PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA SECRETARIA DE SANEAMENTO DO RECIFE:
UMA APLICAÇÃO DO MÉTODO PLANEJAMENTO DE PROJETOS ORIENTADO A RESULTADOS ZOPP (DO ALEMÃO, ZIEL ORIENTIERTE PROJEKT PLANUNG).
LUIS CORDEIRO DE BARROS FILHO
Assessor Técnico da Secretaria de Saneamento do Recife; Prof. Adjunto da Escola Politécnica/ Universidade de
Pernambuco - UPE; Engenheiro Eletrônico; Mestrado em Engenharia de Produção /Sistemas; Atua na área de:
Gestão, Planejamento, Modelagem Organizacional; Operação e Manutenção, Auditoria da Qualidade e Indicadores
de Desempenho.
CARLOS JOSÉ MACIEL LYRA
Assessor Especial da Secretaria de Saneamento do Recife; Engenheiro Civil; Especialização em Gestão e Controle
Ambiental e Gerenciamento de Recursos Hídricos; Atua na área de: Saneamento, Gestão Ambiental e Auditoria de
Obras.
JOSÉ FERNANDO DA PORCIÚNCULA
Diretor Geral de Planejamento da Secretaria de Saneamento do Recife; Engenheiro Civil; Especialização em
Engenharia Sanitária; Atua na área de: Saneamento e Planejamento Organizacional.
LUIZ OTÁVIO MEDEIROS CAVALCANTI
Técnico Administrativo; Economista; Cursando Especialização em Administração Financeira; Atua na Área de:
Planejamento, Finanças, Acompanhamento das Ações de Relacionamento com os Cidadãos, Sistema de Informações.
Autores para a apresentação:
LUIS CORDEIRO DE BARROS FILHO
Endereço: Rua Ernani Braga, 187 Madalena, Recife – PE, CEP 50030-903.
E-mail: [email protected]; [email protected]
PALAVRAS-CHAVE: Método ZOPP, Planejamento Estratégico, Ciclo PDCA, Projeto e Ações Estratégicas e
resultados.
1. INTRODUÇÃO
Este trabalho apresenta a metodologia de planejamento estratégico da Secretaria de Saneamento do Recife
(SESAN), sua evolução histórica (I e II ciclos), as principais orientações para elaboração do planejamento, o modelo
de desdobramento das estratégias, o modelo de acompanhamento das ações executadas e, por fim, resultados obtidos
da aplicação deste modelo e do aprendizado organizacional.
1/9
2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SESAN – PES, I CICLO – 2001-2002.
O Primeiro Ciclo do Planejamento Estratégico Situacional da SESAN – PES foi concebido em 2001, na sua
primeira etapa, PES 2001-2002, de forma participativa, com a contribuição de Gerentes e Assessores de cada
Diretoria. Contou-se com a orientação, coordenação técnica e contribuição voluntária de representantes
da
Autarquia de Serviço Autônomo de Águas e Esgoto – SAAE, da Prefeitura de Guarulhos, os Srs. João Roberto
Rocha Moraes e Marcos Tamai, para execução do processo de diagnóstico e elaboração das estratégias do PES.
O Planejamento foi norteado pelos compromissos do Governo Municipal para a construção de uma cidade
saudável, economicamente sustentável, fisicamente organizada e socialmente justa. Também considerou os
princípios que a Prefeitura do Recife incorpora para a Política de Saneamento quais sejam: Universalização;
Integralidade; Eqüidade; Modicidade; Gestão pública; Controle social e Intersetorialidade.
Considerou-se a intersetorialidade das ações de Saneamento, levou-se em consideração o enfoque para os
fatores ambientais, de moradia e condições de saúde da população (índices de doenças infecto-parasitárias,
transmitidas por vetores e de veiculação hídrica), destacando-se, desta forma, a relevância das conseqüências dos
trabalhos da SESAN. A intersetorialidade das ações de saneamento é exercida através do Modelo de Saneamento
Integrado e executada através de um processo de compartilhamento, com outras áreas da Prefeitura, contido no
Planejamento para garantir as ações de abastecimento de água, esgotamento sanitário, drenagem, pavimentação,
resíduos sólidos, instalações hidro-sanitárias, remoção /relocação de moradias, controle de vetores e educação
sanitária e ambiental.
A participação da população foi alcançada através das demandas apresentadas ao Orçamento Participativo,
do trabalho de mobilização social e de educação sanitária e ambiental nas áreas de execução de projetos da SESAN
e, principalmente, no encaminhamento das deliberações da 1ª Conferência Municipal de Saneamento, esta sendo uma
das ações estratégicas definidas no planejamento.
