CICLO DA GOVERNANÇA DE TI by Edmilson J Rosa O que é a Governança de TI? De acordo com o IT Governance Institute (ITGI): "A governança de TI é de responsabilidade da alta administração (incluindo diretores e executivos), na liderança, nas estruturas organizacionais e nos processos que garantem que a TI da empresa sustente e estenda as etratégias e objetivos da organização." Outra definição é dada por Peter Weill & Jeanne W. Ross (IT Governance): "Consiste em um ferramental para a especialização dos direitos de decisão e responsabilidade, visando encorajar comportamentos desejáveis no uso da TI." Analisando essas definições, concluimos que a Governança de TI busca o compartilhamento de decisões de TI com os demais dirigentes da organização, assim como estabelece as regras, a organização e os processos que nortearão o uso da tecnologia da informação pelos usuários, departamentos, divisões, negócios da organização, fornecedores e clientes, e também determinarão como a TI deverá prover os serviços para a empresa. A visão da Governança de TI pode ser representada pelo fluxo abaixo: O CICLO DA GOVERNANÇA DE TI Alinhamento Estratégico e Compliance Decisão, Compromisso, Priorização e Alocação de Recursos Estrutura, Processos, Operações e Gestão Medição do Desempenho O Alinhamento Estratégico e Compliance refere-se ao planejamento estratégico da TI, que leva em considereação as estratégias da empresa para seus produtos e segmentos de atuação, assim como os requisitos de compliance externos, tais como o Sarbanes Oxley Act (SOX), o Acordo da Basiléia, Res. Bacen, outros. A etapa de Decisão, Compromisso, Priorização e Alocação de Recursos refere-se às responsabilidades pelas decisões relativas a TI, em termos de: Arquitetura de TI, serviços de infra-estrutura, investimentos, necessidades de aplicação, segurança da informação, capacidade de atendimento, competências, objetivos de desempenho e níveis de serviço, assim como a definição dos mecanismos de decião, ou seja, em que fóruns da empresa são tomadas essas decisões. Também trata da obtenção do envolvimento dos tomadores de decisão chaves da organização, assim como da definição de prioridades de projetos e serviços e da alocação efetiva de recuros financeiros no contexto de um protfólio de TI. A etapa de Estrutura, Processos, Operação e Gestão refere-se à estrutura organizacional e funcional de TI, aos processos de gestão e operação dos produtos e serviços de TI, alinhados com as necessidades estratégicas e operacionais da empresa. Nesta fase são definidas (ou redefinidas) as operações de sistemas e processos e infra-estrutura, suporte técnico, segurança da informação e planejamento e gestão. A etapa de Medição do Desempenho refere-se à determinação, coleta e geração de indicadores de resultados dos processos, produtos e serviços de TI e à sua contribuição para as estratégias e objetivos do negócio. VISÃO GERAL DO MODELO DE GOVERNAÇA DE TI O principal objetivo é alinhar a TI aos requisitos do negócio. Ciclo da Governança de TI Alinhamento Estratégico Alinhamento Estratégico Principios de TI Arquitetura de TI Infra-Estrutura de TI Competências Investimento e custeio Necessidades de Aplicações e Soluções Segurança da Informação Objetivos de desempenho e Níveis de Serviço Capacidade de Atendimento Organização das operações de serviços PLANO DE TECNOLOGIA DA Decisões de TI e Priorização Decisão, Compromisso, Priorização e Alocação de Recursos INFORMAÇÃO PORTFÓLIO DE TI Desdobramento dos objetivos de desempenho Relacionamento com Clientes Estrutura, Processos, Operações e Gestão Relacionamento com Fornecedores Operações de Serviços Planejamento e Gestão TI Processos e Sistemas Infra-Estrutura Segurança da Informação Suporte Técnico SINCRONIZAÇÃO E INTEGRAÇÃO HORIZONTAL DE PROJETOS E SERVIÇOS Medição e Desempenho Gestão do desempenho e dos Níveis de Serviço ALINHAMENTO ESTRATÉGICO E PRINCÍPIOS DE TI O alinhamento estratégico ocorre em vários momentos na vida da empresa. Um momento é