UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO COMÉRCIO
EXTERIOR
Tineza Agliardi Dacol
Avaliação do Sistema de Controle de Estoque
Estudo de caso: Automatiza
São José
2006
Tineza Agliardi Dacol
Avaliação do Sistema de Controle de Estoque
Estudo de caso: Automatiza
Trabalho de Conclusão de Curso – projeto de aplicação –
apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de
Bacharel em Administração da Universidade do Vale do Itajaí.
Professor Orientador: Marcio Bittencourt
São José
2006
ii
Tineza Agliardi Dacol
Avaliação do Sistema de Controle de Estoque
Estudo de caso: Automatiza
Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final
pela Coordenação do Curso de Administração –Comércio Exterior da Universidade do Vale
do Itajaí, em [dia, mês e ano – constante da ata de aprovação]
[Prof (a) MSc. Nome do coordenador]
Univali – CE São José
Coordenador (a) do Curso
Banca Examinadora:
[Prof (a) MSc. Márcio Bittencourt
Univali – CE São José
Professor Orientador
[Prof (a) Dra. Nome do Professor (a) Orientador(a)]
Univali – CE São José
Membro
[Prof (a) Dra. Nome do Professor (a) Orientador(a)]
Univali – CE São José
Membro
iii
RESUMO
Este trabalho tem como objetivo geral propor melhorias no sistema de gestão de estoque da
Automatiza. Para que fosse possível sugerir mudanças surgiu a necessidade de conhecimento
dos processos e das ferramentas disponíveis para efetuar o controle de materiais.
Uma abordagem qualitativa foi aplicada neste estudo, utilizando observação direta e pesquisa
documental na coleta dos dados, possibilitando descrever o software utilizado pela empresa,
os processos do dia-a-dia no setor de estoques, analisar todos estes processos e o sistema e,
por fim, sugerir melhorias, propor mudanças, baseando-se em fundamentação teórica também
constante neste trabalho.
A pesquisa trará para a organização um panorama dos problemas enfrentados na tentativa de
se controlar estoques e reduzir custos.
Através das sugestões propostas, a organização poderá otimizar processos, buscando
qualidade no serviço oferecido ao cliente Automatiza.
Palavras-chave: Gerenciamento, Gestão de Estoque, Sistemas de Informação Gerencial
iv
ABSTRACT
This work has as objective generality to consider improvements in the system of management
of supply of Automatiza. So that it was possible to suggest changes appeared the necessity of
knowledge of the processes and of the available tools to effect the control of materials.
A qualitative boarding was applied in this study, using direct comment and documentary
research in the collection of the data, making possible to describe the software used by the
company, the processes of day-by-day in the sector of supplies, analyzing all these processes
and the system and, finally, suggesting improvements, to consider changes, being based on
also constant theoretical recital in this work.
The research will bring for the organization an extended vision of the problems faced in the
attempt of if controlling supplies and reducing costs.
Through the suggestions proposals, the organization will be able to optimize processes, being
searched quality in the service offered to the Automatiza’s customer.
Key-words: Management, Management of Supply, Systems of Information Management
v
SUMÁRIO
Resumo .................................................................................................................................................................vii
Abstract ...............................................................................................................................................................viii
1
INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 1
1.1
DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA ....................................................................... 1
1.2
OBJETIVOS ................................................................................................................. 2
1.2.1. Objetivo geral ............................................................................................... 2
Avaliar a eficácia e confiabilidade das informações geradas pelo sistema de
controle de Estoque na Automatiza.............................................................. 2
1.2.2. Objetivos específicos.................................................................................... 2
1.3
2
JUSTIFICATIVA ........................................................................................................... 2
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA..................................................................................... 3
2.1
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: SISTEMAS DE APOIO GERENCIAL (SIG) ........................ 3
2.2
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ............................................................................... 6
2.2.1 ESTOQUES ................................................................................................................. 8
2.2.5
SISTEMAS DE CONTROLE E ANÁLISE DE ESTOQUE ................................................... 16
2.3
COMPRAS - FUNÇÕES E OBJETIVOS .......................................................................... 24
3
DESCRIÇÃO DO MÉTODO .......................................................................................... 27
4
RESULTADOS DA APLICAÇÃO ................................................................................. 29
4.1
CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ............................................................................. 29
4.2
DESCRIÇÃO DO SOFTWARE CALLISTO ...................................................................... 30
4.3
O ESTOQUE DA AUTOMATIZA .................................................................................. 34
4.4
DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE GESTÃO DE ESTOQUE ............................................... 34
1 INTRODUÇÃO
Atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo é a meta primordial e, para tanto, a
gestão relaciona-se com as outras atividades, no intuito de que as empresas e os profissionais
envolvidos sejam contemplados com uma série de técnicas e rotinas, fazendo com que todo o
processo de gerenciamento de materiais, incluindo gestão, compras e armazenagem, seja
considerado como atividade integrante do Sistema de Abastecimento.
Em busca de redução de custos, oferecer melhores serviços e organizar os
departamentos da empresa, as organizações estão buscando uma maneira eficiente e confiável
de gerir seu capital imobilizado em estoques. As empresas que já utilizam alguma forma de
gerenciamento buscam novas ferramentas e meios de tornar ainda melhor este controle.
A Automatiza Indústria e Comércio de Equipamentos Eletroeletrônicos LTDA
permaneceu durante anos sem utilizar qualquer meio para controlar seus estoques. Com o
crescimento rápido da empresa, aumento de vendas e produção. Os problemas começaram a
surgir e a empresa adquiriu um sofware de gerenciamento, porém ainda existem dúvidas e
insegurança com relação à confiabilidade das informações geradas através do novo sistema.
As páginas seguintes mostram, baseado em fundamentação teórica, a apresentação da
análise de gestão de estoque da Automatiza, bem como a avaliação do funcionamento do
software utilizado pela empresa, visando eliminar do dia-a-dia dos colaboradores as
dificuldades citadas e em busca dos benefícios oferecidos pela gestão de estoque e pelas
novas ferramentas disponíveis, mostrando as etapas de implantação do processo, os objetivos
e os resultados do trabalho.
1.1 Descrição da situação problema
Recentemente a Automatiza adquiriu um software de gerenciamento, visando, entre
outras coisas, controlar e organizar o estoque de todos os materiais. Os problemas
apresentados com as falhas no controle de estoque aparecem no departamento de Compras,
que não recebe dados suficientes e confiáveis para organizar tempo e quantidade de aquisição
dos materiais necessários. Na Produção, que sem previsão de demanda não pode organizar-se
2
adequadamente e no departamento Comercial, que acaba tendo problemas com os prazos de
entrega por não confiar nas informações disponibilizadas.
Devido às dificuldades citadas acima, foi identificada na Automatiza a necessidade de
verificação da confiabilidade das informações geradas pelo software.
1.2 Objetivos
1.2.1. Objetivo geral
Avaliar a eficácia e a confiabilidade das informações geradas pelo sistema de controle
de Estoque na Automatiza.
1.2.2. Objetivos específicos
−
Descrever o software utilizado pela empresa;
−
Descrever os processos de controle de estoque da empresa;
−
Avaliar o desempenho do software nos processos de gestão do estoque;
−
Avaliar os processos de controle de estoque utilizados pela empresa;
−
Sugerir melhorias no sistema de controle de estoque atual.
1.3 Justificativa
A Acadêmica trabalha na Automatiza há 3 (três) anos e recebeu uma proposta para
fazer um trabalho no setor de estoque da empresa devido a carência e aos problemas de não se
ter um controle real e confiável, percebidos por Diretores e colaboradores.
Baseado nos conhecimentos adquiridos pela acadêmica na Universidade, a fim de aperfeiçoálos, através de pesquisas e avaliações, este trabalho poderá ajudar a empresa a ter um controle
de estoque efetivo. Um sistema de controle de estoque que forneça informações corretas sobre
os produtos pode reduzir custos relacionados a compras e armazenagem, além de permitir que
a Automatiza ofereça melhores serviços e produtos no prazo prometido aos seus clientes.
3
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 Sistemas de Informação: Sistemas de Apoio Gerencial (SIG)
Um sistema de informação é todo e qualquer sistema que tem dados como
entrada que visam gerar informações como saída. Dados e informações são ferramentas
importantíssimas para o dia-a-dia de uma empresa, independente do setor onde ela atua.
Oliveira (2000) ressalta esta importância para as organizações:
A informação (como um todo) é um recurso vital da empresa e
integra, quando devidamente estruturada, os diversos subsistemas e,
portanto, as funções das várias unidades organizacionais da empresa.
O propósito básico da informação é habilitar a empresa para alcançar
seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis, nos quais
se inserem pessoas, materiais, equipamentos, tecnologia, dinheiro,
além da própria informação. (OLIVEIRA, 2000. p. 167)
No passado, os sistemas de informação eram muito informais e não contavam
com as facilidades oferecidas pela tecnologia disponível atualmente que oferece
computadores com preços acessíveis e fáceis de utilizar.
Só com o advento dos computadores, com sua capacidade de
processar e condensar quantidades de dados, o projeto de sistemas de
informação gerencial tornou-se um processo formal e um campo de
estudo. As tentativas de usar com eficácia os computadores levou à
identificação e ao estudo dos sistemas de informação e ao
planejamento, à implementação e à revisão de novos sistemas.
(OLIVEIRA, 2000. p. 183)
Na década de 70 os principais processos administrativos e contábeis já estavam
automatizados, e os especialistas passaram a se preocupar com o desenho e montagem
de sistemas de relatórios que atendessem às necessidades de informação dos níveis
gerenciais das empresas (OLIVEIRA, 2000. p. 166) buscando aperfeiçoar o novo
segmento criado nos sistemas de informação voltado a apoiar as decisões e aos
processos no ambiente coorporativo.
