RADIOBRÁS
Empresa Brasileira de Comunicação S. A.
MANUAL DE ADMINISTRAÇÃO
ASSUNTO:
COD:
ARQUIVO
NOR- 208
NORMA DE
ARQUIVO
NOR - 208
COD. 200
APROVAÇÃO:
Resolução nº 018/03,
de 29/07/03
FOLHA:
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SUMÁRIO
1. FINALIDADE................................................................................................................ 02
2. CONCEITUAÇÃO........................................................................................................ 02
3. COMPETÊNCIA .......................................................................................................... 04
4. TABELA DE TEMPORALIDADE ............................................................................. 04
5. PROCEDIMENTOS DE TRANSFERÊNCIA ............................................................ 05
6. CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO ........................................... 06
7. ARQUIVAMENTO ...................................................................................................... 07
8. RETIRADA E CONTROLE DE EMPRÉSTIMO ........................................................ 08
9. ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................................... 09
10. DISPOSIÇÕES GERAIS.............................................................................................. 10
11. FORMULÁRIOS E INSTRIÇÕES DE PREENCHIMENTO...................................... 11
ANEXOS
I - Tabela de Temporalidade;
II - Código de Classificação de Documentos;
III - Índice de Classificação de Documentos.
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1. FINALIDADE
1.1. Estabelecer padrões e critérios objetivando racionalizar procedimentos relativos ao
arquivamento de documentos e produtos da RADIOBRÁS, em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
2. CONCEITUAÇÃO
2.1 ACERVO
Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.
2.2 ARQUIVAMENTO
Seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. Ação pela qual
uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação
2.3 ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de
consultas freqüentes pela entidade que o produziu a quem compete a sua administração.
2.4 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco freqüente que
aguarda destinação.
2.5 ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, em função de seu valor
histórico, fiscal, probatório e informativo.
2.6 AVALIAÇÃO
Processo de análise que visa a determinação de prazos para transferência, recolhimento e
eliminação de documentos, tendo em conta os prazos estabelecidos na Tabela de
Temporalidade.
2.7 CLASSIFICAÇÃO
Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de
assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o código para a sua recuperação, de
acordo com um Plano de Classificação ou Quadro de Arranjo.
2.8 COMISSÃO DE AVALIAÇÃO
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo.
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2.9 DATAS-LIMITE
Elemento de identificação cronológica em que são mencionados o início e término do
período abrangido por um conjunto de documentos.
2.10 DOCUMENTAÇÃO AUDIOVISUAL
Gênero documental que utiliza como linguagem básica a associação do som e da imagem,
tais como filmes e vídeos.
2.11 DOCUMENTAÇÃO ELETRÔNICA
Conjunto de documentos cujo conteúdo registrado em suportes especiais e acessível
apenas por computador.
2.12 DOCUMENTAÇÃO FONOGRÁFICA
Gênero documental que utiliza como linguagem básica o som.
2.13 DOCUMENTAÇÃO FOTOGRÁFICA
Documentação composta de fotografias, contatos e negativos.
2.14 DOCUMENTAÇÃO TEXTUAL
Gênero documental que utiliza como linguagem básica a palavra escrita.
2.15 ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, na avaliação foram considerados sem valor para a guarda
permanente e atingida a data limite.
2.16 GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos relacionados ao planejamento e ao controle das atividades
técnicas referentes à produção, classificação, tramitação, uso, arquivamento, avaliação e
seleção dos documentos de arquivo em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
2.17 MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
Seqüência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou
coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.
2.18 PRAZO DE ELIMINAÇÃO
Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminação de documentos não
considerados de valor permanente.
2.19 SELEÇÃO
Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos
passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos.
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2.20 SUPORTE
Material sobre o qual as informações são registradas, tais como papel, fita magnética
acetato, disquetes, CDs e outros.
2.21 TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos
de transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.
2.21 TERMO DE ELIMINAÇÃO
Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documento que, após terem
cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade serão
eliminados.
2.22 TIPOLOGIA
É a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a
gerou.
2.23 TRANSFERÊNCIA
Passagem de documentos de arquivo corrente para arquivo intermediário, onde deverão
aguardar sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
2.24 VALOR PERMANENTE
Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um
documento em um arquivo, tornando-o inalienável e imprescritível.
3.
