Ampliando Funcionalidades
com Microsoft Exchange 2003
Ricardo Matos, IT Consultant
[email protected]
Novabase
Agenda
Desafio e Visão – Messaging
Análise de Benefícios – Microsoft
Exchange 2003
Migração para Exchange 2003
Próximos passos
Desafio e Visão – Messaging
Custo e Complexidade de IT
Budgets de IT
Source: Forrester
Os clientes exigem cada vez mais…
Utilizadores Finais querem…
Tecnologia para se ligarem, comunicarem e
colaborarem – onde e quando quiserem
Maior facilidade e disponibilidade: basta ligar e funciona
Acesso às últimas tecnologias e ferramentas
O Management exige…
Maior retorno nos investimentos de IT
Uma previsibilidade financeira e uma estratégia de
evolução
Capacidade rápida de adaptação às necessidades do
negócio
O desafio dos IT Managers
Aumento da diversidade da tecnologia e complexidade
Custos mais elevados gerados por soluções ad-hoc
Ir de encontro aos SLA’s com recursos limitados
Paradigma da Mobilidade
Surgem novas formas de acesso:
Terminais Convergentes
Capacidade de acesso a informação
e ferramentas de suporte ao negócio
com informação em tempo real em
“qualquer lugar”.
Reforço da produtividade: Aproximar
as ferramentas de backlog e
informação junto do colaborador,
levando-as até aos terminais móveis.
Messaging é apenas a ponta do Iceberg
Messaging Básico
Calendário
Partilha via Public Folders
Unified messaging
Intranet
Instant Messaging
Project Collaboration
Acesso Wireless
Conferência
Unified Messaging
Infra-estrutura de Comunicação
E-mail
Calendário e reuniões
Instant Messaging
Voicemail/Unified Messaging
Fax
SMS
Gestão de tarefas
Gestão de contactos
Mobilidade
Comunicações
Integradas
Acesso wireless seguro aos dados a partir de qualquer dispositivo
Procura/Sincronização
Notificações
Unified Messaging
I
N
T
E
R
N
E
T
PBX /
VoIP
Applicações:
Unified
Messaging
OWA, OMA
Protocolos:
ActiveSync, POP, IMAP,
RPC / HTTP, MAPI, …
Programmability:
Voice Mail
Mailbox
Web services, Web parts
Client Access
Fax
Mailbox
IM
Public
Folders
Rede Interna
Em suma…
Soluções de IT que permitam:
Aumentar os níveis de colaboração
Incremento da produtividade individual dos
colaboradores
Efectiva redução de custos / Retorno de
Investimento
Alinhamento com o negócio
Análise de Benefícios
Microsoft Exchange 2003
Resumo de Benefícios
Uma solução de Messaging tem de oferecer:
Aumento da produtividade do IW através de
funcionalidades de colaboração
Acesso à Informação a partir de qualquer local
Níveis de disponibilidade adequados aos
requisitos de Negócio
Redução dos custos operacionais
Segurança da Informação
Estes factores traduzem-se num rápido ROI
Aumento da Produtividade do IW
Características
Mais do que e-mail
Tarefas
Reuniões
Listas de contactos e de distribuição
Calendar
Members
Documents
Funcionalidades do cliente outlook - Reading
panes, fonts, favorites, search, threaded
…
email, follow-up folders, …
Plataforma integrada (Sharepoint, IM, AD,
etc)
Inúmeros add-ons (fax, sms, voice mail, etc) Discussion
s
Team
Tasks
Benefícios
Aumento da produtividade do Information
Worker
Sistematização da forma de colaboração
entre os diversos colaboradores
& Active Directory
Online
Meetings
Contacts
Acesso à Informação de qualquer local
Utilizar Outlook
Web Access
remotamente
HTML
Manter-se em
contacto com um
dispositivo
Windows Mobile
via ActiveSync
Utilizar o
Outlook 2003
remotamente de
forma segura
sem VPN
RPC/HTTPS
Direct Push
Technology
HTTPS
Exchange 2003 Enterprise
Percorrer a sua
mailbox com o
Outlook Mobile
Access
WAP
Acesso à Informação de qualquer local
Desafio
Acesso ao Mail:
de um kioske
do seu pc de casa
com o seu portátil, fora
da empresa
através de dispositivos
móveis e convergentes
clientes hetrerogéneos
Instantaniedade na
recepção de e-mails
Disponibilização destes
serviços a baixo custo
Reduzido esforço de
operação
Solução
Outlook Web Access
(OWA)
RPC sobre HTTP
ActiveSync over the air
Outlook Mobile Access
Allways up-to-date
Push e-mail
Remote Wipe, Policies
Solução de certificados
Nativos na própria
solução
Resultados
Reforço da produtividade
individual
Solução segura e
alinhada com os
requisitos de negócio
Formação de utilizador
nula - Interface familiar
Esforço reduzido de
implementação e
administração
Instantaniedade no
acesso à informação
Maior Flexibilidade para
a presença nos negócios
Acesso à Informação de qualquer local
ActiveSync e Push e-mail
3. O dispositivo envia
imediatamente um
pedido para receber o email
Servidor a correr
Exchange 2003 SP2
