Gestão de eventos na universidade:
sistematizando experiências
Planejamento e Gestão do Turismo
Msc. Maria Anita Buthod
Dra. Maria do Carmo Ferreira
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro – UNIRIO, Centro de Ciências Humanas e Sociais - CCH,
Escola de Turismologia, Departamento de Turismo e Patrimônio, Av. Pasteur, 458, Sala 217, Urca,
Rio de Janeiro, RJ. CEP 22290-255
[email protected]
[email protected]
RESUMO
N
os tempos atuais, os eventos realizados nas universidades tomam caráter de importância local,
nacional e internacional, na medida em que se
propõem a reunir pessoas para solenizar os mais variados
atos. Os eventos são mais que um momento de encontro.
Historicamente, marcam uma etapa em alguma ocasião
especial, sendo um instrumento de interação humana. No
meio acadêmico, diferenciam-se dos outros tipos de eventos, pois, neste espaço, promovem os debates, frutificam as
novas idéias, a experimentação e a criatividade. O apoio ao
planejamento e à gestão de eventos na universidade, entretanto, é pouco conhecido, visto que raramente existe mobilização entre docentes, discentes e técnicos administrativos
voltados a este tema. O presente estudo objetiva proporcionar a comunidade universitária, através da construção
de um Manual de Gestão de Eventos Acadêmicos, padrões
seguros de metodologias para facilitar o planejamento, organização e execução de eventos, sendo desenvolvido a
partir de experiências vivas que a universidade proporciona
no atendimento a comunidade, com o respaldo nas metodologias participativas. A pesquisa vem se desenvolvendo
em quatro etapas, a partir da montagem da equipe de trabalho; do acompanhamento e da vivência na participação
dos eventos na Universidade Federal do Estado do Rio de
Janeiro – UNIRIO; da contribuição a formação de profissionais voltados à atuação na organização em eventos; na
elaboração do manual e da avaliação. As equipes de apoio
foram formadas a partir de bolsistas em projetos de extensão e cultura, de alunos monitores e de acadêmicos voluntários. O grupo trabalha diretamente com os dirigentes das
Pró- reitorias de ensino, pesquisa e pós-graduação, extensão
e cultura de forma integrada e parceira. A UNIRIO proporciona palco de experimentação, pois em seus espaços são
realizados os mais diferentes tipos de eventos. A Semana
de integração Acadêmica é exemplo de evento clímax dentro da UNIRIO, firmando-se como fórum de divulgação
e debate sobre os resultados alcançados pelos diferentes
projetos de ensino, pesquisa e extensão. Neste evento, do
calendário oficial e de caráter anual, a equipe apoiou atuando no pré-evento, a partir de mapas organizacionais de
orientação diária das atividades ocorridas e na composição
de uma rede social. No trans-evento, houve a participação
na montagem e distribuição do material, credenciamento e
recepção dos convidados, informação e orientação ao público, recepção aos convidados, montagem e gerência do material audiovisual e no registro fotográfico. No pós-evento
realizou-se a avaliação das situações vivenciadas pela equipe e a análise e interpretação dos dados levantados através
de Instrumento de Avaliação, aplicados entre 125 participantes. Além deste evento maior, a equipe atuou apoiando
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a cerimônia de transmissão de posse do cargo de Reitor e
os eventos realizados pela Escola de Turismologia, como
o II Fórum de Planejamento Turístico; o III Encontro de
Grupo de Pesquisa em Turismo – EGPTUR; e a VI Semana
de Turismo. Durante estes eventos a equipe atuou com diversos docentes, técnicos administrativos, monitores e bolsistas proporcionando atendimento a cerca de 3.800 participantes. Refletir sobre este fazer, fazendo junto, possibilitou
encontro de novas formas e posturas para planejar, organizar e executar estes acontecimentos.
