FAQ - FACULDADE XV DE AGOSTO
DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA DE
INFORMAÇÃO PARA CADASTRO DE ALUNOS EM
UMA ONG
Renata Aparecida Spagiari Giovanini
SOCORRO
2008
FAQ - FACULDADE XV DE AGOSTO
DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA DE
INFORMAÇÃO PARA CADASTRO DE ALUNOS EM
UMA ONG
Aluna: Renata Aparecida Spagiari Giovanini
Orientadores: Profª. Ms. Cláudia Cobêro
Prof. Ms. Luiz Antônio Fernandes
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado
à Faculdade XV de Agosto como um dos prérequisitos para a obtenção do grau de
bacharel em Administração.
SOCORRO
2008
Dedicatória
Dedico este Trabalho de Conclusão de Curso ao meu noivo e companheiro de
classe João Batista de Godoy, que me incentivou desde o primeiro momento e que sempre me
acompanhou tanto nas horas boas como nas ruins, e o mais importante de tudo é que juntos
superamos todas as dificuldades e conseguimos realizar o que planejamos alcançando os
nossos objetivos. Esses momentos serão inesquecíveis e com certeza sentirei muita saudade.
Agradecimentos
Para que fosse possível a realização deste Trabalho de Conclusão de Curso foi de
fundamental importância o apoio de várias pessoas. Por este motivo, agradeço primeiramente
aos orientadores Ms. Cláudia Cobêro e Ms. Luiz Antônio Fernandes, que acrescentaram novos
conceitos e esclareceram todas as dúvidas que foram surgindo ao longo deste trabalho.
Agradeço também aos professores e funcionários da Faculdade XV de Agosto
pela dedicação. E à todos os companheiros de classe, que durante este período de convivência
aprendi a conhecer, entender e principalmente respeitar as opiniões de cada um, e com muita
determinação conseguimos passar por todas as etapas do curso.
Agradeço aos membros da diretoria da ONG onde realizei o trabalho, pois
demonstraram interesse e confiança, autorizando com plena abertura o desenvolvimento das
atividades e colaborando para o levantamento dos dados necessários à realização do trabalho.
E, por fim, um agradecimento especial a todos os meus familiares por todo
incentivo. E a Deus pela vida, a coisa mais importante que Ele me proporcionou.
Muito obrigada a todos que de alguma maneira contribuíram para o sucesso deste
trabalho.
“A pior enfermidade de nossos dias não é a
lepra ou a tuberculose, mas a falta de afeto,
a sensação de não ser querido, de não ser
amado pelos outros. Se cada pessoa humana
começasse a dar alguma coisa do que possui
e se preocupasse com as necessidades do
próximo, então, todos colaboraríamos para a
paz do mundo”.
(Madre Teresa de Calcutá)
RESUMO
O presente trabalho apresenta as ações e ferramentas necessárias ao desenvolvimento de um
Sistema de Informação para Cadastro de Alunos. Foi desenvolvido em uma Organização Não
Governamental (ONG) que funciona desde 1997 na cidade de Amparo – SP. O trabalho teve
por objetivo substituir o sistema que era exercido por meio de fichas preenchidas
manualmente, por um sistema totalmente informatizado, visando assim maior confiabilidade e
agilidade no acesso às informações. Através de uma pesquisa exploratória, concluiu-se que
informações importantes não eram coletadas, para suprir esta necessidade de se obter mais
informações, surgiu a idéia da substituição deste sistema manual por um sistema
informatizado. Foi desenvolvido um Sistema de Informação para Cadastro de Alunos com a
utilização do Clarion 6.1, que é uma ferramenta de desenvolvimento de aplicações para
sistema operacional Windows. Depois de desenvolvido, o sistema foi implantado e os usuários
passaram por um treinamento para utilizá-lo. Com este sistema informatizado, pode-se
consultar informações através de relatórios completos e realizar estudos sobre tudo o que se
refere ao aluno, à aula em que ele está matriculado e à sua avaliação, fornecendo informações
precisas e rápidas no suporte à tomada de decisão.
