Manual
Objetivo: resumir as informações fornecidas durante o treinamento do SIGAA.
Informações importantes:
a) O SIGAA é um sistema desenvolvido pela UFRN e adquirido em cooperação
pela UFPA. Ele visa reger todas as operações acadêmicas da UFPA, sendo que
neste primeiro momento apenas o módulo Stricto será migrado.
b) O sistema é web, logo poderá ser acessado de qualquer computador que
possua acesso à Internet e um navegador, em qualquer lugar. Não será mais
necessário estar na UFPA para usar o sistema.
c) Coordenadores, vice-coordenadores e secretários terão login e senha próprios
e poderão realizar as mesmas atividades (terão o mesmo perfil de
coordenação de programa). Portanto, não será necessário compartilhar login
e senha.
d) O sistema armazena na base de dados quem (qual login) realizou cada
operação do sistema.
e) O sistema gera automaticamente uma página nova para cada programa a
partir das informações fornecidas ao sistema. Ou seja, não será necessário
cadastrar as informações no sistema e depois cadastrar na página, pois o
sistema se encarregará publicar as informações cadastradas nas páginas
geradas automaticamente.
1. Primeiros passos
Assim que o sistema entrar em produção a coordenação do programa (perfis:
coordenador, vice-coordenador ou secretário) deve realizar alterações nos seguintes
itens: Estrutura Curricular, Calendário do Programa e Parâmetros do Programa.
•
Cadastros > Estrutura Curricular
Estrutura Curricular: A estrutura curricular de um curso é a disposição
ordenada de componentes curriculares que constituem a formação pretendida pelo
projeto político-pedagógico do curso. Essa estrutura curricular possui um núcleo de
carga horária e componentes curriculares, obrigatórios ou optativos, a serem
integralizados pelo aluno para o recebimento do grau relativo à formação.
Equivalente às versões do SIE.
Neste item é possível definir os parâmetros de carga horária, créditos, prazos
e as disciplinas que fazem parte da(s) estrutura(s) curriculares dos cursos. Todas as
informações das versões do SIE serão migradas para as estruturas curriculares do
SIGAA. A coordenação deverá apenas realizar as alterações necessárias.
A Figura 1 a seguir mostra a primeira tela deste item.
Figura 1. Tela inicial do cadastro/alteração de estruturas curriculares
Informações da Figura 1:
- Carga Horária Optativa Mínima: qual a carga horária mínima de disciplinas
optativas que os discentes devem cumprir para integralizar o curso. Apenas as
disciplinas cadastradas na matriz curricular do programa como optativas contam
para esta carga horária. Se o discente fizer uma disciplina em outro programa que
não conste na matriz curricular do seu programa, esta disciplina não contará para a
carga horária optativa mínima necessária, apesar de os créditos serem
contabilizados.
OBS: a carga horária obrigatória mínima é definida automaticamente pelo
sistema através da soma das cargas horárias das disciplinas definidas como
obrigatórias.
- Créditos por período letivo: os valores definidos para mínimo e máximo
serão utilizados para limitar o sistema, ou seja, o discente deverá se matricular em
componentes curriculares que somados apresentem créditos que obedeçam aos
valores definidos nesta tela. Como a CAPES sugere que os discentes realizem as
disciplinas nos primeiros semestres para terem mais tempo para o desenvolvimento
do projeto nos últimos, geralmente no final do curso os discentes não realizam
disciplinas. Nesse caso, é interessante definir o valor mínimo como 0 (zero), para
que o sistema permita que os discentes não cursem disciplinas nos semestres finais.
- Prazo para conclusão: prazo em meses para a conclusão do curso. O sistema
utiliza esses valores para limitar o acesso ao sistema. Caso um discente não conclua
o curso até o prazo definido no campo “Máximo” (e não tenha solicitado prorrogação
e/ou trancamento) o sistema irá bloquear várias funcionalidades do sistema para
esse discente, o impedindo, por exemplo, de efetuar matrícula em disciplinas.
OBS: os prazos são definidos em MESES, não em semestres como no SIE.
A Figura 2 a seguir mostra a tela seguinte deste item.
Figura 2. Tela de vínculo de componentes curriculares
Nesta tela é possível alterar as componentes curriculares da estrutura
curricular do curso. Uma componente curricular pode ser uma disciplina, um módulo
ou uma atividade. Disciplinas são as disciplinas regulares que duram o todo o
período letivo. Módulos são disciplinas condensadas que duram períodos de tempo
menores que o período letivo. Atividades são componentes curriculares que não
precisam ser ofertadas, a coordenação pode efetuar a matrícula dos discentes
nessas atividades a qualquer momento e depois apenas a renova de acordo com as
regras do programa. Exemplos de atividades: qualificação de mestrado, qualificação
de doutorado, dissertação de mestrado, tese de doutorado, proficiência em línguas.
IMPORTANTE: assim que o sistema entrar em produção, a coordenação do
curso deverá vincular às suas estruturas curriculares as atividades de qualificação e
dissertação e/ou tese. Essas atividades são necessárias para que as bancas de
qualificação e defesa sejam cadastradas. As disciplinas de dissertação e tese que
existiam no SIE para manter o vínculo dos discentes serão substituídas por essas
atividades.
Após as alterações necessárias e a inclusão das atividades citadas acima,
basta confirmar as alterações.
•
Cadastros > Calendário do Programa
O sistema utiliza por padrão o calendário da UFPA. Entretanto os programas
têm a liberdade de definir seu próprio calendário caso esse seja diferente do
calendário da UFPA.
