Secretaria-Geral do Ministério da Justiça
Relatório de Autoavaliação • 2014
Abril de 2015
S E C R E TA R I A - G E R A L D O M I N I S T É R I O D A J U ST I Ç A
Relatório de Autoavaliação • 2014
Abril • 2015
(Corresponde aos Capítulos 3 e 6 do Relatório de Atividades de 2014)
© MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
Praça do Comércio
1149-019 Lisboa
E-mail: [email protected]
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
Índice
1.
Autoavaliação ......................................................................... 3
1.1.
Resultados Alcançados - QUAR 2014 .................................................... 3
1.2.
Objetivos e atividades das unidades orgânicas ........................................ 9
1.3.
Apreciação dos serviços prestados .................................................... 30
1.4.
Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação. 33
1.5.
Avaliação do sistema de controlo interno ............................................ 33
1.6.
Medidas para um reforço positivo do desempenho ................................. 36
1.7.
Comparação com o desempenho de serviços idênticos ............................ 37
2.
Avaliação Final...................................................................... 39
i
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
AUTOAVA LIAÇÃO
D O
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
1. Autoavaliação
1.1. Resultados Alcançados - QUAR 2014
OBJETIVOS OPERACIONAIS
Nos quadros abaixo é apresentado o nível de execução dos objetivos operacionais do QUAR – Quadro
de Avaliação e Responsabilização - da SGMJ para 2014 (no anexo 1 apresenta-se o QUAR no formato
original).
Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos
META
2014
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Tempo médio de resposta a solicitações
(urgentes e não urgentes) dos serviços e
organismos do MJ em matérias relacionadas
com recursos humanos (nº de dias úteis)
12
2
6
6,6
123%
Superado
Taxa de pertinência das orientações técnicas
divulgada aos serviços e organismos (nº de
respostas "pertinente"/nº total de respostas
dos serviços)
90%
5%
100%
100%
125%
Superado
INDICADORES
O objetivo de garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos recursos
humanos foi superado, tendo os resultados de ambos os indicadores sido mais favoráveis que a meta
estabelecida. O tempo médio de resposta da SGMJ às solicitações dos serviços e organismos do MJ
em matérias relacionadas com recursos humanos foi de 6,6 dias úteis e os serviços e organismos do
departamento ministerial consideraram as orientações técnicas divulgada pela SGMJ "pertinentes"
ou “muito pertinentes”.
Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo
INDICADORES
Tempo médio de elaboração das peças
jurídicas nos processos urgentes e não
urgentes (nº de dias)
META
2014
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
12
2
6
8,6
114%
Superado
3
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
O objetivo de garantir a eficácia do apoio juridico prestado aos gabinetes dos membros do governo
foi superado, na medida em que o tempo médio de elaboração das peças juridicas foi de 8,6 dias.
Assegurar o financiamento do MAOC-N (Maritime Analysis and Operations Centre - Narcotics)
INDICADORES
Percentagem de processos de despesa
conferida previamente a cada transferência
de verbas efetuada
META
2014
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
75%
95%
2%
100%
125%
Superado
O objetivo de assegurar o financiamento do MAOC-N foi superado, sendo que todos os processos de
despesa foram verificados antes do processo de transferência das verbas.
Promover a melhoria das condições de segurança, higiene e saúde no trabalho no MJ
INDICADORES
META
2014
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Prazo para conclusão do levantamento de
necessidades de serviços externos de
segurança, higiene e saúde no trabalho (nº de
semanas)
44
0
40
34,0
163%
Superado
Nº de organismos do MJ em que a SGMJ vai
promover ações de formação sobre
segurança, higiene e saúde no trabalho
4
1
7
9,0
142%
Superado
O objetivo de promover a melhoria das condições de segurança, higiene e saúde no trabalho foi
superado. De facto, antes do prazo previsto procedeu-se ao levantamento das necessidades de
serviços externos de segurança, higiene e saúde no trabalho, na totalidade dos serviços integrados
na orgânica do Ministério da Justiça, bem como de outros órgãos na área da justiça. Adicionalmente
foram promovidas ações de formação sobre segurança, higiene e saúde no trabalho nos seguintes
serviços e organismos do MJ: SGMJ, IGSJ, DGPJ, DGAJ, DGRSP, PJ, IGFEJ, IRN, CEJ. Foram ainda
promovidas ações de formação na Procuradoria-Geral da República, no Supremo Tribunal de Justiça,
no Supremo Tribunal Administrativo e no Tribunal Central Administrativo do Sul. No total
realizaram-se 40 ações de formação.
4
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
Promover a reorganização dos arquivos dos serviços e organismos do MJ
INDICADORES
META
2014
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Prazo para conclusão do projeto de
elaboração um instrumento de classificação e
avaliação transversal ao MJ, alicerçado na
MEF -Macro Estrutura Funcional
(nº de semanas)
50
1
46
51
100%
Atingido
O objetivo de promover a reorganização dos arquivos dos serviços e organismos do MJ foi atingido
dado que foi elaborado o Plano de Classificação e Avaliação Documental do Ministério da Justiça no
prazo previsto.
De referir que este objetivo foi reformulado, tendo sido cancelado um segundo indicador: “Nº de
órgão/serviços/organismos e outras estruturas que transferem os seus arquivos para o depósito das
Laranjeiras”. Esta alteração deveu-se ao atraso na realização das obras de adaptação daquele
depósito, a cargo do IGFEJ, que inviabilizaram a prossecução deste indicador.
Alargar a área de atuação da UCMJ, de forma a assegurar melhores condições negociais e
racionalizar procedimentos de aquisição
INDICADORES
META
2014
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Prazo para apresentação de uma proposta de
modelo de procedimento centralizado de
aquisições, agregando duas ou mais UMC, em
categoria(s ) de bens e serviços transversais
(nº de semanas)
40
1
36
41
100%
Atingido
Prazo para apresentação de um projeto de
procedimento centralizado de aquisição de
serviços de gestão, conservação e
manutenção de equipamento de transporte
vertical instalado em edifícios do Ministério
da Justiça (nº de semanas)
40
1
36
41
100%
Atingido
O objetivo de alargar a área de atuação da UCMJ, de forma a assegurar melhores condições
negociais e racionalizar procedimentos de aquisição foi atingido, uma vez que os dois documentos proposta de modelo de procedimento centralizado de aquisição que agregasse mais do que uma UMC
e projeto de procedimento centralizado de aquisição de serviços de gestão, conservação e
manutenção de equipamento de transporte vertical – foram apresentados nos prazos previstos.
5
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ
META
2014
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Nível médio de satisfação pelos serviços
prestados aos membros dos gabinetes do
Governo
(escala de 1 a 5)
4,0
0,5
5
4,6
115%
Superado
Nível médio de satisfação pelos serviços
prestados aos outros organismos do MJ
(escala de 1 a 5)
4,0
0,5
5
4,4
100%
Atingido
INDICADORES
O objetivo de garantir a satisfação dos clientes da SGMJ foi superado, tendo o nível médio de
satisfação pelos serviços prestados pela SGMJ sido de 4,6 nos membros dos gabinetes do Governo e
de 4,4 nos organismos do MJ.
De referir que no QUAR inicial da SGMJ constava ainda o objetivo “Desenvolvimento do projeto
Portal do Ministério da Justiça”. No entanto, não foi possível desenvolver esta atividade no decorrer
de 2014, uma vez no concurso público internacional lançado para aquisição de serviços de
desenvolvimento aplicacional todas as empresas foram excluídas por motivos técnicos. Assim, este
objetivo foi substituído pelo objetivo “Promover a melhoria das condições de segurança, higiene e
saúde no trabalho”. A reformulação ao QUAR da SGMJ foi aprovada por Sua Excelência a Ministra da
Justiça a 22 de julho de 2014.
MEIOS DISPONÍVEIS – RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS
Na avaliação do QUAR é também apresentada a comparação entre os meios planeados para a
prossecução dos objetivos propostos e os meios que efetivamente estiveram disponíveis para a
obtenção dos resultados alcançados.
Nos meios humanos o cálculo é feito em pontos. Considerando a pontuação por efectivo (calculada
com base nos vencimentos), calculam-se os pontos planeados a partir do número de efetivos
planeados e o número de dias úteis do ano. O total executado é determinado tendo em conta a
pontuação definida por efetivo, o número de efetivos em funções, de facto, durante o ano e, o
número dias úteis realmente trabalhados, por cada efetivo. O quadro seguinte ilustra a situação da
SGMJ em 2014:
6
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
AUTOAVA LIAÇÃO
D O
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
Meios disponíveis - Recursos Humanos
Recursos Humanos 2014
Pontuação
por efetivo
Planeado
Nº
efetivos
Desvio do executado
face ao planeado
Executado
Pontos
Nº efetivos
31/12/2014
Pontos
Nº
efetivos
Pontos
Dirigentes - Direção Superior
7,7
2
15,4
2
14,7
0
-0,7
Dirigentes - Direção Intermédia
5,8
11
63,8
10
58,0
-1
-5,8
Técnico Superior
4,2
40
168,0
32
129,3
-8
-38,7
Coordenador Técnico
2,8
3
8,4
3
6,6
0
-1,8
Assistente Técnico
2,0
30
62,0
25
51,9
-5
-10,1
Assistente Operacional
1,5
27
40,5
16
24,7
-11
-15,8
113
358,1
88
285,2
-25
-72,9
Total:
A pontuação executada em termos de recursos humanos ficou aquém do planeado em todas as
carreiras profissionais, sendo que nos recursos humanos planeados se considerou os recursos
humanos do mapa de pessoal da SGMJ, que não está todo preenchido. Outra das principais causas
para a pontuação executada ser inferior à planeada foi a saída de alguns efetivos para outros
organismos ou para aposentação.
Recursos humanos - Diferença entre a pontuação planeada e executada
0,0
-20,0
-40,0
Direcção Superior
Direcção Intermédia
Técnico Superior
Coordenador Técnico
Assistente Técnico
Planeado
Assistente Operacional
Executado
Os meios financeiros planeados no QUAR 2014, que correspondem à dotação orçamental inicial da
SGMJ, eram de 4.616.141 euros. Não obstante a aplicação da cativação, a dotação disponível foi
superior à dotação inicial, uma vez que o orçamento da SGMJ teve créditos especiais relativos a
transição de saldos de gerência de 2013 e obtenção de financiamento comunitário no âmbito de
projetos de formação, não previstos inicialmente. Desta forma, a dotação orçamental disponível
inscrita foi 5.099.129 euros, apesar de não ter sido arrecadada a receita de 190.000 euros relativos
a transferência do IGFEJ. Assim, considerando que a despesa totalizou 4.643.070 euros, com
exclusão da receita não arrecadada, verifica-se uma taxa de execução orçamental correspondente a
95%.
7
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
(em euros)
Meios disponíveis - Recursos Financeiros
2014
Dotação Inicial
Dotação
disponível
Despesa
Desvio da despesa face
à dotação disponível
Total
4.616.141
5.099.129
4.643.070
-456.059
Despesas c/Pessoal
2.868.320
2.843.472
2.829.111
-14.361
Aquisições de Bens e Serviços
1.231.015
1.205.130
763.792
-441.338
516.806
1.050.527
1.050.167
-360
Outras despesas
O desvio da despesa face à dotação disponível ocorre exclusivamente por dois motivos: dotação
orçamentada por conta de receita a transferir pelo IGFEJ, afeta exclusivamente ao projeto Portal
da Justiça, que não chegou a ser efetuada, por atraso no procedimento concursal de aquisição de
serviços de desenvolvimento aplicacional e não utilização de toda a receita comunitária inscrita, em
virtude do prolongamento do projeto de formação para 2015. De referir no entanto que os saldos
verificados neste processo têm origem em receitas próprias e comunitárias, podendo eventualmente
ser utilizados em 2015, mediante abertura dos necessários pedidos de crédito especial.
8
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
–
D A
2014
J U S T I Ç A
1.2. Objetivos e atividades das unidades orgânicas
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO
Objetivos
Operacional QUAR /
DSRHPO
Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos
Classificação
Superado
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Tempo médio de
resposta a solicitações
(urgentes e não
urgentes) dos serviços e
organismos do MJ em
matérias relacionadas
com recursos humanos
(nº de dias úteis)
12
A DSRHPO procedeu à elaboração de pareceres e informações relativos às
matérias de gestão e administração de recursos humanos, em reposta às
solicitações dos serviços e organismos do MJ, em 6,6 dias úteis, em média.
6,6
Indicador
Meta
Execução
Resultado
90%
Foi solicitado aos serviços e organismos do MJ avaliação sobre a pertinência
e a oportunidade das orientações divulgadas pela SGMJ. Obteve-se uma taxa
de resposta de 70%.
Todos
os
serviços
e
organismos
que
responderam
ao
questionárioconsideraram as orientações técnicas divulgada pela SGMJ
"pertinente" ou “muito pertinentes” (22% e 78%, respetivamente) e
"oportuna" ou "muito oportuna" (33% e 67%, respetivamente).
100%
Taxa de pertinência das
orientações técnicas
divulgada aos serviços e
organismos (nº de
respostas
"pertinente"/nº total de
respostas dos serviços)
Operacional DSRHPO Rentabilizar a candidatura a fundos comunitários para a formação do MJ
Classificação
Superado
Indicador
Organização da
formação do MJ
financiada pelo POPH
(nº de ações
organizadas/nº ações
financiadas)
Meta
Execução
Resultado
80%
Das 206 ações de formação planeadas para realizar em 2014 no âmbito do
projeto de formação desenvolvida para o MJ, financiado por fundos
comunitários, foram executadas 196, o que corresponde uma taxa de
execução de 95%.
95%
Classificação
Operacional DSRHPO Dinamizar a Responsabilidade Social na SGMJ
Indicador
Meta
Elaborar um Plano de
Responsabilidade Social 31-12-2014
para a SGMJ
Não
cumprido
Execução
Resultado
Objetivo anulado, uma vez que a saída da SGMJ das 2 técnicas superiores da DPO que
tinham como objetivo desenvolver este trabalho não possibilitou a sua execução.
9
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
–
M I N I S T É R I O
2014
D A
J U S T I Ç A
Atividades
Área dos Recursos Humanos
 Foram asseguradas, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública,
as ações necessárias à prossecução dos objetivos definidos em matéria de gestão e
administração de recursos humanos do departamento ministerial, nomeadamente as
decorrentes do novo regime de vínculos, carreiras e remunerações:

Foram divulgadas orientações com origem no interlocutor da DGAEP para o MJ, no
âmbito da gestão de recursos humanos aos serviços e organismos do MJ, nomeadamente:
o Avaliação do desempenho de dirigentes intermédios;
o
o
Contas finais – atualidade da Circular n.º 1/DGO/DGAEP/2004;
Aplicação do SIADAP 2 e 3 em serviços abrangidos por processos de fusão por
extinção;
o
Alteração de posicionamento remuneratório;
o
Acumulação de Férias;
o
Suspensão do contrato de trabalho e direito a férias;
o
Abono de ajudas de custo- subsídio de refeição;
o
Impacto/efeito da substituição das faltas não remuneradas por dias de férias;
o
Retenção na fonte – artigo 99.º a 100.º do CIRS e artigo 1.º a 7.º do Decreto-Lei n.º
42/1991, de 22 de janeiro e,
o

Ajudas de custo ao estrangeiro;
Foram elaborados pareceres relativos às matérias de gestão e administração de recursos
humanos, sendo destinatários os serviços e organismos deste departamento ministerial e
os gabinetes dos membros do Governo, nomeadamente:
o Emissão de cartão de Deficiente das Forças Armadas (DFA) na sequência do
reconhecimento de estatuto equiparado a DFA;
o
Celebração de Acordos Coletivos de Entidade Empregadora Pública;
o
Direito de acesso em carreiras não revistas;
o
Situação jurídico-remuneratória – perceção da remuneração correspondente a cargo
ocupado e proibições de revalorizações remuneratórias;
o
Limites remuneratórios no âmbito da Portaria n.º 10/2014, de 17 de janeiro;
o
Utilização gratuita de transportes públicos;
o
Revogação de despacho da CGA que confere o direito a aposentação antecipada;
o
Rescisão por mútuo acordo – condições e efeitos;
o
Dispensa para participação em processo eleitoral de sindicato;
o
Pensão antecipada;
o
Tribunal Superior – Administrador;
o
Pedido de rescisão por mútuo acordo de trabalhador que se encontra em exercício
transitório noutro serviço, nomeadamente em cargo dirigente;
o
Alteração de mapas de pessoal;
o
Licença especial para assistência a filhos;
o
Faltas por assistência a familiares;
10
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
o
Interrupção de férias por assistência a familiares;
o
Efeitos no direito a férias de trabalhador em situação de faltas por doença com
início no ano anterior;
o
Situação irregular de quota de trabalhador para a ADSE;
o
Fatores de majoração do Programa de Rescisões por Mútuo Acordo (PRMA);
o
Tolerância de ponto e subsídio de refeição;
o
Artigo 39.º da LOE para 2014;
o
Equiparação a bolseiro;
o
Prestação de trabalho extraordinário;
o
Abertura de procedimento concursal – carreira não revista;
o
Domicílio necessário – DL n.º 106/98;
o
Isenção do horário de trabalho e pessoal da carreira de informática.
 Garantiu-se a promoção, coordenação e acompanhamento da aplicação dos instrumentos de
mobilidade no âmbito do MJ e foi assegurada a administração dos efetivos em situação de
mobilidade especial/requalificação, em articulação com a GERAP/INA:

Foram efetuados os processamentos decorrentes de abonos e descontos na plataforma
do SRH (sistema de processamento de vencimentos), aos colaboradores na situação de
mobilidade especial ou de licença extraordinária (requalificação) num total de 243
processamentos (considerando um processamento por pessoa);

Foi garantida a administração e atualização permanente de dados dos trabalhadores em
situação de mobilidade especial/requalificação, através do portal do SIGAme/GERAP;

Foi garantida a articulação com a Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em
Funções Públicas (INA), nomeadamente a preparação do processo de afetação dos
trabalhadores em situação de mobilidade especial ou licença extraordinária
(requalificação) do MJ para aquela Direção-Geral;

Foi assegurado o atendimento presencial e telefónico aos trabalhadores em SME;
 Efetuou-se através do SRH o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afeto
aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ (404 processamentos) e do pessoal
da SGMJ, da Comissão da Liberdade Religiosa, da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes
e da Comissão de Acompanhamento dos Auxiliares da Justiça (1199 processamentos), num
total de 2007 processamentos.
 Foram
executadas todas as penhoras de vencimento e efetuada a articulação com
solicitadores de execução e Autoridade Tributária e Aduaneira.
 Foram elaboradas guias de reposição e das correspondentes notas discriminativas dos valores
a repor, bem como guias de vencimento, em razão da saída de trabalhadores para outros
serviços ou organismos da Administração Pública.
 Garantiu-se a
gestão e a administração dos recursos humanos da SGMJ e dos recursos
humanos afetos aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, da Comissão da
Liberdade Religiosa, da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e da Comissão de
Acompanhamento dos Auxiliares da Justiça, realizando diversos procedimentos,
nomeadamente:
11
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A

Celebração de contratos de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado e
de adendas a contratos de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado, já
celebrados;

Procedimento prévio junto da DGQTFP/INA, para recrutamento de 1 técnico superior
mediante procedimento concursal para a UCMJ;

Procedimentos de recrutamento por mobilidade para as carreiras de Técnico Superior e
Assistente Técnico nas áreas da Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento
e Organização, Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos
e Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações
Públicas, com publicações na BEP, Diário da República e jornais de expansão nacional;

Elaboração dos mapas mensais de:
o
Afetação de pessoal por Unidade Orgânica/carreira;
o
Escolaridade/carreira;
o
Escalão etário/carreira;
o
Concursos e movimentos;
o
Entradas e saídas;
o
Acumulação de funções;
o
Comissão de serviço;
o
Absentismo

Elaboração de 686 boletins de assiduidade;