COMPETÊNCIAS
3.1. À Comissão de Avaliação cabe orientar e realizar o processo de análise, avaliação e
seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação tendo em
vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos
destituídos de valor.
3.2. À Seção de Arquivo Geral - SEARG compete organizar, preservar, conservar, manter
atualizado e dar acesso à documentação do arquivo geral da Empresa.
4. TABELA DE TEMPORALIDADE
4.1 A Tabela de Temporalidade, aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivo –
CONARQ, estabelece os prazos de transferência, recolhimento ou eliminação de
documentos, considerando as seguintes fases ou idades:
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a) Fase Corrente - conjunto de documentos estritamente vinculado aos objetivos
imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada a
sua tramitação, se conserve junto às unidades produtoras em razão de sua vigência
e da freqüência com que é consultado;
b) Fase Intermediária - conjunto de documentos originário de arquivos correntes, com
uso pouco freqüente, que aguarda destinação final em depósito de armazenamento
temporário;
c) Fase Permanente - conjunto de documentos custodiado em caráter definitivo, em
função de seu valor histórico, fiscal, probatório, jurídico e/ou informativo.
4.2 A temporalidade é estabelecida de acordo com os seguintes critérios básicos:
a) utilização do documento por parte dos seus acumuladores, criadores / receptores;
b) valores administrativo, fiscal, legal e probatório;
c) originalidade;
d) interesse à história da instituição ou aos pesquisadores em geral.
4.3 São documentos de valor permanente:
a) aqueles que podem apresentar um valor para proteção dos direitos cívicos, fiscais,
jurídicos e do direito de propriedade de cidadãos ou de toda a população;
b) os que possuem valor de testemunho ou de documentação funcional, que refletem a
evolução histórica da administração de origem, poderes e funções que lhe são
atribuídos por lei e pelos regulamentos, de sua estrutura, de seus programas, de sua
política, de seus métodos, de suas decisões e suas operações mais importantes;
c) os que tenham valor de informação, que aportem uma contribuição importante para a
pesquisa e para os estudos do domínio do conhecimento.
4.4 São documentos passíveis de eliminação:
a) cópias, cujos originais sejam conservados;
b) documentos que tenham suas informações reproduzidas em outros;
c) documentos de pura formalidade, como convites, cartas de agradecimento e outros;
d) documentos que não mais representem interesse para a administração e não
satisfaçam os critérios de retenção estabelecidos no item 4.3.
5. PROCEDIMENTOS DE TRANSFERÊNCIA
5.1 Quando da transferência do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermediário, as unidades
responsáveis deverão avaliar quanto à necessidade de preservação da documentação,
identificar em lista específica o conteúdo e acondicionar em caixas arquivo a
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documentação a ser encaminhada, à Seção de Arquivo Geral – SEARG.
5.2 Quando do arquivamento de documentos, pela SEARG, deverão ser observados os
procedimentos de:
a) higienização;
b) leitura e classificação de cada peça documental;
c) avaliação e determinação das idades das tipologias documentais existentes;
d) anotação a lápis no verso do código correspondente, de acordo com a Tabela de
Classificação;
e) preenchimento do formulário de INVENTÁRIO mod. 208/01;
f) formação de maços de documentos;
g) anotação no maço do código, nome do bloco, do tema e de qualquer outra informação
significativa;
h) separação dos documentos confidenciais e indicação da retirada por meio de Recibo
de Empréstimo, mod. 208/04;
i) colocação dos maços em caixas-arquivo, por assunto, identificadas por meio de
anotações nos visores;
j) arquivamento dos confidenciais em cofre ou em outro móvel específico;
k) identificação da gaveta do arquivo de aço ou da caixa-arquivo.
6. CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
6.1 A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos,
o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e
agilidade no gerenciamento e controle das informações. Sendo assim, a classificação não
pode ser implementada sem que esteja vinculada às atividades de recebimento,
tramitação, expedição, arquivamento e recuperação de documentos.
6.2 A classificação deve ser realizada por empregados treinados, encarregados das atividades
de recebimento, registro, expedição, bem como do controle da tramitação e arquivamento
dos documentos, de acordo com as seguintes operações:
a) estudo - consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que código
deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A
referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se
refere a dois ou mais assuntos. Neste caso, o documento é arquivado na pasta relativa
ao assunto principal, registrando-se os dados do documento em FOLHA(s) DE
REFERÊNCIA Mod. 208/02 a ser(em) arquivada(s) na(s) pasta(s) correspondente(s)
ao(s) assunto(s) secundário(s).
b) codificação - consiste na verificação do código numérico atribuído ao assunto de que
trata o documento, utilizando-se do ÍNDICE quando necessário, e apondo-se o referido
código no canto superior direito da primeira folha do documento.
