinado pela Direcção/Gestão de Topo e pelo Responsável de Formação, que rubricarão também todas as páginas.
4.
O Relatório deverá acompanhar o pedido de Renovação (formulário RENOV 06) em formato papel e electrónico (CD-ROM, de prefª).
5.
Recorda-se, mais uma vez, que NÃO DEVEM SER ENVIADOS ANEXOS associados especificamente a este Relatório de Auto-avaliação (apenas os que decorram
do preenchimento dos formulários RENOV/06 e ACT/06).
6.
Qualquer dúvida sobre a utilização deste modelo pode deverá ser colocada à Direcção Regional de Formação Profissional, nomeadamente através do endereço [email protected]
11
Lista de Acrónimos mais utilizados neste documento:
EF – Entidade Formadora
RF – Responsável de Formação
PF – Ponto Forte
PAM – Plano de Acções de Melhoria
RENOV – Renovação (da acreditação)
PI – Plano de Intervenção
BA – Balanço de Actividade
SAEF – Sistema de Acreditação de Entidades Formadoras
TIC – Tecnologias de Informação e Comunicação
Lista de palavras estrangeiras mais utilizadas:
Input – informação/elementos considerada/utilizados para a realização de determinado processo/actividade/melhoria;
Output – resultados de um determinado processo/actividade;
Stakeholders – agentes com interesse directo ou indirecto na entidade: sócios, colaboradores, prestadores de serviços, associados, accionistas, clientes…
Feedback – reacção a determinada actuação; retorno de informação;
12
IV- Relatório Final de Auto-avaliação
Requisitos Gerais
G1. Política e Planeamento Estratégico
A entidade deve ter uma política e estratégia de actuação, claramente definidas, consistentes com a sua missão e que tenham em consideração o seu contexto de intervenção
e os seus destinatários.
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
ƒ
G1.1. A missão, política e estratégia da
entidade estão bem definidas e apropriadas
por todos os seus
colaboradores/associados? Encontra-se
expressa nos seus estatutos/pacto social?
G1.1. A missão, a visão, a cultura e
estratégia são permanentemente
desenvolvidas?
G1.2. As necessidades dos utilizadores são
regularmente avaliadas, nomeadamente,
através de levantamentos de necessidades?
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Existe um Plano de Intervenção, elaborado no
final do ano anterior, com projectos,
objectivos e metas (exemplos verificados: “
Plano de Intervenção 2003”; “Plano de
Intervenção 2004”; “Plano de Intervenção
2005”);
Existem parcerias com várias organizações
locais (xxx, xxx, xxx, xxx) que ajudam à
integração dos formandos no final da
formação, à obtenção de espaços adequados à
formação prática,……
A entidade está envolvida nos seguintes
projectos de parceria: EQUAL xxx; Leonardo
da Vinci yyyy,...;
…
…
Áreas de Melhoria
(campo único)
x
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Utilização do Plano de Intervenção
como instrumento de gestão: as
actividades de monitorização nem
sempre têm por base este plano,
excepto no final do ano
Apesar de estar envolvida, desde há
vários anos, em diversas parcerias e
projectos, não é visível que estes
tenham contribuído directamente
para a melhoria do serviço de
formação e, por conseguinte, para a
estratégia da entidade;
…
…
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Disseminar o Plano de Intervenção
junto de todos os colaboradores;
Incluir na ordem de trabalhos de
todas as reuniões de
acompanhamento da actividade o
Plano de Intervenção como um dos
instrumentos necessários nessas
reuniões;
Criar encontros regulares
promovidos pelos colaboradores
envolvidos nos projectos onde estes
apresentem propostas de melhoria e
mudança, baseadas nos seus
resultados;
…
…
13
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
G1.2. São antecipadas necessidades, a
partir da observação do contexto
económico-social, com influência directa
na actividade formativa (ex.
regulamentação de acesso a diversas
actividades/profissões, código do trabalho,
directivas comunitárias, novas tecnologias,
etc.)?
São definidas respostas a essas
necessidades, de forma célere e
sustentada?
G1.2.Os projectos formativos estão em
consonância com as conclusões dos
levantamentos de necessidades? Existe
uma clara relação causa-efeito entre
ambos?
G1.3. A entidade está bem inserida no seu
contexto de actuação: conhece os
principais actores, as oportunidades, as
ameaças, relevantes para a actividade
formativa?
G1.3. São estabelecidas parcerias com
diversas entidades relacionadas com a
formação?
Considera ter esgotado todas as hipóteses
de parcerias ou interacções?
14
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
G1.4. A entidade tem uma estratégia de
actuação bem definida?
G1.5. O planeamento da actividade faz-se
regularmente, traduzindo-se em Planos de
Intervenção com projectos, objectivos e
metas consistentes com a estratégia de
desenvolvimento e com as necessidades
detectadas nos utilizadores?
G1.5. Os objectivos definidos no Plano de
Intervenção são calendarizados e
mensuráveis (operacionais), permitindo a
avaliação do seu alcance?
G1.5. O Plano de Intervenção não se
limita à actividade formativa propriamente
dita, incluindo outros projectos, objectivos
e metas com esta relacionados (melhoria
interna dos processos; desenvolvimento da
estratégia; etc.)?
G1.5. A entidade acompanha a evolução
da sua actividade recorrendo ao PI como
instrumento de suporte? Todos os
colaboradores com funções de
chefia/coordenação seguem o PI como
documento orientador?
15
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
G1.5. O Plano de Intervenção inclui as
acções de melhoria sinalizadas nos
Balanços de Actividade e no processo de
Relatório Final de Auto-avaliação?
Observações
(Espaço reservado à DRFP)
Requisitos Gerais
G2. Gestão e Recursos Humanos
A entidade deve assegurar uma gestão eficaz da actividade relevante para a Acreditação assente numa liderança e numa clara repartição de funções, atribuídas a recursos
humanos com competências adequadas
Indicadores
G2.1.A actividade formativa tem uma
liderança clara, existindo um
Responsável de Formação que
assegura o cumprimento dos
objectivos do Plano de Intervenção?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
Existe um Responsável de Formação (Dr. João
….) que assegura a articulação com a gestão de
topo e os clientes;
…
…
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
Não obstante o RF estar designado,
existe uma certa “bicefalia” na
liderança da actividade formativa,
causando alguns equívocos e
prejudicando a focalização num
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
Redefinir e divulgar a todos os
colaboradores internos e externos e
através do Regulamento, as funções e
responsabilidades do RF e de outros
agentes;
16
Indicadores
G2.1.É o Responsável de Formação
que assegura o cumprimento dos
Requisitos de Acreditação, a ligação
entre a entidade e a DRFP e entre a
gestão de topo e a actividade
formativa?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
determinado rumo;
…
…
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
…
…
G2.1.O Responsável de Formação
tem um vínculo estável com a
entidade? (se for externo, tem um
contrato de prestação de serviços
onde constam as suas
responsabilidades na área formativa?