4. O Mail é enviado
pelo servidor de
Exchange para o
dispositivo
Dispositvo
com Windows
Mobile e MSFP
2. O Exchange 2003
notifica o dispositivo que
alterações ocurreram na
mailbox
1. Um mail é enviado
para a mailbox do
utilizador que se
encontra no servidor
Exchange 2003
Disponibilidade do Serviço
O e-mail é mission critical!! O Downtime tem um custo elevado…
Perda de tempo e dinheiro
Quebra de produtividade dos colaboradores
Insatisfação do utilizador final & clientes
Necessidade de garantir a disponibilidade da plataforma:
Através de mecanismos de redundância
2 servidores de entrada para front-end (smtp e acesso web)
Cluster de 2 nós para o back-end
Perimeter Network (DMZ)
Ti Front-End
Servers
Ti Back-End
Servers
ISA
Firewall
Benefícios
Plataforma mais resiliente, aumentando a disponibildiade do serviço de mail
Menor necessidade de intervenções urgentes por parte da equipa de IT
Disponibilidade do Serviços
Necessidade de monitorizar a plataforma 24x7:
Existência de um vasto conjunto de ferramentas e monitorização para
Microsoft Exchange (e.g. MOM, OpenView, etc)
Para monitorizar o Microsoft Exchange:
Inteligência embutida out-of-the-box –
mais de mil regras de monitorização
Capacidade de analisar todos os
componentes do sistema
Monitorização das dependências
Conhecimento de base para reduzir o
tempo de resolução
Reporting
Monitorização da experiência do
utilizador final
Benefícios:
Redução de custos de operação por via da automação da gestão
Aumento da disponibilidade da plataforma
Pró-actividade via análise de desempenho e planeamento de
capacidade – maior previsibilidade de custos
Diminuição de Custos Operacionais
Redução de Custos via Consolidação:
Flexibilidade de arquitectura e suporte até 4.000 mailboxes / server
Funcionalidades de gestão de quotas para optimização do storage
Optimização da Largura de banda:
Cache local da mailbox, calendário, contactos, tarefas, …
Maior compressão na comunicação e sincronismos inteligentes
Integração
Single Sign-on: Integração com a Active Directory
Estratégia integrada com outras plataformas de colaboração
Benefícios
Diminuição dos custos de hardware e software
Maior escalabilidade para acomodar o dinamismo do negócio
Melhor experiência de utilizador final – aumento de produtividade
Funcionamento sobre links mais lentos e com menor custo
Menor complexidade a gerir e redução dos custos de operação
Segurança
A Segurança é uma prioridade!!
Necessidade de encriptação da
informação.
Segurança dos dispositivos móveis
ISA Server
Remote Wipe
Policies
Mecanismos de antivírus e anti-spam
(Antigen)
Recuperação de mailboxes
Benefícios
Garantia da confidencialidade da
informação
Menor número de problemas
Optimização dos recursos
Recuperação simples da Informação
Compliance com normas
internacionais
Antigen
Exchange Site 1
Exchange
Front End
Exchange Site 2
Antigen
Exchange
Public Folder
Server
Antigen
Exchange
Mailbox Server
Migração para Exchange 2003
Migração para Exchange 2003
Consiste na conversão da plataforma existente
numa solução de Microsoft Exchange 2003
Este processo pressupõe:
Análise de mais valias e verificação de ROI e TCO
Definição de um Road Map de evolução
Validação de competências do parceiro e casos reais
de implementação
Garantia de que o processo de migração
tem um impacto residual ou nulo na
produtividade dos colaboradores
Garantia da existência de mecanismos para medir o
sucesso da Implementação
Garantia de formação ao staff nas novas tecnologias
Obtenção do apoio e suporte do Management
Comunicação ao longo da empresa
Processo de Migração
Uma vez tomada a decisão de
migrar, é necessário:
Criar uma base sólida para a migração
Garantir a coexistência com a
plataforma existente
Executar uma migração simples
Em suma, é necessário assentar
numa metodologia simples, concreta
e comprovada
Metodologia
Metodologia de Migração @ Novabase
Levantamento
da Infra-estrutura
e
Definição de
Requisitos
Desenho de
Arquitectura
e
Plano de HW
Recomendado
Protótipo
da Solução
e
Testes
de Validação
Plano
de
Implementação
Análise do as-is
state e definição
do to-be state,
quer em termos
técnicos, quer em
termos
organizacionais
Desenho lógico e
físico da infraestrutura de
sistemas e dos
serviços a
implementar
Execução, após
planeamento, de
testes de
validação da
solução em
ambiente de
qualidade
Definição de
estratégias,
processos e
planeamento da
implementação
da arquitectura
proposta
Instalação,
configuração,
migração e tuning
de sistemas,
serviços e dados.