LISTAS
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Componentes de um sistema ------------------------------------------- 10
Figura 2 – Funções de um sistema de informação ------------------------------- 12
Figura 3 – Ciclo de desenvolvimento de sistemas de informação ------------- 13
Figura 4 – Modelo do cadastro de alunos que era utilizado -------------------- 16
Figura 5 – Modelo Conceitual para o sistema a ser desenvolvido ------------- 18
Figura 6 – Tela inicial do sistema -------------------------------------------------- 19
Figura 7 – Menu sistema------------------------------------------------------------- 19
Figura 8 – Item cadastro de alunos ------------------------------------------------- 20
Figura 9 – Tela para incluir, alterar ou excluir aluno ---------------------------- 20
Figura 10 – Tela para incluir, alterar ou excluir aula ---------------------------- 21
Figura 11 – Tela para incluir, alterar ou excluir avaliação---------------------- 22
Figura 12 – Menu relatório de aluno ----------------------------------------------- 22
Figura 13 – Menu relatório de aula------------------------------------------------- 23
Figura 14 – Menu relatório de avaliação ------------------------------------------ 23
Figura 15 – Relatório de aluno por identificador do aluno --------------------- 24
Figura 16 – Relatório de aula por nome da aula---------------------------------- 25
Figura 17 – Relatório de avaliação por nome do aluno-------------------------- 26
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Comparação do antes e depois da implantação do sistema ------- 27
SUMÁRIO
1- Introdução-------------------------------------------------------------------------- 08
1.1- Empresa Analisada--------------------------------------------------------------- 09
2- Referencial Teórico--------------------------------------------------------------- 10
2.1- Conceito de Sistema ------------------------------------------------------------- 10
2.2- Conceitos de Informação-------------------------------------------------------- 11
2.3- Sistemas de Informação --------------------------------------------------------- 11
2.4- Desenvolvimento de Sistemas de Informação ------------------------------- 13
2.5- Descrição da Ferramenta de Desenvolvimento ------------------------------ 14
2.6- Definições de Banco de Dados------------------------------------------------- 14
2.7- Definições de Cadastro---------------------------------------------------------- 15
3- Metodologia ------------------------------------------------------------------------ 16
3.1- Procedimentos Metodológicos ------------------------------------------------- 16
4- Resultados e Análises ------------------------------------------------------------ 19
5- Considerações Finais ------------------------------------------------------------- 28
Referências Bibliográficas---------------------------------------------------------- 29
8
1. INTRODUÇÃO
Os Sistemas de Informação estão rapidamente se tornando um ingrediente
necessário ao sucesso empresarial no dinâmico ambiente globalizado dos negócios de hoje. Os
Sistemas de Informação podem ajudar todos os tipos de organizações a melhorarem a
eficiência e eficácia de seus processos, e com isso podem fortalecer suas posições
competitivas em um mercado em rápida transformação.
O grande desafio é entender as necessidades de informação da organização, e
desenvolver um Sistema de Informação que realmente traga melhoria no acesso às
informações. É de fundamental importância desenvolver um Sistema de Informação, o
conhecimento necessário é adquirido através de estudos realizados na área de
Desenvolvimento de Sistemas de Informações.
Existem muitos tipos de Sistemas de Informação, alguns são sistemas de
informação manuais, em que as pessoas utilizam ferramentas simples, como lápis e papel ou
até mesmo calculadoras e máquinas de escrever. Outros são sistemas de informação
informatizados, que recorrem a uma série de sistemas de computadores para realizar as
atividades de processamento da informação.
Então, à medida que as empresas crescem, se diversificam e se tornam mais
complexas, isto é muito difícil e até mesmo impossível, continuar com um sistema manual.
Torna-se assim imprescindível a informatização dos sistemas manuais.
Levando em consideração que todos estes aspectos fazem realmente a diferença,
foi realizado um estudo para desenvolver um Sistema de Informação para Cadastro de Alunos.
O estudo foi desenvolvido em uma ONG, e teve como propósito o seguinte
problema: Quais as ações e ferramentas necessárias para se obter um cadastro de alunos eficaz
na ONG analisada?
O trabalho teve por objetivo o desenvolvimento de um Sistema de Informação
para Cadastro de Alunos em uma ONG, substituindo o sistema que era exercido por meio de
fichas preenchidas manualmente, por um sistema totalmente informatizado, visando assim
maior confiabilidade e agilidade no acesso às informações.