Conferência de registos e regularizações na plataforma de assiduidade num total de
16960 movimentos, apurando-se numa média simples 1413 registos mensais e 67 diários;

Elaboração de 33 declarações de vínculo laboral e de contagem de tempo de serviço
e/ou registo biográfico;

Elaboração de 11 Registos Biográficos;

Elaboração de 187 registos e correções referentes à Declaração Mensal de Remunerações
por Internet perante a Segurança Social;

Consolidação mensal do ficheiro de quotas e contribuições para a Caixa Geral de
Aposentações (SGMJ, SGMJ-SME, Gabinetes e CPVC);

Carregamento trimestral e semestral no Sistema de Informação e Organização do Estado
(SIOE), respeitante à SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial;

Informação trimestral no âmbito da Resolução do Conselho de Ministros nº 22/2012, de
09 de março, para feitos do plano de redução de efetivos na Administração Pública;

Elaboração do Balanço Social da SGMJ, com observância da matriz divulgada pela
DGAEP;

Emissão de 271 declarações de IRS;

Preparação dos mapas de férias do pessoal da SGMJ, Mobilidade Especial, Gabinetes
Ministeriais e Comissões sem estrutura de apoio técnico-administrativo.
12
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A

Emissão de 87 cartões de identificação e 7 de livre-trânsito;

Organização e submissão através de plataforma eletrónica da ADSE Direta de 114
pedidos de comparticipação em regime livre.
 Elaborou-se o Mapa de Pessoal da SGMJ para 2015, com preenchimento do mapa relativos aos
postos de trabalho necessários à prossecução das atribuições da SGMJ, de acordo com as
disposições do Decreto-Lei nº 162/2012, de 31 de julho.
 Foi efetuada a projeção de encargos com pessoal para as propostas do Orçamento do Estado
para 2015 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais, Mobilidade Especial e CPVC) e elaborados os
respetivos mapas.
 Foram recolhidos os dados para as Contas de Gerência ordinárias relativas a 2014 (SGMJ,
Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial).
 Foi
assegurada a criação mensal dos ficheiros SIGO (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e
Mobilidade Especial) para posterior registo pela DSRFPT na plataforma do MF.
 Foram elaborados os ficheiros associados às Declarações Mensais de Remunerações para a
Autoridade Tributária e Aduaneira e ficheiros associados ao modelo 10 (Declaração de IRS)
para SGMJ, Gabinetes Ministeriais, Comissão de Proteção às Vítimas e Mobilidade Especial.
 Foi
efetuado junto da Inspeção-Geral de Finanças o reporte relativo a remunerações,
suplementos e avaliações das seguintes entidades: Gabinete da Ministra da Justiça, gabinete
do Secretário de Estado da Justiça, Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, Comissão de
Proteção às Vitimas de Crimes e Comissão da Liberdade Religiosa.
 Foi efetuado junto do Gabinete do Secretário de Estado da Justiça o reporte relativo a
suplementos remuneratórios das seguintes entidades: Gabinete da Ministra da Justiça,
gabinete do Secretário de Estado da Justiça, Secretaria-Geral do Ministério da Justiça,
Comissão de Proteção às Vitimas de Crimes e Comissão para o Acompanhamento dos
Auxiliares da Justiça.
 Foi efetuado junto do Gabinete do Secretário de Estado da Justiça o reporte relativo a
trabalho suplementar processado em 2014 a trabalhadores da SGMJ;
 Elaboraram-se Minutas para assinatura dos membros do Governo nomeadamente:

Resolução do Conselho de Ministros para designação do Conselho Diretivo do INMLCF, IP;

Despacho conjunto para renovação de comissão de serviço do Diretor do CEJ;

Despachos de designação e de exoneração em gabinetes ministeriais, ao abrigo do DL
11/2012, de 20 de junho (13 no GMJ e 14 no GSEJ);

Despachos de designação em regime de substituição ou na sequência de procedimento
concursal desenvolvido pela CRESAP de dirigentes de nível superior dos serviços e
organismos do MJ (IRN, IP – 2, DGAJ – 1, DGPJ – 3, IGSJ – 1, SGMJ – 1);
 Elaboraram-se Despachos para assinatura do dirigente máximo, nomeadamente:

Designação de dirigentes de nível intermédio para a SGMJ na sequência de
procedimento concursal;
13
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
–
M I N I S T É R I O
2014
D A
J U S T I Ç A

Autorização para a realização de trabalho extraordinário;

Designação de trabalhadora para a função de secretariado ao dirigente máximo do
serviço;

Consolidação de situações de mobilidade na categoria;

Delegação de competência para condução do processo de negociação de posição
remuneratória na sequência de procedimento concursal;

Nomeação de júris para acompanhamento do período experimental;

Renovação de comissão de serviço a cargos dirigentes de nível intermédio;

Prémios de desempenho.
 Foram elaborados os termos de posse dos dirigentes do MJ de nível superior de 1.º
e
2.º graus.
 Compilaram-se
e prepararam-se os dados para a auditoria interna realizada à unidade
orgânica.
 Efetuou-se a instrução dos procedimentos administrativos associados a todos
os pedidos
formulados por trabalhadores da Justiça no âmbito do Programa de Rescisões por Mútuo
Acordo, no âmbito da Portaria n.º 8-A/2014, de 15 de janeiro, num total de 45 processos que
deram origem a 23 acordos de rescisão.
 Foi elaborado o Manual de Acolhimento e Integração a Trabalhadores da SGMJ.
 Foi efetuado o acompanhamento do período experimental de 2 técnicas superiores, uma na
área da DRH, na sequência de recrutamento via CEAGP e uma na área da DPO, via
procedimento concursal.
Área do Planeamento e Organização
 Foi elaborado o Dossier Justiça relativo a 2015, para apoio à discussão do orçamento da
Justiça na Assembleia da República, em colaboração com os gabinetes dos membros do
Governo na área da Justiça.
 Foi elaborada o QUAR e Plano de Atividades da SGMJ para 2015.
 Foi elaborado o Relatório de Atividades da SGMJ de 2013.
 Realizaram-se apresentações a todas as unidades orgânicas da SGMJ, sobre os seguintes
temas: resultados da SGMJ no ano de 2013 e do Plano de Prevenção da Corrupção.
 Foi efetuada a monitorização quadrimestral do QUAR 2014 da SGMJ, com elaboração de dois
relatórios de ponto de situação do cumprimento dos objetivos, com base na informação
recolhida junto das unidades orgânicas da SGMJ: em maio (avaliação do 1º quadrimestre) e
em setembro (avaliação do 2º quadrimestre).
 Efetuou-se a monitorização da execução do Plano de Prevenção da Corrupção e Atividades
Conexas de 2013.
14
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
 Foi elaborado o relatório de atividades de formação em 2013 da SGMJ (RAF 2013) e enviado
à DGAEP.
 Foi assegurada a execução das ações de formação do projeto de formação do Ministério da
Justiça, financiado por fundos comunitários, num total de 196 ações de formação, o que
correspondeu a 4 119 horas de formação e cerca de 2400 participações, envolvendo as
seguintes atividades:

Preparação de formulário on-line para inscrição dos formandos;

Calendarização das ações de formação;

Seleção dos formadores - as ações de formação foram ministradas por 72 formadores, 22
dos quais formadores internos do MJ e os restantes formadores externos;

Seleção e aluguer de salas de formação – as ações de formação decorreram em 12 locais
distintos na área de Lisboa, tendo-se utilizados 30 salas de formação, cuja distribuição
teve em consideração o número de formandos, as características da formação e a
simultaneidade das ações de formação a decorrer;

Seleção dos formandos inscritos nas ações de formação;

Elaboração dos Dossiers Técnico-Pedagógicos para as ações de formação.
 Foi assegurada a gestão da formação externa do pessoal afeto à SGMJ, tendo-se realizado 33
participações em ações de formação.
 Foi assegurada a disponibilização, manutenção e atualização de conteúdos na Internet e na
Intranet da SGMJ:

Na Internet foram introduzidos 125 novos conteúdos no site da SGMJ referentes a
notícias e outras informações relevantes;

Na Intranet, foram introduzidos 198 conteúdos, referentes a notícias e outras
informações;