4
Sistemas de Informação. Fonte: O'BRIEN, 2002. p. 28.
Os sistemas de apoio gerencial são utilizados por administradores de todos os
níveis, que estão descobrindo que tais programas podem ser velozes e precisos,
tornando-se ferramentas indispensáveis para o planejamento, decisão e controle.
Há certa dificuldade de avaliação e apresentação de resultados quantitativos para
medir os benefícios de um SIG, porém podemos listas algumas vantagens e melhorias
proporcionadas pela utilização correta de um sistema de informação gerencial:
• Redução de custos das operações;
• Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço;
• Melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global;
• Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
• Melhoria na tomada de decisões por meio do fornecimento de informações mais
rápidas e precisas;
• Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão;
• Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
• Melhoria na estrutura de poder, propiciando maior poder para aqueles que entendem e
controlam o sistema;
• Redução do grau de concentração de decisões na empresa;
5
• Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a
partir das constantes mutações nos fatores ambientais;
• Otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;
• Melhor interação com seus fornecedores;
• Melhoria nas atitudes e atividades dos funcionários da empresa;
• Aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas;
• Redução dos custos operacionais;
• Redução da mão-de-obra burocrática; e
• Redução dos níveis hierárquicos. (OLIVEIRA, 2000. p. 185)
Porém, se não forem bem utilizados ou se não for dado o devido cuidado a
segurança nestes sistemas eles podem apresentar inúmeros problemas. E estes podem ter
causas físicas, humanas ou virtuais.
Torres (1989, p. 79) destaca alguns desses problemas, como os sinistros, que são
enchentes, incêndios, explosões, desabamentos, queda de energia, entre outros. Aponta
também as fraudes e sabotagens que podem ocorrer como a espionagem, a venda de
informações, o uso indevido dos sistemas, a captura de dados a distância. As falhas de
hardware também devem ser consideradas, assim como a falha na transmissão de
dados, com a perda de informações em trânsito, interpretações erradas ou linhas
cruzadas.
Surgem ainda os erros de operação, como o apagamento de arquivos, a sobre
gravação e perda de dados, falhas de atualizações e uso de programas ou sistemas
ultrapassados. Por último, Torres (1989 p. 79) fala dos erros na entrada de dados. Tal
acontecimento implica na perda de confiabilidade no processamento.
Os sistemas evoluem constantemente e, junto a eles evoluem as possibilidades
de violação de dados, por isso é importante ressaltar a necessidade de cuidados,
treinamentos dos funcionários, sempre visando o bom funcionamento do sistema e,
consequentemente, a precisão das informações.
6
2.2 Administração de Materiais
A administração de materiais é, dentro da organização, um importante
setor, responsável pelo controle das disponibilidades e das necessidades totais do
processo produtivo, envolvendo não só os almoxarifados de matérias-primas e
auxiliares, como também os de produtos intermediários e os de produtos acabados
(POZO, 2002. p.32). Tem uma função coordenadora, responsável pelo planejamento e
controle do fluxo de materiais (ARNOLD, 1999. p.26).
A percepção da importância deste setor e da necessidade de se manter
estoques bem administrados é recente. Porém, recebe hoje maior atenção por
parte dos gestores, que perceberam os valores e custos dos materiais
estocados e a necessidade de uma boa gestão dos mesmos. “O administrador
prevê, planeja, organiza, comanda e controla o funcionamento da máquina
administrativa privada ou pública, visando aumentar a produtividade,
rentabilidade e controle dos resultados. Determina os métodos gerais de
organização e planeja a utilização eficaz de mão-de-obra, equipamentos,
material, serviços e capital. Orienta e controla as atividades de organização,
conforme os planos estabelecidos e a política adotada, bem como as normas
previstas nos regulamentos da empresa. Elabora rotinas de trabalho, tendo
em vista a implantação de sistemas que devem conduzir a melhores
resultados com menores custos. (VIANA, 2002. p.40)
A este departamento cabe garantir o atendimento das requisições efetuadas pelo
departamento de compras, fazer a manutenção de estoques a fim de evitar faltas e
perdas, cuidando também para evitar o excesso de estoques, melhorar o giro de
materiais estocados, garantir a transferência de materiais, padronizar embalagens e
elaborar relatórios para servirem de apoio na tomada de decisão (POZO, 2002. p.143).
Segundo Martins (2001. p.05), a administração de materiais envolve uma
seqüência de operações, tendo início na identificação do fornecedor, passando pela
compra do bem, por seu recebimento, pelo transporte interno e condicionamento, pelo
seu transporte durante o processo produtivo, sua armazenagem como produto acabado
até a distribuição e entrega ao consumidor final.
7
Ciclo da Administração de Materiais (MARTINS, 2000. p.5).
Administrar as entradas e saídas de materiais, controlar os níveis de estoque, as
aquisições e os momentos de efetivá-las, não é tarefa fácil para um profissional desta
área. Viana (2002. p.40) apresenta e explica os procedimentos fundamentais:
Procedimento
O que deve ser comprado
Esclarecimento
Implica a especificação da compra, que traduz as
necessidades da empresa.
Como deve ser comprado
Revela o procedimento mais recomendável.
Quando deve ser comprado
Identifica a melhor época.
Onde deve ser comprado
Implica o conhecimento dos melhores segmentos de
mercado.
De quem deve ser comprado
Implica o conhecimento dos fornecedores da empresa
Por que preço deve ser comprado
Evidencia o conhecimento da evolução dos preços no
mercado.
Em que quantidade deve ser comprado
Estabelece a quantidade ideal, por meio da qual haja
economia na compra.
Fonte: Viana, 2002. p.40
8
Para Arnold (1999. p.26), a gestão de materiais têm como objetivos reduzir
custos, otimizar a utilização dos recursos da empresa e fornecer o nível requerido de
serviços ao consumidor. Já Pozo (2002. p.32) ressalta que não há dúvidas de que uma
das mais importantes funções da administração de materiais está relacionada com o
controle de níveis de estoques, acrescentando que sua função principal é maximizar o
uso dos recursos envolvidos na área logística da empresa, que tem grande efeito nos
estoques.
O aumento da customização e da variedade de produtos dificulta o
planejamento. E o encurtamento dos ciclos de vida de muitos outros, como carros e
equipamentos eletrônicos, que se tornam obsoletos rapidamente (BERTAGLIA, 2003.
p.312), evidenciam a necessidade de se manter cada vez menor o número de produtos
armazenados, a fim de evitar perdas por obsolescência, acarretando em maiores custos.
A tecnologia atual oferece sistemas de gestão e controle que possibilitam uma
diminuição considerável do número de processos feitos manualmente referentes à
inclusão de dados, reduzindo as possibilidades de erros e furos nos estoques. Por certo,
este crescimento previsto por especialistas beneficiará a gestão de materiais, oferecendo
ferramentas e novas formas de trabalho, paralelos a esta evolução, buscando eficiência e
qualidade nos serviços relacionados ao controle e previsão de compra e venda.
Segundo Rydlewski e Greco (2006, p.15) a tecnologia apresentará um progresso
muitíssimo maior no século XXI comparado ao apresentado no século XX, tornando-se
o primeiro exemplo de um processo evolucionário marcado por um padrão exponencial,
isto significa que a cada dia teremos mais softwares com tecnologias melhores, mais
rapidez de processamento e maior precisão de informações.
2.2.1 Estoques
As necessidades de materiais nem sempre são imediatas e quase nunca são
constantes. Enquanto os materiais não são necessários ao processo produtivo, eles
precisam ser estocados. Os estoques são pilhas de matérias – primas, insumos,
componentes, produtos em processo e produtos acabados que aparecem em numerosos
pontos por todos os canais logísticos e de produção da empresa (BALLOU, 2001.
p.249).
9
Quando necessário, os materiais devem estar imediatamente disponíveis para a
utilização no processo produtivo. O armazenamento de matéria-prima é vital para suprir
as necessidades da produção. Por outro lado, o armazenamento de produtos acabados
supre as necessidades da empresa. Ambos servem para amortecer as incertezas quanto
às entradas de insumos e as incertezas quanto às saídas de produtos acabados.
Arnold (1999. p.265) considera que:
“Os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição
mantém, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o
processo de produção. Todas as empresas e instituições precisam manter
estoques. Frequentemente os estoques constituem uma parte substancial dos
ativos totais.”
As empresas buscam sempre o lucro como um resultado dos investimentos feitos
ao longo do tempo de existência da organização, porém, para se obter este lucro o
capital não pode estar imobilizado.
Os investimentos feitos em estoque são extremamente necessários, mas
imobilizam grande parte do capital da empresa, fazendo surgir a necessidade de se ter
um controle eficaz neste departamento, buscando a redução do número de produtos
armazenados e, consequentemente, reduzindo o número de perdas e do valor do capital
investido, permitindo redireciona-lo.
A maneira como uma organização administra seus estoques influencia a sua
lucratividade e a forma como compete no mercado. Adicionalmente, os
conflitos entre minimizar as quantidades de capital e evitar falta de produtos
não é fácil de se conseguir. Os sistemas de informação podem ser bastante
úteis nessa tarefa. (BERTAGLIA, 2003, p. 313)
Apesar de se mostrarem uma necessidade nas empresas, os estoques acarretam
certos custos, como os de armazenagem, abastecimento, manutenção, local para
alocação e obsolescência. Ballou (2001) nos apresenta algumas razões para não se
manter produtos em estoque:
•
Os estoques são considerados desperdícios: absorvem capital que poderia ser
destinado a usos melhores, como para melhorar a produtividade ou a competitividade.
