Sete sinais de que você
precisa de relatórios de
autoatendimento
Como o departamento de TI pode
capacitar usuários e ajudá-los no
processo
Autor(a): Malia Hardin
Gerente de Marketing de Produtos Sênior, Tableau Software
Maio de 2012
Sete sinais de que você precisa de relatórios de autoatendimento
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Os líderes de TI lidam com muitas áreas em suas
equipes. Os principais tópicos variam desde garantir
a segurança e avaliar modelos de SaaS até gerenciar
uma infraestrutura de dados enorme e oferecer suporte
a dispositivos móveis. Tudo isso com orçamentos
limitados e prazos de entrega curtos.
Além disso, também há outra pressão crescente que
o departamento de TI pode estar enfrentando: a
necessidade de fornecer análises. Líderes de empresas
sabem muito bem que podem encontrar em seus dados
o ingrediente secreto para se destacar da concorrência
e chegar à liderança do setor. E eles recorrem ao
departamento de TI para obter a solução.
Atualmente, líderes de vários setores – empresas como
a Amazon, Capital One e Harrah’s – têm construído
seu sucesso com análises. Como explicam Thomas
Davenport e Jeanne Harris em seu livro, Competing on
Analytics, “As organizações estão competindo com as
análises não apenas porque podem, mas também
porque devem”.
Como você pode preencher a lacuna entre conseguir
ser uma organização orientada a dados e a realidade
dos orçamentos limitados, de uma equipe de business
intelligence (BI) sem largura de banda e da demanda
por soluções que precisam entrar em operação
imediatamente? Business intelligence de
autoatendimento.
Em vez de limitar sua organização a um pequeno
número de profissionais de BI caros, elimine
profissionais de BI usando a BI de autoatendimento,
pois ela permite que todos os funcionários da empresa
investiguem seus próprios dados, incluindo geração de
relatórios, dashboards e análises ad-hoc.
A boa notícia? Essas pessoas são especialistas e
sabem exatamente quais perguntas fazer e responder.
A ótima notícia? Elas terão uma solução que permite
obter respostas rapidamente que, por sua vez, podem
ser compartilhadas com colegas, alimentando a
realidade de uma organização orientada a dados.
Você está preparado?
Como você sabe se está preparado para a BI de
autoatendimento? Observe esses sete indicadores:
1. Os executivos estão solicitando análises.
Seja realista – se sua equipe de liderança sênior está
insistindo para que a organização seja mais orientada a
dados, você pode seguir direto para a seção “Introdução”,
ao final deste documento. Mas é provável que sua equipe
esteja observando mais alguns desses indicadores.
2. Fila interminável de solicitações de
relatório. Você está desesperado porque sabe que
nunca conseguirá terminar a lista de tarefas que cresce
diariamente. Sua equipe de ótimos analistas está
fazendo o melhor que pode, mas seus membros são
apenas humanos. O que você pode fazer é priorizar as
solicitações, o que se resume em atender às solicitações
urgentes, e nunca atender à maioria das outras.
3. Relatórios levam a mais relatórios. Apesar de
seus esforços para eliminar uma grande quantidade de
requisitos antes de criar um relatório, as perguntas de
acompanhamento nunca terminam. Embora seja bom
que seu trabalho revele algo interessante, não é tão
bom que a única forma de responder à próxima
pergunta (e às outras 20 depois dessa) seja trazer
todo o trabalho de volta para sua equipe.
4. Frustração com os dados desatualizados.
Uma das realidades inevitáveis no processo de solicitar
um relatório, esperar pelo relatório e fazer mais perguntas
sobre o relatório, é que os dados ficam obsoletos.
Esperamos, tanto na área profissional quanto na área
pessoal, uma resposta imediata. Essa demora não resolve.
5. Demanda por combinação de dados. Embora
as pessoas não usem o termo “combinação”, é nisso
que elas pensam quando dizem “podemos incluir alguns
dados de mercado de terceiros” ou “Tenho muitas
informações em um arquivo Excel e gostaria de ver
como elas se relacionam com o que está aqui”. Apesar
de você saber a importância da combinação de várias
fontes de dados, não é prático para uma empresa de
BI centralizada fazer todos esses ajustes.
6. Desejo de análises visuais. As pessoas
aproveitam mais seus dados quando conseguem vê-los
em formas visuais com significado, em vez de analisar
linhas, colunas e tabelas. Se as pessoas não tivessem
começado a solicitar mais dados visuais, isso
provavelmente aconteceria em breve. Como isso se
relaciona com a BI de autoatendimento? Quando as
pessoas conseguem ver seus dados em milhões de
formas, elas não precisam mais pedir a você novas
visualizações para obter respostas.
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“ Ter um modelo de
autoatendimento é ótimo
porque não recebo uma
enxurrada de solicitações
para administrar.
Em vez disso, posso disponibilizar
algumas ferramentas e eles
[professores e administradores]
podem trabalhar com elas para
obter muitas das respostas de
que precisam.”
