Módulo Prestação de Contas CONVERJ Prestação de Contas Concedente Versão 1.0 Outubro/2014 1 Módulo Prestação de Contas Sumário 1 Módulo Prestação de Contas ................................................................................... 3 1.1 Como Abrir Processo Administrativo de Prestação de Contas? ........................ 9 1.2 Como Verificar a Prestação de Contas? ........................................................... 10 1.3 Como emitir o Parecer Técnico? ...................................................................... 11 1.4 Como emitir o Parecer Financeiro? ................................................................. 13 1.5 Como Aprovar a Prestação de Contas? ........................................................... 15 1.6 Como emitir o Parecer da Auditoria Interna? ................................................. 15 1.7 Como Registrar no Siafem?.............................................................................. 17 1.7.1 Registrar Impugnação no Siafem.............................................................. 17 1.7.2 Registrar Aprovação no Siafem ................................................................ 18 1.7.3 Registrar baixa no Siafem ......................................................................... 19 1.8 Como a AGE irá analisar a Prestação de Contas? ............................................ 20 1.9 Como a AGE irá registrar o Relatório? ............................................................. 21 1.10 Como a AGE irá Registrar o Certificado? ...................................................... 22 1.11 Como abrir Tomada de Contas? ................................................................... 23 1.12 Como Retirar Tomada de Contas? ............................................................... 24 1.13 Como Arquivar Convênio? ........................................................................... 24 1.14 Como Validar Exigência da Prestação de Contas? ....................................... 25 2 Módulo Prestação de Contas 1 Módulo Prestação de Contas O módulo Prestação de Contas permite a Entidade Concedente analisar a Prestação de Contas Final do convênio, ou seja, nesta funcionalidade do sistema o usuário consegue analisar todos os relatórios e documentos que comprovam a execução física e financeira do convênio. Por determinação legal, a Entidade Concedente precisa realizar várias análises da Prestação de Contas, quanto aos aspectos técnicos, financeiros e jurídicos, registrando a manifestação conclusiva de seus setoriais, a fim de assegurar que o recurso repassado foi executado de acordo com o Plano de Trabalho, parte integrante do Convênio celebrado. Mas não é só isso. A Auditoria Geral do Estado também exerce o seu papel, quanto à analise e emissão do Certificado de Auditoria. Para melhor esclarecimento, abaixo apresentamos o fluxo de análises para a aprovação da Prestação de Contas do Convênio. Abrir Processo Adm PC Verificar PC Parecer Técnico Parecer Financeiro Analisar PC AGE Registrar Siafem Aprovar PC Parecer Auditoria Interna Registra Relatório AGE Registrar Certificado AGE Arquivar Convênio Cada atividade mostrada acima significa uma atividade que deverá ser realizada por um usuário da Entidade Concedente ou da Auditoria Geral do Estado, quanto à Prestação de Contas encaminhada pela Entidade Convenente. Para realizar as atividades, o usuário deverá “capturar” o convênio para si. Significa dizer que o usuário analista deverá escolher o convênio que está na lista de espera. 3 Módulo Prestação de Contas As Propostas ficam na lista de espera com os seguintes indicadores: Proposta capturada por algum analista (colocando o cursor em cima do indicador, conseguimos visualizar qual o usuário efetuou a captura). Proposta aguardando ser capturada. IMPORTANTE: Se o usuário clicar no indicador em branco, este passará a ser o responsável pela atividade, impossibilitando assim, a realização da atividade por outros usuários. IMPORTANTE: A captura também poderá ser realizada através da caixa de mensagens do sistema. Além dos botões de captura da Proposta, existem os botões de ação nas telas de atividades. Confirma as informações da atividade, encaminhando o convênio para a atividade seguinte. Volta à tela anterior, não salvando as informações da atividade. O convênio passa ter status de capturado pelo usuário que primeiro efetuou a ação. Salva as informações da atividade, mas não encaminha o convênio para atividade seguinte. O convênio passa ter status de capturado pelo usuário que primeiro efetuou a ação. Também dentro de cada análise existem as telas que apresentam as informações necessárias para o usuário realizar a análise com uma maior facilidade. Normalmente as análises são compostas pelas Abas: Geral, Convênio, Tramitações, Convenente, Anexos, Conciliação, Resumo Financeiro, NFs, Relatórios e Liberações. 