9
1.1- Empresa Analisada
A empresa analisada é uma Organização Não Governamental (ONG), é uma
associação do terceiro setor da sociedade civil, que se declara com finalidades públicas e sem
fins lucrativos. Fundada e mantida pela comunidade de um bairro e adjacências, funciona
desde 1997 (oficialmente desde 2001) na cidade de Amparo – SP, prestando serviços que
procuram compensar a carência de atividades artísticas, culturais, esportivas e educacionais da
população de baixa renda. A organização sempre se destacou na cidade através de
apresentações artísticas e culturais em festivais e eventos.
Possui o Registro de Utilidade Pública Municipal e faz parte de conselhos
municipais, sempre com participação ativa nos assuntos que afetam diretamente sua
comunidade. Por estatuto, a organização é apolítica e sem ligação com qualquer grupo
religioso, o que permite a promoção da diversidade, da cidadania e da democracia em suas
atividades.
As atividades da organização abrangem 10 bairros. Esta região é uma das mais
populosas da cidade (aproximadamente 20 mil habitantes) e a com maiores índices de
criminalidade e desemprego. Diante deste cenário, a organização desenvolve o Projeto
Caminhos do Futuro que oferece a quase 400 pessoas, entre crianças, adolescentes e adultos,
aulas de Dança de Salão, Capoeira, Ballet, Informática em Software Livre, Dança de Rua (Hip
Hop), Violão e Teatro.
Atualmente, a organização gera receita por meio de campanhas de donativos,
quermesses, chás beneficentes, ações entre amigos e campanhas promovidas pela associação
de pais e mestres. A organização não cobra qualquer tipo de taxa dos alunos, todas as
atividades são gratuitas à comunidade.
A organização não possui funcionários remunerados, todos os membros são
voluntários. A diretoria da organização é composta pelos seguintes membros: Presidente;
Vice-Presidente; Primeiro Tesoureiro; Segundo Tesoureiro; Primeiro Secretário; Segundo
Secretário; e Presidente da Associação de Pais e Mestres. Conselho Fiscal: 4 membros
efetivos e 2 suplentes. 3 voluntários da comunidade, sendo 1 coordenador de atividades e 2
voluntários para serviços gerais. 12 professores voluntários que ministram as aulas.
10
2. REFERENCIAL TEÓRICO
Neste capítulo serão referenciados, teoricamente, os principais itens abordados
neste trabalho.
2.1- Conceito de Sistema
Para Oliveira, D. (2004, p.23): “Sistema é um conjunto de partes integrantes e
interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e
efetuam determinada função”.
Ainda conforme Oliveira, D. (2004), os sistemas apresentam alguns componentes:
Objetivos, que é a finalidade para a qual o sistema foi criado; Entradas, que caracterizam os
meios que fornecem ao sistema o material, a energia e a informação para o processo; Processo
de transformação, o qual possibilita a transformação de um insumo (entrada) em um produto,
serviço ou resultado (saída); Saídas, que são os resultados do processo de transformação e as
finalidades para as quais se uniram objetivos.
Apresentam também o Controle e Avaliação, que são necessários para verificar se
as saídas estão coerentes com os objetivos; e a Retroalimentação ou feedback, que é a
reintrodução de uma saída sob a forma de informação, como instrumento de controle, a fim de
reduzir ao mínimo as divergências verificadas entre as respostas de um sistema e os
parâmetros previamente estabelecidos. (FIGURA 1).
Figura 1 – Componentes de um sistema
Fonte: Oliveira, D. (2004, p.24.)
11
2.2- Conceitos de Informação
De acordo com Bio (1996), se examina o conceito de Informação a partir do
entendimento da informação como resultado do tratamento de dados. Assim, pode-se entender
o dado como um elemento da informação que, tomado isoladamente, não transmite nenhum
conhecimento. Entretanto, a partir da associação dos dados, transmite-se um conhecimento.
Portanto, o tratamento e a estruturação dos dados gera uma informação.
Segundo Oliveira, D. (2004, p.36): “Informação é o dado trabalhado que permite
ao executivo tomar decisões”.
O autor explica que a informação é o produto da análise dos dados, devidamente
registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados, para transmitir
conhecimento e permitir a tomada de decisão, que é uma ação tomada com base na análise de
informações.