G2.2.A Direcção/gestão de topo está
envolvida com a actividade formativa
e os seus objectivos?
G2.2. A Direcção/Gestão de topo
envolve-se activamente nas
actividades de melhoria? Promove a
identificação de necessidades de
mudança e lidera esse processo
eficazmente?
G2.3.Existe um organigrama
funcional onde conste a actividade
formativa? Todos têm pleno
conhecimento das relações
hierárquicas aí representadas?
Estão identificados os processoschave e os respectivos intervenientes?
(ex. atendimento, comunicação,
diagnóstico, selecção, avaliação, etc.)
17
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
G2.4.Todas as funções são
desempenhadas por colaboradores
com as competências ajustadas?
G2.4. Para promover o ajustamento
das competências existentes às
necessidades, existe um plano de
formação ou planos individuais de
desenvolvimento?
G2.4.Os colaboradores são
incentivados a participarem em
acções de formação regulares,
workshops, seminários…?
G2.5.Existe um corpo de
colaboradores interno que se tem
mostrado suficiente para assegurar a
actividade sem roturas e com
qualidade?
G2.6. Em qualquer momento, a
entidade pode consultar informação
sobre as competências dos seus
colaboradores, através de um registo
interno permanentemente
actualizado?
Cada colaborador contribui de forma
alinhada (com a direcção, os outros
colegas e áreas) para os objectivos
estratégicos e operacionais da
organização?
São estipulados e actualizados
objectivos individuais e de equipa?
18
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
A entidade promove a satisfação dos
seus colaboradores, por exemplo,
registando regularmente o seu
feedback, proporcionando
mecanismos de motivação e
incentivo?
Avalia de alguma forma essa
satisfação?
Observações
(Espaço reservado à DRFP)
19
Requisitos Gerais
G3. Orientação para Resultados e Melhoria Continua
A entidade deve promover uma permanente auto-avaliação da sua actividade com reflexos ao nível da melhoria contínua dos seus produtos e serviços. As acções correctivas
e de melhoria devem ter como objectivo a promoção da qualidade das intervenções, incluindo necessariamente a revisão de conteúdos, metodologias, instrumentos e
composição de equipas, no sentido da sua constante actualização, por forma a permitir uma continua adequação das suas intervenções aos objectivos propostos
Indicadores
G3.1. A entidade realiza balanços
regulares (semestrais/anuais) em que
aprecia os resultados das diversas
dimensões de avaliação (avaliação de
reacção, avaliação de aprendizagem,
avaliação do desempenho dos
colaboradores, avaliação das desistências,
avaliação de ocorrências e reclamações)?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de
cumprimento/Pontos Fortes
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
É feito um Balanço da Actividade anual,
sendo o resultado final de um processo
de acompanhamento e monitorização
que tem vários momentos ao longo do
ano (ex. verificados: BA 2004 e BA
2005);
…
…
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
São avaliados resultados do ponto de
vista de todos os stakeholders?
G3.1. Nos Balanços a entidade efectua
interpretações críticas dos resultados,
analisa eventuais desvios e indica áreas de
melhoria?
ƒ
ƒ
Apesar de ser feito o Balanço anual,
este não inclui de forma aprofundada
os resultados da avaliação de
aprendizagem, sendo uma lacuna
assinalável;
O acompanhamento e monitorização
da actividade, apesar de regular, tem
um carácter muito subjectivo e
descritivo (“correu bem”; “correu
mal”) não permitindo uma verdadeira
aferição de desvios (também não são
definidas metas quantitativas a
montante);
…
…
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Criar um mecanismo de registo
permanente dos resultados da
avaliação de aprendizagem obtidos
em cada acção de formação, bem
como o seu nível de dispersão,
médias, mínimos e máximos;
Nas reuniões de acompanhamento
realizadas ao longo do ano, analisar
os painéis dos resultados extraídos
desse registo;
Definir indicadores a partir dos
quais deve ser acompanhada a
actividade;
…
…
G3.1. As áreas de melhoria dão origem a
acções/projectos incluídos nos Planos de
Intervenção seguintes? (Existe uma
relação entre Balanço e Plano?)
G3.2.. A entidade revê com regularidade
programas, metodologias, instrumentos,
etc? Essa revisão, além de sistemática,
abrange toda a actividade?
G3.3. Nas alterações/revisões
consideram-se resultados de análises de
necessidades do público-alvo e de
avaliação da sua satisfação/reacção?
20
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de
cumprimento/Pontos Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
G3.3. São identificadas, compreendidas e
antecipadas as necessidades e
expectativas do seu público alvo e
restantes stakeholders?
G3.3. Existem registos do processo de
melhoria contínua? (registo de conclusões
de reuniões; relatórios; …)
G3.4. Em situações de recurso a outras
entidades formadoras, existem
mecanismos e indicadores de controlo da
sua actuação?
G3.4. São aplicados e os seus resultados
dão origem a acções concretas?
Observações
(espaço reservado à DRFP)
21
Requisitos Gerais
G4. Práticas e Normas de Conduta
A entidade deve preservar a sua idoneidade, seguindo uma conduta exemplar no respeito pelos interesses e direitos de terceiros.
Indicadores
G4.1. A entidade tem preocupações
explícitas quanto à preservação dos
princípios da igualdade, lealdade,
equidade,…? Assegura que o
comportamento dos seus colaboradores é
o mais correcto? Promove a ética dos
seus profissionais? Não existem
ocorrências de reclamações sobre esses
aspectos?