IMPORTANTE: Caso o calendário do programa não seja alterado o sistema
seguirá todos os prazos definidos no calendário da UFPA (matrícula, consolidação de
turmas, trancamentos) para limitar as operações. O CALENDÁRIO DA UFPA NÃO
PODERÁ SER ALTERADO PARA ATENDER AOS PROGRAMAS DE PÓS. Por isso, é
interessante que cada programa defina seu próprio calendário para ter a liberdade
de definir as datas que melhor se adequem às suas necessidades.
A Figura 3 a seguir mostra a tela de definição do calendário do programa.
Figura 3. Tela de definição do calendário do programa
Informações da Figura 3:
- Consolidação de Turmas: Período no qual a consolidação, incluindo
lançamento de notas, das turmas deverá ser feita. Como muitos programas possuem
disciplinas condensadas (chamadas de módulos no SIGAA), é interessante deixar o
período de consolidação de turmas abrangendo todo o semestre, para que não seja
necessário esperar até um período de consolidação no fim do semestre para lançar
os conceitos de turmas que ocorreram, por exemplo, em uma semana no início do
semestre.
- Consolidação Parcial de Turmas: permite consolidação de parte das turmas.
Por exemplo, turmas que dividem os alunos em grupos e os grupos vão terminando
as atividades em diferentes momentos durante o semestre. Também é interessante
definir um período que abranja todo o semestre.
- Trancamento de Turmas: período no qual o discente poderá SOLICITAR o
trancamento de uma turma (a solicitação precisará ser homologada primeiro). É
interessante definir um período de tempo curto no início do período letivo para que
trancamentos não sejam solicitados ao final das disciplinas.
- Matrícula OnLine: período no qual os discentes poderão SOLICITAR matrícula
em turmas de forma on-line (as matrículas ainda precisam ser homologadas, o que
será descrito posteriormente neste documento). É importante que as turmas já
tenham sido ofertadas quando o período de matrícula on-line abrir, caso contrário os
alunos não enxergarão turmas disponíveis para matrícula.
- Re-matrícula: período que permitirá ajustes nas matrículas (incluindo novas
solicitações).
A coordenação do programa poderá alterar o calendário conforme as suas
necessidades a qualquer momento, apesar de ser indicado que não sejam realizadas
muitas alterações no mesmo.
•
Cadastros > Parâmetros do Programa
Parâmetros que regem os programas de pós-graduação. A Figura 4 a seguir
mostra a tela de definição dos parâmetros do programa.
Figura 4. Tela de definição dos parâmetros do programa
Informações da Figura 4:
Sobre matrícula de alunos regulares:
- Máximo de renovações da qualificação: quantas vezes (por quantos
períodos) a matrícula nas atividades de Qualificação de Mestrado e Qualificação de
Doutorado poderá ser renovada para os discentes. Esse valor deve ser pensado de
acordo com as regras que o programa adotará para a matrícula nas atividades de
qualificação. Por exemplo: para o curso de mestrado de um programa o discente
deve obrigatoriamente defender a qualificação até o segundo semestre. Caso o
programa opte por matricular os discentes desde o primeiro semestre na atividade
de Qualificação de Mestrado, o número de renovações deverá ser 1 (um) para que
seja possível renovar para o segundo semestre, prazo máximo de defesa da
Qualificação de Mestrado para este programa. Por outro lado, caso o programa opte
por matricular os discentes apenas no segundo semestre na atividade de
Qualificação de Mestrado, então o número de renovações deverá ser 0 (zero), pois
neste programa o discente é obrigado a qualificar o mestrado até o segundo
semestre.
IMPORTANTE: os valores definidos nessa tela são válidos para TODOS os
discentes, logo se o programa optar por matricular os discentes no primeiro
semestre e definir o máximo de renovações como 1 (um), mas por algum motivo
deixar para matricular algum aluno apenas no segundo semestre, a matrícula em
qualificação desse aluno poderá ser renovada também por mais um período,
permitindo que ele defenda a qualificação no terceiro semestre.
OBS: Apenas a coordenação (coordenador, vice ou secretário) renova as
matrículas em atividades, portanto o controle é realizado pela coordenação.
- Máximo de renovações da defesa: segue a mesma lógica das renovações de
qualificação. Quantas vezes (por quantos períodos) a matrícula nas atividades de
Dissertação de Mestrado e Tese de Doutorado poderá ser renovada para os
discentes.
- Permite matrícula em defesa sem ter qualificação consolidada: definir se o
programa permite que um discente defenda sem ter qualificado.
Sobre matrícula de alunos especiais:
- Permite matrícula online de alunos especiais: definir se o programa permite
que os alunos especiais solicitem a matrícula em turmas online (opção “Sim”) ou se
devem ir até ao programa para solicitar matrícula (opção “Não”).
- Máximo de matrículas por período para alunos especiais: quantas disciplinas
os alunos especiais poderão fazer por período.
Sobre Processos Seletivos. O sistema SIGAA permite que processos seletivos
sejam criados e disponibilizados para inscrição na Internet (funcionalidade descrita
posteriormente neste manual). Os parâmetros definidos neste item regem a
inscrição online de processos seletivos.
- Solicitar área e linha de pesquisa na inscrição da seleção: definir se o
candidato deve obrigatoriamente informar a sua área a linha de pesquisa no
momento da inscrição.
- Solicitar orientador na inscrição da seleção: definir se o candidato deve
obrigatoriamente informar seu orientador no momento da inscrição.