Os seguintes passos foram utilizados para a elaboração do PES 2001 – 2002:
1.
Definição da metodologia; (ZOPP Adaptado);
2.
Pedido de apoio e participação da Superintendência do SAAE – Guarulhos para elaboração do PES;
3.
Reunião específica para formulação das estratégias / projetos prioritários, na qual foram realizados os
seguintes passos:
•
Levantamento de ações / projetos importantes e necessários;
•
Votação de prioridades (ver tabela 1 – sumário, a seguir), na qual a cada participante votou em 3
projetos;
•
Elaboração de planilha contendo fatores de desdobramento das ações / projetos prioritários –
Matriz de Planejamento de Projeto - MPP ( ver tabela 2 a seguir);
•
Consolidação do documento final do PES SESAN - I ciclo.
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Tabela 1 - Votação dos Projetos - Sumário
Prioridade
Projeto
Votos
1
9
3
Executar demandas do OP 2001 e 2002 e BNDES - Saneamento integrado
em Mustardinha e Mangueira
Implementar as propostas da Conferência Municipal de Saneamento:
• Criação da autarquia;
• Criar o Fundo Municipal de Saneamento;
• Conferência e Conselho Municipais de Saneamento;
• Apresentar o contrato de concessão;
Planejar, projetar e implementar o Pró Metrópole
.
.
.
.
.
.
.
.
.
7
Ações complementares
2
2
6
5
Tabela 2 - Matriz de Planejamento de Projeto - MPP
PLANO DE AÇÕES ESTRATÉGICAS
Prioridades
01Executar
demandas
do OP 2001
e 2002
(BNDES)
Saneamento
integrado
em
Mustardinha
e Mangueira
Ações Táticas
(AT) Necessidades
Resultados
Esperados
Operações de
Viabilização/Responsável
Encaminhamentos
01.01- Liberação
(garantia) dos recursos
financeiros
Recursos liberados
(contrato assinado,
etc.)
Fazer gestão junto ao
Gabinete do Prefeito/
Fernando Porciúcula
01.02Estabelecimento de
prioridade especial nos
processos de licitação
SESAN
Tramitação
acelerada dos
processos de
Licitação
Controle pelo Gabinete do
Prefeito/
Sec. Antonio Miranda
Falar com Assessor
do Prefeito uma vez
por semana
Marcar reunião para
negociação com o
Prefeito
01.03-Negociar com o
Prefeito a coordenação
e/ou execução dos
investimentos.
Estabelecimento da
SESAN como
executor das
intervenções
Buscar aliados junto à
coordenação de Governo/
Sec. Antonio Miranda
Marcar reunião com
cada componente do
Governo
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
3. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO SESAN – PES - II CICLO – 2003-2004
Diante da necessidade de adequar novos projetos (OP 2001/2002 e PROMETRÓPOLE) à realidade
operacional da SESAN na busca pela melhoria do atendimento as novas demandas do cidadão, bem como de
estabelecer o foco na eficiência, na eficácia e na efetividade para estabelecimento da excelência em seus processos, e
tendo em vista o procedimento de atualização anual do seu Planejamento Estratégico (ver Fig 1), a SESAN realizou,
2º semestre de 2003, o II ciclo da elaboração de suas ações estratégica/projetos prioritários.
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Nessa etapa, o Planejamento estratégico buscou consolidar suas ações e projetos estratégicos do
planejamento anterior (I Ciclo) bem como implantar novos projetos correlacionando-os com as diretrizes
estabelecidas e respectivos indicadores associados.
O Planejamento Estratégico da SESAN (PES) 2003/2004 – II ciclo foi concebido também de forma
participativa, com a contribuição de Gerentes e Assessores de cada Diretoria. Contou, novamente, com a presença e
coordenação técnica e orientação de representantes, de forma voluntária, do Serviço Autônomo de Águas e Esgoto –
SAAE de Guarulhos, para execução do processo de diagnóstico e elaboração do PES 2003/2004. O Modelo utilizado
na elaboração do Planejamento foi o método alemão, ZOPP (ZielOrientierte ProjektPlanung - Planejamento de
Projetos Orientado a Resultados), no qual foi considerado as seguintes variáveis para concepção: Os Projetos
(Ações estratégicas); sua Governabilidade e a Capacidade da equipe da SESAN para realização (ver figura 2).