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7. ARQUIVAMENTO
7.1 DOCUMENTAÇÃO AUDIOVISUAL
É organizada cronologicamente de acordo com o Plano de Classificação.
7.2 DOCUMENTAÇÃO ELETRÔNICA
Para arquivamento da documentação eletrônica, deverão ser observados os seguintes
procedimentos:
a) os arquivos eletrônicos deverão ser armazenados nos discos rígidos de cada área
produtora de acordo com uma árvore de diretórios baseada na estrutura do plano de
classificação;
b) serão utilizados disquetes ou CDs, também classificados, para cópia de segurança dos
arquivos eletrônicos;
c) as alterações deverão ser realizadas diretamente no disco rígido do computador e as
atualizações ser processadas imediatamente nas copias de segurança;
d) o disquete / CD, deverá ser nomeado de acordo com o Plano de Classificação e
datado, utilizando-se suportes diferenciados para cada exercício;
e) arquivar os disquetes / CDs sempre juntos e em local de fácil acesso aos empregados
da unidade de trabalho.
7.3 DOCUMENTAÇÃO FONOGRÁFICA
A documentação fonográfica deverá ser arquivada de acordo com o Plano de
Classificação e em ordem alfabética, mantida em depósito climatizado, verificando a
existência de duplicatas e eliminando-as.
7.4 DOCUMENTAÇÃO FOTOGRÁFICA
Os negativos e contatos deverão ser arquivados de acordo com o Plano de Classificação e
mantidos em depósito climatizado, verificando a existência de duplicatas e eliminandoas.
7.5 DOCUMENTAÇÃO TEXTUAL
Uma vez registrado, classificado e/ou autuado, o documento deverá ser encaminhado ao
seu destino, tramitar nas unidades competentes e, após receber despacho final, ser
arquivado, observados os seguintes procedimentos:
a) verificar a existência de antecedentes, documentos que tratam do mesmo assunto e/ou
caso;
b) reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o
documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
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c) ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem
estabelecida - cronológica, alfabética, geográfica ou outra -, verificando a existência
de cópias e eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia;
d) verificar a existência de dossiês ou pastas referentes ao assunto, criando-as se
necessário;
e) arquivar os documentos nos locais devidos de forma a facilitar a leitura e evitando
dobrá-los. Os documentos deverão ser fixados aos dossiês com prendedores
plásticos, à exceção dos processos que, embora inseridos nas pastas, permanecem
soltos para facilitar o manuseio;
f) identificar de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas, por intermédio de
notações registradas nas projeções das pastas ou etiquetas;
g) verificar a existência de anexos, localizando as cópias, quando for o caso;
h) eliminar as cópias do anexo mantendo o original ou apenas um exemplar,
registrando a operação no documento que o encaminhou, o qual deverá ser arquivado
em pasta suspensa, no assunto correspondente;
i) arquivar o anexo, quando volumoso, em caixa apropriada, identificando
externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento que o
encaminhou;
j) manter reunida a documentação seriada, como boletins e atas, em caixas apropriadas,
procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa,
no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo número;
l) manter as caixas devidamente identificadas por intermédio do formulário ESPELHO
mod. 208/03, acondicionadas em estantes.
8. RETIRADA E CONTROLE DE EMPRÉSTIMO
8.1. Esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do
arquivo para emprestar aos usuários, prestar informações ou efetuar uma juntada. Nesta
fase é de importância capital o controle de retirada, efetuado por intermédio do RECIBO
DE EMPRÉSTIMO Mod. 208/04 no qual são registradas informações sobre processos,
dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome e assinatura do empregado
responsável pela solicitação. O RECIBO DE EMPRÉSTIMO tem como finalidade
controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua
freqüência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua
transferência e recolhimento.
8.2. O RECIBO DE EMPRÉSTIMO é preenchido em duas vias, sendo:
a) 1ª via: substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada
quando da devolução do documento;
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b) 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e
cobrança, quando vencido o prazo de devolução.
9. ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
9.1. A eliminação de documentos ocorrerá após concluído o processo de análise conduzido
pela Comissão Permanente de Avaliação.
9.2. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Mod. 208/05 e de TERMO DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Mod. 208/07.
9.3
A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações
pertinentes aos documentos a serem eliminados, e se constituirá basicamente dos
seguintes itens:
I - cabeçalho contendo a identificação do órgão ou entidade e da unidade/setor
responsável pela eliminação, o título, número da listagem e o número da folha;
II - quadro contendo os seguintes campos:
a) código do assunto ou, caso não tenha esta informação, o número de ordem dos
itens documentais listados;
b) assunto/série, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea anterior;
d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em
cada conjunto documental.
III - rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor
responsável pela seleção; do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, bem
como da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou
entidade.
9.4. O TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS tem por objetivo registrar as
informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente:
I - data da eliminação;
II - indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à
publicação em periódico oficial;
III - nome da unidade produtora/acumuladora dos documentos eliminados;
IV - nome da unidade responsável pela eliminação;
V - referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de
Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;
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VI - datas-limite dos documentos eliminados;
VII - quantificação/mensuração dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade orgânica responsável pela eliminação;
IX - nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.
9.5. A Empresa deverá elaborar, além da LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE
DOCUMENTOS Mod. 208/05 e do TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Mod. 208/07, EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Mod.
208/06, que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de
eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua guarda, devendo conter necessariamente
as seguintes informações:
I - cabeçalho:
a) nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;
b) título, número e ano do edital.
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:
a) identificação da autoridade signatária do edital;
b) número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a
eliminação;
c) nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;
d) referência aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite
correspondentes;
e) prazo para efetivação da eliminação, que deverá situar-se entre 30 (trinta) e 45
(quarenta e cinco) dias subseqüentes à publicação do edital.
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da autoridade signatária do edital.
5.6 A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação manual ou
mecânica, com a supervisão de empregado autorizado.
10. DISPOSIÇÕES GERAIS
10.1. As correspondências de mesmo texto dirigidas a mais de um destinatário serão
caracterizadas como circulares.
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11. FORMULÁRIOS E INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
11.1 INVENTÁRIO – 208/01
11.2 FOLHA DE REFERÊNCIA – 208/02
11.3 ESPELHO – 208/03
11.4 RECIBO DE EMPRÉSTIMO – 208/04
11.5 LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – 208/05
11.6 EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – 208/06
11.7 TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – 208/07
11/25
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11.1 INVENTÁRIO
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INVENTÁRIO
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SÉRIE / CÓDIGO DE ASSUNTO
CAIXA Nº
MAÇO Nº
DATAS LIMITE
DESCRIÇÃO
DATA
Mod. 208/01
RESPONSÁVEL PELO INVENTTÁRIO
RESPONSÁVEL PELA DIGITAÇÃO
12/25
FOLHA:
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13/25
11.1 INVENTÁRIO – INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
1.
FINALIDADE
Caracterizar e definir a localização do documento a ser arquivado.
2.
CÓDIGO – 208/01
3.
EMITENTE
Será emitido pelo responsável da análise do documento.
4.
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
• SÉRIE / CÓDIGO DE ASSUNTO - Indicar o número de série e o código do
documento, de acordo com o Código de Classificação de Documentos – Anexo II à
presente Norma.
• CAIXA Nº - Indicar o número da caixa arquivo onde deverá ser acondicionado o
documento.
• MAÇO Nº– Indicar o número do maço onde deverá ser arquivado o documento.
• DATAS LIMITE - Indicar o dia/mês/ano da produção e da eliminação do
documento.
• DESCRIÇÃO – Descrever, resumidamente, o conteúdo do documento.
• DATA - Indicar o dia/mês/ano da análise do documento.
• RESPONSÁVEL PELO INVENTÁRIO - Assinatura do empregado responsável pela
realização do inventário do documento.
5.
DISTRIBUIÇÃO DE VIAS
Via única - A ser encaminhada para digitação no Sistema de Arquivo.
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14/25
11.2 FOLHA DE REFERÊNCIA
CÓDIGO DO ASSUNTO
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FOLHA DE REFERÊNCIA
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RESUMO DO ASSUNTO
DADOS DO DOCUMENTO
Nº
REMETENTE
VER
Mod. 208/02
DATA
ESPÉCIE
DESTINATÁRIO
FOLHA:
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15/25
11.2 FOLHA DE REFERÊNCIA – INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
1.