- Solicitar arquivo em formato PDF na inscrição da seleção: definir se o
candidato deve obrigatoriamente anexar um arquivo PDF no momento da inscrição.
Este arquivo deve ser descrito em edital. Por exemplo: projeto de pesquisa, currículo,
vínculo empregatício, etc. IMPORTANTE: o sistema habilita apenas um campo para
anexo de arquivo PDF, logo todas as informações extras solicitadas em edital para
serem enviadas em um arquivo PDF devem ser unidas em apenas um arquivo.
- Máximo de dias que um processo seletivo deve ficar visível: período de
tempo além do período de inscrições que o processo seletivo ficará visível na página
do programa. Caso esse valor não seja definido, o processo seletivo ficará visível
indefinidamente na página.
Sobre teses e dissertações:
- Permitir visualizações públicas dos arquivos das defesas: definir se o
programa permite que os arquivos das teses e dissertações sejam divulgados antes
das defesas. Por questões de direitos autorais indica-se marcar a opção “Não”.
IMPORTANTE: Estes três itens do menu de Cadastros devem ser alterados
assim que o sistema entrar em produção.
2. Corpo docente do programa
O sistema SIGAA permite que a coordenação de programa realiza as
seguintes operações relacionadas ao corpo docente: Definir corpo docente, definir
limites de orientações e cadastrar docentes externos.
•
Cadastro > Corpo Docente do Programa > Equipe Docente do
Programa
Neste item é possível vincular os docentes que fazem parte do programa. Os
docentes já estão cadastrados na base, esta funcionalidade apenas os vincula (ou
desvincula) a um programa. Ao preencher esses dados, o sistema automaticamente
alimenta a página do programa com as informações de corpo docente.
A Figura 5 ilustra uma equipe de programa fictícia já definida no sistema. Os
dados de matrícula SIAPE e CPF foram ocultados.
Figura 5. Tela de definição da equipe docente do programa
Ao retirar um docente do programa, o mesmo permanece na base, só não
está mais vinculado ao programa, podendo, portanto, ser vinculado novamente caso
necessário. Ao solicitar cadastrar um membro ao programa a tela da Figura 6 a
seguir é exibida.
Figura 6. Tela de cadastro vínculo de docente (definição de vínculo com o
programa)
É possível vincular docentes da unidade (instituto), de toda a UFPA (qualquer
instituto e qualquer campus) e docentes externos (previamente cadastrados no
sistema, descrito a seguir). Basta digitar o início do nome do docente que o sistema
sugere todos os docentes com aquele nome cadastrados na base. Deve-se definir a
área de concentração e linha de pesquisa do docente, o tipo de vínculo (se ele
participa do programa apenas como pesquisador ou se também é professor), o nível
da associação (apenas colaborador ou membro permanente) e se está vinculado aos
cursos de mestrado e/ou doutorado.
•
Cadastro > Corpo Docente do Programa > Docente Externo à UFPA
No sistema SIGAA, a própria o cadastro de docente externo fica a cargo da
coordenação do programa onde ele atuará. Não é mais necessário solicitar à
PROPESP tal cadastro.
Dentro deste menu há três funcionalidades: Cadastrar, Alterar/Remover,
Cadastrar Usuário para Docente Externo à UFPA.
As Figuras 7 e 8 exibem as telas de cadastro de docente externo. A primeira
informação requerida é o CPF, pois, caso o docente já tenha sido cadastrado seus
dados serão automaticamente preenchidos e ele não precisará ser cadastrado
novamente. Após a checagem do CPF a tela de informações pessoais é habilitada
para preenchimento. Caso o docente seja estrangeiro e não possua CPF, basta
selecionar esta opção que o sistema habilita a tela de preenchimento de dados
pessoais.
Figura 7. Tela de dados pessoais para cadastro de docente externo
Figura 8. Tela de dados acadêmicos para cadastro de docente externo
Informações da Figura 8:
- Formação: maior formação do docente externo.
- Instituição de Ensino: instituição de origem do docente externo (não
necessariamente de ensino).
- Tipo: tipo de vínculo do docente externo. Por exemplo: Colaborador
Voluntário (Antigo Associado), Professor Visitante, Pesquisador Visitante.
- Válido até: data final do vínculo do discente ao programa (esse valor pode
ser alterado depois).
A partir do momento que o docente externo é cadastrado ele fica disponível
para ser vinculado ao programa, como descrito no item anterior.
As Figuras 9 e 10 exibem as telas de cadastro de usuário para docente
externo. Como o docente precisará realizar atividades no portal do docente (como
lançar as notas, por exemplo) é necessário que ele possua um usuário para acessar
o sistema. A tela da Figura 9 permite a escolha do docente externo para o qual se
deseja criar um usuário (selecionando o ícone marcado em vermelho). Esse usuário é
definido na tela da Figura 10 e fica ativo pelo período do vínculo do docente com o
programa (ou até ele ser removido do mesmo).
Figura 9. Tela de seleção de docente externo para cadastro de usuário.
Figura 10. Tela de cadastro de usuário de docente externo
•
Cadastro > Corpo Docente do Programa > Limites de Orientandos
por Docente
Esta funcionalidade permite que sejam definidos os limites de orientandos
que cada docente vinculado ao seu programa pode orientar (Figura 11).