G4.2. A entidade tem conhecimento e
obtém informação regular sobre todas as
normas legais que afectam a sua
actividade, cumprindo-as?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
x
Evidências de cumprimento/Pontos Fortes
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
São sempre emitidos Certificados de
Frequência;
A incidência de reclamações é muito
reduzida: 4%;
…
…
Acções de melhoria
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
…
Os certificados não cumprem o
estipulado no DR 35/2002 são
emitidos com atraso;
Apesar de registadas as ocorrências
de reclamações, não existem
procedimentos claramente
divulgados de como se pode
colocar uma reclamação ou
formular uma sugestão; essa
iniciativa fica reduzida ao
questionário de avaliação, limitada
à sua periodicidade (quando o
motivo da reclamação pode surgir
sem agenda…).
…
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Criar um novo modelo de
Certificado, em consonância com a
legislação e reduzir o prazo de
emissão para 1 mês;
Incluir no Regulamento
procedimentos de apresentação e
tratamento de reclamações,
criando um instrumento próprio
(incentivar igualmente a colocação
de sugestões/apreciações
positivas);
…
…
G4.4. Todos os acordos estabelecidos
com terceiros, no âmbito da formação,
são escritos? (contratos, protocolos, etc.)
G4.5. Os contratos de formação, com os
formandos ou com as empresas de onde
provêm, são sempre formalizados?
G4.5. São sempre formalizados contratos
de prestação de serviços com os
colaboradores externos (formadores,
coordenadores, etc.)?
G4.2. Existe um cumprimento contratual
generalizado, não havendo situações de
reclamações, etc. a esse nível?
22
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
G4.6. Existem procedimentos
amplamente divulgados de recepção e
tratamento de reclamações?
G4.7. A promoção da actividade
formativa assenta em mensagens claras,
inequívocas e verdadeiras? Todos os
distintivos (logótipos) usados têm
suporte legal de utilização?
G4.7. A entidade divulga adequadamente
o seu estatuto de Acreditação? Dá
conhecimento desse facto a formandos e
formadores? Dá informação sobre os
Requisitos de Acreditação a que está
vinculada?
G4.7. Todos os reconhecimentos
externos invocados (homologações, etc.)
foram efectivamente atribuídos e estão
dentro da sua validade?
G4.8. Existe um conhecimento e domínio
da legislação que regula a protecção de
dados pessoais e tudo o que ela implica?
G4.8. As fichas de inscrição e/ou os
contratos têm indicação da utilização que
irá ser dada aos dados pessoais
recolhidos no âmbito da formação? Pedese o consentimento aos visados para
utilização dos dados para outros efeitos
que não a formação?
23
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
G4.8. Os suportes e registos usados na
gestão da formação cumprem a lei em
causa?
G4.9. São emitidos Certificados de
Formação ou Certificados de Frequência
de Formação para todas as acções, de
acordo com o Decreto Regulamentar nº
35/2002, de 23/4?
Observações
(Espaço reservado à DRFP)
24
Requisitos Específicos
1. Diagnóstico de Necessidades de Formação
Indicadores
E1.1. Existe na equipa quem assegure o
trabalho de Diagnóstico com
competências adequadas, tais como:
ƒ
experiência profissional e/ou
formação em diagnóstico de
necessidades de formação;
ƒ
formação e/ou experiência
pedagógica;
ƒ
experiência profissional e/ou
formação técnica na área de
incidência do Diagnóstico?
ƒ
E1.2. Está identificado, reconhecido pela
equipa, o colaborador que
lidera/coordena os trabalhos de
diagnóstico? Sendo externo, existe
formalização contratual que garanta
estabilidade da sua ligação à entidade?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
Existe uma metodologia própria de
detecção de necessidades de formação;
…
…
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
A metodologia é excessivamente
suportada na técnica do inquérito,
sendo os resultados demasiado
subjectivos;
…
…
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Rever a metodologia de diagnóstico,
diversificando-a consoante o tipo de
intervenção e suportando-a noutras
técnicas para alem do inquérito:
análise de resultados da avaliação de
desempenho; estudos de caso e
entrevistas…
Rever os instrumentos do diagnóstico
no sentido de orientar a informação
obtida para as competências em
carência;
…
…
E1.3. Existe um referencial
metodológico de Diagnóstico
desenvolvido? Está formalizado de
forma explícita e documental?
E1.4. Nesse referencial, está prevista a
forma de envolvimento dos vários
actores-chave num processo de
diagnóstico?
25
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E1.5. Em qualquer trabalho de
diagnóstico é aplicado um plano de
acção detalhado, que contemple a
calendarização das várias fases, a
indicação dos seus intervenientes e os
recursos a mobilizar?
E1.6. Nas fases do trabalho de
diagnóstico incluem-se:
ƒ
A caracterização do contexto?
ƒ
A definição das metodologias
associadas a cada fase e
respectivos instrumentos?
ƒ
As estratégias específicas de
envolvimento dos actoreschave?
ƒ
A recolha de dados?
ƒ
A análise de problemas e
causas?
ƒ
A identificação de uma
situação de referência em
relação à qual se identificam e
analisam desvios?
ƒ
O estabelecimento/sugestão de
prioridades de acção?
ƒ
Uma proposta de solução
adequada às necessidades
detectadas, assente no tipo de
competências a desenvolver?
ƒ
Uma orientação antecipada
e/ou prospectiva?
26
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E1.6. As conclusões do diagnóstico
constituem input suficiente para o
processo de concepção (indicam quais as
competências a desenvolver para
colmatar as necessidades)?
E1.7. A recolha de informação para o
diagnóstico é baseada em fontes
credíveis, diversificadas e em amostras
representativas?
E1.8. Existem procedimentos definidos
para controlar e acompanhar o trabalho
de diagnóstico?
E1.9. Os resultados dos diagnósticos
desenvolvidos traduzem-se em planos de
formação?
E1.11. Sendo desenvolvidos trabalhos de
diagnóstico sectorial, foram
contemplados: O enquadramento
socioeconómico do sector? O estudo dos
empregos no sector e suas perspectivas
de evolução quantitativa e qualitativa? A
construção de cenários alternativos para
o desenvolvimento do sector? As
necessidades e propostas de reorientação
da formação especificamente
vocacionadas para o sector? As
necessidades de formação ao nível das
competências e qualificações, em
detrimento das áreas de formação?
27
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E1.12. No âmbito do Diagnóstico
sectorial existe uma metodologia de
integração dos resultados numa
perspectiva macro/meso, com uma
orientação antecipada e/ou prospectiva?
Observações
(Espaço reservado à DRFP)
28
Requisitos Específicos
2. Planeamento
Indicadores
E2.1. Ao nível do planeamento, são
envolvidos colaboradores com
experiência prévia em planeamento
e/ou formação específica ou
experiência em gestão da formação?