2.3- Sistemas de Informação
Laudon & Laudon (2004), definem um Sistema de Informação como um conjunto
de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações
destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização.
Esses sistemas contêm informações sobre pessoas, locais e coisas significativas para a
organização ou para o ambiente que a cerca.
Ainda segundo Laudon & Laudon (2004), três atividades em um sistema de
informação produzem as informações necessárias para que as organizações possam tomar
decisões, controlar operações, analisar problemas e criar novos produtos ou serviços.
Essas atividades são: Entrada, que captura ou coleta dados brutos de dentro da
organização ou de seu ambiente externo; Processamento, que converte esses dados brutos em
uma forma mais significativa; e Saída que transfere as informações processadas às pessoas
que as utilizarão ou às atividades em que serão empregadas. Os sistemas de informação
também requerem um feedback, que é a entrada que volta a determinados membros da
organização para ajudá-los a avaliar ou corrigir o estágio de entrada.
12
Os autores explicam que fatores ambientais, como clientes, fornecedores,
concorrentes, acionistas e agências regulamentadoras, interagem com a organização e seus
sistemas de informação. (FIGURA 2).
Figura 2 – Funções de um sistema de informação
Fonte: Laudon & Laudon, (2004, p.8.)
De acordo com Bio (1996), os sistemas de informação podem ser classificados em
dois grupos principais:
1º) Sistemas de apoio às operações, que são sistemas processadores de transações,
ou seja, são redes de procedimentos rotineiros que servem para o processamento de transações
recorrentes. Dentro dessa categoria, pode-se identificar duas subclasses, os sistemas
processadores de transações e os sistemas operacionais para a tomada de decisões, que se
voltam para decisões referentes às operações e envolvem uma agregação de muitas transações;
2º) Sistemas de apoio à gestão, que não são orientados para o processamento de
transações rotineiras, mas existem especificamente para auxiliar processos decisórios.
Segundo O'Brien (2004), um sistema de informação consiste em cinco recursos
principais: Recursos Humanos - incluem os usuários finais e especialistas em Sistemas de
Informação; Recursos de Hardware - consistem em máquinas e mídia; Recursos de Software incluem programas e procedimentos; Recursos de Dados - podem incluir bancos de dados e
bases de conhecimento; e Recursos de Rede - incluem mídia e redes de comunicações.
13
O autor explica que um sistema de informação depende destes recursos para
executar as atividades de entrada, processamento e saída. Estas atividades convertem recursos
de dados em produtos de informação (inclui relatórios administrativos e documentos
empresariais). Utiliza-se a informação fornecida por estes produtos rotineiramente quando se
trabalha em organizações e se vive em sociedade. A meta dos sistemas de informação é a
produção de produtos de informação apropriados para os usuários finais.
2.4- Desenvolvimento de Sistemas de Informação
Para O'Brien (2004), o desenvolvimento de sistemas de informação é baseado em
diversas atividades que estão envolvidas em um ciclo de desenvolvimento: Investigar determinar se existe um problema ou oportunidades empresariais; Analisar - estudar as
necessidades de informação dos usuários finais, o ambiente organizacional e todo sistema
atualmente em uso; Projetar - desenvolver especificações para os recursos de hardware,
software, pessoal, rede, dados e os produtos de informação.
É baseado também em atividades para Implantar - adquirir hardware e software,
testar o sistema, treinar pessoal para utilizá-lo e converter para o novo sistema; e para Manter
- utilizar um processo de revisão pós-implantação para monitorar, avaliar e modificar o
sistema conforme for necessário. (FIGURA 3).
Figura 3 – Ciclo de desenvolvimento de sistemas de informação
Fonte: O'Brien, (2004, p.322.)
14
O autor enfatiza que todas as atividades envolvidas são relacionadas e
interdependentes. Por isso, diversas atividades de desenvolvimento podem ocorrer ao mesmo
tempo e as diferentes partes de um projeto de desenvolvimento podem estar em atividades
diferentes do ciclo. Além disso, é possível retornar a qualquer momento para repetir
atividades anteriores, a fim de modificar e melhorar o sistema.
2.5- Descrição da Ferramenta de Desenvolvimento
Conforme pesquisa no site oficial Clarion (2008), o Clarion 6.1 é uma ferramenta
de desenvolvimento de aplicações para sistema operacional Windows, que permite ao
desenvolvedor criar ao mesmo tempo a interface gráfica e a funcionalidade da sua aplicação.