Figura 1 - Ciclo PDCA de elaboração e atualização do Planejamento
Estratégico
P - Planejamento anual das ações/projetos estratégicos – elaboração;
D - Desenvolvimento do Planejamento;
C- Checar – Revisão do planejamento - anual (Inicio do novo Ciclo);
A - Ação de melhoria e acréscimo de novos projetos do plano.
PROJETOS
GOVERNABILIDADE
CAPACIDADE
Figura 2 - Pilares do método ZOPP
As principais orientações, para elaboração do PES – 2003/2004 foram:
♦
Definir projetos prioritários que contribuíssem para melhoria da qualidade de vida dos cidadãos
residentes em priorizadas pelo OP;
4/9
♦
Estabelecer e consolidar o novo modelo de gestão compartilhada do saneamento integrado da Cidade do
Recife;
♦
Consolidar ações e projetos permeados em atividades de mobilização popular e de educação sanitária e
ambiental que catalisem e implantem o processo de controle social;
♦
Estabelecer processos que garantam a qualidade, a universalidade e a integralidade dos sistemas e
serviços de saneamento integrado contribuindo para a sua implementação, durabilidade, sustentabilidade
e manutenção;
♦
Revitalizar o sistema de Saneamento do Recife, de forma a mudar a sua tendência histórica, priorizando a
eliminação de condições insalubres da população, contribuindo, de forma sustentável para o
desenvolvimento urbano;
♦
Estabelecer integração intersetorial, interna e externa, a Prefeitura do Recife, de forma a estabelecer o
modelo de Saneamento Integrado;
♦
Implementar sua Missão e contribuir para sua Visão através de ações e projetos estratégicos.
O Planejamento Estratégico neste ciclo também considerou a necessidade de adequar a SESAN à nova
realidade do Setor Público Nacional, ao atendimento das necessidades e exigências do cidadão. Desta forma, buscouse implantar medidas que maximizassem os seus pontos fortes e o aproveitamento das oportunidades identificadas,
bem como a redução de seus pontos fracos e o entendimento e a transformação das ameaças em benefícios. Os
seguintes projetos prioritários ou ações estratégicas ficaram definidos:
01- Executar a demanda do Orçamento Participativo - OP 2001/2002;
02-Implementar as propostas apresentadas na 1ª Conferência Municipal de Saneamento;
03- Planejar, projetar e executar o Pró Metrópole (Programa de investimentos em infra-estrutura urbana e
Saneamento ambiental no Recife e Olinda);
04-Consolidar os Escritórios Locais de Saneamento Integrado (operação e manutenção);
05-Incrementar os programas de Educação Sanitária e Ambiental e;
06-Implementar as ações complementares:
06.01-Demandas do OP 2003;
06.02-Mobilização da Sociedade – PL 4147;
06.03 - Diagnosticar e definir sistematização do Programa de Saúde Ambiental (PSA) com a SESAN;
06.04-Revisão e implantação dos indicadores de desempenho da SESAN e, por fim;
06.05-Conquistar Certificações e Prêmios de Gestão.
Os seguintes passos diferenciais e adicionais foram utilizados para a elaboração do PES 2003 – 2004 em
relação ao PES 2001 - 2002:
5/9
•
Utilizado o modelo do Gerenciamento pelas Diretrizes consolidando os desdobramentos em ações
táticas e operacionais (ver figuras 3 e 4 a seguir); incluindo-se os resultados táticos e estratégicos que
o Governo deseja alcançar;
•
Modelo de acompanhamento do Planejamento Estratégico (ver item 4 a seguir)
Ação
Estratégica 01
Executar Demandas do OP 2001/2002 - Contrato com o BNDES
TÁTICOS
ESTRATÉGICOS
Recursos liberados;
Tramitação acelerada dos processos de Licitação;
Melhorar a qualidade de vida da população;
Estabelecimento da SESAN como executora das intervenções;
População informada sobre as ações da PREFEITURA/SESAN;
Definição clara dos papéis e responsabilidades;
Criação de Marco para a gestão atual;
Conferir sustentabilidade à SESAN;
Consolidação do papel da SESAN junto à Prefeitura e ao Estado
Garantir a operação e manutenção permanente dos Sistemas.
índice= (%acumulado previsto / %acumulado realizado)
P – Previsto R- realizado
Resp.