IMPORTANTE: Esses limites são referentes a apenas o seu programa. O
sistema não tem conhecimento de quantos orientandos o docente possui em outros
programas. Portanto a definição desses limites deve ser feita a partir de uma
conversa com o próprio docente para que ele informe quantos orientandos poderá
orientar no seu programa. O sistema usará esses valores para limitar a definição de
orientações (descrita posteriormente). Os valores podem ser alterados a qualquer
momento.
Figura 11. Limites de Orientandos por Docente
3. Processos Seletivos
Cadastro > Processos Seletivos > Gerenciar Processos Seletivos
O sistema SIGAA fornece a funcionalidade de criar processos seletivos. Essa
funcionalidade facilita a divulgação do processo, permite que as inscrições sejam
online e facilita a admissão dos candidatos aprovados como discentes. A
funcionalidade NÃO substitui as etapas tradicionais dos processos seletivos.
Ao acessar o item Gerenciar Processos Seletivos do menu Cadastros a tela da
Figura 12 é exibida. Nela são listados todos os processos seletivos cadastrados para
o programa com no máximo 60 dias passados da data final.
Figura 12. Gerenciar processos seletivos
O usuário com perfil de coordenação de programa pode então criar um novo
processo seletivo selecionando o link “Cadastrar Novo Processo Seletivo”, que abrirá
a tela da Figura 13.
Figura 13. Tela para cadastro de um novo processo seletivo
Informações da Figura 13:
- Título do Edital: nome do edital.
- Período de inscrições: período no qual as inscrições ficarão abertas na
página do programa. O sistema só permite que se crie um processo seletivo com
data de início de inscrição a partir da data atual. Não é permitido criar processos
seletivos cujas inscrições já começaram.
- Edital: o edital do processo seletivo pode ser anexado neste campo.
- Manual do candidato: o manual do candidato pode ser anexado neste
campo.
- Descrição do Processo Seletivo: Campo livre disponível para a descrição do
processo seletivo.
- Orientações aos inscritos: Campo livre disponível para a descrição de
orientações aos candidatos do processo seletivo.
Ao terminar de preencher esse campo e selecionar Próximo Passo, o sistema
exibe a tela da Figura 14. Nela deve-se escolher o curso do processo seletivo, a
matriz curricular (correspondente às versões do SIE) e definir o número de vagas.
Figura 14. Segunda tela para cadastro de um novo processo seletivo
Após preencher as informações do processo seletivo é possível selecionar
“Salvar” ou “Salvar e Submeter”. Ao selecionar “Salvar”, as informações fornecidas
ficam salvas apenas para o usuário que as criou. Esta opção é usada para salvar
parte das informações de um processo enquanto se espera que outras informações
sejam confirmadas, por exemplo, para adiantar o cadastro do processo enquanto se
espera que a confecção do edital termine. Ao selecionar a opção “Salvar e
Submeter” significa que o processo seletivo está completo. Ele será enviado à
PROPESP para que tome conhecimento e publique (através do sistema). A partir do
momento que a PROPESP publica o processo seletivo ele fica visível na página do
programa como ilustrado na Figura 15 a seguir.
Figura 15. Exemplo de página de programa gerada automaticamente pelo
sistema contendo as informações dos processos seletivos cadastrados.
No exemplo de página da Figura 15 observa-se que a página está quase
vazia, contendo apenas informações de processos seletivos. Isso acontece porque o
sistema ainda não possui outras informações sobre este programa. A partir do
momento que o sistema for alimentado, ele alimentará a página automaticamente.
Os logotipos apresentados na Figura 15 ainda são os logotipos da UFRN, mas serão
substituídos pelo logotipo da UFPA. O programa poderá alterar apenas o logotipo do
lado esquerdo para o logotipo próprio do programa.
Na região demarcada em vermelho aparecem os links para os processos
seletivos já publicados do programa. Os links em negrito são aqueles em que o
período de inscrições já começou. A Figura 16 mostra a tela de descrição do
processo seletivo acessada a partir da página pública do programa. Nesta tela o
candidato poderá ter acesso a todas as informações cadastradas para o processo
seletivo e se inscrever no mesmo a partir do link “Clique aqui para inscrever-se”, que
o redirecionará para a tela da Figura 17.
Figura 16. Descrição pública do processo seletivo.
Os itens relativos a processos seletivos definidos como “Sim” nos Parâmetros
de Programa aparecerão como itens obrigatórios no cadastro da Figura 17 no campo
“Outras informações para o Processo Seletivo”.
Figura 17. Formulário de inscrição em processo seletivo.
Ao se inscrever no processo seletivo, o candidato recebe uma confirmação da
solicitação de inscrição, mas esta ainda será homologada pelo coordenador (ou vice
ou secretário) do programa. Para isso o coordenador deve acessar o seguinte item:
Cadastro > Processos Seletivos > Gerenciar Processos Seletivos. A tela da
Figura 18 será exibida e, nela, o coordenador pode selecionar o ícone de “Gerenciar
Inscrições”, marcado em vermelho na Figura 18. Após selecionar o ícone, o sistema
exibe a tela representada na Figura 19.
Figura 18. Ícone para gerenciar as inscrições.
Figura 19. Gerenciamento de inscrições em processos seletivos.
Na tela da Figura 19 a coordenação do programa poderá alterar o status dos
inscritos. Os status podem ser alterados para: Inscrição Deferida, Inscrição
Indeferida, Inscrição Cancelada, Candidato Aprovado, Candidato Eliminado e
Candidato Suplente. A coordenação também poderá notificar os candidatos através
do sistema, selecionando o link “Notificar inscritos”, que exibirá a tela da Figura 20 a
seguir. Nela a coordenação poderá filtrar os candidatos que deseja notificar pelo
status e enviar uma mensagem para eles. A mensagem é enviada para o e-mail que
o próprio candidato forneceu na inscrição.
