Tópicos Especiais III:
Planejamento e
Organização de Eventos
Professora: Raquel T.D.M.
Schnorr
E-mail: [email protected]
Bases Históricas dos
Eventos
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Jogos Olímpicos da Era Antiga-776 A.C;
Santa Ceia
Concílio 300 D.C
Paixão de Cristo 1634
Os eventos são acontecimentos que têm suas origens na
Antiguidade e atravessaram diversos períodos da história da
civilização;
Características econômicas, sociais e políticas das sociedades
representativas de cada época e que hoje poderão ser
observadas, salvaguardando os interesses e o perfil econômico
e sociocultural de cada ocasião.
Encontro entre os homens desde os primórdios da sua
existência;
Eventos da Igreja;
Na Idade Média surgiram as feiras;
Turismo de Eventos surgiu com Thomas Cook somente no século
XIX
Revolução Industrial- aumento no número de feiras e
exposições;
Bases históricas dos
eventos no Brasil
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1ª Missa-primeira festa;
Jesuítas
Casamentos, saraus,procissões,
Públicos de caráter oficial;
Eventos festivos de caráter medieval:
cavaleiros alardes, encamisadas,
cavalhadas, touradas, jogos de argolinhas.
• Desfiles barrocos da colônia: carros
alegóricos;
• Concentrações urbanas: procissões,
entrudo, festas religiosas,
Os Eventos na Economia
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Os eventos tem importância significativa na área de turismo e são das
atividades que mais crescem neste segmento;
Estima-se que cerca de 60% do fluxo turístico mundial correspondem a
viagens de lazer e 40% são deslocamentos de caráter comercial ou
viagens de negócios;
Nas viagens de executivos, cerca de 45% do total correspondem à
participação em eventos, principalmente em congressos e feiras;
• Quem participa de congressos, convenções:
Realizam uma despesa média três vezes superior à
de um turista comum, ou seja, para cada
US$100,00 gastos pelo turista de lazer,US$300,00
são gastos pelos participantes de congressos,
convenções e feiras.
• Desses 46% são direcionados para o setor hoteleiro
e os restantes 54% são aplicados em outros
segmentos de atividade local, conforme
Zanella(2003,p.15
• 330.000 mil eventos realizados;
• Média de 243,8 participantes por evento;
• Renda total de R$37 bilhões/ano, representando
3,1% do PIB brasileiro;
• Estimativa de R$4,2 bilhões em recolhimento de
impostos;
• 3 milhões de empregos diretos, indiretos e
terceirizados;
• 300 feiras de grande porte;
• 800 feiras de pequeno e médio porte;
• 2.000 congressos;
• 40.000 outros eventos.
• O setor é uma importante fonte geradora
de empregos em todo o país. Uma
pesquisa realizada pelo SEBRAE, em 2001,
mostrou que cada espaço para eventos
contrata, em média, 6,8 funcionários fixos.
Este número, multiplicado pelos 1.780
espaços, resulta em 12.104 postos de
trabalho diretos, aos quais deve-se
acrescentar 58.240 empregos
terceirizados. Os espaços para eventos do
país geram 70.344 empregos diretos e
terceirizados.
• As empresas organizadoras contratam em média
24,2 empregados fixos e 386,6 terceirizados.
Considerando apenas o universo de 400 empresas
e entidades que constam desta pesquisa, o número
de empregos chega a 164.320 diretos e 492.960
terceirizados (um total de 657.280).
Tudo somado, pode-se afirmar que a indústria de
eventos no Brasil é responsável por 727.624
empregos diretos e terceirizados.
• Considerando os empregos indiretos conforme
padrões da industria turística brasileira - três
indiretos para cada direto e terceirizado - pode-se
inferir que o setor de eventos no país é responsável
pela geração de 2.910.496 empregos. Para
melhorar vislumbrar tal situação, apresentamos o
seguinte gráfico
• Os eventos são, incontestavelmente, o
maior e melhor meio de desenvolvimento
nacional, do fomento da economia e da
geração de empregos (Britto & Fontes,
2002) e, é visto que, autoridades
governamentais, empresas privadas e
diversos profissionais já estão cientes dos
benefícios causados por tal atividade,
desta forma há inúmeros investimentos
neste setor, que está em constante
incremento no país.
No Estado de São Paulo
• O turismo de negócios cresce de
5%a 7% ao ano;
• 45% do total de pernoites nos hotéis
paulistas;
• Só na cidade de São Paulo , os
eventos são responsáveis por 70%
da ocupação hoteleira;
• São Paulo realizou 74.000 eventos em
2000, conforme Martin(2003,p.17-19)
• A origem da palavra eventos
vem do termo eventual, o
mesmo que casual, um
acontecimento, que foge à
rotina e sempre é programado
para reunir um grupo de
pessoas (CAMPOS, WYSE &
ARAÚJO, 2002).
CONCEITUAÇÃO DE EVENTO
O evento é considerado qualquer
iniciativa que reúne pessoas em torno
de um objetivo em comum como uma
festa, um almoço ou um concurso
(MELO NETO, 1999).