Sua performance é equivalente à linguagem C e sua arquitetura é totalmente aberta, o que lhe
permite a criação de estilos próprios.
A mesma pesquisa ressalta que o Clarion é um ambiente de desenvolvimento
completo, que fornece um gerador de aplicações com todos os modelos (Templates) e
assistentes (Wizards) que permitem a criação rápida de uma aplicação, sem a necessidade de
se escrever uma única linha de código. Além disso, o Clarion possui um banco de dados
chamado Topspeed.
2.6- Definições de Banco de Dados
Na visão de Bio (1996), Banco de Dados pode ser entendido como uma coleção de
arquivos estruturados e inter-relacionados, que oferece uma fonte única de dados para uma
variedade de aplicações.
Já para O'Brien (2004), Banco de Dados é um conjunto integrado de registros
logicamente semelhantes. Um banco de dados consolida registros previamente armazenados
em arquivos separados em uma fonte comum de registros de dados. Esses dados são
fornecidos para muitas aplicações.
Ainda conforme O’Brien (2004), para desenvolver bancos de dados que atendam
as necessidades de informações dos usuários, são utilizados Modelos de dados. Um deles, são
os Modelos Conceituais de Dados, que geralmente são expressos como modelos de
relacionamentos de entidades, ou seja, modelam as relações entre as muitas entidades
15
envolvidas nos processos empresariais.
O Modelo Conceitual deve descrever a informação que o sistema vai gerenciar.
Portanto, pode-se concluir que o Modelo Conceitual é uma representação da visão que o
desenvolvedor tem das informações gerenciadas pelo sistema. (WAZLAWICK, 2004).
2.7- Definições de Cadastro
Segundo pesquisa da Wikipédia (2008), o termo Cadastro na língua portuguesa,
por extensão de sentido, pode referir-se a qualquer registro detalhado de entidades.
A pesquisa citada enfatiza que essas entidades são normalmente representadas por
pessoas, como por exemplo: clientes de uma empresa, alunos de uma escola, freqüentadores
de uma biblioteca, entre outros.
Em administração, Houaiss & Villar (2001), definem Cadastro como o arquivo em
que são registrados dados referentes a informações de uma empresa, organização ou
instituição. Esses dados podem ser pessoais, econômicos, comerciais ou patrimoniais.
16
3. METODOLOGIA
Para o desenvolvimento do presente estudo, utilizou-se a pesquisa exploratória,
que de acordo com Oliveira, S. (2004, p. 134), é a “ênfase dada à descoberta de práticas ou
diretrizes que precisam modificar-se e na elaboração de alternativas que possam ser
substituídas”.
3.1- Procedimentos Metodológicos
De início foram efetuadas reuniões com os membros da diretoria da ONG para
investigar o problema e verificar quais informações eram utilizadas. Assim, foi possível
analisar as necessidades de informação da organização, o ambiente organizacional e todo o
sistema que era utilizado. Foi apresentado um modelo do cadastro de alunos que era utilizado,
ou seja, eram feitas fichas de inscrição, todas preenchidas manualmente em papel impresso, as
quais depois eram arquivadas por ordem alfabética.
O conteúdo das fichas de inscrição era composto apenas pelos dados pessoais do
inscrito. Sendo eles: nome; endereço; bairro; cidade; estado; CEP; idade; data de nascimento;
sexo (masculino ou feminino); escolaridade; naturalidade; telefone; e nome do pai ou
responsável. (FIGURA 4).
Figura 4 – Modelo do cadastro de alunos que era utilizado
Fonte: Dados da pesquisa da autora
17
Ao analisar este modelo de cadastro que era utilizado, concluiu-se que
informações importantes não eram coletadas, ou seja, além dos dados pessoais do inscrito, era
necessário também coletar informações referentes à aula em que o aluno está matriculado e à
avaliação do aluno.
Para suprir esta necessidade de se obter mais informações, surgiu a idéia da
substituição deste sistema manual por um sistema informatizado.