Também não contribuem com valores diretos aos produtos da empresa, embora
estoquem o valor;
•
Podem mascarar problemas de qualidade: quando os problemas de qualidade
aparecem, a tendência é desovar estoques existentes para proteger o investimento de
capital. A correção do problema de qualidade por ser lenta;
10
•
Promove uma atitude insular sobre a gestão do canal logístico como um todo: com
estoques, muitas vezes é possível isolar um estágio do canal de outro. As oportunidades
que surgem das tomadas de decisões integradas que consideram o canal inteiro não são
incentivadas. Sem estoques, é difícil evitar o planejamento e a coordenação pelos
diversos elos do canal ao mesmo tempo. (BALLOU, 2001. p. 250)
Porém, o mesmo autor afirma que os estoques são importantes para as empresas
por vários fatores, entre eles: fazem com que os serviços possam ser prestados com mais
agilidade e qualidade, protegem contra aumentos de preços, contra incertezas da
demanda e contra contingências (BALLOU 2001. p.124) e estes podem ser fatores
importantes para a empresa criando uma vantagem competitiva.
A manutenção de estoque implica riscos de investimento, de possibilidade de
obsolescência e de roubos (BOWERSOX, 2001. p. 225), o que causa aumento dos
custos e investimentos perdidos sem retorno algum para a empresa. Sendo assim o ideal
seria a perfeita sincronização entre oferta e demanda, de maneira a tornar a manutenção
de estoques desnecessária (BALLOU, 2001 pg. 204). Porém fazer uma previsão exata é
tarefa quase impossível, pode-se trabalhar com uma previsão aproximada, mas eventos
como uma grande perda de matéria-prima por um motivo inesperado qualquer ou a
venda de grande quantidade de equipamentos acontecem com freqüência e são
impossíveis de se prever com exatidão.
Uma empresa não consegue trabalhar sem estoques, pois ele abastece os vários
estágios da produção até a venda do produto final e o envio deste para o cliente.
Na gerência destes suprimentos, vários fatores entram em jogo simultaneamente,
apresentando-se em forma de um problema complexo, principalmente por se ter em
vista a intenção de não deixar ocorrer imobilização supérflua de capital e não atrapalhar
o abastecimento dos estoques da empresa.
2.2.2 Classificação e Codificação de Materiais
Para organizar os estoques, facilitar a localização dos mesmos e ter um maior
controle sobre os itens, permitindo análises de demandas de compra e venda, e facilitar
o acesso a outras informações importantes e necessárias para o processo decisório e
logístico, os produtos são classificados e codificados.
11
A classificação é o processo de aglutinação de materiais por características
semelhantes. Grande parte do sucesso no gerenciamento de estoques
depende fundamentalmente de bem classificar os materiais da empresa.
Assim, o sistema classificatório pode servir, também, de processo de seleção
para identificar e decidir prioridades. (VIANA, 2002, p.51)
É a atividade responsável pela identificação, codificação e catalogação de
materiais e fornecedores (FRANCISCHINI, 2002. p.117).
Para Viana (2002, p.42), a atividade visa cadastrar os materiais necessários à
manutenção e ao desenvolvimento da empresa, o que implica o reconhecimento perfeito
de sua classificação, estabelecimento de codificação e determinação da especificação,
objetivando a emissão de catálogo para utilização dos envolvidos nos procedimentos de
administração de materiais.
A codificação é decorrente da classificação dos itens. Logo, ela é responsável
pela apresentação de cada item através de códigos que resumem as informações
necessárias.
Para Dias (1993) a classificação pode agrupar os itens de estoque segundo
parâmetros como peso, dimensões, uso, e ela ocorre através das seguintes definições:
• Simplificação: redução do número de itens com a mesma finalidade;
• Especificação:
descrição
detalhada
do
material
facilitando
a
relação
consumidor/fornecedor;
• Normalização: descreve como o material deve ser empregado em função de suas
aplicações além da padronização e identificação do material;
• Catalogação: apresentação de todos os itens;
• Padronização: estabelece idênticos padrões de pesos, medidas e formatos para que não
haja muitas variações entre eles. (DIAS, 1993. pg.189),
A existência de um número de itens que pode chegar a 100 mil gerou a
necessidade de se estabelecer uma linguagem simbólica para representar as
características do material. Como decorrência desse processo de
classificação de materiais, surgiram as facilidades de se transformar essa
informação em catálogos, que associam as características técnicas de cada
material com o seu código representativo. (FRANCISCHINI, 2002. p. 117)
Os sistemas de codificação mais comumente usados são: alfabético,
alfanumérico e numérico, também conhecido como decimal considerado por Dias o
mais utilizado pelas empresas por ser o mais simples.
A aplicação de um sistema de classificação de materiais poderia, no futuro,
apresentar as seguintes vantagens:
12
• Eliminação da multiplicidade de códigos para o mesmo material;
• Redução de atividades de controle de estoque;
• Melhor aproveitamento nas áreas de armazenamento;
• Melhoria da qualidade dos investimentos em estoques. (DIAS, 1993, p.191)
• Melhores condições de trabalho para os responsáveis pelo estoque. (FRANCISCHINI,
2002. p. 126).
2.2.3
Tipos de Estoque
Entre as muitas análises que devem ser feitas antes de se determinar um sistema
de estoque adequado para uma empresa, estão os tipos de estoque. Esta classificação
está vinculada às etapas do processo de produção.
Basicamente estão divididos em: matérias-primas, produtos em processo,
produtos acabados e peças de manutenção.
Dias, (1995, p. 26) divide os estoques em matérias-primas, que são os materiais
necessários para a produção do produto acabado, ou seja, todos os materiais que são
agregados ao produto final. Produtos em processo, que são todos os materiais que estão
sendo usados no processo de fabricação, em geral são produtos semi-acabados que estão
em algum estágio intermediário do processo fabril. É considerado em processo todo e
qualquer peça ou componente que foi processado de alguma forma. Produtos acabados
são os itens que já foram produzidos, mas não foram vendidos. Peças de manutenção
são peças de apoio á manutenção e equipamentos e as estruturas da empresa, atualmente
as indústrias vêm dando grande importância a este grupo de estoques.
Alguns autores classificam de forma mais específica, analisando e dividindo de
forma ainda mais detalhada os tipos de materiais que podem ser armazenados.
Para Ching (2001) o estoque pode ser divido em cinco formas, ele acrescenta
materiais de embalagem na sua classificação:
• Primeira: Estoque de Matéria – Prima: requer processamento para ser transformada
em produto acabado;
13
• Segunda: Estoque de Produtos em Processo: materiais que estão em diferentes etapas
do processo de fabricação;
• Terceira: Materiais de Embalagem: caixas para embalar produtos, recipientes, rótulos;
• Quarta: Produto acabado: produtos prontos para a venda;
• Quinta: Suprimentos: itens que não os regularmente consumidos na operação fabril.
(CHING, 2001. p. 37)
Pozo (2002, p. 37), acrescenta os materiais auxiliares nesta classificação, onde
se enquadram todos os produtos que participam do processo de transformação da
matéria-prima dentro da fábrica. São fundamentais para o processo, mas não se agregam
ao produto, por exemplo, ferramentas, lixas, massas para polimento, óleos, entre muitos
outros.
Ballou (2001), classifica os estoques em outras cinco formas distintas:
• Primeira: podem estar no canal, são os estoques que estão em trânsito, entre os pontos
de estocagem ou produção;
• Segunda: estoques mantidos para especulação, mas ainda fazem parte da base total de
estoque que deve ser gerenciado;
• Terceira: estoques de natureza regular ou cíclica, necessários para satisfazer a
demanda média durante o tempo entre abastecimentos sucessivos;
• Quarta: os estoques podem ser gerados como uma proteção de variabilidade na
demanda para o estoque e no tempo de reabastecimento;
• Quinta: estoque obsoleto, morto ou reduzido. (BALLOU, 2001. p.251)
Bertaglia (2003) apresenta uma classificação mais detalhada, dividindo em sete
categorias de estoque, acrescentando os produtos semi-acabados e customizáveis,
estoque de distribuição e estoque em consignação.
• Produto semi-acabado: são aqueles que ficam armazenados, aguardando operações
adicionais que os adaptem para diferentes usos. Produtos customizáveis, com freqüência
são considerados semi-acabados.
14
• Estoque de distribuição: corresponde ao item já inspecionado e testado, transferido ao
centro de distribuição por necessidades logísticas. Esse estoque já esta pronto para ser
transportado a um cliente final na condição de produto acabado.
• Estoque em consignação: São estoques normalmente de produto acabado ou de peças
de reposição de manutenção que permanecem no cliente sob a sua guarda, mas continua
sendo, por meio de acordos mútuos, de propriedade do fornecedor até que seja
consumido. (BERTAGLIA, 2003. p.326)
Como a questão de suprimentos gira sempre em torno de recursos financeiros e a
eficiência dos setores compradores também diz respeito ao capital, a separação física
destas mercadorias, baseada nas classificações citadas a cima, é muito importante para
que se obtenha um melhor controle e informações sempre precisas sobre os materiais
estocados.