E2.2. O Planeamento parte de um
conjunto de necessidades de formação
detectadas previamente?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
x
Evidências de cumprimento/Pontos Fortes
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
Faz-se um plano de formação detalhado, todos os
anos (exemplos verificados: Plano de Formação e
Desenvolvimento 2003; Plano de Formação 2004 e
Plano de Formação Estratégica 2005);
…
…
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
Apesar do plano de formação ser
feito com antecedência e ter um
elevado grau de detalhe, não sua
elaboração não são suficientemente
envolvidos todos os interessados o
que leva a frequentes alterações de
cronograma;
…
…
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
Incluir nas actividades de
planificação reuniões com as
chefias e representantes do
público-alvo, de forma a
ajustar o planeamento às suas
necessidades e
disponibilidades;
…
…
E2.3. Ao nível organizacional, o
planeamento é feito com o
envolvimento das várias partes
interessadas?
E2.4. Existe um suporte documental
(plano de formação) para o
planeamento que contemple: a
fundamentação das intervenções; a
definição do tipo de intervenção; a
designação das acções a desenvolver,
objectivos e destinatários; a previsão
de metas físicas e financeiras; a
definição das metodologias a aplicar; a
definição antecipada dos recursos
humanos a mobilizar; a identificação
dos recursos e meios necessários; a
identificação de possíveis parcerias; a
caracterização do modelo de
monitorização e controlo do plano de
formação?
29
Observações
(espaço reservado à DRFP)
Requisitos Específicos
3. Concepção
Indicadores
E3.1. No processo de concepção são
envolvidos elementos com competências
técnicas na área de formação em causa
(adquiridas pela experiência ou formação
de base)?
Existem igualmente elementos com
competências pedagógicas?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
x
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes (campo único)
ƒ
ƒ
A concepção resulta em programas com toda a
informação prevista: objectivos, metodologias
de formação e de avaliação, modalidades,
recursos necessários, conteúdos, cargas
horárias;
Existe uma metodologia suportada em 4 fases
e numa equipa com 4 elementos (2 peritos
técnicos, 2 peritos pedagógicos);
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
Apesar da informação associada
aos programas ser muito
completa, não é distribuída aos
formandos de forma atempada e
com todos os items que constam
no programa;
…
…
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
Passar a divulgar os programas
completos a todos os potenciais
interessados, reformulando o
material de promoção e os
packages de informação a
distribuir aos formandos;
…
…
30
Indicadores
E3.2. Existe uma metodologia de
concepção que contemple os inputs
necessários (necessidades a satisfazer ao
nível de competências; características do
público alvo; informação relativa a
resultados de avaliação de acções
anteriores; requisitos normativos…)?
Essa metodologia prevê as fases do
processo? Os intervenientes? Os inputs e
os outputs de cada uma? Os instrumentos
associados?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes (campo único)
ƒ
ƒ
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
…
…
E3.3. O resultado final da concepção,
quando se trate de intervenções
formativas, é suficientemente
esclarecedor na medida em que
contempla: objectivo geral; objectivos
específicos, população-alvo; modalidade
de formação; formas de organização;
metodologias de formação e avaliação;
conteúdos programáticos; cargas horárias;
recursos materiais e pedagógicos; espaços
e respectivos requisitos?
E3.3. Todos os agentes (formandos,
formadores, coordenadores) têm acesso à
informação detalhada acima referida,
antes do seu envolvimento directo nas
acções?
E3.3. Os objectivos pedagógicos estão
bem definidos, contemplando as
dimensões:
ƒ
comportamento a desenvolver;
ƒ
condições de realização;
ƒ
critérios de êxito?
31
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes (campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E3.4. No processo de concepção são
ponderados critérios pedagógicos que
determinam cargas horárias, conteúdos,
…tendo em conta o seu ajustamento ao
público alvo e aos objectivos?
(é sempre possível explicar os motivos
que levam a determinadas opções:
durações; repartição teórica/prática,…)?
E3.5. Os suportes de apoio à
aprendizagem (manuais) contemplam
informação esclarecedora quanto aos seus
objectivos, aos benefícios e condições de
utilização e outros aspectos que facilitem
a sua apropriação?
E3.6. Nos manuais e outros suportes
concebidos, são sempre identificadas as
fontes/bibliografia?
E3.7. Existe um procedimento/prática que
visa controlar a qualidade dos resultados
da concepção?
Os programas cumprem os seus
objectivos? Os suportes são bem aceites,
contribuem para a aquisição de
competências a que se propõem?
32
Observações
(espaço reservado à DRFP)
Requisitos Específicos
4. Organização
Indicadores
E4.1. Ao nível da organização/preparação
das acções, existe na equipa elementos
com experiência ou competências
pedagógicas?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
ƒ
É assegurado apoio logístico permanente a
todas as acções de formação (na sede pela
Sra. …; na delegação y pelo Sr. …); não
existem quaisquer reclamações a este
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
Não existe uma metodologia de
selecção, os participantes são
escolhidos por ordem de inscrição;
as desistências são elevadas em
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
Criar uma metodologia de selecção
com critérios e instrumentos
associados;
Juntar uma questão na ficha de
33
E4.2. É disponibilizado apoio logístico
permanente às acções de formação?
E4.3. Existe uma metodologia de
selecção
dos
formandos?
Está
adequadamente segmentada em função
das diferentes (eventuais) tipologias de
cursos?
ƒ
respeito e o nível de satisfação relativo ao
item organização é muito elevado (95%);
….
ƒ
ƒ
parte por ausência de uma selecção
criteriosa;
Apesar do elevado investimento
efectuado, não se conhece a eficácia
dos vários meios de divulgação;
….
ƒ
inscrição relativa à fonte de
conhecimento do curso: por um
amigo; pelo jornal; avaliar a
eficácia de cada um dos meios de
divulgação regularmente incluindo
os resultados no Balanço de
Actividade;
...
E4.3. Os métodos e critérios são claros
para o exterior, não originando
equívocos, reclamações, perante os seus
resultados?
E4.3. A informação relativa à selecção é
publicada com a indicação dos resultados
obtidos para cada critério?
E4.3. Existe uma metodologia com
critérios de selecção para os
colaboradores externos?
É aplicada regularmente?