Foi feita a monitorização da informação de forma a assegurar que a sua disponibilização
on-line não fosse obsoleta.
 Foi realizada a gestão dos certificados digitais dos colaboradores da SGMJ, tendo efetuado
13 procedimentos para pedidos de emissão certificados digitais e 1 para pedido de
revogação.
 Preparação da informação para responder ao questionário do Ministério da Economia sobre
custos de mão de obra.
15
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS
Objetivos
Operacional QUAR /
DSRFPT
Classificação
Assegurar o financiamento do MAOC-N
Superado
Indicador
Meta
Execução
Resultado
% de processos de
despesa verificados
previamente por cada
transferência de verbas
efetuada
95%
Procedeu-se à verificação fisica de todos os processos de despesa, antes do
processo de transferência das verbas.
100%
Operacional QUAR /
DSRFPT
Indicador
Promover a melhoria das condições de segurança, higiene e saúde no trabalho no MJ
Classificação
Superado
Resultado
Meta
Execução
Prazo para conclusão do
levantamento de
necessidades de serviços
externos de segurança,
higiene e saúde no
trabalho (nº de semanas)
44
Procedeu-se ao levantamento das necessidades de serviços externos de
segurança, higiene e saúde no trabalho, na totalidade dos serviços
integrados na orgânica do Ministério da Justiça, bem como de outros
organismos da área da justiça, nomeadamente o Supremo Tribunal de
Justiça, Supremo Tribunal Administrativo, Procuradoria Geral da República
e alguns Tribunais da Relação. O processo foi entregue na UCMJ para
lançamento do procedimento concursal no dia 22 de agosto de 2014
34
Indicador
Meta
Execução
Resultado
4
Foram promovidas ações de formação sobre segurança, higiene e saúde no
trabalho, distribuidas pelos seguintes serviços e organismos do MJ: SGMJ,
IGSJ, DGPJ, DGAJ, DGRSP, PJ, IGFEJ, IRN, CEJ.
Foram ainda promovidas ações de formação na Procuradoria Geral da
República, no Supremo Tribunal de Justiça, no Supremo Tribunal
Administrativo e no Tribunal Central Administrativo do Sul.
No total realizaram-se 40 ações de formação.
9+4
Nº de organismos do MJ
em que a SGMJ vai
promover ações de
formação sobre
segurança, higiene e
saúde no trabalho
Operacional QUAR /
DSRFPT
Indicador
Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da Justiça
Meta
Execução
Grau de execução do
projeto
Operacional DSRFPT
Classificação
Resultado
Objetivo anulado.
Redução do consumo de energia elétrica no edifício sede da SGMJ
Classificação
Atingido
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Implementação do
plano de eficiência
energética para o
edifício sede do MJ
1
Desenvolvimento e implementação preliminar de plano interno.
Desenvolvimento pleno a implementar futuramente, dependendo de
alteração da rede elétrica, cujo projeto se encontra em curso no IGFEJ.
1
16
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
Operacional DSRFPT Desenvolvimento de plano interno de emergência
Indicador
–
2014
J U S T I Ç A
Classificação
Atingido
Meta
Execução
Resultado
1
Procedeu-se à caraterização das necessidades internas, tendo a
implementação das mesmas sido integradas no concurso público lançado
para aquisição de serviços para a totalidade dos serviços integrados na
orgânica do Ministério da Justiça. Dotou-se a SGMJ das necessárias
condições para desenvolvimento do projeto, nomeadamente a
apetrechamento do necessário gabinete médico.
1
Desenvolvimento do
plano de segurança,
higiene no trabalho e
emergência para o
edifício sede do MJ
Classificação
Operacional DSRFPT Apoio informático aos utilizadores
Superado
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Taxa de resolução das
ocorrências reportadas.
95%
A área de informática procedeu diretamente ou com recurso à intervenção
do IGFEJ à quase totalidade das ocorrências reportadas. Apenas foram
necessárias duas intervenções externas nesta matéria.
98%
Atividades
Gestão Orçamental
 Foram elaboradas as diversas propostas de orçamento para 2015 do Gabinete da Ministra da
Justiça, do Gabinete do Secretário de Estado da Justiça, da Secretaria-Geral do Ministério
da Justiça e da Comissão de Proteção as Vitimas de Crime.
 Foram elaboradas e enviadas ao Tribunal de Contas, dentro dos prazos legais, as contas de
gerência ordinárias, relativas ao ano de 2013.
 Foi garantida a elaboração e envio mensal aos Gabinetes Ministeriais, Secretária-Geral e
Presidente da Comissão de Proteção às Vitimas de Crime, de todos os reportes orçamentais,
com análise da execução orçamental e apresentação das necessárias propostas de correção
da execução orçamental.
 Foi assegurada a gestão orçamental, através da respetiva contabilidade, da verificação,
processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas, bem como através da
proposta e instrução das alterações orçamentais consideradas necessárias.
 Foram efectuadas penhoras e reposições de dinheiros públicos nos orçamentos.
 Foi garantida a constituição, reconstituição, liquidação e pagamento de 3 fundos de maneio.
 Efetuou-se o processamento e pagamento de abono de todas as ajudas de custo solicitadas.
17
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
Gestão Patrimonial
 Foi
efetuada a gestão dos contratos de fornecimento e serviços externos (locação,
assistência técnica e de manutenção de equipamentos, limpeza, segurança, etc).
 Procedeu-se à elaboração dos procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos
pelo sistema de compras centralizadas, de modo a suprir as necessidades verificadas.
 Foi assegurada a gestão dos bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos
serviços.
 Efetuou-se a gestão do parque automóvel afeto, nomeadamente participando no processo
de aquisição de novas viaturas e disponibilização de viaturas a outros serviços.
 Procedeu-se à organização e atualização do cadastro e inventário dos bens móveis e viaturas
afetas.
 Foram
instruídos os processos administrativos resultantes de acidentes de viação com
viaturas afetas.
 Foi assegurada a gestão, manutenção e conservação dos espaços afetos e dos equipamentos.
Recursos Tecnológicos
 Foi prestado apoio aos utilizadores na ferramenta de Gestão Documental Edoclink.
Segurança e saúde no trabalho
 Levantamento e caraterização das necessidades globais do Ministério da Justiça no âmbito
de implementação de serviços de segurança e saúde no trabalho.
 Identificação das necessidades formativas nesta área de atuação.
 Colaboração na preparação do respetivo concurso público internacional, lançado pela UCMJ.
 Preparação de gabinete médico devidamente apetrechado, para desenvolvimento destes
serviços.
Outras atividades
 Continuação das atividades de liquidação do extinto Subsistema de Saúde da Justiça.
 Foi assegurado o apoio ao funcionamento da Comissão da Liberdade Religiosa, da Comissão
de Programas Especiais de Segurança e da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes.
 Colaboração na execução do projeto de formação transversal ao Ministério da Justiça,
financiado por verbas comunitárias, no âmbito de projeto aprovado pelo POPH – Programa
Operacional Potencial Humano, nomeadamente na contratação dos serviços necessários e
pagamento das despesas respetivas.
18
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
 Acompanhamento mensal da atividade do MAOC-N, com verificação física das despesas, e
preparação de proposta de alteração do projeto de financiamento obtido na Comissão
Europeia.
 Preparação do processo de adaptação do espaço das Laranjeiras a arquivo, com lançamento
dos procedimentos de contratação das obras necessárias, e aquisição do equipamento de
arquivo adequado.
 Preparação e lançamento de um novo concurso público internacional, com vista à aquisição
de serviços para a implementação Portal da Justiça no contexto do Plano de Acão para a
Justiça.
 Desenvolvimento
de Contactos com a AMA, com vista a salvaguardar o necessário
financiamento comunitário associado ao projeto Portal da Justiça, face aos
constrangimentos temporais verificados, por atraso nos procedimentos de contratação.
 Representação do Ministério da Justiça na Comissão de Acompanhamento do COMPETE Programa Operacional Fatores de Competitividade, órgão de acompanhamento do
Programa, que assegura a eficácia e a qualidade da respetiva execução.
 Participação em reuniões de preparação do FSI – Fundo de Segurança Interna.
 Representação do Ministério da Justiça Grupo de trabalho SME Test, grupo de trabalho que
definiu os mecanismos de avaliação do impacto das iniciativas legislativas e administrativas
no âmbito das pequenas e médias empresas.
 Representação do Ministério da Justiça na RIMA - Grupo 4: Estratégia digital para os serviços
públicos, grupo de trabalho com a missão de Identificação dos serviços públicos digitais a
implementar pelos diversos serviços e organismos da Administração Pública e respetiva
calendarização.
 Colaboração no desenvolvimento de medidas de apoio ao funcionamento da Comissão para o
Acompanhamento dos Auxiliares de Justiça.
 Acompanhamento da execução e preparação do processo de pagamento decorrente dos
protocolos celebrado com a APAV – Associação de Apoio à Vítima, com o IAC – Instituto de
Apoio à Criança e com FPAS – Federação Portuguesa das Associações de Surdos.
 Apoio na preparação das deslocações do representante português na reunião da Comissão
Europeia para a Democracia pelo Direito - Comissão Veneza.
 Acompanhamento e preparação do processo de pagamento relativo aos compromissos de
Portugal na CIEC - Comissão Internacional do Estado Civil.
 Apoio no funcionamento da Comissão de Revisão do Código do Procedimento Administrativo,
do Estatuto dos Tribunais Administrativos e Fiscais e do Código de Processo nos Tribunais
Administrativos.
19
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO ESPECIALIZADO, RECURSOS DOCUMENTAIS E RELAÇÕES
PÚBLICAS
Objetivos
Classificação
Operacional QUAR/DSAE Promover uma utilização mais eficiente dos espaços de arquivo do MJ
Indicador
Prazo para conclusão do
projeto de elaboração de
um instrumento de
classificação e avaliação
transversal ao MJ,
alicerçado na MEF -Macro
Estrutura Funcional
Meta
Execução
(nº de semanas)
Execução
Indicador
Nº de ações de formação
realizadas
51
Resultado
Indicador anulado
Garantir o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo da
Operacional DSAE área da Justiça segundo padrões de qualidade, considerando, sempre, as diversas
necessidades dos mesmos
Indicador
Meta
Execução
Operacional DSAE
Resultado
Foi elaborado o Plano de Classificação e Avaliação Documental do Ministério da Justiça
50
(versão 1 e 2) composto por 444 processos de negócio distribuidos por 19 classes
(tolerância funcionais. Do total dos processos de negócio identificados, 339 processos
1)
correspondem à versão consolidada da macroestrutra funcional da Administração Pública
e 105 processos de negócio propostos pelo MJ
Nº de organismos que
transferem os seus arquivos
para o depósito das
Laranjeiras
Nível médio de
satisfação pelos
serviços prestados
(escala de 1 a 5)
Atingido
4
O nível médio de satisfação atingido foi de 4,7.
Partilhar o conhecimento adquirido e testado como positivo e difundi-lo por todos os serviços do MJ
Meta
6
Execução
Foram realizadas as seguintes ações de formação:
- Relações Públicas, gestão de reclamações e protocolo do MJ (21 a 22 maio)
- Noções básicas de arquivo em suporte papel (26 a 28 maio);
- Noções básicas de arquivo em suporte digital (18 junho)
- Noções básicas de documentação em suporte papel e digital (23 a 25 setembro);
- Técnicas avanças de arquivo (13 a 16 outubro);
- Técnicas avançadas de documentação (04 a 06 novembro);
- Relações Públicas, gestão de reclamações e protocolo do MJ (06 a 07 novembro)
20
Classificação
Superado
Resultado
4,7
Classificação
Superado
Resultado
7
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
Atividades
 Foi garantido o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo da
área da Justiça:
 Efetuado o tratamento de 6 766 processos, distribuídos pelas seguintes tipologias:
1 519 exposições, 166 pedidos de nacionalidade, 1 274 pedidos de indulto, 121
pedidos de indeminização a vítimas de crimes e 3 686 reclamações.