2.2.4
Funções e Objetivos de Estoque
O departamento de administração de materiais acumula as funções de fazer a
manutenção de estoques, melhorar o giro de materiais estocados, garantir a transferência
de materiais, padronizar embalagens, elaborar relatórios (POZO, 2002. p.146) e, ao
mesmo tempo deve minimizar o capital investido em materiais e manutenção,
conciliando da melhor maneira os objetivos dos departamentos de compras, financeiro,
produção e vendas que enfrentam alguns conflitos, apresentados no quadro a baixo:
Matéria-prima
(alto estoque)
Material em processo
(alto estoque)
Produto acabado
(alto estoque)
Depto. de Compras
Depto. Financeiro
Desconto sobre as quantidades a
serem compradas.
Capital investido.
Depto. de produção
Depto. Financeiro
Nenhum risco
material.
de
falta
de
Juros perdidos.
Maior risco
obsolescência.
de
perdas
Grandes lotes de fabricação.
Aumento
do
armazenagem.
Depto. de vendas
Depto. Financeiro
Entregas rápidas.
Capital investido.
Boa imagem, melhores vendas.
Maior custo de armazenagem
Conflitos interdepartamentais quanto a estoques.
FONTE: DIAS, 1995. p. 20
custo
e
de
15
Os administradores atuantes neste setor buscam minimizar o capital total
investido em estoques, pois ele é caro e pode aumentar continuamente devido às
inovações, melhoria dos produtos, demanda, má administração de suprimentos, entre
outros fatores.
A função principal da administração de estoques é maximizar o uso dos
recursos envolvidos na área logística da empresa, e com grande efeito dentro
dos estoques. O administrador, porém, irá deparar-se com um terrível
dilema, que é o causador da inadequada gestão de materiais, percebida em
inúmeras empresas, e que cria terríveis problemas quanto às necessidades de
capital de giro da empresa, bem como seu custo. (POZO, 2002. p. 33)
Para Bertaglia (2003) os estoques têm diferentes funções e objetivos de acordo
com sua classificação:
• Estoques de antecipação: é aplicado para produtos com comportamento
sazonal de demanda. O conceito de sazonalidade está ligado às ocorrências não
constantes de um determinado período. Normalmente os estoques são comprados
antecipadamente para e consumidos durante os períodos de pico;
• Estoque de Flutuação ou de segurança: tem como função proteger a
empresa contra imprevistos na demanda e no suprimento, a fim de evitar falta de
produtos por atrasos ou aumentos de consumo inesperados.
• Estoque por tamanho de lote ou estoque de ciclo: quando há uma
necessidade de se produzir uma quantidade mínima de determinado produto devido aos
custos e tempo envolvidos na produção, visando melhor aproveitamento de mão-deobra e matéria-prima.
•
Estoque de proteção: tem por objetivo proteger-se contra eventualidades
que envolvem especulações de mercado relacionadas às greves, aumento de preços,
situação econômica e políticas instáveis, ao ambiente inflacionário e imprevisível.
• Estoque em trânsito ou no canal de distribuição: corresponde a
movimentação física de materiais, dentro da fabrica ou ainda sendo enviada pra o
cliente. (BERTAGLIA, 2003. p. 320 à 323)
Conforme Dias (1995 p.19), o objetivo principal é otimizar o investimento em
estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as
necessidades de capital investido em estoques.
16
Manter estoques é necessário para que se possa suprir o desequilíbrio existente
entre a demanda e o fornecimento, buscando sempre equilibrar estes dois fatores,
visando evitar a falta de materiais ou um aumento excessivo e desnecessário de estoque.
Se o fornecimento de qualquer item ocorresse exatamente quando fosse
demandado, o item nunca seria estocado, é o chamado Just-in-time, método que visa
eliminar todas as fontes de desperdício, produção sem estoques, melhoria contínua de
processos, entre outros. (DIAS, 1995. p.142)
2.2.5 Sistemas de Controle e Análise de Estoque
Lidar com milhares de itens estocados, fornecidos por centenas de fornecedores,
com grande quantidade de consumidores individuais, torna a tarefa complexa e trás a
necessidade de dinamismo no setor. Para controlar tal complexidade, os responsáveis
devem fazer duas coisas. Primeiro, discriminar os itens estocados, de modo que possam
organizar e aplicar um grau de controle a cada item. Segundo, investir em um sistema
de processamento de informações que possa controlar e suprir as necessidades exigidas
pelos materiais estocados.
“Descobrir fórmulas para reduzir estoques sem afetar o processo produtivo e
sem o crescimento dos custos é um dos maiores desafios que os empresários encontram
em época de escassez de recursos.” (DIAS, 1995. pg.114)
As organizações devem utilizar um método para determinar quando a
quantidade de um item atingiu o ponto de pedido. Existem vários sistemas utilizados
para este fim, porém, segundo Gasnier (2002. p.234) todos os sistemas tendem a ser
uma variação ou extensão de dois sistemas básicos: o sistema duas gavetas e o sistema
de estoque perpétuo.
2.2.5.1
Sistema Duas Gavetas
Considerado o método mais simples para se controlar os estoques, o sistema
duas gavetas consiste em armazenar o estoque, necessário para iniciar o processo
produtivo, em duas gavetas chamadas A e B.
17
A caixa A é composta da quantidade de material suficiente para atender o
consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança. Na caixa B
armazena-se o estoque equivalente ao consumo previsto para o período. As requisições
de material são atendidas pelo estoque da caixa B, quando este estoque chega a zero,
indica que deverá ser providenciado material, é quando deve-se fazer um novo pedido
de compra. Passe-se então a atender as requisições pelo estoque da caixa A, não
interrompendo o abastecimento da linha de produção. Nesse intervalo deve se receber o
material já comprado e abastecer ambas as caixas, passando novamente a consumir o
estoque da caixa B. (DIAS, 1995. pg. 115)
O sistema duas gavetas é um modo simples de manter controle de itens do
grupo C. Como esses itens são de pequeno valor, é melhor despender a
mínima quantidade de tempo e dinheiro em seu controle. Entretanto, eles
realmente precisam ser controlados e a alguém deve ser atribuída a tarefa de
garantir que, quando o estoque de reserva é atingido, um pedido seja
emitido. (GASNIER, 2002. p. 234)
Além da simplicidade, este método tem a vantagem de reduzir a burocracia que,
normalmente, envolve o processo de compras e reposição de materiais.
2.2.5.2
Sistema de Estoque Perpétuo
Neste sistema são registradas todas as transações do estoque, à medida que
ocorrem. “A precisão do registro depende da velocidade que as transações são
registradas e da precisão do insumo.” (GASNIER, 2002. p.234)
Informações variáveis e permanentes compõem um registro de estoque. Gasnier
(2002. p.235) classifica os seguintes dados como informações permanentes que, embora
não sejam absolutamente permanentes, não mudam com freqüência:
• Número, nome e descrição da peça;
• Local de armazenamento;
• Ponto de pedido;
• Quantidade do pedido;
• Lead time;
• Estoque de segurança;
• Fornecedores.
18
A informação muda a cada transação e inclui os seguintes elementos:
• Quantidades pedidas: datas, números dos pedidos e quantidades;
• Quantidades recebidas: datas, números dos pedidos e quantidades;
• Quantidades emitidas: datas, números dos pedidos e quantidades;
• Saldo disponível
• Alocadas: emitidas: datas, números dos pedidos e quantidades;
• Saldo disponível final. (GASNIER, 2002. pg. 235)
2.2.5.3
Sistema de Revisão Periódica
Este sistema consiste em repor o material periodicamente em ciclos de tempo
iguais, ciclos estes chamados de períodos de revisão.
A quantidade a ser pedida será a necessidade de demanda do período seguinte.
“A quantidade disponível somada a quantidade pedida devem ser suficientes
para durar até que a próxima remessa seja recebida.” (GASNIER, 2002. p.236)
Soma-se a quantidade de demanda do período a um estoque de segurança, a fim
de prevenir paradas na produção caso ocorra um imprevisto.
“Considera-se também um estoque mínimo ou de segurança e ele deve ser
dimensionado de forma que previna o consumo acima do normal e os atrasos de entrega
durante o período de revisão e tempo de reposição. (DIAS, 1995. pg. 117)
Este sistema se mostra útil nas seguintes situações:
• Quando há muitas liberações pequenas de estoque e a atualização das transações no
registro de estoque torna-se muito cara;
• Quando os custos com pedidos são pequenos. Isso ocorre quando muitos itens
diferentes são pedidos de uma única fonte;
• Quando muitos itens são pedidos em conjunto para perfazer uma operação de
produção ou encher a carga de um caminhão. (GASNIER, 2002. p. 236)
A maior dificuldade de se utilizar este método é determinar com precisão os
períodos entre as revisões.
19
2.2.5.4
Planejamento das Necessidades de Materiais (M. R. P.)
O método M.R.P é um sistema computadorizado de produção e controle de
estoque que procura minimizar estoques e adequar os materiais ao processo de
produção. Lida especialmente com suprimentos de peças e componentes.
Este integra as funções de planejamento empresarial, previsões de vendas,
planejamento dos recursos produtivos, programa-mestre da produção,
planejamento das necessidades de materiais, planejamento das necessidades
de produção, controle e acompanhamento da fabricação, compras e
contabilização dos custos. (FULLMAN, 1989. p.118)
Objetiva assegurar a disponibilidade de materiais, componentes e produtos de
acordo com o planejamento da produção e com as datas de entrega dos produtos aos
clientes, manter o nível de estoque o mais baixo possível, muitas vezes reduzindo
significativamente ou até eliminado o estoque de segurança e planejar as atividades de
fabricação, cronograma de entrega e atividades de compra. (FULLMANN, 1989. p.474)
Fullmann (1989. p.474) afirma que o M.R.P. deve ser utilizado quando a
demanda do material for descontínua ou altamente instável durante o ciclo operacional
normal da empresa. Quando a demanda é diretamente dependente da produção de outros
itens específicos do estoque ou de acabados. Ou, quando o departamento de compras e
seus fornecedores, bem como as unidades de produção da própria empresa, possuem a
flexibilidade de cumprir os pedidos ou as entregas semanais.