FINALIDADE
Estabelecer a referência cruzada de documento arquivado.
3.
CÓDIGO – 208/02
3.
EMITENTE
Será emitido pelo responsável da análise do documento.
4.
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
• CÓDIGO DO ASSUNTO - indicar o código de classificação referente ao assunto sob
o qual a Folha de Referência estará arquivada, e que corresponde ao assunto
secundário do documento.
• RESUMO DO ASSUNTO – Descrever, resumidamente, o conteúdo do documento.
• DADOS DO DOCUMENTO:
- NÚMERO - Indicar o número do documento a ser arquivado.
Se não houver, indicar s.n.
- DATA - Indicar a data do documento.
- ESPÉCIE - Indicar a espécie do documento: ofício, carta, memorando, relatório,
aviso ou outra.
- REMETENTE - Indicar o nome completo e a sigla do órgão de origem do
documento, ou seja, do órgão onde foi assinado o documento.
- DESTINATÁRIO - Indicar o setor para onde foi destinado o documento.
- VER - indicar o código de classificação referente ao assunto secundário sob o qual
o documento está arquivado.
5.
DISTRIBUIÇÃO DE VIAS
Via única - A ser arquivada na pasta de referência cruzada.
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11.3 ESPELHO
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FUNDO
CÓDIGO
DATAS LIMITE
OBSERVAÇÃO
NÚMERO
Mod. 208/03
ESPELHO
16/25
FOLHA:
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17/25
11.3 ESPELHO – INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
1.
FINALIDADE
Identificar a caixa arquivo.
4.
CÓDIGO – 208/03
3.
EMITENTE
Será emitido pelo responsável da SEARG.
4.
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
• FUNDO - Indicar o nome do fundo a que se refere a documentação - RADIOBRÁS
• CÓDIGO - Indicar o código do documento, de acordo com o Código de
Classificação de Documentos – Anexo II à presente Norma.
• DATAS LIMITE - Indicar o ano do primeiro e do último documento arquivado na
caixa.
• OBSERVAÇÃO – Espaço destinado às observações julgadas pertinentes.
• NÚMERO - Indicar o número da caixa.
5.
DISTRIBUIÇÃO DE VIAS
Via única - A ser fixada na caixa arquivo.
FOLHA:
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11.4 RECIBO DE EMPRESTIMO
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RECIBO DE EMPRÉSTIMO
CÓDIGO
RESUMO DO ASSUNTO
REQUISITADO POR
DATA
Mod. 208/04
ENCAMINHADO POR
RECEBIDO POR
18/25
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19/25
11.4 RECIBO DE EMPRÉSTIMO – INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
1.
FINALIDADE
Registrar a retirada de documento arquivado.
5.
CÓDIGO – 208/04
3.
EMITENTE
Será emitido pela SEARG quando da retirada do documento.
4.
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
• CÓDIGO - Indicar o código de classificação referente ao assunto do documento a
ser emprestado.
•
RESUMO DO ASSUNTO - Descrever resumidamente o conteúdo do documento.
•
REQUISITADO POR - Indicar o nome da unidade responsável pela solicitação.
• DATA - Indicar o dia/mês/ano do empréstimo do documento.
5.
•
ENCAMINHADO POR – Indicar o nome completo do responsável pelo
empréstimo do documento e a assinatura deste.
•
RECEBIDO POR - Indicar o nome completo do responsável pelo recebimento do
documento e a assinatura deste.
•
DEVOLVIDO EM - Indicar a data de devolução do documento.
DISTRIBUIÇÃO DE VIAS
1ª via: a ser arquivada em substituição ao documento na pasta de onde foi retirado,
devendo ser eliminada quando de sua devolução;
2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança,
quando do vencimento do prazo de devolução.
FOLHA:
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Empresa Brasileira de Comunicação S. A.
20/25
11.5 LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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LISTAGEM Nº
UNIDADE
ITEM
Nº.
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
LOCAL / DATA
Mod. 208/05
ASSUNTO / SÉRIE
RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO
FOLHA Nº
DATA
LIMITE
PRESIDENTE DA CPAD
ESPECIFICAÇÃO
AUTORIZO
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO /
QUANTIDADE
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21/25
11.5 LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – INSTRUÇÕES DE
PREENCHIMENTO
1.