Documento
“Levantamento
da Infraestrutura e
Requisitos”
Documento
“Arquitectura da
Infra-estrutura”
Documentos
“Plano de
Testes”
e
“Relatório de
Testes”
Documento
“Plano de
Implementação”
Documento
“Relatório de
Implementação”
Implementação
da Solução
e
Acompanhamento
/ Formação on-job
Levantamento
Levantamento de informação sobre a
actual arquitectura e objectivos a
atingir com a migração
Documentação de:
Servidores, Mailboxes, sites, links e
gateways de SMTP
Administração e responsabilidades
Ambiente de cliente
Requisitos e objectivos
Desenho
Desenho da arquitectura da nova plataforma
Documento de Arquitectura
Interligação com a infra-estrutura Windows 2003;
Desenho geral do sistema:
Topologia da rede de correio electrónico;
Atribuição de servidores a “Routing Groups”
Atribuição de utilizadores a servidores;
Localização de servidores;
Dimensionamento de servidores;
Protocolos de acesso interno e externo;
Desenho dos “Routing Groups”:
Características do “Routing Group”;
Configuração;
Salvaguarda e recuperação de informação;
Ligação à Internet do ponto de vista do correio electrónico;
Definição de funcionalidade do E-Mail, Calendar e Meeting
Scheduling;
Requisitos de hardware e software.
Piloto de Testes
Juntamente com a fase anterior, tem uma
importância fulcral no sucesso do projecto
Envolve a realização de um protótipo em
ambiente de laboratório, com o objectivo de:
Assegurar a correcta adequação da arquitectura
proposta a todas as condicionantes do projecto
Simulação do ambiente real para validação do
processo de migração
Validar cenários de coexistência
Testar processo de roll-back
Documentação:
Plano de Testes
Relatório de Testes
Plano de Implementação
Definição do plano de migração
Pré-requisitos;
Faseamento e cronograma geral da
instalação;
Identificação de riscos e plano de contingência
Lista de pontos a verificar para implementação
completa do sistema
Identificação clara de paragens e
envolvimento de staff do cliente
Plano de formação
Implementação e Acompanhamento
No seguimento das fases anteriores tem-se um
ambiente estável de coexistência (mails, directório,
calendário, contactos)
Migração faseada de acordo com o plano definido
Utilizadores piloto
Departamentos
Localizações
Avaliação e controlo constante da migração
Migração em paralelo de mailboxes e postos de trabalho
Acompanhamento permanente por parte do staff do
cliente
Formação on-job
Testes finais
Elaboração do manual de operação e relatório de
implementação
Acompanhamento ao início de produção
Casos Típicos
Migração de Lotus Notes para Microsoft Exchange
Cenário
Infra-estrutura de Lotus
Notes
Problemas:
Utilizadores acham a
interface pouco amigável
Investimento em
formação
Necessidade de manter
dois directórios
Estratégia da IBM
(Websphere vs Wokplace
family)
Suporte para utilizadores
móveis
“Corte” com a casa-mãe
Solução
Migração para Active
Directory e Exchange
2003
Serviços de Desenho,
Teste e Implementação
Cenários puros de
coexistência com as
duas plataformas a
funcionar em simultâneo
Sincronização com o rollout de Outlook 2003
Resultados
Satisfação dos
utilizadores (outlook)
Sem necessidade de
formação aos novos
colaboradores
Manutenção mais
simples - IT
Acesso de utilizadores
externamente
Passagem de know-how
para o cliente
Casos Típicos
Migração de SendMail para Microsoft Exchange
Cenário
Infra-estrutura de Linux
SendMail
Pretendem um sistema
de comunicação mais
sofisticado:
Acesso externo
Mobilidade
Colaboração (contactos,
agendas, etc)
Pretendem ainda:
Maior segurança (AV e
anti-spam)
Melhor suporte
Operação mais standard
Solução
Migração para Active
Directory e Exchange
2003
Serviços de Desenho e
Implementação
Efectivação da Migração
realizada ao fim de
semana
Scripts para a
configuração dos clientes
Resultados
Redução dos custos de
operação da plataforma
Aumento da colaboração
Aumento da
produtividade através do
acesso externo
Melhorias de segurança
e backup
Suporte à plataforma
Base para futuros
projectos (portal, fax)
Passagem de know-how
para o cliente
Próximos passos
Próximos passos
Demonstração do processo de Migração
no Demo Room da Novabase IIS
POC – Proof of Concept
Dimensionamento de um projecto
Realização de Case Study / Análise de
ROI para viabilização do projecto
Resumindo
A adopção de uma plataforma Exchange Server 2003
oferece:
Aumento de produtividade através de funcionalidades
avançadas de colaboração
Uma redução efectiva de custos de operação
Previsibilidade / RoadMap de evolução
A sua avaliação deve sempre passar por uma análise
de ROI
Migração: Planear correctamente e testar e a migração
será fácil e eficiente
A selecção criteriosa do parceiro permite auxiliar na
demonstração do valor da plataforma mitigar o risco do
processo
Perguntas e Respostas?
Recursos Úteis
Casos Práticos
http://www.microsoft.com/portugal/grandesempresas/referencias/
Cenários de Migração
http://www.microsoft.com/portugal/factos
Cenários de Migração (Inglês)
http://www.microsoft.com/windowsserversystem/migrate
IT’s Showtime Webcasts
http://www.microsoft.com/portugal/technet/itshowtime
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