Meses 2003
(custo
P/R
Ações táticas (AT) - Necessidades
previsto)
8
9
10
11
Fernando
Liberação (garantia) dos recursos financeiros
P (%)
AT 01.1:
Porciúncula
R (%)
RESPONSÁVEL
Ações operacionais – Operações de viabilização
Resultados
Esperados
Meses 2004
12
1 2 3 4 5 6
Trimestre
2004
o
4
o
3
índice
01.1.1 – Análise e aprovaçãp técnica / econômica
Fernando
Porciuncula
(1)
(1)
P (%)
(1)
R (%)
(1)
índice
(2)
P (%)
(2)
R (%)
(2)
01.1.2- Aprovação pelo Comitê Setorial de credito
(2)
índice
(3)
01.1.3- Aprovação pelo Conselho de Administração(3)
P (%)
(3)
R (%)
(3)
índice
(4)
01.1.4 - Aprovação do Banco Central
P (%)
(4)
R (%)
(4)
(4)
índice
(5)
01.1.5 - Aprovação do Conselho Monetário Nacional
(5)
P (%)
(5)
R (%)
(5)
índice
(6)
01.1.6 - Assinatura do Contrato de Emprestimo
(6)
P (%)
(6)
R (%)
(6)
índice
Figura 3 – Desdobramento dos Projetos/Ações Prioritárias – Ações Táticas e Operacionais
6/9
4. ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DO PES 2003 - 2004
As Ações Táticas e Operacionais, para cada Projeto/Ação Estratégica Prioritário, estão sendo avaliadas
através do acompanhamento de indicadores (subjetivos – cores) estabelecidos e monitorados em função dos planos
de ação. Periodicamente, estão sendo realizadas reuniões de acompanhamento (ver figura 5), entre as Diretorias, o
Comitê de Planejamento e os coordenadores das ações. Nestas reuniões são apresentados os valores dos respectivos
indicadores subjetivos, com Pontos Fortes e Oportunidades de Melhorias/Pontos Fracos, bem como os desafios a
serem superados e a experiência adquirida e/ou as ações corretivas e proativas tomadas em virtude de detecção de
alguma anomalia. É feita sua análise, identificado os desvios, respectivas conseqüências e elaborada a descrição das
medidas propostas na tentativa de eliminar a(s) causa(s) raiz(es) indesejável (eis) do não atendimento ao cronograma
estabelecido. A seguir um exemplo do Relatório Sumarizado do Acompanhamento do PES; jan. 2004.
Tabela 3 – Acompanhamento sumarizado do PES 2003 – 2004 (Jan/2004)
04-Consolidar os
Escritórios Locais de
Saneamento Integrado
(Operação e
Manutenção)
05-Incrementar os
programas de
Educação Sanitária e
Ambiental
04.01-Implantar sistemática de gestão nos
Escritórios de Saneamento Integrado (ESI)
Visitas aos escritórios, seminário,
relatório de diagnóstico em planos de
melhoria da gestão dos escritórios,
resumo para congresso da ASSEMAE,
início da execução do plano de ação.
Consolidação do cadastro técnico e de
usuários, relatórios gerenciais de Santa
Luzia, Santo Amaro e Roda de Fogo.
04.02-Formalizar a participação da
COMPESA, com definição clara de
atribuições.
Início da elaboração de minuta de
convênio para os escritórios de Santa
Luzia, Santo Amaro e Roda de Fogo.
Consolidação do convênio com diretores,
secretário e COMPESA.
04.03-Garantir na LOA o custeio dos
Escritórios
Criada rubrica na LOA com pequena
garantia de recurso
Elevar recurso para rubrica dos escritórios,
necessidade de recursos para contratação das
empresas de manutenção do SES.
04.04-Integrar os Escritórios no cotidiano
das comunidades
Inauguração de Roda de Fogo e Santa
Luzia
Ampliação das ações da DGA e DGE
04.05-Estabelecer ação de comunicação
social nas áreas atendidas e fora delas
Ações sociais executadas
Ampliação das ações
05.01-Planejar ações de educação sanitária
e ambiental e comunicação social
Ações planejadas, contratação de
empresa para reprodução de
instrumentos de comunicação,
elaboração de plano de trabalho com a
secretaria de comunicação.
_______
05.02-Desenvolver ações educativas nas
escolas das comunidades e Cidade do
Recife
Elaboração de trabalho com a secretaria
de educação, articulação com a CAS e
execução das ações.
_______
05.03-Desenvolver ações educativas junto
aos PACS e PSA nas comunidades
atendidas pela SESAN
Articulação com secretaria de saúde e
DS, execução das ações.