O M.R.P. tem ainda a função de criar e manter a infra-estrutura das informações
industriais relacionadas a esta área, que inclui o cadastro de materiais, a estrutura de
informação industrial, a estrutura do produto (lista de materiais) – um dos itens mais
importantes para o funcionamento do método, saldos de estoque, ordens em aberto,
rotinas de processo, capacidade do dentro de trabalho, entre outros, E funciona da
seguinte forma:
O centro de todo o sistema é o módulo das necessidades brutas, ou seja, o
produto do programa-mestre de produção pelas listas de materiais. A estas
necessidades brutas podem ser adicionados estoques de segurança,
porcentagem de refugo etc. uma vez determinadas as necessidades brutas,
elas são consolidadas para todos os itens comuns que precisam de
componente que esta sendo planejado. A seguir são descontados o estoque
físico e os pedidos de compra já colocados ou as ordens de serviço de
fabricação interna. O que resta são as necessidades líquidas por período,
semanal ou diário, que são, por último, concentradas em lotes de
encomenda, calculando-se a data da liberação das ordens. (DIAS, 1995. pg.
119)
20
De acordo com Fullmann (1989. p.474) o M.R.P. oferece algumas vantagens
não oferecidas pelos sistemas tradicionais como a melhoria nos resultados comerciais
(retorno sobre o investimento, lucro), redução de estoques, requisição de material em
função do tempo, redução de custos de produção, redução do risco de perda de material
por obsolescência. No entanto, não otimiza os custos de aquisição de materiais em
função da grande freqüência de pedidos em pequenas quantidades e potencializa o risco
de desaceleração ou parada de produção devido a falta de materiais que podem ter suas
entregas atrasadas.
2.2.6 Curva ABC
Estudando a distribuição de renda de determinada população, o economista,
sociólogo e engenheiro italiano Vilfredo Pareto, em 1897, descobriu uma certa
irregularidade na distribuição, estabelecendo o princípio de que a maior parte da renda
nacional concentrava-se nas mãos de uma pequena parcela da população. Este princípio,
mais tarde, passou a servir de ferramenta em várias atividades e tornou-se muito útil
para os administradores.
Trata-se de um método cujo fundamento é aplicável a quaisquer
situações em que seja possível estabelecer prioridades, como uma
tarefa a cumprir mais importante que outra, uma obrigação mais
significativa que outra, de modo que a soma de algumas partes dessas
tarefas ou obrigações de importância elevada representa,
provavelmente, uma grande parcela das obrigações totais. (VIANA,
2002. p.64)
Primeiramente utilizado na General Eletric americana, o princípio de Pareto foi
sendo adaptado ao universo dos materiais e passou a ser chamado de Curva ABC, “um
importante instrumento que permite identificar itens que justificam atenção e tratamento
adequados em seu gerenciamento.” (VIANA, 2002. p.64)
Também conhecido como administração por exceção, a classificação ABC
“consiste em separar os itens em três classes de acordo com o valor total consumido.
(BERTAGLIA, 2003. p.336)
21
Distribuição típica e usual da curva ABC.
Fonte: VIANA, 2002. p. 65.
A curva ABC tornou-se uma ferramenta de grande utilidade em diversos setores,
apoiando as tomadas de decisão urgentes relacionadas a vários tópicos da área
administrativa, é “constantemente usada para avaliação de estoques, produção, vendas,
salários e outros. Sua eficácia está na diferenciação dos itens de estoques com vistas a
seu controle e, principalmente, a seu custo”. (POZO, 2002. p.85).
Dias (1995) também afirma a utilidade deste método como ferramenta de
avaliação:
A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para a
definição de políticas de vendas, estabelecimento de prioridades, para
a programação de produção e uma série de outros problemas usuais
nas empresas. (DIAS, 1995. p.85)
A Curva ABC é chamada dessa maneira, pois os dados obtidos através de
coletas são divididos em três classes distintas, denominadas A, B e C. Os itens são
22
agrupados de acordo com características semelhantes, como quantidades, pesos, preços
unitários, preços totais, que, distribuídos entre as três classes, representam atenção e
importâncias diferenciadas que devem ser levadas em consideração pela organização em
questão.
Pozo (2002) explica as três categorias:
• Itens da classe A: São os itens mais importantes e que devem receber toda a atenção
no primeiro momento do estudo. É nos itens dessa classe que serão tomadas as
primeiras decisões sobre os dados levantados e correlacionados em razão de sua
importância monetária. Os dados aqui classificados correspondem, em média, a 80% do
valor monetário total e no máximo 20% dos itens estudados;
• Itens da classe B: São itens intermediários e que deverão ser tratados logo após as
medidas tomadas sobre os itens da classe A; São os segundos em importância. Os dados
aqui classificados correspondem, em média, a 15% do valor monetário total do estoque
e no máximo;
• Itens da classe C: São os itens de menor importância, embora volumosos em
quantidade, mas com valor monetário reduzidíssimo, permitindo maior espaço de tempo
para sua análise e tomada de ação. Deverão ser tratados, somente, após todos os itens
das classes A e B terem sido avaliados (todos os valores são orientativos). (POZO,
2002. p.86)
Todos os autores pesquisados conceituam da mesma forma cada classe, pois tais
conceitos são baseados nos princípios de Pareto citados anteriormente. Porém, Bertaglia
(2003) afirma que isto não é uma regra para a classificação de materiais e “algumas
organizações classificam-nos em quatro categorias, adicionando a classe D”
(BERTAGLIA, 2003. p.336), mas a grande maioria das organizações utiliza a
classificação A, B e C.
Para delimitarmos os percentuais das classes, não existe regra restrita
ou fixa, a classificação irá depender da disponibilidade de tempo e da
prioridade exigida para se tomar uma decisão; assim, o bom-senso e a
sensibilidade do administrador irão servir como parâmetro para sua
decisão. (POZO, 2002. p.89)
Para a montagem da Curva ABC, Pozo (2002) apresenta o processo em quatro
passos:
23
• Primeiramente deveremos fazer um levantamento de todos os itens do problema a ser
resolvido, com os dados de suas quantidades, preços unitários e preços totais;
• O segundo passo é colocar todos os itens em uma tabela em ordem decrescente de
preços totais e sua somatória total. Nestas tabelas devem constar as seguintes colunas,
preenchidas com os dados: item, nome ou número da peça, preço unitário, preço total do
item, preço acumulado e porcentagem;
• A seguir deve-se dividir cada valor total de cada item pela somatória total de todos os
itens e colocar a porcentagem obtida em sua respectiva coluna;
• No ultimo passo deve-se dividir todos os itens em classes A, B e C, de acordo com
nossa prioridade e tempo disponível para tomar decisão sobre o problema.(POZO, 2002.
p.87)
Já para Dias (1995), a confecção da Curva ABC deve se dar de forma um pouco
diferenciada, como mostra o quadro a baixo, onde o autor acrescenta uma etapa:
Necessidade da curva ABC
1
Discussão Preliminar
Definição dos Objetivos
Verificação das Técnicas para Análise
2
Tratamento de Dados
Calculo Manual, Mecanizado ou Eletrônico
Obtenção da Classificação: Classe A
3
Classe B e Classe C sobre a Ordenação Efetuada
Tabelas Explicativas e Traçado do Gráfico ABC
4
Análise e Conclusões
5
Providências e Decisões
Modelo para confecção da Curva ABC.
Fonte: DIAS, 1995. p.87.
Durante a coleta de dados podem surgir problemas e imprevistos, surgindo a
necessidade de se tomar algumas providencias como treinar e preparar colaboradores
24
para fazerem os levantamentos, preparar formulários para a coleta de dados e
estabelecer normas e rotinas para efetuar o levantamento. (DIAS, 1995. p.87)
Os dados coletados devem ser confiáveis para que a Curva ABC seja
confeccionada de forma correta, a fim cumprir o papel como ferramenta auxiliadora na
tomada de decisão.
Tendo os dados devidamente coletados, feita a separação em classes e
confeccionada a curva ABC, a administração da empresa deve tratar os materiais da
seguinte forma:
O estoque e o aprovisionamento dos itens da classe A devem ser
rigorosamente controlados, com o menor estoque de segurança
possível. O estoque e a encomenda dos itens da classe C devem ter
controles simples e estoque de segurança maior, pois esta política trás
pouco ônus ao custo total. Os Itens da classe B deverão estar em
situação intermediária. (DIAS, 1995. p.91)
Utilizando este método as empresas podem planejar seus estoques reduzindo
custos e o risco de faltar matéria-prima causando uma parada significativa na produção
e prejudicando a qualidade de serviço ao cliente.
A utilização da curva ABC é extremamente vantajosa, por que se
pode reduzir as imobilizações em estoques sem prejudicar a
segurança, pois ela controla mais rigidamente os itens de classe A e,
mais superficialmente, os de classe C. (POZO, 2002. p.86)
Sendo assim, podemos perceber que a curva ABC apresenta-se como ferramenta
auxiliadora em diversos setores e aplicações dentro de uma empresa, sendo a
organização de grande, médio ou pequeno porte, tendo ela facilidade de acesso a
tecnologia, softwares de gerenciamento e computadores ou não disponibilizando destas
ferramentas para efetuar o planejamento da organização.