quando o "board" se reúne para definir objetivos de negócio de médio e longo prazo e estabelece estratégias para atingir estes objetivos. Geralmente é produzido um plano estratégico ou plano de negócios, a partir deste ponto objetivos e estratégias funcionais são desdobradas para as áreas da empresa, marketing e vendas, operações, logística, RH, TI, pesquisa e desenvolvimento, dentre outras. Outro momento acontece quando o mesmo "board", redefine o plano de negócios (acima) devido mudanças ou novas oportunidades de mercado, e por fim outro momento ocorre no dia a dia, quando clientes de TI demandam soluções novas que mudam os requisitos de negócio estabelecidos acima (processos de aprovação nestas mudanças devem ocorrer). Os princípios de TI tratam diretamente do papel de TI para a empresa. O alinhamento estratégico deve considerá-los para projetar a arquitetura de TI, a infra-estrutura de TI, necessidades de aplicações, segurança de informação, capacidade de atendimento, competências, investimentos, desempenho e SLA. Esses princípios são derivados diretamente da estratégia da empresa e das necessidades do negócio. O papel da TI é contribuir para a realização da estratégia competitiva da empresa. Os princípios servem para guiar o comportamento das pessoas e da administração da empresa em relação ao uso da tecnologia da informação. Abaixo, descrição e visão macro de um processo de planejamento estratégico empresarial típico: Inteligência Competitiva - refere-se ao tratamento de informações internas e externas acerca do mercado, clientes, concorrentes, fornecedores, de cunho político, legal, social e econômico, assim como à avaliação de oportunidades, pontos fracos e pontos fortes, que servem de base para a revisão ou elaboração da estratégia corporativa e competitiva. Estratégia Corporativa - procura responder a questões tais como: em que negócio atuar, diversificar ou focalizar, como alocar recursos a diferentes negócios, que novo negócio ou mercado deve ser desenvolvido, outras. Estratégia Competitiva e de Posicionamento - procura responder sobre a missão da empresa, quais objetivos estratégicos do negócio, qual a estratégia competitiva (liderança em custo, diferenciação, enfoque), qual a estratégia de crescimento do negócio ou mesmo qual a estratégia de um novo posicionamento estratégico. Plano Estratégico - documenta as intenções da administração sobre como atingir os objetivos estratégicos do negócio. Estabelece as ações necessárias para que os objetivos do negócio sejam atingidos. Planos Funcionais - desdobram as estratégias em projetos e serviços que devem ser desenvolvidos para que os objetivos sejam atingidos. INTELIGÊNCIA COMPETITIVA ESTRATÉGIA CORPORATIVA ESTRATÉGIA COMPETITIVA E DE POSICIONAMENTO PLANO ESTRATÉGICO Plano de P&D Plano de Marketing Plano de Plano de Vendas Novos Prd Plano de Operações Plano de Logística e Serviços Plano de Sourcing Plano de RH Plano de TI Plano de Funding PLANOS FUNCIONAIS PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EMPRESARIAL RELACIONAMENTO ENTRE PLANOS FUNCIONAIS Diretivas para determinação de Princípios Estratégias e Diretivas Planejamento Estratégico Empresarial Estratégias e Diretivas Estratégias e Diretivas necessidades Plano de P & D de mercado Plano de necessidades Plano de Marketing de marketing Plano de Vendas projetos aplicados necessidades de serviços de TI Tecnologia Plano de necessidades de recursos humanos Plano de novos prd e serviços Plano de Operações Recursos da Humanos necessidades de Informação recursos humanos e competências especificações de projetos volumes de produtos Plano de Logística necessidades de competências necessidades de sourcing Plano de Sourcing Necessidade de funding da operação previsão de venda Necessidade de Funding Necessidade de Funding Plano de Funding PLANO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Abaixo passos (macro) para a elaboração do Plano de TI: Arquitetura de TI Portfólio atual de Projetos e Serviços