Efetuada à tradução de 27 documentos;

Realizadas 363 094 reproduções de documentos e 4 050 encadernações.
 Garantiu-se a gestão de correspondência da SGMJ e dos gabinetes dos membros do governo
da área da Justiça:

Efetuado o registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência
rececionada na SGMJ num total de 8 867 documentos;

Efetuado o registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência
expedida pela SGMJ num total de 2 424 documentos;

Efetuado o registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência
rececionada (19 421 documentos) e expedida (18 381 documentos) nos gabinetes
dos membros do Governo da área da Justiça;

Efetuada a abertura de 4 045 de processos nos gabinetes dos membros do Governo
da área da Justiça;

Efetuado o tratamento/encaminhamento de 7 030 mensagens de correio eletrónico
na conta institucional do apoio aos gabinetes ministeriais.
 Foi prestado apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos membros
do Governo e serviços do MJ não dotados de estruturas de arquivo:

Efetuado o controlo do movimento de 25 432 de processos/documentos nos
gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça;

Efetuada a reorganização física e digital de 296 de processos documentais nos
gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça de acordo com boas praticas
de arquivo e visando uma recuperação mais eficaz e eficiente.
 Promoveu-se a aplicação do Regulamento de Conservação Arquivístico da SGMJ:

Efetuadas ações de sensibilização para a aplicação efetiva do Plano do Regulamento
de Conservação Arquivística na SGMJ;

Não foram elaborados autos de eliminação por a documentação existente em
arquivo intermédio se encontrar dentro dos prazos de vigência administrativa;

Elaborado um relatório de avaliação de massas documentais acumuladas sobre um
subfundo documental da DSRFPT. Procedeu-se a eliminação de 24,55 metros
lineares de documentação depois de elaborados 3 autos de eliminação e obtida a
respetiva autorização da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
 Elaborou-se
um instrumento transversal de classificação e avaliação documental no
Ministério da Justiça:
21
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A

Assinados protocolos com a IGSJ, a DGAJ, a DGRSP, a PJ, o IRN, O IGFEJ e o INPI no
âmbito do projeto PCA MJ;

Efetuado o levantamento dos processos de negócio do Ministério da Justiça;

Realizadas 11 reuniões do grupo de harmonização da classe 600 da MEF
(Administração da Justiça) na Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas;

Realizadas 21 reuniões do Grupo de Trabalho de Arquivos do Ministério da Justiça
(17 reuniões plenárias e 4 reuniões setoriais);

Realizadas 4 reuniões de harmonização das classes do Plano de Classificação e
Avaliação Documental do Ministério da Justiça na Direção-Geral do Livro, dos
Arquivos e das Bibliotecas;

Elaborada a 1ª versão do Plano de Classificação e Avaliação Documental do
Ministério da Justiça (24 de julho);

Elaborada a 2ª versão do Plano de Classificação e Avaliação Documental do
Ministério da Justiça (19 de dezembro).
 Foram satisfeitos 14 pedidos de informação e documentação ao Arquivo Histórico do MJ,
relativamente aos fundos documentais custodiados pela SGMJ.
 Procedeu-se à atualização do fundo bibliográfico da SGMJ por via da aquisição de 40 títulos
de monografias (10 títulos por compra e 30 títulos por oferta) e de 74 publicações periódicas
(34 por compra e 40 por oferta).
 Foi efetuado o tratamento documental de todo o fundo bibliográfico adquirido (operações
de registo, classificação, catalogação, indexação, cotação e carregamento em Base de
Dados Bibliográfica).
 Efetuou-se a difusão seletiva de conteúdos pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de
acordo com perfis de utilizadores previamente definidos:

Divulgados diariamente, por correio eletrónico, os sumários do Diário da República
aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça e aos serviços e
organismos do MJ (SGMJ, IRN, CPVC, CPES);

Divulgada pelas unidades orgânicas SGMJ a legislação com interesse para a sua área
de atuação;

Disponibilizada mensalmente no sitio internet da SGMJ as referências bibliográficas
e as imagens de capa e índices de todas as publicações adquiridas.
 Foram
satisfeitas as necessidades de informação dos utilizadores do Centro de
Documentação da SGMJ:

Foram satisfeitos 2 697 pedidos de informação e documentação;

Atendidos presencialmente 607 utilizadores;

Requisitadas 632 publicações.
 Foi assegurado o funcionamento dos serviços de receção e atendimento ao cidadão:

o
Atendimento presencial e telefónico
No Espaço Justiça realizaram-se 234 atendimentos presenciais;
22
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
o
Foram rececionados 94 documentos no Espaço Justiça;
o
Procedeu-se ao atendimento de 3 501 chamadas telefónicas na Linha Justiça/Espaço
Justiça;
o
Procedeu-se
ao
atendimento
de
8
392
chamadas
na
Central
Telefónica
(1 886 foram encaminhadas para o GMJ, 784 para o GSEJ e 5 722 para a SGMJ);
o
Efetuaram-se 4 484 chamadas na Central Telefónicas, pedidas pela SGMJ.
 Tratamento dos pedidos de informação e reclamações registadas no Livro Amarelo
o
Procedeu-se ao tratamento de 376 pedidos de informação rececionados por correio
eletrónico (acréscimo de 34% relativamente a 2013);
o
Efetuou-se o tratamento de 13 reclamações registadas no Livro Amarelo (aumento
de 44% relativamente a 2013).
 Assegurou-se a receção e acolhimento das entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos
membros do Governo da área da Justiça num total de 1 691 individualidades (decréscimo de
2% relativamente a 2013).
 Promoveu-se a divulgação de informação de interesse geral para os públicos interno e
externo:

Efetuaram-se 23 atualizações (9 GMJ e 14 SGMJ) nas listas de contactos internos da
SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça;

Foram preparados e disponibilizados 38 conteúdos de cariz sociocultural para
disponibilização na Intranet da SGMJ;

Procedeu-se a 8 atualizações na informação de cidadania disponível no sítio internet
da SGMJ;

Preparados e divulgados por correio eletrónico, no âmbito da divulgação de
informação de interesse geral para os públicos interno e externo, 147 conteúdos (66
GMG, 71 SGMJ, 8 serviços MJ e 2 outros Ministérios) e efetuada 1 divulgação no sítio
internet.
 Foi assegurada a organização e o protocolo de 15 eventos promovidos pelos gabinetes dos
membros do Governo da área da Justiça, pela SGMJ ou por outros serviços do MJ
(decréscimo de 35% relativamente ao número de eventos em 2013).
 Realizou-se
uma Mostra de Natal no Espaço Justiça entre 15 e 20 de dezembro (341
visitantes).
 Prestou-se apoio à Exposição Reinserção para a Liberdade realizada no Espaço Justiça entre
2 a 20 de janeiro (170 visitantes).
23
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO
OBJETIVOS
Operacional QUAR /
DSJC
Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo
Classificação
Superado
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Tempo médio de
elaboração das peças
jurídicas nos processos
urgentes e não urgentes
(nº de dias)
12
Foram elaboradas, no total, 1144 peças juridicas, sendo que o tempo médio
de elaboração foi de 8,6 dias.
8,6
Classificação
Operacional DSJC
Indicador
Garantir a eficácia na elaboração das peças jurídicas nos processos contenciosos
Superado
Meta
Execução
Resultado
Tempo médio de
elaboração de peças
jurídicas nos processos
contenciosos urgentes
(nº de dias)
8
Foram elabortadas 132 peças jurídicas em processos contenciosos urgentes
(art. 36.º do CPTA - providências cautelares, contencioso pré-contratual,
intimação para defesa de direitos, liberdades e garantias, etc.). O tempo
médio de elaboração destas peças foi de 3,7 dias.
3,7
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Tempo médio de
elaboração de peças
jurídicas nos processos
contenciosos não
urgentes (nº de dias)
18
Foram elaboradas 462 peças jurídicas em processos contenciosos não
urgentes, num tempo médio de 11,4 dias.
11,4
24
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
Operacional DSJC
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
Garantir a eficácia na elaboração de informações e emissão de pareceres
–
2014
J U S T I Ç A
Classificação
Superado
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Tempo médio de
elaboração de
informações e emissão
de pareceres (nº de dias)
15
Foram elaboradas 92 informações/pareceres jurídicos (não incluindo as
informações de análise de recursos hierárquicos, abonos de gratificação e
queixas do Tribunal Europeu dos Direitos do Homem). O tempo médio de
elaboração foi de 9,1 dias.
9,1
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Tempo médio de
elaboração de
informações de
apreciação de
impugnações
administrativas (nº de
dias)
15
Foram elaboradas 72 informações de análise de recursos hierárquicos, num
tempo médio de 12 dias.
12
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Tempo médio de
elaboração de
informações que
apreciem os pedidos de
fixação de
remunerações devidas a
juízes de direito, a
procuradores da
República e a
procuradores-adjuntos
10
Foram elaboradas 54 informações de análise de pedidos de abonos de
remuneração por acumulação de funções de Magistrados, cujo tempo médio
de elaboração foi de 4,9 dias.
4,9
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Tempo médio de
elaboração de
informações que
apreciem os pedidos de
pagamento de
indeminizações fixadas
pelo Tribunal Europeu
dos Direitos do Homem
10
Foram elaboradas 70 informações relativas à instrução do pagamento de
indemnizações fixadas pelo Tribunal Europeu dos Direitos do Homem, num
tempo médio de 5,3 dias.
5,3
Atividades
 Foi assegurado o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo
integrados no MJ e aos serviços e organismos do Ministério, designadamente mediante a
emissão de estudos, pareceres e informações.
 Foi realizada a representação do MJ em processos de natureza jurisdicional em que tenham
sido visados atos praticados por membros do Governo ou que não fossem da competência de
outro serviço ou organismo.
 Realizou-se o acompanhamento de outros assuntos atinentes ao MJ, designadamente em
sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou
internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com atuações
do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em
que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo competente.
25
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
 Do total de 1144 peças jurídicas elaboradas na DSJC em 2014, 594 (52%) corresponderam a
matérias relacionadas com processos jurisdicionais e as restantes 550 (48%) a matérias
relacionadas com processos graciosos.
 Na jurisdição administrativa, num total de 95 sentenças/acórdãos, obteve-se ganho de
causa em 75 (79% dos casos).
UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
OBJETIVOS
Operacional
QUAR/UCMJ
Indicador
Alargar a área de atuação da UCMJ, de forma a assegurar melhores condições negociais e Classificação
racionalizar procedimentos de aquisição
Atingido
Meta
Execução
Prazo para
apresentação de uma
Foram estabelecidos contactos informais com diversas UCM, para estudar a
proposta de modelo de
a forma de realização de um procedimento agregado. No entanto verificouprocedimento
se que o planeamento da realização dos procedimentos pelas várias
40
centralizado de
entidades não se coadunava com a agregação pretendida.
(tolerância
aquisições, agregando
Por outro lado verificou-se que a legislação em vigor limita a realização de
1)
duas ou mais UMC, em
procedimentos de um agrupamento de entidades a valores desajustados de
categoria(s ) de bens e
uma agregação de UMC,s.
serviços transversais (Nº
O documento foi apresentado dentro dos prazos estabelecidos.
de semanas)
Indicador
Meta
Execução
Prazo para
A UCMJ e a DGAJ realizaram várias reuniões para desenvolvimento do
apresentação de um
procedimento para aquisição de serviços de gestão, conservação e
projeto de
manutenção de equipamento de transporte vertical. As reuniões de
procedimento
progresso foram eliminando alguns dos entraves identificados. A principal
centralizado de
dificuldade encontra-se agora na resolução dos contratos em vigor.
aquisição de serviços de
40
Atendendo ao elevado número de contratos ainda não foi possível apurar a
gestão, conservação e (tolerância lista de de instalações a incluir no procedimento.
manutenção de
1)
Com o procedimento para a DGAJ pretende-se fazer uma experiência piloto
equipamento de
com vista à identificação das dificuldades a ultrapassar com um
transporte vertical
procedimento centralizado que inclua as várias entidades interassadas neste
instalado em edifícios
tipo de serviços.
do Ministério da Justiça
Foram elaboradas, e enviadas no prazo previsto, as peças tipo para esta
(nº de semanas)
categoria de aquisição de serviços.
Resultado
41
Resultado
41
Classificação
Operacional UCMJ
Indicador
Prazo médio de
resposta (nº de dias)
Garantir uma resposta adequada e rápida às questões colocados pelos organismos
Superado
Meta
Execução
Resultado
3
O tempo médio de respostas às questões colocadas pelos organismos foi de
1,5 dias.
1,5
26
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
Operacional UCMJ
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
Garantir a realização dos procedimentos de aquisição centralizada em 12 categorias de
bens e serviços
–
2014
J U S T I Ç A
Classificação
Superado
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Nº categorias
centralizadas de bens e
serviços que são objeto
de aquisição
centralizada pela
SGMJ/UCMJ
12
Foram realizados procedimentos de aquisição centralizada em 13 categorias
de bens e serviços.
13
Operacional UCMJ
Informar permanentemente os organismos sobre o estado dos procedimentos
Classificação
Atingido
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Prazo de comunicação
aos organismos sobre
mudanças de fase em
cada procedimento
(número de dias úteis)
3
Na generalidade das situações a mudança de fase processual é comunicada
por email às respetivas entidades participantes no procedimento, na data
em que a UCMJ tem conhecimento da mudança de fase.
3
Atividades
 Realizaram-se os procedimentos pré contratuais resultantes da agregação das necessidades
dos serviços e organismos do MJ:

