INSTITUTO FEDERAL DO AMAZONAS
PRÓ-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL
COMISSÃO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
CARTILHA
COMPREENDENDO O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
DO IFAM
MANAUS – AMAZONAS
NOVEMBRO – 2011
APRESENTAÇÃO
Esta cartilha tem como finalidade familiarizar o corpo social do IFAM e da sociedade
com os principais termos e sistema lógico que ordenam e dão sentido às ações
planejadas. Nossa finalidade é tanto pedagógico quanto de melhoria continua do
aperfeiçoamento e desenvolvimento de cada um que, com o seu esforço, colabora
com o alcance dos objetivos da nossa instituição.
A metodologia que está sendo utilizada está em consonancia com o que há de mais
moderno no mundo em termos de planejamento estratégico. Essa modernidade
pode ser percebida durante todas as etapas de sua elaboração. Por exemplo, todos
serão envolvidos na confecção do plano e também na sua execução; cada um será
capacitado a elaborar planos e a executá-los. Em um horizonte próximo, a maior
parte dos servidores e docentes do IFAM estarão em dia, atualizados, com algumas
das ferramentas gerenciais fundamentais para o sucesso organizacional.
Estamos convictos de que o domínio das ferramentas gerenciais por parte do corpo
social da nossa instituição levará o IFAM a ocupar o lugar de destaque que merece na
região amazônica e servir de referencia nacional em termos de formação profissional,
produção de conhecimentos e contribuição para a resolução de problemas da
sociedade. Com o plano que todos ajudarão a elaborar, o caminho rumo ao futuro
estará claro para todos e seus esforços terão sentido. Isso permtirá a cada um
encontrar uma forma de fazer seu trabalho cada vez melhor porque os resultados
alcançados refletirão esse autoaperfeiçoamento continuo.
Quando isso acontecer, finalmente o IFAM terá dado o salto fenomenal de ter todo o
seu corpo social com o domínio pleno das ferramentas gerenciais. Quando isso se
concretizar todos poderão dizer “Nosso futuro não tem limites”.
Comissão de Planejamento Estratégico
PRIMEIRA PARTE
COMPREENDO A LÓGICA DO
PLANEJAMENTO
O QUE É UM PLANO ESTRATÉGICO
Um plano é um conjunto de decisões que se faz no presente para que sejam
concretizadas em um futuro determinado. Isso tem várias implicações.
Primeiro, um plano não é adivinhação, ou seja, não se pretende, com um plano,
tentar adivinhar como o futuro vai ser; segundo, um plano é sempre o esforço,
a determinação, de um grupo de pessoas para que algo desejado se concretize
no futuro; terceiro, um plano é apenas a primeira de quatro etapas que levam
as organizações e pessoas a concretizar seus sonhos; quarto, um plano não
pode ser feito por uma ou um grupo de pessoas: o sucesso de um plano estar
em envolver o maior número possível de componentes da organização; e
quinto,
cada
pessoa
deve
participar
apenas
no
seu
nível
de
autoridade/responsabilidade, ou seja, cada pessoa deve planejar o que vai
executar.
Já sabemos que um plano é um conjunto de decisões sobre o futuro. E o que
significa a palavra “estratégico”? A palavra “estratégico” representa a idéia de
caminho, conjunto de etapas, sincronia, ordenamento, enfim, a maneira
através da qual aquelas decisões serão trabalhadas na prática. Assim,
planejamento estratégico é uma técnica gerencial que tem como finalidade
identificar os objetivos a serem alcançados e como esses objetivos vão ser
transformados em realidade.
Por que temos que ter um plano estratégico? Por diversas razões... Mas as
principais são: a) se concentrar no que é prioritário e deixar de lado o que é
secundário; b) não perder de foco a missão institucional; c) facilitar e organizar
os esforços de todos na organização; d) reduzir os custos de operação ao
mesmo tempo em que aumenta a produtividade dos recursos disponíveis e do
trabalho de cada membro da organização; e) elevar o clima organizacional e a
motivação do quadro de pessoal; f) institucionalizar a organização em seu
ambiente de atuação.