E4.4. O processo de gestão da informação
inclui a organização de Dossiers Técnico
Pedagógicos com o conteúdo previsto
neste requisito?
E4.4. Existem suportes informáticos
adequados aos registos de resultados de
avaliações, dados dos intervenientes, etc.?
E4.5. Quando da promoção e divulgação
da formação recorre a meios adequados
às características do público-alvo?
34
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E4.6. Quando a formação se destina a
participantes individuais externos
(público em geral) é sempre assegurado
que os mesmos têm informação
atempada, antes do estabelecimento de
qualquer compromisso, relativa a:
métodos e critérios de selecção;
conteúdos e objectivos; custos
associados; datas e locais de realização da
formação e das provas de avaliação?
E4.7. São assegurados meios
complementares de consulta e pesquisa
aos formandos, formadores e outros
agentes? A entidade possui um centro de
documentação, uma biblioteca, com
espaço de acesso à Internet?
E4.7. Não dispondo de meios próprios,
são incentivados os agentes a consultarem
Centros de Recursos em Conhecimento,
por exemplo? Existe alguma informação
distribuída sobre a Rede de Centros de
Recursos em Conhecimento?
E4.8. Os equipamentos disponíveis para a
formação são considerados os mais
adequados às diferentes tipologias de
acções?
E4.8. No caso da formação prática em
informática, é assegurada uma relação
mínima de 1 computador para 2
formandos?
35
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E4.8. A selecção dos espaços de
formação é feita com base em critérios
relativos a: dimensão e condições
ambientais adequadas, condições de
higiene e segurança e infra-estruturas
disponíveis (todas permitem uso de
equipamento áudio-visual)?
E4.8. Para a formação prática, são
assegurados espaços adequados que
reproduzem o contexto normal de
trabalho?
E4.8. No caso da formação para públicos
com necessidades especiais, os critérios
de selecção dos espaços são ajustados às
mesmas?
Observações
(espaço reservado à DRFP)
Requisitos Específicos
5. Desenvolvimento
36
Indicadores
E5.1.
Ao
nível
do
desenvolvimento/execução existem na
equipa os seguintes elementos:
ƒ
Coordenadores – em nº ajustado ao
volume e com experiência e/ou
competências pedagógicas?
ƒ
Formadores – com competências
técnicas na área de formação em
que intervêm e/ou competências
pedagógicas certificadas?
ƒ
Outros agentes – com qualificações
ajustadas à sua intervenção no
processo?
E5.2. A formação desenvolvida
encontra-se enquadrada no planeamento
da entidade?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Os formandos são acompanhados de forma
muito próxima e regular por parte do
coordenador que se reúne com eles todas as
semanas de curso;
Foi introduzida uma nova metodologia de
formação, assente na análise e estudo de
casos para os cursos do tipo ...;
….
ƒ
ƒ
Apenas se apuram resultados ao
nível da avaliação de satisfação;
desconhece-se o grau de
cumprimento dos objectivos
pedagógicos; nas acções de revisão
dos programas/cursos esse nunca é
um aspecto considerado: os
formandos estão ou não a adquirir os
conhecimentos e competências
previstos?
Apesar de se considerar adequada e
inovadora, não existem dados
objectivos que permitam concluir
acerca dos resultados da nova
metodologia;
…
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
Criar critérios para aplicação da
avaliação de nível 2
(aprendizagem);
…
E5.2. Independentemente de serem
concebidos pela entidade ou por
terceiros, todos os programas e suportes
obedecem aos Requisitos E3.3. e E3.5.?
E5.3. Estão claramente definidas as
responsabilidades e funções de cada
agente?
Os perfis funcionais do coordenador, do
formador, …estão definidos?
E5.4. Existe uma articulação sistemática
entre coordenadores, formadores, e
outros intervenientes ao longo do
processo formativo? Encontra-se
diferenciada por tipo de intervenção?
37
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Indicadores
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E5.4. Criam-se registos (ex. actas de
reuniões com conclusões, acções
correctivas decididas, etc.) da
articulação entre os agentes?
E5.5.
Existe
um
referencial
metodológico
de
avaliação
que
contemple
as
metodologias,
os
intervenientes, os momentos de
aplicação, os instrumentos, associados a
cada nível ou tipo de avaliação?
Esse modelo é aplicado a toda a
formação, homogeneizando práticas de
formadores diferentes?
E5.5. É aplicada avaliação
Diagnostica?
E5.5. É aplicada
reacção/satisfação?
avaliação
de
E5.5. É aplicada avaliação de
aprendizagem (conhecimentos e
competências adquiridos/aferição do
alcance dos objectivos pedagógicos)?
E5.6. Existem metodologias de
acompanhamento dos formandos,
diferenciadas por tipo de intervenção?
Estão claramente definidas/explicitadas?
E5.7. Existe uma ligação directa entre as
orientações da concepção e a
operacionalização das acções?
38
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E5.8. Quando previsto no processo de
concepção, são organizados estágios
para os quais se definem critérios de
selecção das entidades receptoras?
Existem mecanismos para acompanhar e
avaliar os estágios?
E5.9 Quando a formação é de longa
duração e se destina a desempregados
(1º emprego ou outros), são
desenvolvidas diligências no sentido da
promoção da inserção dos formandos?
Essas diligências são registadas nos
dossiers-técnico-pedagógicos?
E5.10. Para a formação dirigida a
individuais externos, existe um
Regulamento/Manual de
Funcionamento com o conteúdo
previsto no requisito?
E5.10. Este documento é sempre
distribuído a formandos, formadores e
outros intervenientes, antes do início da
formação?
E5.11. Quando a formação é dirigida a
participantes individuais externos,
existem instalações de acesso público,
com horário de atendimento
permanente?
As instalações estão devidamente
identificadas com a imagem da
entidade?
O acesso é fácil para pessoas com
deficiência?
39
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E5.12. Quando existe desenvolvimento
de acções em vários concelhos/distritos,
sem uma estrutura fixa associada a cada
local, são asseguradas as mesmas
garantias de qualidade? É assegurado o
apoio logístico permanente? A
articulação entre os vários agentes
mantém-se regular? Existe um
coordenador pedagógico que
acompanha o curso com a mesma
regularidade? O acompanhamento aos
formandos é assegurado antes, durante e
depois?
E5.12. Os índices de satisfação são
semelhantes?