VINADÉ (1996) destaca que o evento
é um acontecimento importante, sendo
em sua grande maioria planejado e
dirigido
a
públicos
de
interesse
previamente
identificados,visando
objetivos específicos.
Conceitos
• Para Britto e Fontes:
“Eventos são todos os acontecimentos
previamente planejados, organizados e
coordenados de forma a contemplar o
maior número de pessoas em um
mesmo espaço físico e temporal, com
informações, medidas e projetos sobre
uma
idéia,
ação
ou
produto,apresentando os diagnósticos
de resultados e os meios mais eficazes
para se atingir determinado objetivo.”
Para Vanessa Martin:
“Evento será definido como uma reunião
ou agrupamento num mesmo espaço
temporal, de duas ou mais pessoas,com
interesses
comuns,
com
objetivo
específico
de
adquirir
produtos
ou
serviços;
atualizar
ou
divulgar
informações; conseguir aperfeiçoamento,
congraçamento
ou
motivação
para
alcançar ou superar metas; a capacitação
técnica do participante e/ou a compra de
bens e equipamentos complementares ao
desenvolvimento
da
sua
atividade
profissional.”
Importância do Evento
(Vinadé,1996)
• Acontecimento importante em que se aproveita
para atrair a atenção do público e da imprensa
sobre nossa organização, seus serviços e
projetos;
• Na maioria das vezes é planejado e dirigido a
públicos
de
interesse
previamente
identificados, visando objetivos específicos;
• Envolve
positivamente
as
pessoas,
aproximando-as, tornando-as receptivas a
novas idéias e relações;
• Propicia a participação direta dos públicos nas
realizações da empresa;
• É um excelente instrumento de marketing da
empresa;
• Quando bem planejado e executado cria um
conceito positivo para a empresa que o
promove.
Vantagens de organizar um evento
• Gerador de divisas: o turista gasta em
torno de 3 vezes mais que os turistas
convencionais;
• Média de permanência: a duração do
evento, ocorre um aumento da
permanência
de
visitantes
na
comunidade receptora;
• Aumento do nível
de emprego:
aumento da demanda de profissionais
especializados - direto e indireto;
• Diminuição da baixa estação: eventos
realizados
em
baixa
temporada,
ameniza o efeito da sazonalidade
• O profissional: pela possibilidade de
autodesenvolvimento e ascensão;
• A organização ou empresa: pela
comprovação do padrão de sua qualidade e
elevação do grau de credibilidade;
• O cliente: pela gratificação obtida com o
preço ou pela perspectiva de obtê-la;
• A sociedade: pela ação política e
socioeconômica dos eventos junto a
comunidade.
• Para entender o poder dos
eventos e sua importância
como produto e serviço, é
necessário apresentá-los como
instrumento de diferenciação e
apelo, com alto poder
integrador e catalisador de
demandas, Canton(2002,p.91)
Características
Porte:
- Pequeno: até 200 participantes
- Médio: 201 a 500 participantes
- Grande: + de 500 participantes
- Megaevento: mobiliza milhares de
pessoas
Período da realização:
-Permanentes;
-Esporádicos
-Únicos;
-De oportunidade.
Áreas de trabalho
Eventos
Promoção
Organização
Operacional
Perfil do profissional
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Técnica
Visão global
Imã de atração
Foco de irradiação
e motivação
• Conseguir uma
equipe:
harmoniosa,coesa,
eficiente,ágil
• Organograma
adequado-a pessoa
certa no lugar
certo e com o
preparo certo
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Segurança
Disciplina
Flexibilidade
Raciocínio
rápido
Preparo físico
Criatividade
Realista
Paciência infinita
• Para Britto & Fontes (2002), o
profissional de eventos, entre outras
qualidades, deve ser seguro, gerando
confiança para o cliente e para os
funcionários; disciplinado,
respeitando prazos, verbas, reuniões;
ter flexibilidade, aceitando sugestões,
adequando propostas, mudando
etapas de trabalho; ter raciocínio
rápido, entendendo a capacidade, os
anseios e as expectativas dos
clientes e funcionários; ter preparo
físico, disposição e saúde; ser
realista, percebendo os limites, as
opções e saber usá-las sabiamente;
ter paciência infinita, exercendo o
autocontrole e a serenidade.
Objetivo do Evento
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1.
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6.
