REVISÃO:
REGISTRO DE ATIVIDADES DO PROCESSO - RAP
03
Macroprocesso
Nº 6.0
NOME:ADMINISTRAÇÃO
Processo
Nº 6.13
NOME:GESTÃO DE SERVIÇOS
Sub-processo
Nº 6.13.4
NOME: CONTROLE DE ABERTURA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO
Processo
/Gerência
Código
Atividade
ÁREA DE
INTERESSE
6.13.4.1
PROT/GEAD
GERÊNCIAS
REGIONAIS
Atividade
6.13.4.3
Periodicidade
Receber solicitação para abertura de processo administrativo através de memorando que deverá constar o Assistente
objeto que se dá ao processo (assunto), portanto este deve ser claro, sucinto e objetivo, os anexos e a Administrativo
capa AMARELA ou ROSA, se for o caso, das áreas da Administração Central e Gerências Regionais.
Diariamente
Cadastrar
processo Acessar o sistema SICOP no menu "Criar Processos" e escolher a opção "processo principal".
Assistente
Incluir os dados para abertura do processo administrativo informando:
Administrativo
administrativo
Área Solicitante: Seleceionar a sigla da Diretoria/Assessoria/Gerência/Processo;
principal
Nível de documento: Aberto ou Confidencial;
Tipo: É o motivo da abertura do processo administrativo (obras, pessoal, serviços, outros, aquisição de
materiais);
Assunto: Digitar o assunto, transcrevendo o assunto da solicitação do memorando;
Diariamente
O assunto do processo a ser informado deverá ser claro, sucinto e objetivo. Exemplo: “Reforma do
PROT/GEAD
GERÊNCIAS
REGIONAIS
Cargo
Tramitar
Processo Processos de tramitação de Processo Administrativo, conforme IT-GEAD/SAP - 6.13.3 - Solicitação
Administrativo
para Abertura e Tramitação de Processo Administrativo
Receber solicitação
6.13.4.2
Como desenvolve a atividade
telhado da Unidade de Sidrolândia” ao invés de ‘Contratação de empresa especializada para execução de
serviços de reforma do telhado da Unidade de Sidrolândia'
A área emissora (no caso PROCOTOCO ou GERÊNCIA REGIONAL), será informado automaticamente
pelo sistema.
O número do Processo Administrativo, será fornecido automaticamente de forma sequencial pelo
SICOP, que é composto por 11 caracteres, conforme segue:
Os cinco primeiros números (01205/2015-00): é o número do processo (numeração sequencial
fornecido automaticamente pelo SICOP);
Os quatro números seguintes (01205/2015-00): é o ano da emissão;
Os dois últimos números (01205/2015-00): é o número alusivo aos Contratos Vinculados ao
Processo Principal (numeração sequencial fornecido automaticamente pello SICOP).
OBSERVAÇÃO:
Não existe a possibilidade de abrir Processo Administrativo com DATA RETROATIVA.
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Macroprocesso
Nº 6.0
NOME:ADMINISTRAÇÃO
Processo
Nº 6.13
NOME:GESTÃO DE SERVIÇOS
Sub-processo
Nº 6.13.4
NOME: CONTROLE DE ABERTURA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO
Processo
/Gerência
Código
Atividade
Atividade
Cadastrar
vinculado
GEJUL
6.13.4.4
Como desenvolve a atividade
Cargo
Assistente
contrato Acessar o sistema SICOP no menu "Criar Processos" e escolher a opção "contrato vinculado".
Incluir os dados para abertura do processo administrativo vinculados informando:
Administrativo
/Estagiário
Nro do Processo Pai: Digitar o nº do Processo Administrativo Principal;
Área solicitante, Nível de documento, Tipo de Processo, Objeto do Contrato: devem buscar as
informações no Processo Principal.;
Num. Contrato: Digitar o número do Contrato firmado entre a Sanesul e o Fornecedor vencedor da
licitação;
Nome Fornecedor: Digitar o nome do fornecedor vencedor da licitação (razão social);
Setor de Destino: Selecionar a Área de destino.
Periodicidade
Diariamente
Os números dos Processos Administrativos Vinculados: será fornecido automaticamente pelo
sistema. O número do Processo Vinculado será o nº do Processo Adm. Principal (os 9 primeiros números
do processo) seguido de numeração de forma sequencial iniciando com a numeração 01 (dois últimos
números). Ex.: 01205/2015-01; 01205/2015-02; 01205/2015-03 e assim sucessivamente para quantos
contratos vinculados forem cadastrados para o processo principal.
Numerar
documentação
processo
administrativo
PROT/GEAD
GERÊNCIAS
REGIONAIS
Assistente
Carimbar o memorando e anexos que comporão o processo administrativo e no carimbo anotar:
do número do processo,
Administrativo
data de abertura,
número da página (sequencial) frente e verso (se houver algum registro); e
dar um visto.
O carimbo deverá ser aplicado no lado direito superior da página, independente do formato da folha
(paisagem ou retrato).
6.13.4.5
OBSERVAÇÃO:
A numeração das folhas deverá iniciar pelo número 2, numerando sequencialmente o anverso (frente) das
folhas, sendo a capa do Processo Administrativo o número 1.
Quando ocorrer conteúdo informativo no verso de qualquer folha, essa também deverá ser
identificada, aplicando o carimbo, pelo responsável da “junta dos documentos”, com o mesmo número da
folha do ANVERSO, acrescido da letra “V” indicando o verso da folha.
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Diariamente
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REGISTRO DE ATIVIDADES DO PROCESSO - RAP
03
Macroprocesso
Nº 6.0
NOME:ADMINISTRAÇÃO
Processo
Nº 6.13
NOME:GESTÃO DE SERVIÇOS
Sub-processo
Nº 6.13.4
NOME: CONTROLE DE ABERTURA DE PROCESSO ADMINISTRATIVO
Processo
/Gerência
PROT/GEAD
GERÊNCIAS
REGIONAIS
PROT/GEAD
GERÊNCIAS
REGIONAIS
PROT/GEAD
GERÊNCIAS
REGIONAIS
ÁREA DE
INTERESSE
DATA: 14/7/2008
Código
Atividade
Atividade
Como desenvolve a atividade
Cargo
Periodicidade
Imprimir a capa do Providenciar a impressão da capa do Processo Administrativo conforem segue:
Assistente
processo
PROTOCOLO (na Adm. Central): Solicitar impressão dos dados inclusos no sistema SICOP para Administrativo
administrativo
impressão da capa do processo administrativo, anotando o código de movimentação fornecido pelo
Sistema;
GERÊNCIAS REGIONAIS: Transcrever os dados para a capa. O preenchimento deverá ser feito com
caneta na cor PRETA, com LETRA DE FORMA e legível.
Diariamente
Montar
processo Juntar os documentos, já carimbados e numerados, à capa do Processo Administrativo, juntamente com a Assistente
administrativo
Administrativo
lona de identificação:
memorando;
justificativa técnica;
Termo de Referência;
Outros documentos e anexos.
Diariamente
Encaminhar processo Encaminhar o Processo Administrativo montado para a área solicitante, via malote ou protocolo de Assistente
administrativo
entrega.
Administrativo
Diariamente
6.13.4.8
6.13.4.9
Tramitar
Processo Processos de tramitação de Processo Administrativo, conforme IT-GEAD/SAP - 6.13.3 - Solicitação
Administrativo
para Abertura e Tramitação de Processo Administrativo
6.13.4.6
6.13.4.7
Entrevistado: Laurival Silvestre/ Eloir Ávila.
Preenchido por: Cristina N. Porto
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