PALAVRAS CHAVE: eventos acadêmicos; formação
do profissional; metodologias participativas
RESUMEN
Los eventos realizados en las universidades de tener el
carácter de importancia local, nacional e internacional, en
el que se proponen unir a la gente a solemnizar los actos
más variados. Los eventos son más que un momento de encuentro. Marcan un paso en alguna ocasión especial, ser un
instrumento de interacción humana. En el ámbito académico, se diferencian de otros tipos de eventos, ya que, en este
espacio, promover las discusiones e ideas nuevas. El apoyo
a la planificación y gestión de eventos en la universidad, sin
embargo, es poco conocida, ya que rara vez hay flujos entre
profesores, alumnos y personal administrativo dedicados a
este tema. Este estudio tiene como objetivo proporcionar a
la comunidad universitaria a través de la construcción de
Manual de Gestión de eventos académicos, los métodos
de seguridad para facilitar la planificación, organización y
ejecución de eventos, se desarrollan a partir de experiencias que la universidad ofrece el servicio de comunidad,
con apoyo en metodologías participativas. La investigación se ha desarrollado en cuatro etapas, desde el montaje
del equipo de trabajo y la experiencia de participación en
los sucesos de la Universidad Federal del Estado de Río de
Janeiro - UNIRIO, la contribución a la formación de profesionales se centró en la actuación de la organización eventos, la preparación y evaluación del manual. Los equipos de
apoyo han formado parte de los estudiosos y los proyectos
de extensión de la cultura, académicos y voluntarios monitores. El grupo trabaja directamente con los líderes de la
Pro-rectorías de la enseñanza, investigación, extensión y
cultura de una manera integrada. El UNIRIO proporciona
la etapa de experimentación, porque los espacios se hacen
en los más diferentes tipos de eventos. La integración de la
Semana Académica es un ejemplo de clímax en la UNIRIO
caso, de establecerse como un foro para la difusión de los
resultados obtenidos por los diversos proyectos de educación, investigación y extensión. Con el apoyo del equipo de
trabajo en el pre-evento, a partir de los organigramas de las
actividades de orientación durante el día y la composición
de una red social. En él tras-fue la participación en el montaje y distribución de material, la acreditación y recepción
de invitados, orientación al público, recepción de invitados,
la gestión de registro fotográfico. En el post-evento se llevó
a cabo para evaluar las situaciones vividas por el equipo y
el análisis de los datos recogidos a través del Instrumento de
Evaluación, aplicado en 125 participantes. Además de este
evento, el equipo ha trabajado para apoyar a la ceremonia
de transferencia de la titularidad del cargo de rector y eventos realizados por la Escuela de Turismologia, como el Foro
Mundial sobre la Planificación del Turismo, Reunión del
Grupo de Investigación en Turismo, Semana de Turismo.
Durante estos eventos, el equipo ha trabajado con varios
profesores, personal administrativo y académicos que prestan servicio a aproximadamente 3.800 participantes. Para
reflexionar sobre esto, haciendo juntos, permitió encontrar
nuevas formas, actitudes para planificar, organizar y dirigir
estos eventos.
PALABRAS CLAVE:
eventos académicos, la formación profesional, metodologías participativas
1. INTRODUÇÃO
Nos tempos atuais, os eventos realizados nas universidades tomam dimensão e caráter de importância local, regional, nacional e, mesmo, internacional, na medida em que se
propõem a reunir pessoas para solenizar os mais variados
atos e acontecimentos. Os eventos são mais que um momento de encontro. Historicamente, marcam uma etapa em
alguma ocasião especial, sendo um poderoso meio de interação humana (BARBOSA, 2008).
No sentido mais amplo, evento é sinônimo de acontecimento não rotineiro. Não é fácil formular uma definição
que possa ser aplicada aos variados tipos de evento que a
universidade pode promover em seu seio. Para profissionais que lidam com a atividade eventos, o termo adquiriu
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valor semântico próprio significando acontecimento especial, antecipadamente planejado e organizado, que reúne
pessoas ligadas em interesses comuns. Eventos têm tema,
local determinado, fluxo de atividades e tempo predefinido
(TENAN, 2002).