Demanda de Soluções Plano Estratégico Planos Funcionais Princípios de TI Requisitos de Compliance externo ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Novas Soluções Manutenção do Legado Arquitetura de TI Soluções a serem Desativadas Objetivos de Desempenho Soluções a serem Melhoradas Infra-estrutura de TI Capacidade Estratégia de Outsourcing Organização Processos Competências Segurança da Informação Consolidação das Necessidades Decisão e Priorização Investimentos e Custeio PLANO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Portfólio de TI Aprovado O Plano de Tecnologia da informação deve apoiar toda a operação, em termos de desenvolvimento de novas soluções para as necessidades do negócio, da manutenção das soluções, dos aplicativos e dos demais ativos de TI, da implantação e manutenção de soluções de serviços associados ao uso dos ativos e da infraestrutura. Neste sentido, também é apoiado por outros planos funcionais, como os de RH e do Funding. Os Princípios de TI orientam as resoluções do Plano de TI, se os mesmos não existirem ou não estiverem claros dentro da empresa, a hora de abordá-los é durante a elaboração do Plano de TI. Objetivos e importância do Portfólio de TI: 1 - Comunicar as prioridades de investimentos de TI da empresa 2 - Mostrar os riscos dos investimentos em TI 3 - Eliminar as redundâncias nas iniciativas de TI 4 - Otimizar recursos alocados à TI 5 - Monitorar as iniciativas de TI 6 - Balizar mudanças de prioridades da empresa que são refletidas em TI 7 - Ser o elo entre a estratégia, os objetivos do negócio e as iniciativas de TI Abaixo exemplo do impacto da falta de um portfólio de TI: Significado sem Portfólio de TI . As pessoas relutam em cancelar projetos . Novos projetos são adicionados sem foco e objetivos claros Seleção dos projetos com base na emoção Não há critérios estratégicos p/ a seleção de projetos Resultados a curto prazo Para o negócio . Aumento do time-to. Custos crescentes em TI market. .Altas taxas de falhas nos produtos e serviços. Os bons projetos são deixa- Poucos produtos são dos de lado ganhadores Projetos s/direcionamento Novos produtos não estratégico alinhados c/ a estratégia O Portfólio de TI é composto por projetos, serviços e ativos. Tem que englobar todos os itens de investimento e custeio das atividades de TI na organização, estando ou não na área de TI. Projetos - Pacotes de sistemas, tais como ERP, CRM, BI, WMS, outros. Manutenção dos sistemas existentes. Desenvolvimento de Sistemas especificos. Processos de gestão de configuração, de negócios, estudos de novas tecnologias. Serviços - Suporte sistema operacional, antivírus, manutenção de desktops, serviços de Service Desk, treinamento em segurança da informação, instalação de equipamentos e softwares de suporte usuário, atendimento a incidentes de falhas de infra-estrutura, em sistemas e na segurança da informação, serviços de administração da TI. Ativos - Toda a infra-estrutura de TI, computadores, servidores, dispositivos de armazenagem, comunicação, segurança, sistemas operacionais, software de aplicativos e suporte, links de acesso, backups. DIVISÃO DE TRABALHO EM PLANEJAMENTO E GESTÃO (CIO) PLANEJAMENTO E GESTÃO (Escritório do CIO) Planejamento de auditoria de Compliance; Execução de auditorias; Comunicação de GESTÃO DE resultados auditorias; CONFORMIDADE Gestão de não Conformidades. GESTÃO FINANCEIRA Orçamento; Custos; Relatórios financeiros; Controle orçamentário; Controle de custos; Estudos de viabilidade financeira. GESTÃO DE FORNECEDORES Procurement; Elaboração de RFIs; Elaboração de RFPs; Acompanhamento de processos de contratação; Elaboração de contratos; Gestão de contratos; Gestão do desempenho do fornecedor; Controle de faturas dos fornecedores. OUTROS SERVIÇOS GESTÃO DE PESSOAS Procura de candidatos; Manutenção de cadastros; Seleção e contratação; Banco de horas; Controle de alocação; Programa de treinamento; Gestão de progressão; Controle de férias. Desenvolvimento de