Gestão de Entradas em Produção Versão: V1.0 Novembro 2014 Índice: Gestão de Entradas em Produção Enquadramento & Objetivos Princípios e Regras de Base C.E.P. Entrada em Produção – Projetos S.I. Regras Especificas Processo (BPD + Descrição) Matriz RACI Instrumentos de referencia e gestão Entrada em Produção – Patch M.A. Regras Especificas Processo (BPD + Descrição) Matriz RACI Instrumentos de referencia e gestão Gestão de Entradas em Produção Enquadramento & Objetivos O Presente documento define as regras e procedimentos a aplicar para as entradas em produção de Projetos de SI e de Patchs de Manutenção Aplicacional e Midrange. Estes procedimentos têm como objetivo garantir que: • todas as entradas a produção (EP) são solicitadas através dos canais próprios e devidamente programadas; • todas as EP são prévia e devidamente comunicadas às entidades relevantes; • a resolução de eventuais conflitos é decidida de forma central, minimizando o risco e maximizando a defesa do interesse da Galp Energia; • existiu a aprovação necessária para a passagem a produção; • as equipas asseguram antecipadamente a adequada capacidade para resposta às solicitações aprovadas de EP; • as novas funcionalidades não impactarão o normal funcionamento dos sistemas em produção; • cada entrada em produção efetuada fica registada num “Log” centralizado. 3 Gestão de Entradas em Produção Gestão de Entradas em Produção Princípios e Regras de Base (1/2) A gestão centralizada de EPs pretende contribuir para o cumprimento dos objetivos referidos e baseia-se nos seguintes princípios e conceitos: I. EP de Projeto SI • A entrada em produção resulta da passagem da Gate 10 (G10 - OK Passagem a Produção) que, no ciclo standard de um projeto, surge entre as etapas XIII e XIV; • A entrada em produção pode ser executada de forma parcial ou final, desde que respeitadas e aprovadas as condições expressas no template PMOT049 em vigor; • Num projeto, o conceito de Release constitui um grupo de ações de entrada em produção a efetuar simultaneamente em uma ou várias aplicações. II. EP de Patch de Manutenção Aplicacional e Midrange (MAM) • Um Patch de MAM representa um pacote de configurações/desenvolvimentos que acumulam soluções corretivas/evolutivas de open issues aplicacionais; • A entrada em produção de um Patch de MAM pode ser executada recorrentemente de forma Semanal ou sempre que a defesa do interesse Galp o justifiquem. 4 Gestão de Entradas em Produção Gestão de Entradas em Produção Princípios e Regras de Base (2/2) III. Plano Consolidado de Entradas em Produção (PCEP) • Plano central que consolida as datas de todas as operações planeáveis de entrada em produção. IV. Reserva de datas para entrada em produção (REP) • A reserva constitui uma sinalização, no calendário do PCEP, de uma operação de entrada em produção (numa mesma release há reservas por aplicação); • No caso de um projeto a(s) entrada(s) em produção (parcial ou final) deve(m) ficar reservada(s) pelo menos até à passagem da Gate 7 (G7-OK Implementação); • No calendário do PCEP é garantida uma REP recorrente e semanal destinada à operação de entrada em produção de um Patch planeado de MAM; • Para efeitos de planeamento a data de uma REP é considerada firme na semana n4 estando o eventual reagendamento sujeito a negociação e decisão do CEP. V. Log Consolidado de Entradas em Produção (LCEP) • “Instrumento” de gestão operacional que consolida os registos de todas as operações de entrada em produção. 5 Gestão de Entradas em Produção Gestão de Entradas em Produção C.E.P. (Comité de Entradas em Produção) VI. Comité de Entradas em Produção (CEP) • Órgão de gestão central das operações de entradas em produção; • O CEP é constituído por: o Responsáveis pelas equipas dos Outsourcers: Midrange, Manutenção Aplicacional o Responsáveis pelas equipas da DSI: DIS, PMO, Arquitetura, Gestão de Serviços o Opcionalmente serão convocados Gestores de Contrato e Gestores de Projeto • O CEP reúne semanalmente todas as 6ªf (semana n-1) às 14h30; • A reunião do CEP tem duração prevista de 1 hora e a seguinte agenda base: o Análise detalhada das REPs inscritas na semana n do PCEP o Análise breve das REPs inscritas nas semanas n+1, n+2 e n+3 do PCEP o Tomada de decisão sobre situações de conflito e prioridades 6 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Projetos S.I. Entrada em Produção – Projetos S.I. Regras Especificas (1/2) VII.Período para entradas em produção de projetos • Semanalmente, à terça feira • O horário de execução será decidido caso a caso, em função dos requisitos do projeto, impactos e risco operacional • Serão consideradas exceções, com