E5.13. Existem mecanismos de controlo
e de monitorização das diversas fases do
desenvolvimento (para além do
acompanhamento aos formandos)?
Observações
(espaço reservado à DRFP)
40
Requisitos Específicos
6. Avaliação
Indicadores
E6.1. Na equipa existem elementos com
as seguintes características:
ƒ
experiência profissional e/ou
formação em avaliação?
ƒ
competências técnicas na área
de formação em causa?
ƒ
experiência e/ou formação
pedagógica?
E6.2. Encontra-se identificado,
reconhecido pela equipa, o colaborador
que lidera/coordena os trabalhos de
avaliação? Se for externo, existe
formalização contratual que garanta
estabilidade da sua ligação à entidade?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
É feito um contacto com os formandos
(follow-up), 6 meses depois do curso terminar,
com o intuito de averiguar o grau de aplicação
dos conhecimentos e competências adquiridos
(exemplos verificados: modelo de questionário
xxxx; relatório de aplicação de 2004);
Os resultados tratados deste inquérito são
analisados em sede de Balanço de Actividade
(verificados os BA 2003, 2004 e 2005);
…
…
…
…
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
Os resultados obtidos a partir do
inquérito são insuficientes para
concluir que existe efectiva
transferência de competências para o
posto de trabalho;
A avaliação de follow-up até ao
momento apenas recolhe as percepções
dos formandos;
…
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
Desenvolver um referencial
metodológico para a
avaliação de impacto:
etapas, objectivos, inputs,
técnicas e métodos,
instrumentos, intervenientes
e outputs;
Complementar o inquérito
com entrevistas às chefias e
obter indicadores objectivos
de melhoria do
desempenho;
….
E6.3. Caso intervenha também no
domínio do desenvolvimento/execução
prevê metodologias de acompanhamento
de todo o processo, com vista a uma
melhor garantia e controlo de resultados
face aos objectivos pré-defenidos?
E6.4.. Existe um referencial
metodológico de avaliação
desenvolvido? Está formalizado de forma
explícita, documental?
E6.5. Em qualquer trabalho de avaliação
é aplicado um plano de acção detalhado,
comunicado ao cliente, com a
calendarização das várias fases, com
indicação dos intervenientes e dos
recursos a mobilizar?
41
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E6.5. No plano de execução da avaliação
estão incluídos os níveis de avaliação a
abranger, respectivas metodologias e
instrumentos associados?
E6.6.Está prevista a forma de
envolvimento dos vários actores-chave
num processo de avaliação?
E6.7. São analisados os resultados finais
das acções face aos objectivos traçados
(ao nível de cada competência a
desenvolver)?
E6.7. Existem projectos em que a
avaliação alcança, pelo menos, o nível 3
do modelo de D. Kirkpatrick?
Os impactos da formação no posto de
trabalho/contexto de actuação real dos
formandos pós-formação são aferidos?
E6.8. As metodologias utilizadas são
diversificadas, garantindo dados
objectivos (vão além dos inquéritos,
entrevistas…)?
E6.9. Se a avaliação incide sobre
formação da própria entidade, os seus
resultados são usados na melhoria de
projectos futuros? Constam do Balanço
de Actividades?
42
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
E6.10 Existem práticas de monitorização
e controlo do processo de avaliação?
(que garantam cumprimento de prazos,
focalização nos objectivos, etc.)
E6.12. Se desenvolve estudos de
avaliação ao nível sectorial, tem um
referencial Metodológico específico?
Contempla o enquadramento sócioeconómico dos resultados da formação?
Contempla o impacto da formação ao
nível das necessidades de
desenvolvimento das competênciaschave sectoriais? Propõe actuações aos
decisores para futuras intervenções,
políticas de formação, etc.
Observações
(espaço reservado à DRFP)
43
Requisitos Específicos
7. Outras Formas de Intervenção
Indicadores
E7.1 Existem actividades relacionadas
com formação/inserção social, que não
sendo de natureza formativa, contribuem,
a montante ou juzante, para os seus
objectivos?
São intervenções estruturadas, regulares?
E7.2. Os recursos humanos envolvidos são
ajustados às características das
intervenções em causa?
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Na nossa comunidade temos vindo a
desenvolver um projecto baseado na
criação de ciclos de qualidade que envolve
a sensibilização e discussão de diversas
matérias dos quais resultam iniciativas de
formação complementares;
…
…
…
…
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
…
Não tem sido feita uma
avaliação e controlo das várias
etapas do projecto, de forma a
aferir o seu impacto e melhorar
a sua execução;
...
Acções de melhoria
(campo único)
ƒ
ƒ
ƒ
Desenvolvimento de
instrumentos de
acompanhamento e
avaliação das várias etapas
do projecto;
…
…
E7.3. Existe(m) referencial(ais)
metodológico(s) que regulem as
intervenções em causa? Estes referenciais
contemplam objectivos, destinatários,
etapas, metodologias, intervenientes e
instrumentos?
E7.4. Estão definidos para cada actividade
modelos de controlo e de monitorização
que permitam acompanhar e aferir o
alcance dos objectivos?
Observações
(espaço reservado à DRFP)
44
FORMAÇÃO A DISTÂNCIA
Requisitos Específicos
3. Concepção
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos Fortes
(campo único)
x
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de
melhoria
(campo único)
ED3.1. Existem colaboradores na equipa com
formação e experiência em na concepção de
soluções formativas a distância e respectivas
metodologias? Há pelo menos um elemento
que se pode considerar especialista na
matéria?
ED3.2.Há uma metodologia específica para a
concepção da formação a distância?
ED3.2. Essa metodologia é suportada numa
ferramenta de autor?
Está integrada num sistema de gestão de
aprendizagens e de conteúdos?
ED3.2. Existe uma adequação evidente da
metodologia de concepção aos canais de
distribuição e às opções pedagógicas
assumidas?
45
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de
melhoria
(campo único)
ED3.3. Os produtos concebidos (intervenções
formativas) têm associada: - a definição de
objectivos de aprendizagem;
- uma estruturação de itinerários de
aprendizagem a distância (podendo incluir
momentos presenciais);
- a estruturação de unidades/sequências de
aprendizagem;
- a definição dos momentos de consolidação e
aplicação de conhecimentos/competências
adquiridos?