Figura 20. Tela de notificação aos inscritos.
Na tela da Figura 19, quando o status de um candidato é alterado para
“Candidato Aprovado” o ícone de cadastrar discente é habilitado (ícone destacado
em vermelho na Figura 21 a seguir). Ao selecionar esse ícone o sistema redireciona
para a tela de cadastro de discente que já carregará todas as informações fornecidas
pelo candidato no momento da inscrição, evitando assim que a coordenação tenha
que inserir todos os dados do candidato novamente. A coordenação apenas
completará as demais informações.
Figura 21. Tela de notificação aos inscritos.
Os programas de pós-graduação não são obrigados a usar essa
funcionalidade de processos seletivos, podendo realizar seus processos no formato já
utilizado. De fato, é indicado que processos seletivos que ocorrem de forma contínua
(na qual os candidatos podem se inscrever a qualquer momento durante o ano)
sejam realizados da forma tradicional.
4. Cadastro de discente
Através do link do processo seletivo do SIGAA (Figura 21) ou
Manual: Aluno > Cadastro > Cadastrar Novo Discente
O cadastramento de novo discente é feito através da mesma tela tanto para
os discentes provenientes de processos seletivos criados no SIGAA, quanto para
aqueles provenientes de processos seletivos criados de forma tradicional. A única
diferença é que as informações fornecidas pelos discentes provenientes dos
processos seletivos criados no SIGAA no momento da inscrição no processo seletivo
são aproveitadas, diminuindo assim o trabalho da coordenação. As telas de cadastro
de um novo discente são exibidas nas Figuras 22 e 23. Na tela da Figura 22 os dados
pessoais são preenchidos e na tela da Figura 23 os dados de discente são
preenchidos.
Figura 22. Cadastro de dados pessoais de um novo discente.
Figura 23. Cadastro de dados de discente de um novo discente.
Ao confirmar o cadastro do discente, o sistema gera automaticamente um
número de matrícula para o discente e este já está vinculado ao curso.
IMPORTANTE: Houve uma mudança no número de matrícula. O sistema
SIGAA aceita apenas números de matrícula com formato numérico, por isso o
número de matrícula da UFPA teve que ser modificado, uma vez que possuía os
caracteres “M” ou “D” para indicar mestrado e doutorado respectivamente. O
número de matrícula continua seguindo o mesmo esquema: 4 posições para o ano
de ingresso + 3 posições para o código do curso + 1 posição para o nível + 4
posições para o sequencial. A única diferença se dá no caractere utilizado para
representar o nível: o caractere “M” foi substituído pelo dígito “7”, enquanto o
caractere “D” foi substituído pelo dígito “8”. Por exemplo, um número de matrícula
que antes era 2011200M0003 agora no novo sistema passa a ser 201120070003.
Todos os números de matrícula dos discentes serão migrados já contemplando esta
alteração.
Na Figura 23 é possível definir que o discente será um aluno especial. Alunos
especiais são aqueles que fizeram o processo seletivo, mas não foram aprovados
como regulares, mas receberam a permissão do programa de cursar algumas
disciplinas para creditarem depois, quando forem aprovados como alunos regulares.
IMPORTANTE: Na Figura 23, ao definir que o discente será do tipo “especial”,
o sistema deixa de requisitar “Curso” e “Currículo”, pois um discente especial não
está vinculado a nenhum curso e, logo, não possui currículo. Com isso, o número de
matrícula de um discente especial apresentará como código de curso os dígitos
“999”, indicando que estes discentes não estão vinculados a curso nenhum. Por
exemplo, o número de matrícula 201299970002 pertence a um aluno especial de
mestrado.
O sistema SIGAA também permite a alteração de dados (pessoais e de
discente) dos discentes pela coordenação do programa, sem necessidade de solicitar
a nenhum outro órgão da UFPA. Essas funcionalidades são acessadas pelos seguintes
menus:
Dados pessoais: Aluno > Cadastro > Atualizar Dados Pessoais
Dados de discente: Aluno > Cadastro > Atualizar Discente
IMPORTANTE: Qualquer atualização de dados deve ser feita mediante
apresentação da documentação. Além disso, o sistema sempre salva o login que
efetuou as alterações, para que fique registrado e possa ser recuperado caso
necessário. A única informação que a coordenação dos programas não poderá
alterar é o CPF dos discentes.
5. Gerenciar Orientações de discentes
Aluno > Gerenciar Orientações
Funcionalidade para vincular um docente como orientador de um discente. Ao
selecionar esta funcionalidade no menu, o usuário deverá selecionar o discente que
quer gerenciar (através dos filtros disponíveis). A Figura 24 a seguir representa a tela
de gerenciamento de orientações de um discente selecionado.
Figura 24. Tela de gerenciamento de orientações.
Operações disponíveis na tela da Figura 24:
- Cadastrar Nova Orientação: cadastrar um orientador ou co-orientadores
para o discente selecionado (Figura 25).
Figura 25. Tela de cadastro de nova orientação.
O sistema permite que docente vinculado como orientador ou co-orientador
seja do programa (entre aqueles definidos no item 2 deste manual) ou de outros
programas ou mesmo docentes externos que tenham cadastro no sistema. Cada
discente pode ter apenas um orientador e vários co-orientadores. A orientação é
registrada automaticamente e já passa a contabilizar carga horária para o docente a
partir da data definida como data de início da orientação.