Apresentações; Endomarketing; Planejamento e execução de eventos; Elaboração de relatórios gerenciais; Monitoramento dos serviços de Gestão; Gestão dos ativos da área; Desenvolvimento de processos de Gestão; Gestão dos SLAs da área. PLANEJAMENTO DA TI GESTÃO DO PORTFÓLIO DE TI Planejamento da TI; Prospecção Tecnológica; Planejamento de melhorias; Implantação de melhorias. Elaboração do Portfólio de TI; Gestão do Portfólio de TI; Monitoramento de projetos e serviços. DIVISÃO DE TRABALHO EM PROCESSOS E SISTEMAS PROCESSOS E SISTEMAS GESTÃO DE PROJETOS INTEGRADOS CANAIS Sistemas de relacionamento com clientes; Sistemas de relacionamento com fornecedores; Sistemas de relacionamento com a comunidade. PRODUTOS Sistemas de apoio a produtos ou serviços. SISTEMAS INTERNOS LOGÍSTICA Pedido; Crédito; Faturamento; Distribuição; Cobrança; Armazenagem. BACK-OFFICE Finanças; Administrativos; Recursos Humanos; Custos; Contratos; Outros. Sistemas internos de TI. INTELIGÊNCIA DE NEGÓCIOS Data Warehouse; Business Intelligence; Extração de informações. PORTAIS CORPORATIVOS Portal corporativo; Portal colaborativo; Sistemas de Intranet. DIVISÃO DE TRABALHO DOS SERVIÇOS DE INFRA-ESTRUTURA INFRAESTRUTURA Realização de auditoria de Compliance. CONFORMIDADE SERVICE DESK Atendimento a chamados; Resolução de chamados; Gestão do Service Desk. SERVICE DELIVERY Gerenciamento do nível de serviço; Gerenciamento financeiro dos serviços; Gerenciamento da capacidade; Gerenciamento da disponibilidade; Gerenciamento da continuidade do serviço. OUTROS SERVIÇOS SERVICE SUPPORT Gerenciamento de incidentes; Gerenciamento de problemas; Gerenciamento da configuração; Gerenciamento de mudanças; Gerenciamento de releases. GESTÃO DA INFRA ESTRUTURA Operção do Data Center; Gestão de eventos; Gestão de scheduling; Gestão de armazenamento; Gestão do backup e restore; Gestão do ambiente; Gestão das Instalações. Desenvolvimento de Apresentações; Elaboração de relatórios gerenciais; Monitoramento dos projetos e serviços; Gestão de ativos; Gestão dos SLAs. GESTÃO DE ATIVOS DE SOFTWARE Gestão de contratos; Gestão de licenças; Identificação de ativos; Controle de ativos; Auditoria nos ativos. DIVISÃO DE TRABALHO EM SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO Planejamento de auditoria de Compliance; Execução de auditorias; Comunicação de GESTÃO DE resultados auditorias; CONFORMIDADE Gestão de não Conformidades. PLANEJAMENTO DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO Gestão de riscos; Elaboração de plano de segurança da informação; Elaboração de planos de continuidade; Planejamento e implantação de melhorias; Manutenção de repositório de medições. MONITORAMENTO DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO Testes do sistema de segurança da informação; Monitoramento da infra-estrutura de TI; Monitoramento da rede e softwares; Monitoramento do ambiente, recursos humanos e terceiros; Monitoramento de ameaças e riscos; Atendimento e resolução de incidentes; Suporte a chamados. OUTROS SERVIÇOS SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO EM APLICATIVOS Definição de requisitos de segurança para aplicativos; Testes de aplicativos; Validação de produtos de trabalho de software; Avaliação dos requisitos no software instalado. Desenvolvimento de Apresentações; Elaboração de relatórios gerenciais; Monitoramento dos projetos e serviços; Gestão de ativos; Gestão dos SLAs. EDUCAÇÃO PARA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO Elaboração de programa de conscientização; Elaboração de programa de treinamento; Implantação dos programas de treinamento; Avaliação da efetividade dos programas; Melhoria dos programas. DIVISÃO DE TRABALHO DOS SERVIÇOS DE SUPORTE SUPORTE OUTROS SERVIÇOS SUPORTE EM ENGENHARIA DE PROCESSOS SUPORTE TÉCNICO MAINFRAME Suporte no projeto; Suporte na instalação; Suporte em Banco de Dados; Suporte em linguagens; Análise do ambiente; Suporte na resolução de incidentes e problemas; Treinamento; Suporte em utilitários; Gestão