Para o gerenciamento de qualquer evento, independente do local ou do tipo, faz-se necessários conhecimentos e
habilidades adicionais e, a maior consideração ao contemplar a utilização de instalações de uma universidade, é saber
identificar corretamente o perfil de seus participantes, ou
seja, o seu público-alvo.
No meio acadêmico, há uma articulação entre seus dirigentes, através das Pró - reitorias de Ensino, Pesquisa e PósGraduação, Extensão e Cultura com o Curso de Turismo,
para viabilizar a gestão de eventos, isto é, o planejamento,
a organização e a realização dos mais variados tipos de projetos de eventos.
Se, de um lado, há o desconhecimento desta gestão de
eventos, por outro, continuam raras as fontes bibliográficas
que se propõem a discutir as questões relacionadas aos vários tipos de evento promovidos no meio acadêmico. Nesta
área, ,as pesquisas limitam-se aos eventos de forma geral
ou a promoção do cerimonial e protocolo, e não tratam ou
discutem a questão acadêmica voltada ao arcabouço desse
processo de construção e realização dos eventos.
Hoje, é muito importante verificar e reconhecer que por
trás de todo tipo de evento é, muitas vezes, invisível aos
olhos dos participantes o processo no qual um grupo de pessoas se encontra ao longo de certo período de tempo para
escolher temas, tipos de eventos, relacionar palestrantes e
conferencistas, selecionar artigos, entre outras funções e
fazeres. Este processo, que se dá em várias fases, é ainda
desconhecido no meio acadêmico ou, mesmo, pouco valorizado e muitas vezes realizado de forma não planejada sem
os devidos cuidados que o processo merece. Ao buscar e
dar visibilidade a todo esse andamento de construção está
se desvelando os caminhos sociais, políticos e culturais e
agregando valor antropológico à organização dos eventos
na universidade.
Desta forma, cada evento pode ser uma experiência de
sucesso e se tornar uma lembrança única para seus participantes. À equipe organizadora cabe planejar antecipadamente as estratégias e as ações e com habilidade trabalhar
dentro das regras institucionais, pensando sempre no equi-
líbrio do sistema, para que possa acomodar as necessidades
deste acontecimento acolhendo os participantes.
O envolvimento e a participação na realização de eventos científico, cultural, dentre outros, é uma exigência do
Ministério da Educação- MEC, junto aos cursos de graduação e de pós-graduação, tanto para formação do discente,
quanto para os componentes curriculares do docente, contribuindo, assim, para o enriquecimento curricular de ambos.
Também é de extrema importância colocar o acadêmico em
formação prematuramente em contato com as diferentes
experiências e tipos de eventos, o que vai impactar a sua
formação (UNIRIO, 2006).
O presente estudo objetiva proporcionar a comunidade universitária, através da construção de um Manual de
Gestão de Eventos Acadêmicos, padrões seguros de metodologias para uma abordagem da gestão de projetos na
gestão de eventos, desenvolvida a partir de experiências
vivas que a universidade proporciona no atendimento a comunidade, com o respaldo nas metodologias participativas
(BRANDÃO, 1986; DEMO, 2000; HOLLIDAY, 2006).
A participação na gestão de projetos proporciona à equipe uma riqueza de experimentações que são debatidas em
suas facilidades e dificuldades, limites e abrangência, motivando a busca por soluções. Cada momento vivido pode
oferecer muitas alternativas do fazer, acontecer, saber na
gestão dos eventos.
As experiências são vivenciadas com base na gestão de
projetos cadastrados na Pró-reitoria de Extensão e Cultura,
da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro UNIRIO, baseando-se no processo de sistematização das
experiências. De acordo com autor abaixo:
“Quando se fala de sistematização estamos nos
referindo a experiências práticas concretas, experiências vitais carregadas de uma enorme riqueza
acumulada: de elementos, valores e crenças que
em cada caso representam processos inéditos e irrepetíveis”. (SIMON, 2007, 541).