– Jac Thiessen, Especialista em Data Warehouse, Escolas Públicas Millard
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7. Já está acontecendo. Embora não seja
uma verdade universal, muitas organizações já
tiveram problemas com implementações de BI de
autoatendimento. Líderes de empresas bem-sucedidas
reconhecem as limitações de largura de banda de
suas equipes e sabem que têm talento e projetos
interessantes a oferecer. O resultado é que muitos
fizeram sua própria implementação de BI de
autoatendimento. A esperança dos líderes de TI é
que essas implementações estão trazendo ótimos
resultados e que haverá pessoas interessadas em
ajudar nos esforços de BI de autoatendimento.
Usuários respondem às suas
próprias perguntas na RBC Wealth
Management U.S.
A RBC Wealth Management U.S. é uma empresa
nacional de serviços de corretagem com mais de
2.200 representantes registrados, mais de US$
170 bilhões em ativos e muitos dados. Desafiada a se
tornar uma organização mais orientada a dados, ela
buscou uma solução que poderia transformar a BI de
autoatendimento em realidade.
“Trabalhei com diversas ferramentas de BI que diziam
colocar o poder nas mãos dos usuários e simplificar a
BI. E isso nunca aconteceu.” Shawn Spott, Vicepresidente e Gerente de Pesquisa de Marketing.
Então, Shawn e sua equipe descobriram o Tableau.
A equipe de Shawn trabalhou com o departamento de
TI para criar um ambiente de BI de autoatendimento.
Eles começaram com um programa piloto, “que teve
uma resposta incrivelmente positiva dos usuários”,
explica Shawn. “Em agosto, tivemos a ideia de
implementar o Tableau Server – ao final de setembro
já estávamos em operação na produção e os usuários
já queriam mais.”
Shawn explica que, “Como o Tableau Server oferece
um modelo de autoatendimento, conseguimos avançar
com os projetos pelo pipeline. A necessidade de
manutenção é tão pequena que apenas carregamos
os dados e seguimos em frente. Gastamos três
semanas do mês resolvendo novos problemas e
fazendo novos desenvolvimentos. Conseguimos criar
os gráficos com sucesso.”
Agora, vários grupos da RBC estão usando a BI de
autoatendimento. Equipes de gerenciamento, análise
de equidade, linha de produtos, suporte a vendas,
finanças e marketing adotaram a BI de autoatendimento
com o Tableau, de forma a cumprir a promessa de se
tornar uma organização mais orientada a dados.
Saiba mais de Shawn Spott sobre o impacto do Tableau
na RBC Wealth Management U.S. assistindo a este vídeo.
Se algum desses indicadores parecer familiar, é hora de
começar sua solução de BI de autoatendimento.
Qual é o benefício para o
departamento de TI?
A BI de autoatendimento não se trata apenas de
permitir que mais pessoas possam fazer suas próprias
análises. Além disso tudo, o departamento de TI
também é beneficiado.
Otimize sua infraestrutura de dados
Em vez de se afogar em solicitações de BI, você libera
recursos para identificar qual é a melhor forma de definir
permissões e acessos à riqueza dos dados que você
gerencia. Agora, quando funcionários da sua empresa
fizerem suas análises, você ficará feliz em saber que
eles estão acessando dados precisos e seguros.
Aumente o retorno do investimento (ROI) em
dados
Se você é como a maioria das organizações, já deve
ter investido bastante em data warehouses, aplicativos
e integração e qualidade associadas para garantir que
seus dados sejam úteis. Ao disponibilizar esses dados
para mais pessoas na organização, o valor desses
ativos dispara.
Mantenha a governança e a segurança
Isso se torna especialmente valioso se você estiver
em uma organização com um daqueles departamentos
renegados já usando a BI de autoatendimento. Ao
assumir a implementação, você pode acrescentar
protocolos alinhados aos seus padrões de TI.
Permita que especialistas em BI pesquisem
mais a fundo
Em vez de enfrentar o constante obstáculo das
solicitações intermináveis, a BI de autoatendimento
reduz a fila e permite que seus especialistas em BI
extremamente treinados se concentrem em um corpo
de trabalho pequeno e selecionado que maximiza seus
talentos.
Torne-se um ASTRO!
Soa cafona? Talvez, mas é verdade. Os departamentos
de TI que implantaram a BI de autoatendimento têm
benefícios que nunca imaginaram. No centro desses
momentos “eureca” há pessoas que se sentem mais
inteligentes, equipes que obtêm mais informações e
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“ O que gostamos no Tableau
é que nenhum treinamento é
necessário, e se for, precisamos
de apenas 15 a 30 minutos para
mostrar alguns relatórios.
Nossos usuários podem começar a analisar
dados rapidamente. Com outras ferramentas,
as sessões de treinamento duravam um dia
inteiro ou mais, e mesmo assim nem sempre
era possível aproveitar todos os recursos
dessas ferramentas.”
– David Botkin, Vice-presidente de Business Intelligence, Playdom
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uma organização que se destaca. E todos agradecem
ao departamento de TI. “Essa é uma relação vantajosa
para todos. Meu trabalho e nossa equipe se destacam.