Lançamento de 17 novos procedimentos de aquisição de bens e serviços relativos a
categorias já estabilizadas (11 incluídos em Acordo Quadro e 6 fora do Acordo Quadro),
dos quais foram concluídos 15, tendo os restantes 2 transitado para 2015. Foram ainda
concluídos 3 procedimentos iniciados em 2013.

De forma a garantir a melhor e mais rápida execução dos procedimentos programados
para o ano de 2014 foram efetuadas diligências, com insistências quando necessário por
superior hierárquico, junto das entidades, para cumprimento dos prazos estabelecidos
no envio de documentação à UCMJ.

Nos procedimentos aquisitivos concluídos em 2014, no valor global de 37.821.484,8
euros, obteve-se uma poupança de 5.649.009,3 euros, o que corresponde a uma taxa de
poupança de 14,9% (em 2013, foi alcançada uma taxa de poupança de 5,2%).

Numa perspetiva de aperfeiçoamento contínuo dos procedimentos foram introduzidas
em cada processo as sugestões das várias entidades e as alterações resultantes da
análise dos últimos procedimentos da mesma categoria.

A realização do procedimento para a aquisição de serviços de segurança e saúde no
trabalho corresponde à introdução de uma nova categoria de serviços que ainda não
tinha sido tratada centralizadamente.

Foi promovida a estandardização dos consumos de acordo com os bens e serviços
disponibilizados nos vários acordos quadro. Os ficheiros de levantamentos de
necessidades apenas incluem os bens e serviços contemplados em acordos quadro. Nas
categorias de equipamento informático e software a estandardização é feita pelo IGFEF.
As necessidades devidamente justificadas de bens fora do acordo quadro têm sido
27
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
satisfeitas pela UCMJ através de concursos públicos. Em casos pontuais de necessidades
não agregáveis ou urgentes recomendou-se às entidades que procedessem à aquisição
direta dos bens ou serviços que solicitavam.
 Promoveu-se junto dos serviços e organismos do MJ uma crescente participação no âmbito
dos procedimentos de aquisição:

Foram realizadas reuniões com a DGAJ para discussão e esclarecimento da forma de
desenvolver um procedimento para a aquisição de serviços de manutenção de transporte
vertical/elevadores.

Mantiveram-se os serviços e organismos permanentemente informados através de
informação mensal, via internet, sobre o estado do procedimento e respetiva previsão
de conclusão e por email sempre que os procedimentos mudavam de fase. Com a
informação disponibilizada pretendeu-se facilitar o planeamento das atividades das
entidades, de modo a prevenir a insatisfação com as prestações da UCMJ.
 Promoveu-se
o aumento da eficiência e da eficácia do processo de levantamento de
necessidades junto dos organismos envolvidos em procedimentos de aquisição agregada:

Foi dado todo o apoio aos serviços e organismos do MJ durante o processo de
levantamento de necessidades – por email, telefone - acompanhando-os e esclarecendoos, de modo a facilitar-lhes o cumprimento dos prazos estabelecidos para os
levantamentos de necessidades e, assim, tornar mais céleres os procedimentos de
contratação e disponibilização de bens e serviços;

Deu-se continuidade ao processo de racionalização dos catálogos, adequando o número
de itens às efetivas necessidades dos serviços e organismos;
 Dinamizou-se a divulgação das tecnologias como instrumento de mudança dos processos de
trabalho:

Foi contratada a prestação de serviços de uma nova plataforma transacional, da qual se
espera além de melhor ambiente para o utilizador, funcionalidades que permitam a
recolha de informação de gestão de contratos, de histórico de consumo de produtos, de
gestão de encomendas e de fornecedores, melhorando-se assim a informação de gestão
nas aquisições de bens.

Através dos documentos dos procedimentos tem-se promovido o uso da fatura
eletrónica.

Sempre que solicitada foi disponibilizado apoio no uso da plataforma de contratação
eletrónica, cedida pela ESPAP.
 Efetuou-se o
acompanhamento da execução dos contratos celebrados na sequência de
procedimentos centralizados.

Na sequência da receção de cópias dos contratos celebrados ao abrigo dos
procedimentos centralizados começou a ser feita a análise dos mesmos e recomendado
às entidades alterações de desconformidades com os resultados dos procedimentos.

Foram efetuadas junto dos fornecedores, sempre que as entidades o solicitaram, as
diligências necessárias para o bom cumprimento das condições de fornecimento
resultantes das adjudicações realizadas.
28
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L