Cultural e Lazer
Desportivo
Técnico-científico
Empresarial e Negócios
Social
Outros tipos de eventos
Tipologia dos Eventos
1. Cultural ou lazer
Concurso: Poesia, Bandas,Fantasia
Festival: Folclore, Música, Dança
Festa: Junina,Natal, Dia das Crianças,
Páscoa
Carnaval
2. Evento desportivo
Jogo:
Campeonato:
Olimpíada:
Rodeios
3.Técnico-científico
Congresso
Video-conferência
Fórum
Jornada
Redonda
Oficina
Seminário
Conferência
Debate
Encontro
Mesa
Painel
Semana
4. Empresarial e negócio:
Convenção:
Exposição:
Feira:
Mostra:
Rodada de negócios:
Worshop:
Reunião:
Lançamentos de produtos e serviços:
5. Social
Coquetel:
Lançamento:
Velório:
Aniversário:
Bodas:
Jantar:
Outros tipos de
eventos
• Eventos do terceiro
setor
Planejamento X Plano
• Planejamento
- Fase
mais
intelectual,
de
reflexão,
mais
demorada
e
complexa
- Levantamento
dos
dados/informações, estabelecidos
objetivos, escolhidos os públicos
de interesse, definidos os meios
de divulgação
- Nesse momento deve-se envolver
um número maior de pessoas no
processo, fazendo com que se
comprometam
- Toca de idéias, incentivo a
criatividade, aproveitamento de
RH existentes
- É o processo de elaboração do
documento
Plano ou elaboração do
documento:
- É a ação de planejar, formalmente,
apresentando em um documento
- Objetiva disciplinar e racionalizar
esforços
- Não existe uma maneira universal e
correta de elaborar um plano
- Deve ser: objetivo, claro e ordenado
numa seqüência lógica
Fases de um evento
Pré-evento: é a fase essencial do evento,
definição do projeto e o planejamento
de todas as atividades;
Evento: é o evento em si, se a primeira
fase foi bem feita o evento terá grandes
possibilidades de ser um sucesso.
Pós-evento:
Caracteriza-se
pela
desmontagem de toda a estrutura
montada, dos acertos financeiros e dos
pagamentos dos fornecedores.
Itens para o planejamento
- Levantamento inicial de dados, instruções
e informações (briefing)
- Definição dos objetivos a serem atingidos
- Definição dos públicos a serem atingidos
- Definição das atividades a serem
desenvolvidas
- Estudo e determinação possíveis locais e
datas
- Definição da comissão organizadora
- Temário
- Levantamento dos recursos necessários
Itens do planejamento
-Levantamento de custos
-Contatos com entidades que podem
apoiar ou patrocinar o evento
-Iniciativas locais a serem valorizadas
-Recursos
locais
que
podem
ser
aproveitados
-Confecção do cronograma
-Confecção de um organograma
-Levantamento de recursos disponíveis
-Definição da estratégia de divulgação e
dos veículos a serem empregados .
Plano
• Aspectos a serem observados:
Conteúdo: essência do documento.
São objetivos, públicos, instrumentos,
estratégia, etc. É o texto, a redação.
Apresentação: é a forma de expor o
conteúdo e de apresentá-lo no papel.
- Escrever de forma objetiva, coerente;
- Atentar para a apresentação visual;
Criatividade: sai na frente de
outros eventos
Fatores fundamentais para um
evento
• Produto: definir claramente o tipo
• Local: região geográfica, espaço fisico
• Data: importância capital, uma data
mal
fixada
pode
determinar
o
insucesso do evento
• Temário:
fixação
antecipada
dos
assuntos que serão objeto de estudo do
evento
• Programa: distribuição, por data e
horário, de todas as atividades a serem
desenvolvidas durante o evento.
• Para que o evento seja um
diferencial e gerador de dividas é
preciso ter em mente que:
• A tecnologia vem mudando os
ambientes;
• A competitividade vai além da
qualidade e do funcionamento;
• A experiência vai perdendo valor,
enquanto que a capacidade de
conviver e ou promover mudanças se
destaca;
• Capacidade de mutação, para a
criatividade e a inovação
Elaboração de um plano de evento
1.Dados de identificação: informações
necessárias sobre o evento: local,
data, contatos, público (a quem se
destina o evento, determinando se
externo, interno ou misto, e quem
compõe estes públicos).
2. Justificativa: quais os motivos que
levaram a realizar o evento
3. Objetivos: geral e específicos. Onde
se determina o que se pretende com o
evento, de forma ampla e específica
4. Estratégias/ Atividades a serem
desenvolvidas: Consiste naquilo que
serve de atração para o público de
interesse do evento
5. Recursos: materiais,físicos e as
pessoas utilizados no evento.
Elaboração de um plano de evento
6.
Levantamento de custos: dos recursos
necessários.
7.Viabilidade econômica/financeira: estudo de
viabilidade do evento
8.
Divulgação:
estratégias
e
meios
de
divulgação
9.
Implantação:
é
a
descrição
dos
procedimentos, desde a aprovação do projeto
até seu término
10. Acompanhamento e controle: determinação
de quem e como será feita a coordenação de
todo o processo de organização do evento
11.Avaliação: Realizada após o evento, em
relatórios
Elaboração do plano de
um evento
12. Prestação de contas: feita para o
fechamento contábil e financeiro do
evento.
13. Anexos: facilitam a compreensão do
plano: croqui, cronograma, lista de
imprensa,
modelos
de
crachás,
correspondências, logomarca, quadro
de distribuição de tarefas, recursos
disponíveis,
relações
diversas(
autoridades,
convidados,
etc),
programação.