FINALIDADE
Listar os documentos passíveis de eliminação.
6.
CÓDIGO – 208/05
3.
EMITENTE
Será emitido pelo responsável da elaboração da listagem.
4.
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
• UNIDADE - Indicar o nome da unidade de arquivo geral.
•
LISTAGEM Nº - Indicar o número de ordem da listagem.
•
FOLHA Nº - Indicar o número de ordem da folha da listagem.
•
ITEM Nº - Indicar o número de ordem do item.
• CÓDIGO - Indicar o código de classificação referente ao assunto do documento a
ser eliminado.
• ASSUNTO - Indicar o assunto a que se refere o documento a ser eliminado.
• DATA LIMITE - Indicar o dia/mês/ano da eliminação do documento.
•
ESPECIFICAÇÃO – Identificar a tipologia do documento a ser eliminado.
•
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO / QUANTIDADE - Indicar a unidade de
arquivamento e quantidade de documentos a ser arquivada.
•
LOCAL - Indicar o local da elaboração da listagem.
• DATA - Indicar o dia/mês/ano da elaboração da listagem.
•
RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO – Espaço destinado à assinatura do responsável
pela seleção.
•
PRESIDENTE DA CPAD - Espaço destinado à assinatura do Presidente da
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
•
AUTORIZO - Espaço destinado à assinatura do responsável pela autorização da
eliminação dos documentos listados.
FOLHA:
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NORMA DE ARQUIVO - NOR 208
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22/25
11.6 EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
RADIOBRÁS
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Empresa Brasileira de Comunicação S. A.
Nº ______/____
O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, designado pela Portaria nº _____, de ___/___/___,
publicada no (indicar o periódico oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de
Eliminação de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituição arquivística), por
intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30º
a 45º) (escrever por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente) dia subseqüente a data
de publicação deste Edital no (indicar o periódico oficial), se não houver oposição, o(a) (indicar a unidade
orgânica responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos
documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do órgão ou
entidade produtor dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos
ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e
demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação do(a) (indicar o
órgão ou entidade).
LOCAL / DATA
Mod. 208/06
NOME
ASSINATURA
FOLHA:
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23/25
11.6 EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – INSTRUÇÕES
DE PREENCHIMENTO
1.
FINALIDADE
Dar publicidade ao processo de eliminação de documentos.
2.
CÓDIGO – 208/06
3. EMITENTE
Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
4.
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
Os espaços deverão ser preenchidos de acordo com as indicações contidas no texto
•
LOCAL - Indicar o local da elaboração do edital.
• DATA - Indicar o dia/mês/ano da elaboração do edital.
5.
•
NOME PRESIDENTE DA CPAD PELA SELEÇÃO – Espaço destinado ao nome
do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
•
ASSINATURA PRESIDENTE DA CPAD - Espaço destinado à assinatura do
Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
DISTRIBUIÇÃO DE VIAS
1ª via: a ser arquivada no processo;
2ª via: encaminhada para publicação.
FOLHA:
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NORMA DE ARQUIVO - NOR 208
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24/25
11.7 TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
RADIOBRÁS
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TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do órgão ou entidade
responsável pela eliminação), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de
Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação
de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituição arquivística), por intermédio do
(indicar o documento de aprovação), e publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de
publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de
documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a)
(indicar o nome do órgão ou entidade produtor/acumulador), do período (indicar as datas-limite dos
documentos eliminados).
LOCAL / DATA
Mod. 208/07
NOME
ASSINATURA
FOLHA:
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NORMA DE ARQUIVO - NOR 208
25/25
11.7 TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS – INSTRUÇÕES DE
PREENCHIMENTO
1.
FINALIDADE
Ratificar os procedimentos adotados no quando da eliminação dos documentos listados.
7.
CÓDIGO – 208/07
3.
EMITENTE
Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
4.
INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
Os espaços deverão ser preenchidos de acordo com as indicações contidas no texto.
•
LOCAL - Indicar o local da elaboração do termo.
• DATA - Indicar o dia/mês/ano da elaboração do termo.
5.
•
NOME – Espaço destinado ao nome do Presidente da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos.
•
ASSINATURA - Espaço destinado à assinatura do Presidente da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos.
DISTRIBUIÇÃO DE VIAS
Via única, a ser anexada ao processo.