Quando se adota a sistematização, vivencia-se uma experiência prática, podendo-se dizer que:
“A sistematização é aquela interpretação crítica
de uma ou várias experiências que, a partir de seu
ordenamento e reconstrução, descobre ou explicita a lógica do processo vivido, os fatores que
intervieram no dito processo, como se relacio-
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naram entre si e porque o fizeram desse modo.”
(HOLLIDAY, 2006, 24).
Nesse caso, a participação na gestão de eventos promovida pela UNIRIO vem permitindo uma prática de pensar
participando, realizar vivenciando, executar em parcerias,
cooperando para o desfecho de avaliar o vivenciado, refletindo sobre novas práticas. Trata-se, portanto, de uma pesquisa participante, que se caracteriza pela aceitação metodológica como gesto crítico de protesto, tomando a sério
o desafio de um fazer diferenciado, e ainda, de um saber
pensar e intervir juntos (DEMO, 1995).
O estudo vem desenvolvendo-se em quatro etapas, a
partir da montagem da equipe de trabalho; do acompanhamento e da vivência na participação da gestão dos eventos
da UNIRIO; da contribuição a formação de profissionais
voltados à atuação na gestão de projetos; e na elaboração do
manual e da avaliação, conforme descrito a seguir.
de Turismo e Produção de Eventos e de acadêmicos voluntários selecionados conforme o interesse no acompanhamento e participação em eventos. A equipe vem atuando
muito próxima aos orientadores- coordenadores dos projetos e com os dirigentes representantes das Pró-reitorias
de graduação, pesquisa e Pós-graduação, extensão e cultura, buscando integração e parcerias, sendo composta por
2 docentes , orientadores e coordenadores do projeto, e
mais 4 Bolsistas de Iniciação Artística e Cultural e 8 acadêmicos voluntários do Curso de Turismo. Ao todo, em
2011, estiveram envolvidos com a organização de eventos
68 acadêmicos.
3. A UNIRIO COMO PALCO DE
EXPERIMENTAÇÃO EM GESTÃO DE EVENTOS:
ACOMPANHAMENTO E VIVÊNCIAS
A Universidade Federal do Estado do Rio de
Janeiro- UNIRIO possui 5 campi distribuídos entre os bairros da Tijuca, com o Hospital Universitário Gaffrée e GuinleHUGG; Centro da Cidade, com o Instituto Biomédico;
Botafogo, com o Centro de Ciências Jurídicas e Políticas e
os campi do bairro da Urca, onde se encontra a administração geral da universidade, com a Reitoria e as Pró-reitorias,
a Escola de Nutrição e a Escola de Enfermagem Alfredo
Pinto; e o campi do Centro de Letras e Artes e o Centro
de Ciências Humanas e Sociais, funcionando próximo ao
maior cartão postal do Brasil, no morro do Pão de Açúcar.
Possui em atividade, 792 docentes, 1.089 técnicos para o
atendimento de cerca de 8.000 alunos que freqüentam as
aulas presenciais, em 43 cursos (UNIRIO, 2011). É uma
universidade tipicamente urbana, inserida no cotidiano da
maior e mais conhecida cidade turística do Brasil, o Rio de
Janeiro. Por todos estes motivos, tem vocação própria em
acolher eventos das mais diversas naturezas e também importância como palco único e diferenciado para experimentação e vivências na formação dos profissionais em turismo,
conforme os apoios descritos a seguir.
2. A FORMAÇÃO DA EQUIPE DE TRABALHO
A formação da equipe de trabalho é parte importantíssima para o sucesso do evento. A sintonia e a comunicação entre os componentes da equipe devem fluir conforme
uma orquestra bem afinada. A universidade, como espaço
de inovação e criatividade, permite que possamos treinar
e experimentar modos diversos de relações na formação
da equipe para o trabalho nos eventos. Como exemplifica
SANTOS et al. (2008), para alcançar sua otimização na
formação de uma equipe, é preciso que seus integrantes
estejam dispostos e sensibilizados acerca do compromisso
mútuo, em direção ao objetivo comum. A experiência deve
gerar aprendizado coletivo e uma maior compreensão dos
processos, procedimentos e técnicas, para um conseqüente
resultado eficaz.
