Administração do tempo: o fim do mecanicismo
Fernando Henrique da Silveira Neto
Trabalhe de porta fechada, marque horários para receber visitas e dar seus telefonemas,
aprenda a dizer não e só leia e despache documentos duas vezes por dia. Pronto. Fazendo
isso você estará pronto para administrar bem o seu tempo. Se você ainda está vivendo no
final dos anos 60, é claro.
Quarenta anos depois, não somos mais 90, mas 180 milhões em ação. Estamos numa
democracia, passamos por novas constituições e também por cruzeiro novo, cruzeiro velho,
cruzado novo, cruzado velho, cruzeiro de novo e real ao final. Agora temos batata frita
americana e automóvel francês, tecido coreano e sapato chinês, bombom do bom e vinho
também. Máquina fotográfica digital, e-mail, celular, laptop, CD-ROM, TV a cabo e acabo por
aqui.
Ou seja, mudou tudo!
E a formas de gerenciar seu tempo também!
Se você só pratica o que aprendeu naqueles cursos tradicionais, nos livros antigos do Peter
Drucker e do Alan Lakein, ainda usa a agenda que ganha todo final de ano como brinde de
um tradicional fornecedor de sua empresa, e ainda por cima acredita piamente no Quadro de
Distribuição de Tempo, cuidado! É hora de mudar. É melhor se ligar no século XXI ou vai faltar
tempo para você.
Mas que papo é esse? Afinal, o que mudou tanto assim? Algumas das mudanças mais
marcantes que vimos acontecer foram:
• mudaram seus filhos, que provavelmente usam agenda no colégio, coisa que você não fazia.
Logo, pode estar vindo por aí um time de gente mais disciplinada e organizada.
• mudaram as grandes cidades, e as distâncias de casa ao trabalho estão ficando maiores, o
tráfego mais confuso e demorado, tornando a ida e a volta do trabalho um potencial
desperdiçador de tempo para a maioria das pessoas.
• mudaram os tempos de resposta, pois a proposta que nos anos 70 você enviava por correio
e demorava 4 dias para ser entregue, seguiu via fax nos anos 90, e agora segue por e-mail,
com os arquivos anexados, com o material ilustrativo em anexo para o cliente examinar!
• mudou a forma de comunicação e documentação, da cópia xerox para o anexo do e-mail, da
foto revelada para a foto digital, de cartão do orelhão para celular que também fotografa!
• mudou a cabeça das pessoas, hoje muito mais preocupadas com seu tempo pessoal do que
há trinta anos passados, e capazes até de mudar de emprego se este prejudicar seus projetos
pessoais.
• mudaram as ferramentas disponíveis, da simples folhinha de mesa ou agenda tradicional
para agendas-fichário, com mil opções de como serem montadas, software de agendas para
computador e agendas eletrônicas portáteis e laptops, verdadeiras máquinas de fazer tudo.
E o que mudou no seu dia-a-dia, no seu tempo por conta dessas coisas?
• mudou o enfoque: da empresa formada por pessoas para pessoas que formam uma
empresa, o que faz com que seja importante considerá-las antes e não apesar dos projetos.
• mudou o ritmo: mais exigente, mais acelerado e mais cobrador, onde prazos não se medem
mais em meses, mas em dias ou até em horas.
• mudou o foco: do produto para o consumidor, ocasionando maior dedicação de tempo para
contatos pessoais, pesquisas de satisfação, acompanhamento da concorrência e descoberta
do que o meu consumidor quer de mim.
• mudaram os instrumentos: da máquina de escrever para o computador, da folhinha de mesa
da papelaria da esquina para sofisticadas agendas-fichário tipo Redfax brasileira, Filofax
inglesa, Time/system dinamarquesa ou Day-Timer americana, da calculadora para a agenda
eletrônica. Bem, mais do que calculadora: com inúmeras funções, capaz de guardar todos o
seus compromissos, lembrar datas e horários, editar textos, tirar fotos, acessar a internet...
• mudaram as empresas: na verdade, algumas ainda estão mudando e outras precisando
urgentemente mudar, pois estão sumindo cargos gerenciais e está havendo enxugamento da
máquina administrativa, o que exige reuniões mais curtas e objetivas, telefonemas mais
rápidos e diretos, aproveitamento dos tempos de deslocamento e decisões sob maior pressão.
• finalmente, mudaram as pessoas: de senhor para você, de terno e gravata para a roupa
mais leve e esportiva, de minha empresa para minha carreira, de serões e viradas no final de
semana para lazer e qualidade de vida, de tempo a qualquer custo para vale a pena todo esse
esforço?
Então prepare-se para mudar ou corra o risco de ficar defasado com seu próprio tempo.
O enfoque mecanicista teve seus dias de glória, e não é necessário jogar fora tudo que você
aprendeu com ele. Um nãozinho de vez em quando é fundamental, certo tipo de trabalho não
consegue ser finalizado sem isolamento, diminuição da papelada continua a ser necessária e
uma boa organização deixa você mais livre para fazer o que realmente é importante. Mas só
isso não é o bastante.
Atualize seu enfoque, modifique seu ritmo, repense seus objetivos e seus instrumentos e
renove sua administração de tempo pensando antes de tudo em você. E verá que sua
empresa e seu trabalho acabarão lucrando muito com isso.
No fundo e, principalmente, sua qualidade de vida também.