O Tema Progresso e o Princípio de Gerenciar por Estágios
Ronielton Rezende Oliveira1
Management Plaza Internacional2
Resumo
PRINCE2 é um método estruturado e não proprietário para gerenciamento de projetos com
foco em controle de tempo, custo, escopo, risco, qualidade e benefícios. Por meio de um
quadro integrado de elementos ocorre uma gestão de sucesso: princípios, temas, processos e
adaptação ao ambiente do projeto. Então, um projeto PRINCE2 é planejado, monitorado e
controlado estágio por estágio, o que significa que o progresso acontece ao “quebrar” o
projeto em um conjunto de atividades menores para produzir os produtos e ao mesmo tempo
instituir pontos de decisões gerenciais para avaliar a viabilidade contínua do projeto.
Palavras Chave: Estágios de Gerenciamento. Progresso. Controle. Projetos. PRINCE2.
Introdução
O método PRINCE2 aborda o gerenciamento de projeto com quatro elementos
integrados: princípios, temas, processos e adaptação ao ambiente do projeto. Os princípios são
orientações obrigatórias e boas práticas que determinam se o projeto está sendo genuinamente
gerenciado de acordo com o método. Os temas descrevem aspectos do gerenciamento de
projeto que devem ser tratados continuamente e em paralelo ao longo de toda a duração do
projeto. Os processos são uma progressão em etapas ao longo do ciclo de vida do projeto, do
início ao encerramento. O PRINCE2 não é uma solução de tamanho único; é, sim, um
framework flexível que pode ser prontamente adequado a qualquer tipo ou porte de projeto.
Um bom modo de executar qualquer grande tarefa ou projeto é dividi-los em partes
menores (TURLEY, 2012b). Nos projetos PRINCE2 a divisão em partes menores é chamada
de “Estágios de Gerenciamento”, ou simplesmente, “Estágios”. Eles constituem o alicerce de
verificação de progresso, que é onde efetivamente acontece o controle do projeto para
identificar a evolução do trabalho em relação ao planejado.
1
Mestre em Sistemas de Informação e Gestão do Conhecimento pela Universidade FUMEC e Instrutor
PRINCE2 Acreditado pela APMG-Internacional.
2
A Management Plaza Internacional é uma Organização de Treinamento Acreditada (ATO) pela APMGInternational.
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1. O Princípio de Gerenciar por Estágios
Princípios reforçam as boas práticas de projetos bem sucedidos. São universais, pois se
aplicam a todos os projetos. Foram comprovados na prática ao longo dos anos e permitem
autonomia para a equipe de gerenciamento do projeto, na medida em que oferece aos
praticantes mais confiança e habilidade de gerenciar e moldar o projeto (OGC, 2011).
[…] O PRINCE2 requer um número mínimo de dois estágios: um estágio de
iniciação e um ou mais estágios de gerenciamento (OGC, 2011, p. 13).
O princípio de “Gerenciar por Estágios” significa que o projeto é planejado,
monitorado e controlado em pequenos horizontes factíveis e compreendidos para cada
momento do projeto. De acordo com OGC (2011), possibilita o gerenciamento por meio de
pontos de controle em intervalos regulares ao longo do projeto. Ao término de cada estágio, o
projeto é avaliado, o Business Case e os planos são revisados para assegurar que o projeto
continua viável e a decisão de prosseguimento (ou cancelamento prematuro) pode ser tomada
de maneira assertiva.
Turley (2012b) afirma que, há vantagens em trabalhar por estágios, pois cria-se uma
abordagem de planejamento para o projeto, o qual é dividido em uma série de partes
gerenciáveis, de modo que é confecionado um plano de projeto em alto nível e planos de
estágio bastante detalhados, e principalmente, é possível certificar-se que os planos para os
estágios futuros estão apreendendo com os estágios anteriores.
2. O Tema Progresso
O tema Progresso trata da viabilidade continua dos planos, ou seja, analisa o passado
para tentar prever o futuro, com o objetivo de facilitar o processo de tomada de decisão. Está
diretamente associado a dois princípios PRINCE2, o de “Gerenciar por Estágios” e a
“Justificativa de Negócio Contínua”, além de possuir forte relacionamento com o princípio de
“Gerenciamento por Exceção”. De acordo com o método:
[…] o propósito do tema Progresso é definir mecanismos para monitorar e comparar
realizações efetivas em relação às planejadas; fornecer uma previsão para os
objetivos e a viabilidade continuada do projeto; e controlar desvios inaceitáveis
(OGC, 2011, p. 107).