O trabalho da equipe na realização dos eventos incluiu
desde o acompanhamento das reuniões de gestão; participação na escolha dos temas geradores; auxílio à elaboração do
check-list junto aos dirigentes; montagem do suporte para
recepção; direcionamento e auxílio na escolha dos espaços
mais adequados para as atividades; criação, elaboração e
aplicação de modelos de avaliação para investigação do desempenho alcançado em cada ação que compõe o evento.
As equipes de apoio aos eventos foram formadas a partir
dos bolsistas em projetos de cultura e extensão em andamento na universidade, de alunos monitores da Disciplina
3.1. APOIO A SEMANA DE INTEGRAÇÃO
ACADÊMICA- SIA
A Semana de Integração Acadêmica- SIA, que faz
parte do calendário oficial da UNIRIO, é um evento que
ocorre, anualmente, durante a segunda semana de junho,
composto da Jornada de Iniciação Científica, do Encontro de
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Extensão, da Semana de Ensino de Graduação e do Fórum
de Assuntos Comunitários, entre outros, integrando ensino,
pós-graduação e pesquisa, extensão e cultura. É exemplo
de momento clímax dentro da universidade proporcionando espaço para atuação do acadêmico das diversas áreas,
em especial o estudante de turismo. Neste sentido, fortalece
ações conjuntas e interdisciplinares firmando-se como fórum de divulgação e debate sobre os resultados alcançados
pelos diferentes projetos acadêmicos desenvolvidos pelos
docentes, discentes e técnicos administrativos.
O evento oferece atividades para a comunidade acadêmica de todos os cursos da universidade. As ações são realizadas nos mais variados espaços, como: nos auditórios
localizados nos campi da universidade; nos teatros e espaços de cultura, em tendas, montadas ao ar livre, nos jardins
e mesmo, nas salas de aula das escolas e institutos.
Em 2011, durante a IX Semana de Integração Acadêmica,
com o tema: “Interseção de Conhecimentos: ensino, pesquisa
e extensão”, a equipe atuou a partir de um mapa organizacional de orientação diária das atividades, elaborado com base
na programação do evento. No pré-evento, a equipe realizou
5 reuniões, junto ao grupo de trabalho das pró-reitorias; compôs uma rede social no curso de graduação em turismo para
selecionar acadêmicos voluntários interessados; elaborou um
manual de orientação para atuação da equipe nas atividades
e ainda criou um instrumento de avaliação para o evento.
Durante o trans-evento, houve: a participação na montagem e distribuição do material individualizado (camiseta,
programação, bloco, caneta e CD ROM com os resumos)
para ser distribuído aos participantes; a atuação durante
credenciamento e recepção dos convidados nos diversos
espaços de realização, com a distribuição de folder com o
programa; a orientação do público, informação e guiamento
para as apresentações orais e na montagem dos pôsteres;
a recepção aos convidados externos e internos participantes das mesas redondas e conferências, atividades culturais,
cerimônia de premiação e encerramento, montagem e comando do material audiovisual, eletrônico e dos livros de
registros de presenças e registro fotográfico dos momentos
de realização do evento.
No pós-evento, houve a realização de reunião de
avaliação de todos os aspectos e situações vivenciadas pela
equipe durante o evento e a análise e interpretação dos da-
dos levantados através do Instrumento de Avaliação, aplicado em todos os locais de realização das atividades.
Foram escolhidos, aleatoriamente, 125 participantes
para integrar a pesquisa. Quanto ao perfil dos participantes do evento, a maioria era de estudantes da UNIRIO
(89,6%), dos cursos de Nutrição (24%) e Enfermagem
(24%), do sexo feminino (76%), possuindo entre 18 e 22
anos (49,6%) e participando pela primeira vez do evento
(48%). Quanto ao processo de inscrição, a maioria avaliou como boa (49,6%) e o credenciamento também como
bom (40%). No que se refere às instalações utilizadas foram classificadas como boa por 52, 8% e a qualidade do
material individual distribuído, como bom por 54,4% ou
excelente por 19,2%. Referente ao apoio oferecido pela
equipe organizadora, a maioria dos entrevistados considerou-a excelente (40%) e outra parte classificou-a como
boa (40%). Quanto aos temas propostos no programa do
evento, foram considerados, bom por 52% e excelente
por 34,4% dos entrevistados.