Após absorver todas estas informações, foi possível projetar as especificações
necessárias para a utilização de um sistema informatizado, sendo elas:
Para os recursos de hardware utilizou-se um computador da recepção já existente
na ONG, sendo que sua configuração é composta do sistema operacional Windows 98, com
processador de 233 MHz, 64 MB de memória RAM, e com disco rígido HD de 3 GB, para
armazenamento das informações;
Para os recursos de software foi utilizado o Clarion 6.1 que é uma ferramenta de
desenvolvimento de aplicações para sistema operacional Windows;
Além disso, para os recursos de dados foi utilizado o próprio Clarion, que possui
um banco de dados chamado Topspeed;
Os recursos humanos envolvidos incluem a desenvolvedora do Sistema de
Informação, que é a própria autora deste trabalho, e também os usuários que alimentam o
sistema com os dados, que são os 2 voluntários responsáveis pelos serviços gerais;
Os produtos de informação utilizados se referem aos relatórios que o sistema deve
gerar. Como a grande maioria dos alunos é composta de crianças e adolescentes, os relatórios
são utilizados para acompanhamento de pais, professores e coordenadores. Deve ser
observado que o responsável pelo aluno é envolvido no sistema como representante legal.
Para descrever as informações absorvidas, optou-se por criar um Modelo
Conceitual para o sistema a ser desenvolvido, facilitando assim a visualização da
desenvolvedora sobre as informações gerenciadas pelo sistema.
Para criar este Modelo Conceitual foi utilizado o DBDesigner 4 que é uma
ferramenta de modelagem de banco de dados. (FIGURA 5).
18
Figura 5 – Modelo Conceitual para o sistema a ser desenvolvido
Fonte: Dados da pesquisa da autora
Baseando-se neste Modelo Conceitual foi desenvolvido um Sistema de
Informação para Cadastro de Alunos, onde são cadastrados os dados pessoais do aluno, a aula
em que o aluno está matriculado, a freqüência e as notas do aluno avaliadas pelo professor. Os
relatórios que o sistema pode gerar possuem os seguintes modos de buscas: relatório de aluno
por identificador do aluno, por nome do aluno e por nome do responsável; relatório de aula
por nome da aula e por nome do professor; relatório de avaliação por nome do aluno e por
nome da aula.
Depois de desenvolvido, o sistema foi implantado e testado. Os usuários que
alimentam o sistema com os dados, ou seja, os 2 voluntários, passaram por um treinamento
para utilizá-lo. Este treinamento foi realizado pela própria autora deste trabalho.
Após a implantação, foi realizada uma manutenção do sistema através de uma
revisão. O sistema foi utilizado e também avaliado o seu desempenho funcional.
Todos os alunos que estavam cadastrados nas fichas de inscrição foram
cadastrados no Sistema de Informação para Cadastro de Alunos desenvolvido. Vale ressaltar,
que agora todos os alunos são cadastrados neste sistema informatizado, abolindo assim
completamente o sistema manual que era utilizado.
19
4. RESULTADOS E ANÁLISES
Através das ações e ferramentas utilizadas foi possível obter um eficaz Sistema de
Informação para Cadastro de Alunos. A tela inicial do sistema da ONG possui os menus
iniciar, sistema e relatórios, conforme demonstra a figura abaixo.
Figura 6 – Tela inicial do sistema
Fonte: Dados da pesquisa da autora
Na figura abaixo, no menu sistema, encontra-se o item cadastro de alunos.
Figura 7 – Menu sistema
Fonte: Dados da pesquisa da autora
20
Conforme a figura 7, ao clicar no menu sistema, e no item cadastro de alunos,
abre-se uma tela para cadastrar o aluno, a aula e a avaliação, como mostra a figura abaixo.
Figura 8 – Item cadastro de alunos
Fonte: Dados da pesquisa da autora
Conforme demonstrado na figura 8, no quadro do aluno, abre-se uma tela ao clicar
em incluir, alterar ou excluir. Nesta tela é possível cadastrar todos os dados pessoais do aluno.
Sendo eles: identificador do aluno; nome do aluno; data de nascimento; sexo (feminino ou
masculino); estado civil (solteiro, casado, viúvo, divorciado, desquitado ou outros); endereço;
bairro; CEP; cidade; UF; e-mail; telefone; nome do responsável; termo de responsabilidade
assinado? (não, sim ou aluno é maior de idade); escola; série; e observações do aluno, como
mostra a figura abaixo.