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Na condição de tema é um dos aspectos do gerenciamento que deve ser tratado de
forma contínua. É o tema Progresso que fornece os mecanismos necessários para os níveis de
gerenciamento (Entrega, Gerência e Direção) proverem monitoramento e controle, habilitando
a avaliação crítica da viabilidade contínua do projeto a qual é reportada para a Gerência
Corporativa ou do Programa. Desta forma, segundo OGC (2011, p. 107) “progresso é a
medida da realização dos objetivos de um plano. Pode ser monitorado em nível de Pacote de
Trabalho, Estágio e Projeto”.
2.1. Estágios de Gerenciamento
São partições do projeto com pontos de decisão de gerenciamento que permite: a) ao
Comitê Diretor do Projeto, avaliar o projeto em intervalos periódicos; b) tomar decisão antes
do trabalho de implementação ser detalhado; c) avaliar o impacto de influências externas; e d)
o gerenciamento por exceção, ao delegar autoridade para o Gerente do Projeto a cada estágio.
Isso significa que o Comitê Diretor do Projeto libera recursos e orçamento para o Gerente de
Projeto estágio por estágio. A Figura 1 ilustra a relação entre os estágios de gerenciamento e
os processos PRINCE2.
Figura 1 – Adaptado de Processos do PRINCE2
Fonte: Turley (2012a, p. 5)
Em um projeto PRINCE2, deve existir ao menos um estágio de gerenciamento, o qual
pode vir a ser o estágio de entrega final (processo Closing a Project), no caso do projeto ser
iniciado e logo em sequência encerrado. É importante compreender, que o primeiro estágio de
gerenciamento é sempre precedido do estágio de iniciação (processo Initiating a Project), o
que impõe o número mínimo de estágios que são executados em um projeto PRINCE2,
sempre dois.
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Depois que há uma decisão de avançar com o projeto, ele precisa ser planejado em
detalhes (OGC, 2011). Esta decisão sempre é subsidiada pelo processo Starting Up a Project,
o qual garante os pré-requisitos para execução do estágio de iniciação. A definição da
quantidade e duração dos estágios deve ser um processo de equilíbrio e segurança, pois
envolve verificar os interesses do negócio em prosseguir com o projeto.
O estágio de iniciação cobre o planejamento detalhado, a definição das estratégias e
controles para o gerenciamento do projeto, o desenvolvimento de um Business Case robusto,
e um meio para revisar os benefícios. Os estágios de entrega posteriores constituem os pontos
de decisões para o Comitê Diretor do Projeto e materializam por meio de um conjunto de
atividades os produtos do projeto. O estágio de entrega final é o momento de transferência do
produto para o uso operacional e, também a ocasião para executar as atividades de
organização da documentação para o projeto ser encerrado.
2.2. Estágios Técnicos
Estágios técnicos são como a maioria das empresas e equipes trabalham (TURLEY,
2012b). Considerando um projeto típico, em sua primeira sessão de planejamento de alto
nível, como parte do plano de projeto, o Gerente do Projeto e a Equipe irão pensar no trabalho
técnico ou especialista que precisa ser realizado. Isso geralmente pode ser denominado como:
especificação, desenvolvimento, construção, teste e instalação. Cada um destes deve ser visto
como um estágio técnico (LITTEN, 2013).
Então, os estágios técnicos diferem-se dos estágios de gerenciamento e podem
sobrepor-se, sendo tipificados pelo uso de um conjunto específico de habilidades
especialistas. A Figura 2 apresenta as atividades que são desenvolvidas pela equipe
especialista do projeto em relação ao período de execução.
Figura 2 – Estágios Técnicos
Fonte: Turley (2012b, p. 101)
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Os estágios de gerenciamento sempre são sequenciais, ou seja, não se sobrepõe. A
Figura 3 apresenta a relação destes com os estágios técnicos.
Figura 3 – Estágios Técnicos e Estágios de Gerenciamento
Fonte: Turley (2012b, p. 101)
3. Como o Gerenciamento por Estágios se aplica ao Projeto?
O controle do projeto envolve medir o progresso efetivo em relação às metas de
desempenho de tempo, custo, escopo, risco, qualidade e benefícios, e depois usar essas
informações para tomar decisões, que incluem a delegação de autoridade para o nível inferior
de gerenciamento por meio da execução de somente um estágio por vez, além de permitir que
os relatórios e as revisões de estágio sejam orientados por prazos e eventos, o que possibilita
identificar exceções, em relação ao planejado e às áreas de tolerância estabelecidas para cada
uma das metas de desempenho.
Desta maneira, um projeto PRINCE2 é dividido em uma série de etapas de gestão.