Praticamente todas as pessoas que já trabalharam a partir de um plano
estratégico são unânimes em afirmar que a carga de trabalho reduz ao mesmo
tempo em que a qualidade dos seus esforços se amplia. Dito de outra forma, as
pessoas passam a trabalhar menos e, como trabalham menos, o produto de
seus esforços ganha em muito em termos de qualidade.
Assim, planejar estrategicamente é dizer, agora, o que começaremos a fazer
agora e que só vai ser concluido no futuro distante. Geralmente esse futuro
não é inferior a cinco anos. Pois é, os objetivos estratégicos são assim, não
podem ser alcançados de uma hora para a outra. Construir um novo campus
universitário em uma cidade do interior do Amazonas leva tempo para se
concretizar. Geralmente não pode ser realizado em menos de cinco anos,
principalmente porque a primeira turma de formandos demora pelo menos
dois anos para ser realizada.
Dessa forma, se for decidido hoje a construção de um campus do IFAM em
Guajará, a realização da licitação deve levar um ano, a construção e preparação
física e laboratórios deve durar pelo menos dois anos, a operação das
atividades normais deve gerar os primeiros resultados em pelo menos dois
anos... Total: cinco anos! Planejar estrategicamente é planejado tudo.
O PROCESSO GERENCIAL
O planejamento é a primeira etapa de um processo. Um processo é um
conjunto de etapas logicamente ordenadas que, ao final, terá como resultado o
alcance dos objetivos contidos no plano. Essas etapas são as seguintes:
primeira, planejamento; segunda, organização; terceira, direção; e quarta e
última, controle.
O planejamento é a primeira etapa. O resultado do planejamento é sempre um
plano, um esquema de ação. Neste esquema vão estar listados todos os
objetivos a serem alcançados e a forma como eles serão concretizados. Por isso
todo plano responde a duas questões básicas: o que tem que ser feito e como
vai ser feito. O detalhamento do plano responde a outras questões secundárias,
tais como quando vai ser feito, onde vai ser feito, quem será o responsável e
assim por diante.
Mas veja, o resultado do planejamento é um documento chamado plano. Ali
estará tudo detalhado como será o futuro desejado. Mas só isso não basta. É
preciso ir adiante e desenvolver a função ORGANIZAÇÃO. Não basta dizer o que
fazer e como fazer. É preciso saber se tem recursos para fazer. É disso que trata
a função organização. A segunda etapa do processo gerencial, portanto, é
novamente o esforço coletivo para identificar, obter, utilizar e avaliar o uso dos
recursos necessários para realizar cada objetivo estratégico.
Novamente, da mesma forma que procederemos com relação à elaboração do
plano estratégico, o corpo social precisa ser capacitado a desenvolver a função
organização. Novas técnicas gerenciais (todas simples de ser elaborada e
executada) deverão fazer parte do cotidiano de cada um de nossos colegas.
Essas ferramentas farão sentido e darão ordenamento lógico à execução das
estratégias contidas no plano.
Mas apenas a função planejamento e a função organização não são suficientes
para garantir o sucesso de uma organização. É preciso desenvolver a função
DIREÇÃO. A função direção lida com liderança, motivação e comunicações. Na
liderança a finalidade é dotar cada unidade com o comando adequado a partir
do perfil profissiográfico o mais próximo possível dos desafios e complexidade
do conjunto de objetivos que devem ser alcançados; na motivação, deve-se
equilibrar os anseios, esforços e projetos de vida individual de cada membro da
organização com a complexidade e desafios que cada um terá que lidar,
especialemente a partir de esquemas de bonificações, remunerações, elogios e
demais forma de reconhecimento meritocrático; finalmente, as comunicações
servirão para ligar as diversas unidades entre si a partir da troca de
informações e dados fundamentais para que todas as etapas do processo
gerencial possam ser implementadas a contento.
É a função direção que manuseia o plano, os recursos e os esforços das pessoas
rumo ao futuro desejado, que é a concretização dos objetivos contidos no
plano a partir do esquema lógico que estão ali detalhados (estratégias). É aqui
que entra a fórmula famosa: a pessoa certa, no lugar certo, com as capacidades
adequadas, para que os resultados alcançados sejam, pelo menos, satifatórios.