Caso tente-se vincular um docente como orientador de um discente quando
este docente já atingiu o seu limite de orientações definido anteriormente, o sistema
emitirá uma mensagem de erro e não permitirá que o docente seja vinculado como
orientador do discente. Soluções: selecionar um outro docente como orientador ou
alterar o limite de orientações do docente para que o sistema aceite que mais um
discente seja vinculado a ele como orientando.
- Alterar dados da orientação: alterar a data de início da orientação.
- Finalizar Orientação: informar que aquele docente foi orientador do discente,
mas por algum motivo deixou de ser. A data de finalização deve ser informada
(Figura 26) e a carga horária do docente contará da data definida como início até a
data informada na finalização.
Figura 26. Tela de finalização de orientação.
- Cancelar Orientação: a orientação será cancelada e nenhuma informação
sobre ela será salva. Esta opção deve ser usada em casos de erro, quando o
orientador foi vinculado errado ao discente e jamais foi orientador do mesmo (Figura
27).
Figura 27. Tela de cancelamento de orientação.
6. Criação e oferta de turmas
Turmas > Criar Turmas
Funcionalidade que permite a oferta de turmas de disciplinas ou módulos. Ao
acessar essa funcionalidade o sistema oferece a possibilidade de buscar uma
disciplina ou módulo por código, nome ou tipo (disciplina ou módulo). Caso nenhum
parâmetro seja informado o sistema exibe todas as disciplinas e módulos do
programa, como exemplificado na Figura 28.
Figura 28. Tela de seleção de disciplina para oferta de turmas.
IMPORTANTE: Os códigos das disciplinas serão alterados. Agora eles
seguirão o padrão: 5 posições para a SIGLA DO PROGRAMA + 4 posições para o
sequencial. As siglas dos programas foram padronizadas pela PROPESP para
conterem exatamente 5 caracteres.
Para escolher uma disciplina ou módulo basta selecionar o ícone verde à
esquerda e o sistema exibirá uma tela como a da Figura 29.
Figura 29. Tela de dados da turma.
Informações da Figura 29:
- Ano-Período: ano e período em que a turma será ofertada. Preenchido
automaticamente com ano e período atuais, mas aceita alterações.
- Capacidade de alunos: número de alunos máximo para a turma.
- Local: local onde as aulas serão ministradas. Como o sistema de espaço
físico ainda não está em produção, o local deve ser digitado.
- Observações ao aluno: observações para o aluno realizar a matrícula. Estas
observações aparecerão no histórico ao lado do nome da disciplina.
- Datas de início e fim: Como a componente curricular selecionada
(Engenharia de Software) foi cadastrada como uma disciplina, o sistema admite que
ela ocorra durante todo o período definido para o semestre e por isso não permite
edição das datas de início e fim. Quando a componente curricular é cadastrada como
um módulo (caso das disciplinas condensadas), o sistema permite edição das datas
de início e fim.
IMPORTANTE: todas as disciplinas cadastradas no SIE serão migradas como
disciplinas para o SIGAA, portanto o sistema admitirá que elas duram todo o período
letivo. Os programas devem solicitar alteração das disciplinas condensadas para
módulo, para que seja possível definir o período menor que um semestre e assim
não haja problemas de conflito de horário.
IMPORTANTE – disciplinas de tópicos especiais: não será mais preciso criar
diversas disciplinas de tópicos especiais para cada tópico que surgir. Serão
cadastradas no sistema disciplinas padrão com o nome “Tópicos Especiais:” e
diferentes cargas horárias (15h, 30h, 45h, 60h) que devem ser incluídas na estrutura
curricular dos programas conforme a necessidade dos mesmos. No momento da
oferta, o programa selecionará a disciplina de tópicos com a carga horária adequada
e preencherá o complemento do nome da disciplina (descrição da disciplina) no
campo “Observações ao aluno”.
Após o preenchimento dessas informações o próximo passo é definir o horário
da disciplina ou módulo na tela exibida na Figura 30. Os horários disponíveis são
aqueles definidos como horários de funcionamento da Universidade.
Figura 30. Tela de definição de horário da turma.
O passo seguinte da oferta de turmas é a definição dos docentes da turma.
Agora fica a cargo dos programas vincular docentes à turmas, não sendo mais
necessário fazer requisições para a PROPESP. A vinculação de docentes é feita na
tela da Figura 31 a seguir, que é exibida ao selecionar-se “Próximo Passo” na tela da
Figura 30.
Figura 31. Tela de definição de docente da turma.
Podem ser vinculados docentes do programa, de outros programas (qualquer
docente da UFPA) e docentes externos previamente cadastrados (caso o docente
ainda não esteja cadastrado, o próprio programa pode cadastrá-lo, como explicado
no item 2 deste manual). É possível vincular mais de um docente por turma. A carga
horária deve ser informada, e, no caso de uma turma com mais de um docente, ela
pode ser dividida entre eles ou compartilhada (no caso de que dois ou mais docentes
ministrem aula em uma disciplina simultaneamente durante todo o período da
disciplina).
IMPORTANTE: em disciplinas com mais de um docente, caso defina-se que a
carga horária total da disciplina será compartilhada entre eles (por exemplo, em uma
disciplina de 60h, definir-se que cada um dos docentes tem uma carga horária de
60h, o que somado supera a carga horária da disciplina), a PROPLAN entrará em
contato para que se justifique porque os encargos horários dos docentes somados
superam a carga horária total da disciplina.