46
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos Fortes
(campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de
melhoria
(campo único)
ED3.4.Os conteúdos de aprendizagem,
destinados à formação a distância, têm
características próprias para ser utilizados
dessa forma, tais como:
⋅
acessibilidade (fácil acesso pelos
destinatários)
⋅
legibilidade (qualidade da
apresentação de gráficos, textos,
imagens...)
⋅
autonomia
⋅
interactividade (potencia a relação
activa entre o conteúdo e o utilizador)
⋅
sequência pedagógica (de acordo
com uma lógica construtivista de
aquisições)
⋅
navegabilidade interna (orientação e
progressão dentro do conteúdo)
⋅
flexibilidade (ajustado a ritmos de
aprendizagem diferentes)
⋅
práticas com retorno /”feedback”
(possibilidade de o utilizador praticar e
receber orientação/comentário ao seu
trajecto de aprendizagem )
⋅
reutilização (o conteúdo pode ser
enquadrado em itinerários de
aprendizagem diferentes).
(por oposição a conteúdos que apenas sofrem
uma transformação de formato – manuais
concebidos para formação presencial,
disponibilizados em PDF na formação a
distância).
47
Observações
(espaço reservado à DRFP)
Requisitos Específicos
4.Organização
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
x
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes (campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
ED4.1.Existe um coordenador/gestor da
formação interno, claramente
identificado, para as intervenções
formativas a distância?
ED4.1. Esse profissional tem formação
específica para coordenar/gerir um
dispositivo de formação a distância ou
experiência prévia na implementação
desse tipo de intervenções?
48
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes (campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
ED4.2..Existe um dispositivo pedagógico
(sistema com metodologias, instrumentos,
suportes…) suportado numa plataforma
tecnológica ou noutra alternativa, que
garanta as seguintes funcionalidades:
. helpdesk;
. contratualização de aprendizagens;
. inscrições;
. divulgação;
. redes de contactos/fóruns (entre
aprendentes, tutores, gestores);
. disponibilização de conteúdos
pedagógicos;
. suporte da tutoria;
. orientação e apoio diverso aos
formandos;
. recepção e resposta a reclamações.
ED4.3. Existem métodos e instrumentos
de gestão dos recursos humanos
(formandos e tutores), capazes de
monitorizar a realização das várias etapas
do processo formativo e das
tarefas/actividades (formandos;
formadores; tutores) que lhe estão
associadas?
Esta gestão é transversal a todo o
processo?
49
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes (campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
ED4.3. Existem métodos e instrumentos
apropriados para a
distribuição/apresentação dos conteúdos
pedagógicos, suportados ou não por
plataforma tecnológica?
(por oposição à sua disponibilização sem
método ou critério, nomeadamente
relacionados com o momento de
aprendizagem ideal para a sua introdução
ou utilização)
Observações
(espaço reservado à DRFP)
50
Requisitos Específicos
5. Desenvolvimento
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
x
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes (campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
ED5.1. Na equipa de colaboradores estão
incluídos tutores com formação em
métodos e técnicas de tutoria em contexto
de formação/ensino a distância ou
experiência prática na supervisão e
orientação pedagógica de
aprendentes/formandos a distância?
ED5.1. Na mesma equipa existe um
coordenador nomeado que obedece ao
Requisito ED4.1.?
ED5.2. Existe uma consonância entre o
modelo de formação e o modelo
pedagógico de aprendizagem (com
adequação a objectivos, destinatários)?
ED5.2. Tendo sido feita opção pelo
modelo misto (blearning) a relação entre
componentes presencial e a distância
obedece a critérios pedagógicos pré
determinados?
ED5.3. Existe um sistema de tutoria,
ajustado à formação e ao público-alvo?
ED 5.3. Esse sistema de tutoria é
divulgado com antecedência aos
candidatos a formandos?
51
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes (campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
ED 5.3. Esse sistema tem uma capacidade
de resposta suficiente, garantindo retornos
no prazo máximo de 48 horas?
ED 5.4. Esse sistema tem uma relação
equilibrada com o nível de autonomia e
de interactividade dos conteúdos?
Quanto maior o carácter estático e linear
dos conteúdos/informação apresentada
aos formandos (relação formandoconteúdo) maior deve ser o investimento
do dispositivo de formação na interação
formando-tutor.
ED5.5. O sistema de tutória é passivo
(reage a pedidos) ou activo (promove
formas de comunicação e interacção entre
os próprios formandos e entre estes e os
tutores; introduz mecanismos de
incentivo e de feedback não solicitado;
prevê formas de organização do trabalho
em equipa; controla os trabalhos
individuais e colectivos e verifica
continuamente a evolução das
aprendizagens)?
52
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes (campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
ED5.6. Existe um sistema de avaliação
em consonância com o modelo de
formação (autoavaliação/heteroavaliação;
presencial/online)? Contempla
metodologias e instrumentos de avaliação
diagnostica; de reacção e de
conhecimentos?
ED5.6. Existe um sistema de avaliação
que garante a fiabilidade da informação
recolhida (respostas a testes/trabalhos
desenvolvidos)?
ED5.6. Esse sistema garante igualmente o
retorno dos resultados da avaliação
(óptica externa)?
… e o seu aproveitamento para o
processo de melhoria contínua do
dispositivo de formação (óptica interna)?
ED5.7. Os conteúdos de aprendizagem
possuem as características previstas no
requisito ED3.4.?
ED5.7. Havendo características com
menor expressão nos conteúdos, existe o
efeito “compensação” através de um
modelo de tutoria activo?
53
Indicadores
Sim/Não/
Em parte/
Não
aplicável
Evidências de cumprimento/Pontos
Fortes (campo único)
Áreas de Melhoria
(campo único)
Acções de melhoria
(campo único)
ED5.8. Existem suportes escritos que
regulam os serviços pedagógicos, as
actividades dos vários agentes
envolvidos, o trabalho individual e
colectivo (o que é esperado do formando;
do tutor;…)?
ED5.8. Existem guias que ajudam a
explorar materiais e conteúdos?
Observações
(espaço reservado à DRFP)
54
V- Lista de evidências
Identificação das evidências que foram observadas, consultadas no processo de auto-avaliação e que suportam os seus resultados.
Assinale com “X” o(s) grupo(s) de requisitos no âmbito do(s) qual/quais a evidência foi tida em conta.
Nº
Evidências (planos, balanços, referenciais, instrumentos, etc.)