Mas, apesar de todo o cuidado, isso ainda não é suficiente para garantir o
sucesso do plano. É necessário que seja desenvolvida a função CONTROLE.
Controlar significa, em administração, medir, avaliar e corrigir. Cada objetivo,
recurso e esquema de direção deve ter um indicador. Esse indicador tem que
ser passível de ser medido. Isso significa que cada objetivo terá medido a
evolução de sua execução ao longo do tempo. Em determinados períodos, o
resultado dessa medida será comparada com o que foi previsto. Essa
comparação é chamada de avaliação. Se o resultado da avaliação afirmar que
tudo está como foi previsto, a execução do objetivo continua (e sua simultanea
mensuração) até nova avaliação. Se, por acaso, em algum momento o que foi
executado não estiver de acordo com o resultado da avaliação, esse objetivo
deverá ser replanejado, reajustado, para que tudo volte aos padrões normais.
Dessa forma se completa o processo gerencial. E é esse esquema lógico de
gerenciamento que começa com as atividades de planejamento estratégico,
exatamente o que estamos fazendo agora. Assim, haverá um esforço para a
elaboração do plano e outros para desenvolver as demais funções gerenciais.
Como se pode perceber, todos, servidores e professores, precisam dominar as
principais ferramentas gerenciais para que possam fazer bem o seu trabalho. É
esse esforço que está sendo começado com a elaboração do plano estratégico
do IFAM.
SEGUNDA PARTE
CONHECENDO A LINGUAGEM DO
PLANEJAMENTO
NEGÓCIOS
Os negócios são o conjunto de produtos e serviços que uma organização ou
uma de suas unidades entrega ao ambiente ou a outras de suas unidades.
“Venda de automóveis” é um negócio, assim como “Aluguel de imóveis” ou
“transporte escolar”. Os negócios são o que a organização, resumidamente, faz.
Veja só, uma pessoa tem um ou mais negócios. Ela pode vender automóveis e
alugar imóveis, da mesma forma que outra pode ensinar matemática e cuidar
de pessoas idosas. O que importa que se compreenda é que são os negócios
que fazem gerar as receitas, o dinheiro, que as pessoas recebem para seu
sustento – e as organizações, para o seu desenvolvimento.
Veja este exemplo: uma pessoa pinta carros, faz serviços de lanternagem,
limpa carburador, resolve problemas do sistema elétrico e faz alinhamento dos
pneus. Se eu peguntar pra ela “com o que ela mexe”, ela vai dizer: “mexo com
conserto de automóveis”. Assim, “conserto de automóveis” é o negócio dela;
serviços de lanternagem, limpeza de carburador, conserto de problemas do
sistema elétrico e alinhamento de pneus são os seus serviços.
Mais um exemplo. Uma escola forma técnicos em saneamento, técnicos em
meio ambiente e técnicos em ecologia. Se eu perguntar para o seu diretor com
o que “sua escola mexe”, ele poderia me responder “mexe com formação de
técnicos de nível médio” ou “formação de profissionais técnicos” ou
simplesmente “formação de profissionais”. Note que “técnicos em
saneamento”, “técnicos em meio ambiente” e “técnicos em ecologia” são os
seus produtos e “formação de profissionais”, “formação de profissionais
técnicos” e “formação de profissionais técnicos” são o seu negócio.
Da mesma forma uma organização. Cada uma tem um ou mais negócios. O
IFAM, por exemplo, tem os negócios de ensino, pesquisa e extensão. Isso quer
dizer que tudo o que o IFAM faz pode ser resumido nesses três negócios.
Para efeito de Planejamento estratégico e preenchimetno do GEPLANES, os
negócios são a especificação, o detalhamento, do que a unidade faz. Assim,
definir o negócio significa dizer qual é a missão da unidade, quem são seus
fornecedores, quais são seus insumos, com o que a unidade “ganha dinheiro”
ou “reputação”, como é composto seu capital humano, que equipamentos
utiliza, quais são seus produtos e quem são seus clientes.