2.3
Compras - Funções e Objetivos
A função compras é uma operação essencial da área de materiais e também
importante nas demais áreas que participam do processo de suprimentos. Saber o que,
quanto, quando e como comprar, é uma condição de sobrevivência, sendo assim, o
departamento de compras ganha maior visibilidade dentro da organização.
Função compras é um segmento essencial do departamento de
materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as
necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e
satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar
25
se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar
armazenamento. (MARTINS, 2001 p.64)
As empresas realizam uma grande variedade de compras. Vários tipos de
materiais, quantidades diferentes para cada um deles, matérias-primas, produtos para
revenda, porém, a função em si, tem objetivos claros e bem definidos:
• Suprir a organização com um fluxo seguro de materiais e serviços para atender a suas
necessidades;
• Assegurar continuidade de suprimentos parta manter relacionamentos efetivos com
fontes existentes, desenvolvendo outras fontes de suprimentos alternativas, ou para
atender a necessidades emergentes ou planejadas;
• Comprar eficientemente e sabiamente, obtendo por meios éticos o melhor valor por
centavo gasto;
• Administrar estoque para proporcionar o melhor serviço possível aos usuários e ao
menor custo;
• Manter relacionamentos coorporativos sólidos com outros departamentos, fornecendo
informações e aconselhamentos necessários para assegurar a operação eficaz de toda a
organização;
• Desenvolver funcionários, políticas, procedimentos e organização para assegurar o
alcance dos objetivos previstos. (BAILY, 2000. p.31)
Baily (2000. p.31) ainda acrescenta alguns objetivos específicos da função, como:
selecionar os melhores fornecedores do mercado, ajudar a gerar o desenvolvimento
eficaz dos produtos, monitorar as tendências do mercado de suprimentos, negociar
eficazmente, entre outros objetivos não menos importantes.
Já para Dias(1995), de forma simplificada, os objetivos da seção compras seriam:
• Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção;
• Coordenar este fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que
afete a operacionalidade da empresa;
• Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de quantidade
e qualidade definidos.
26
• Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honrada as melhores condições
para a empresa, principalmente em condições de pagamento.(DIAS, 1995. p.239)
Os itens quantidade, qualidade e prazo de entrega, são geralmente determinados
pelos setores requisitantes, porém, melhor preço, condições e serviços prestados pelos
fornecedores são atribuições específicas do responsável por compras, a quem podemos
chamar de agente comprador.
A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada pelos gestores de todo
o tipo de empresa, juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de
racionalizar o processo produtivo. Comprar bem é uma ferramenta que deve ser usada
pelas empresas, a fim de reduzir custos e ativos imobilizados.
27
3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO
Este estudo tem como principal finalidade analisar a implantação do sistema de
controle de estoque da Automatiza Indústria e Comércio LTDA, desenvolvendo e
identificando meios para aperfeiçoar o controle, minimizando erros a fim de reduzir
custos.
A importância da determinação da metodologia provém da necessidade de um
ponto norteador para a pesquisa ou projeto a ser realizado.
De acordo com Vergara (1998), pesquisa aplicada é fundamentalmente
motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, mais imediatos, ou não.
Tem, portanto, finalidade prática, ao contrário da pesquisa pura, motivada basicamente
pela curiosidade intelectual do pesquisador e situada, sobretudo no nível da
especulação.
A pesquisa bibliográfica tem fundamental importância para este trabalho, tendo
em vista que, tratando-se de um estudo para aplicação prática, a busca de informações
para se chegar ao objetivo final engloba publicações de autores e especialistas,
referentes ao assunto em questão.
Gil (1999) afirma que a pesquisa bibliográfica é desenvolvida a partir de
material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos e a sua
principal vantagem consiste no fato de permitir ao investigador a cobertura de uma
gama de fenômenos muito mais ampla do que aquela que poderia pesquisar diretamente.
Também será realizada, durante a coleta de dados para a obtenção de resultados
precisos neste trabalho, a pesquisa documental na empresa em questão. Esta pesquisa
será realizada através de consultas em documentos relativos às fichas de estoque dos
produtos armazenados, relatórios gerados pelo próprio software, notas fiscais e outros
documentos da empresa referentes à movimentação dos materiais armazenados, que
possam acrescentar nos resultados da pesquisa.
A coleta de dados no estudo de caso é feita mediante o concurso dos mais
diversos procedimentos, dentre os quais, serão utilizados neste trabalho a observação
direta e a pesquisa documental. Os mais usuais são: a observação, a análise de
28
documentos, a entrevista e a história de vida. Geralmente utiliza-se mais de um
procedimento. (GIL, 1996. p.122)
Para Godoy (1995), a pesquisa qualitativa não procura enumerar ou medir os
eventos estudados, nem emprega instrumental estatístico na análise dos dados. Parte de
questões ou focos de interesses amplos, que vão se definindo na medida em que o
estudo se desenvolve. Envolve a obtenção de dados descritivos sobre pessoas, lugares e
processos interativos pelo contato direto do pesquisador com a situação estudada,
procurando compreender os fenômenos segundo a perspectiva dos sujeitos, ou seja, dos
participantes da situação em estudo.
Além da pesquisa documental, outra técnica a ser utilizada neste trabalho,
quanto ao método de pesquisa, será a observação direta.
De acordo com Mattar (2001), observação direta compreende observar o
comportamento ou o fato no momento de sua ocorrência. A observação direta só é
possível para comportamentos ou fatos que ocorram em ambiente público, e por isso
sejam transparentes.
A apresentação dos resultados que este estudo pretende conseguir será
demonstrada através de relatórios e tabelas, confeccionados com o auxílio do sistema
utilizado pela empresa e baseados nos dados coletados anteriormente.
29
4
RESULTADOS DA APLICAÇÃO
4.1 Caracterização da Empresa
A Automatiza Indústria e Comércio e Equipamentos Eletroeletrônicos LTDA foi
fundada em 07 de agosto de 1998, por Juliano Cipriano Garcia, Técnico em Eletrônica e
Eletrotécnica, Eduardo Guse, também técnico nas duas áreas e Cristiano Studzinski de
Souza, Técnico em Eletrônica. Atualmente a empresa é composta por mais um sócio
que ocupa o cargo de Diretor Comercial, Carlos Eduardo Furtuoso.
Na época da fundação empresa atuava no setor de serviços, com instalação de
sistemas de alarme, circuito fechado de TV e sistemas de controle de acesso.
No final de 1998, a empresa começava uma pequena produção industrial, com a
montagem de elevadores de monta carga, sistemas micro-processados e medidores
universais. Em 1999, a empresa passa a dedicar-se ao setor de segurança patrimonial,
tendo como objetivo atender residências e bancos.
Atualmente a empresa já tem seus produtos instalados em 17 estados e já tua,
também, no mercado internacional.
4.1.2 Especialidades da empresa
A Automatiza produz e comercializa sistemas de segurança eletroeletrônicos.
Fabrica fechaduras eletromagnéticas de vários tamanhos e forças, controles de acesso
por senha, cartão de proximidade, button e código de barras. Também fabrica catracas,
placas de intertravamento de portas, fechaduras para cofres e presídios, sensores e
softwares para controle de acesso.
4.1.3 Principais clientes da empresa
Atualmente a empresa trabalha com revendedores e distribuidores espalhados
pelo país e fora dele, através destes tem forte atuação no mercado de segurança
residencial e empresarial.
30
O setor bancário tem grande percentual das vendas da empresa e aumenta sua
participação a cada ano, bem como o grupo de empresas de transporte de valores que
procura cada vez mais os equipamentos fabricados pela Automatiza.
4.2 Descrição do Software Callisto
Após avaliações e pesquisas, a Automatiza optou por adquirir um software de
gerenciamento chamado Callisto, um sistema integrado de gestão empresarial que
utiliza a tecnologia disponível atualmente para interligar os setores da empresa, agilizar
processos, dar maior credibilidade às informações que se fazem necessárias no dia-a-dia
da organização e auxiliam no processo decisório.
No software os setores da organização estão divididos em Módulos, todos
interligados:
Financeiro
contas a pagar, receber, tesouraria, fluxo de
caixa, cnab, conciliação bancária, adiantamentos
Comercial
propostas/orçamentos,
pedidos,
faturamento,
metas, expedição, rastreabilidade
Suprimentos
compras,
estoque,
cotações,
recebimento,
rastreabilidade, importação
Produção
programação,
ordens
de
produção,
apontamentos, ficha técnica
Contabilidade
rateios, consolidação, diário, razão, balanço, dre,
centros de custos
Assitência Técnica
orçamentos, ordens de serviço, atendimentos,
help desk, agenda, contratos e planos de manutenção
Força de Vendas
pedidos via internet, telemarketing, registro de
atendimento, agenda, follow up, ações, ocorrências
Fonte: www.callisto.com.br
31
O programa oferece ferramentas desenvolvidas para otimizar os processos já
existentes na empresa e também força a criação de novos processos, visando melhorias
no controle da organização como um todo.
Voltado para a gestão de estoque, o software conta com o Módulo Suprimentos,
onde são feitas ordens de compra, consultas ao estoque, acesso a ficha de estoque de
cada produto. E com o Módulo PCP, onde é controlada a produção de produtos finais,
processo pelo qual os equipamentos finalizados entram no estoque virtual.
32
Tela Módulo Suprimentos.
FONTE: Própria
33
Tela Módulo PCP.