agendamento específico: o Correções efetuadas depois da entrada em produção, durante o período de suporte e antes do handover o Projetos cujo o impacto de entrada em produção exija que ocorram em determinados dias da semana, incluindo sábados e domingos • Qualquer exceção será deve ser abordada e decidida pelo CEP VIII.Freeze de ambiente de Qualidade • Consoante aplicação a ser intervencionada durante uma EP, poderá ser necessário declarar um freeze do ambiente de qualidade. • A comunicação de um freeze deverá acontecer pelo menos 4 semanas antes da data da REP (em linha com o definido no ponto 4) 8 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Projetos S.I. Regras Especificas (2/2) IX. Sobreposição de EP • Por regra, apenas deve ser agendada um entrada em produção de projeto por data; exceções serão analisadas pelo CEP • A sobreposição de datas de EP de Releases de vários projetos é possível desde que as respetivas operações não incidam nas mesmas aplicações; • Caso na mesma data exista um projeto com mais do que 1 macro cluster, o número de projetos passiveis de entrar em produção será reavaliado. 9 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Projetos S.I. Processo (1/5) X. Diagrama do Processo de EP de projetos O processo de entrada em produção deve considerar as regras e procedimentos já definidos para o Ciclo de Projeto Outsoucers Projeto ao longo do projeto 1. Reservar Data de Entrada em P D-10 (6ªf) 2. Analisar Calendário de Entradas em P D-5 (5ªf) OK GO 6. Agendar passagem Gestão de Entradas em Produção 8. Executar Passagem D (3ªf) 7. Comunicar a Utilizadores (opcional) CEP 10 4. Analisar Solicitação 9. Validar Solução em Produção 5. Gate 10 Go/No Go 3. Solicitar Passagem a Produção 10. Registar Entrada em Produção Entrada em Produção – Projetos S.I. Processo (2/5) XI. Descrição do Processo de EP de projetos 1. Reservar Data de Entrada em Produção • O Gestor de Projeto DSI deve manter atualizado o ficheiro de “Reservas de Entrada em Produção”: o Semanalmente, antes da data do CEP, deve atualizar as datas de entrada em produção previstas para as 4 semanas seguintes o No final de cada mês deve atualizar as datas de entrada em produção previstas para os 3 meses seguintes 2. Analisar Calendário de Passagens a Produção • Os Outsourcers e GP’s DSI devem analisar regularmente as reservas de entradas em produção e alertar para eventuais problemas ou questões • Semanalmente, o CEP decidirá sobre este calendário 3. Solicitar Passagem a Produção • A solicitação de passagem deve ser apresentada nas reuniões de acompanhamento de projeto e formalizada através do envio de um email para [email protected] e Focal Point da Manutenção Aplicacional, com conhecimento do Focal Point de Midrange e GP da DSI • A solicitação deverá ser sempre acompanhada pela disponibilização dos documentos de deployment, segundo templates já definidos 11 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Projetos Processo (4/5) 6. Agendar Passagem • A equipa de projecto é a responsável por identificar a sequência de tarefas necessárias a efectuar na entrada em produção, com o apoio das equipas de MA e Midrange e outras que sejam necessárias (PIGENT022) • As equipas envolvidas devem assegurar o agendamento dos respectivos passos de entrada em produção 7. Comunicar a Utilizadores • Apenas quando haja necessidade de comunicar indisponibiidade de sistema ou outro impacto operacional. Caso contrário, a comunicação de entrada em produção será feita no âmbito das atividades do projeto • A comunicação será redigida pelo Gestor de Projeto DSI e de Negócio, e enviada para os seguintes destinatários: o Utilizadores da solução; o Todas as entidades envolvidas na execução do projeto; o Responsável do HelpDesk; • O comunicado deve conter a seguinte informação: Assunto, Motivações, Sistemas e Serviços afetados, Impacto / Risco, Utilizadores afetados, tempo de indisponibilidade, tempo de suporte pela equipa de projecto e contactos 12 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Projetos Processo (3/5) 4. Analisar Solicitação • Os Outsourcers de Midrange e de Manutenção Aplicacional analisarão a solicitação e comunicarão necessidade de ajustes • Identificar impactos e necessidade de indisponibilidade e comunicar ao projeto • Validar as necessidades de intervenção de outras equipas de Suporte ou Terceiros • Rever o detalhe dos passos de entrada em produção e o responsável por cada um (PIGENT022) 5. Gate 10 – Reunião de Go / No-Go • Reunião Go/No-Go assente no template de suporte à decisão, que assegura a existência de todas as aprovações necessárias • Devem estar asseguradas