MISSÃO
A missão é a razão de existencia de uma organização. Toda organização foi
criada para desempenhar uma missão ambiental. O ambiente é tudo aquilo
que está além da organização. O ambiente é composto pelo governo, as
empresas que fornecem para a organização tudo o que ela precisa, os clientes
que compram ou usam os produtos que a organização produz, enfim, tudo o
que está além dos muros da organização.
É fundamental que todos saibam a missão de sua organização e de sua unidade
porque tudo o que fizerem, todas as atividades que desenvolverem no dia-adia tem que estar voltadas para o cumprimento dessa missão institucional e
microinstitucional (unidade de negócio).
Veja o seguinte exemplo de missão: “Saciar a fome do mundo com alimentos
de qualidade e baixo custo”. Note que essa frase responde a quatro perguntas:
a) Para que a organização existe?
b) Qual é o seu negócio?
c) Quem é o seu público-alvo?
d) Quais são as condições básicas de desempenho?
Respondendo as perguntas: a organização existe para saciar a fome, seu
negócio é alimentos, seu público-alvo é o mundo e as suas condições básicas de
desempenho são a qualidade e o baixo custo. Com base nessas quatro
respostas aquela frase foi elaborada.
Note que o público-alvo é para quem os negócios são direcionados, são os
clientes; e as condições básicas de desempenho são os dois balizadores dos
negócios, ou seja, tudo o que for produzido pela organização tem que ter
qualidade e ter custo baixo.
FORNECEDORES
Toda organização, para de produzir os seus produtos ou serviços que compõem
o seu negócio, precisa de insumos. Os insumos são todos os meios necessários
para gerar o resultado esperado. Por exemplo, para fazer uma salada de frutas,
os insumos são as frutas, leite, liquidificador, energia elétrica, a pessoa que vai
cortar as frutas e manusear os equipamentos, dentre outros. As pessoas usam
os insumos para produzir o resultado esperado, que, neste exemplo, é a salada
de frutas.
A mesma coisa acontece nas organizações. Para o IFAM produzir técnicos em
eletrônica, que são um produto do negócio “Ensino”, precisa dos meios
necessários para tal. Dessa forma, salas de aula, professores, datashow,
laboratorios, equipamentos, máquinas e outros são os recursos necessarios.
O IFAM, através de cada uma de suas unidades, demanda esses insumos do
ambiente. No planejamento estratégico, precisamos saber quem são esses
fornecedores e o que eles fornecem para nossa instituição.
Como Fazer
Para identificar os fornecedores, basta fazer a seguinte pergunta: “quem me
fornece os recursos para isso?”. Esse “isso” é o negócio da unidade. Por
exemplo, se meu negócio for ensino, devo fazer a seguinte pergunta: “quem
me fornece os recursos para eu fazer ensino?”. A lista de nomes que vou
elaborar é o nome dos meus fornecedores.
INSUMOS
Os insumos são todos os recursos, os meios, necessários para que algo seja
produzido ou gerado. Todo produto ou serviço é o resultado da transformação
de insumos pela ação humana ou máquinas. Assim, para produzir um
automóvel, foram necessários peças de aço, alumínio, plástico, borracha e
outros que, movidos pela energia, máquinas, equipamentos e ação humana,
foram transformados no automóvel. Uma casa é resultado de tijolos, cimento,
areia, barro, ferro, trabalho humano e outros recursos. Uma seção de cinema
(serviço) é resultado de poltronas, sala de projeção, filme, ar condicionado,
luzes e outros recursos.
Da mesma forma, para o IFAM produzir conhecimentos científicos, por
exemplo, é necessário que recursos estejam disponíveis para tal. Para que uma
turma de engenheiros mecânicos seja formada, é necessário que haja os
recursos necessários para que isso aconteça. Assim, cada unidade da
organização tem os seus insumos específicos porque tem produtos ou serviços
específicos a serem gerados.
Como fazer
Para identificar os insumos, basta responder a seguinte pergunta: “Do que eu
preciso para fazer isso?”. Esse “isso” é o negócio da unidade. Por exemplo, se o
negócio da minha unidade for “extensão”, devo fazer a seguinte pergunta para
identificar meus insumos: “Do que eu preciso para fazer extensão no IFAM?”. A
resposta são os insumos.
PESSOAL
O pessoal é a força inteligente