da biblioteca de componentes. PLATAFORMA DISTRIBUÍDA Suporte no projeto; Suporte na instalação; Suporte em Banco de Dados; Suporte em linguagens; Análise do ambiente; Suporte na resolução de incidentes e problemas; Treinamento; Suporte em utilitários; Gestão da biblioteca de componentes. Desenvolvimento de Apresentações; Elaboração de relatórios gerenciais; Monitoramento dos projetos e serviços; Gestão de ativos; Gestão dos SLAs. ESTUDOS DE TECNOLOGIAS Estudos e análises de tecnologias de hardware, comunicações e software; Elaboração de relatórios técnicos; Treinamento; Estudos de computação móvel. PROCESSOS DE SERVIÇOS DE TI Desenvolvimento de procesos; Manutenção dos processos; Treinamento; Suporte na implantação dos processos; Suporte no uso dos processos. SUPORTE EM COMPUTAÇÃO DO USUÁRIO PROCESSOS DE ENGENHARIA DE SOFTWARE Orientação e treinamento; Instalação de software; Instalação de equipamentos; Manutenção em equipamentos; Manutenção do sistema. Desenvolvimento de procesos; Manutenção dos processos; Treinamento; Suporte na implantação dos processos; Suporte no uso dos processos; Suporte em métodos e técnicas de engenharia de software; Suporte em ferramentas de apoio ao desenvolvimento. Definição de objetivos de desempenho e níveis de serviço: Objetivos de desempenho - são metas quantitativas estabelecidas pela administração visando atender resultados esperados. Acordos de níveis de serviço - são acordos de desempenho que o provedor de serviços estabelece com o seu cliente, relativos aos serviços de TI contratados. Os objetivos de desmpenho podem, em determinado momento, se confundir com os níveis de serviço. Na abordagem do CobiT, os objetivos de desempenho são demonstrados por dois tipos de indicador: KGI - Key Goal Indicators (representa a meta do processo, uma medida sobre "o que" deve ser atingido. É um indicador mensurável de um alvo a ser atingido). Os motivadores do estabelecimento dos KGIs são o alinhamento da TI ao negócio e a gestão do risco que a TI representa para o negócio. KPI - Key Performance Indicators (medidas que mostram como o processo de TI está sendo desempenhado). Os KPIs devem ser monitorados para que os KGIs sejam atingidos. Abaixo alguns KGIs e KPIs sugeridos pelo CobiT: Processo de TI Definição da arquitetura da informação. KGIs Índice de redundância dos dados. Gerência de Projetos Número de projetos completados no prazo Gestão de Qualidade Quantidade de defeitos Definição e gestão dos níveis de serviço Percentual de serviços de TI que tem níveis de serviço. Gestão de Serviços Número de provedores Terceirizados. de serviços que não atendem aos níveis de serviço contratuais. Gestão de desempe- Número de processos nho e capacidade. finais de negócios que sofreram paradas causadas por desempenho e capacidade inadequada de TI. Garantia de seguran- Compliance com os ça nos sistemas. requisitos de segurança Identificação e aloca- Custo x beneficio atual ção de custos. de TI. Assistência e supor- Tempos médios de rete ao cliente. solução de problemas. Gestão de operações Grau de redução dos atrasos e desvios da programação da produção. KPIs Número de mudanças nas aplicações devido ao realinhamento com o modelo de dados. Número de horas em treinamento em gestão de projetos. Número de peer review de garantia da qualidade. Freqüência de pesquisa de satisfação com os clientes. Número de aditivos contratuais Número de incidentes causados por capacidade insuficiente. Número de dias de treinamento para a prevenção de incidentes. Percentual de variação entre o orçamento realizado e o planejado. Tempo para resolver os chamados. Número de atrasos, problemas e desvios. Na abordagem do Balanced Scorecard, devem ser estabelecidos indicadores de resultados que se pretendem atingir para atender aos objetivos estratégicos da organização, considerando quatro perspectivas: A - Financeira B - Cliente C - Processos Internos D - Aprendizado / Treinamento Abaixo alguns indicadores típicos, pertinentes a cada