D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
Foi solicitado várias vezes ao longo do ano que as entidades enviassem todas as cópias
dos contratos celebrados, no entanto verificou-se que em muitos procedimentos, por
várias vicissitudes, tais como visto do Tribunal de Contas, início dos contratos em datas
diferentes, se tornou difícil a avaliação do grau de execução e cumprimento dos
respetivos contratos.
 Efetuou-se a compilação da informação a nível do Ministério da Justiça a enviar à ESPAP,
sempre que solicitada e dentro dos prazos estabelecidos.
EQUIPA MULTIDISCIPLINAR – GESTÃO DE FUNDOS COMUNITÁRIOS
Atividades
 Procedeu-se, em estreita
cooperação e articulação com os serviços do MAOC-Maritime
Analysis and Operations Centre (Narcotics), à elaboração e submissão de alterações ao
Orçamento Inicialmente aprovado e do Relatório de Execução Anual, no âmbito do projeto
de financiamento comunitário aprovado pela Comissão Europeia.
 Para
cada um dos 23 avisos de abertura de concursos a financiamento comunitário,
divulgados nas respetivas plataformas e sistemas de informação pela Comissão Europeia,
procedeu-se à elaboração e ao envio de 83 fichas de projeto para os
serviços/organismos/entidades potenciais beneficiários, fichas essas onde são abordados, de
forma resumida, os objetivos principais do financiamento, as prioridades e resultados a
obter, as condições de financiamento, os potenciais destinatários/beneficiários do
Ministério, bem como indicação da data limite de submissão de propostas.
 Encontra-se representada no grupo de trabalho interministerial encarregue da elaboração
da “Proposta de Programa Nacional” a estabelecer entre Portugal e a Comissão Europeia,
que definirá o “Quadro Financeiro Plurianual 2014-2020 no domínio dos Assuntos Internos”,
proposta essa que foi submetida à Comissão Europeia e que foi objeto de ajustamentos na
sequência dos comentários/observações efetuados pela referida Comissão.
 Em
colaboração e estreita articulação interna e externa foi elaborado e submetido à
aprovação do Programa Operacional Potencial Humano, o Projeto de Formação do Ministério
da Justiça, que por questões de sistema, foi subdividido em dois projetos autónomos, sendo
que, no caso do projeto de formação presencial o financiamento através de fundos
comunitários viria a merecer aprovação no montante de 1.062.166,02€ (70,99%),
ascendendo a comparticipação nacional a 434.070,05€ (29,01%), para um volume de
formação de 112.743 horas e um universo de 5.517 formandos. Relativamente ao projeto
elearning aprovado, o financiamento comunitário cifrou-se em 93.918,71€ e a
comparticipação nacional ascendeu a 38.381,29€.
 Apoiou-se tecnicamente o Gabinete do Senhor Secretário de Estado da Justiça na análise de
projetos de diplomas legais e outros normativos, designadamente, no processo de
estruturação e implementação do PORTUGAL 2020, bem como, na tomada de decisão no
âmbito do processo de aprovação/validação das diversas fases do Programa Nacional do
Fundo de Segurança Interna, no âmbito do qual a Secretaria-Geral será Autoridade Delegada
na vertente da Cooperação Policial.
29
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
–
M I N I S T É R I O
2014
D A
J U S T I Ç A
 Na sequência do processo de divulgação das fichas de projeto elaboradas aquando da
abertura de concursos a financiamento comunitário por parte da Comissão Europeia, apoiouse tecnicamente serviços/organismos/entidades do Ministério no processo de elaboração de
candidaturas a Fundos Comunitários geridos diretamente pela Comissão Europeia
1.3. Apreciação dos serviços prestados
A auscultação dos clientes e dos colaboradores através de inquéritos de satisfação é um dado
importante na autoavaliação de uma organização. Neste contexto, a SGMJ promove diversos
inquéritos no âmbito da sua atuação, quer junto dos seus clientes externos para avaliar o grau de
satisfação com os serviços prestados, quer junto dos seus colaboradores para avaliar a sua satisfação
com a SGMJ.
Inquérito de Satisfação – Serviços prestados pela SGMJ
Para avaliar a satisfação dos clientes externos com os serviços prestados pela SGMJ, foi enviado um
questionário aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e aos organismos do MJ por
correio eletrónico, em março de 2015.
Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação com os serviços prestados pela SGMJ nas
diversas áreas de atuação, numa escala de 1 a 5 (1 – Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito) e
também a classificação do contacto dos inquiridos com os serviços prestados (Muito, Pouco ou
Nenhum).
O universo alvo destes inquéritos foram os organismos do Ministério da Justiça (total de 10
organismos) e os gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça (2 gabinetes) e as taxas de
resposta aos inquéritos foram de 80% e 100%, respetivamente.
Relativamente aos resultados dos inquéritos, verifica-se que os gabinetes e os serviços e organismos
do MJ que responderam estão globalmente satisfeitos com os serviços prestados pela SGMJ,
conforme evidenciado nos quadros seguintes.
30
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
Questionário de Satisfação aos Gabinetes dos membros do Governo
na área da Justiça do MJ
Área do Recursos
Humanos
Área das Compras
centralizadas
Área Jurídica e de
Contencioso
Área Financeira
2014
J U S T I Ç A
Média das
respostas
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,3
Qualidade da informação/serviço prestado
4,4
Tempo de resposta às solicitações
4,2
Disponibilização de informação
4,4
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,3
Qualidade da informação/serviço prestado
4,3
Tempo de resposta às solicitações
4,3
Disponibilização de informação
4,3
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
5,0
Qualidade da informação/serviço prestado
5,0
Tempo de resposta às solicitações
5,0
Disponibilização de informação
5,0
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,8
Qualidade da informação/serviço prestado
4,6
Área das Relações
Públicas e Protocolo Tempo de resposta às solicitações
Área de
Documentação
D A
–
4,8
Disponibilização de informação
4,6
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,8
Qualidade da informação/serviço prestado
4,7
Tempo de resposta às solicitações
4,6
Disponibilização de informação
4,6
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,3
Qualidade da informação/serviço prestado
4,3
Tempo de resposta às solicitações
4,1
Disponibilização de informação
4,3
4,7
Avaliação Global da Secretaria-Geral
Média total das respostas
31
4,6
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
Questionário de Satisfação aos Serviços e Organismos do MJ
Área do
Recursos
Humanos
Área das
Compras
centralizadas
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,7
Qualidade da informação/serviço prestado
4,4
Tempo de resposta às solicitações
4,3
Disponibilização de informação
4,4
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,4
Qualidade da informação/serviço prestado
4,3
Tempo de resposta às solicitações
4,0
Disponibilização de informação
4,0
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,8
4,6
Área Jurídica e Qualidade da informação/serviço prestado
de Contencioso Tempo de resposta às solicitações
Área das
Relações
Públicas e
Protocolo
Média das
respostas
4,8
Disponibilização de informação
4,4
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,8
Qualidade da informação/serviço prestado
4,6
Tempo de resposta às solicitações
4,6
Disponibilização de informação
4,6
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,3
4,3
Qualidade da informação/serviço prestado
Área de
Documentação Tempo de resposta às solicitações
4,3
4,1
Disponibilização de informação
4,4
Avaliação Global da Secretaria-Geral
Média total das respostas
4,4
Inquérito de Satisfação – Colaboradores
Para avaliar a satisfação dos clientes internos, foi efetuado um questionário de satisfação aos
colaboradores, baseado nos questionários CAF propostos pela DGAEP, com ligeiras adaptações.
Os questionários foram disponibilizados na intranet da SGMJ em março e foi enviado um email a
todos solicitando a sua participação.
Num universo de 86 colaboradores da SGMJ (não foram auscultados os colaboradores em apoio às
Comissões), obteve-se uma taxa de resposta de 45%.
Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação em diversas questões da SGMJ numa
escala de 1 a 5 (1 – Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito).
32
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
AUTOAVA LIAÇÃO
D O
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
O quadro seguinte sintetiza os resultados obtidos no questionário de satisfação em termos de
satisfação global com a SGMJ, sendo os resultados dos diversos itens avaliados apresentados mais
detalhadamente no anexo 7.2.
Questionário de satisfação
Satisfação global com a SGMJ
Muito
insatisfeito
Insatisfeito
Pouco satisfeito
Satisfeito
Muito
Satisfeito
Nº de
respostas
%
Nº de
respostas
%
Nº de
respostas
%
Nº de
respostas
%
Nº de
respostas
%
0
0%
1
3%
7
18%
22
58%
8
21%
Média
4,0
A informação recolhida com o questionário revela que o nível de “Satisfação global” dos
colaboradores com a SGMJ situa-se no nível 4, que corresponde a “Satisfeito”.
1.4. Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na
autoavaliação
Todo o processo de autoavaliação da SGMJ teve o envolvimento direto dos dirigentes intermédios,
quer na fase inicial com a formulação dos objetivos operacionais das suas unidades orgânicas, quer
com dos seus contributos para o presente relatório de autoavaliação.
Também os trabalhadores participaram no processo de autoavaliação da organização, quer com a
sua autoavaliação individual, no âmbito do SIADAP 3, quer com a sua participação nos inquéritos de
satisfação que são realizados na SGMJ, conforme referido no ponto anterior.
1.5. Avaliação do sistema de controlo interno
Relativamente à avaliação do sistema de controlo interno, os quadros seguintes evidenciam a
situação da SGMJ relativamente às questões definidas pelo Conselho Coordenador de Avaliação dos
Serviços neste âmbito.
33
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
Questões
–
2014
D A
J U S T I Ç A
Aplicado
S
N
Fundamentação
NA
1 - Ambiente de controlo
1.1 - Estão claramente definidas as especificações
técnicas do sistema de controlo interno?
Manuais de procedimentos
X
Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações
Conexas
1.2 - É efetuada internamente uma verificação
efetiva sobre a legalidade, regularidade e boa
Segregação de funções e um ou mais níveis de
X
verificação.
gestão?
Manuais de procedimentos
1.3 - Os elementos da equipa de controlo e auditoria
possuem a habilitação necessária para o exercício da
X
função?
Não existe uma equipa formal de controlo e auditoria
na SGMJ.
Manuais de procedimentos
Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações
1.4 - Estão claramente definidos valores éticos e de
integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética
e de conduta, carta do utente, princípios de bom
Conexas
X
Código de Ética e Conduta
Declaração de compromisso relativa a
governo)?
incompatibilidades, impedimentos e conflito de
interesses
1.5 - Existe uma política de formação do pessoal que
garanta a adequação do mesmo às funções e