FONTE: Própria
34
Para um controle efetivo das operações realizadas no dia-a-dia, estão disponíveis
no sistema gráficos, relatórios e fichas de estoque de cada produto movimentado no
decorrer dos processos.
4.3 O Estoque da Automatiza
O estoque da empresa é composto por mais de 2.000 (dois mil) itens.
Armazenados em um mesmo galpão, com locais estabelecidos para cada tipo,
encontram-se produtos de venda, revenda, matéria-prima, materiais com defeito, bens
de consumo e produtos intermediários.
Entre os produtos de venda estão fechaduras eletromagnéticas, controles de
acesso, placas de comando, painéis de sinalização, fontes de alimentação, entre outros.
Nos produtos de revenda encontramos todos os suportes utilizados para a fixação
das fechaduras e controles de acesso, baterias, pilhas.
As matérias-primas ocupam mais da metade do espaço destinado ao estoque e é
composta por componentes eletrônicos como placas de circuito interno, resistores,
diodo, fio de cobre, capacitores, LEDs, PCIs. E por componentes mecânicos que
incluem gabinetes metálicos, gabinetes plásticos, caixas metálicas para fontes, gabinetes
para as fechaduras, molduras para controles de acesso, entre muitos outros itens.
Nos bens de consumo estão as ferramentas para o trabalho diário, como
lixadeiras, pasta para polimento, lixas, discos. E em produtos intermediários estão
materiais como núcleos das fechaduras e bobinas para as mesmas.
4.4 Descrição do Processo de Gestão de Estoque
Os materiais estão estocados em um galpão coberto de 480m², onde também se
encontram os setores administrativos, comercial, de desenvolvimento e as linhas de
produção eletrônica e mecânica. Armazenados em algumas prateleiras de estrutura
metálica e outras em madeira, distribuídas pelo local estabelecido para o setor, os
materiais tentam obedecer a uma separação por tipo de produto ou aplicação, mas é
muito comum produtos semelhantes, ou até mesmo iguais, encontrarem-se armazenados
em locais distintos, devido a pressa dos colaboradores do setor ou à falta de espaço
adequado para armazenagem no local pré-estabelecido.
35
Todos os materiais possuem uma descrição, classificação e também uma
codificação padronizadas. São classificados quanto ao tipo de produto (venda, revenda,
matéria-prima, patrimônio), grupo (fechaduras, controles de acesso, componentes
mecânicos, componentes elétricos) e sub-grupos (fechaduras eletromagnéticas, leitores,
gabinetes metálicos, zenner, diodo) e, a partir daí recebem uma codificação onde podese identificar a que grupo tal material pertence, sua especificação e aplicação.
Somente uma pessoa é responsável por este setor, porém, não existe nenhum
tipo de requisição de materiais, seja ela manual ou eletrônica. Não existe também um
controle efetivo das pessoas que entram e saem da área, transportando ou não qualquer
produto do setor ou trazendo algo para ser armazenado.
Não estando o responsável pelo setor presente, ou estando ele ocupado com
outras tarefas, os colaboradores de diferentes áreas retiram os materiais necessários para
dar continuidade ao processo produtivo sem um controle documental do que foi levado.
Desta forma, este procedimento ocasiona furos e imprecisão no controle dos materiais,
estando sempre o estoque físico diferente do estoque virtual.
No software de gerenciamento Callisto, os módulos Suprimentos e PCP são
utilizados para fazer o controle de entrada e saídas de mercadorias.
4.4.1
Entrada de Matéria-Prima e Produtos de Revenda
A entrada de matéria-prima no sistema é feito no módulo suprimentos, a partir
da função compras.
O processo inicia nos colaboradores responsáveis pela produção que, na grande
maioria das vezes, solicitam ao responsável pelas compras todos os materiais faltantes
ou os que estão prestes a terminar. Esta solicitação é feita verbalmente ou por e-mail,
não sendo utilizado pela organização qualquer documento ou controle para este fim.
As solicitações são feitas sempre pelos colaboradores, pois o responsável não
utiliza o software como ferramenta para acompanhar a movimentação e os níveis de
estoque. Isto ocorre devido à baixa confiabilidade das informações geradas, mas
também por falta de hábito e por ainda não ter aderido totalmente ao sistema para
trabalhar os processos do dia-a-dia no setor.
36
Uma ordem de compra é gerada no Callisto e enviada via fax ou e-mail os
fornecedores. Um funcionário é responsável pelo recebimento das mercadorias e esta
mesma pessoa controla os prazos de entrega de tudo o que foi solicitado, através do
sistema. No ato do recebimento a mercadoria deve ser conferida: especificação,
quantidades, cores, acabamento. Estando tudo de acordo a ordem de compra é efetivada.
Neste momento o material recebido entra no estoque virtual da empresa e, em seguida, a
mercadoria é levada para um local pré-estabelecido no setor de estoque e armazenada.
Ocorre com freqüência a entrada de mercadorias sem que antes seja feita a
devida conferência e efetivação da ordem de compra, o que também pode causar
transtornos e erros na apuração do estoque.
No caso de produtos de revenda, nos deparamos com outro problema no
controle. A falta de integração dos setores comercial e de suprimentos colaborou para
que os produtos destinados à revenda fossem cadastrados duplamente. Primeiramente
foram cadastrados como produtos de venda, com uma descrição simplificada, com
especificações básicas, para que o departamento comercial pudesse efetuar pedidos no
sistema. Na segunda etapa de cadastramento estes itens foram cadastrados novamente,
devido a falta de comunicação, como produtos de revenda, apresentando uma descrição
bem detalhada e clara destinada apenas para a compra. Devido à duplicidade de
cadastros o produto não entra corretamente em estoque e, com freqüência, causa
transtornos e bloqueios na hora do faturamento e envio da mercadoria.
4.4.2
Entrada de Produto Final
A entrada de produtos finais se dá por meio de produção de equipamentos ou
por devolução de mercadoria pelos clientes.
Os equipamentos podem ser produzidos de acordo com pedidos já efetivados,
estes saem da produção e são levados diretamente para o setor de embalagem, onde são
enviados aos clientes, passando apenas pelo estoque virtual. Podem também ocorrer
produções destinada à estocagem. Em ambos os casos são feitas análises e programadas
as ordem de produção.
O colaborador retira no estoque, com o responsável, as matérias-primas
necessárias para a produção programada, é feita uma transferência para produção no
sistema. A partir do início do processo o colaborador sinaliza no sistema as etapas pelo
37
qual o material em produção está passando, podendo ser consultado, para fins de
acompanhamento, por toda a empresa e a qualquer momento.
Finalizando a produção, o colaborador entrega no setor de produtos finais o
material, onde é feita a conferência e finalizada a produção no software. No momento
em que a produção é finalizada, os produtos entram no estoque virtual e físico da
empresa, e são armazenados em local pré-estabelecido.
Produtos finais também podem retornar ao estoque no caso de devoluções de
mercadorias por parte de clientes. Neste caso, quando o material devolvido chega à
empresa, o responsável pelo recebimento de mercadorias efetua a entrada no sistema
através da nota fiscal de devolução que deve acompanhar o produto. Assim que esta
nota é efetivada no software, o material retorna ao estoque virtual e é encaminhado para
testes e inspeção. Estando o produto em perfeitas condições de uso e comprovado que o
cliente não utilizou o equipamento em questão, o material retorna ao seu local no
armazenamento.
4.4.3
Saída de Produtos
A saída de produtos do estoque da Automatiza pode ocorrer de diversas formas.
A mais comum é a saída de produto acabado e produtos de revenda por
faturamento: o departamento comercial confecciona os pedidos no software,
preenchendo todos os campos e estabelecendo uma data de saída, que depende da
disponibilidade dos itens solicitados. Na data pré-estabelecida ou assim que os itens
estiverem disponíveis os pedidos são embalados e liberados para faturamento total ou
parcial. Nesse instante é contabilizada a saída dos itens no estoque virtual. Com a nota
em mãos, o pedido é embarcado na transportadora escolhida pelo cliente.
O software disponibiliza uma ferramenta de reserva de produtos por pedido, mas
a empresa ainda não utiliza.
A outra forma de saída é por transferência manual. Os técnicos em eletrônica e
os colaboradores do setor de desenvolvimento retiram produtos acabados ou matériasprimas para inspeção e testes. O setor de desenvolvimento tem um horário bem
diferenciado dos demais setores, quando precisam de um produto estocado para testes
eles apenas retiram o equipamento do estoque, não sendo registrada a retirada do
material, que muitas vezes não se sabe para onde foi.
38
Também por transferência manual, os produtos acabados podem ser enviados,
para fins comerciais ou apenas para demonstração, ao o estoque do escritório comercial
que empresa mantém em São Paulo.
Para viagens técnicas ou visitar com objetivo de efetivar vendas também são
retirados equipamentos pelo mesmo processo manual. Nesta situação também ocorre,
com freqüência, a retirada de produtos sem registro e sem o devido controle.
As matérias-primas saem do estoque quase sempre sem qualquer tipo de
controle. Mesmo que o item a ser produzido tenha uma composição cadastrada no
sistema, obrigando que seja feita uma transferência virtual, muitas vezes, por falta de
treinamento adequado ou falta de atenção dos colaboradores, isto é ignorado.
4.4.4
Conferência: Estoque Físico X Estoque Virtual
A conferência do estoque físico e das informações referentes a quantidades
geradas pelo sistema é feita através de contagem manual dos materiais e comparada
com os valores mostrados pelo software através de relatórios de estoque ou consultas
individuais de itens nas telas do sistema.