uma das perspectivas: Perspectiva Financeira Cliente Processos Internos Aprendizado/ Treinamento Indicador Nova receita gerada por soluções de TI; Retorno do investimento de TI; Custo de retrabalho de sistemas; Custo de exposição ao risco de TI. Satisfação do usuário com sistemas; Satisfação do usuário com serviços de TI; Cobertura de treinamento para os usuários; Participação dos usuários no desenvolvimento de novos projetos. Produtividade do desenvolvimento; Taxa de entregas de projetos no prazo; Defeitos de softwares engtregues para produção; Disponibilidade de aplicações; Disponibilidade de infra-estrutura; Eficiência do 1o. Nível do Service Desk; Qualidade de projetos. Percentual de profissionais certificados; Satisfação dos colaboradores; Horas-ano de treinamento por colaborador; Projetos de inovação em desenvolvimento; Rotatividade dos colaboradores; Retenção de talentos. No BSC os indicadores relacionam-se entre si em termos de causa e efeito. MODELOS DE MELHORES PRÁTICAS Nas últimas décadas vem surgindo e sendo elaborada uma série de modelos de melhores práticas para a Gestão de TI. Alguns destes modelos são originais e outros derivados e/ou evoluidos de outros modelos. Como descrito abaixo os modelos de melhores práticas auxiliam na implantação da Governança de TI, entretando existem gaps a serem resolvidos, no alinhamento estratégico e na decisão, compromisso, priorização e alocação de recursos. Modelos de melhores práticas CobiT - Control Objectives for Information and related Technology. CMMI - Capability Maturity Model Integration. ITIL - Information Technology Infrastructure Library. ISSO 27001 - Código de prática para a gestão da segurança da informação. eSCM - Service Provider Capability Maturity Model. PMBOK - Project Management Body of Knowledge. BSC - Balanced Scorecard. Seis Sigma SAS 70 - Statement on Auditing Standards for services organizations. Escopo do modelo Modelo abrangente aplicável para a auditoria e controle de processos de TI, desde o planejamento da tecnologia até a monitoração e auditoria de todos os processos. Desenvolvimento de produtos e projetos de sistemas e software. Infra-estrutura da tecnologia da informação (seviços, de TI, segurança, gerenciamento da infra-estrutura, gestão de ativos e aplicativos, outros). Prove normas para implantar e monitorar a Gestão de Segurança da Informação. Outsourcing de serviços que usam TI de forma intensiva (modelo composto de práticas organizadas ao longo de um ciclo de vida do sourcing, agrupadas por áreas de capacidade e níveis de capacidade). Base de conhecimento em gestão de projetos. Metodologia de planejamento e gestão da estratégia. Metodologia para melhoramento da qualidade de processos (seu objetivo é a melhoria do desempenho do negócio através da melhoria do desempenho de processos, tendo como meta um processo que apresente 3,4 defeitos sobre um milhão de oportunidades equivale a um rendimento de 99,9997% isentos de defeitos). Regras de auditoria para empresas de serviços. Abaixo figura que mostra melhores práticas no contexto da Governança de TI: ALINHAMENTO ESTRATÉGICO E COMPLIANCE Alinhamento Estratégico DECISÃO, COMPROMISSO, PRIORIZAÇÃO E ALOCAÇÃO RECURSOS ESTRUTURA, PROCESSOS, OPERAÇÃO E GESTÃO Mecanismo de decisão Operações de Serviços Princípios de TI MEDIÇÃO DO DESEMPENHO Gestão desempenho da TI Portfólio de TI Relacionam. c/usuários SAS 70 Neces. de Aplicações Relacionam. c/fornecedores Arquitetura de TI BSC Seis Sigma CobiT Infra-Estrutura de TI CobiT Objetivos de desempenho ITIL ITIL PMBOK CMMI eSCM ISO27001 Capacidade d atendimento Estratégia de Outsourcing Segurança da Informação Competências ISO27001 Processos e Organização Plano de TI O bloco de decisões e de protfólio de TI é o que faz a ligação do alinhamento estratégico e conformidade com as realizações do dia a dia de TI. Como podemos ver, a Governança de TI não se restringe somente a implantação desses modelos de melhores práticas, porém é importante conehecê-los.