O Plano de Formação anual é elaborado com base no
X
levantamento das necessidades de formação
complexidade das tarefas?
identificadas.
Na SGMJ existe a prática de contactos regulares entre
1.6 - Estão claramente definidos e estabelecidos
contactos regulares entre a direcção e os dirigentes
a direcção superior e os dirigentes das unidades
X
orgânicas, quer através de reuniões
das unidades orgânicas?
formais, quer através de contactos mais informais.
1.7 - O serviço foi objecto de acções de auditoria e
controlo externo?
Questões
Em 2014 não foram realizadas auditorias externas à
X
SGMJ.
Aplicado
S
N
Fundamentação
NA
2 - Estrutura Organizacional
Lei Orgânica aprovada pelo Decreto-Lei n.º 162/2012,
2.1 - A estrutura organizacional estabelecida obedece
às regras definidas legalmente?
de 31 de julho e estrutura nuclear e competências das
X
unidades orgânicas pela Portaria n.º 385/2012, de 29
de novembro.
2.2 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço
avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3?
2.3 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço
que frequentaram pelo menos uma ação de formação?
-
-
-
-
-
-
100% : todos os trabalhadores da SGMJ foram
avaliados de acordo com SIADAP 2 e 3.
80% dos colaboradores da SGMJ frequentaram pelo
menos uma ação de formação (70 formandos num
total de 88 colaboradores)
34
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVA LIAÇÃO
M I N I S T É R I O
Aplicado
Questões
S
N
D A
–
2014
J U S T I Ç A
Fundamentação
NA
3 – Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados pelo serviço
3.1 - Existem manuais de procedimentos internos?
3.2 - A competência para autorização da despesa
está claramente definida e formalizada?
Existem manuais de procedimentos para algumas
X
unidades organicas.
X
Em normas legais e delegação de competências.
A UCMJ elabora um Plano Anual de Compras Públicas
3.3 - É elaborado anualmente um plano de compras?
X
para todo o MJ, que envia à Agência Nacional de
Compras Públicas.
Embora previsto no Plano de Prevenção de Riscos de
3.4 - Está implementado um sistema de rotação de
X
funções entre trabalhadores?
Corrupção e Infrações Conexas, não tem sido possivel
implementar em algumas unidades orgânicas por
escassez de trabalhadores.
3.5 - As responsabilidades funcionais pelas diferentes
tarefas, conferências e controlos estão claramente
A responsabilidade funcional pelas diferentes tarefas
X
está definida nos manuais de procedimentos.
definidas e formalizadas?
3.6 - Há descrição dos fluxos dos processos, centros
Os fluxos dos processos e a respetiva responsabilidade
de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de X
está definida nos manuais de procedimentos.
qualidade mínimos?
3.7 - Os circuitos dos documentos estão claramente
definidos de forma a evitar redundâncias?
Existe o mapeamento de processos organizacionais,
X
com definição dos circuitos dos documentos, em
alguns dos processos.
A SGMJ elaborou um Plano de Prevenção dos Riscos de
3.8 - Existe um plano de gestão de riscos de
corrupção e infrações conexas?
Corrupção e Infrações Conexas em Dezembro de 2009.
X
Elaborou novo Plano de Prevenção dos Riscos de
Corrupção e Infrações Conexas em Fevereiro de 2013
para adequa-lo à nova lei orgânica.
3.9 - O plano de gestão de riscos de corrupção e
infrações conexas é executado e monitorizado?
Foram elaboradas duas revisões do Plano de
X
Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas
da SGMJ e três monitorizações da sua aplicação.
35
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
Aplicado
Questões
S
N
Fundamentação
NA
4 – Fiabilidade dos sistemas de informação
A SGMJ utiliza os sistemas de informação, no âmbito
da RAFE, estabelecidos para organismos da
4.1 - Existem aplicações informáticas de suporte ao
processamento de dados, nomeadamente, nas áreas
Administração Pública (GERFIP, SIC, SRH e sigaME),
X
assim como outros nas áreas de gestão documental,
de contabilidade, gestão documental e tesouraria?
aprovisionamento e gestão de ativos, desenvolvidos
especificamente para a sua atividade.
As aplicações dos Serviços Financeiros e de
4.2 - As diferentes aplicações estão integradas
permitindo o cruzamento de informação?
Recursos Humanos estão integradas (SIC e
X
SRH e sigaME), a Gestão Documental permite a gestão
e controlo de parte significativa da informação conexa
aos outros sistemas.
4.3 - Encontra-se instituído um mecanismo que
garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos
Relativamente à fiabilidade, sim. Esporadicamente
X
são efetuados controlos sobre os outputs.
outputs dos sistemas?
4.4 - A informação extraída dos sistemas de
informação é utilizada nos processos de decisão?
Os outputs dos sistemas de informação utilizados
possibilitam a elaboração de relatórios e mapas de
X
suporte à decisão.
Existe uma política de acessos definida e o acesso às
aplicações está protegido por passwords
4.5 - Estão instituídos requisitos de segurança para o
acesso de terceiros a informação ou ativos do
individualizadas.
X
A informação nas pastas partilhadas é de acesso
serviço?
restrito a cada Serviço/Departamento e dos
respetivos utilizadores.
Existem sistemas de antivírus, anti-spam e firewall.
4.6 - A informação dos computadores de rede está
devidamente salvaguardada (existência de backups)?
4.7 A segurança na troca de informações e software
está garantida?
Existe um plano de backups e de recuperação da
X
informação alojada nos servidores da SGMJ.
A informação é disponibilizada de acordo com os
X
perfis de acesso definidos em cada aplicação.
1.6. Medidas para um reforço positivo do desempenho
No decorrer de 2014, foram introduzidas algumas melhorias identificadas no âmbito das auditorias
internas realizadas aos procedimentos da DSRHPO, da DSRFPT e da UCMJ, determinadas pelos
despachos da Secretária-Geral do Ministério da Justiça de 14.12.2012 e de 15.04.2013, iniciativas
inseridas nas ações de controlo interno da SGMJ e que tiveram por objeto:
Na DSRHPO:
-
Processamento de remunerações base e de suplementos remuneratórios do pessoal da SGMJ e
dos gabinetes ministeriais (efetuado no primeiro trimestre de 2013);
-
Cálculo dos descontos obrigatórios sobre remunerações base e suplementos remuneratórios do
mesmo pessoal (efetuado no primeiro trimestre de 2013);
36
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
-
AUTOAVA LIAÇÃO
D O
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
Procedimentos associados ao Controlo de Efetivos da Administração Pública, instituído pela Lei
n.º 57/2011, de 28/11 (SIOE).
Na DSRFPT:
-
Um procedimento de contratação de bens ou serviços na modalidade de ajuste direto não
simplificado;
-
Procedimentos de autorização e pagamento de despesas relativo a comunicações móveis do
pessoal da SGMJ e dos gabinetes ministeriais (efetuados no primeiro trimestre de 2013);
-
Procedimentos de autorização e pagamento de despesas relativos a viaturas afetas à SGMJ e aos
gabinetes ministeriais (efetuados no primeiro trimestre de 2013).
Na UCMJ:
-
Dois procedimentos centralizados de contratação: aquisição de combustíveis (PA 29/2012)
e aquisição de serviços da plataforma transacional de compras (PA 01/2012).
A continuação da implementação melhorias no decurso de 2015 e a implementação de sugestões
incluídas nos questionários de satisfação e consideradas relevantes deverão contribuir para um
reforço positivo de desempenho da SGMJ.
1.7. Comparação com o desempenho de serviços idênticos
A SGMJ integra um Grupo de Trabalho (GT), com representantes das Secretarias-Gerais de todos os
ministérios, que tem por objetivo a criação de um espaço de reflexão, partilha de experiências e de
aprendizagens entre organizações congéneres. No trabalho desenvolvido pelo GT criou-se um
conjunto de indicadores comuns que possibilitam a realização de exercício de benchmarking entre
Secretarias-Gerais com o objetivo de identificar diferenças e possíveis ações de melhoria através da
partilha de conhecimento e boas práticas.
O exercício de benchmarking em 2014 abrangeu 8 Secretarias-Gerais e encontra-se refletido no
quadro seguinte.
37
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
Áreas
Recursos
Humanos
Recursos
Financeiros
Qualidade
Gestão
Jurídica
UMC
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
Indicadores Transversais
PCM
MF
MDN
MJ
MEE
MS
MEC
MSESS
Nº total de Trabalhadores em
exercício de funções
101
116
203
88
171
66
153
103
Nº de Dirigentes Intermédios
8
8
9
10
15
5
12
11
Índice Tecnicidade
50%
28%
26%
37%
41%
32%
50%
41%
Percentagem de trabalhadores que
frequentaram formação
63,0%
48%
69%
70%
67%
48%
93%
70%
Taxa de Execução Orçamental (OF)
88,0%
73,7%
58,8%
94,6%
74,0%
95,8%
94,1%
96,9%
NA
ND
ND
20,0
ND
0,5
8,7
5,8
4,7
4,2
4,1
4,5
ND
4,7
4,0
4,3
4,3
4,0
4,1
4,0
ND
3,0
4,1
4,0
86%
81%
ND
94%
85%
100%
100%
100%
NA
ND
11
7
ND
20
9
4
NA
81%
95%
100%
50%
100%
85%
90%
Prazo médio de pagamento a
fornecedores (em dias)
Índice de Satisfação Global Clientes
Externos
Índice de Satisfação Global Clientes
Internos
Taxa de objectivos Operacionais
Concretizado
Prazo médio de resposta a pedidos
de informação/pareceres em
processos graciosos
% de Categorias centralizadas
Notas:
ND – não disponível; NA – não aplicável.
38
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
AUTOAVA LIAÇÃO
D O
M I N I S T É R I O
D A
–
2014
J U S T I Ç A
2. Avaliação Final
Em 2014 a SGMJ alcançou praticamente todos os resultados a que se tinha proposto, quer em termos
de objetivos operacionais estabelecidos no QUAR, quer em temos de objetivos operacionais das
unidades orgânicas e de atividades previstas, tendo mesmo superado muitos deles.
Dos 7 objetivos inscritos no QUAR 2014 da SGMJ, foram superados 5 objetivos e atingidos 2
objetivos.
Taxa de execução dos objetivos QUAR
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Objetivo 1
140%
160%
123,8%
Objetivo 2
114,2%
Objetivo 3
125,0%
Objetivo 4
152,1%
Objetivo 5
100,0%
Objetivo 6
100,0%
Objetivo 7
107,5%
A taxa de concretização global dos objetivos do QUAR da SGMJ em 2014 foi de 112,3%, conforme
evidenciado no quadro seguinte.
QUAR 2013 - Resultados Agregados
Contribuição
Eficácia
Peso:
Resultados dos Objectivos:
Eficiência
Peso:
Resultados dos Objectivos:
Qualidade
Peso:
Resultados dos Objectivos:
35%
Resultado final
45,06%
128,8%
35%
35,00%
100,0%
30%
32,25%
107,5%
39
112,3%
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
–
M I N I S T É R I O
2014
D A
J U S T I Ç A
O resultado final da SGMJ resulta da conjugação dos parâmetros de eficácia (128,8%), de eficiência
(100%) e de qualidade (107,5%).
128,8%
Resultados
107,5%
100,0%
100%
100%
100%
Metas
Eficácia
Eficiência
Qualidade
Relativamente aos objetivos operacionais das unidades orgânicas, de um total de 19 objetivos
estabelecidos, 12 foram superados, 5 foram atingidos e 2 foram anulados.
Considerando a autoavaliação apresentada neste relatório, e de acordo com o n.º 1 do artigo 18.º da
Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, o Secretário-Geral propõe a atribuição da menção de
“Desempenho Bom” à avaliação final do desempenho da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça
em 2014.
40
RELATÓRIO
DE
AUTOAVA LIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
M I N I S T É R I O
–
2014
D A
J U S T I Ç A
42