Na avaliação, 58,4% dos entrevistados consideraram
como eficiente o cumprimento do programa e 52,8% definiram os tópicos escolhidos como bom e 24,8% como excelentes. O evento foi considerado, por 73,6% dos entrevistados, como um momento importante de interação entre os
participantes.
3.2. APOIO AO EVENTO DE TRANSMISSÃO DE
CARGO DE REITOR
De quatro em quatro anos, em todas as universidades
federais, ocorre a transmissão de cargo de reitor e a mudança de gestão na universidade. Esse ato solene envolve um
ritual próprio decorrendo, daí, sua pertinência e importância
como ato público (UNICAMP, 2009, IFBAIANO, 2010).
Em 2011, a equipe envolveu-se com a Comunicação
Social e a assessoria da Reitoria da UNIRIO no apoio à
transmissão de cargo e posse do novo reitor. Para a cerimônia, foram realizadas reuniões de preparação e organização do evento e apoio ao cerimonial. Participaram
11 acadêmicos que atuaram na organização dos espaços, bem como orientação, informação e guiamento ao
público participante e apoio durante a realização da cerimônia. Foram atendidas cerca de 210 pessoas entre
autoridades e convidados.
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3.3. APOIO AOS EVENTOS DA ESCOLA DE
TURISMO
De acordo com DIAS (2008), o planejamento é
uma condição necessária, embora não suficiente para guiar
a atividade turística; é de suma importância incluir a perspectiva da sustentabilidade da atividade em todas as suas
extensões: sociocultural, econômica e ambiental. Sendo
assim, o desenvolvimento se dá favorecendo a todos os setores da sociedade. Nesse cenário de preocupação com o
planejamento da atividade turística, surge o curso de graduação em Turismo, da Universidade Federal do Estado
do Rio de Janeiro – UNIRIO, em 2002, como o primeiro
curso de Turismo nas universidades federais. Sua proposta
foi tratar o turismo como um fenômeno que deve ser estudado de forma multi e interdisciplinar para que possa ser
compreendido e, a partir daí, planejar a atividade turística
de maneira sustentável. Conseqüentemente, a importância
dos eventos e encontros científicos no Curso de Turismo
da UNIRIO, ganha relevância tanto para a academia quanto
para o mercado na medida em que preenche esta lacuna de
reflexão científica sobre os feitos na área.
Pensando nisto, foram apoiados os eventos da aula
inaugural na Disciplina de Estudos da Produção Científica
do Lazer e do Turismo na América Latina; o II Fórum de
Planejamento Turístico; o VI Semana de Turismo e o III
Encontro de Grupo de Pesquisa em Turismo – EGPTUR,
conforme Tabela 1 abaixo.
4. A EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA NA
FORMAÇÃO DE ACADÊMICOS EM
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Entendida como processo pelo qual é possível a relação
transformadora entre universidade e sociedade, tem, hoje,
sua importância cada vez mais reconhecida como espaço no
qual se pode exercer mais democraticamente o ir e vir, onde
se dá o encontro com a realidade social, com o outro, com o
diferente e o diverso (FORPROEX, 2007).
Sem se distanciar do Ensino de Graduação e da Pesquisa,
a contribuição das atividades extensionistas na formação do
acadêmico se dá, tanto no enriquecimento da formação técnica quanto na melhoria da qualidade das relações interpessoais, em especial no que tange ao respeito e ao afeto entre
os pares. Também podemos afirmar que o conhecimento
produzido em geral é mais contextualizado com a realidade, concretizando-se na articulação com outras formas de
conhecimento (CASTRO, 2004).
As potencialidades contidas nas experiências de extensão podem ser muito ricas, pois possuem características
agregadoras e emancipadoras em seu papel na formação
acadêmica e profissional.