O departamento de TI se torna uma celebridade”,
explica Charles Boicey, Arquiteto de Soluções de
Informática do Irvine Medical Center na Universidade
da Califórnia.
Introdução
Implemente uma solução de BI de autoatendimento
que respeite seus protocolos de segurança e a
arquitetura dos dados. Faça seu trabalho de forma a
cumprir a promessa de que todos possam fazer suas
próprias análises. Sua solução pode se adaptar
facilmente à nossa infraestrutura e entrar em operação
com rapidez. O treinamento deve ser mínimo e os
resultados devem ser rápidos.
O Tableau Software tem sido o pioneiro em BI de
autoatendimento em todo o mundo por mais de oito
anos. Ele foi criado desde o início para permitir que
qualquer pessoa de uma organização pudesse analisar
dados. Da mesma forma que o Salesforce.com
transformou o acesso significativo aos dados de
clientes, o Tableau está mudando a forma como
profissionais de todas as áreas, não só os especialistas
em BI, analisam dados.
Experimente o Tableau para ver como sua organização
pode melhorar com a BI de autoatendimento. Baixe
nossa versão de avaliação completa do Tableau
Desktop e assista ao vídeo “Introdução” com
14 minutos de duração. Você estará prestes a entender
como todos, desde profissionais de marketing até
líderes de vendas, podem fazer suas próprias análises
em minutos.
Notas de fim
[1] Thomas Davenport & Jeanne Harris. Competing on
Analytics. Harvard Business School Publishing
Corporation. 2007.
Como a cidade de Charlotte trabalha
mais rápido e melhor fornecendo BI
de autoatendimento
Na cidade de Charlotte, na Carolina do Norte, a
Business Support Services (BSS) é uma das quatro
unidades empenhadas na missão de “melhorar a
área de serviço público”. Nos últimos dois anos, os
analistas da BSS Information Technology Division
(BSS/IT) procuraram formas de melhorar o uso de
dados para atender aos clientes.
Tradicionalmente, a BSS/IT utilizava o Excel e sua
equipe de programadores especializados para
analisar dados e criar relatórios. Departamentos
de toda a cidade usavam os relatórios para tomar
decisões. Infelizmente, os relatórios não eram úteis.
Demoravam muito para serem criados e eram difíceis
de entender.
A BSS/IT adotou o Tableau por sua facilidade de uso
e sua ênfase na análise visual. Esses eram fatores
importantes para atingir dois objetivos: 1) aumentar
o número de pessoas que podiam gerar seus
próprios relatórios, dashboards e análises ad-hoc
e 2) aprimorar a qualidade da análise para que os
resultados fossem fáceis de interpretar.
“Os relatórios que anteriormente levavam dias ou
semanas para serem criados, agora são gerados
em minutos ou horas”, conta Jim Raper, gerente
de administração de dados da cidade de Charlotte.
“Agora, gastamos mais tempo analisando os dados
e identificando outliers, tendências e exceções em
relação à norma.”
À medida que outros departamentos viam os
benefícios da BI de autoatendimento, surgiram novas
formas criativas de envolver as pessoas. A “Olimpíada
de Análise Corporativa”, por exemplo, convidou
funcionários das 14 principais unidades de negócios
da cidade a competir usando um conjunto de dados
de exemplo.
“Queríamos promover o Tableau como uma
ferramenta que permite que nossas principais
unidades de negócios melhorem significativamente
a eficiência de seus processos de análise de dados
e a qualidade dos relatórios que elas geram”, conta
Raper. “O evento foi um sucesso. Ele abriu os olhos
de várias pessoas para o valor da análise visual para
as tomadas de decisões de negócios importantes
e oportunas. Durante esse período difícil para a
economia, a capacidade de otimizar e agilizar o
trabalho é muito importante, e o Tableau nos
permite fazer exatamente isso.”
Sobre o Tableau
O Tableau Software permite que as pessoas vejam e entendam os dados. Avaliada pela Gartner e pela IDC em 2011
como a empresa de business intelligence de crescimento mais rápido do mundo, a Tableau ajuda todos a analisar,
visualizar e compartilhar informações de maneira rápida e fácil. Mais de 7.000 empresas obtêm rápidos resultados
com o software Tableau no escritório e em dispositivos móveis. Milhares de pessoas usam o Tableau Public para
compartilhar dados em sites e blogs. Veja como a Tableau pode ajudá-lo. Baixe a versão de avaliação em
www.tableausoftware.com/trial.
Sobre o(a) autor(a)
Malia tem mais de 15 anos de experiência em marketing e estratégia no setor de tecnologia. Na IBM, ela conduziu
o marketing de produto para a integração de dados, qualidade de dados e produtos de gerenciamento de dados
mestre. Em seguida, desenvolveu planos de crescimento para países de mercados emergentes. Antes da IBM,
Malia trabalhou com capital de risco, consultoria e banco de investimentos, onde avaliou e desenvolveu planos de
negócios, estratégias de marketing e cenários financeiros. Malia concluiu o M.B.A. na Escola de Administração
Fuqua na Universidade de Duke e fez o bacharelado no Wellesley College. @maliahardin
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