Decorrida a etapa de garantir que os pré-requisitos para iniciação do projeto são considerados
satisfatórios, ou seja, o projeto é viável e vale a pena ser realizado, é desencadeada a etapa
chamada de “Estágio de Iniciação”. Nesta o Business Case é detalhado, e o plano de projeto e
as estratégias de gerenciamento (riscos, configuração, qualidade e comunicação) são
desenvolvidos, além de serem estabelecidos os controles do projeto e criados os produtos de
gerenciamento que integram o Documento de Iniciação do Projeto. Este é necessário e
relevante para subsidiar as avaliações e decisões futuras do Comitê Diretor do Projeto a
respeito do projeto.
Posteriormente, há um ou mais “Estágios de Gerenciamento” para que os produtos
especialistas sejam desenvolvidos. Porém, antes de prosseguir para um próximo estágio,
também conhecido por estágio de entrega subsequente, o Business Case atualizado em
conformidade com o princípio da “Justificativa de Negócio Contínua” é revisado para
determinar se o projeto ainda é desejável. Se isso acontecer, o projeto pode continuar no
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próximo estágio. Caso contrário, o projeto deve ser encerrado. Portanto, em um projeto
PRINCE2, um limite de estágio de gerenciamento constitui uma avaliação “prosseguir ou
interromper”. De fato, um ponto de controle, para que o Comitê Diretor do Projeto tenha a
condição de tomar decisões a respeito da real viabilidade de negócios em relação à execução
do projeto.
Como um projeto é um empreendimento temporário, transcorrido todas as etapas de
gestão planejadas, inclusive, o planejamento das atividades de encerramento como parte do
“Plano de Estágio” para o estágio de entrega final, e depois dos produtos do projeto serem
aceitos pelas partes interessadas, o projeto será descomissionado e poderá ser finalizado.
Ainda, em uma atividade pós-projeto terá seus resultados confrontados com o respectivo
Plano de Revisão de Benefícios.
Considerações Finais
Os princípios fornecem uma estrutura de boas práticas de projeto bem sucedidos para
as partes interessadas e representam um valor fundamental que sempre deve existir em um
projeto. O progresso está relacionado à como verificar a situação atual contra as metas de
desempenho de tempo, custo, escopo, risco, qualidade e benefícios. O método PRINCE2
fornece quatro maneiras para que o controle do projeto seja realizado: a) delegação de
autoridade, b) relatórios de progresso, c) disparo de exceções e, d) dividir o projeto em
estágios de gerenciamento com autorização de apenas um estágio por vez.
Devido a isto, projetos PRINCE2 sempre são planejados estágio por estágio. Estes
relacionados constituem pontos de controle ao longo do projeto para avaliação de
desempenho do ultimo estágio de gerenciamento concluído. A abordagem estruturada é
sustentada pelos princípios que permitem monitorar e controlar os projetos com decisões de
negócio equilibradas e permanentes do Comitê Diretor do Projeto. Isso é feito usando dois
níveis de planejamento, utiliza-se o plano de projeto que é global e está alinhado com as
expectativas da Gerência Corporativa ou do Programa, e os planos detalhados para o estágio
atual, no qual o trabalho está sendo realizado. Portanto, na prática, ao final de cada estágio de
gerenciamento, o projeto é avaliado com o objetivo de julgar se ainda é desejável, viável e
realizável, o que confirma que o investimento no projeto ainda é válido e sua continuidade
possibilita entregar valor para o negócio.
© 2014. Ronielton Rezende Oliveira, PRINCE2® Registered Practitioner
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Referências
LITTEN, D. G. PRINCE2 Management Stages verses Technical Stages. PRINCE2® Primer
World
|
CasaBlanca
Publishing
Corp,
July
2013.
Disponivel
em:
<http://www.davelitten.com/management_verses_technical_stages.pdf>. Acesso em: 25 dez.
2013.
OGC. Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2™. Norwich, Norfolk, England:
Office of Government Commerce: The Stationery Office (TSO), 2011.
TURLEY, F. Manual de Treinamento PRINCE2® Pré-Curso. Tradução de Ernani
Marques da Silva; Amintas Maciel Teixeira. São Paulo: Management Plaza International, v.
1.15.br, 2012a. 54 p.
TURLEY, F. Manual de Treinamento do PRINCE2® Foundation. Tradução de Ernani
Marques da Silva; Amintas Maciel Teixeira. São Paulo: Management Plaza International, v.
1.15.br, 2012b. 154 p.
© 2014. Ronielton Rezende Oliveira, PRINCE2® Registered Practitioner