as seguintes condições: o Documentação de projeto validada pela Arquitetura, Negócio e Outsourcers o Testes de aceitação realizados o Formação realizada o Documentação do Utilizador validada o Documentação de deployment validada e revista pela equipa de Midrange e Manutenção o Impactos identificados 13 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Projetos Processo (5/5) 8. Executar Passagem • Executar a passagem a produção de acordo com os trâmites definidos no plano de passagem e respetiva documentação. Será liderada pela equipa de Midrange, com o acompanhamento ou intervenção da equipa de Manutenção Aplicacional e de Projeto 9. Validar solução em produção • Validação do resultado da execução da entrada em produção pelas equipas de Midrange, MA, Projecto e outras que tenham participado na entrada em produção. • Na eventualidade de ocorrências com impacto negativo ou imprevisto nesta fase, deverá ser feita nova análise pelas equipas de Midrange, Manutenção Aplicacional e Projeto e promovidas as alterações necessárias para retomar a estabilidade da aplicação e/ou serviços: o Implementar ações corretivas ou roll-back. 10. Registar Entrada em Produção • Elaborar relatório final da intervenção; • Registar a entrada em produção (‘release’) nas ferramentas de gestão de serviço respetivas, o qual deve conter a seguinte informação: Data da release, Conteúdo da release, Entidade responsável pela produção desse conteúdo; 14 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Projetos S.I. Responsabilidades de Execução das Passagens Service Desk 1. Reservar Data de Entrada em Produção A R C C C C I C - 2. Analisar Calendário de Entradas em Produção A I C I C C R C - 3. Solicitar Passagem a Produção A I I R I I I I - 4. Analisar Solicitação A I C C - - R R - 5. Gate 10 – Go/No Go A R R R R C R R - 6. Agendar passagem A R - I I - R R - 7. Comunicar a Utilizadores - A I I R I I I R 8. Executar Passagem - A - C I - R R - 9. Validar Solução em Produção - I C R R R C A - 10. Registar Entrada em Produção - A C C I - R R R R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed R-Responsavel p/ execução; A-Autoridade; C-Consultado; I-Informado 15 Manutenção Midrange Key-Users GP Negócio Fornecedor Projeto CEP GP DSI Matriz RACI Arquitetura XII.Matriz RACI de EP de projetos A execução de entradas em produção deve seguir: Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Projetos S.I. Documentos Relevantes Ciclo de projeto • http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/07/01PMO/ProjSI_Faseamento_V1.0.pptx Reserva de entradas em produção • http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/04/Gest%C3%A3o%20Ent radas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o/Reservas%20de%20Entradas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o.xl sx Template de deployment (PIGENT022) • http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/ArquitecturaAnaliseFuncional/01 %20Guias%20e%20Normas/99.%20Templates Template Gate 10 (PMO.T049) • http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/06/01%20Templates/1.%2 0TempAtivos/Vers%C3%A3o%20PT/PMO-T049_%20PassagemProdu%C3%A7%C3%A3o(v1.0).dotx 16 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Patch M.A.M. Entrada em Produção – Patch MAM Regras Especificas (1/3) XV. A solicitação deverá ser efectuada: • Via Service Desk Galp (via encaminhamento do registo original de incidente) XVI.A solicitação deverá ser sempre acompanhada por: • Template definido para a aplicação em causa (template genérico no caso de não existir um específico; • E-mails de aprovação dos respectivos aprovadores excepto: o o A aprovação da equipa de Manutenção Aplicacional (está implícita no pedido) A aprovação do Outsourcer Midrange (será dada após validação que toda a informação está completa) Nota: Nenhum pedido será executado sem que se verifiquem todas as aprovações definidas na matriz RACI. 18 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Patch MAM Regras Especificas (2/3) XVII.Período regular de passagens a produção de Patch MAM: • todas as Quartas Feiras (há uma REP recorrente destinada ao patch semanal); • Serão consideradas exceções (com agendamento específico) todas as passagens a produção que tenham como fim a resolução de incidentes ativos e com impacto efetivo no normal funcionamento das aplicações. XIII.Prazo de Solicitação • Serão consideradas para passagem a produção no Patch semanal todas as solicitações – completas e aprovadas – efetuadas até à Sexta-Feira anterior à semana “n”. XIV.Validação • O Outsourcer Midrange atualizará o PCEP com as solicitações integráveis no Patch da semana seguinte(com REP recorrente) a analisar na reunião do CEP; • O Outsourcer Midrange promoverá, sempre que necessário, o agendamento especifico de Patch MAM excecionais comunicando a operação aos membros permanentes do CEP. 19 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Patch MAM Regras Especificas (2/3) XX. Condições de Aprovação de Patch MAM • • A aprovação deverá ser dada de acordo com a Matriz RACI (ponto ) É obrigatório obter a validação e aprovação prévia da Área de Arquitetura da DSI para todos aqueles desenvolvimentos que impliquem alterações: o o o 20 Na arquitetura dos sistemas Galp; No standard das aplicações; No processo funcional. Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Patch MAM Processo (1/5) ManutenÇão Aplicacional XXI.Diagrama do Processo de EP de Patch MAM O processo de entrada em produção deve considerar as regras e procedimentos decorrentes do seguinte diagrama 1 Solicitação de Passagem a Produção 9 Passagem Validada 4 Completar informação Não 2 Análise da informação Sim 5 Passa para agendamento Midrange Informação Completa? Implica indisponibilidade? Não Sim 7 Mensagem de Aprovação aos Key-users 21 Gestão de Entradas em Produção 8 Execução do Pedido Entrada em Produção – Patch MAM Processo (2/5) XXII.Descrição do Processo de EP de Patch MAM 1. Solicitação de Passagem a Produção • A solicitação de passagem deve ser formalizada através de pedido no servisse desk colocando em conhecimento [email protected], Aprovador Galp e DSI. • A solicitação deverá ser sempre acompanhada pela disponibilização dos documentos de deployment, segundo templates já definidos 2. Análise da informação • O Outsourcer de Midrange analisarão a solicitação e comunicarão necessidade de ajustes • Identificar impactos e necessidade de indisponibilidade e comunicar ao projeto • Validar as necessidades de intervenção de outras equipas de Suporte ou Terceiros • Rever o detalhe dos passos de entrada em produção e o responsável por cada um (PIGENT022) 5. Execução da passagem • A Manutenção aplicacional é a responsável por identificar a sequência de tarefas necessárias a efetuar na entrada em produção, com o apoio de Midrange e outras que sejam necessárias (PIGENT022) • As equipas envolvidas devem assegurar o agendamento dos respetivos passos de entrada em produção 22 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Patch MAM Processo (2/5) XXII.Descrição do Processo de EP de Patch MAM 7. Comunicar a Utilizadores • Apenas quando haja necessidade de comunicar indisponibilidade de sistema ou outro impacto operacional. • A comunicação será redigida pelo DSI e enviada para os seguintes destinatários: o Utilizadores da solução; o Todas as entidades envolvidas na execução do projeto; o Responsável do HelpDesk; • O comunicado deve conter a seguinte informação: Assunto, Motivações, Sistemas e Serviços afetados, Impacto / Risco, Utilizadores afetados, tempo de indisponibilidade e contactos 8. Execução da passagem • Executar a passagem a produção de acordo com os trâmites definidos no plano de passagem e respetiva documentação. Será liderada pela equipa de Midrange, com o acompanhamento ou intervenção da equipa de Manutenção Aplicacional. 23 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Patch MAM Responsabilidades de Execução das Passagens (1/2) Manutenção Service Desk R I, O A O R C I 3. Informação Completa? C A O R C I 4. Completar informação A O I, C R I A R R I, C R I, C I, C I, C I, C R R R,A I, C I, C R I I I, C 6. Implica indisponibilidade? A I, C 7. Mensagem de Aprovação aos Key-users A I, C 8. Execução da Passagem a Produção I 9. Validação da Entrada em Produção A I Key-Users I FP Negócio I A 2. Análise da informação 5. Agendamento do Patch MAM Midrange 1. Solicitação de Passagem a Produção Arquitetura CEP Matriz RACI GC DSI XXIII.Matriz RACI de EP de Patch MAM A execução de entradas em produção deve seguir: C I I, C R R R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed R-Responsavel p/ execução; A-Autoridade; C-Consultado; I-Informado 24 Gestão de Entradas em Produção Entrada em Produção – Patch MAM Documentos Relevantes Check List de entradas em Produção de pedidos da Manutenção Reserva de entradas em produção • http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/PMO/04/Gest%C3%A3o%20Ent radas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o/Reservas%20de%20Entradas%20em%20Produ%C3%A7%C3%A3o.xl sx Template de deployment (PIGENT022) • http://mygalp/conhecagalpenergia/unidadesareasnegocio/servicoscorporativos/SI/ArquitecturaAnaliseFuncional/01 %20Guias%20e%20Normas/99.%20Templates Template xxxx 25 Gestão de Entradas em Produção