Produtos de venda e de revenda são conferidos diariamente, para que os
vendedores possam passar informações precisas aos clientes e estabelecer datas de saída
para cada pedido.
Além dos relatórios, ferramentas como a ficha de estoque, onde pode-se
acompanhar a movimentação de cada produto, e a consulta às ordens de produção
finalizadas, ajudam a descobrir possíveis erros e diferenças nos valores analisados.
No caso de divergência de quantidades o estoque virtual é corrigido
manualmente de acordo com o que consta no estoque físico. Sendo descoberto o erro, os
colaboradores são advertidos e é cobrada uma maior atenção durante a execução do
processo referente, demonstrando a todos a importância da participação correta de cada
um no processo completo.
39
4.5 Métodos de Avaliação
As avaliações de todo o processo de gestão de estoque foram feitas através de
análises de documentos gerados pelo sistema, sendo seus dados confrontados com os
valores obtidos através da conferência manual do estoque físico.
A observação “in loco” e a participação ativa nos processos referentes ao
estoque foram fundamentais para a coleta de dados e para a conclusão do trabalho.
4.6 Avaliação do Software
O software oferece ferramentas adequadas para que todo o processo funcione
com perfeição.
Os relatórios gerados através do sistema mostram dados precisos e estão de
acordo com as movimentações efetuadas no programa.
Documentos como um modelo para requisição de matéria-prima ou outras
requisições referentes ao estoque podem ser emitidas através do software, sendo apenas
efetivadas quando confirmada a transferência física do material, evitando os erros a que
as movimentações manuais estão sujeitas.
As fichas de estoque mostram, com riqueza de detalhes, todo o histórico do
item, unindo informações de todos os módulos do sistema, comprovando a
funcionalidade da integração dos setores da empresa, aqui representados por módulos.
40
Tela Suprimentos: Ficha de Estoque.
FONTE: Própria
41
4.7 Avaliação dos Processos
4.7.1
Processo de Entrada de Matéria-Prima e Produtos de Revenda
A falta de um controle efetivo dos materiais estocados e a conferência feita, na
maioria das vezes, apenas visualmente, faz com que a função compras não cumpra seu
papel de maneira eficaz.
Da forma como as compras são feitas hoje na Automatiza, no curto período de
uma semana pode ser necessário efetuar mais de um pedido, com itens diferentes,
porém de um mesmo fornecedor. Sendo assim a empresa perde o poder de barganhar
preços melhores, descontos, prazos de pagamento e transporte, junto ao fornecedor.
O fato de não ter uma pessoa que controle os níveis de estoque aumenta os
custos da empresa referentes a este processo, causa paradas na produção e atraso na
entrega dos pedidos, afetando a qualidade do serviço oferecido e podendo até mesmo
causar a perda de clientes.
Os produtos de revenda passam pelos mesmos problemas que as matériasprimas, a falta de um controle eficaz voltado para compra.
4.7.2
Processo de Entrada de Produto Acabado
O processo de produtos acabados segue um padrão e é parte da rotina o registro
das etapas do processo de produção, o que permite ser acompanhado passo a passo no
sistema, facilitando a busca e correção de eventuais falhas.
Como a conferência virtual e física do que está deixando se ser material em
processo para entrar no estoque de produto acabado é feita pelo colaborador que encerra
a produção, juntamente com o responsável pelo setor de estoque, os erros de entrada
deste produto são mínimos. Não estando o responsável presente, outra pessoa faz a
conferência do que está chegando para armazenagem.
A devolução de mercadorias também tem seu processo inteiro no software w, até
o momento, não foi registrado qualquer erro na entrada ou falha no processo.
4.7.3
Processo de Saída de Produtos do Estoque
42
No processo de saída de produtos existem alguma regras estabelecidas e ótimas
ferramentas de apoio fornecidas pelo software, porém tais regras são ignoradas pelos
funcionários que retiram todos os tipos de material do estoque, visando dar continuidade
ao seu trabalho.
Em se tratando de produtos acabados as regras estão bem estabelecidas e são
claras. Neste caso o controle é mais rigoroso, no entanto ainda ocorrem,
frequentemente, divergências entre estoque físico e virtual devido a desobediência das
regras.
O espaço destinado ao estoque não é isolado, tornando-se muito fácil o acesso
de qualquer pessoa a esta área que deveria ser restrita.
No caso das matérias-primas ainda não existem regras claras e os produtos são
retirados conforme a necessidade e sem qualquer controle, mesmo estando o
responsável pelo setor presente.
A entrada destes produtos é rigorosamente controlada, porém, não tendo o
controle efetivo sobre a saída, as informação ficam defasadas e não atendem as
necessidades.
4.7.4
Processo de Conferência Física e Virtual
O confronto de informações é feito de forma eficaz. As ferramentas fornecidas
pelo sistema para o controle e correção de possíveis erros facilitam o trabalho.
No grupo de produtos acabados e em uma pequena parte de produtos de revenda
foi estabelecido um curtíssimo espaço de tempo entre as contagens, visando
corretamente, fornecer informações precisas aos vendedores. O grupo de produtos que
engloba matérias-primas, produtos intermediários e a outra parte dos produtos de
revenda, erroneamente não conta com este controle em intervalos pré-estabelecidos, o
que leva aos erros citados anteriormente, porém conta com as mesmas ferramentas de
apoio, podendo melhorar o controle.
43
4.8 Sugestões
O software adquirido pela empresa mostrou-se eficiente e capaz de participar
ativamente do controle de estoques da Automatiza. Cabe a empresa tornar mais
rigorosos os processos referentes a este controle e organizar-se melhor.
Algumas melhorias são sugeridas:
•
Adquirir prateleiras adequadas para a armazenagem dos materiais e em
quantidade suficiente para armazená-los;
•
Isolar a área destinada ao estoque, evitando o trânsito de pessoas dos demais
setores, principalmente da área de produção.
•
Junto a diretoria, estabelecer um sistema de controle de estoques que permita
controlar cada produto de acordo com sua necessidade, valor, consumo, tempo
de entrega, estoque mínimo. Utilizar este sistema em conjunto com o software;
•
Designar dois funcionário para o setor estoque, sendo estes responsáveis pela
organização e armazenagem dos produtos e por controlar as requisições,
separando e entregando os materiais ao setor requisitante;
•
Estudar e utilizar as demais ferramentas disponíveis no software adquirido;
•
Dar treinamento a todos os colaboradores selecionados para o setor estoque;
•
Confeccionar uma Curva ABC de produtos, dando maior atenção aos
fornecedores que demoram muito para entregar as solicitações;
• Contratar um colaborador para auxiliar o diretor responsável por compras, pois o
setor precisa de melhorias.
•
Aquisição de prateleiras e caixas adequadas à armazenagem: as bases das
prateleiras atuais feitas em madeira estão empenadas por não suportarem o peso que
armazenam. As caixas de papelão, onde atualmente são alocados os produtos juntam
muita poeira e não oferecem proteção adequada aos produtos mais frágeis;
•
Delimitação de um espaço ou utilização para produtos obsoletos ou em desuso:
Muitos equipamentos saem de linha e continuam armazenados no mesmo local dos
produtos que ainda giram, isso ocupa um espaço importante das prateleiras que pode
44
ser utilizado para aperfeiçoar a armazenagem do restante dos bens. Muitas vezes os
produtos em desuso podem ser reutilizados, mas isto não é feito.
As melhorias foram estabelecidas com base em fundamentação teórica e
confrontadas com as informações colhidas na empresa através da observação direta feita
durante o período de estágio.
45
5 Conclusões e Considerações Finais
Os objetivos do trabalho foram alcançados. Primeiramente foi feita uma
descrição detalhada do software de gestão adquirido pela automatiza, onde ficaram
evidentes as ferramentas de auxílio ao controle que o mesmo disponibiliza. No capítulo
seguinte foram descritos todos os processos de controle de estoque, para cada tipo de
produto, e as funções dos colaboradores, concluindo o segundo objetivo préestabelecido.
Os passos seguintes foram avaliar o desempenho do software, que mostrou-se
uma ferramenta eficaz e em plenas condições de uso e confiabilidade e, avaliar os
processos de controle de estoque, onde encontrou-se espaço para sugestões, baseadas
em fundamentação teórica e no conhecimento e observação de todos os processos que
tenham alguma ligação com os estoques, concluindo os objetivos específicos préestabelecidos.
Com este trabalho pode-se perceber com maior clareza a importância e os
benefícios que um controle de estoque efetivo, adequado e rigoroso pode trazer para a
organização. Também se destacou a eficiência de um software no auxílio do controle e
mais ainda a necessidade de se trabalhar com colaboradores treinados e cientes da
importância de seu trabalho neste enorme processo.
Trabalhando em conjunto e fazendo diariamente analises e planejamentos de
seus processos a Automatiza poderá alcançar melhorias significativas no seu dia-a-dia e,
conseqüentemente, nos resultados finais.
Esta pesquisa abre espaço para que outras pesquisas sejam feitas e aplicadas na
empresa dentro do setor de estoque, propondo outras sugestões para que a organização
possa melhorar seus resultados, além dos já expostos por neste documento.
46
6 Anexos
Fechaduras Eletromagnéticas. FONTE: Própria
Suportes e Acessórios para Fixação da Fechadura. FONTE: Própria
47
Controle de Acesso Digicode. FONTE: Própria
Painel de Intertravamento de Portas. FONTE: Própria
48
Leitores e Acessórios. FONTE: Arquivo de Imagens Automatiza
49
Relatório utilizado para a conferência dos estoques
FONTE: Própria
50
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