Designação, data, localização do documento
G1
1
2
3
4
5
Plano de Intervenção de 2004, Direcção
Diagnóstico de Necessidades para o cliente “ Empresa, Lda.”, 2004, Direcção
Planos de sessões dos cursos desenvolvidos em 2005 (nos Dossiers TP)
Estudo de impacto do curso XPTO, realizado em 2004, Direcção
Certificados de formação do curso “Formação de e-trainers”, 2005, Registos
do Pessoal
Fichas de Inscrição, 2004 e 2005, nos Dossiers TP de todos os cursos
Questionários do levantamento de necessidades, 2003, Direcção
Testes de avaliação, 2005, Dossiers TP dos cursos x, y, z
Metodologia de avaliação, 2004, Manual Interno de Procedimentos
Metodologia de selecção, 2004, Manual Interno de Procedimentos
“Curso de Jardinagem”, 2003 e 2004, Dossiers Técnico Pedagógicos
X
6
7
8
9
10
11
G2
G3
G4
E1
D
E2
P
E3
C
E4
O
E5
D
E6
A
E7
ED
3
ED
4
ED
5
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
55
VI- Plano de Acções de Melhoria
Acções Correctivas e de Melhoria Previstas identificadas na auto-avaliação e aprovadas pela Direcção/Gestão de Topo
Acções de melhoria
Grau de
Prioridade
(ver legenda)
Data de
Início
Data de
Conclusão
Corrigir Ficha de Inscrição (protecção de dados pessoais)
Rever os procedimentos de selecção, criando critérios por
tipologia de cursos
1
2
10Março-06
Março-06
20Março-06
Junho-06
Identificar e promover a frequência de um curso de gestão
da formação pelo Coordenador Dr. Paulo ....
Aplicar avaliação de 2º nível a todos os cursos, criando
referenciais e instrumentos diferenciados para cada
tipologia
Aplicar uma iniciativa de integração a todos os cursos
para desempregados
Criar e aplicar uma metodologia de avaliação de
desempenho para formadores e coordenadores
2
Março-06
Junho-06
3
Março-06
Março-07
4
Março-06
Setembr-07
4
Junho-06
Dez-06
Observações
(estratégias; parcerias; etc.)
Efectuar parceria com ...
Grau de prioridade: 1- requer implementação imediata (<1 mês); 2 – implementação de curto prazo (entre 1 a 3 meses); 3-implementação necessária de médio prazo (3 a 12 meses); 4- implementação
necessária de longo prazo (> 1 ano).
56
VII- Painel de Indicadores de Acompanhamento
Cada entidade deverá seleccionar/criar os seus próprios indicadores de acompanhamento, tentando não ultrapassar 3 por cada perspectiva (admite-se que no 1º
exercício ainda não possa apresentar dados para as colunas “Resultados” e “Desvios”).
As metas devem ser fixadas no Plano de Intervenção; a interpretação dos desvios deve ser feita no Balanço de Actividades.
Perspectiva
Clientes
Indicadores
Metas
(ano/período)
2006
Resultados
Desvios
Taxa de aproveitamento
(nº de formandos que concluíram com aproveitamento/nº de formandos que concluíram as acções) x100
Taxa de desistência
(nº de formandos desistentes/nº de formandos que iniciaram) x100
Frequência de reclamações
(nº de reclamações/nº de inscrições) x 100
Processos
Produtividade e eficiência
(volume de formação/colaboradores envolvidos)
Eficácia da selecção
(formandos que concluíram/formandos seleccionados) x100
Revisão e melhoria
(cursos com alterações/cursos totais desenvolvidos) x100
Cobertura da avaliação
(nº de cursos com avaliação de aprendizagem/nº total de cursos) x100
Desenvolvimento
e Aprendizagem
Taxa de participação em actividades de formação
(colaboradores participantes em acções no ano/total de colaboradores regulares) x100
Nº de participações em projectos de investigação e desenvolvimento
Nº de formadores certificados/nº total de formadores envolvidos no período x100
Resultados
Taxa de retorno do investimento
(receitas totais/custos totais)x100
Custo/hora/formando
Taxa de empregabilidade
(nº de formandos que obtiveram emprego /nº de formandos que concluíram) x100
57
Perspectiva
Indicadores
Metas
(ano/período)
2006
Resultados
Desvios
Quota de mercado
(volume de formação na região ou sector/volume de formação da entidade) ou ( nº de formandos na região ou
sector/nº de formandos que iniciaram na entidade)
Capacidade de Auto-Financiamento
(receitas totais excluindo subsídios/custos totais) x100
Adaptado de Robert S. Kaplan e David P. Norton (vide Bibliografia)
58
ANEXOS
59
Anexo 1- Bibliografia
a) Para utilizar este instrumento, é importante/indispensável a consulta de algumas publicações do DRFP (por ordem de prioridade)
Sistema de Acreditação de Entidades Formadoras - Requisitos de Acreditação (Standards) – Instituto para a Qualidade na Formação (DRFP), 2002, Lisboa
www.iqf.gov.pt
Colecção Guias Metodológicos (Guia para a Concepção de Cursos e Materiais Pedagógicos, DRFP, 2004 (www.iqf.gov.pt/concepcao ); Guia para a Inclusão, IQF, 2005
(www.iqf.gov./inclusao );
Outras Publicações IQF
b) Apresentam-se ainda algumas referências de organismos e documentos que foram consultados para construir este instrumento de auto-avaliação, numa perspectiva de
Benchmarking com outros sistemas de reconhecimento e de certificação internacionais. Recomenda-se a sua consulta para o próprio desenvolvimento interno do exercício de
auto-avaliação por parte da entidade formadora.
Assessor Scorebook/ The Radar Card– European Foundation for Quality Management (EFQM), 2003, Bélgica
www.efqm.org
An European Guide on Self-Assessment for VET-Providers – European Centre for the Development of Vocational Training ( CEDEFOP)
www.cedefop.gr
The Strategy-Focused Organization – Robert S. Kaplan; David P. Norton, Harvard Business School Press, 2000
ISPI’s Performance Technology Standards – International Society for Performance Improvement (www.ispi.org), 2002, Maryland, USA
Self-Assessment Report – New South Wales Vocational Education and Training Accreditation Board, 2005, Australia
www.vetab.nsw.gov.au
Estrutura Comum de Avaliação (CAF) – Melhorar as Organizações Públicas através da auto-avaliação, 2003, DGAP
60
61
62
63
64