Elaboração do plano de trabalho para o PSA
e PACS
- Realizado no prazo
- Realizado com atraso
- Não Realizado até o momento da avaliação
O documento do PES 2003-2004 apresenta todas as variáveis envolvidas no planejamento da SESAN,
detalhando a responsabilidade das Assessorias e de cada Diretoria, suas orientações estratégicas, suas metas, medidas
associadas e respectivos projetos estratégicos. Adicionalmente são mostrados os desdobramentos das medidas da
SESAN, suas correlações com as variáveis envolvidas e, por fim, o modelo de plano de ação para ser utilizado para
operacionalização e acompanhamento. Também foram incluídos no documento os seguintes itens: Políticas e
Diretrizes da Prefeitura do Recife; Missão e proposta de Visão da SESAN; Princípios gerais da excelência; Áreas de
atuação da SESAN; Fatores Essenciais ao Sucesso – FES, Variáveis Ambientais - VA; Priorização das Diretrizes
Organizacionais, Projetos Prioritários e Ações Estratégicas, bem como os desdobramentos em ações táticas e
Operacionais.
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Figura 5 - Ciclo PDCA de execução do Planejamento Estratégico
P-Desdobramento em ações táticas e operacionais;
D-Desenvolvimento/ execução das ações operacionais;
C-Checar – Análise e acompanhamento das ações táticas e operacionais - mensal;
A - Ação corretiva, de melhoria e/ou acréscimo de novas ações.
5. RESULTADOS E CONCLUSÕES
A evolução do I CICLO para o II CICLO foi bastante significativa, em particular no desdobramento das
estratégias utilizando-se o gerenciamento pelas diretrizes, o ciclo PDCA de elaboração e atualização, as principais
orientações estratégicas previamente ao Seminário de Elaboração do Planejamento Estratégico e principalmente, o
modelo de acompanhamento mensal que proporciona relatórios gerenciais e indicadores subjetivos.
Com a formulação, desdobramento e acompanhamento das estratégias os gerentes da SESAN puderam:
•
Refletir melhor sobre as prioridades da SESAN;
•
Identificar as ações /projetos viáveis e independentes bem como os não governáveis (dependentes
de decisão de atores externos à Secretaria);
•
Identificar Pontos Fortes e Pontos Fracos/Oportunidades de Melhorias para cada ação tática e
operacional contribuindo para o atingimento das ações/projetos estratégicos;
•
Prover a melhoria da comunicação e da integração entre as Diretorias através do estabelecimento de
objetivos comuns;
•
Ampliar sua Visão Sistêmica;
•
Criar uma Cultura Gerencial para execução de reuniões de análise crítica com a utilização do ciclo
de controle e melhoria (PDCA), entre outros.
Não obstante estes fatores diferenciais e o seu aprendizado organizacional, de forma contínua e melhorada,
a correlação das estratégias e as ações operacionais do dia-a-dia ainda carecem de uma transformação cultural a ser
trabalhada para que a visão sistêmica e a importância das estratégias sejam internalizadas em toda a organização. O
Método ZOPP mostrou-se eficiente e eficaz e realmente deve, ao longo dos próximos anos, se consolidar como um
modelo adequado para elaboração de Planejamento Estratégico Situacional, tendo em vista que o cidadão espera
respostas rápidas e conseqüentemente bons resultados do Poder Público.
8/9
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BROSE, Marcus, (1993) Introdução à Moderação e ao Método ZOPP, Deutsche Gesellschaft Fur Technishe
Zusammenarbeit (GTZ);
GTZ - Deutsche Gesellschaft Fur Technishe Zusammenarbeit; BROSE Marcus, (1989) Planejamento de Projetos
Orientado por Objetivos – MÉTODO ZOPP (Ziel Orientierte Projekt Planung) – Guia para Aplicação;
GTZ - Deutsche Gesellschaft Fur Technishe Zusammenarbeit, (1998); Planejamento de Projetos Orientado por
Objetivos – ZOPP ( Ziel Orientierte Projekt Planung), Um Guia de Orientação para o Planejamento de Projetos
Novos e em Andamento;
SESAN, Secretaria de Saneamento da Cidade do Recife – Diretoria Geral de Planejamento – DGP (2001) –
Planejamento estratégico 2003- 2004 – I Ciclo, Prefeitura do Recife;
SESAN, Secretaria de Saneamento da Cidade do Recife – Diretoria Geral de Planejamento – DGP (2003) –
Planejamento estratégico 2003- 2004 – II Ciclo, Prefeitura do Recife;
9/9