Figura 9 – Tela para incluir, alterar ou excluir aluno
Fonte: Dados da pesquisa da autora
21
Ainda conforme demonstrado na figura 8, no quadro da aula, abre-se uma tela ao
clicar em incluir, alterar ou excluir. Nesta tela é possível cadastrar todos os dados referentes à
aula em que o aluno está matriculado.
Sendo eles: identificador do aluno; identificador da aula; nome da aula; categoria
(arte, esporte, educação, profissionalizante ou outros); carga horária semanal; horário; dia da
semana (segunda-feira, terça-feira, quarta-feira, quinta-feira, sexta-feira, sábado ou domingo);
nome do professor; data da matrícula; aula concluída? (não, sim ou aluno é desistente); e
observações da aula, como mostra a figura abaixo.
Figura 10 – Tela para incluir, alterar ou excluir aula
Fonte: Dados da pesquisa da autora
Novamente, conforme demonstrado na figura 8, no quadro da avaliação, abre-se
uma tela ao clicar em incluir, alterar ou excluir. Nesta tela é possível cadastrar todos os dados
referentes à freqüência e às notas do aluno avaliadas pelo professor.
Sendo eles: identificador do aluno; identificador da avaliação; nome do aluno;
nome da aula; disciplina, participação, concentração, sociabilidade e técnica (excelente,
satisfatório, regular ou insatisfatório); freqüência (maior ou igual a 75% ou menor que 75%);
data da avaliação; e observações da avaliação, como mostra a figura 11.
22
Figura 11 – Tela para incluir, alterar ou excluir avaliação
Fonte: Dados da pesquisa da autora
Vale ressaltar que estes critérios de avaliação foram definidos pelos membros da
diretoria da ONG.
Na figura abaixo, no menu relatórios, contém mais 3 menus. Observa-se que o
primeiro menu é o relatório de aluno, o qual possui 3 itens com os modos de buscas. As
buscas do relatório de aluno podem ser por identificador do aluno, por nome do aluno ou por
nome do responsável.
Figura 12 – Menu relatório de aluno
Fonte: Dados da pesquisa da autora
23
Já na figura 13, observa-se que o segundo menu é o relatório de aula, o qual
possui 2 itens com os modos de buscas. As buscas do relatório de aula podem ser por nome da
aula ou por nome do professor.
Figura 13 – Menu relatório de aula
Fonte: Dados da pesquisa da autora
Por sua vez, na figura 14, observa-se que o terceiro menu é o relatório de
avaliação, o qual possui 2 itens com os modos de buscas. As buscas do relatório de avaliação
podem ser por nome do aluno ou por nome da aula.
Figura 14 – Menu relatório de avaliação
Fonte: Dados da pesquisa da autora
24
A seguir serão demonstrados um exemplo de relatório de aluno, de aula e de
avaliação gerados pelo sistema. As informações apresentadas nestes relatórios são fictícias.
Conforme a figura 12, ao clicar no primeiro menu relatório de aluno, e no item por
identificador do aluno, abre-se um relatório de aluno por identificador do aluno, demonstrado
na figura abaixo.
Figura 15 – Relatório de aluno por identificador do aluno
Fonte: Dados da pesquisa da autora
25
Conforme a figura 13, ao clicar no segundo menu relatório de aula, e no item por
nome da aula, abre-se um relatório de aula por nome da aula, demonstrado na figura abaixo.
Figura 16 – Relatório de aula por nome da aula
Fonte: Dados da pesquisa da autora
26
Conforme a figura 14, ao clicar no terceiro menu relatório de avaliação, e no item
por nome do aluno, abre-se um relatório de avaliação por nome do aluno, demonstrado na
figura abaixo.
Figura 17 – Relatório de avaliação por nome do aluno
Fonte: Dados da pesquisa da autora
27
Para melhor analisar os resultados obtidos após a implantação do sistema
informatizado, elaborou-se uma comparação do antes e depois da implantação do sistema,
como mostra o quadro abaixo.