Após a definição dos docentes basta confirmar a operação e a turma está
criada e ofertada.
7. Matrícula em disciplinas e/ou módulos
O sistema SIGAA apresenta a funcionalidade de os alunos realizarem a
solicitação de matrícula online. Neste primeiro momento também será
disponibilizado no portal de coordenação stricto um link para realizar a matrícula de
forma manual, mas o objetivo é que no futuro os alunos realizem as solicitações
online para facilitar o processo.
•
Matrícula Online
Na matrícula online, durante o período definido como período de matrícula, os
discentes solicitarão as matrículas nas turmas ofertadas que têm interesse através
do portal do discente. O discente poderá selecionar turmas do seu programa e de
outros programas.
IMPORTANTE: o discente realiza apenas a SOLICITAÇÃO de matrícula. Esta
solicitação ainda precisa ser homologada pelo orientador ou coordenador de
programa.
Ao realizar a solicitação de matrícula, esta fica disponível para o orientador do
discente e para a coordenação do programa do discente para que eles realizem a
homologação. A solicitação é homologada quando um dos dois perfis (orientador ou
coordenação) confirma ou cancela a matrícula (sendo que o outro perfil pode
modificar essa decisão). Portanto, é necessário que o programa defina quais regras
serão adotadas para a homologação da matrícula online (quem homologará
primeiro, quando será a homologação e qual será a atitude da coordenação).
IMPORTANTE: quando o discente solicita matrícula em turmas de outros
programas, após a homologação do seu orientador ou seu coordenador de programa,
a solicitação fica visível para o coordenador do programa de origem da disciplina ou
módulo para que ele dê a homologação final. Se o coordenador do programa da
disciplina negar a solicitação de matrícula do discente, ele não será matriculado na
disciplina, mesmo que seu orientador ou coordenador tenha homologado. A decisão
final é do coordenador do programa de origem da disciplina.
A coordenação do programa poderá analisar as solicitações de matrícula de
discentes do seu programa e de discentes de outros programas que solicitarem
matrícula nas disciplinas e módulos de seus programas. A Figura 32 a seguir indica
os itens de menu que dão acesso à funcionalidade de análise de solicitações de
matrícula. Dessa forma, a coordenação poderá priorizar os discentes do seu próprio
programa e só homologar matrículas de discentes de outros programas caso haja
sobra de vagas.
Figura 32. Itens de menu das funcionalidades de homologação de solicitação de
matrículas.
A homologação de matrículas é feita através das telas das Figuras 33 e 34 a
seguir. A primeira lista todos os discentes que possuem solicitações de matrícula.
Para analisar as solicitações de matrícula de um discente, basta selecionar o ícone
verde correspondente (ícones destacados na Figura 33). Ao selecionar o discente a
tela da Figura 34 é exibida.
Figura 33. Lista de discentes com solicitações de matrícula.
Caso a solicitação de matrícula seja cancelada, é necessário fornecer
observações explicando o motivo do cancelamento (por exemplo, vagas esgotadas).
A partir do momento em que uma solicitação de matrícula é homologada de
forma positiva, o discente já aparece como matriculado naquela disciplina. Por isso é
muito importante que as regras de homologação de matrículas sejam bem definidas
pelo programa. Está sendo estudada a possibilidade de parametrização da
funcionalidade de homologação, para que seja permitido que o programa defina no
sistema quem homologará as matrículas (orientadores, coordenadores ou os dois),
mas esta funcionalidade ainda não está disponível. Por enquanto o estabelecimento
deste limite fica a cargo do programa de pós graduação.
Figura 34. Tela de análise de solicitações de matrícula de um discente.
•
Matrícula Tradicional
Neste primeiro momento, haverá a possibilidade de realizar matrícula da
forma tradicional e só informar ao sistema as matrículas dos discentes, uma vez que
os discentes ainda não foram informados sobre a matrícula online.
Para realizar a matrícula tradicional, deve-se selecionar o discente e escolher
as turmas nas quais ele deve ser matriculado, através da tela exibida na Figura 35.
Figura 35. Tela de realização de matrícula de um discente pela forma tradicional.
8. Matrícula em atividades
Matrículas > Atividades
Atividades são componentes curriculares que não precisam ser ofertadas, a
coordenação pode efetuar a matrícula dos discentes nessas atividades a qualquer
momento e depois apenas a renova de acordo com as regras do programa. Exemplos
de atividades: qualificação de mestrado, qualificação de doutorado, dissertação de
mestrado, tese de doutorado, proficiência em línguas.
Para realizar a matrícula em atividades deve-se acessar o menu
correspondente, selecionar o discente e, após isso, selecionar a atividade desejada
na tela da Figura 36 a seguir.
Figura 36. Tela de seleção de atividade para matrícula.
Ao selecionar a atividade desejada, a tela da Figura 37 é exibida para que os
dados da matrícula sejam fornecidos. Esses dados são: ano e período da matrícula e
data de início da atividade. Após a confirmação da senha, o discente fica matriculado
na atividade selecionada.
Figura 37. Tela de matrícula em atividades.
IMPORTANTE: o sistema só permitirá que bancas de qualificação e defesa
sejam cadastradas para o discente se ele estiver matriculado nas atividades de
qualificação de mestrado e dissertação de mestrado (ou correspondentes para
doutorado).