4 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Esta aba apresentará os campos referentes a análise a ser realizada pelo usuário. ABA CONVÊNIO: Nesta aba será possível visualizar todas as informações do Convênio como o Cronograma de Execução, o Plano de Aplicação, o Cronograma de Desembolso, entre outros. 5 Módulo Prestação de Contas ABA TRAMITAÇÕES: Nesta aba será possível visualizar todas as informações de Tramitações do Convênio, bem como os relatórios gerados em todas as análises. ABA CONVENENTE: Nesta aba será possível visualizar todas as informações da Entidade Convenente. 6 Módulo Prestação de Contas ABA ANEXOS: Nesta aba será possível visualizar todos os anexos incluídos no Convênio classificados em: Convênio, Processo de Compra, Nota de Liquidação, Monitoramento, Ingresso de Recursos e Documentação da Entidade. ABA CONCILIAÇÃO: Nesta aba será possível visualizar todas as Conciliações Bancárias do Convênio realizadas dentro do período de execução, além de visualizar se a Conciliação foi aprovada ou não pela Entidade Concedente. IMPORTANTE: Para tramitar a prestação de contas, pelo menos uma Conciliação Bancária deve ter sido cadastrada pela Entidade Convenente. 7 Módulo Prestação de Contas ABA RESUMO FINANCEIRO: Nesta aba será possível visualizar o resumo financeiro do Convênio, ou seja, os recursos ingressados da Concedente, os recursos ingressados do Convenente, total de pagamentos, Valores de Glosa, entre outros. ABA NFS: Nesta aba será possível visualizar todas as Notas Fiscais ou quaisquer outros documentos de liquidação do Convênio que foram incluídos durante a sua execução ABA RELATÓRIOS: Nesta aba será possível visualizar os Relatórios de Prestação de Contas. Estes relatórios são gerados automaticamente pelo CONVERJ, de acordo com as informações inclusas no Sistema durante a execução do Convênio. ABA LIBERAÇÕES: Nesta aba será possível visualizar todas as Liberações de Recursos realizadas para o Convênio. 8 Módulo Prestação de Contas 1.1 Como Abrir Processo Administrativo de Prestação de Contas? A abertura do Processo Administrativo da Prestação de Contas é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e o usuário possuir perfil Concedente – Representante do Sistema ou Concedente - Técnica para acesso dessa funcionalidade. Para tramitar a Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> ABRIR PROCESSO ADM PREST CONTAS. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer o registro de abertura de processo, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. ABA GERAL: Utilizar Processo Mãe: Marcar esta opção caso queira utilizar o Processo Administrativo Mãe do Convênio. Processo Liberação: Informar o número do Processo Administrativo. Se a opção “utilizar processo mãe” tiver sido marcada, este campo será preenchido automaticamente. Motivo Abertura: Informar o motivo de abertura do processo administrativo – Tramitação Convenente. 9 Módulo Prestação de Contas Resultado: Informar a opção Encaminhamento. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da abertura do processo administrativo. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.2 Como Verificar a Prestação de Contas? A Verificação da Prestação de Contas é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do Sistema ou Concedente - Técnica para acesso dessa funcionalidade. Para Verificar a Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS> VERIFICAR PRESTAÇÃO CONTAS. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. 10 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Resultado: Informar uma das opções: Favorável, Favorável com Ressalvas ou Necessita Complemento. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da verificação da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.3 Como emitir o Parecer Técnico? A Emissão do Parecer Técnico é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do Sistema ou Concedente - Técnica para acesso dessa funcionalidade. Para Emitir o Parecer Técnico o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS> PARECER TÉCNICO. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. 11 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Constatação: Informar SIM/NÃO/NÃO SE APLICA de acordo com cada pergunta. Resultado: Informar uma das opções: Favorável, Favorável com Ressalvas, Desfavorável ou Necessita Complemento. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. 12 Módulo Prestação de Contas Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. IMPORTANTE: As constatações são perguntas previamente padronizadas no sistema, para que os analistas respondam acerca da Prestação de Contas do Convênio. As constatações podem ser respondidas da seguinte forma: CONSTATAÇÃO CONSEQUÊNCIA SIM Esta opção fará com que a análise prossiga sem gerar exigências ao Concedente e/ou ao Convenente. NÃO Esta opção fará com que a análise prossiga gerando exigências ao Concedente e/ou ao Convenente. NÃO SE APLICA Esta opção poderá ser utilizada quando nenhuma das alternativas é aplicável. 1.4 Como emitir o Parecer Financeiro? A emissão do Parecer Financeiro é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do Sistema, Concedente – Financeiro/Contábil ou Concedente – Fin/Orç/Cont para acesso dessa funcionalidade. Para Emitir o Parecer Financeiro o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS> PARECER FINANCEIRO. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. 13 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Constatação: Informar SIM/NÃO/NÃO SE APLICA de acordo com cada pergunta. Resultado: Informar uma das opções: Necessita Complemento, Favorável com Auditoria Interna, Favorável sem Auditoria Interna, Desfavorável com Auditoria Interna ou Desfavorável sem Auditoria Interna. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 14 Módulo Prestação de Contas IMPORTANTE: As constatações são perguntas previamente padronizadas no sistema, para que os analistas respondam acerca da Prestação de Contas do Convênio. As constatações podem ser respondidas da seguinte forma: CONSTATAÇÃO CONSEQUÊNCIA SIM Esta opção fará com que a análise prossiga sem gerar exigências ao Concedente e/ou ao Convenente. NÃO Esta opção fará com que a análise prossiga gerando exigências ao Concedente e/ou ao Convenente. NÃO SE APLICA Esta opção poderá ser utilizada quando nenhuma das alternativas é aplicável. 1.5 Como emitir o Parecer da Auditoria Interna? A emissão do Parecer da Auditoria Interna é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do Sistema ou Concedente – Auditoria Interna para acesso dessa funcionalidade. Para Emitir o Parecer da Auditoria Interna o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS> PARECER AUDITORIA INTERNA. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. ABA GERAL: 15 Módulo Prestação de Contas Resultado: Informar uma das opções: Favorável, Favorável com Ressalvas ou Necessita Complemento. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.6 Como Aprovar a Prestação de Contas? A Aprovação da Prestação de Contas é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do Sistema, Concedente – Fin/Orç/Cont ou Concedente – Finacneiro/Contábil para acesso dessa funcionalidade. Para Aprovar a Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS> APROVAR PRESTAÇÃO CONTAS. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. ABA GERAL: Resultado: Informar uma das opções: Aprovado ou Não Aprovado. 16 Módulo Prestação de Contas Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.7 Como Registrar no Siafem? As ações de Aprovação, Impugnação ou Baixa da Prestação de Contas continuarão sendo realizadas no SIAFEM, porém para que fique armazenada essa informação no CONVERJ é necessário registrar algumas informações através da função Registrar Siafem. 1.7.1 Registrar Impugnação no Siafem O Registo da Impugnação da Prestação de Contas no Siafem é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do Sistema, Concedente – Fin/Orç/Cont ou Concedente – Finaceiro/Contábil para acesso dessa funcionalidade. Para Registrar a Impugnação da Prestação de Contas no Siafem o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> REGISTRAR SIAFEM> REGISTRAR IMPUGNAÇÃO SIAFEM. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. 17 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Resultado: Informar a opção: Encaminhamento. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.7.2 Registrar Aprovação no Siafem O Registo da Aprovação da Prestação de Contas no Siafem é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do Sistema, Concedente – Fin/Orç/Cont ou Concedente – Financeiro/Contábil para acesso dessa funcionalidade. Para Registrar a Aprovação da Prestação de Contas no SIAFEM o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> REGISTRAR SIAFEM> REGISTRAR APROVAÇÃO SIAFEM. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. 18 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Resultado: Informar uma das opções: Encaminhamento. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.7.3 Registrar baixa no Siafem O Registro da Baixa da Prestação de Contas no Siafem é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do Sistema, Concedente – Fin/Orç/Cont ou Concedente – Financeiro/Contábil para acesso dessa funcionalidade. Para Registrar Baixa da Prestação de Contas no Siafem o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> REGISTRAR SIAFEM> REGISTRAR BAIXA SIAFEM. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá registrar a baixa, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. 19 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Resultado: Informar a opção: Encaminhamento. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.8 Como a AGE irá analisar a Prestação de Contas? A Análise da AGE referente à Prestação de Contas é feita pela Auditoria Geral do Estado, que deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil AGE – Rio de Janeiro para acesso dessa funcionalidade. Para analisar a Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> AGE> ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS-AGE. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. 20 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Resultado: Informar uma das opções: Regular, Irregular, Necessita Complemento, Regular com Ressalvas. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.9 Como a AGE irá registrar o Relatório? O Registro do Relatório da AGE referente à Prestação de Contas é feita pela Auditoria Geral do Estado, que deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil AGE – Rio de Janeiro para acesso dessa funcionalidade. Para Registrar o Relatório da AGE referente à Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> AGE> REGISTRAR RELATÓRIOAGE. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. 21 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Resultado: Informar uma das opções: Regular, Irregular ou Regular com Ressalvas. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.10 Como a AGE irá Registrar o Certificado? O Registro do Certificado da AGE referente à Prestação de Contas é feita pela Auditoria Geral do Estado, que deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil AGE – Rio de Janeiro para acesso dessa funcionalidade. Para Registrar o Certificado da AGE referente à Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> AGE> REGISTRAR CERTIFICADOAGE. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. 22 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Resultado: Informar uma das opções: Regular, Irregular ou Regular com Ressalvas. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.11 Como abrir Tomada de Contas? A Abertura de Tomada de Contas da Prestação de Contas é feita pela Auditoria Geral do Estado, que deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do Sistema, Concedente – Fin/Orç/Cont ou Concedente – Financeiro/Contábil para acesso dessa funcionalidade. Para abrir Tomada de Contas da Prestação de Contas o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> TOMADA DE CONTAS> ABRIR TOMADA DE CONTAS. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá abrir a tomada de contas, clicando no botão . A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. 23 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Resultado: Informar a opção: Encaminhamento. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.12 Como Retirar Tomada de Contas? Funcionalidade em Construção. 1.13 Como Arquivar Convênio? O Arquivamento do Convênio é feita pela Entidade Concedente, ou seja, a entidade deverá estar cadastrada no sistema e possuir perfil Concedente – Representante do Sistema para acesso dessa funcionalidade. Para Arquivar o Convênio o usuário deverá acessar o menu CONVÊNIO> PRESTAÇÃO DE CONTAS> ARQUIVAR CONVÊNIO. Após o mesmo deverá escolher na lista o Convênio no qual deverá fazer a análise, clicando no botão A seguinte tela irá abrir para o preenchimento dos campos. . 24 Módulo Prestação de Contas ABA GERAL: Resultado: Informar a opção: Arquivar. Resumo: Espaço destinado ao usuário escrever as suas considerações totais acerca da Prestação de Contas. Próxima Atividade: Informar a próxima atividade a ser realizada. Anexos: Inclusão de arquivo(s), se for o caso, preferencialmente em formato pdf, com tamanho não superior a 2 MB. 1.14 Como Validar Exigência da Prestação de Contas? Funcionalidade em Construção. 25