Antes
Depois
Sistema manual;
Sistema informatizado;
Obtinha informações básicas referentes Obtêm informações completas e detalhadas
somente ao aluno da organização;
referentes ao aluno da organização, à aula do
aluno e à avaliação do aluno;
Sem a informatização a probabilidade de Com a informatização a segurança na
erros é grande, uma vez que não existem exatidão das informações é maior, gerando
mecanismos de controle da informação;
menos erros e mais confiabilidade;
Para obter informações havia desperdício de O tempo de acesso para obter informações
tempo, pois era necessário procurar a ficha diminuiu drasticamente, pois com poucos
do aluno no arquivo;
cliques chega-se à informação desejada,
gerando aos processos mais agilidade;
As Informações eram obtidas através de As Informações são obtidas através de
fichas arquivadas por ordem alfabética, era relatórios completos, que possuem vários
possível procurar apenas por nome do modos de buscas;
aluno;
Não havia um controle para saber se os Existe um campo para definir se o termo de
termos
de
responsabilidade
foram responsabilidade foi ou não assinado ou se o
assinados;
aluno é maior de idade;
Não havia um controle para saber se a aula Existe um campo para definir se a aula foi ou
que o aluno foi matriculado estava não concluída ou se o aluno é desistente;
concluída;
Não havia um controle para saber a Agora é definido através de critérios de
freqüência e as notas do aluno;
avaliação a freqüência e as notas do aluno;
Havia pouca informação para controlar as Há mais informações para controlar as
atividades da organização, dificultando a atividades da organização, facilitando a
tomada de decisão.
tomada de decisão.
Quadro 1 – Comparação do antes e depois da implantação do sistema
Fonte: Dados da pesquisa da autora
Um microcomputador pode gerenciar milhares de dados ao mesmo tempo e cruzálos de maneira que proporcione informações valiosas.
Estas informações são necessárias para que as organizações possam tomar
decisões, controlar operações, analisar problemas e criar novos produtos ou serviços.
(LAUDON & LAUDON, 2004). Com este sistema informatizado, pode-se consultar
informações através de relatórios completos e realizar estudos sobre tudo o que se refere ao
aluno, à aula em que ele está matriculado e à sua avaliação, fornecendo informações precisas e
rápidas no suporte à tomada de decisão.
28
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Um sistema manual não é necessariamente melhor ou pior que um sistema
informatizado. Na verdade, independente do sistema que é utilizado, ele precisa realmente ser
eficaz e o mais adequado possível. Com o sistema manual que era utilizado não era possível
atender a necessidade de informação que se pretendia, ou seja, não era eficaz. Por este motivo,
optei por desenvolver um sistema informatizado que atendesse a necessidade de informação
que se pretendia e por sua vez sendo mais eficaz.
Este trabalho me proporcionou a oportunidade de aplicar na prática o meu
aprendizado, principalmente com relação ao desenvolvimento de Sistemas de Informação. Foi
um trabalho não remunerado e sem vínculo empregatício, ou seja, a organização não teve
nenhum custo com o desenvolvimento do sistema.
O Sistema de Informação para Cadastro de Alunos que desenvolvi, encontra-se
definitivamente implantado e pronto para o uso. Isso trouxe grandes avanços nas atividades
diárias da organização, por proporcionar informações precisas que geram maior
confiabilidade, e pela agilidade no acesso às informações. Além disso, fornece informações
mais qualificadas, facilitando o processo de tomada de decisão.
A participação dos membros da diretoria da ONG foi de extrema importância,
pois facilitou no levantamento dos dados necessários para se obter a solução do problema,
ocasionando um resultado que trouxe a satisfação de todos os membros com o Sistema de
Informação que desenvolvi.
Para que o sistema continue sendo eficaz, a atual diretoria sabe que a constante
atualização dos dados é primordial, pois um sistema sem dados atualizados não vai gerar
informações confiáveis. Entretanto, por ser uma ONG, esta diretoria muda a cada 2 anos. A
maior preocupação, é que com as mudanças que irão ocorrer não haja a devida interação dos
envolvidos, já que um sistema necessita de pessoas treinadas e capacitadas para utilizá-lo.
Por isso, a minha sugestão à organização é que a atual diretoria passe adiante esta
importância de sempre estar atualizando os dados do sistema, e que fique bem claro que, com
pessoas treinadas e capacitadas para utilizar o sistema certamente sua eficácia permanecerá, e
assim continuará facilitando as atividades da organização.
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