No cotidiano da UNIRIO, é a Extensão Universitária
quem trabalha a questão da comunicação e da cultura. É na
Pró-reitoria de Extensão e Cultura- PROExC, onde ocorre o
cadastramento dos programas, projetos, cursos e eventos a
serem realizados dentro do âmbito do calendário acadêmico. Mais ainda, é atribuição da Extensão dar apoio à gestão
destas ações no espaço acadêmico.
É através do desenvolvimento desta pesquisa, em conjunto com as atividades de extensão que o profissional de
Turismo em formação pode ser colocado em xeque.
Concorda-se que “no caso da extensão, o que percebemos é que ela produz conhecimento a partir da experiência e, assim, tem capacidade de narrar sobre o seu fazer”
(CASTRO, 2004, 14).
A Extensão Universitária é um elemento fundamental
na transformação do processo ensino-aprendizagem, pois
proporciona ao graduando, a oportunidade de participar,
de influir nas “múltiplas realidades” de uma comunidade,
observando de maneira crítica todos os aspectos que lhe influenciam (FALCÃO, 2006).
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5. A ELABORAÇÃO DE MANUAL DE GESTÃO
DE EVENTOS ACADÊMICOS E DA AVALIAÇÃO
DE EVENTOS
A prática e a vivência na gestão de eventos da UNIRIO
mostra que existe uma necessidade urgente para elaborar e
disponibilizar um manual de eventos.
O manual tem a finalidade de sistematizar e padronizar
os eventos, definindo seus tipos e características, padronizando-os e buscando qualidade na sua realização.
A direção, os docentes e discentes, e os administrativos,
quando envolvidos com a gestão de eventos, se veem diante de novos desafios, desempenhando, muitas vezes, fora de
suas atividades fins, o papel de profissionais de relações públicas ou empresários da área de eventos. O que torna o trabalho de gerenciamento sacrificante aos membros da equipe
e dispendioso em tempo de planejamento. Nesse conjunto de
carências e inabilidades não é possível ao sistema acomodar
as reais necessidades dos eventos às condições de gestão.
Torna-se necessário não só o apoio técnico e cientifico
através de elaboração de normas, ritos e procedimentos para
balizar as ações de gestão de eventos na academia, mas uma
efetiva participação junto às equipes, podendo através da
vivência prática, construir novas relações. Nesse complexo
entendimento, o fim é sempre a simplificação das dinâmicas
e a efetivação da gestão dos eventos.
O manual é composto de três capítulos e Anexos. O
Capítulo 1 trata dos tipos e características de eventos; o
Capítulo 2 refere-se às etapas e fases para a realização de
eventos acadêmicos; e o Capítulo 3 reúne os modelos de
documentos administrativos, planilhas e fluxogramas de
encaminhamentos; e Anexos com fotos e figuras sobre os
locais destinados a evento nos campi da UNIRIO.
No que se refere às avaliações, estatísticas e relatórios são cruciais para um planejamento futuro. Para facilitar
comparações, o método utilizado para fazer relatórios deve
ser consistente. Bons registros fornecem as ferramentas necessárias para traçar o crescimento (ou queda) e as tendências para determinar as necessidades futuras.
Enfim, as avaliações de cada evento através de seus participantes são muito valiosas, fazendo-se necessário escutar
o que eles têm a dizer, tanto pessoalmente, como em avaliações por escrito.
6. CONCLUSÃO
Hoje, a universidade não vive mais sem os eventos.
Entendendo esse contexto, o apoio gerado por uma participação mais técnico-científica da equipe do Turismo, mobilizou o meio acadêmico da UNIRIO fazendo a diferença.
Se, por um lado, a equipe atuou proporcionando maior segurança, eficiência e eficácia no gerenciamento e na gestão
de eventos, por outro, gerou uma importante reflexão sobre
o fazer e o saber, apontando novas formas e posturas para
os atos e acontecimentos acadêmicos.
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7. REFERÊNCIAS
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