Uma atividade não precisa ser ofertada. Uma vez que um discente seja
matriculado em uma atividade essa atividade precisa apenas ser renovada pelos
próximos períodos. A renovação de matrícula em atividades é feita na tela da Figura
38 a seguir.
Figura 38. Tela de renovação de matrícula em atividades.
IMPORTANTE: atividades de qualificação, dissertação e tese só podem ser
renovadas pelo número de vezes definido no parâmetro descrito no item 1 deste
manual.
9. Prorrogar prazo de conclusão
Aluno > Vínculo > Prorrogar prazo de conclusão
Funcionalidade para prorrogar o prazo de conclusão de um discente para
além do prazo máximo definido na estrutura curricular do curso (descrito no item 1
deste manual).
A Figura 39 a seguir mostra a tela de prorrogação de prazo de conclusão. Nela
deve-se marcar o tipo de prorrogação e preencher o número de meses a mais que
este discente terá (além do prazo máximo definido na estrutura curricular). Há
também um campo de observações para que seja possível fornecer os motivos da
prorrogação e qualquer outra informação considerada importante.
Figura 39. Tela de prorrogação de prazo de conclusão.
Ao se confirmar a prorrogação, o sistema modifica automaticamente o prazo
máximo para conclusão do discente, somando a quantidade de meses prorrogada
com o prazo atual.
10. Trancamento de vínculo
Aluno > Vínculo > Trancar Vínculo
Funcionalidade para trancar o vínculo de um discente. O sistema para de
contabilizar os meses para conclusão daquele discente até ele seja retornado ao
programa (Aluno > Vínculo > Retornar Aluno Trancado).
A Figura 40 a seguir mostra a tela de trancamento de vínculo. Nela deve-se
preencher início do trancamento e o número de meses que o vínculo ficará trancado.
As informações preenchidas no campo “Observações” serão exibidas no histórico do
discente.
Figura 40. Tela de trancamento de vínculo.
IMPORTANTE: quando um discente bolsista tranca o vínculo ele perde a sua
bolsa.
11. Cadastro de bancas de Qualificação e Defesa
Aluno > Conclusão > Cadastrar Bancas > Banca de Qualificação
Aluno > Conclusão > Cadastrar Bancas > Banca de Defesa
Funcionalidades que permitem cadastrar as bancas de qualificação e defesa
de mestrado e doutorado. Para cadastrar uma banca de qualificação para um
discente, ele precisa necessariamente estar matriculado na atividade Qualificação
de Mestrado (ou Doutorado). Ao acessar as funcionalidades de cadastro de banca,
deve-se primeiramente selecionar o discente para o qual se quer cadastrar a banca,
e então o sistema exibe a tela da Figura 41.
Figura 41. Tela de dados do trabalho para cadastro de banca.
Na tela da Figura 41 são preenchidos os dados do trabalho que será
defendido na banca. Quando se está cadastrando uma banca de defesa (posterior
uma banca de qualificação), o sistema recupera automaticamente as informações
fornecidas na banca de qualificação para esta tela, deixando-as livres para edição,
caso alguma mudança tenha ocorrido nos dados do trabalho.
O passo seguinte é indicar os membros da banca (Figuras 42, 43, 44 e 45).
Como presidente da banca, o sistema só permite que sejam cadastrados docentes
do programa (Figura 42). É possível também indicar um examinador interno para a
banca, que também será alguém do programa. Pode-se também indicar um
examinador externo ao programa, que é alguém já cadastrado na UFPA (servidor ou
docente externo) de qualquer outro programa e/ou campus (Figura 43).
Figura 42. Tela de definição de membro da banca - presidente.
Figura 43. Tela de definição de membro da banca – examinador externo ao
programa.
Além disso, é possível indicar um examinador externo à instituição, que é
aquele examinador que vem apenas participar da banca e não desenvolverá mais
nenhuma atividade na Universidade. Nesse caso o próprio programa poderá
cadastrá-lo através do formulário das Figuras 44 e 45. Caso esse examinador já
tenha participado de alguma outra banca na Universidade, ao digitar parte do nome
dele o sistema irá sugerir opções de examinadores com aquele nome (incluindo ele
mesmo) e carregará as informações previamente cadastradas. Caso contrário, o
próprio programa poderá cadastrá-lo selecionando o botão “Cadastrar Novo
Membro” na tela da Figura 44 que fará aparecer mais dois campos no mesmo
formulário, como na Figura 45, para indicar a nacionalidade e o CPF (caso brasileiro).
Nesse caso basta preencher as informações e adicioná-lo à banca. Quando este
examinador for participar de alguma outra banca, seus dados já estarão cadastrados
no sistema.
Figura 44. Tela de definição de membro da banca – examinador externo à instituição.
Figura 45. Tela de definição de membro da banca – cadastro de examinador externo
à instituição.
Por fim, basta confirmar os dados fornecidos e a banca já está cadastrada. As
informações de bancas ficam disponíveis automaticamente na página do programa
gerada pelo sistema, como no exemplo da Figura 46.
Figura 46. Divulgação da banca na página gerada para o programa.
O processo para cadastro de banca de defesa é exatamente o mesmo do
cadastro de bancas de qualificação.
IMPORTANTE: quando é obrigatório que o discente tenha defendido a
qualificação para realizar a defesa final do trabalho (parâmetro definido nos
“Parâmetros de Programa” descritos no item 1 deste manual), ao tentar cadastrar
uma banca de defesa, o sistema verificará se o discente já possui atividade e banca
de qualificação consolidadas. Caso contrário, o sistema impedirá o cadastro da
banca de defesa.